KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE FOR INN KJØP AV KONFERANSEFASILITETER I OSLO-REGIONEN (STREKNINGEN OSLO SENTRUM - GARDERMOEN)

Transkript

1 ii c i<ti r KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE FOR INN KJØP AV KONFERANSEFASILITETER I OSLO-REGIONEN (STREKNINGEN OSLO SENTRUM - GARDERMOEN) OPPDRAGSGIVER: NOKUT - NASJONALT ORGAN FOR KVALITET I UTDANNINGEN Drammensveien LYSAKER KONTAKTPERSON: Mona Frogner første konsulent Mona.Frogner@nokut.no

2 Innhold 1.Presentasjon av anskaffelsen Bakgrunnsinformasjon Overordnet beskrivelse av anskaffelsen Informasjon om anskaffelsesprosessen Planlagt fremdrift Avtaletype og varighet 4 2. Kvalifikasjonskrav 5 3. Kravspesifikasjon 5 4. Tildelingskriterier 6 5. Krav til tilbudets disposisjon og innhold 6 6. Formalia Endring av konkurransegrunnlaget Vedstgelsesfrist g 6.10 Frist for levere tilbud Endre og tilbakekalle tilbud Leveringsform Leveringsadresse Åpning av tilbudene Returneringavtilbud Forhandlingsforbud Avvisning Konfidensialitet Meddelelse Avtaleinngelse Anskaffelsesprotokoll 10

3 ipresentasjon av anskaffelsen 1.1 Bakgrunnsinformasjon NOKUT, Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen, er et faglig uavhengig organ under Kunnskapsdepartementet. NOKUTs formål er sikre og fremme kvalitet i høyere utdanning og fagskoleutdanning. NOKUTs arbeid skal bidra til at samfunnet kan ha tillit til kvaliteten i norsk høyere utdanning og fagskoleutdanning, samt godkjent høyere utenlandsk utdanning. NOKUT ble etablert som et uavhengig kvalitetssikringsorgan i 2003 ved innføringen av kvalitetsreformen i høyere utdanning. NOKUT5 myndighet og virkemidler er regulert i lov om universiteter og høyskoler og lov om fagskoleutdanning med tilhørende forskrift gitt av Kunnskapsdepartementet. NOKUTs faglige uavhengighet innebærer at vedtak i tilsynssaker og vedtak om godkjenning av utenlandsk utdanning ikke kan overprøves av departementet. NOKUT har pr i dag ca 80 ansatte, men tar høyde for en vekst opp til 90 løpet av en ti-rsperiode. 100 personer i NOKUT har kontorer i Drammensveien 288 p Lysaker. For ytterligere informasjon vises til Overordnet beskrivelse av anskaffelsen NOKUT planlegger den årlige fagkonferansen om utenlandsk utdanning i november/desember 2014 i Oslo/Gardermoen-omrdet. Arrangementet har de siste årene hatt i overkant 300 deltagere. Konferansen består av en plenumdel med rundt 300 deltagere, som etter lunsj deles i tre paralleller med tilhørende gruppearbeid. Vi er derfor avhengige av god kapasitet og fasiliteter nr det gjelder plenumsal og grupperom. Pmeldingsfristen for konferansen kan være nært opptil valgt dato, slik at fleksibilitet spiller en vesentlig rolle. Konferansestedet bør ogs ha gangavstand til offentlig kommunikasjon, jernbane og flytog, siden dette er en nasjonal konferanse. Anskaffelsen innhentes ved kunngjøring p Doffin tilbudskonkurranse om konferansefasiliteter i området Oslo Gardermoen. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og II. Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i henhold til våre tildelingskriterier vil bli valgt. Kontraktsverdi er beregnet rundt kr ,- eks. mva. Volumet for anskaffelsen er knyttet til pmelding av konferansedeltakere. Tilbudsforespørselen har følgende vedlegg: Vedlegg 1: Pristabell Vedlegg 2: Kravspesifikasjon

4 1.3 Informasjon om anskaffelsesprosessen Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, noe som betyr at dokumentet kan besvares av alle interesserte leverandører. Det vil under perioden for evaluering av tilbudene ikke være anledning til å forhandle med leverandørene. Underleverandører er tillatt. Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Leverandører som forsøker å tilegne seg informasjon vedrørende dette tilbudet ved å henvende seg til andre enkeltpersoner eller enheter hos NOKUT enn oppgitt i konkurransegrunnlaget, eller på annet vis søker å påvirke utfallet av konkurransen, kan bli avvist. 1.4 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Aktiviteter Dato Kunngjøring på Doffin Leverandørens frist for å levere tilbud kl 12:00 Frist for å sende spørsmål pr e-post til kontaktperson kl 12:00 NOKUT ferdigstiller evaluering av tilbud, og varsler Leverandørene Klagefrist leverandører kl 00:00 Avtaleinngåelse Tilbudets vedståelsesfrist kl 12:00 15 Avtaletype og varighet Avtale skal inngås med fl leverandør og gjelder konferansefasiliteter med overnatting og middag for et to-dagers arrangement i november/desember Leverandøren lager utkast til kontrakt i henhold til besvarelse av kravspesifikasjonen. Avtalen anses inngått når begge parter har signert den. Følgende vektlegges jf forskrift av 8. februar 2008 nr 112 om krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i offentlige kontrakter: «Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av Kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som eller ser normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Dersom Leverandøren eller underleverandør ikke oppfyller vilkårene i første avsnitt, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen. Beløpet skal minimum tilsvare et beløp på to ganger den anslåtte besparelse for leverandør eller underleverandør.»

5 2. Kvalifikasjonskrav Tilbyder m tilfredsstille samtlige kvalifikasjonskrav oppstilt dette kapittel for delta i konkurransen. Kravene skal sikre at Leverandøren er egnet til kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjonskravene for hvert punkt er nærmere angitt i tilknytning til hvert kvalifikasjonskrav. Nr Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav 2.1 Tilbyder skal være et lovlig etablert firmaattest foretak 2.2 Tilbyder skal ikke ha restanser mht. Skatteattest innbetaling av skatt eller merverdiavgift MVA-attest 2.3 Tilbyder skal ha et fungerende HMS- Signert HMS-erklæring. Alle system Leverandører skal legge ved egenerklæring om at virksomheten oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). 2.4 Tilbyder m inneha de tekniske og Det skal oppgis minst tre prosjekter der faglige kvalifikasjoner som kreves. Det Leverandøren har gjennomført kreves betydelig erfaring fra tilsvarende relevante/tilsvarende oppdrag. oppdrag og et godt, velfungerende Følgende dokumentasjon skal gis: kvalitetssi kringssystem. Tilbyderen skal ha relevant erfaring med tilsvarende Oppdragsgiver og kontaktperson oppdrag hos oppdragsgiver med navn, telefonnummer og e postadresse. Oppdragets/kontraktens va ri g h et Oppdragets/kontraktens størrelse. Kort beskrivelse av Leverandørens oppgaver i oppdraget. Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Vi understreker at det er Leverandørens ansvar dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 3. Kravspesifikasjon Vi viser til vedlegg nr 2 for beskrivelse av krav og hvordan Leverandørene skal besvare kravspesifi kasjonen.

6 Kravspesifikasjonen består av ti punkter som omhandler krav til generell service, kvalitet, gjennomførings- og leveringsevne og miljøegenskaper. Til sammen utgjør de ti punktene tildelingskriteriet b). 4. Tildelingskriterier NOKUT vil tildele kontrakt p grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tilbudene rangeres etter en helhetsvurdering p bakgrunn av følgende kriterier: Kriterier Grunnlag for evaluering a) Pris Utfylt pristabell (jf vedlegg 1) Kun priser i utfylt pristabell vil bli vurdert, derav priser for: - overnattingsrom - dagpakker - teknikk - middag b) leveringstid Alternative datoer for arrangementet er: fleksibilitet november 2014 kapasitet/tilgjengelige november 2014 fasiliteter desember 2014 Kun svar og kommentarer for kriteriet b) (jf kravspesifikasjon, vedlegg 2) i tabell blir vurdert. vedlagte Ved evaluering vil tilbudene gis karakter fra 1-10 for det enkelte tildelingskriterium, med 10 som beste karakter. 5. Krav til tilbudets disposisjon og innhold Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor og benytte samme nu mm e re ring. Tilbudet skal leveres som 2 komplette papirversjoner i tilbudsperm, samt elektronisk versjon p minnepinne. Den elektroniske versjonen skal også inneholde en sladdet utgave. Papirversjonen skal være uten innbinding, plastlommer, stifter, binders og lignende. Hvert punkt i besvarelsen jj benevnes med de samme nr. og referanser som er brukt i pkt 2 kvalifikasjonskrav og jçi skilles med skilleark av papir med klar disposisjon først i tilbudspermen. Svar skal ikke gis i form av kryssreferanser og henvisninger. Leverandøren m legge ved et eksemplar av sin hotellbrosjyre, som viser en oversikt konferanserommene og deres kapasitet, bakerst i tilbudspermen. 1. Undertegnet følgebrev Tilbudet skal inneholde et undertegnet følgebrev. I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse. Det skal oppgis navn p daglig leder og en bekreftelse av vedstelsesfristen, jf. punkt 6.9.

7 vedlegg 2. Besvarelse av kvalifikasjonskrav 2.1 Firmaattest 2.2 Skatteattester 2.3 HNIS egenerklæring 2.4 Tilbyders tre relevante oppdrag 3. Besvarelse av kravspesifikasjonen Tilbyder skal besvare kravspesiflkasjonen ved utfylle tabeilverket vedlegg 2, kravspesifikasjon. Leverandøren skal kort beskrive eller bekrefte at kravene vi stiller kan utføres. 4. Pris Prisskjema 1 skal fylles ut og vedlegges tilbudet. Prisskjemaet beskriver hvilke fasiliteter og tjenester som ansls ha et vesentlig volum i det totale kjøpet. De prisene som Leverandøren har tilbudt i prisskjemaet vil bli lagt til grunn for evaluering av tildelingskriteriet a) pris. For øvrig gjelder følgende ved utfylling av prisskjema: Prisene skal oppgis i NOK ekskiusiv merverdiavgift og inneholde alle kostander, herunder ekspedisjonsgebyr, fakturerings og administrasjonsgebyr og lignende, toll, skatter og avgifter. Alle priser skal være inklusive konsulentbistand i forbindelse med bestilling. 5. Eventuelle forbehold eller avvik Dersom Tilbyderen tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget skal dette klart fremgå av dette kapittelet i tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at NOKUT kan vurdere dem uten kontakt med Tilbyderne. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i ko n ku rra n seg ru n n laget. Dersom tilbyderen henviser til egne, standardiserte betingelser, leveringsvilkr eller lignende, vil dette bli betraktet som forbehold eller avvik fra foreliggende konkurransebestemmelser. Tilbyderne oppfordres til sørge for besvare alle krav fra NOKUT, p den måte og spesifiseringsform som NOKUT har angitt. Dette for forhindre at tilbudene inneholder uklarheter eller lignende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Manglende oppfyllelse av formkravet til tilbudet kan medføre at tilbudet avvises, ref bestemmelsene under.

8 NOKUT presiserer bestemmelsene i Forskrift om offentlige anskaffelser om «Avvisning p grunn av forhold ved leverandøren» og om «Avvisning p grunn av forhold ved tilbudet», og oppfordrer Tilbyderne til sette seg inn i disse bestemmelsene. 6.. Formalia 6.1 Språk Samtlige dokumenter og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være p norsk. 6.2 Kostnader Kostander som Leverandøren pdrar seg frem til eventuell kontrakt er signert er NOKUT uvedkommende. 6.3 Tilbud på deler av anskaffelsen Det kan ikke gis tilbud p deler av anskaffelsen. 6.4 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurdert. 6.5 Bruk av underleverandprer Det kan benyttes underleverandører, men NOKUT skal kun forholde seg til hovedleverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. 6.6 Avlysning av konkurransen Dersom NOKUT har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor Leverandørene. 6.7 Svar å sørsmåi til konkurransecjrunnlacjet NOKUT behandler Leverandørene likt. Dette betyr at all kommunikasjon skal være skriftlig mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av Leverandørene. Anmodning om svar p spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt i god tid før tilbudsfristen. Siste frist for sende inn spørsmål er klokka Eventuelle spørsmål sendes til e-postadresse: Mona.Frognernokut.no Svar p spørsml fra Tilbyderne vil bli anonymisert og publisert p Doffin slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som NOKUT ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument vil ikke bli besvart.

9 6.8 Endring av konkurransegrunnlaget NOKUT forbeholder seg retten til supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene sent at det er vanskelig for Leverandørene ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. s Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser med videre, legges umiddelbart ut p Doffin, opplysninger som NOKUT gir p forespørsel fra en Leverandør, legges ut p samme måte. Oppdager Leverandør mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting med videre, skal Leverandør varsle NOKUT om dette umiddelbart. 6.9 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i trettini dager etter tilbudsfristens utløp Frist for å levere tilbud Tilbudet skal være NOKUT i hende innen klokka 12: Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres av Tilbyderen inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallingen skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kapittel 5, krav til tilbudets disposisjon og innhold Leveringsform Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket pakke. Pakken skal merkes tilbud Fagkonferanse for utenlandsk utdannelse. Att.: Mona Frogner - åpnes kun av adressat 6.13 Leveringsadresse Tilbudet leveres/sendes til: Postadresse: NOKUT Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen Postboks LYSAKER Besøksadresse: Drammensveien LYSAKER

10 6.14 Åpning av tilbudene Åpning foretas av minst to ansatte hos NOKUT. Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene Returnering av tilbud Ingen tilbud, eller deler av tilbud, vil returneres til Leverandør Forhandlingsforbud Ved åpen anbudskonkurranse er det absolutt forbud mot føre forhandlinger med Leverandørene. Det gis likevel adgang til foreta mindre avklaringer rundt forhold som er uklare eller rette åpenbare feil dersom det er klart hva feilen skal rettes til. Avklaringer og presiseringer m imidlertid ikke endre grunnleggende sider ved tilbudene Avvisning Et tilbud skal avvises dersom en eller flere av bestemmelsene i (1) har inntruffet. Et tilbud kan avvises dersom en eller flere av bestemmelsene i (2) har inntruffet. FOA (1) eller FOA FOA (2) eller FOA 6.18 Konfidensialitet NOKUT, dets ansatte og eventuelt innleide konsulenter plikter hindre at andre fr adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger, fremgangsmter eller drift- og forretningshold som det vil være av konkurransemessig betydning hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen som fremgår Meddelelse Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandør meddeles dette. Nr NOKUT har besluttet hvilken Leverandør som skal tildeles kontrakten, vil samtlige Leverandører bli meddelt beslutningen via e-post til oppgitt kontaktperson i rimelig tid før kontraktsinngelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene Avtaleinngåelse Bindende avtale er først inngått nr klagefristen i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser er ute og avtalen er signert av begge parter Anskaffelsesprotokoll

11 Det føres protokoll hvor Leverandørenes navn blir innført. Protokoll skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. NOKUT ønsker legge til grunn statens standardavtale for denne anskaffelsen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det føres protokoll hvor leverandørenes navn blir innført. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Nr leverandør er valgt vil dette bli medelt alle som har levert inn tilbud pr e-post.

12