KVALIFIKASJONSGRUNNLAG

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Begrenset anbudskonkurranse etter FOA del I og III for anskaffelse av Rammeavtale lagring til Norsk Tipping AS Anskaffelsesnummer: NT Søknadsfrist kl. 12:00

2 INNHOLD 1. INNLEDNING Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Interessekonflikt Anskaffelsens omfang Avtale og avtalemessige forhold Kunngjøring Fremdriftsplan GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN Anskaffelsesprosedyren Kostnad ved utarbeidelse av kvalifikasjonssøknaden Taushetsplikt Etiske retningslinjer Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Tilleggsopplysninger Bruk av underleverandører Offentlighet KVALIFIKASJONSKRAV Lovbestemte krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Signert taushetserklæring KVALIFISERING Antall inviterte leverandører Utvelgelse av leverandører INNLEVERING OG UTFORMING AV KVALIFIKASJONSSØKNAD Innlevering av søknad Søknadens utforming VEDLEGG Side 2

3 1. INNLEDNING 1.1 Oppdragsgiver Norsk Tipping AS (Norsk Tipping) er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Norsk Tipping skal tilby attraktive spill i ansvarlige former, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene. Norsk Tipping har ca. 2 millioner kunder og omsatte i 2015 for ca. 29,8 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel. Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 400 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via internett og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapets har i sin produktportefølje: - Lotterispillene Lotto, VikingLotto, Joker, Extra, Keno, Eurojackpot og Nabolaget - Sportsspillene Tipping og Oddsen - Skrapespillet Flax - Nettbaserte spill Instaspill (KongKasino, Bingoria, Flax og Yezz) - Spillterminalene Multix og Belago som er utplassert hos våre forhandlere (kommisjonærer og lokalinnehavere) Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Postadresse: Gateadresse: E-postadresse: Norsk Tipping AS Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Måsåbekkvegen 20, 2315 Hamar NT @norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål skal rettes til ovennevnte e-postadresse. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen. 1.2 Anskaffelsens formål Norsk Tipping har til hensikt å kvalifisere leverandører for å levere tilbud på rammeavtale på lagring og lagringssystemer. I konkurransegrunnlaget vil det bli stilt krav til både sertifiseringer av firma og konsulenter på ekspertnivå. I tillegg til dokumentert kunnskap vil det bli stilt høye krav til kunnskap om sikkerhet og dokumentert jobb med transaksjonsintensive lagringssystemer. Referanser vil også være avgjørende. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. Leverandør må kunne levere samtlige tjenester. Side 3

4 1.4 Interessekonflikt N/A. 1.5 Anskaffelsens omfang Anskaffelsen er estimert til mellom og NOK (ekskl. mva.) over en periode på 5 år angitt med tall (fem) år. Dette er kun et estimat og er ikke å anse som bindende for oppdragsgiver. 1.6 Avtale og avtalemessige forhold Det skal inngås parallelle rammeavtaler med 3 leverandører -tre leverandører, dersom det er tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud (jf. FOA 15-3 (1)). 1.7 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen ( og i den europeiske databasen TED ( 1.8 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Dato Tidspunkt Kunngjøring i Doffin og TED Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget kl. 12:00 Frist for å levere kvalifikasjonssøknad kl. 12:00 Utsendelse av invitasjon til konkurranse Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl. 12:00 Frist for å levere tilbud kl. 12:00 Meddelelse om tildeling Karensperiodens utløp Signering av avtale Tidsplanen er tentativ og kan endres. Eventuelle endringer i tidsplanen etter frist for å levere kvalifikasjonssøknad vil bli sendt skriftlig til alle tilbydere. Side 4

5 2. GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA av 07. april 2006 nr. 402). Anskaffelsen gjennomføres etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). Tildeling av avtale vil bli foretatt etter prosedyren Begrenset anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. Leverandøren oppfordres til å følge de anvisninger som gis i dette kvalifikasjonsgrunnlaget og stille spørsmål ved eventuelle uklarheter. Henvendelsen skal skje skriftlig til oppdragsgivers e-postadresse, jf. pkt Kostnad ved utarbeidelse av kvalifikasjonssøknaden Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av søknaden skal dekkes av tilbyder. Innleverte søknader blir ikke returnert. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. 1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. Side 5

6 For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende : Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av avtalen(e), jf. vedlegg Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e- postadresse, jf. pkt. 1.1, innen utløp av spørsmålsfristen som er angitt i pkt Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at også dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-postadresse, jf. pkt Hvis skriftlig forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til kvalifikasjonsgrunnlaget er fremsatt innen spørsmålsfristen, jf. pkt. 1.8 skal Norsk Tippings svar offentliggjøres via Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.7 Bruk av underleverandører Hvis det benyttes underleverandører for deler av oppdraget skal dette oppgis og godkjennes av Norsk Tipping. Ved bruk av underleverandører gjelder følgende: Leverandøren skal gi en oversikt over underleverandører og samarbeidspartnere som kan være aktuelle og eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over deres antatte bidrag (prosentandel av totalt volum). Beskrivelsen av underleverandører skal for øvrig skje i tilknytning til de relevante punktene og i henhold til disposisjonen der. Leverandøren må bekrefte at han reelt disponerer over ressursene som tilbys fra underleverandører. Norsk Tipping skal kun forholde seg til leverandøren som gir tilbudet, og som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. Norsk Tipping forbeholder seg retten til å godkjenne valg av underleverandører. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren. 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra Side 6

7 Leverandøren skal oppgi hvordan samarbeidsrelasjonene mellom leverandøren og underleverandøren(e) er fundert og organisert, og om det dreier seg om en varig samarbeidsrelasjon og eventuelt tidsaspektet for forholdet. Leverandøren skal gi en kort beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform og eierstruktur, samt navn på daglig leder. 2.8 Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. Side 7

8 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Lovbestemte krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. innbetaling av skatt og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attest for skatt og merverdiavgift leveres av Skatteetaten og kan bestilles via Altinn. Se: Utenlandske selskaper: Skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dersom deres myndigheter ikke utsteder slike dokumenter, skal tilbyderen legge ved en erklæring om at skatter og merverdiavgift er betalt. Erklæringen skal være bekreftet og signert av bedriftens økonomiansvarlige og revisor. Dokumentene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norsk selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Det kreves tilfredsstillende økonomi Dokumentasjonskrav Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for siste to år. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Siste tilgjengelige delårsregnskap med balanse for inneværende år, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av saklige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Norsk Tipping har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik saklig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Side 8

9 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha system for å følge opp sikkerhetshendelser Leverandøren skal ha implementert løsning for systematisk oppfølging av kvalitet Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 relevante oppdrag i løpet av de 3 siste årene selskapsnivå. Med dette menes erfaring med lagring og lagringsløsninger til større virksomheter. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører skal det vedlegges informasjon som verifiserer at den har rådighet over de nødvendige ressursene Dokumentasjonskrav Dokumentasjon hvordan leverandøren systematisk følger opp sikkerhet og sikkerhetshendelser, eks ISO27001 eller tilsvarende Dokumentasjon på hvordan leverandøren jobber med systematisk oppfølging for kvalitet og avvik, eks ISO 9001 eller tilsvarende Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Det skal leveres overordnet beskrivelse av organisasjon med kvalifikasjoner og kompetanse for de deler av organisasjonen som er relevant for denne anskaffelsen. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke/- kapasitet i løpet av siste 3 år, som leverandøren disponerer over til gjennomføring av avtalen. Beskrivelse av hvilke underleverandører og samarbeidspartnere som kan være aktuelle og eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over deres antatte bidrag. Redegjørelse for at leverandøren reelt disponerer over ressursene som tilbys fra underleverandører. Det skal oppgis hvordan samarbeidsrelasjonene mellom leverandøren og underleverandøren(e) er fundert og organisert, og om det dreier seg om en varig samarbeidsrelasjon og eventuelt tidsaspektet for forholdet. Det skal gis en kort beskrivelse av underleverandørenes organisasjon, selskapsform og eierstruktur, samt navn på daglig leder. 3.5 Signert taushetserklæring En autorisert representant for leverandøren skal signere taushetserklæring for eksterne, jf. vedlegg 2 som skal vedlegges søknaden. Side 9

10 4. KVALIFISERING 4.1 Antall inviterte leverandører Norsk Tipping vil invitere maksimalt 5 leverandører til å delta i konkurransen, jf. FOA Utvelgelse av leverandører Norsk Tipping vil invitere de leverandørene som best oppfyller kvalifikasjonskravene til å inngi tilbud. Ved overtallighet av kvalifiserte søkere vil utvelgelsen skje på bakgrunn av de som er best kvalifisert. Dette betyr at hvis flere enn 5 oppfyller kvalifikasjonskravene, vil kvalifikasjonssøknadene evalueres iht. hvem som best oppfyller de krav som vil være gjenstand for evaluering dvs. kravene under pkt Kravene i pkt er ikke gjenstand for evaluering utover godkjent/ikke godkjent. Side 10

11 5. INNLEVERING OG UTFORMING AV KVALIFIKASJONSSØKNAD 5.1 Innlevering av søknad - Søknaden skal leveres/sendes til den gateadresse/postadresse som angitt, jf. pkt Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Kvalifikasjonssøknad - NT Rammeavtale lagring o Søknaden skal leveres på elektronisk lagringsmedium (Minnepinne) med kun tilbudsbrevet på papir. - Sladdet versjon av søknaden skal være klargjort i henhold til pkt. 2.8 og skal kun inneholde informasjon som kan offentliggjøres. Denne versjonen skal være scannet og skal leveres på elektronisk lagringsmedium (Minnepinne). - Søknaden skal være Norsk Tipping i hende innen søknadsfristen. For sent innkomne søknader vil bli avvist. - Søknaden inklusive eventuelle vedlegg skal leveres på norsk. - Søknad levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. 5.2 Søknadens utforming Søknaden skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av beskrivelsen nedenfor. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Utforming av elektronisk versjon Elektronisk versjon av søknaden skal leveres uten katalogstruktur med filnavn og filformat som vist i tabell nedenfor. Utforming av sladdet elektronisk versjon Sladdet elektronisk versjon av søknaden skal leveres som 1 - en PDF-fil med følgende filnavn: «Sladdet versjon.pdf» Tabell Utforming av søknaden Kapittel Innhold 1. Søknadsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Søknadsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i kvalifikasjonsgrunnlaget. Brevet må inneholde navn, e-postadresse og mobil.nr til leverandørens kontaktperson. 2. Skatteattest for skatt og merverdiavgift (jf. pkt. Filnavn 1.0_Søknadsbrev 2.0_Skatteattest-skatt Filform at PDF 3.1). 3. Firmaattest (jf. pkt. 3.2). 3.0_Firmaattest PDF 4. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling (jf. pkt. 3.3) 4.1 Foretakets reviderte regnskap for 2015, inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. 4.2 Foretakets reviderte regnskap for 2014, inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. 4.3 Utskrift av tilgjengelige halvårsregnskap for 2016 med balanse, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsavslutning. 4.1_Årsregnskap _Årsregnskap _Halvårsregnskap Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 4.4_Kredittrating PDF PDF PDF PDF PDF Side 11

12 Kapittel Filnavn Filform Innhold at måneder fra tilbudsfristens utløp. 4.5 Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. 4.5_Eventuelt-regnskap PDF 5. Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner (jf. pkt. 3.4) 5.1 Dokumentasjon oppfølging sikkerhetshendelser 5.1_sikkerhet PDF 5.2 Dokumentasjon oppfølging kvalitet 5.2_oppfølging kvalitet PDF 5.3 Dokumentasjon relevant erfaring 5.3_relevant_erfaring PDF 5.4 Dokumentasjon gjennomføringsevne og kapasitet 5.4_gj.føringsevne_kapasitet PDF 5.5 Dokumentasjon ved bruk av underleverandører 5.5_underleverandører PDF 6. Signert taushetserklæring 6.0_signert_taushetserklæring PDF Side 12

13 6. VEDLEGG Filnavn Filformat Beskrivelse Bilag 1-Etiske retningslinjer for PDF leverandører Norsk Tipping stiller krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer Bilag 2-Taushetserklæring for eksterne PDF Taushetserklæring for eksterne skal signeres og vedlegges søknaden. Side 13