T i p s h e f t e f o r

Transkript

1 T i p s h e f t e f o r r e k r u t t e r i n g

2 Heftet er gitt ut av Studentliv, en avdeling i SiO (Studentsamskipnaden i Oslo). Heftet er skrevet av arbeidsgruppen for Læring og Organisasjonsutvikling i Studentforeninger (LOS 04/05). LOS er en arbeidsgruppe som består av studenter med lang erfaring fra studentforeninger. Innholdet i heftet er basert på en spørreundersøkelse blant studentforeninger og arbeidsgruppens erfaringer. LOS 04/05 bestod av Andreas Bjørnebye, Ingerid Skjei Knudtsen, Ingrid Stranger-Thorsen, Henrikke Bugdø-Petersen og Johannes Elgvin. Utformingen er gjort av Studentliv ved Øivind Gjefle og tegningene er laget av Christian Frey Dahl. Trykket november 2005.

3 Planlegg rekrutteringen side Finn en rekrutteringsansvarlig 5 Sett mål for rekrutteringen 6 Planlegg rekrutteringskampanjen 7 Gjennomfør rekrutteringen Heng opp plakater 8 Verv venner 9 Bli fadder 10 Hold informasjonsmøter 11 Behold nye medlemmer Ta raskt kontakt med nye medlemmer 12 Ta vare på nye medlemmer 13 Evaluer rekrutteringen 14 Finn styremedlemmer Viderefør kompetanse Finn styremedlemmer 15 Hold styreseminar 16 Lag en vitebok 17 Rekrutteringshjulet 18

4 Innledning Dette tipsheftet handler om rekruttering til studentforeninger. Heftet er laget for å gi studentforeninger råd og inspirasjon til arbeidet med å skaffe nye medlemmer til frivillig arbeid. Tipsheftet er bygd opp rundt 13 konkrete tips for å rekruttere aktive medlemmer til din forening. De er ment som et utgangspunkt og prøver ikke å dekke alle mulige sider og situasjoner ved rekruttering av nye medlemmer. Studentforeninger er forskjellige i både størrelse og organisering, og vi håper brosjyren har noe å tilby alle typer foreninger. En av ideene med dette heftet er at en forening bør tenke helhetlig rundt rekruttering. Det betyr at rekruttering ikke bare handler om å få nye medlemmer, men også det å få folk til å bli værende og etterhvert ta på seg verv. Heftet er delt inn i de ulike fasene vi mener er viktige for en vellykket rekruttering. Vi håper dette gjør det tydelig at rekruttering er et viktig helårsprosjekt for alle studentforeninger. Husk at rekrutteringsarbeid er den viktigste investeringen dere kan gjøre for å sikre foreningen en stabil og forutsigbar fremtid. For mange foreninger er det et skille mellom passive og aktive medlemmer. Passive medlemmer er de som betaler medlemsavgift og er med på enkelte aktiviteter, uten å bidra med noe mer til foreningen. Aktive medlemmer er de som driver aktiviteten i foreningen. Dette heftet handler i hovedsak om rekruttering av aktive medlemmer. Det finnes mange måter å fange oppmerksomheten til dine medstudenter på, og det er mange måter å rekruttere på. Det er derfor viktig at dere finner deres måte å rekruttere på enten det er stands, vise fram aktiviteten deres, snakke med folk, stunts, plakater, informasjonsmøter eller løpesedler. Husk at rekruttering ganske enkelt handler om å få studenter interessert i din forening og gi dem interessante oppgaver slik at de blir værende i foreningen. Lykke til med rekrutteringen! Hilsen Studentliv

5 Planlegg rekrutteringen Finn en rekrutteringsansvarlig Det første du bør gjøre er å finne ut hvordan din forening organiserer rekrutteringsarbeidet. Hvis det ikke er noen som har ansvaret for rekrutteringen bør en slik stilling opprettes. Stillingen som rekrutteringsansvarlig kan opprettes som et eget styreverv, men det viktigste er at foreningen velger en person med rekruttering som hovedansvarsområde. Å definere et ansvarsområde skaper ofte en bevisstgjøring om temaet som ikke kommer frem hvis rekruttering bare er en restoppgave. De fleste ønsker å gjøre en god jobb, og personen i vervet fokuserer på oppgaven og ser flere og flere ting som kan gjøres. Å ha et eget verv for rekruttering kan også gjøre det lettere å videreføre kunnskap om hvordan man best skaffer nye medlemmer. Erfaringer kan skrives ned, eller avtroppende rekrutteringsansvarlig kan lære opp påtroppende rekrutteringsansvarlig. Rekrutteringsansvaret kan også legges til flere, men helst som prioritert oppgave og ikke som restoppgave i tillegg til alt annet. Det viktigste er at én person har hovedansvar for å planlegge og koordinere arbeidet.

6 Planlegg rekrutteringen Sett mål for rekrutteringen Et skritt på veien mot vellykket rekruttering er å tenke i gjennom hva foreningen vil med nye medlemmer. Det er alltid frafall i en forening og man er avhengig av nye medlemmer for å kunne drive videre. Frafallet er størst mellom to semestre og derfor kan det være greit å forsøke få en oversikt over hvem som kommer til å være igjen i foreningen etter ferien. Det er også viktig å snakke om hvor mange nye medlemmer foreningen trenger, og til hvilke oppgaver eller formål man trenger dem. Det er alltid lurt å lage en målsetning om hvor mange medlemmer dere trenger. Tenk også gjennom hva din forening har gjort for å rekruttere før og hva som virket eller ikke virket. Etter å ha satt et mål for rekrutteringen er det greit å spørre seg hvor mange nye medlemmer som bør være igjen etter en, to eller tre måneder. Basert på tidligere erfaringer kan foreningen anslå hvor mange man må rekruttere for å fortsatt ha det nødvendige medlemstallet ved semesterslutt. Det er alltid noen som faller fra av ulike årsaker. Det er alltid frafall i en forening og man er avhengig av nye medlemmer for å kunne drive videre.

7 Planlegg rekrutteringen Planlegg rekrutteringskampanjen De praktiske tingene rundt jakten på nye medlemmer krever forberedelser. Når korridorene yrer av nye studenter bør rekrutteringskampanjen allerede være ferdig planlagt. Det er lurt å lage en liste over hva som skal gjøres og når man skal gjøre det, i god tid før semesterstart. Lokaler til å holde informasjonsmøter i må bookes, og de personene som skal delta i rekrutteringen bør bli informert om hva som forventes av dem og når. Plakater, løpesedler og informasjonsmøter er vanlige måter å nå ut til nye studenter på. Før semesteret starter bør plakatene være ferdige. På plakaten og løpesedlene bør du fortelle om foreningen din. Legg vekt på det flotte sosiale fellesskapet, faglig utbytte og læringspotensialet, medlemsgodene og den fine erfaringen man får som medlem. Du kan også ta med det som er spesielt og bra med din forening. Informasjonen bør vise tydelig hva dere er og gjør. Husk at folk er forskjellige og at det derfor er viktig å vise at foreningen har noe å tilby alle. Husk å få med den praktiske informasjonen på plakaten og løpesedlene: hva foreningen gjør, telefonnummer og e-post til ansvarlige, nettsider og tid og sted for informasjonsmøter. Som en forlengelse av rekrutteringskampanjen kan det være lurt å ha lister for interesserte å skrive seg på. Disse bør være tilgjengelig for publikum under foreningens arrangementer.

8 Gjennomfør rekrutteringen Heng opp plakater De fleste foreninger bruker plakater og løpesedler for å få tak i nye medlemmer. Dette er en fin måte å nå ut til nye studenter på. Husk at campus kryr av plakater. Derfor bør deres plakater være godt synlige. Stor skrift og en kort tekst som er lett å forstå er mer effektivt enn lange tekster. Plakatene bør spres godt ut over studiestedet, og det er lurt å gå flere runder over flere dager slik at dere er sikre på at folk legger merke til dem. Hvis dere har en spesiell målgruppe må dere tenke på hvor dere treffer disse, og konsentrere plakatene deres der. Løpesedler distribuert på lesesaler og i foajeer kan også være en taktikk for å nå nye medlemmer. Nok en gang er det viktig å sørge for at budskapet kommer tydelig frem. Dersom foreningen har tilknytning til lærestedet gjennom et studieprogram, fakultet eller andre enheter, kan det være en fordel å samarbeide med disse. De ulike institusjonene kan bidra til å spre budskapet om din forening gjennom sine kanaler. Hvis dere lager en hyggelig ramme rundt distribusjonen av plakater og løpesedler blir ikke jobben så slitsom. Gå gjerne i grupper og finn på noe sosialt etter endt arbeidsøkt. Dette er en god mulighet til å bli bedre kjent med de andre i foreningen.

9 Gjennomfør rekrutteringen Verv venner De fleste foreninger melder om at den beste måten å rekruttere nye folk på er gjennom venneverving. Venneverving vil si at man aktivt forsøker å få venner til å bli med i foreningen. En god måte å gjøre dette på er gjennom uformelle samtaler. Prat med venner og kjente om hvor lærerikt og gøy det er med foreningsarbeid. Inviter dem til å være med på foreningens arrangementer og sosiale tilstelninger. Fortell alle medlemmene i din forening at de må forsøke å verve venner. Etter hvert som de har blitt litt kjent kan dere oppmuntre dem til å delta mer aktivt. Hvis de er interessert, og etter hvert blir med på en del ting, så er det et kort skritt videre til å bli aktiv i foreningen. Trenger din forening for eksempel en økonomiansvarlig, så er det bare å spre ordet: Spør om noen kjenner noen som og så videre. Til slutt dukker det kanskje opp noen navn som enkelte i foreningen kjenner. Ta så kontakt og inviter vedkommende med på arrangementer og fester. Fortell alle medlemmene i din forening at de må forsøke å verve venner. Dere kan gjerne finne ut hva slags personer dere trenger i foreningen, og så diskutere om noen kjenner en som kan egne seg. Lag så en liste over aktuelle personer og start vervingen.

10 10 Gjennomfør rekrutteringen Bli fadder Dersom det er en fadderordning på ditt lærested bør dere bruke denne aktivt. Mange foreninger oppfordrer sine nåværende eller gamle medlemmer om å bli faddere. Dette er en fin mulighet til å ta med nye studenter på arrangementer og aktiviteter som foreningen har. Dette er en vinn-vinn-situasjon for både foreningen, som trenger nye medlemmer, og fadderordningen, som trenger faddere. Fadderen får ansvar for en gjeng nye studenter som er akkurat passe stor til å bli kjent med, og de nye studentene får et nettverk av kjente i en ny studiehverdag. Når fadderordningen og festlighetene i semesterstarten er slutt, kjenner allerede de nye studentene foreningen. De første sosiale tersklene er overvunnet, man kjenner fadderen, og da er det lettere å bli med på informasjonsmøter i studentforeningen. Hvis foreningen har klart å skape et positivt inntrykk i de første ukene, er det også lettere for de nye studentene å bli med i en forening de allerede kjenner. Foreninger som lykkes godt med rekruttering bruker ofte fadderordninger på en slik måte. Husk at dere må respektere fadderordningen og ikke overkjøre det opplegget de har.

11 Gjennomfør rekrutteringen Hold informasjonsmøter For å nå ut til nye studenter kan det være lurt å holde et informasjonsmøte. En eller flere fra styret tar ansvar for å holde informasjonsmøte om foreningen. Velg en person som dere vet er en god ambassadør for foreningen. Planlegg på forhånd hva vedkommende skal si. De fleste prater for mye. Det er ikke nødvendigvis tomprat, men likevel mer informasjon enn studenter som er ukjente med foreningen får med seg. Tenk derfor gjennom hva som er hovedbudskapet og hold dere til det. Finn ut når, hvor og hvordan et informasjonsmøte er best for deres forening. Noen forslag er å holde det rett før eller rett etter en forelesning, booke et auditorium eller møterom, koble det til et arrangement eller aktivitet dere allerede har eller invitere til sosialt samvær på en studentpub der dere samtidig informerer om foreningen. På forelesning når dere flere, i eget møterom kan dere lettere prate med de som kommer. På pub er det enklere å la det gli over i sosialt prat når dere har sagt det som skal sies. Ha en plan for hvordan dere fanger opp de interesserte etter at siste ord er sagt. Å satse på at interesserte kommer tilbake på eget initiativ er dristig. Noen måter å ta tak i interesserte etter informasjonsmøtet kan være å sende rundt lister til å skrive seg på, å gå rundt og prate med fremmøtte, slå seg ned i grupper, eller tildele interne faddere for alle fremmøtte. De fleste foreninger som lykkes vel med rekruttering gjør det enkelt for nye studenter å komme i prat med de som allerede er med. Å gjøre noe sosialt sammen etter første møte kan lønne seg. Eksempler på aktiviteter er idémyldring for semesterprogrammet, inndeling i undergrupper, tappekurs eller enkle leker som trivial pursuit eller teambygging. Husk at det er alltid vanskelig for en utenforstående å nærme seg en forening eller en gjeng som kjenner hverandre fra før. Forsøk derfor å ha en så åpen og inkluderende stil som mulig. Velg en person som dere vet er en god ambassadør for foreningen. Planlegg på forhånd hva vedkommende skal si. 11

12 Behold nye medlemmer Ta raskt kontakt med nye medlemmer 12 Etter at nye studenter har meldt sin første interesse er det foreningens jobb å få de nye til å bli. Dette er også en viktig del av rekrutteringsarbeidet. Det er naturlig at én person har ansvaret. Det trenger ikke være den rekrutteringssansvarlige, men kan for eksempel være nestleder, intern- eller funksjonæransvarlig dersom foreningen har disse styrevervene. Hovedarbeidet er å kontakte de nye medlemmene. Det kan være lurt å ringe de som har meldt sin interesse, siden dette ofte gir en bedre respons enn bare e-post. Her er det viktig å inkludere hele foreningen i arbeidet. Det å kontakte de nye er en god mulighet for hele styret til å bli kjent med dem. Snakk med medlemmene om hva de har lyst til å være med på videre og inviter dem med på det som skjer. Foreninger som lykkes med rekruttering gir ofte nye medlemmer ansvar, utfordringer og morsomme oppgaver ganske tidlig. De færreste løper fra oppgaver de har tatt på seg og de bør få sjansen til å fullføre dem. Enkle oppgaver som ikke betyr mye for et gammelt medlem kan bety mye for en som er ny, derfor bør rekrutteringsansvarlig ha snakket med de andre i foreningen og ha forberedt konkrete oppgaver til de nye medlemmene. Foreninger som lykkes med rekruttering gir ofte nye medlemmer ansvar, utfordringer og morsomme oppgaver ganske tidlig. For mange er den viktigste grunnen til å bli i en forening det sosiale. En ide kan være raskt å koble nye rekrutter med gamle, enten som en intern fadderordning, eller i enkeltoppgaver. Å jobbe sammen med noen er kontaktskapende i seg. Når man har en felles arbeidsoppgave, har man alltid noe å snakke om selv om man ikke kjenner hverandre.

13 Behold nye medlemmer Ta vare på nye medlemmer 13 Når festlighetene rundt semesterstart kommer på avstand er det desto viktigere å tenke igjennom hvordan dere kan holde på de nye som har blitt med. Forsøk å legge til rette for at medlemmene blir værende i din forening. Foreningen bør ha følere ute for hvem som allerede er inne i varmen og hvem som er på vei ut. En intern fadderordning gjør dette lettere. Ta personlig kontakt. Tenk gjennom hvem som er en god ambassadør for foreningen i denne oppgaven. Et slikt arbeid kan både nye og gamle medlemmer delta i. Følg opp regelmessig. Det er hyggelig å høre fra foreningen også når det ikke er en jobb som må gjøres. Fester, turer, lunsjer, arbeid i grupper er gode arenaer å fange inn igjen de som er på vei til å skli bort. Få dem inn i foreningens sosiale nettverk, det binder mer enn formelle medlemskap. I tillegg er arrangementer også kjærkomment for de som allerede er vel inne i varmen. For de som allerede er godt engasjert kan det være viktig å gi forestillinger om veien oppover i foreningen. Fortell om hvilke verv foreningen trenger folk til etter hvert, og hva vervene innebærer, hva man lærer, og hva man får igjen for å ha verv i din forening. Fortsett å gi oppgaver utover semesteret og si til dem at de gjør en god jobb. På denne måten ser nye medlemmer at det er mulig å få nye og spennende oppgaver etter hvert.

14 14 Behold nye medlemmer Evaluer rekrutteringen Midtveis eller litt lengre ut i semesteret kan det være greit å ha en evaluering av hvordan rekrutteringen gikk. Hvis foreningen har en rekrutteringsansvarlig er det denne personens ansvarsområde. Det aller beste er å planlegge evalueringen i forkant. Da har dere en plan for evalueringen når dere setter dere ned og ser på hva som gikk bra og dårlig. Foreningen bør finne ut hvem av de nyrekrutterte som er igjen og se om dere har nådd målet med rekrutteringen. Spør også de nye medlemmene som har blitt med hva de er fornøyd med og hva de er mindre fornøyd med. Prøv så å kartlegge hvorfor noen forsvant og hva som fikk folk til å bli. Det er ikke farlig å ringe avhoppere for å spørre om deres erfaring i møtet med deres forening, og kanskje om de vil komme tilbake. Det er også viktig å starte planleggingen av neste semesterstart. Finn ansvarlige og dra gjerne med de nye i denne prosessen. På denne måten kan man sikre at enkelte fortsetter også neste semester. Rekruttering er en prosess som har best vilkår for å lykkes når den pågår kontinuerlig i foreningen. Rekruttering er en prosess som har best vilkår for å lykkes når den pågår kontinuerlig i foreningen.

15 Finn styremedlemmer Finn styremedlemmer Det er viktig å motivere neste generasjon til å ta over driften av foreningen. Forhåpentligvis har de nye medlemmene vært aktive i foreningen en stund, og noen er klare til å ta på seg verv i styret eller andre organer i foreningen. Når foreningen skal finne nye personer til verv kan det lønne seg å tenke på personlig egnethet og kvalifikasjoner. Dette kvalitetssikrer arbeidet. Tenk gjennom hva som skal til for å besitte et verv. Noen foreninger har valgkomiteer, rekrutteringskomiteer og liknende som arbeider med å finne nye medlemmer til styrene. Personer som sitter i disse posisjonene er gjerne erfarne medlemmer som har hatt sentrale verv før. Dersom dere har en slik gruppe er det viktig at de har klart for seg hvilke kvalifikasjoner foreningen krever av de som skal sitte i styret. Når en forening har fått et nytt styremedlem bør man etterstrebe å få de nye medlemmene til å føle seg trygge. Dette gjøres best ved å skape samhold, gi opplæring, oppmuntre, tilrettelegge og fordele ansvar. Husk å gi god opplæring til de nye styremedlemmene og gi medlemmer frihet til å prøve seg innenfor sitt ansvarsområde. Selv om de får god opplæring og oppfølging må de få lov til å ta sine egne beslutninger og gjøre feil. I enhver forening er det enkelte verv som oppleves som vanskelige å rekruttere til. Dette gjelder i hovedsak verv som oppfattes som tunge eller verv som krever økonomisk eller teknisk kunnskap. I tillegg er det enkelte verv som oppleves som kjedelige. Husk at alle funksjoner i en forening må verdsettes som betydningsfulle. Har foreningen problemer med å fylle enkelte verv kan det være en ide å søke etter personer i fagmiljøer som utdanner seg til den nødvendige kunnskapen eller sende vedkommende på kurs. Dette er særlig relevant i forhold til verv som krever spesialkunnskaper. Slike verv kan være layout, økonomi, lydteknikk eller lignende. For å bidra til opplæringen av styremedlemmer arrangerer Studentliv kurs for aktive i sentrale verv. Mer informasjon finner du på Studentlivs nettsider. 15

16 16 Overfør kompetanse Hold styreseminar Når det nye styret er satt sammen bør dere holde et styreseminar. Etter en tid i styret har dere opparbeidet dere mye kunnskap. I tillegg til det dere selv har erfart, sitter dere på mye kompetanse som dere har fått fra tidligere styremedlemmer. Det er viktig at dette videreføres til det nye styret. En studentforening som tar vare på det den har lært, har lettere for å rekruttere til styreverv. Da vet de som vil påta seg et verv at de får opplæring og at de slipper å begynne på bar bakke. Styreseminaret bør starte med å gjennomgå handlingsplanen fra forrige semester. På den måten kan dere sjekke hvilke mål som er oppnådd og hvilke som må jobbes videre med. Ta med noen fra det gamle styret for å få en kontinuitet i diskusjonen rundt handlingsplanen. Da slipper dere å finne opp kruttet på nytt bare fordi dere har skiftet styre. Rundt diskusjonen av den gamle handlingsplanen og nye ideer som har dukket opp, lager dere en ny handlingsplan for semesteret. Det er viktig at dere har realistiske og konkrete mål og bestemmer hvem som har ansvar for de ulike oppgavene. På den måten blir foreningsarbeidet inspirerende etter hvert som de enkelte målene oppnås. La referatet fra seminaret inneholde den nye handlingsplanen. Studentliv har utviklet et styrekurs som er velegnet når foreningen skal holde styreseminar. Ta kontakt med Studentliv for mer informasjon. En studentforening som tar vare på det den har lært, har lettere for å rekruttere til styreverv.

17 Overfør kompetanse Lag en vitebok En vitebok er en samling av den viktigste informasjonen som finnes om foreningen. En vitebok er lurt å lage fordi man får samlet alt det viktigste man trenger å vite på ett sted. I studentforeninger er det ofte mye kompetanse som bare finnes hos enkeltpersoner, og det er viktig å ta vare på denne informasjonen. En vitebok kan inneholde en kort oversikt over foreningen og dens historie. Videre kan den fortelle om hvordan foreningen er strukturert (organisasjon og verv) og hva foreningens arbeidsoppgaver er (formål, vervbeskrivelser, arbeidsinstrukser, rutiner). Viteboka bør også forklare hvor du kan finne den informasjonen om foreningsarbeidet du er ute etter. For eksempel kan den inneholde en liste over kontaktpersoner, hvor referater og semesterrapporter er, hvilke nettverk foreningen har og hvor man kan søke om støtte til drift av foreningen. En vitebok trenger ikke være mer enn en perm hvor alt dette samles. Det viktigste er å samle det, slik at det er lett tilgjengelig for alle, og at hvert styre oppdaterer informasjonen. Det kan lønne seg å skrive sluttrapporter for vervene i foreningen. Dette kan lette overlappingsfasen mellom to styreverv. I rapporten kan man for eksempel skrive litt om hva som er gjort og hva som var planlagt, men det ikke ble tid til. I tillegg bør foreningen skrive en god og fyldig semesterrapport og rapporter for gjennomførte prosjekter. Disse kan brukes aktivt av foreningen på et senere tidspunkt. Det er også viktig å gjøre denne informasjonen lett tilgjengelig for nye medlemmer. En god overlapping er ikke kun en skriftlig rapport. Dere bør prøve å få til en periode der det gamle styremedlemmet og etterfølgeren arbeider sammen. Etter hvert som dagene går vil etterfølgeren føle seg trygg i overtakelsen av de fleste oppgavene. Videre tips til hva en vitebok bør inneholde finner dere på Studentlivs hjemmesider. 17

18 Semesterstart Planlegg rekrutteringen Gjennomfør rekrutteringen Viderefør kompetanse Rekrutteringshjulet Behold nye medlemmer Finn styremedlemmer

19 Studentliv Studentliv er en del av Velferdsdivisjonen i SiO (Studentsamskipnaden i Oslo) og jobber med tilrettelegging for frivillige studentaktiviteter og mottak av nye studenter. Vi har et bredt tilbud til aktive i studentforeninger. Kurs Studentliv arrangerer kurs som skal gjøre det enkelt og trygt å drive en studentforening. Vi arrangerer kurs i ledelse, regnskap, markedsføring og grafisk arbeid. Kursene er åpne for alle som er aktive i studentforeninger. Informasjon om kursdatoer og påmelding finner du på våre nettsider. Styrekurs Studentliv har også et eget kurs som tar for seg styrearbeid i en studentforening. Kurset er laget slik at styret selv gjennomfører det. Ta kontakt for å få kursheftet. Kunnskapsbasen I Kunnskapsbasen har vi samlet nyttig informasjon for deg som driver en studentforening. Her vil du finne råd og tips som vil hjelpe foreningen, blant annet hva en vitebok bør inneholde. Kunnskapsbasen finner du på Studentlivs nettsider. Kulturstyret Kulturstyret bevilger penger til studentaktiviteter. Alle studentforeninger kan søke om både driftsstøtte og prosjektstøtte. Søknadsfrister og nærmere informasjon finner du på nettsidene våre. Kontaktinformasjon Studentliv Pb 94 Blindern 0314 Oslo studentliv@sio.no

20