KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter Forskrift om offentlige anskaffelser del I og III. for anskaffelse av

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter Forskrift om offentlige anskaffelser del I og III for anskaffelse av Konvolutter og emballasje til Norsk Tipping AS Saksnummer: SPILL Tilbudsfrist: kl. 12:00

2 Innhold 1 Innledning Formål om kontrakt, tidsplan og kommunikasjon Anskaffelsens formål Underleverandører Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kontraktomfang Kontraktens varighet Etiske retningslinjer Kunngjøring Kommunikasjon Viktige datoer Offentlighet Kostnad ved utarbeidelsen Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud Prosedyre for anskaffelsen Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Taushetserklæring Tildelingskriterier Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Vedlegg Kravspesifikasjon/ Prismatrise Kontraktutkast med bilag Side 2 av 12

3 1 Innledning SPILL Konkurransegrunnlag Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene skal selskapet tilby attraktive og ansvarlige spill, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2010 for omlag 14,8 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/ samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel (se Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via Internet og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno og Flax, samt Multix og Belago spillterminaler. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Postadresse: Gateadresse: e-post Norsk Tipping AS Postboks 4414, Bedriftssenteret 2325 Hamar Jønsrudvn. 21, inngang Måsåbekkvn Hamar SPILL @norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål kan rettes til oppdragsgivers e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte e-post. Forsøk på å tilegne seg kjennskap til konkurransen via andre kanaler kan medføre avvisning. 2 Formål om kontrakt, tidsplan og kommunikasjon 2.1 Anskaffelsens formål Norsk Tipping AS ønsker å inngå rammeavtale med én totalleverandør, alternativt én leverandør på hvert av leveranseområdene konvolutter og emballasje. Valg av antall leverandører tas på bakgrunn av den økonomisk mest fordelaktige løsningen, basert på tildelingskriteriene. Side 3 av 12

4 Norsk Tipping AS har hvert år behov for emballasje og konvolutter i forbindelse med pakking av Flax-lodd og andre produkter, samt ved utsendelse av kampanjemateriell og brev. I tabell 1 er varegruppene som anskaffelsen hovedsakelig omfatter spesifisert og eksemplifisert, samt at maksimal ledetid er oppgitt. I Vedlegg 1 - Prismatrise, er alle Norsk Tippings kvantumsvarer 1 benevnt, men det kan også forekomme kjøp av andre produkter innenfor produktområdet. Kvantumsvarene bes prissatt i Vedlegg 1 Krav- og Prismatrise. Tabell 1: Varegrupper Produkt Eksempel Maksimal ledetid Pappkonvolutt Suprawell, brun papp, åpning langside, 8 uker 700x470 mm. Vannbasert lim ved produksjon, hotmelt lim på klaffen. Med hurtigåpning m/plaststreng. Plastkonvolutt 165x mm, Permanent lukking, 50 6 uker my. 10-pack i klar plast Papirkonvolutt C4-opus, selvklebende med dekkark 4 uker med vindu venstre, 120 g hvit Papplater Lange og korte 4 uker Pappeske Eske nr. 1, 2, 3 4 uker Maksimal ledetid oppgitt i tabell 1 skal overholdes ved avrop på rammeavtalen. Leverandøren av rammeavtalen skal til enhver tid ha et bufferlager på minimum enheter av produktet Suprawell (se pappkonvolutt i Tabell 1, samt i prismatrisen). Norsk Tipping skal ha mulighet til å hente dette produktet med egen lastebil på en ukes varsel i Oslo og omegn. Vareprøver Det er viktig for Norsk Tipping at produktene er av god kvalitet. Det kreves derfor som et minimum at det vedlegges vareprøver med tilbudet som tydelig viser etterspurt kvalitet på konvolutter og papp, ref. produktspesifikasjon i Vedlegg 1, krav- og prismatrise. For produktet Pappkonvolutt ønskes 10 stk. vedlagt tilbudet. Det er vesentlig at limet er sterkt nok med tanke på mengden materiell som pakkes i disse. 2.2 Underleverandører Bruk av underleverandører for deler av oppdraget skal oppgis. 1 Utsendelse av produktprøver på oppgitte kvantumsvarer gjøres på forespørsel via anskaffelsens e- postadresse. Side 4 av 12

5 2.3 Deltilbud Det gis adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, det vil si tilbud på ett eller to av følgende leveranseområder: 1. Konvolutter forretningskonvolutter, gavekonvolutter og plastkonvolutter 2. Emballasje 2.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning - Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, samt Vedlegg 1, krav- og prismatrise. - Kontrakt med de bilag som angitt i vedlagt kontraktutkast(vedlegg 2). 2.5 Kontraktomfang Gjennomsnittlig forbruk i årene 2007 til 2009 har vært ca. 1,3 millioner kroner per år. Det vises for øvrig til estimater oppgitt i Vedlegg 1 krav- og prismatrise. 2.6 Kontraktens varighet Kontraktperioden er 3 år. For kontrakten gjelder opsjon for Norsk Tipping til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 år, slik at mulig total varighet på kontrakten blir 4 år. 2.7 Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 2, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 3 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. 2 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. 3 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra Side 5 av 12

6 For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av kontrakten 2.8 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Kommunikasjon Alle henvendelser underveis i prosessen skal foregå skriftlig på e-post til konkurransens adresse: SPILL @norsk-tipping.no 2.10 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget kl. 12:00 Frist for å levere tilbud kl. 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist 6 mnd. fra tilbudsfrist Evaluering Uke Meddelelse om tildeling Klagefrist leverandør Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfrist er veiledende Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt. Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser. Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av tilbud med vedlegg. 1. Ordinært dokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk. Side 6 av 12

7 2. Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. Den sladdede versjonen kan leveres kun på elektronisk lagringsmedium hvis ønskelig. Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l Kostnad ved utarbeidelsen Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. 3 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 3.1 Prosedyre for anskaffelsen Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter til oppdragsgivers oppgitte e-postadresse. 3.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Side 7 av 12

8 3.3 Forbehold og avvik SPILL Konkurransegrunnlag Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 3.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers oppgitte e-postadresse. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers oppgitte e-postadresse. Side 8 av 12

9 4 Kvalifikasjonskrav SPILL Konkurransegrunnlag 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt. Skatteattest for merverdiavgift. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristens utløp. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: HMS-egenerklæring 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Det kreves tilfredsstillende økonomi Dokumentasjon Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for de to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating fra anerkjent byrå, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. Siste tilgjengelige delårsregnskap for inneværende år, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren Side 9 av 12

10 har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt via oppdragsgivers oppgitte e- postadresse for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjon Erfaring Oversikt over firmaets erfaring med tilsvarende oppdrag (produksjoner og produkter) Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet Oversikt over foretakets tre viktigste siste relevante leveranser, inkludert verdi, tidspunkt og mottaker med referanser og kontaktinformasjon til disse. Oversikt over leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Kvalitetssikring/miljøhensyn Dokumentasjon på kvalitetssikringssystem (inkl. handlingsbeskrivelse ved avvikssituasjoner). Redegjørelse vedrørende foretakets miljøledelsessystem/ miljøhensyn. Produktsortiment Oversikt over leverandørens produktspekter. 4.5 Taushetserklæring Taushetserklæring for tilbydere(bilag 4 til kontrakt) skal være signert av ansvarlig for tilbudet. Side 10 av 12

11 5 Tildelingskriterier SPILL Konkurransegrunnlag Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 50 % Utfylt krav-/ prismatrise Kvalitet 25 % Vurdering av tilsendte vareprøver for dokumentasjon av kvalitetskrav Servicekvalitet 10 % Kort redegjørelse for servicekvalitet. Eksempelvis eksisterende rutiner for oppfølging av kunder/produksjoner. Ledetider 15 % Beskriv garanterte ledetider for de forskjellige produktgruppene angitt under punkt 2.1. Bedre ledetid enn angitt krav vil gi bedre uttelling. 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes iht. oppdragsgivers kontaktinformasjon som er angitt i dette dokumentets pkt. 1. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, SPILL Tilbudet skal leveres i ett 1 eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, innsatt i ringperm med skilleark. I tillegg skal identisk kopi av tilbudet leveres på elektronisk lagringsmedium. Tilbudet skal være klargjort i henhold til pkt (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med det øvrige tilbudet. Denne versjonen kan om ønskelig leveres kun på elektronisk lagringsmedium. Tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. Side 11 av 12

12 6.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenstående tabell. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. 1 Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget og i utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Brevet må inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2 Skatteattest for skatt jf Skatteattest for mva. jf HMS-egenerklæring jf Firmaattest jf Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf Signert taushetserklæring, jf Leverandørens svar på dokumentasjonskrav i forhold til tildelingskriterier, jf Utfylt prismatrise. Denne ønskes i Excel-format i den elektroniske versjonen. 7 Vedlegg 1. Kravspesifikasjon/ Prismatrise 2. Kontraktutkast med bilag Side 12 av 12