Prosjekt Ny kontroll- og tilsynsløsning

Transkript

1 Prosjekt Ny kontroll- og tilsynsløsning Dialogkonferanse mellom Fiskeridirektoratet og leverandører

2 Agenda Tidspunkt Beskrivelse 11:30-12:00 Registrering & kaffe 12:00-12:15 Velkommen og mål for dagen v/ Bjørn Arvid Sætren 12:15-12:45 Om Fiskeridirektoratet og prosjektet v/ Sigbjørn Ulvatn 12:45-13:30 Utfordringer og fremtidige behov v/ Lill Knudsen 13:30-13:45 Pause med kaffe og frukt 13:45-14:45 Spørsmål og svar 16. desember 2014

3 Bjørn Arvid Sætren IT - direktør Ny kontroll- og tilsynsløsning for Fiskeridirektoratet

4 Velkommen til dialogkonferanse Mål for dagen 1. Presentere våre behov for potensielle leverandører 2. Søke informasjon om hvordan vi kan dekke våre behov på en effektiv måte 3. Grunnlag for hvordan vi deler opp og forespør om tjenester for å levere en ny løsning

5 Datakilder ERS VMS/Fiskerisporing (CoE Cox meldinger) Notifisering og lisensiering NEAFC observatørdata Salgslagsdata Auksjonsdata Landingssedler Sluttsedler Fangstsertifikater Akvakultur Driftsplaner Miljørapportering Biomassedata NYTEK Teknisk standard Strøm målinger Bølgehøyder Web Services Oracle Database Appliance 3-2 Grensesnitt programmer (Java Weblogic) V01 og V02 AIS data Sluttseddel data ERS meldinger Entry/Exit meld. V02 Driftsplaner V02 Miljøtilstand V02 Strøm målinger V02 Akvakultur reg V01 Fartøysreg V02 Produksjonsrapp V02 Kvoteregisteret V01 Havressursforvaltning V02 Kyst og Havbruk V03 Marin Arealforvaltning V04 Økonomi Personal Admin Kommunikasjon Informasjons arkitektur Ad hoc spørringer Utforskning av data Egne favoritter Daglig rapport Ukentlig rapport Fiskeridir.no Offisielle rapporter Åpne Datasett Statistikker Dagsaktuelle temaer Nettfisken Fiske og Fangst Akvakultur Marint Areal Ansatte Ipad/Nettbrett Media Publikum Folk flest Saksbehandlere Min Side V04 Websak Årlig rapport Fiske og Fangst Akvakultur Inspektører Reisende Brukere i felten Marint Areal Økonomi / Adm. GIS Interface Input ACOS Skjema GML (Geography Markup Language) Input JAVA Apps Input Kartfesting

6 Grensesnitt Vårt fremtidige informasjonssystem i en enkel versjon Søknader Statusinformasjon Innrapportering annet Fiskeoppdretter Fiskebåt Min side Statistikk NIFES Andre Informasjon Fiskeridir.no Media Publikum Andre Relevante tall Havforskningsinstituttet Statusinformasjon Statusinformasjon Kontroll/tilsynsystem Havressurs Havbruk Risikovurdering Planlegging Kontroll/ Inspeksjon Oppfølging Bjørn Arvid Sætren IT direktør

7 Vårt fremtidige informasjonssystem i en enkel versjon Kontroll/tilsynsløsning Havressurs Havbruk Risikovurdering Planlegging Kontroll/ Inspeksjon Oppfølging Mer målrettet ressursbruk Bedre ressursutnyttelse Bedre datakvalitet Likebehandling «Vi skal fremme lønnsom og verdiskapende næringsaktivitet gjennom bærekraftig og brukerrettet forvaltning av marine ressurser og marint miljø.» Bjørn Arvid Sætren IT direktør

8 Teknisk infrastruktur Driftsmiljø består av Oracle databaser, WebLogic applikasjonsmiljø (Java) En nyutviklet løsning skal driftes i eksisterende miljø En ferdig applikasjon kan driftes i sitt eget miljø Teknisk infrastruktur Windows 7, Microsoft Office, Netscaler, Citrix, Microsoft Terminalservere Oracle Database Appliance 3-2 med Database og WebLogic Virtualisert miljø med WM-Ware

9 IT i Fiskeridirektoratet 22 ansatte på drift og applikasjonsforvaltning Datainnsamling siden 70-tallet Sporing av fartøy, fangstinformasjon Utvikler og drifter en mengde systemer og grensesnitt Sentrale systemer Kvoteregulering av fiskeri, tildeling Fiskefartøy og fiskere, oversikt over fangst og kvoter Akvakulturanlegg og status på disse i forhold til teknisk standard, miljø, biomasse. Intern IT drift på kjernesystemer, ASP på perifere løsninger

10 Vår rolle i forhold til en ekstern samarbeidspartner Behovet skal løses av eksterne leverandører Gjenbruk av webservices, grensesnitt, kompetanse om interne databaser m.v. Løsningen skal utvikles i samarbeid med våre brukere og IT avdelingen for å sikre at løsningen kan driftes på en forsvarlig måte Brukervennlighet Godt interaksjonsdesign Beste praksis SCRUM metodikk (Jira)

11 Fiskeridirektoratets samfunnsansvar Fiskeridirektoratet skal fremme lønnsom og verdiskapende næringsaktivitet gjennom bærekraftig og brukerrettet forvaltning av marine ressurser og marint miljø.

12 Nærings- og fiskeri- departementet Næringsminister Statssekretær Politisk rådgiver Fiskeriminister Statssekretær Politisk rådgiver Departementsråd Assisterende departementsråd Departementsrådens kontor Kommunikasjonsseksjonen Administrasjons avdelingen Næringspolitisk avdeling Handelspolitisk avdeling Forsknings- og innovasjonsavdeling Maritim avdeling Fiskeri- og havbruksavdelingen Konkurransepolitiskavdeling Eierskapsavdelingen

13 2014: NOK 369 mill. 440 årsverk Fiskeridirektøren Fiskeridirektørens stab Administrasjonsavdelingen: - administrasjons seksjonen - økonomiseksjonen - personalseksjonen - biblioteket Kommunikasjonsstaben IT-avdelingen -teknisk seksjon -systemseksjonen Ressursavdelingen: - fartøy- og deltakerseksjonen - reguleringsseksjonen - kontrollseksjonen - utviklingsseksjonen Kyst- og Havbruksavdelingen: - forvaltningsseksjonen - utredningsseksjonen - planseksjonen - tilsynsseksjonen Statistikkavdelingen: -Aktivitetsdataseksjonen (FMC) - fangstdataseksjonen - nøkkeltallseksjonen Fiskeridirektoratets regionkontorer region Finnmark region Troms region Nordland region Trøndelag region Møre og Romsdal region Vest region Sør

14

15 Fiskeridirektoratets virksomhetsområder Havressursforvaltning Akvakulturforvaltning Marin arealforvaltning

16 Fiskeridirektoratets rolle Vi skal være en effektiv forvalter gjennom: iverksetting av politiske vedtak behandling av søknader og klager overvåking og kontroll

17 Norsk fiskerinæring 2012 Anlegg og sysselsatte Fartøy Sysselsatte: Fiskere - hovedyrke biyrke = Fiskeindustri 459 anlegg Akvakultur tillatelser Totalt antall sysselsatte Tall for Kilde: Nofima

18 Fiskere/fangst per fisker Kvantum Norsk fangst Antall fiskere og fangst per fisker Kvantum (tonn) Fiskere (i 1000) Fangst (tonn) per fisker

19 Den norske fiskeflåten 2013 * Antall fartøy Under 11 meter ,99 meter største lengde 15-20,99 meter største lengde 21-27,99 meter største lengde 28 meter største lengde og over 4850 Totalt fartøy * Foreløpige tall

20 Den norske fiskeflåten 2013 * Andel av fangstverdi 0, , Under 11 meter 0, ,99 meter største lengde 15-20,99 meter største lengde 21-27,99 meter største lengde 0, meter største lengde og over 0, * Foreløpige tall

21 Mrd. USD De største eksportnasjonene av sjømat , , , , , , , , , , Kina Norge Thailand Vietnam USA Chile Danmark Canada Spania Nederland Kilde: FAO

22 Verdi i mill. NOK (2012-verdier) Norsk eksport av sjømat Oppdrettet fisk Villfanget fisk Kilde: Norges sjømatråd, Statistisk sentralbyrå

23 Bemanning per. august 2014 Ressurskontroll Ledere i regionene 8 Inspektører i regionene 90 Saksbehandlere i reg. 17 REK sentralt 18 Havbrukstilsyn Samlet 133 Ledere i regionene 7 Revisorer i regionene 28 KHT sentralt 15 Samlet 50

24 Kontroll og tilsyn Ressurskontroll Havbrukskontroller Landinger Kontroller Antall lokaliter 391 Antall kontroller

25

26 Havbrukstilsyn har tilsyn med: Hvem som kan drive oppdrett Hvor mye kan det enkelte anlegg produsere Om driften av anlegg kvalitetssikres og er i henhold til forskrifter og tillatelser Hvordan miljøtilstanden er i tilknytning til anleggene Om anleggene er sertifisert

27

28 Ressurskontroll har kontroll med: Hvem som får delta i fiske Hvor mye det enkelte fartøy kan fiske Hvor fiskefartøy kan fiske Hvordan fiske skal utøves Når fiskefartøy kan fiske Gjelder også utenlandske fartøy som fisker i norsk sone og norske fartøy i utenlandsk sone

29 Norge: Folketall: Fastlandet: Svalbard: Jan Mayen: Kystlinje fastlandet: Total kystlinje: Norsk øk. Sone: Svalbard FPZ: Jan Mayen FZ: 5 millioner km km2 377 km km km km km km2

30

31 Prosjektets formål Hensikten med å gjennomføre prosjektet er å effektivisere arbeidsprosessene, samt å øke kvalitet og nytteverdi innen tilsyns- og kontrollvirksomheten. Endringer i næringene (økt volum, ny teknologi, større kontrollområder m.m.) krever omstillingsevne, kunnskap og gode verktøy. Prosjektet er et av initiativene for å oppnå direktoratets overordnede mål om å fremme lønnsom og verdiskapende næringsaktivitet gjennom bærekraftig og brukerrettet forvaltning av marine ressurser og marint miljø 16. desember

32 Hovedprosess for tilsyn og kontroll

33 MÅLGRUPPER Justervesenet NVE Har full tilgang Administrasjon Hovedverktøy Kommunale + planavdelinger daglig bruk Fylkesmannen NSL DPU NIVA Nofima OECD FOU'er FMO'er CMR ICES EMCS Mareano ESA Nansen inst. Barents watch Sametinget FHL Økonomi Arkivar HI Politiet Forvaltning Fiskeridirektør KHP Faggruppe KHU FMC Fagansvarlig RER Regiondirektør REF Statistikk REU Seksjonssjef Salgslagene Inspektør Saksbehandler Notbøteri Fiskefartøy Analytiker Slakteri Fiskemottak Kystvakten OVT Selskap Fiskeskipper Sjøtjenesten Settefiskanlegg Brønnbåt Fôrleverandør Fôrfartøy Rederi Mattilsynet Akreditt.organ Sjømannsforbundet Egne Statens systemer sjøkartverk/ mulig Fylkeskommunen utveksling Norges sjømatråd av data Land m/avtaler Andre lands myndigheter Info. avd. Kystverket Riksrevisjonen Arbeidstilsynet Datatilsynet Personal Forsvaret Økokrim Interpol EU Toll NEAFC NAFO LRIT lev. Skatt ERS lev. Tek Zet/Tek Mar Rådgiv. biologer Statens naturoppsyn Teknologileverandører Statistisk sentralbyrå Tilgang via min side

34 Suksesskriterier En god operativ løsning både online og offline Et godt verktøy for samhandling, planlegging og styring Bedre forståelse av ressursbruk Større operativ kapasitet Bedre treffsikkerhet i risikoanalyse Likebehandling og tryggere behandling av enkeltsaker Økt kunnskapsdeling og datakvalitet Felles prosesser for kontroll og tilsyn Større omstillingsevne

35 Mål Mer effektive prosesser Bedre kvalitet Kunne se all relevant informasjon i ny løsning Bedre samhandling og kommunikasjon Bedre støtte til likebehandling Større åpenhet og kunnskapsdeling Et godt styringsverktøy for ledere, samt bedre rapporter og statistikk Mer effektiv regelverksutvikling og bedre veiledere En god innfasing En IT-løsning som er fleksibel og har kort implementeringsperiode Mer effektiv drift og vedlikehold av ITløsningen Utstyr + IT-løsning som fungerer både online og offline, med tilstrekkelig ytelse, sikkerhet og robusthet 16. desember 2014

36 Rollebeskrivelser Rolle Analytiker Leder Fagansvarlig Inspektør Saksbehandler Revisor FMC-medarbeider Administrator Beskrivelse Analytikeren utarbeider analyser, ser etter mønster/sammenhenger, fanger opp utviklingstrekk og formidler resultatet av analysene og konteksten de skal ses i Lederen utformer strategier, prioriterer og fordeler oppgaver, har oversikt over enhetens planer, ressurser, innsats og mål, kvalitetssikrer og godkjenner leveranser, rapporterer resultater og tilrettelegger for læring og godt arbeidsmiljø Fagansvarlig formidler kompetanse, gir faglige råd, evaluerer dagens ordning innen sitt fagfelt, avklarer roller, kommer med forslag til tiltak, og er leder for diskusjonsforum og faggruppe Inspektøren foretar risikovurdering, planlegger og gjennomfører kontroller, utarbeider rapporter og videresender saker til saksbehandlere i ressurskontroll Saksbehandler kvalitetssikrer dokumentasjon, vurderer brudd på forskrifter eller tillatelser, behandler søknader, utarbeider forslag til vedtak og følger opp forventet endring/resultat Revisor gjennomfører internkontroll-revisjoner og inspeksjoner innen akvakultur. Revisor veileder og gir råd, kvalitetssikrer, observerer, dokumenterer funn, vurderer om forskriftene/tillatelsene blir fulgt, lager forslag til vedtak og følger opp forventet endring/resultat FMC-medarbeideren har ansvaret for meldingsflyten ved fangst- og posisjonsrapportering, følger opp avvik og betjener en døgnåpen sentral som mottar henvendelser fra publikum/aktører Administrator vedlikeholder konfigurasjoner/innstillinger og har ansvar for brukeradministrasjon, ytelse, stabilitet og feilsøk

37 Epos Eksempler: Som inspektør har jeg behov for å kunne vedlikeholde en arbeidsplan slik at både jeg selv og lederne mine til enhver tid vet hva som skal gjøres for å oppnå de målene som enheten og direktoratet har satt seg. Som inspektør har jeg behov for å velge ut riktig kontrollobjekt og velge rett metode i henhold til strategiske føringer, risikovurdering og kunnskap om aktuelle aktører. Slik oppnår jeg effekt av min innsats og bidrar til en lovlydig og forsvarlig næringsvirksomhet. Som inspektør har jeg behov for støtte til å registrere og underbygge de kontrollene jeg gjennomfører på en enkel og sikker måte for å oppnå effektivitet og kvalitet i mitt arbeid.

38 Leveranser Ny IT-løsning Fremtidige prosesser Kurs Innfasingsstøtte Kommunikasjonsmateriell Nye registre med første last av data Veiledere og sjekklister Presentasjon av lover og forskrifter Eventuell vedlikehold/driftsav tale 16. desember 2014

39 Utfordringer / behov Direktoratet vil innføre felles prosesser for kontroll av fiskeriene og akvakulturtilsynet, og har behov for en it-løsning som understøtter prosessene Det er utarbeidet og godkjent en ny hovedprosess for kontroll og tilsyn, en prosess for behandling av søknader, en prosess for håndtering av rømmingshendelser og en ledelsesprosess Det er behov for en it-løsning som gir prosesstøtte, prosesstyring og større grad av automatisering

40 Utfordringer / behov Direktoratet har behov for et fagsystem for sin kontroll og tilsynsvirksomhet I løsningen bør det være mulig å se og registrere relevante opplysninger om: tilsyn og tilsynsobjekter innen akvakultur kontroller og kontrollobjekter innen ressurskontroll av fiskeriene Det er behov for å registrere og innhente flere fagrelaterte data enn de som ligger i dagens registre/databaser Det å registrere informasjon bare én gang og hente verdier fra tilgjengelige kilder er viktig i ny løsning

41 Utfordringer / behov En analysemodul og prosjekt-/temabaserte sider Direktoratet iverksetter prosjekter, initierer ulike næringsrettede satsningsområder og etterforsker enkelthendelser eller serier av hendelser I tilknytning til fagsystemet er det behov for en analysemodul som gir mulighet til å sammenstille data fra ulike kilder, bearbeide analyseresultatene i flere omganger, legge til vurderinger/kategorier/verdier og presentere samlet informasjon i ulike visningsformater (eks. kart og lister) Der er behov for å etablere prosjekt- eller temabaserte sider der enkeltpersoner eller grupper kan samle og behandle informasjon relatert til det arbeidet som er igangsatt

42 Utfordringer / behov En portabel IT-løsning som fungerer både online og offline Inspektører og revisorer arbeider ofte i områder der det ikke er elektronisk forbindelse med direktoratets nettverk. Hjelpemidlene i dag er papirskjema, Excel og Word Det er behov for en løsning som fungerer like bra offline som online, med indikatorer som viser når man er offline, tidspunkt for når data sist ble oppdatert og automatisk synkronisering av data når forbindelsen blir gjenopprettet Det er spesielt viktig at løsningen er effektiv og enkel å bruke i arbeidet som foregår ute i felten og at den har skjermbilder som er skreddersydde for den type kontroll eller tilsyn som gjennomføres

43 Utfordringer / behov Styringsverktøy for ledere Ledere har behov for en løsning som gir oversikt over kontroll- og tilsynsarbeidet innen deres ansvarsområde. Det er ledere på ulike organisasjonsnivåer, noe som tilsier at informasjonen bør være aggregert på ulike nivåer Leder bør ha mulighet til å prioritere, fordele oppgaver og godkjenne aktiviteter/leveranser, samt kunne planlegge og gjennomføre egne prosesser og aktiviteter. Det bør være regler i løsningen som styrer hva som sendes til leder og mulighet for individuell tilpasning av reglene

44 Utfordringer / behov En it-løsning som er fleksibel og har kort implementeringsperiode Det skjer stadig strukturelle, teknologiske og driftsmessige endringer innen fiskeri- og havbruksnæringene. Dette medfører at Fiskeridirektoratets kontroll- og tilsynsarbeid blir oppdatert og optimalisert jevnlig. Målet er å være i forkant av endringene i næringene Det er viktig at en ny it-løsning har mekanismer som gjør det mulig å gjennomføre endringer uten å iverksette ressurskrevende it-prosjekter. Det er behov for verktøyvalg og struktur i den tekniske løsningen som gir korte implementeringsperioder og økt fleksibilitet for direktoratet

45 Utfordringer / behov Flere registre og/eller mer data i eksisterende registre I tillegg til den informasjonen som allerede vedlikeholdes i direktoratets ulike databaseregistre, er det behov for å registrere og vedlikeholde flere opplysninger om: settefiskanlegg matfiskanlegg rømmingshendelser fiskemottak personer fartøy Relasjoner mellom data må inn i den fremtidige datamodellen Eks.: type kontroll -> kontrollobjekt -> funn -> brudd -> reaksjoner -> berørte parter -> status -> oppfølgingspunkter

46 Utfordringer / behov Sammenstilt informasjon på ett sted, flere koblinger mellom registre og en effektiv og fleksibel integrasjonsløsning Det er behov for en løsning som kan presentere relevant informasjon i en samlet oversikt Ny løsning bør integreres med en rekke interne og eksterne løsninger Det er behov for koblinger/nøkkelverdier som kan benyttes til å vise relevant informasjon ut fra brukerens geografiske tilhørighet, rolle, de prosesser som blir igangsatt og de valg brukeren foretar underveis i løsningen

47 Utfordringer / behov Viktige opplysninger ligger i dokumenter i WebSak og er tidkrevende å finne frem trenger en løsning som gir enklere tilgang til informasjonen Opplysninger som er avgjørende ved gjennomføring av kontroll og tilsyn ligger i dag som fritekst i ulike dokumenter i arkivløsningen WebSak eller i dokumenter i interne registre Direktoratet trenger en løsning der essensen/resultatet blir trukket ut og presentert i oversiktlige skjermbilder Det er også behov for bistand til en effektiv registrering/konvertering, slik at koder for slike opplysninger kommer på plass før ny løsning tas i bruk

48 Utfordringer / behov Høy datakvalitet Det er behov for funksjonalitet som kan sikre datakvalitet og tilstrekkelig dokumentasjon av kontroller og tilsyn Bruker trenger også støtte i form av tilgjengelige forskrifter, instrukser og veiledninger

49 Utfordringer / behov Samhandling og kommunikasjon Brukere av løsningen bør kunne videresende aktiviteter til en kollega, endre ansvarlig for en prosess eller sende oppgaver/dokumenter til godkjenning hos leder De bør videre kunne generere en e-post fra ny løsning med referanse til en prosess eller aktivitet og kunne opprette en oppgave/aktivitet med utgangspunkt i en e-postmelding fra Outlook

50

51 Forberedelsesspørsmål til én-til-én samtaler Gitt utfordringene og behovene, hvordan vil fremtidig løsning se ut? Hvordan vil en endring kunne gjennomføres etter at ny løsning er tatt i bruk? (Eks. et nytt felt i fagsystemet eller endrede forretningsregler hva vil direktoratet kunne utføre vha tabeller og konfig.grensesnitt og hva medfører kodeendringer?) Hvordan vil løsningen håndtere overganger mellom online og offline tilstand og synkronisering av data? Har leverandøren utviklet lignende løsninger? I så fall hvilke? Hvilke aspekter ved ny løsning fremstår som vanskeligst? (Hva vil være nytt og ukjent, hva vil innebære mest risiko, osv.)? Hvordan vil konvertering av historisk data fra eksisterende til ny løsning håndteres? Hvor standardiserte er produktene/tjenestene som tilbys av leverandøren?