KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og III. for anskaffelse av. Internrevisjon. Anskaffelsesnr. NT

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter FOA del I og III for anskaffelse av Internrevisjon Anskaffelsesnr. NT Tilbudsfrist kl. 12:00

2 INNHOLD 1. INNLEDNING Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Anskaffelsens omfang Avtale og avtalemessige forhold Kunngjøring Fremdriftsplan GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN Anskaffelsesprosedyren Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Taushetsplikt Etiske retningslinjer Forbehold og avvik Oppdatering av konkurransegrunnlaget Vedståelsesfrist Tilleggsopplysninger Bruk av underleverandører Offentlighet KVALIFIKASJONSKRAV Lovbestemte krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avvisning av tilbud Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming VEDLEGG Side 2

3 1. INNLEDNING 1.1 Oppdragsgiver Norsk Tipping AS (Norsk Tipping) er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Norsk Tipping skal tilby attraktive spill i ansvarlige former, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene. Norsk Tipping har ca. 2 millioner kunder og omsatte i 2014 for ca. 26,9 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel. Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 400 ansatte. Selskapet har ca kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via internett og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapets har nå i sin produktportefølje: - Lotterispillene Lotto, VikingLotto, Joker, Keno, Eurojackpot og Nabolaget - Sportsspillene Tipping og Oddsen - Skrapespillet Flax - Nettbaserte spill Instaspill (KongKasino, Bingoria, Flax og Yezz) - Spillterminalene Multix og Belago som er utplassert hos våre forhandlere (kommisjonærer og lokalinnehavere) I tillegg opererer Norsk Tipping spillet Extra på vegne av ExtraStiftelsen Helse og Rehabilitering. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Norsk Tipping AS Postadresse: Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Gateadresse: Måsåbekkvegen 20, 2315 Hamar E- NT @norsk-tipping.no postadresse: Eventuelle spørsmål skal rettes til ovennevnte e-postadresse. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen. 1.2 Anskaffelsens formål Norsk Tipping etablerte høsten 2012 revisjonsutvalg og internrevisjon. Styret har fastsatt «Instruks for Internrevisor i Norsk Tipping», hvor det framgår at internrevisors formål er å bistå styret og ledelsen i Norsk Tipping med å utøve god virksomhetsstyring, og skal evaluere og bidra til å forbedre de styrings- og kontrolltiltak som er etablert for risikostyring, intern kontroll og måloppnåelse i selskapet. Formålet med anskaffelsen er å inngå avtale med et kvalifisert selskap til å ivareta denne funksjonen og i samsvar med styrets instruks for internrevisor. Instruksen følger vedlagt konkurransegrunnlaget. Side 3

4 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. Leverandør må kunne levere samtlige forespurte tjenester. 1.4 Anskaffelsens omfang Anskaffelsen er estimert til mellom 2 og 4 MNOK (ekskl. mva.) over en periode på 4 år. Dette er kun et estimat og er ikke å anse som bindende for oppdragsgiver. Avtaleperioden er på 3 år, med opsjon på forlengelse på ytterligere 1 år, slik at total mulig lengde på avtalen blir 4 år. 1.5 Avtale og avtalemessige forhold Det skal inngås avtale(r) med én 1 leverandør. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen ( og i den europeiske databasen TED ( 1.7 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Dato Tidspunkt Kunngjøring i Doffin og TED Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl. 12:00 Frist for å levere tilbud kl. 12:00 Meddelelse om tildeling Karensperiodens utløp Signering av avtale (Etter styrets godkjenning) Tidsplanen er tentativ og kan endres. Eventuelle endringer i tidsplanen etter tilbudsfrist vil bli sendt skriftlig til alle tilbydere. 2. GENERELLE KRAV TIL ANSKAFFELSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA av 07. april 2006 nr. 402). Anskaffelsen gjennomføres etter forskriftens del I og del III (over EØS-terskelverdi). Tildeling av avtale vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene(jf ) vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Tilbyderen oppfordres derfor til å gi sitt beste tilbud. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA (1)f. Side 4

5 Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og stille spørsmål ved eventuelle uklarheter. Henvendelsen skal skje skriftlig til oppdragsgivers e-postadresse jf. pkt Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av avtalen(e), jf. bilag Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra Side 5

6 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ avtale eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jf. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA (1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må i sitt tilbudsbrev vedstå seg sitt tilbud i tre - 3 måneder fra tilbudsfrist. 2.8 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e- postadresse, jf. pkt. 1.1, innen utløp av spørsmålsfristen som er angitt i pkt Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at også dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-postadresse, jf. pkt Hvis skriftlig forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget eller kravspesifikasjon er fremsatt innen spørsmålsfristen, jf. pkt. 1.8 skal Norsk Tippings svar offentliggjøres via Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 2.9 Bruk av underleverandører Hvis det benyttes underleverandører for deler av oppdraget skal dette oppgis og godkjennes av Norsk Tipping. Ved bruk av underleverandører gjelder følgende: Leverandøren skal gi en oversikt over underleverandører og samarbeidspartnere som kan være aktuelle og eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over deres antatte bidrag (prosentandel av totalt volum). Beskrivelsen av underleverandører skal for øvrig skje i tilknytning til de relevante punktene og i henhold til disposisjonen der. Leverandøren må bekrefte at han reelt disponerer over ressursene som tilbys fra underleverandører. Norsk Tipping skal kun forholde seg til leverandøren som gir Side 6

7 tilbudet, og som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne. Norsk Tipping forbeholder seg retten til å godkjenne valg av underleverandører. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren. Leverandøren skal oppgi hvordan samarbeidsrelasjonene mellom leverandøren og underleverandøren(e) er fundert og organisert, og om det dreier seg om en varig samarbeidsrelasjon og eventuelt tidsaspektet for forholdet. Leverandøren skal gi en kort beskrivelse av underleverandørens organisasjon, selskapsform og eierstruktur, samt navn på daglig leder. Økonomiske krav mot Norsk Tipping kan bare fremsettes av hovedleverandøren Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. Side 7

8 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Lovbestemte krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. innbetaling av skatt og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attest for skatt og merverdiavgift leveres av Skatteetaten og kan bestilles via Altinn. Se: Utenlandske selskaper: Skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dersom deres myndigheter ikke utsteder slike dokumenter, skal tilbyderen legge ved en erklæring om at skatter og merverdiavgift er betalt. Erklæringen skal være bekreftet og signert av bedriftens økonomiansvarlige og revisor. Dokumentene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norsk selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Det kreves tilfredsstillende økonomi Dokumentasjonskrav Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for siste år. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Siste tilgjengelige delårsregnskap med balanse for inneværende år, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av saklige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Norsk Tipping har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik saklig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. Side 8

9 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Med tilsvarende menes internrevisjon hos større statlig eller børsnotert selskap. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de metode, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av avtalen/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Og / eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Side 9

10 4. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1 Avvisning av tilbud Oppdragsgivers plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbud framkommer av FOA og Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1 (2). 4.3 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterier Vekt Konkretisering av hva som vil bli evaluert TK 1 Pris 40% Alle priselementer / priskrav, herunder krav Bilag 1 kapitel 3.5. TK 2 Kompetanse & Metode 30% Krav i Bilag 1 kapitel 3.2 Metode og 3.3 Kompetanse TK3 Gjennomføring 30% Krav i kapitel 3.4 Gjennomføring og 3.1 Standard krav 5. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud - Tilbudet skal leveres/sendes til den gateadresse/postadresse som angitt, jf. pkt Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud - NT Tilbudet skal leveres på elektronisk lagringsmedium (Minnepinne) med kun tilbudsbrevet på papir. - Sladdet versjon av tilbudet skal være klargjort i henhold til pkt og skal kun inneholde informasjon som kan offentliggjøres. Denne versjonen skal være scannet og skal leveres på elektronisk lagringsmedium (CD/DVD/Minnepinne). - Tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. - Tilbudet inklusive eventuelle vedlegg skal leveres på norsk. - Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av beskrivelsen nedenfor. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter Side 10

11 besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Utforming av elektronisk versjon Elektronisk versjon av tilbudet skal leveres uten katalogstruktur med filnavn og filformat som vist i tabell nedenfor. Utforming av sladdet elektronisk versjon Sladdet elektronisk versjon av tilbudet skal leveres som 1 - en PDF-fil med følgende filnavn: «Sladdet versjon.pdf» Tabell Utforming av tilbud Kapittel Innhold Filnavn Filformat 1. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget, utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Brevet må inneholde navn, e-postadresse og mobil.nr til leverandørens kontaktperson. 1.0_Tilbudsbrev PDF 2. Skatteattest for skatt og merverdiavgift (jf. pkt. 3.1). 2.0_Skatteattest-skatt PDF 3. Firmaattest (jf. pkt. 3.2). 3.0_Firmaattest PDF 4. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling (jf. pkt. 3.3) 4.1 Foretakets reviderte regnskap for 2014, inkl. 4.1_Årsregnskap-2014 PDF styrets årsberetning og revisorerklæring. 4.2 Utskrift av tilgjengelige halvårsregnskap for 4.2_Halvårsregnskap-2015 PDF 2015 med balanse, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsavslutning. 4.3 Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 4.3_Kredittrating PDF måneder fra tilbudsfristens utløp. 4.4 Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. 4.4_Eventuelt-regnskap PDF 5. Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner (jf. pkt. 3.4) Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tekn_Faglig_Kval PDF 6. Dokumentasjon ved bruk av underleverandører (dersom ingen underleverandører vil bli benyttet skal kapittel 8 ikke fylles ut). For hver underleverandør skal følgende dokumenteres: Beskrivelse av hvilke underleverandører og samarbeidspartnere som kan være aktuelle og eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over deres antatte bidrag. Redegjørelse for at leverandøren reelt disponerer over ressursene som tilbys fra underleverandører. Det skal oppgis hvordan samarbeidsrelasjonene mellom leverandøren og underleverandøren(e) er fundert og organisert, og om det dreier seg om en varig 6.0_Underleverandører PDF Side 11

12 Kapittel Innhold Filnavn Filformat samarbeidsrelasjon og eventuelt tidsaspektet for forholdet. Det skal gis en kort beskrivelse av underleverandørenes organisasjon, selskapsform og eierstruktur, samt navn på daglig leder. 7. Leverandørens besvarelse av krav Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon 9.1_Bilag2-Løsningsbeskriv docx Bilag 2b Kompetansematrise 9.2_Bilag2b_Kompetanse xlsx Bilag 6 Administrative bestemmelser 9.2_Bilag6-Adm docx Bilag 7 Pris og prisbestemmelser 9.3_Bilag7-Pris docx Bilag 12 Taushetserklæring for eksterne 9.4_Bilag12-Taushet PDF Side 12

13 6. VEDLEGG Filnavn Filformat Beskrivelse Side 13