Oppsummerte resultater. Hovedårsaker. Bakgrunn. Dokumentasjon av helsehjelp. Erfaringer fra praksis. Prosjekt Tromsø kommune

Transkript

1 Bakgrunn Erfaringer fra praksis Dokumentasjon av helsehjelp - en utfordring også for ledere? Prosjekt Tromsø kommune 1 13 Dokumentasjon av helsehjelp et kompetanse og kvalitetsforbedringsprogram for kommunene i Troms (1 - Mangelfull dokumentasjon av helsehjelp i kommunene hva mangler av IKT-støtte og kompetanse? (15) Oppsummerte resultater Hovedårsaker 1. Brukes ikke som hovedsystem Ingen av de undersøkte kommunene bruker journalsystemet som hovedsystem for dokumentasjon av planlagt og gitt helsehjelp. Papir/muntlig dokumentasjon Utstrakt bruk av ulike papirbaserte systemer, og det meste av rapportering skjer muntlig 3. Brukes ikke etter hensikten Ingen av kommunene bruker det oppsettet (kodeverket) de selv har laget, slik det var tenkt til å brukes. Manglende retningslinjer Dokumentasjon baseres ofte på en skjønnsmessig vurdering, etter hva den enkelte anser som tilstrekkelig 5. Ikke brukt som et verktøy i arbeidshverdagen Systemet brukes stort sett i vaktskiftene og er ikke en del av den daglige arbeidsflyten. Videreføring av dagbokformat Utstrakt bruk av et «favorittområde» for rapportskriving og at dette viderefører den gamle tradisjonen med fortløpende rapport i dagbokformat Mangler knyttet til interne forhold 1. Ledelse. Holdninger/kultur 3. Opplæring. Teknisk infrastruktur Mangler i journalsystemet 1. Brukergrensesnittet. Sykepleieprosess/fag 3. Basisfunksjoner. Dataflyt 5. Intuitivitet. Øvrige funksjoner 1

2 1. Ledelse - Utydelighet på hvordan og hva som skal dokumenteres. Holdninger/kultur e ser ikke verdien av dokumentasjon e har behov for at ledere er tydelige på hva som skal dokumenteres og hvordan det skal gjøres. e opplever at det er utydelig hva som skal dokumenteres, hvor det skal dokumenters og i hvilket format De nyansatte opplever at det tar tid å få brukertilgang til systemet Det er ikke nok oppfølging av de ansattes dokumentasjon Ledelse har ikke fokus på utvikling av dokumentasjonsprosessen Vi fikk beskjed om å dokumentere hver dag. Vi må finne på hva vi skal skrive e har behov for å forstå hvorfor dokumentasjon gjøres og hvilke konsekvenser dårlig dokumentasjon kan få. e opplever at dokumentasjon i systemene er en «unødvendig tilleggsoppgave» e har lite kunnskap om det juridiske som ligger bak dokumentasjonskravene e ser ikke at dokumentasjon er viktig, de skriver fordi de må e ser ikke at dokumentasjonen hjelper brukerne e opplever at dokumentasjon gjøres for å «vise» at de har vært til stede Jeg tror ikke folk vet hvilken risiko det er å ikke dokumentere 5 3. Opplæring e har behov for kontinuerlig opplæring i dokumentasjonsprosessen og systemet. Teknisk infrastruktur e har behov for at teknologien fungerer raskt og feilfritt e opplever at de ikke har tilstrekkelige kunnskap om tilgjengelige funksjoner i systemet og hvordan det skal brukes e opplever at det gis altfor lite tid og rom til introduksjon og opplæring i dokumentasjonsprosessen og systemet Majoriteten av de ansatte har gode digitale ferdigheter privat e opplever at bruken av journalsystemet er en tidstyv. F.eks. tar det lang tid å logge seg på (Windows, Citrix og journalsystemet), å åpne og gå mellom journalene e opplever et manglende fokus på oppgradering av arbeidsstasjoner og nettverk samt forenkling av pålogging e har behov for kontinuerlig opplæring som innebærer innføringskurs / «sertifisering» i bruk av journalsystem og dokumentasjonsprosess, samt oppfriskningskurs over tid. Alle her på avdelingen bruker både Iphone og Facebook 7 En forutsetning for at dokumentasjonen skal fungere er at den tekniske infrastrukturen er på plass og fungerer feilfritt. Det tar minutter å logge seg på Teknologien må gå på skinner

3 Kompetanseprogram,% 9,% Bruk av Sammenfatning pr kommune Læringsnettverk i + 7 kommuner Fokus ernæring og legemiddelhåndtering,% 7,%,% 15 Grunnopplæring til ansatte Juss faglig innhold etikk 5,%,% 3,% 1 Anbefalte endringer i bruk av Profil,% Involvering av politisk og administrativ ledelse,%,% TOTAL Tiltaksplaner oppdatert inneværende år Tiltaksplaner eldre % % 7% 7% % % 5% 5% 15 % 15 % 3% 1 3% 1 % % % % % TOTAL % TOTAL 3

4 Hovedtemaene på nettverks- samlingene har gitt meg en ny og relevant kunnskap Hvordan vurderer du den opplæring som ble gitt direkte i kommunene? Faglig tema Gjennomføring Ikke svart Ikke svart Hvordan vurderer du den jobben som er gjort i arbeidsgruppene lokalt? Hvordan vurdere du ditt eget utbytte av å ha deltatt i prosjektet? Hvordan vurdere du det generelle utbyttet for din avdeling/sone/enhet ved å ha deltatt i prosjektet? Eget utbytte Avd.utbytte Ikke svart Ikke svart

5 Kommentarer: Veldig viktig prosjekt. Viktig at vi ikke stopper opp, men at det blir videre oppfølging viktig å snakke med andre hvordan andre løser problemer i sin kommune Trenger oppfølging lokalt i det videre arbeidet. Håper prosjektet fortsetter Har lært veldig mye nytt om hvordan profil kan brukes på en bedre måte og hvilket verktøy det kan være i den daglige pleien/dokumentasjonen. Ønsker videre oppfølging Håper vi kan møtes jevnlig for evalueringsutveksling. Viktig med nettverk Opplæringsdager kan være på sin plass kor langt er vi kommet i kommunene? Kontaktperson vi kan ringe til be om hjelp Forankring i Løkta en person veilede opplæring osv Flere kommentarer Beklagelig preges innsats og helhetlig gjennomføring av en hverdag med for lite personale Dette er ikke et prosjekt som har vært engasjerende kanskje fordi vi har mye på plass?? Prosjektet har vært nedprioritert pga kapasitet Vi ønsket oss opplæring i profil når dere om rundt til kommunene, og trodde det var det vi skulle lære om For meg som jobber med forebyggende/lavterskel overfor barn og unge psyk.helse har mange tema vært lite relevante Leders betydning for dokumentasjon Dokumentasjonens betydning for ledere Premissleverandør Kontrollør Forbilde Premissleverandør Kontrollgrunnlag Styringsverktøy 5

6 Kodeverk: Ikke alt som telles teller.. - ICD-, NCSP, NCMP og NCRP - ICPC- - NIC, NOC og NANDA - SNOMED CT Internasjonalt Godkjent av WHO Inneholder også resultat-koder Nytt journalsystem tilpasset omsorgstjenesten Utrede én journal Nye digitale tjenester for pasienter Sterkere nasjonal styring og koordinering av IKT-utviklingen i sektoren Fullføre igangsatte tiltak sanalyse Mulighetsstudie Alternativanalyse

7 Kilde: Stig Slørdahl, HelsIT 1 Kilde: Stig Slørdahl, HelsIT 1 Takk for oppmerksomheten lisbeth.remlo@tromso.kommune.no Kilde: Stig Slørdahl, HelsIT 1 7