KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Anskaffelse av

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Anskaffelse av Leasingbiler til åpen omsorg Tilbudsfrist

2 2 Innholdsoversikt: 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens omfang Avtalens verdi Avtaleperiode Avtalebestemmelser GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Oppdateringer av konkurransegrunnlaget Tilbudskonferanse/informasjonsmøte Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Vederlag Avlysning av konkurransen og totalforkastelse KRAV TIL LEVERANDØREN Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav: Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling Leverandørs økonomiske og finansielle stilling Krav til lærlingekontrakt Retur og gjenvinning av brukt emballasje returordning... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4 KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming og levering Språk Forbehold og avvik Taushetsplikt Offentlighet Habilitet FRISTER, LEVERING OG TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN Innleveringsfrist Innlevering av tilbud Innhold og organisering av tilbudet Utarbeidelse og levering av tilbud Vedståelsesfrist Tidsplan for behandling av tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Tildelingskriterier Pris Kvalitet Miljø xx Feil! Bokmerke er ikke definert. 6.2 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode OVERSIKT OVER VEDLEGG... 11

3 3 8 OPPFORDRING TIL LEVERANDØRENE... 11

4 4 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Bjugn kommune Mer informasjon om kan du finne på hjemmesidene: Anskaffelsens omfang Anskaffelse av biler til bruk vesentlig i åpen omsorg. Ved leie gjøres det oppmerksom på at det er snakk om operativ leie/leasing dvs at en ikke avtaler utkjøpspris etter endt periode. Det ønskes tilbud på 100 % finansiering av leasingen. Finansieringen kan gis av finansieringsselskap. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen er gitt i Kravspesifikasjonen, vedlegg Avtalens verdi Avtalen har en estimert verdi på ca kr , ekskl. mva. Antatt avtaleverdi er kun av informativ karakter og Oppdragsgiver er ikke bundet av denne. 1.4 Avtaleperiode Avtalen gjelder fra til Avtalebestemmelser Bindende avtale er sluttet når avtaledokumentene er signert av begge parter. Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt leverandør med utgangspunkt i antatt anbud. Dette konkurransegrunnlaget, leverandørens tilbud og prisskjema vil inngå som en del av kontrakten. Oppdragsgiver ønsker primært en leverandør men forbeholder seg retten til å velge flere leverandører. 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser 16. juni 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Informasjon om regelverket er å finne på Nærings- og fiskeridepartementets Internettsider

5 5 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. og som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de andre tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser. Det er derfor leverandørens ansvar å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 2.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin. 2.4 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han be om tilleggsopplysninger. Frist for å be om tilleggsopplysninger, se kap. 5. Spørsmål som kommer etter spørsmålsfristen vil ikke bli besvart. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til Oppdragsgiver. 2.5 Oppdateringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli sendt til alle leverandører som har meldt sin interesse. 2.6 Tilbudskonferanse/informasjonsmøte Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse/informasjonsmøte. 2.7 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 2.8 Tilbud på deler av oppdraget Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.9 Vederlag Leverandøren har ikke krav på noen form for godtgjørelse for deltakelse i informasjonsmøte eller ved utarbeidelse av tilbudet Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkast alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det.

6 6 Dfaff 2.11 Tilbudsåpning: Det vil ikke bli gjennomført offentlig tilbudsåpning. Det vil bli ført protokoll fra tilbudsåpningen 2.12 Anbudsåpning og evaluering av tilbudene I evalueringsprosessen blir det lagt tallverdier på volum ut fra kjente størrelser. De tallstørrelser som framkommer på en tilbudsåpning vil derfor kunne avvike i forhold til hva som blir lagt til grunn ved endelig valg av leverandør. Det vil også bli lagt vekt på kriterier som driftskostnader, opplæring, service osv. Tilbudsåpningen vil derfor inneholde en ren registrering av innkomne tilbudspriser og har ingen avtalerettslige føringer. Tilbyderne kan derfor ikke påberope seg protokollen for tilbudsåpningen som grunnlag for rettskrav om kontrakt for levering.

7 7 3 KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal i sitt tilbud beskrive og dokumentere at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Kun leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud vurdert Obligatoriske krav: Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht: - Skatteinnbetaling - Merverdiavgift Dokumentasjonskrav - Skatteattest for Skatt - Skatteattest for Merverdiavgift Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Leverandøren planlegger å benytte underleverandører må det leveres attester også for disse. I Norge utstedes attestene av skatteoppkreverkontoret og skattekontoret. Leverandør fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor leverandøren er etablert Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskap: Firmaattest Utenlandske selskap: Attest på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i det land leverandøren er etablert Leverandørs økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. 3.2 Krav til lærlingekontrakt Oppdragsgiver krever at valgt leverandør (norske leverandører) har tilknytning til offentlig godkjent lærlingeordning gjennom hele avtaleperioden. Leverandøren forplikter seg til å ta inn lærlinger innenfor det aktuelle fagområdet. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal dokumentere at de er godkjent som lærebedrift i hht. Opplæringslova med forskrift. Godkjenningen må ikke være eldre enn to år fra siste avslutta læreavtale eller opplæringskontrakt. Dokumentasjonen skal gis senest ved avtaleinngåelse.

8 8 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering Tilbudet sendes/leveres i 2 ( to ) eksemplarer i lukket nøytral konvolutt merket: Tilbud kjøretøy til åpen omsorg. I tillegg skal det leveres et «sladdet» eksemplar som er offentlig. Tilbudet kan ikke leveres pr e-post eller pr. telefaks. Tilbudet skal ettersendes pr e-post på forespørsel fra Oppdragsgiver. 4.2 Språk Tilbudet, vedlegg og dokumentasjon skal foreligge på norsk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. 4.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen/ avtale eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart gå fram av tilbudet. Forbehold skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og skal tas inn i tilbudsbrevet slik at Oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet blir avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 4.4 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll blir, inntil valg av leverandør er bestemt, unntatt offentlighet, jfr. offentleglova av nr Oppdragsgiver ber om at leverandøren i en sladdet versjon av sitt tilbud avmerker hva de mener er taushetsbelagt informasjon knyttet til det innleverte tilbudet. Ved begjæring om innsyn, skal Bjugn kommune uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Bjugn kommune plikter å unnta de fra offentlighet. Den sladdede utgaven skal være slik at teksten som er sladdet ikke kan rekonstrueres. Dette er leverandørens ansvar. 4.6 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av forskrift om offentlige anskaffelser gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven kapittel 2 og kommuneloven 40 nr. 3.

9 9 5 FRISTER, LEVERING OG TIDSPLAN FOR KONKURRANSEN 5.1 Innleveringsfrist Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende senest kl Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert rettidig. 5.2 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres: Bjugn kommune v/økonomisjef Geir Aune 7160 Bjugn 5.3 Innhold og organisering av tilbudet Etterspurte dokumenter skal legges ved tilbudet etter følgende struktur og innhold: Avtaledokumenter Dokumentene legges under steget «Dokumenter» Tilbudsbrev Forbehold Besvarelse kravspesifikasjon Prisskjema Sladdet tilbud Komplett tilbud i pdf, se pkt. 4.5 Kvalifikasjonskrav Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift Dokumentene legges ved hvert krav under steget «Kvalifikasjonskrav» 5.4 Utarbeidelse og levering av tilbud Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette dokument med vedlegg. 5.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til og klokkeslett Tidsplan for behandling av tilbud Oppdragsgiver har lagt opp følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for innlevering av tilbud 5. februar kl Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 29. januar Meddelelse om valg av tilbud (tentativt) Uke 8 Karensperiode (tentativt) Uke 10 Vedståelsesfrist AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Bare tilbud som er levert av kvalifiserte leverandører og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder avtaleforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene.

10 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktig for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av tildelingskriteriene angitt nedenfor. - Det økonomisk mest fordelaktige anbud vurdert ut fra: Pris /lønnsomhet (70%) Service (15%) Miljøhensyn (15%) - Tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i anbudsgrunnlaget, vil kunne bli avvist. - Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å akseptere eller forkaste et hvert anbud/tilbud i henhold til Forskriftene for offentlige anskaffelser Det gjøres oppmerksom på at dette er de tildelingskriterier som blir vurdert på valg av leverandør når denne ellers er kvalifisert. Følgende forhold kan medføre diskvalifisering: konkurs, negativ egenkapital, uriktige erklæringer, offentlige betalingsrestanser og mangelfullt tilbud. Det gjøres oppmerksom på at det kan bli ønskelig å ha ulike modeller/motorstørrelser. Ved evalueringen vil de forskjellige kriterier bli vurdert etter en skala fra 1til 10. Beste leverandør på hvert tildelingskriterium vil få karakteren 10. Karakterene for de øvrige leverandører settes deretter forholdsmessig. Karakterene vektes og summeres i en totalkarakter for hver leverandør. Leverandøren som oppnår høyest totalkarakter vil bli tildelt avtale Pris Krav til leverandørens beskrivelse/dokumentasjon Utfylt prisskjema Hvordan Oppdragsgiver vil vurdere tildelingskriteriet Vi vil vurdere leverandørens priser for de produkter som er oppgitt i prisskjema Service Krav til leverandørens beskrivelse/dokumentasjon Beskrivelser i kravspesifikasjon pkt Hvordan Oppdragsgiver vil vurdere tildelingskriteriet Besvarelsen på dette punktet Miljø Krav til leverandørens beskrivelse/dokumentasjon Beskrivelser i kravspesifikasjon pkt 1.3 Hvordan Oppdragsgiver vil vurdere tildelingskriteriet Konkrete utslipp

11 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem Oppdragsgiveren har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en karensperiode fra tildelingen gjøres kjent til avtalesignering er planlagt gjennomført (avtaleinngåelsen). Dersom Oppdragsgiveren finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. 7 OVERSIKT OVER VEDLEGG Vedlegg: 1 Kravspesifikasjon 2 Prisskjema 8 OPPFORDRING TIL LEVERANDØRENE Vi anbefaler alle leverandører til å lese grundig igjennom konkurransegrunnlag med vedlegg og oppfordrer på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlag med vedlegg. Oppdragsgiver har i liten grad anledning til å etterspørre opplysninger og leverandøren må i sitt tilbud besvare alle spørsmål på en best mulig måte. Leverandøren må i tilbudsbrevet bekrefte at de har satt seg grundig inn i konkurransedokumentene og at tilbudet er utarbeidet i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget med vedlegg. Videre må det bekreftes at alle forhold, krav og vilkår er akseptert. Eventuelle forbehold/avvik må klart fremgå av tilbudsbrevet. Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. kan medføre avvisning. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å etterspørre dokumentasjon på at etterspurte krav er oppfylt gjennom hele avtaleperioden. Bjugn 6/ Geir Aune Økonomisjef