Innspill til høringssuttalelse IHR-studier: rutineendringer i godkjennings- og innpassingsarbeid

Transkript

1 Universitetet i Oslo Sosialantropologisk institutt Notat Til: Det samfunnsvitenskapelige fakultet Dato: 10. september 2012 Innspill til høringssuttalelse IHR-studier: rutineendringer i godkjennings- og innpassingsarbeid Vi viser til SV-fakultetets forslag til høringsuttalelse om rutineendringer i godkjennings- og innpassingsarbeid, samt til rapporten Forslag til rutineendringer i godkjennings- og innpassingsarbeidet fra plangruppe IHR studieadministrasjon. Situasjonsbeskrivelse Vi er enige i at godkjenningsfeltet kan være komplekst og involverer kommunikasjon i mange ledd, noe som bidrar til lang saksbehandlingstid, men lang saksbehandlingstid reflekterer ikke minst nettopp kompleksiteten. At mangel på felles rutiner og retningslinjer har ført til lokale praksiser, kjenner vi oss ikke igjen i hvis det her siktes til instituttnivå. Muligens eksisterer det (uønskede?) forskjeller mellom fakultetene. Enkeltpersoner opparbeider erfaringsbasert spesialkompetanse på godkjenningsfeltet, men mye av kompetansen sitter i systemet bl.a. ved at den videreføres gjennom opplæring når en ny person skal inn i stillingen. På enkle og vanlige typer av godkjenningssaker har administrasjonen tilgang til oversikter over tidligere godkjenningsvedtak. Mer komplekse godkjenningssaker krever grundig vurdering med dyp kunnskap til eget fagområde, emner og studieprogram, noe administrasjonen opparbeider seg over tid og som fordrer nært samarbeid med vitenskapelig ansatte. Det er uheldig at studentene opplever lang saksbehandlingstid og er enige i at man bør søke å korte den ned. Det er ugunstig hvis studentene møter lokale varianter av søknadsskjemaer og nettinformasjon, dersom det ikke er faglige særegenheter som ligger til grunn for forskjellene. At dette særlig gjelder studenter som vil ha innpasset emner ved et annet fakultet enn de har programtilhørighet til, forstår vi ikke: SV-fakultetets programstudenter som søker godkjenning av emner fra andre fakulteter, stiler sine godkjenningssøknader til SV-fakultetet som ved behov (eks. vurdering av støttegruppe) sender søknaden videre til institutter ved andre fakulteter der studenten har sine emner fra. Postadresse: Postboks 1091 Blindern, 0317 Oslo E-post: henvendelser@sai.uio.no

2 2 Plangruppen nevner at det er mange kontaktpunkter for studentene. Det gjelder antakelig ikke for SVfakultetets programstudenter som forholder seg til SV-fakultetet ved søknad om godkjenning. Når studentene planlegger sitt utdanningsløp derimot, vil de måtte forholde seg til flere kontaktpunkter (fortrinnsvis eiere av fagfordypningsemnene og støttegruppe-emnene). Kunnskapen om mulighet for senere godkjenning av eksterne emner er nært knyttet til fagene og kan vanskelig ligge annet sted enn på institutt-nivå. Det er uheldig hvis studentene er usikre på selve søkeprosessen, noe som bør kunne bøtes på med bedre informasjon på web der det er behov. Usikkerhet rundt utfallet av en søknad ligger i sakens natur; med et stort antall emner fra alle verdenshjørner er det ikke gitt at all ekstern utdanning vil godkjennes og kunne passes inn i en grad ved UiO. Reell forhåndsgodkjenning av emner/emnepakker, som kan minke eller eliminere usikkerheten, diskuteres nedenfor. Vi sier oss enige i plangruppens konklusjoner om lite ressursbesparelsespotensiale på saksfeltet. Vi kan vanskelig se at de foreslåtte tiltakene nødvendigvis vil gi økt tilfredshet hos medarbeidere og studenter, men ønsker velkommen en kompetansebevaring og -heving på feltet. Sakstyper Plangruppen deler saker inn i følgende typer: 1. Innpassing av norsk ekstern utdanning enkle saker 2. Forhåndsgodkjenninger generelle og spesifikke 3. Registering av beståtte forkunnskapskrav til emner 4. Innpassing av norsk utdanning tunge saker 5. Innpassing av utenlands utdanning (enkle og tunge saker) Sakstype 4 «Innpassing av norsk utdanning tunge saker» ser i Plangruppens rapport ut til å omfatte kun ukjent norsk utdanning. Er kjent norsk utdanning av «tung» karakter utelatt fra betraktningene? Denne sakstypen utgjør mye av instituttenes godkjenningsarbeid og bør derfor både inkluderes og kommenteres. Ingen av Plangruppens skisserte «dagens flyt» favner godkjenning av ekstern utdanning i forbindelse med opptakssøknad til master. Disse mottas i dag direkte på institutt. Inndelingen i sakstypene 1-5, delvis basert på inndelingen enkle tunge saker, og norsk utenlands utdanning, gjenspeiler ikke helt virkeligheten. Definisjonen av «enkel» og «tung» bør kanskje knyttes til nødvendig saksbehandlingsprosess mer enn til type emne/utdanning eller hvor mange ledd saksbehandlingen består av. En sak som tilsynelatende virker «enkel» (eks. frie emner) kan likevel vise seg å kreve en grundig og fagnær vurdering. Noe utenlandsk utdanning kan behandles «enkelt» selv om den er utenlandsk. En mer hensiktsmessig inndeling av saker kan gjøres på bakgrunn av om saken krever (faglig) vurdering ved institutt (eventuelt sentral kompetanseenhet) eller ikke. Vi tillater oss derfor å komme med forslag til ny saksinndeling:

3 3 Sakstype 1. Innpassing av norsk og utenlandsk utdanning enkle saker: trenger ikke vurderes av institutt og/eller sentral kompetanseenhet Sakstype 2. Forhåndsgodkjenninger generelle og spesifikke Sakstype 3. Dispensasjon: registering av beståtte forkunnskapskrav til emner Sakstype 4. Innpassing av norsk og utenlandsk utdanning tunge saker: må vurderes av institutt og/eller sentral kompetanseenhet Vi slår sammen Plangruppens sakstype 4 og 5 med forbehold om at det kan være forhold som vi på instituttnivå ikke har tilstrekkelig kunnskap om og som tilsier å likevel opprettholde skillet. Sakstype 1: Innpassing av norsk ekstern utdanning enkle saker Alternativt sakstype 1: Innpassing av norsk og utenlandsk ekstern utdanning (enkle saker) Vi er usikre på om definisjonen i sakstype 1 kvalifiserer alle disse sakene til å behandles som «enkle saker» som kan behandles etter foreslått saksflyt. Det er uklart om definisjonen «saker som kan behandles uten bistand fra vitenskapelige; exphil, frie emner etc» omfatter også støttegruppe (40-gruppe) og/eller fagfordypning. Selv frie emner må noen ganger behandles av administrasjon eller vitenskapelig ansatt ved institutt for å vurdere faglig overlapping hvis de frie emnene er innenfor samme fagområde som studentens fordypning. Dessuten bør saksbehandler kunne se frie emner, støttegruppe og fagfordypning i sammenheng for å sikre studenten et best mulig godkjenningsvedtak. Vi vil argumentere for at også utenlandske emner kan passe inn i denne sakstypen dersom de helt klart vil inngå som frie emner i graden, er godt dokumentert og fra anerkjent utenlandsk utdanningsinstitusjon. Dersom godkjenning av sakstype 1 skal baseres i større grad på institutters presedensoversikter, er vi skeptiske til å la andre enn institutt-nivå benytte slike presedensoversikter (se også under diskusjon av modellene på side 6). Elektronisk søknad som registreres og ferdigstilles i FS virker tiltalende, spesielt hvis søknaden registreres i SøknadsWeb/StudentWeb med opplasting av de nødvendige dokumenter og deretter overføring til FS. Men elektronisk søknad reiser også noen spørsmål. Skal studenten selv laste opp karakterutskrift og søke elektronisk? Hvem skal i tilfelle vurdere om dette er en «enkel sak» med elektronisk søknad når søknad om frie emner ikke nødvendigvis kan vurderes kun av mottaker (fakultet)? Foreslått saksflyt i sakstype 1 virker dermed noe forenklet eller ufullstendig og bør inkludere muligheten for at mottaker må oversende saken til institutt for vurdering i løpet av saksbehandlingen. Dermed er det kanskje slik at sakstype 1 og sakstype 4 egentlig har samme startpunkt: en søknad mottas (i FS eller den registreres i ephorte), mottaker avgjør hvem som må behandle saken som dermed enten blir en sakstype 1 eller en sakstype 4 (sakstype 1, 4 eller 5 etter Plangruppens inndeling). Plangruppen mener det er nødvendig at en felles prosedyre for saksbehandlingsprinsipper ligger i ephorte. Vi tolker det dithen at det utfra arkivhensyn er tilstrekkelig at saksbehandlingsprinsippene, og ikke selve

4 4 sakene, ligger i ephorte, og tar det for gitt at saksbehandlingsprinsipper vil være tilgjengelige også på web. Å unngå bruk av ephorte for selve sakene er forenklende og tidsbesparende. Vi sier oss svært uenige i Plangruppens forslag om at «registeringer skal gjøres emne for emne slik at vi unngår dobbeltarbeid ved vitnemålsutskriving». Man må kunne vurdere og godkjenne flere emner under ett slik at godkjenningsvedtaket totalt sett blir mest mulig gunstig for studenten. Ikke minst blir dette viktig med økt studentmobilitet til utdanningsinstitusjoner som opererer med annerledes vekting (antall studiepoeng) av enkelt-emner og der kunnskap ervervet i kun ett utenlandsk emne ikke alene tilsvarer et enkelt emne ved UiO. Hvis registrering må gjøres emne for emne, vil vi måtte avslå godkjenning av enkeltemner vi ellers ville godkjent samlet (blant annet ut fra fare for å skape presedens for hvert enkelt emne). Det er studentens faglige kvalifikasjoner vi skal godkjenne totalt sett, og det bør ikke begrenses av om hvert enkelte eksterne emne passer i tilstrekkelig grad med våre enkelt-emner. Dersom godkjenningssøknad skal ferdigstilles i FS, må det være et stort merknadsfelt der utfyllende opplysninger og betingelser for vedtaket kan skrives og genereres til StudentWeb. Slike merknader kan f.eks. være om emner som er vurdert som en helhet, hvilke emner de erstatter eller en betingelse om at emner søkeren tar senere, ikke må overlappe faglig med emner studenten har fått godkjent. Sakstype 2. Forhåndsgodkjenninger generelle og spesifikke Vårt institutt er lite involvert i forhåndsgodkjenninger, men administrasjonen signerer Lånekassens D- skjemaer for masterstudenter som skal på feltarbeid. Signeringen innebærer således ikke en kvalitetssikring av et eksternt lærested. Foreslått saksflyt kan trolig fungere godt. Vi ønsker å bevare dagens system inntil et egnet elektronisk system er på plass, og fraråder en midlertidig løsning dersom det skulle bli foreslått. Sakstype 3. Registering av beståtte forkunnskapskrav til emner SV-fakultetet støtter foreslått saksflyt kun for norsk utdanning og mener det for utenlandsk utdanning vil bryte med dagens praksis om at studenten søker til det fakultetet der han/hun har programtilhørighet. Fakultetet mener det for utenlandsk utdanning bør opprettes ordinær godkjenningssak. Fakultetets synes dermed å betrakte sakstype 3 som en godkjenningssak, noe vi er uforstående til. Vi mener sakstype 3 er en dispensasjons-/fritakssak som allerede behandles direkte på instituttnivå og der dagens praksis er korrekt skissert av Plangruppen (vi registrerer imidlertid ikke «godkjenning», men «dispensasjon» i FS). Vi kan dermed ikke støtte fakultetets skepsis til å gi fritak for forkunnskapskrav på bakgrunn av utenlandsk utdanning. Vi støtter Plangruppens forslag om en felles frist for innsending av dokumentasjon på forkunnskaper. Dette må imidlertid sees i sammenheng med høringen om studentmobilitet. Vi har forkunnskapskrav for innreisende utvekslingsstudenter på våre engelske emner og gir fritak dersom de dokumenterer forkunnskaper fra utlandet. Har utenlandske utvekslingsstudenter fått plass på utvekslingsavtale ved UiO og påkrevd karakterutskrift fra sitt lærested 3-4 uker før vårt undervisningsopptak i juni og desember? Det

5 5 kan bli nødvendig å operere med ulike frister for programstudenter, enkeltemnestudenter og utvekslingsstudenter. Hva med utvekslingsstudentenes frister i forhold til senere undervisningsopptak enn de i juni/desember? Hvis det innføres felles frister, bør man se på muligheten for en felles søknadsprosedyre, eks. nettskjema eller søknad gjennom StudentWeb med obligatorisk opplasting av dokumenter som bekrefter forkunnskaper. Overordnede diskusjoner - Sakstype 4. Innpassing av norsk utdanning tunge saker - Sakstype 5. Innpassing av utenlandsk utdanning (enkle og tunge saker) Alternativt sakstype 4. Innpassing av norsk og utenlandsk utdanning tunge saker Med økende studentmobilitet stiger studentenes behov for å sikre innpassing av utenlandsk utdanning i UiOs studieprogrammer. Vi kan imidlertid ikke se at dette har noe med «klare rutiner for kvalitetssikring ved inngåelsen av utvekslingsavtaler» å gjøre. I realiteten omtaler Plangruppen forhåndsgodkjenning av emnepakker/garantert godkjenning av emnepakker (30 studiepoeng) ved utenlandsk avtalepartner og kobler det til god kvalitet ved avtalen («Kvalitetssikring av avtaleinngåelser»). For utreisende studenter vil forhåndsgarantert godkjenning av emner/emnepakker gi økt forutsigbarhet og sikkerhet. Sannsynligvis vil det være arbeidsbesparende administrativt for større institutter/fakulteter å forhåndsgodkjenne emnepakker én gang/med jevne mellomrom slik at godkjenningssøknader i ettertid kan behandles kun administrativt og i større grad på presedens. Dette fordrer imidlertid at man holder tett kontakt med avtalepartnere for kontinuerlig å sikre at emnene i pakken tilbys og at de ikke endrer innhold. Tilsvarende må man følge opp endringer i emner og emnesammensetning i det aktuelle studieprogrammet ved UiO. Å godkjenne en students emnepakke betyr ikke at godkjenningssaken automatisk kan behandles på presedens eller uten (faglig) vurdering på institutt, da man i hver godkjenningssak må sikre at forhåndsgodkjente emnepakker ikke overlapper faglig med andre emner studenten har gjennomført. For vårt institutt er forhåndsgodkjenning neppe arbeidsbesparende da vi har få studieplasser på hver utvekslingsavtale. Det er en risiko for at studentene i liten grad benytter emnepakker man har lagt ned et stort arbeid i å forhåndsgodkjenne. Ofte tar studentene frie emner i utlandet nettopp fordi de ønsker å kunne velge fritt blant et mylder av emner som kanskje ikke tilbys ved UiO. Obligatoriske emnepakker er neppe en løsning da det vil låse studentenes emnevalg og minke avtalers attraktivitet. I tillegg tar det ikke høyde for at mange UiO-studenter reiser ut på avtaler som ikke eies av fakultetet de har programtilhørighet til eller instituttet de tar sin fagfordypning ved. Instituttene kan bare godkjenne emner innen eget fag. Kanskje er det mer gunstig å forhåndsgodkjenne bare ett eller noen få emner hos en avtalepartner istedenfor en pakke på 30 studiepoeng.

6 6 Vi støtter ikke en standardisering i form av tvungne emnepakkeløsninger. Med ovennevnte betraktninger i mente, vil vi arbeide for å forhåndsgodkjenne enkelte frivillige emner/emnepakker hos noen utenlandske avtalepartnere for å øke studentenes forutsigbarhet i godkjenningssaker. Dette er spesielt aktuelt for oss da bachelorprogrammet i sosialantropologi kun har 20 studiepoeng frie emner. Tunge godkjenningssaker krever ulik type spesialkompetanse og omfattende kunnskap om ulike lands utdanningssystemer. Ved usikkerhet i saksbehandlingen, kontakter vi SIS og/eller konfererer med fakultet eller uformell godkjennings- og internasjonaliseringsgruppe, GIG, som er et velfungerende nettverk med utstrakt kunnskapsdeling. Ordningen fungerer bra og vi opplever liten usikkerhet i saksbehandlingen. Feltet har noe opplæring i form av kunnskapsoverføring fra person til person i forbindelse med nyansettelser. Kunnskapservervelse foregår også over tid i uformell godkjenningsgruppe og når instituttadministrasjonen arbeider med godkjenningssaker i nært samarbeid med vitenskapelig ansatte over tid. Feltet har noen felles retningslinjer og rutiner, men få sammenlignet med andre studieadministrative felt. Vi etterlyser mer systematisk opplæring og kompetanseheving på hele feltet samt bedre arbeidsstøtte på web. Diskusjon av modellene Vi mener god saksbehandling på feltet innpassing/godkjenning krever spisskompetanse om fagområde og studieprogram. Derfor bør fakultet/institutt være sakseiere av godkjenningssaker som trenger behandling i fagmiljø. Modell A Vi støtter ikke modell A (justering av dagens praksis). RT-kø skaper ofte merarbeid, distanse og forsinkelse i saksbehandlingen. Foreslått tiltak om fadderfakultet vil gi økt belastning på noen få fakulteter. Vi undrer oss over at GIG er utelatt fra foreslått saksflyt i modell A. Modell B Vi støtter modell B (styrket sentral rådgivende enhet) som vi mener best sikrer kvaliteten på saksbehandlingen og ivaretar fagnær administrativ kompetanse på feltet. Vi argumenterer for dette under den videre diskusjonen av modell B og modell C. En sentral rådgivende kompetanseenhet (på utenlandsk utdanning) kan øke behandlingstiden dersom saksbehandlere ikke får raskt svar, men er i vanskelig saker essensielt for å sikre kvalitet på saksbehandlingen. Hverken fakultet eller institutt har ressurser til å bygge opp og ivareta kompetanse relatert til nivå, omfang, ekthet og land. Det er heller ikke nødvendig da dette er viktig ikke-fagnær kompetanse for UiO som helhet. Man bør i modell B være oppmerksom på at NOKUT i dag har stor

7 7 kunnskap på dette området. Vi bør ikke bygge opp kompetanse ved UiO som overlapper med NOKUTs. Etter vårt syn er det ikke en ulempe at den sentrale rådgivende kompetanseenheten ikke sitter med saksansvar slik bør det være da institutt/fakultet nødvendigvis innehar spisskompetansen om fagområde, egne grader, studieprogrammer og emner. Vi mener GIG bør inkluderes som en rådføringsmulighet i saksflyten i modell B både i leddet «Saksbehandler vurderer sak» og i leddet «Henvender seg til fagmiljø ved behov». I denne modellen bør det også tas høyde for de mange tilfellene der fakultetet fordeler saken i sin helhet til institutt for behandling (institutt som sakseier). I tillegg må også institutt-nivå ha anledning til å rådføre seg med sentral rådgivende kompetanseenhet. Vi vil også argumentere for at det i leddet «fakultetene henvender seg til sentralt rådgivende organ for hjelp» føyes til «ved behov». Modell C I modell C (sentralisere innpassing av utenlandsk utdanning) henvender sentralt organ seg direkte til fagmiljø/institutt og fakultetene kuttes helt ut av saksflyten. Det er ikke gunstig. Fakultetet har i dag omfattende kunnskap om egne grader, noe de må ha som kontaktpunkt og veiledningsorgan for bachelorstudentene. Dialog mellom fakultet og institutt i forbindelse med godkjenningssaker sikrer korrekt saksbehandling i slike saker og styrker kompetanse på begge nivåer. Modell C kan innebære en stor oppbygging av sentral enhet med kunnskap om alle grader ved UiO, men løsrevet fra den kunnskapen om studieprogrammer og fag/emner fakultet har. Modellen kan således skape et vakum i saksbehandlingen. Å beholde fakultetet i saksflyten (modell B) bidrar til å ivareta den kunnskap fakultetet har om egne grader og som de uansett trenger for å informere om fagvalg, studieprogram og utdanningsplaner, samt skrive ut vitnemål. Modell C vil svekke spesialkompetanse på fakultet og dermed også på institutt, samt svekke kunnskapsutveksling og grunnlaget for kunnskapsutveksling (og derav kunnskapsheving) i godkjenningssaker. Situasjonen blir antakelig noe annerledes for små fakulteter som har så få godkjenningssaker at de ikke evner å bygge opp nødvendig kompetanse (kompetansebevaring og heving krever noe kvantitet), men dette kan ikke være førende for valg av modell ved UiO som helhet. Med modell C står man i fare for å etablere et meget stort sentralt organ med liten kunnskap om, og få kontaktpunkter, til fagmiljøene. I tillegg er både fysisk og følt avstand større mellom sentralt organ og institutt enn mellom fakultet og institutt. Modell C vil høyne terskelen for kontakt. I modell C erstattes fakultet av sentralt organ. Det medfører ikke nødvendigvis færre ledd i saksflyten. Vi kan ikke se at denne modellen vil gi redusert vente- og behandlingstid. Den kan imidlertid generere mye ekstra arbeid for instituttene da et sentralt organ (grunnet manglende kunnskap om studieprogram og emner) i mye større grad enn fakultet må oversende saker til institutt for vurdering. Det virker ikke arbeidsbesparende. Modell C synes å legge opp til økt bruk av presedensoversikter i godkjenningsarbeidet ved sentralt organ. Vi er meget skeptiske til å avgi presedensoversikter. Bruk av presedensoversikter krever kontinuerlig evaluering av dem. Hvem skal sikre at slike oversikter oppdateres etter hvert som emner, emnegrupper og studieprogrammer endres ved UiOs og andre utdanningsinstitusjoner?

8 8 Vi kan ikke se at godkjenningsfeltet er knyttet sterkt til om lokalopptak sentraliseres eller desentraliseres. Ved opptak til master vurderes utenlandsk utdanning av en opptakskomite bestående av fagpersoner og studentrepresentanter. Et sentralt organ kan etterspørre GSK eller kontaktes ved usikkerhet om ekthet. Dette vil ivaretas godt i modell B hvor man har en rådgivende sentral kompetanseenhet, men der det faglige grunnlaget for opptak ligger til institutt. Vennlig hilsen Rune Flikke Programleder for Bachelor Kirsten Ingeborg Greiner, studiekonsulent Gyro Anna Holen, studiekoordinator Natalia Zubillaga, studiekonsulent