Konkurransegrunnlag Anskaffelse av Driftskoordinator til Lånekassen. for anskaffelse av. Åpen anbudskonkurranse. Over terskelverdien

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av DRIFTSKOORDINATOR TIL LÅNEKASSEN Åpen anbudskonkurranse Over terskelverdien Versjon: 1.0 Dato: Arkivref: Side 1 av 13

2 Innhold 1. Innledning Om Lånekassen Presentasjon av anskaffelsen Bakgrunn Oppdragsbeskrivelse Krav til kvalifikasjoner Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Avtaletype og varighet Planlagt fremdrift Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold Kvalifiserings- tilbudets disposisjon og form Følgebrev Kvalifikasjonskriterier Skatteattester HMS-erklæring Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Økonomisk stilling Tildelingskriterier Tilbudte kandidats kompetanse og erfaring med relevante leveranser Pris Forbehold Formalia Lånekassens kontaktperson Språk Avlysning av konkurransen Kostnader Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Endring av konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud Avvisning Meddelelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Eiendomsrett Avklaringer/klargjøringer Konfidensialitet Alternative tilbud Åpning av tilbudene Vedståelsesfrist Leveringsform Leveringsadresse Vedlegg...12 Vedlegg Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet...13 Side 2 av 13

3 1. Innledning Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) gjennomfører åpen anbudskonkurranse med sikte på å anskaffe konsulentbistand til å bistå systemavdelingen i rollen som driftskoordinator. Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten Lånekassen etterspør iht. dette konkurransegrunnlaget. Prosessen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse i ett trinn, slik at dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene og tilbudet skal leveres samtidig, og innen tilbudsfristen angitt i kunngjøring og dette dokument. Leverandørens dokument omtales etter dette som Tilbudet. Dette dokument (heretter Konkurransegrunnlaget) gir Leverandørene nødvendig informasjon og rettledning til kvalifiserings- og tilbudsfasen. 2. Om Lånekassen Lånekassen ble etablert i 1947, og er sentralorgan for utdanningsstøtteordningen som er regulert ved lov av nr 37; Lov om utdanningsstøtte (Utdanningsstøtteloven). Lånekassen er et statlig forvaltningsorgan underlagt Kunnskapsdepartementet, og gir støtte i form av lån og stipend til utdanningssøkende innen videregående opplæring og høyere utdanning. Lånekassen administrerer også tilbakebetaling og innkreving av lån, og forvalter en kapital på ca. 101,5 milliarder kroner. Lånekassen har om lag aktive kunder, fordelt på i tildelingsfasen og tilbakebetalere. Lånekassen har i dag i om lag 330 ansatte, som er fordelt på hovedkontoret på Økern i Oslo og distriktskontorene i Stavanger, Bergen, Ørsta, Trondheim og Tromsø. For mer informasjon om Lånekassen, se Lånekassen har igangsatt en omfattende modernisering av virksomheten for å oppnå bedre kundeservice og større effektivitet. Målene for moderniseringen, høykvalitetsalternativet og kjernelånekassen er nærmere beskrevet i St.meld. nr. 12 ( ) Modernisering av Statens lånekasse for utdanning. Stortingsmeldingen er tilgjengelig på Lånekassen gjennomfører for tiden en prosess for å implementere ny IKT-løsning til erstatning for dagens stormaskinbaserte systemplattform. Den nye løsningen skal i størst mulig grad baseres på standardløsninger og verktøy, med en moderne nettorientert arkitektur. Capgemini Norge AS er valgt som leverandør og man er i ferd med å levere andre hovedleveranse. Første hovedleveranse ble satt i produksjon Presentasjon av anskaffelsen 3.1 Bakgrunn Moderniseringsarbeidet er organisert i utviklingsprogrammet LØFT (Lånekassens Ønskede FramTid), som skal bidra til at følgende overordnede mål oppnås: Kundens kommunikasjon med Lånekassen skal kunne foregå elektronisk fra første søknad til lånet er nedbetalt, med vekt på selvbetjening for kundegrupper der dette er kostnadseffektivt. Lånekassens service overfor kundene skal være rask, korrekt og fleksibel Side 3 av 13

4 Lånekassen skal konsentrere seg om kjerneoppgavene. Støttefunksjoner skal som hovedregel overlates til andre (outsourcing). Lånekassen skal bruke en moderne, fleksibel og kostnadseffektiv IKT-løsning, basert på standardsystemer der dette er mulig. Det skal realiseres gevinster internt som bidrar til å finansiere moderniseringen. Lånekassen skal være i ordinær drift gjennom hele moderniseringsperioden. Som ledd i utviklingsarbeidet er det igangsatt omfattende aktivitet for å etablere både ny IKT-løsning og nye arbeidsformer, samtidig som det skjer tilpasninger i regelverket for utdanningsstøtten. Det foretas også betydelige tilpasninger i organiseringen av virksomheten. Et av tiltakene er som nevnt etablering av ny IKT-løsning. Lånekassens eksisterende saksbehandlingsløsning basert på stormaskin skal skiftes ut og erstattes med ny kundeog saksbehandlingsløsning. Anskaffelse av ny løsning er gjennomført og Capgemini ble i 2008 valgt som leverandør. Leveranse av ny kunde- og saksbehandlingsløsning skal gjennomføres i tre hovedfaser, hvor eksisterende systemløsning skal skiftes ut gradvis gjennom disse fasene. De to første hovedfasene er omfattet av anskaffelsen som er gjennomført og det pågående prosjektet, mens tredje hovedfase (bankløsning) skal gjennomføres i en egen ny anskaffelse (2011/2012). De to første hovedfasene i prosjektet er delt inn i tre hovedleveranser hvor første hovedleveranse ble levert i oktober 2009, og satt i produksjon Den første leveransen omfatter det aller meste av det tekniske grunnlaget for de neste leveransene. Både nettløsninger og intern saksbehandlingsløsning er på plass med to sakstyper rentefritak og betalingsutsettelse. Arbeidet med andre hovedleveranse, hvor flere sakstyper skal utvikles på samme tekniske grunnlag, er startet opp og forventes levert ved årsskiftet 2010/2011. Siste hovedfase i prosjektet er planlagt levert medio Lånekassen har i tillegg til kontrakt for utvikling av programvare også inngått avtale om drift av løsningen med Capgemini hvor Steria AS er underleverandør. Ut over disse to kontraktene har Lånekassen opsjon på rammeavtale for videreutvikling og vedlikeholdskontrakt med Capgemini. Alle kontraktene er basert på Dataforeningens kontraktsstandarder, ofte omtalt som PS2000. I samsvar med stortingsmeldingen satte også Lånekassen våren 2008 ut driften av basis infrastruktur til Steria AS. Ut over dette har Lånekassen enkelte andre applikasjoner som driftes eksternt hos andre leverandører. 3.2 Oppdragsbeskrivelse Første hovedleveranse av Modulis er som nevnt produksjonssatt, og ansvar for drifts-, forvaltnings- og produksjonsmessig oppfølging av løsningen skal gradvis overføres fra prosjektorganisasjonen til linjeorganisasjonen (nærmere bestemt Systemavdelingen) i Lånekassen. Forvaltningsmessig er det garantiperiode for første hovedleveranse av Modulis. Leverandøren (Capgemini) skal gjennomføre analyse, feilretting, testing og klargjøre for installering de feil som identifiseres og meldes fra Lånekassen. Endringer koordineres og følges opp av mottaksprosjektet mot den samme leverandøren, men også av linjeorganisasjonen. Driftsmessig er det som nevnt etablert en driftsavtale med Capgemini (med Steria som underleverandør) for å ivareta blant annet housing samt drift av maskin- og programvare, herunder applikasjonsdrift. I en overgangsperiode er det behov for bistand til linjeorganisasjonen for operativ oppfølging og koordinering mot leverandør ift. garanti, vedlikehold og drift. I tillegg er det behov for operativ bistand til utøvelse av de ansvarsoppgaver som Lånekassen selv Side 4 av 13

5 har i forvaltningen av løsningen, både i forhold til å bistå med å etablere rutiner for oppfølging, kompetansebygging og med spesiell fokus på proaktiv oppfølging av applikasjonsdriften (inkl. Biztalk drift) og applikasjonsloggene som blir produsert. Det vil videre være aktuelt å bistå inn i prosjekt LØFT Modulis som teamleder for testområdene drift, installasjon og ytelse. Dette teamet vil få ansvaret for å utvikle testdokumentasjon og gjennomføre teknisk test av leveranser mot pre-prod og produksjonsmiljøet. Lånekassen har behov for å knytte til seg en konsulent som kan bistå oss med å følge opp leverandørens tekniske drift og applikasjonsleveransens driftstekniske egenskaper, herunder foreslå forbedringstiltak. Omfanget på bistanden antas å ligge på inntil 100 % i avtaleperioden. Omfanget kan avtales nærmere mellom partene underveis i oppdraget. 3.3 Krav til kvalifikasjoner Konsulenter som tilbys for dette oppdraget forventes å inneha følgende kvalifikasjoner: Kunnskap om det helhetlige drifts- og applikasjonsforvaltningsbildet i organisasjoner, inklusive grunnleggende prosesser knyttet til feil- og endringshåndtering, herunder: Meget god generell IT-teknisk kompetanse Erfaring og dokumenterte resultater fra tilsvarende rolle og oppgaver Bred erfaring fra oppgaver som nevnt under pkt. 3.2 Meget god kompetanse ift. operativ drift og oppfølging av virksomhetskritiske systemer, både på applikasjonsnivå og på infrastrukturnivå God kompetanse ift drift og forvaltning av løsninger hvor Microsoft Biztalk og SQL Server er sentrale komponenter Erfaring med WMWare, nettverksdrift (LAN og WAN), Citrix, sikkerhetssoner mv. Erfaring fra outsourcing av IT-drift, operativ oppfølging av drifts- og/eller applikasjonsforvaltningsleverandører God kompetanse innen ITIL-metodikk Gode prosesslederegenskaper Kunnskap om og forståelse av aktuelle kontraktstandarder God muntlig og skriftlig framstillingsevne Gode kommunikasjonsevner og øvrig personlig egnethet 3.4 Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som åpen anbudskonkurranse etter reglene i Forskrift om offentlige anskaffelser, Del I og Del III Avtaletype og varighet Lånekassen vil inngå en kontrakt basert på Statens standard for konsulentbistand. Utkast til kontrakt ligger vedlagt og utgjør vedlegg 2 (Avtalen) til konkurransegrunnlaget. Dersom Leverandøren har forbehold til kontrakten, skal disse fremgå i henhold til instruksene i pkt 6.3. Avtalen er tenkt å løpe fra ca til , med opsjon for Lånekassen til å forlenge oppdraget i inntil 24 måneder. Side 5 av 13

6 3.4.3 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Aktiviteter Frister Kunngjøringsdato Leverandørenes frist for å levere kvalifiseringsdokumenter og tilbud Kunden ferdigstiller evaluering av kvalifiseringsdokumenter og tilbud, og velger Leverandør Kunden varsler deltakerne om valg av Leverandør Frist for å klage på valg av leverandør (innen kl ) Avtaleinngåelse Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold 4.1 Kvalifiserings- tilbudets disposisjon og form Kvalifiserings- og tilbudsdokumentet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor: 1. Signert følgebrev 2. Skatteattester 3. HMS-egenerklæring 4. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 5. Økonomisk stilling 6. Tilbudte kandidats kompetanse og erfaring med relevante leveranser 7. Pris 8. Forbehold Det originale og signerte tilbudet skal leveres uten innbinding, plastlommer, skilleark, stifter, binders og lignende. Da Lånekassen skanner alle tilbudene, er det ønskelig at det benyttes vanlig papir (ikke det dyrere glattere papiret). I tillegg skal det leveres en komplett kopi i papirversjon i ringperm (med skilleark), samt en elektronisk versjon (CD/DVD/minnepinne). Alle svar skal gis under de respektive hovedområder og ikke i form av kryssreferanser. Vi gjør oppmerksom på at lenker til internettsider eller referanser til internettsider ikke vil bli vektlagt som en del av tilbudet. 4.2 Følgebrev Tilbudet skal inneholde et undertegnet følgebrev. I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer, faksnummer og e-postadresse. Kontaktpersonen må være tilgjengelig under hele konkurransens varighet, og frem til valg av leverandør foreligger. 5. Kvalifikasjonskriterier Side 6 av 13

7 5.1 Skatteattester Det kreves at gyldige skatteattester leveres. Lånekassen vil vurdere eventuelle restanser knyttet til innbetaling av skatt. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Krav til dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal framlegges som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på Leverandørens forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge skal framlegge attester som bekrefter at leverandøren har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder. 5.2 HMS-erklæring Det kreves at gyldig HMS-egenerklæring leveres. Krav til dokumentasjon: Alle leverandører skal legge ved egenerklæring om at virksomheten oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Utkast til HMS-egenerklæring som samsvarer med anskaffelsesregelverkets krav er vedlagt, se Vedlegg 1. Leverandører fra andre EØS-land enn Norge må levere dokumentasjon som tilsvarer det som er angitt ovenfor. 5.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at Leverandøren er et lovlig etablert foretak. Krav til dokumentasjon: Det skal gis en beskrivelse av Leverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde(r). Firmaattest skal legges ved. Ved bruk av eventuell underleverandør skal det følge med en beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde (Kunden skal uansett kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne). 5.4 Økonomisk stilling Det kreves at Leverandøren har tilstrekkelig soliditet. Krav til dokumentasjon: Foretakets årsregnskap med revisjonsberetning for de tre siste år skal vedlegges, samt regnskap for 1. kvartal 2010 (eller dersom dette ikke finnes, siste foreliggende regnskap). Hvis foretaket har eksistert kortere enn tre år, skal årsregnskap med revisjonsberetning for de årene det har eksistert vedlegges. Foretakets omsetning de tre siste regnskapsår, for de ytelser kontrakten omhandler, skal vedlegges. Hvis foretaket har eksistert kortere enn tre år, skal omsetning for de årene det har eksistert vedlegges. Erklæringer om foretakets omsetning for de tjenester som kontraktene omhandler, for de siste tre regnskapsårene skal beskrives i følgende matrise: Side 7 av 13

8 Relevant omsetning Tredje siste år Nest siste år Siste år 6. Tildelingskriterier Lånekassen vil tildele kontrakt på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet blant de leverandører som er kvalifisert, og som har levert tilbud. Leverandøren rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av de oppgitte kriteriene nedenfor, med den vekt som angitt under hvert enkelt tildelingskriterium. 6.1 Tilbudte kandidats kompetanse og erfaring med relevante leveranser Lånekassen vil vurdere kvaliteten på de tilbudte tjenester, herunder vil Lånekassen søke å kartlegge de tilbudte konsulenters kompetanse og erfaring i forhold til de oppgaver som skal ytes under avtalen, og de krav til kvalifikasjoner som stilt under pkt. 3.2 og pkt Lånekassen vil videre vurdere beskrivelser av konsulentens resultatorientering, samarbeidsevner, tilpasningsdyktighet, arbeidskapasitet og gjennomføringsdyktighet. Som grunnlag for vurderingene vil Lånekassen legge til grunn selve tilbudet, de tilbudte konsulenters CV og beskrevne referanseoppdrag. Lånekassen vil i den grad det er behov innhente tilbakemeldinger fra et utvalg oppgitte referanser og legge disse til grunn som støtte i evalueringen. Dersom det er behov for å gjøre nærmere avklaringer i forhold til tilbudte konsulenter kan det være aktuelt å innkalle en eller flere av disse til et avklaringsmøte/intervju. Krav til dokumentasjon: Leverandøren bes å beskrive og synliggjøre kompetansen til tilbudte konsulenter for dette oppdraget. Leverandøren kan tilby alternative konsulenter, dog maksimalt to stykker, og da gjerne i prioritert rekkefølge. Dersom det tilbys flere konsulenter skal det leveres tilsvarende beskrivelse for alle sammen, og CV skal vedlegges for hver konsulent. Leverandøren bes videre beskrive og synliggjøre de samme konsulenters erfaring fra relevante referanseoppdrag/leveranser i henhold til beskrivelsen i punkt 3.2 og 3.3. Erfaringen skal beskrives med maksimalt de tre viktigste oppdrag (leveranser) per konsulent i de senere år, herunder beskrivelse av oppdragets art, konsulentens rolle/ansvar/arbeidsoppgaver, omfang på oppdraget (varighet, verdi (både leverandørens og prosjektets verdi), timer e.l.), oppnådd resultat. Det gis anledning til i tilbudet å gjengi uttalelser eller legge ved attester fra referanseoppdragene som er beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. Disse vil kunne sidestilles med innhentede referanser i evalueringen. Det gis også anledning til å ta med referanser på oppdrag enkelte konsulenter har utført i andre arbeidsforhold enn som tilsatt hos Leverandøren. Dette må i så tilfelle synliggjøres i beskrivelsen av oppdraget. Leverandøren bes om å benytte denne tabellen ved beskrivelsen av konsulenten(e)s kompetanse og erfaring: Krav til kvalifikasjoner Beskrivelse av Relevant referanse Side 8 av 13

9 Kunnskap om det helhetlige drifts- og applikasjonsforvaltningsbildet i organisasjoner, inklusive grunnleggende prosesser knyttet til feilog endringshåndtering, herunder: Meget god generell IT-teknisk kompetanse Erfaring og dokumenterte resultater fra tilsvarende rolle og oppgaver Bred erfaring fra oppgaver som nevnt under pkt. 3.2, herunder bla.: - oppfølging og koordinering mot leverandør ift. garanti, vedlikehold og drift - operativ bistand til utøvelse av de ansvarsoppgaver som Lånekassen selv har i forvaltningen av løsningen - teamledelse for testområdene drift, installasjon og ytelse Meget god kompetanse ift. operativ drift og oppfølging av virksomhetskritiske systemer, både på applikasjonsnivå og på infrastrukturnivå God kompetanse ift drift og forvaltning av løsninger hvor Microsoft Biztalk og SQL Server er sentrale komponenter Erfaring med WMWare, nettverksdrift (LAN og WAN), Citrix, sikkerhetssoner mv. Erfaring fra outsourcing av IT-drift, operativ oppfølging av drifts- og/eller applikasjonsforvaltningsleverandører God kompetanse innen ITIL-metodikk Gode prosesslederegenskaper Kunnskap om og forståelse av aktuelle kontraktstandarder (Dataforeningens driftskontrakt, vedlikeholdskontrakt, PS2000) kompetanse og erfaring hvor kompetanse ble benyttet Erfaringen skal beskrives gjennom å fylle ut en matrise over de tre viktigste erfaringsprosjekter (leveranser) i de senere år, herunder beskrivelse av oppdragets art, kandidatens rolle/tittel, varighet og verdi (timer og/eller beløp). Side 9 av 13

10 Av matrisen skal det framgå hvem som var kontaktperson hos referansekunden. Så langt der er mulig skal det oppgis telefonnummer som denne kan kontaktes på. Referansekunde navn: Beskrivelse av: - Oppdragets art - Rolle/ansvar/arbeidsoppgaver - Varighet (prosjekt/konsulentens oppdrag) - Verdi (totalt og konsulentens bidrag) - Oppnådd resultat Kontaktperson Tlf.nr. Dette kriteriet vektes med 60 %. 6.2 Pris Leverandøren skal oppgi pris per time eksklusiv merverdiavgift på de tilbudt(e) kandidat(er). Dette kriteriet vektes med 30 %. 6.3 Forbehold Dersom Leverandøren velger å ta forbehold til Konkurransegrunnlaget, herunder avtalen (Vedlegg 1) skal disse uttrykkelig synliggjøres og begrunnes. Under dette kriteriet vil det også vektlegges om kandidaten kan starte oppdraget i månedsskiftet september/oktober. Forbehold til avtalen som har økonomiske konsekvenser i negativ retning vil telle negativt ved evalueringen av tilbyderne. Vesentlige forbehold kan føre til at tilbudet avvises. Dette kriteriet vektes med 10 %. 7. Formalia 7.1 Lånekassens kontaktperson Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes til Lånekassens kontaktperson som er Kari Anne Støkken. Tlf: E-post: postmottak@lanekassen.no att: Ref: Språk Tilbudet skal leveres på norsk. 7.3 Avlysning av konkurransen Dersom Lånekassen har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor leverandørene. 7.4 Kostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg fram til eventuell avtale er signert er Lånekassen uvedkommende. Side 10 av 13

11 7.5 Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Lånekassen behandler aktuelle leverandører likt. Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av leverandørene, betyr dette at all kommunikasjon skal være skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt så fort som mulig. Eventuelle spørsmål sendes til e-postadresse: Merk e-posten med i emne-feltet: Spørsmål - Ref: Svar på spørsmål som Lånekassen finner relevante, vil bli anonymisert og publisert slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som Lånekassen ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument vil ikke bli besvart. 7.6 Endring av konkurransegrunnlaget Lånekassen kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget og vil i begge tilfeller gi leverandørene informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Lånekassen fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes. 7.7 Frist for å levere tilbud Tilbudet skal være Lånekassen i hende innen klokken Avvisning Tilbudet vil bli avvist dersom; Det ikke er levert innen angitte frister Det ikke er skriftlig, lukket og i merket forsendelse Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for det, jf. forskriften til 20-14, og dersom oppgitt struktur for tilbudet, jf. punkt 4, ikke er fulgt. 7.9 Meddelelse Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandøren meddeles dette. Når Lånekassen har besluttet hvilken leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene. De ikke antatte leverandørene vil, på forespørsel, få en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen, senest 5 kalenderdager etter at leverandør har bedt om begrunnelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Ingen kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter, eller deler av disse, vil returneres til Leverandør Eiendomsrett Konkurransegrunnlaget er Lånekassens eiendom og skal makuleres eller returneres Lånekassen innen 5 kalenderdager etter at Leverandøren har fått melding om at tilbudet ikke er akseptert eller når Kunden skriftlig ber om dette. Side 11 av 13

12 7.12 Avklaringer/klargjøringer Etter at tilbudene er kommet inn, kan Lånekassen be leverandørene foreta avklaringer/klargjøringer vedrørende tilbudene jfr. Foa Konfidensialitet Lånekassen ber Leverandøren om at dette grunnlaget behandles konfidensielt Alternative tilbud Lånekassen ønsker ikke alternative tilbud Åpning av tilbudene Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. Rettidig leverte tilbud vil åpnes i Lånekassens arkiv kl Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Leveringsform Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket pakke. Pakken skal merkes Driftskoordinator til Lånekassen ref Leveringsadresse Tilbudet sendes til: Statens lånekasse for utdanning v/kari Anne Støkken Postboks 191 Økern 0510 Oslo eller leveres til: Statens lånekasse for utdanning v/kari Anne Støkken Østre Aker vei Oslo Ekspedisjonens åpningstid er kl , mandag til fredag. (NB! Fristen er allikevel klokken på leveringsdagen se pkt 6.7) Vedlegg Vedlegg 1: HMS-egenerklæring Vedlegg 2: Avtalen Vedlegg 3: Innsynsfullmakt Side 12 av 13

13 Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 13 av 13