KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II (Konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten prekvalifisering)

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II (Konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten prekvalifisering) for anskaffelse av Levering av blomster og stell av inneplanter Saksnr. STAB Tilbudsfrist: kl. 12:00

2 Innhold 1 Generell beskrivelse Oppdragsgiver Formål, offentlighet og varighet Anskaffelsens formål Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kontraktens varighet Kunngjøring Anskaffelsens omfang/verdi Viktige datoer Offentlighet Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Etiske retningslinjer Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Befaring Tildelingskriterier Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Side 2

3 1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Norsk Tipping AS er landets ledende spillselskap, med staten som eneeier. Selskapets formål er å kanalisere nordmenns spillelyst inn mot et moderat og ansvarlig tilbud som ikke skaper samfunnsmessige problemer. Innenfor de rammer som er fastlagt av myndighetene skal selskapet tilby attraktive og ansvarlige spill, og generere overskudd til samfunnsnyttige formål. Norsk Tipping har mer enn 2 millioner kunder og omsatte i 2010 for omlag 14,8 milliarder kroner. Overskuddet av spillene fordeles mellom idrett, kultur og humanitære/ samfunnsnyttige organisasjoner etter en egen fordelingsnøkkel (se Norsk Tipping holder til på Hamar og har ca. 370 ansatte. Selskapet har over 4000 kommisjonærer (forhandlere) spredt over hele landet, hvor kunder kan innlevere sine spill. Selskapet tilbyr også spill via Internett og mobilkanalen. Lotteri- og stiftelsestilsynet fører tilsyn med selskapets spillvirksomhet. Selskapet har i sin produktportefølje spillene: Tipping, Oddsen, Lotto, Viking Lotto, Extra, Joker, Keno, Flax, Multix og Belago spillterminal. Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Navn: Postadresse: Gateadresse: e-post Norsk Tipping AS Postboks 4414 Bedriftssenteret, 2325 Hamar Jønsrudvn. 21, inng. Måsåbekkvn., 2315 Hamar Stab @norsk-tipping.no Eventuelle spørsmål skal rettes til ovennevnte epostadresse. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen. Kontakt med andre kan medføre avvisning fra konkurransen. Se dog pkt. 5 vedrørende ønske om befaring. 2 Formål, offentlighet og varighet 2.1 Anskaffelsens formål Norsk Tipping ønsker tilbud på - levering og stell av inneplanter - levering av blomsterbuketter og dekorasjoner Side 3

4 Levering og stell av inneplanter: Konkurransegrunnlag del I og II - Åpen I flere av Norsk Tippings felleslokaler, møterom og kontorer er det grønne planter, både enkeltvis og sammenplantinger i blomsterkasser og potter av ulike størrelser. Norsk Tipping skal inngå en avtale om vedlikehold og stell av disse til en timebasert pris. Stellet av plantene inkluderer ikke vanning, da det utføres av vaktselskapet. Norsk Tipping vil bestille stell etter behov. Arbeidsoppgaver Stell av planter etter behov i fellesarealer, møterom og kontorer. Utskifting av grønne planter etter ønske fra oppdragsgiver. Leverandøren skal fjerne emballasje og annet avfall. Norsk Tipping skal godkjenne valg av plantesorter før levering. Arbeidene skal utføres på dagtid. Tilbyder må utlevere en prisliste på relevante planter som kan benyttes. Planter som er allergi fremkallende skal ikke benyttes. Tilbyder skal vedlegge bilder av planter som kan benyttes. Det skal leveres en prisliste på materialer som benyttes i forbindelse med stell av planter Levering av blomsterbuketter og dekorasjoner: Norsk Tipping handler erfaringsmessig friske blomster for ca. kr årlig. Det omfatter både dekorasjoner til selskapets resepsjon, levering av buketter til vinnere, ansatte og forretningsforbindelser hovedsakelig i Norge. Faste leveringer En dekorasjon til resepsjonen ukentlig, fortrinnsvis hver mandag 2-4 blomstrende planter til bord i resepsjonen ca ganger i året. Dekorasjoner, blomsterbuketter, bordpynt og annet ved bestilling fra NT, for eksempel til årsmøte, jul eller andre arrangement. Juleblomster/-dekorasjoner i desember til fellesarealene på huset. Millionærbuketter etter bestilling. Levering av blomster til krukker og kasser ved inngang og terrasse Tilbyder bes derfor å vedlegge tilbudet bilder av typiske leveranser som tilbyder selv har produsert: Dekorasjon til resepsjon (leveres etter sesongens blomster eller andre dekorelementer) pris kr (inkludert levering, skål, vase eller annet som leverandøren tar i retur ved utskifting). Borddekorasjon (leveres etter sesongens blomster eller andre dekorelementer), pris ca Klassisk, fargerik bukett med blandede blomster, millionærbukett kr Side 4

5 Dekorasjoner og blomsterbuketter skal vise variasjon og ha minimum 5 dagers holdbarhet. Oppdragsgiver ønsker å ha kun én leverandør å forholde seg til ved bestilling av blomster som skal leveres andre steder enn til Norsk Tippings lokaler på Hamar. Det er derfor nødvendig at den valgte leverandøren kan besørge levering av blomsterhilsener over hele landet og evt. internasjonalt, gjerne ved hjelp av underleverandører eller organisasjoner. For å kunne effektivisere bestilling så mye som mulig, ønsker oppdragsgiver å inngå avtale med én leverandør, hvor det på forhånd er avtalt størrelse og pris på de vanligste leveransene. Leveringstider: Tilbyder må oppgi bestillingstid for levering: - samme dag Hamar og omegn - Norge for øvrig 2.2 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Samt følgende vedlegg. Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Nei Vedlegg 1: Oppdragsgivers beskrivelse av Oppdraget/kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prismatrise Vedlegg 3: Rammeavtale Vedlegg 4: Bilag 1 til rammeavtalen Vedlegg 5: Oversikt over inneplanter Vedlegg 6: Etiske retningslinjer Vedlegg 7: Taushetserklæring for leverandør Vedlegg 8: HMS-erklæring 2.4 Kontraktens varighet Kontraktsperioden er 3 år. For kontrakten gjelder opsjon for Norsk Tipping til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 år, slik at total mulig kontraktslengde blir 4 år. Side 5

6 2.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se Anskaffelsens omfang/verdi Avtalen vil innebære en forventet omsetning på ca. kr i løpet av en fireårsperiode. 2.7 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud , kl. 12:00 Tilbudsåpning , kl. 14:00 Tilbudets vedståelsesfrist , kl. 12:00 Meddelelse om tildeling Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2.8 Offentlighet Norsk Tipping er ikke underlagt offentleglova. Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Norsk Tipping hovedprinsippene om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere levere to eksemplarer av tilbud med vedlegg 1. Ordinært dokument hvorav ett papirbasert og ett elektronisk 2. Sladdet versjon som kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. Denne versjonen kan leveres kun på elektronisk lagringsmedium (ikke e-post) hvis ønskelig. Det framgår av FOA 3-5 at oppdragsgiver ikke skal gi opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Hvilke opplysninger som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, vil måtte bero Side 6

7 på en konkret vurdering, avhengig av blant annet anskaffelsens art og hvilke opplysninger dette gjelder. Det skal svært mye til å kunne unnta alt i et tilbud. Det som tilbyder ber om å unntas (som sladdes) må dermed begrunnes i det foranstående. En slik begrunnelse for hva som ønskes unntatt offentlighet, må derfor sendes med den sladdede versjonen. Følgende godtas vanligvis som unntatt offentlighet: Enhetspriser, produksjonsmetoder, patenterte løsninger, egenutviklede prosesser og metoder o.l. 2.9 Kostnad ved utarbeidelse av tilbud Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet skal dekkes av tilbyder. Innleverte tilbud blir ikke returnert. 3 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til oppdragsgivers e-post jfr. Pkt Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Side 7

8 3.3 Etiske retningslinjer Norsk Tipping er en offentlig eid virksomhet som ønsker å bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Norsk Tipping stiller derfor krav til leverandører om at de varer og tjenester som anskaffes ikke er i strid med gjeldende lover og regler 1, samt Norsk Tippings etiske retningslinjer. Norsk Tippings leverandører og avtalepartnere må derfor respektere grunnleggende miljøkrav, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. Varer og tjenester som leveres til Norsk Tipping skal være fremstilt under forhold som er forenlige med kravene angitt nedenfor. Kravene bygger på sentrale FN konvensjoner, ILO - konvensjoner 2 og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonsstedet, og er kun angitt som minimumsstandarder. Samtidig skal leverandøren respektere FNs verdenserklæring om menneskerettigheter. For øvrig henvises til lov om offentlige anskaffelser 1, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 1-1, annet pkt., hvor det fremgår følgende: Forskriften skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Norsk Tippings etiske retningslinjer for leverandører vil være del av kontrakten 3.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. 1 Herunder lovgivning i leveransens opprinnelses- og bearbeidingsland. 2 International Labour Organization (ILO) er FNs internasjonale særorganisasjon for arbeidslivet. ILO er en sammenslutning av representanter for verdens regjeringer, arbeidstakerorganisasjoner og arbeidsgiverorganisasjoner. ILO har nedfelt mange konvensjoner der de viktigste og mest sentrale konvensjonene omtales som ILOs kjernekonvensjoner. Mer informasjon om kjernekonvensjonene kan lastes ned fra Side 8

9 Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 2.7 ovenfor. 3.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers e- post. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers e-post. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref. saksnummer: Stab , se dog pkt. 5 vedrørende befaring. Side 9

10 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt. Skatteattest for merverdiavgift. En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring (gjelder ikke ved varekjøp). 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 10

11 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Det kreves tilfredsstillende økonomi Konkurransegrunnlag del I og II - Åpen Dokumentasjonskrav Resultatregnskap og balanse m/noter, samt årsberetning og revisors beretning for siste år. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn dato for utlysning av anskaffelsen. Resultatregnskap og balanse for siste halvår, dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Norsk Tipping for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Krav Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjonskrav Faglig kompetanse og kapasitet til å gjennomføre oppdraget God erfaring fra tilsvarende oppdrag Miljøkrav Leverandøren skal beskrive sin faglige kompetanse relatert til anskaffelsen, herunder beskrivelse av kompetanse / erfaring for ansvarlig kontaktperson og øvrig personell som tilbys for jobben. Fremleggelse av relevante mesterbrev eller fagbrev. Beskrivelse av leverandørens organisasjon og personellet han råder over. Oversikt over oppdragsgivere for tilsvarende avtaler. Beskrivelse av bedriftens rutiner og systemer knyttet til: o o o kjemikalievalg og -håndtering sporbarhet av råvarer gjenvinning /minimering av emballasje og avfall Side 11

12 4.5 Befaring Konkurransegrunnlag del I og II - Åpen Tilbyderne oppfordres til å komme på befaring på Norsk Tipping. Befaring kan avtales med Gustav Thorsrud på e-post gustav.thorsrud@norsk-tipping.no eller via mobiltelefon Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris matrise % Ferdig utfylt prisskjema. Pris matrise 1.2 (pris for variable leveringer) 35 % Ferdig utfylt prisskjema. Kvalitet / kreativitet / oppgaveforståelse: 35 % Kvalitet: Kreativitet: Oppgaveforståelse: Referanseliste med kontaktpersoner fra relevante oppdrag. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kontakte referansene om hvordan oppdraget er utført mtp. hvordan oppdraget er utført, punktlighet, kreativitet, kvalitet på blomster etc. Besvares i kravspesifikasjonen. Kreativitet blir vektlagt på grunnlag av innleverte bilder av typiske leveranser referert til i punkt 2.1 og i kravspesifikasjon, samt dialog med oppgitte referanser. Besvares i kravspesifikasjonen. Det vil også bli lagt vekt på tilbyders redegjørelse på hvordan han vil løse oppdraget på best mulig måte for oppdragsgiver i henhold til de skisserte oppgavene i pkt Besvares i kravspesifikasjonen. Side 12

13 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til den gateadresse som er angitt i dette dokumentets avsnitt 1.1. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Stab " Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres på elektronisk medium (ikke e-post). I tillegg skal tilbudet skal være klargjort i henhold til pkt. 2.8 (sladdet versjon). Denne versjonen skal leveres sammen med det øvrige tilbudet. Denne versjonen kan om ønskelig leveres kun på elektronisk medium (dog ikke e-post). Tilbudet skal være Norsk Tipping i hende innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen. 6.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av nedenstående tabell. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. 1 Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget og i utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må framkomme her, og være angitt i henhold til de bestemmelser om forbehold og avvik som er angitt i dette konkurransegrunnlaget. Brevet må inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2 Skatteattest for skatt. Jf Skatteattest for mva. Jf Side 13

14 4 HMS-egenerklæring, Jf Firmaattest. Jf Foretakets siste års reviderte regnskap, inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring jf Utskrift av halvårsregnskap dersom det er mer enn 7-8 måneder siden siste årsavslutning, Jr Dokumentasjon på tekniske og faglige kvalifikasjoner, Jf Leverandørens svar på evt. øvrige kvalifikasjonskrav Leverandørens svar på dokumentasjonskrav i forhold til tildelingskriterier, Jf. 5. Ytterligere kontraktsbilag som helt eller delvis skal utfylles av leverandøren. Inklusive prisbilag, kompetansematrise, dokumentasjon av miljøkrav og annet som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Side 14