Den 2. november 2009 holdt UBs komite for kultur, idrett og helse møte i Bergen rådhus, 2. et. Møtet startet kl og ble hevet kl 17.

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Bystyrets kontor Protokoll UBs komite for kultur, idrett og helse Den 2. november 2009 holdt UBs komite for kultur, idrett og helse møte i Bergen rådhus, 2. et. Til stede under opprop: Robin Søndergaard, Steinerskolen i Bergen, vgs Silje Økland, Ytrebygda skole - vara - gikk kl 1505 Godkjente forfall til hele møtet Ikke godkjente forfall til hele møtet: Tim Even Ingebrigtsen, Tanks vgs Erica Krohnheim, Ytrebygda skole - vara møtte Sandra Halvosen Goya, Ny Krohnborg skole Arne G. Janssen, Kirkevoll skole Andrea Christina N. Brunner, Storetveit skole Mathias Simonsen, Bergen Kristne Grunnskole Steffen Stendal, Kyrkjekrinsen skole Per Christian Berentsen-Deem, Breimyra ung.skole Malavi Sivakanesan, International School of Bergen Sondre Øren Åmås, Olsvik skole Møteleder Sekretær: Elise Ovredal Leiten (Kos) Lisa Landsverk Engervik Møtet startet kl og ble hevet kl Innkalling og sakskart: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. På grunn av svært lavt oppmøte hadde komite for kultur, idrett og helse møte sammen med komite for oppvekst og skole. 1

2 34-09 Godkjenning av protokoll fra UB KKIH sitt møte UBs komite for kultur, idrett og helse behandlet saken i møtet sak 34-09: Da komiteen ikke var vedtaksdyktig i dette møtet, ble saken ikke behandlet Saker til gjennomsyn UBs komite for kultur, idrett og helse behandlet saken i møtet sak 35-09: Det var ingen saker til gjennomsyn Forslag til skriftlige spørsmål UBs komite for kultur, idrett og helse behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: Det ble ikke fremmet forslag til skriftlige spørsmål Utvikling av egne saker Oppsummering av komiteens arbeid 2009 Innspill til opplæring 2010 UBs komite for kultur, idrett og helse behandlet saken i møtet sak og kom med følgende innspill til arbeidet med evaluering av UB-året 2009 og opplæring av nytt UB 2010: Arbeidet i Komiteene - i komiteene er lavere terskel for å ta ordet, litt tryggere, lettere å tørre å si hva de mener - føler at de tar opp ting som blir tatt med videre i systemet og at de alltid kommer med uttalelser til saker som de har til behandling. Viktig og bra med engasjert komiteleder - bør ha en regel om komitemøtene varer til kl 17. Dersom en er ferdig med sakene på sakskartet bruker en resten av tida til å jobbe med egne saker. Det er ønskelig med klare regler for når møtet er ferdig og at vi blir flinkere til å holde disse tidsrammene. - Det har vært kjedelig når det ikke har vært noen saker til behandling. - noen saker - spesielt budsjett har vært tunge og vanskelige å sette seg inn i Hvorfor har det vært stort forfall? - UBerne er valg på veldig forskjellig grunnlag: noen vet ikke hva UB er i det hele tatt - noen vet mye - det er en utfordring at flere burde fått vite mer om UB før valget på skolene. - Valg av komite tas tidlig - kanskje velger noen feil og dermed blir det kjedelig på komitemøtene. - kan ha mer fokus på at en representerer skolen og har en plikt til å møte på møtene. - Administrasjonen bør sende sms samme dag - og ev dagen i forveien også - og minne representantene på møtene. - Hvis en krever forfallsgrunn vil det kanskje bli mindre forfall. 2

3 - Det bør gjennomføres en anonym spørreundersøkelse hvor en bla spør hvorfor kommer de ikke i møtene - og også andre tema - viktig at vara får beskjed om at de skal møte så tidlig som mulig - mange er opptatt og holder på med mange aktiviteter - UB møtene kolliderer med andre aktiviteter, og skoletid. Leses sakspapirene? - de aller fleste leser sakspapirene - en del skummer saksutredningen, men leser saksframstilinga. Kan sakene legges fram/behandles annerledes? - det er helt nødvendig med innledninger fra byrådsavdelingene/politikere for at de skal skjønne hva sakene går i. Ev kan en kanskje sette av litt tid til at komiteen kan diskutere i forkant uten av den som skal innlede er der og avklare hva en lurer på, hva som er uklart? Komiteene bør bedre til å gi inntrykk av at det er mange som ikke skjønner hva det går i, og bli bedre på å spørre når det er noe de ikke forstår. - Viktig at de som presenterer saken ikke snakker for vanskelig, de må ikke bruke for tungt språk og vanskelige ord - De bør begrense bruken av power pointer og ikke bare lese opp det som står på pp - De som presenterer sakene må være engasjerte - Mange syns det er vanskelig å lese sakspapirene helt på egen hånd når de ikke har noen å spørre om hva menes med ord og uttrykk, hva ting betyr etc. Veldig tungt stoff. Viktig at UBerne skjønner hvor det essensielle i sakene står/hvordan de er bygd opp. Egne saker - satsningsområder - mange savner fokus på satsningsområdene, viktig at administrasjonen hjelper komiteene med å holde fokus på disse sakene gjennom året. - ta opp igjen satsningsområdene på alle møtene - ikke bestemme ei gang for alle. - Antall satsningsområder bør begrenses - til for eks 3. Bør bruke god tid å blir enige om satsningsområdene, bør være saker som er realistisk å kunne gjennomføre. - Et forslag er å lage undergrupper i komiteen som kan jobbe ekstra med satsningsområdene og presenterer for resten av komiteen. - Utvikling av egne saker bør stå tidligere på sakskartet - nå kommer disse sakene tilslutt når mange er veldig trøtte. Et alternativ kan være å sette tidsbegrensninger på arbeidet med de andre sakene, sånn at en sikret tid til jobbing med egne saker i hvert møte. Reglement og fullmakter - syns ikke det bør være noen automatikk i at UB representanten blir medlem i Elevrådet på skolen. Men det er viktig å oppfordre til at det bør være en bedre kommunikasjon mellom representanten og Elevrådet. Administrasjonen hjelpe med dette, kontakte skolene etc. - Klarhet i regler for valg av vara underveis i perioden: nå velges det ikke ny vara hvis vara trekker seg - det er dumt og bør endres på. - Vara må møte i representantens komite- bør en ta valget om komite sammen med vara? - Hvis vara blir fast representant, bør de få lov til å velge komite på nytt Samarbeid: Kontakt med voksenpolitikerne og voksenkomiteene: - greit å ha muligheten til å samarbeide. - det er vanskelig for dem å se for seg hvordan det skal fungere konkret, hvilke muligheter som finnes her - I spesielle saker som UB er veldig opptatt av, bør de ha mulighet til å møte opp å presentere hva UB mener i voksenkomiteen 3

4 Kontakt med elevrådet og skolen - viktig at UB representanten informerer elevrådet - og holder kontakten - spre informasjon om hva faktisk UB gjør. Powerpoint presentasjon av UB bør gjøres tilgjengelig sånn at alle kan bruke den. - vanskelig å representere skolens mening - UBerne går ikke til skolene og spør om deres mening i forhold til saker, stoler på sine egne meninger og representere i større grad seg selv. - Skolebesøk bør gjennomføres på alle skoler. Det er veldig viktig at de som velges på skolene vet hva UB er, og hva de sier ja til. Neste år bør en begynne med skolebesøk mye tidligere til neste år og det bør være bedre organisert. Kontakt med vararepresentanten - Det er viktig at representant og vara blir kjent med hverandre og at de har kontakt og snakker sammen i større grad enn en gjør nå. Det er ekstra vanskelig når vara og representant går på forskjellig skole. - eksempel på at representanten og vara lager referat til hverandre fra møtene de har deltatt på - Sakspapirene bør sendes ut til vara også - så følger de bedre med. - En bør vurdere muligheten for at vara blir med i møtene og at de to har en stemme tilsammen- de varaene som var tilstedet syns det hørtes lurt ut. - Vara kan dras med i planleggingen av for eks politikerhøring og andre arrangement. - Administrasjonen må hjelpe til sånn at kommunikasjonen mellom vara og representant kan bli bedre Opplæring: På Terminus og på Herdla Terminus: - Må ha fokus på å få alle engasjerte - huske at dette er det første møtet med UB - Ikke bruke organisasjonskart i presentasjonene! Viktig å gjøre det enkelt. - foredrag av gamle UBere - opplegg av ungdom for ungdom er ønskelig Herdla: -veldig viktig med en sånn tur for det sosiale og for å bli kjent. - plassering på rom: administrasjonen bør sette opp romfordeling, men ha mer fokus på lik alder når en deler inn. Bør sette opp rominndeling for guttene også. - mer fokus på inkludering av alle. Bør ha flere bli - kjent leker. Sette sammen grupper som gjør at nye og gamle blir bedre kjent med hverandre - Passe på at de erfarne ikke rotter seg sammen og gi dem spesielt ansvar for at alle blir inkludert og at ingen blir sittende alene. Fadderordning? - Lage en sosial komite- ev flere sosiale komiteer som forbereder ting om kveldene - mer tid til å bli kjent med hverandre før tale og debatteknikk kurs - noen opplevde det som litt skummelt at de kom tidlig i programmet. - Litt for mye seminar - burde vært mer tid til sosialt års stemmerett var bra, men varte litt lenge. - Det er tidlig å skulle velge komite - det er viktig at alle får mer informasjon om alle komiteene. De gamle representantene kan forteller om arbeidet. Alle bør få jobbe med alle komiteene før de velger. Kjedelig med finne avisutklippdelen mener noen - ev sette av mer tid til denne type øvelser og gjøre mer spennende. Vedr valg av komite: Det må være lov å si at det er det samme hvilken komite en kommer i og overlate avgjørelsen til administrasjonen. Annen opplæring: - Mer opplæring i hvordan lese sakspapirer. - Dele opplæringen opp over flere kvelder? Ev frivillig kursing i etterkant av komitemøtene - spesielt for de nye representantene? - lage en video av UB møtene som legges ut på nettsidene som vara, og andre, kan se på. 4

5 - lage en bedre hjemmeside? - lage noe på "its learning"? Hva er de viktigste tingene en må lære som ny UBer? - politiske system og hvor UB er i systemet - - møteregler, innlegg, replikk talerstol etc - opplæringen bør holdes av gamle UB ere Elise, Nikolai N ønsker å være med i gruppa som planlegger opplæring januar Andre innspill: Ha evaluering oftere, underveis i perioden! Spørre hvordan folk syns det går og hva folk syns. På slutten av hvert komitemøte kan en åpne for innspill om hvordan vi kan gjøre det bedre. Komiteens behandling: Komiteen diskuterte saken og kom frem til følgende innspill: "Arbeidet i Komiteene - i komiteene er lavere terskel for å ta ordet, litt tryggere, lettere å tørre å si hva de mener - føler at de tar opp ting som blir tatt med videre i systemet og at de alltid kommer med uttalelser til saker som de har til behandling. Viktig og bra med engasjert komiteleder - bør ha en regel om komitemøtene varer til kl 17. Dersom en er ferdig med sakene på sakskartet bruker en resten av tida til å jobbe med egne saker. Det er ønskelig med klare regler for når møtet er ferdig og at vi blir flinkere til å holde disse tidsrammene. - Det har vært kjedelig når det ikke har vært noen saker til behandling. - noen saker - spesielt budsjett har vært tunge og vanskelige å sette seg inn i Hvorfor har det vært stort forfall? - UBerne er valg på veldig forskjellig grunnlag: noen vet ikke hva UB er i det hele tatt - noen vet mye - det er en utfordring at flere burde fått vite mer om UB før valget på skolene. - Valg av komite tas tidlig - kanskje velger noen feil og dermed blir det kjedelig på komitemøtene. - kan ha mer fokus på at en representerer skolen og har en plikt til å møte på møtene. - Administrasjonen bør sende sms samme dag - og ev dagen i forveien også - og minne representantene på møtene. - Hvis en krever forfallsgrunn vil det kanskje bli mindre forfall. - Det bør gjennomføres en anonym spørreundersøkelse hvor en bla spør hvorfor kommer de ikke i møtene - og også andre tema - viktig at vara får beskjed om at de skal møte så tidlig som mulig - mange er opptatt og holder på med mange aktiviteter - UB møtene kolliderer med andre aktiviteter, og skoletid. Leses sakspapirene? - de aller fleste leser sakspapirene - en del skummer saksutredningen, men leser saksframstilinga. Kan sakene legges fram/behandles annerledes? - det er helt nødvendig med innledninger fra byrådsavdelingene/politikere for at de skal skjønne hva sakene går i. Ev kan en kanskje sette av litt tid til at komiteen kan diskutere i forkant uten av den som skal innlede er der og avklare hva en lurer på, hva som er uklart? Komiteene bør bedre til å gi inntrykk av at det er mange som ikke skjønner hva det går i, og bli bedre på å spørre når det er noe de ikke forstår. 5

6 - Viktig at de som presenterer saken ikke snakker for vanskelig, de må ikke bruke for tungt språk og vanskelige ord - De bør begrense bruken av power pointer og ikke bare lese opp det som står på pp - De som presenterer sakene må være engasjerte - Mange syns det er vanskelig å lese sakspapirene helt på egen hånd når de ikke har noen å spørre om hva menes med ord og uttrykk, hva ting betyr etc. Veldig tungt stoff. Viktig at UBerne skjønner hvor det essensielle i sakene står/hvordan de er bygd opp. Egne saker - satsningsområder - mange savner fokus på satsningsområdene, viktig at administrasjonen hjelper komiteene med å holde fokus på disse sakene gjennom året. - ta opp igjen satsningsområdene på alle møtene - ikke bestemme ei gang for alle. - Antall satsningsområder bør begrenses - til for eks 3. Bør bruke god tid å blir enige om satsningsområdene, bør være saker som er realistisk å kunne gjennomføre. - Et forslag er å lage undergrupper i komiteen som kan jobbe ekstra med satsningsområdene og presenterer for resten av komiteen. - Utvikling av egne saker bør stå tidligere på sakskartet - nå kommer disse sakene tilslutt når mange er veldig trøtte. Et alternativ kan være å sette tidsbegrensninger på arbeidet med de andre sakene, sånn at en sikret tid til jobbing med egne saker i hvert møte. Reglement og fullmakter - syns ikke det bør være noen automatikk i at UB representanten blir medlem i Elevrådet på skolen. Men det er viktig å oppfordre til at det bør være en bedre kommunikasjon mellom representanten og Elevrådet. Administrasjonen hjelpe med dette, kontakte skolene etc. - Klarhet i regler for valg av vara underveis i perioden: nå velges det ikke ny vara hvis vara trekker seg - det er dumt og bør endres på. - Vara må møte i representantens komtie- bør en ta valget om komite sammen med vara? - Hvis vara blir fast representant, bør de få lov til å velge komite på nytt Samarbeid: Kontakt med voksenpolitikerne og voksenkomiteene: - greit å ha muligheten til å samarbeide. - det er vanskelig for dem å se for seg hvordan det skal fungere konkret, hvilke muligheter som finnes her - I spesielle saker som UB er veldig opptatt av, bør de ha mulighet til å møte opp å presentere hva UB mener i voksenkomiteen Kontakt med elevrådet og skolen - viktig at UB representanten informerer elevrådet - og holder kontakten - spre informasjon om hva faktisk UB gjør. Powerpoint presentasjon av UB bør gjøres tilgjengelig sånn at alle kan bruke den. - vanskelig å representere skolens mening - UBerne går ikke til skolene og spør om deres mening i forhold til saker, stoler på sine egne meninger og representere i større grad seg selv. - Skolebesøk bør gjennomføres på alle skoler. Det er veldig viktig at de som velges på skolene vet hva UB er, og hva de sier ja til. Neste år bør en begynne med skolebesøk mye tidligere til neste år og det bør være bedre organisert. Kontakt med vararepresentanten - Det er viktig at representant og vara blir kjent med hverandre og at de har kontakt og snakker sammen i større grad enn en gjør nå. Det er ekstra vanskelig når vara og representant går på forskjellig skole. - eksempel på at representanten og vara lager referat til hverandre fra møtene de har deltatt på 6

7 - Sakspapirene bør sendes ut til vara også - så følger de bedre med. - En bør vurdere muligheten for at vara blir med i møtene og at de to har en stemme tilsammen- de varaene som var tilstedet syns det hørtes lurt ut. - Vara kan dras med i planleggingen av for eks politikerhøring og andre arrangement. - Administrasjonen må hjelpe til sånn at kommunikasjonen mellom vara og representant kan bli bedre Opplæring: På Terminus og på Herdla Terminus: - Må ha fokus på å få alle engasjerte - huske at dette er det første møtet med UB - Ikke bruke organisasjonskart i presentasjonene! Viktig å gjøre det enkelt. - foredrag av gamle UBere - opplegg av ungdom for ungdom er ønskelig Herdla: -veldig viktig med en sånn tur for det sosiale og for å bli kjent. - plassering på rom: administrasjonen bør sette opp romfordeling, men ha mer fokus på lik alder når en deler inn. Bør sette opp rominndeling for guttene også. - mer fokus på inkludering av alle. Bør ha flere bli - kjent leker. Sette sammen grupper som gjør at nye og gamle blir bedre kjent med hverandre - Passe på at de erfarne ikke rotter seg sammen og gi dem spesielt ansvar for at alle blir inkludert og at ingen blir sittende alene. Fadderordning? - Lage en sosial komite- ev flere sosiale komiteer som forbereder ting om kveldene - mer tid til å bli kjent med hverandre før tale og debatteknikk kurs - noen opplevde det som litt skummelt at de kom tidlig i programmet. - Litt for mye seminar - burde vært mer tid til sosialt års stemmerett var bra, men varte litt lenge. - Det er tidlig å skulle velge komite - det er viktig at alle får mer informasjon om alle komiteene. De gamle representantene kan forteller om arbeidet. Alle bør få jobbe med alle komiteene før de velger. Kjedelig med finne avisutklippdelen mener noen - ev sette av mer tid til denne type øvelser og gjøre mer spennende. Vedr valg av komite: Det må være lov å si at det er det samme hvilken komite en kommer i og overlate avgjørelsen til administrasjonen. Annen opplæring: - Mer opplæring i hvordan lese sakspapirer. - Dele opplæringen opp over flere kvelder? Ev frivillig kursing i etterkant av komitemøtene - spesielt for de nye representantene? - lage en video av UB møtene som legges ut på nettsidene som vara, og andre, kan se på. - lage en bedre hjemmeside? - lage noe på "its learning"? Hva er de viktigste tingene en må lære som ny UBer? - politiske system og hvor UB er i systemet - - møteregler, innlegg, replikk talerstol etc - opplæringen bør holdes av gamle UB ere Elise, Nikolai N ønsker å være med i gruppa som planlegger opplæring januar Andre innspill: Ha evaluering oftere, underveis i perioden! Spørre hvordan folk syns det går og hva folk syns. På slutten av hvert komitemøte kan en åpne for innspill om hvordan vi kan gjøre det bedre." 7

8 Votering: Representantene sluttet seg til innspillene Eventuelt UBs komite for kultur, idrett og helse behandlet saken i møtet sak 38-09: Det var ingenting under Eventuelt. Elise Ovredal Leiten (Kos) Leder Lisa Landsverk Engervik Rådgiver 8