Konkurransegrunnlag for

Transkript

1 Dato: Versjon: 1.0 Forfatter: Lånekassen Arkivref: Konkurransegrunnlag for parallelle rammeavtaler rekrutteringsbistand Åpen anbudskonkurranse Over terskelverdien Konkurransegrunnlag for Lånekassen Side 1 av 11

2 Innhold 1. Innledning Presentasjon av anskaffelsen Innledning Oppdragsbeskrivelse Krav til kvalifikasjoner hos leverandøren Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Avtaletype og varighet Planlagt fremdrift Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold Tilbudets disposisjon og form Tilbudets innhold Kvalifikasjonskriterier Skatteattester HMS-erklæring Økonomisk stilling Beskrivelse av Leverandørens organisasjon Kvalitetssikringssystem og styringssystem Tildelingskriterier Kvalitet på tilbudte tjenester, herunder gjennomføringsevne og erfaring Leverandørens tilbudte konsulenters kompetanse og erfaring Pris Forbehold til Konkurransegrunnlaget Formalia Lånekassens kontaktperson Språk Avlysning av konkurransen Kostnader Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Endring av konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud Avvisning Meddelelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Eiendomsrett Konfidensialitet Alternative tilbud Åpning av tilbudene Vedståelsesfrist Leveringsform Leveringsadresse Vedlegg Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 2 av 11

3 1. Innledning Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen) gjennomfører en anskaffelse iht. forskrift om offentlige anskaffelser, del I og III, med sikte på å inngå parallelle rammeavtaler om rekruttering. Prosessen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse slik at dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskravene og tilbudet skal leveres samtidig, og innen tilbudsfristen angitt i kunngjøring og dette dokument. Leverandørens dokument omtales etter dette som Tilbudet. Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til Leveransen skal forstås som den tjenesten Kunden etterspør iht. dette konkurransegrunnlaget. Dette dokumentet (heretter Konkurransegrunnlaget) gir Leverandørene nødvendig informasjon og rettledning til kvalifiserings- og tilbudsfasen. 2. Presentasjon av anskaffelsen 2.1. Innledning Lånekassen er et statlig forvaltningsorgan under Kunnskapsdepartementet. Lånekassens kjerneoppgaver er å forvalte studiestøtteordningene. Lånekassen har i dag vel 300 årsverk fordelt på hovedkontoret på Økern i Oslo og distriktskontorene i Stavanger, Bergen, Ørsta, Trondheim og Tromsø. For mer informasjon om Lånekassen, se Lånekassen besetter i dag ca. 30 stillinger per år. Om lag halvparten av disse er interne rekrutteringer. I hovedsak rekrutterer vi selv til stillingene. Bistand i rekrutteringsarbeidet vil anslagsvis dreie seg om inntil 3 fagspesialist og/eller lederstillinger årlig. Lånekassen vil inngå parallelle rammeavtaler om bistand i rekrutteringsprosesser. Vi ønsker å knytte til oss én eller flere leverandører (opptil 4 leverandører) med ulik profil og kompetanse som kan levere rekrutteringsbistand ved behov. Omfanget av bistanden vil variere; fra bistand i hele rekrutteringsprosessen til ekstern kompetanse i deler av prosessen, for eksempel søk etter kandidater, testing og lignende. Det kan også være aktuelt å benytte leverandørens kompetanse til opplæring av ledere, HRmedarbeidere og innstillingsråd i rekrutteringsarbeid. Saksbehandling knyttet til tildeling og tilbakebetaling av lån og stipend er kjerneoppgaven i Lånekassen. Til disse stillingene rekrutterer vi godt i dag, og vi håndterer vanligvis disse prosessene selv. Rekruttering av ledere på toppledernivå ønsker vi å gjøre i samarbeid med en rekrutteringspartner. I tillegg vil noen mellomlederstillinger og utvalgte fagstillinger kreve bistand fra Leverandør. Fagstillinger i Lånekassen kan være jurist, ulik IKT-kompetanse, bank/forvaltning og administrative funksjoner. Leverandørene i rammeavtalene vil være Lånekassens prefererte leverandører i fordeling av oppdrag knyttet til rekruttering. Fordeling av oppdrag under rammeavtalene vil skje ved minikonkurranser mellom de leverandørene det inngås rammeavtale med. Anslått omfang er et estimat. Lånekassen skal ikke ha noen kjøpsplikt under rammeavtalen og ikke forplikte seg til et minsteuttak. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 3 av 11

4 2.2. Oppdragsbeskrivelse Følgende tjenester skal inngå i en rammeavtale om rekruttering behovsanalyse utforming av krav til stillingsbeskrivelse/kandidatprofil veiledning og anbefalinger om rekrutteringsform/-metode tilpasset den enkelte stilling tilgang til kandidater i egne eller tilgjengelige baser dialog med og oppfølging av kandidater sortering og utvelgelse av aktuelle søkere til videre prosess (ev. i samråd med oppdragsgiver etter avtale) intervjuer tester og simuleringer/øvelser referansesjekk bistand til innstilling av kandidat(er) oppfølging av kandidater både de som rekrutteres og de som ikke når opp beskrivelse av hvordan leverandøren håndterer feilrekrutteringer opplæring/veiledning i rekrutteringsarbeid Lånekassen har egen avtale med leverandør av medieformidling (MediaPlus AS), og vi benytter et elektronisk rekrutteringssystem (WebCruiter). Eventuell bruk av andre leverandører/systemer må beskrives, og anvendelsen må være slik at vi sikrer oppfyllelse av arkivloven gjennom effektiv registrering av søkere, offentliggjøring av søkerlister og korrespondanse med søkere i Lånekassens arkivsystem Krav til kvalifikasjoner hos leverandøren Leverandøren skal: ha solid og dokumenterbar erfaring fra leveranser av etterspurt tjeneste o dokumentere erfaring med oppdrag innenfor topp- og mellomledernivå samt aktuell fagkompetanse, jf. avsnitt 2.1 o ha dokumentert tilgang til kandidater o ha dokumentert metode/framgangsmåte i ulike rekrutteringsprosesser o ha dokumenterte tester og annet verktøy beskrive hvordan kandidater følges opp gjennom prosessen (også ikke-aktuelle kandidater) ha god kjennskap til og erfaring fra arbeid med norsk, offentlig sektor ha svært god skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne på norsk Det vil telle positivt at leverandøren kan dokumentere erfaring med ulike former for veiledning/ opplæring i rekrutteringsarbeid og at leverandøren har referanser på dette Informasjon om anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen foretas som åpen anbudskonkurranse etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del III. Ved denne konkurranseformen er det ikke tillatt å forhandle. Dette innebærer at det ikke vil være noen anledning til å endre tilbudet under konkurransen. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 4 av 11

5 2.4.2 Avtaletype og varighet Utkast til Rammeavtale utgjør Vedlegg 1 og regulerer forholdet mellom partene. Dersom Leverandøren har forbehold til utkastet til Rammeavtale, skal dette klart fremgå av tilbudet, jf. retningslinjene i punkt 5.4. Avtalen vil løpe i tre år fra undertegnelse med opsjon for Lånekassen til å forlenge avtalen i ytterligere 1 år Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene nedenfor er foreløpige og kan bli endret. Aktiviteter Frister Kunngjøringsdato Leverandørens frist for å levere kvalifiseringsdokumenter og tilbud Kunden ferdigstiller evaluering av kvalifiseringsdokumenter og tilbud, gjennomfører forhandlinger og velger Leverandør Kunden varsler deltakerne om valg av Leverandør Frist for å klage på valg av leverandør Avtaleinngåelse Krav til kvalifiserings- og tilbudsdokumentets disposisjon og innhold 3.1. Tilbudets disposisjon og form Tilbudet skal følge disposisjon og innhold som angitt nedenfor: 1. Undertegnet følgebrev 2. Skatteattester 3. HMS-erklæring 4. Økonomisk stilling 5. Beskrivelse av Leverandørens organisasjon og kapasitet 6. Beskrivelse av Leverandørens kvalitetssikringssystem og styringssystem 7. Leverandørens kvalitet på tilbudte tjenester, herunder gjennomføringsevne 8. Erfaring 9. CV for tilbudte konsulenter og personlige referanser for tilsvarende leveranser 10. Pris 11. Forbehold til Konkurransegrunnlaget 12. Innsynsfullmakt, jf. vedlegg 3 Det originale og signerte tilbudet skal leveres uten innbinding, plastlommer, skilleark, stifter, binders og lignende. I tillegg skal det leveres to komplette kopier i papirversjon i ringperm (med skilleark) og én elektronisk versjon på minnepinne. Hvert punkt i besvarelsen skal benevnes med de samme nummer som nevnt over og skal atskilles med skilleark med klar disposisjon først i ringpermen. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 5 av 11

6 Alle svar skal gis under de respektive hovedområder og ikke i form av kryssreferanser. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av Leverandørens besvarelse Tilbudets innhold Tilbudet skal følge disposisjonen i avsnitt 3.1 og inneholde en beskrivelse i henhold til kapittel 4 og 5 (kvalifikasjons- og tildelingskriterier). Tilbudet skal inneholde et undertegnet følgebrev (jf. avsnitt 3.1, punkt 1). I følgebrevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson. Det skal oppgis navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse. 4. Kvalifikasjonskriterier 4.1. Skatteattester Gyldige skatteattester skal leveres. Lånekassen vil vurdere eventuelle restanser knyttet til innbetaling av skatt. Krav til dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt skal framlegges som bekreftelse på at forfalte skatter og avgifter er betalt. Attestene skal være utstedt av kemneren/kommunekassereren på leverandørens forretningssted og av skattefogden i vedkommende firmas hjemstedsfylke. Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge skal framlegge attester som bekrefter at leverandøren har ordnede skatte- og avgiftsforhold i sitt hjemland. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder HMS-erklæring Gyldig HMS-egenerklæring skal leveres. Krav til dokumentasjon: Leverandøren skal legge ved egenerklæring om at virksomheten oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Mal for HMS-egenerklæring som tilfredsstiller anskaffelsesregelverkets krav, er vedlagt, se vedlegg Økonomisk stilling Foretakets årsregnskap med revisjonsberetning for de tre siste år skal vedlegges. Det kreves at Leverandøren har en god soliditet. Erklæringer om foretakets totale omsetning, og omsetning for de tjenester som kontraktene omhandler, for de siste tre regnskapsårene skal beskrives i følgende matrise: År 1 År 2 År 3 Totalomsetning Relevant omsetning Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 6 av 11

7 4.4. Beskrivelse av Leverandørens organisasjon Det kreves at Leverandøren er et lovlig etablert foretak. Krav til dokumentasjon: Det skal gis en beskrivelse av Leverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde. Firmaattest skal legges ved. Leverandøren skal oppgi hvor mange ansatte selskapet har som kan levere tjenester innenfor dette aktuelle tjenesteområdet. Ved bruk av eventuell underleverandør skal det følge med en beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde. Lånekassen skal kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser, som for sine egne Kvalitetssikringssystem og styringssystem Det er et krav at tilbyder har et godt og velfungerende kvalitetssikrings- og styringssystem. Krav til dokumentasjon: Leverandørens relevante kvalitetssikrings- og styringssystemer skal beskrives. Dersom Leverandøren er sertifisert, skal dette dokumenteres med kopi av sertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende. 5. Tildelingskriterier Lånekassen vil tildele kontrakter på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet blant de leverandører som er kvalifisert. Leverandørene rangeres etter en helhetsvurdering på bakgrunn av kriteriene under, med den vekt som er angitt under hvert enkelt tildelingskriterium Kvalitet på tilbudte tjenester, herunder gjennomføringsevne og erfaring Lånekassen vil vurdere i hvilken grad Leverandøren kan levere de etterspurte tjenestene, og hvilken erfaring Leverandøren har med tilsvarende leveranser. Lånekassen vil vurdere kvalitet på tilbudte tjenester basert på Tilbudet og de krav som er stilt til kvalifikasjoner. Kvalitet på leveransen må Leverandøren dokumentere gjennom en beskrivelse av hvordan Leverandøren oppfyller kravene i punkt 2.2 Oppdragsbeskrivelse og punkt 2.3 Krav til kvalifikasjoner hos leverandøren. Kunden vil vurdere gjennomføringsdyktigheten til tilbyderne. Det vil blant annet foretas vurderinger basert på informasjon fra referansekunder som oppgitt i matrise under pkt Tilbakemeldinger fra oppgitte referansekunder vil være av betydning for valg av Leverandør. Leverandøren skal oppgi hvilke elektroniske rekrutteringssystemer de benytter og/eller har tilgang til, det være seg egenutviklede eller eksterne løsninger. Dette kriteriet er vektet med 40 %. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 7 av 11

8 5.2. Leverandørens tilbudte konsulenters kompetanse og erfaring Leverandøren må beskrive sin erfaring fra tilsvarende leveranser. Erfaringen skal synliggjøres gjennom å fylle ut en matrise over de fem viktigste leveranser de senere år, herunder beskrivelse av oppdragets art og verdi (timer og/eller beløp). Av matrisen skal det framgå hvem som var kontaktperson hos referansekunden. Så langt der er mulig skal det oppgis telefonnummer som denne kan kontaktes på. Kunden vil vurdere de tilbudte konsulentenes bakgrunn og erfaring. Vi vil søke å kartlegge de tilbudte kandidaters resultatorientering, samarbeidsevner, tilpasningsdyktighet og arbeidskapasitet. Tilbudet må inneholde CV på tilbudte konsulenter og personlige referanser fra tilsvarende leveranser, jf. pkt Det skal framgå hvem som var kontaktperson hos de personlige referansene. Så langt der er mulig skal det oppgis telefonnummer som disse kan kontaktes på. Dette kriteriet er vektet med 30 % Pris Leverandøren skal oppgi pris eksklusiv merverdiavgift på alle relevante tjenester/priselementer i nedenstående tabell. Type tjeneste (alle priser eks. mva.) (List alle relevante tjenester.) Timepris - spesifiseres Faste priser - spesifiseres Dette kriteriet er vektet med 20 % Forbehold til Konkurransegrunnlaget Dersom Leverandøren velger å ta forbehold til Konkurransegrunnlaget, skal disse uttrykkelig synliggjøres og begrunnes. Forbehold til Konkurransegrunnlaget vil telle negativt ved evalueringen. Dette kriteriet er vektet med 10 %. 6. Formalia 6.1. Lånekassens kontaktperson Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes til Lånekassens kontaktperson som er Anne Britt Fagerli, telefon E-post: postmottak@lanekassen.no, Emne: Anskaffelse av rammeavtale rekruttering, ref: Anne Britt Fagerli. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 8 av 11

9 6.2. Språk Tilbudet skal leveres på norsk Avlysning av konkurransen Dersom Lånekassen har saklig grunn til det, kan anskaffelsen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor leverandørene Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg fram til eventuell avtale er signert, er Lånekassen uvedkommende Svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget Lånekassen behandler aktuelle leverandører likt. Mens konkurransegrunnlaget er ute til besvarelse av leverandørene, betyr dette at all kommunikasjon skal være skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes framsatt så fort som mulig. Ev. spørsmål sendes til e-postadresse: Merk e-posten med i emne-feltet: Spørsmål Ref: Svar på spørsmål som Lånekassen finner relevante, vil bli anonymisert og publisert slik at de er likt tilgjengelig for alle. Spørsmål som Lånekassen ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument, vil ikke bli besvart Endring av konkurransegrunnlaget Lånekassen kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget, og vil i tilfellet gi leverandørene informasjon om dette i rimelig tid før tilbudsfristens utløp. Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Lånekassen fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes Frist for å levere tilbud Tilbudet skal være Lånekassen i hende innen kl Avvisning Tilbudet vil bli avvist dersom: Det ikke er levert innen angitte frister. Det ikke er skriftlig, lukket og i merket forsendelse. Tilbudet kan bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for det, jf. forskriften til 20-14, og dersom oppgitt struktur for tilbudet, jf. kapittel 3, ikke er fulgt. Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 9 av 11

10 6.9. Meddelelse Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandøren meddeles dette. Når Kunden har besluttet hvilken leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene. De ikke antatte leverandørene vil, på forespørsel, få en nærmere begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen, senest 5 kalenderdager etter at leverandør har bedt om begrunnelse Returnering av kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter Ingen kvalifikasjons- og tilbudsdokumenter, eller deler av disse, vil returneres til Leverandør Eiendomsrett Konkurransegrunnlaget er Lånekassens eiendom. Konkurransegrunnlaget og informasjon i konkurransegrunnlaget kan ikke benyttes uten Lånekassens forhåndsgodkjenning Konfidensialitet Lånekassen ber om at leverandøren behandler dette konkurransegrunnlaget konfidensielt Alternative tilbud Lånekassen ønsker ikke alternative tilbud Åpning av tilbudene Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. Rettidig leverte tilbud åpnes i Lånekassens arkiv umiddelbart etter leveringsfristen, jf. avsnitt Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Leveringsform Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket pakke. Pakken skal merkes Anskaffelse rammeavtale rekruttering - Ref: Leveringsadresse Tilbudet sendes til: Statens lånekasse for utdanning Postboks 191 Økern 0510 Oslo eller leveres til: Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 10 av 11

11 Statens lånekasse for utdanning Østre Aker vei Oslo Vedlegg Vedlegg 1: Utkast til rammeavtale Vedlegg 2: HMS-erklæring Vedlegg 3: Innsynsfullmakt Konkurransegrunnlag Lånekassen Side 11 av 11