MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET. Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: Tid: 09:00 Slutt: 11:50

Transkript

1 Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: Tid: 09:00 Slutt: 11:50 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Ordfører Kirsti Tømmervold, Jarle Martin Gundersen, Alf Steinar Tømmervold, Sjur Inge Øgaard, Kai Nordseth i sak 143/15 (felleslisten AP/SP/SV), Paal Christian Bjønnes (V), Lillian Waaden, Ole Horgøien (felleslisten H/FrP/MDG). Efia Marie Damba (felleslisten AP/SP/SV). Sjur Inge Øgaard (felleslisten AP/SP/SV), Kai Nordseth (felleslisten AP/SP/SV) i sak 143/15. Fra adm. (evt. andre): Rådmann Kjetil Mjøsund, kommunalsjef Johnny Nilssen, kommunalsjef Elisabeth Høyem, kommunalsjef Anders Stenvig, enhetsleder Kjersti Utne, plansjef Geir Magne Sund, seniorrådgiver Roald Klausen, saksbehandler Thor Eivik, fagsjef Steinar Lianes sekr. Innkalling: Møteinnkalling av Merknader: Ingen. Behandlede saker: 136/15 145/15 Sak 143/15 ble behandlet først i møtet deretter sakslisten. Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at protokoll er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Klæbu,

2 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 136/15 15/2 Referat og meldinger - formannskap/kommunestyre 137/15 15/1015 Leieavtale Sørborgen kunstgress A/S - Sørborgen idrettspark 138/15 13/406 Kommunedelplan for idrett og friluftsliv rullering 2016 samt prioritert liste over spillemiddeler /15 13/1141 Orienteringssak - forlengelse av dispensasjon for uttak, Forset Grus AS 140/15 14/760 Utbygging av Granmo - spørsmål om skole- og rensekapasitet 141/15 15/714 Mindre reguleringsendring, Stormyra - Lauvåsvegen /15 15/680 Eventuell forlengelse av båndlegging langs Fv /15 14/557 Byggesak - gnr 39/143 - Flatheimvegen 14 - tilbygg - klage 144/15 13/1205 Framtidig kommunesamarbeid - kommunereformen - styringsgruppemøte /15 15/964 Åpen post - formannskapet Side 2 av 10

3 Klæbu kommune 136/15 Referat og meldinger - formannskap/kommunestyre Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. Formannskapets innstilling Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. 137/15 Leieavtale Sørborgen kunstgress A/S - Sørborgen idrettspark Kommunestyret vedtar å inngå ny avtale med Sørborgen kunstgress A/S om leie av areal på Sørborgen idrettspark til kunstgressbane i 30 år for perioden Medlem Jarle Martin Gundersen (SP) stilte spørsmål om det er vurdert om biobrenselanlegget kan stå for oppvarming av banen på vinterstid, og dermed spare brøyting og slitasje på dekket, og helsemessige gevinster. Spørsmål besvares under åpen post i formannskapet 28.januar Formannskapets innstilling Kommunestyret vedtar å inngå ny avtale med Sørborgen kunstgress A/S om leie av areal på Sørborgen idrettspark til kunstgressbane i 30 år for perioden /15

4 Kommunedelplan for idrett og friluftsliv rullering 2016 samt prioritert liste over spillemiddeler 2016 Klæbu kommunestyre vedtar endringene under årets rullering av kommuneldelplan for idrett og friluftsliv Følgende endringer: Søknad om bygging av lysløype ved Gjenvollhytta tas inn i handlingsprogrammet for 2016 Det foretas en enkel rullering og endring av planen som omhandler kun kapitel: 4.2 Tiltak i planperioden. Side 27, 28 og 29. Ordinære anlegg 4.3 tabell 1: handlingsprogram side 30. Prioritert liste over spillemiddeler Klæbu kommune søker om spillemidler for 2016 på følgende anlegg i prioritert rekkefølge. Prioritet Anleggsnr. Søknad Status Status anlegg Tanem Idrettshall Gjentatt Gjennomført Klæbu Golfsenter - 9 hull bane Gjentatt Gjennomført Klæbu Golfsenter - 9 hull Fornyet Gjennomført kunstgress Klæbu Golfsenter - 9 hull Fornyet Gjennomført Driving Range Klæbu Golfsenter - 9 hull Idretts/lagerbygg Fornyet Planlagt ferdig Lauvåsen lysløype Fornyet Gjennomført rehabilitering lys Sørborgen Idrettspark Ny Planlagt kunstgress Rehabilitering Gjenvolhytta - lysløype Ny Planlagt Nordmarka øst. Fornyet Gjennomført Orienteringskart Rehabilitering Vassfjellet Sjøla. Orienteringskart Rehabilitering Fornyet Gjennomført Formannskapets innstilling Klæbu kommunestyre vedtar endringene under årets rullering av kommuneldelplan for idrett og friluftsliv Side 4 av 10

5 Følgende endringer: Søknad om bygging av lysløype ved Gjenvollhytta tas inn i handlingsprogrammet for 2016 Det foretas en enkel rullering og endring av planen som omhandler kun kapitel: 4.2 Tiltak i planperioden. Side 27, 28 og 29. Ordinære anlegg 4.3 tabell 1: handlingsprogram side 30. Prioritert liste over spillemiddeler Klæbu kommune søker om spillemidler for 2016 på følgende anlegg i prioritert rekkefølge. Priorite Anleggsnr. Søknad Status Status anlegg t Tanem Idrettshall Gjentatt Gjennomført Klæbu Golfsenter- 9 hull bane Gjentatt Gjennomført Klæbu Golfsenter- 9 hull - Fornyet Gjennomført kunstgress Klæbu Golfsenter - 9 hull Fornyet Gjennomført Driving Range Klæbu Golfsenter- 9 hull Idretts/lagerbygg Fornyet Planlagt ferdig Lauvåsen lysløype rehabilitering lys Fornyet Gjennomført Sørborgen Idrettspark Ny Planlagt kunstgress Rehabilitering Gjenvolhytta -lysløype Ny Planlagt Nordmarka øst. Orienteringskart Fornyet Gjennomført Rehabilitering Vassfjellet Sjøla. Orienteringskart Rehabilitering Fornyet Gjennomfør t 139/15 Orienteringssak - forlengelse av dispensasjon for uttak, Forset Grus AS 1. Formannskapet tar redegjørelsen i saksframlegget til orientering 2. Formannskapet gir rådmannen fullmakt til å fatte vedtak om forlengelse av dispensasjon i inntil ½ år Side 5 av 10

6 Formannskapets vedtak 1. Formannskapet tar redegjørelsen i saksframlegget til orientering 2. Formannskapet gir rådmannen fullmakt til å fatte vedtak om forlengelse av dispensasjon i inntil ½ år 140/15 Utbygging av Granmo - spørsmål om skole- og rensekapasitet Klæbu kommune har ut fra hensynet til skole- og rensekapasitet ikke innvendinger til at det settes i gang utbygging av 3 delfelt på eiendommen Granmo. Spørsmålet om utbygging utover dette tas opp til ny vurdering når 2 felt er utbygd. Formannskapets vedtak Klæbu kommune har ut fra hensynet til skole- og rensekapasitet ikke innvendinger til at det settes i gang utbygging av 3 delfelt på eiendommen Granmo. Spørsmålet om utbygging utover dette tas opp til ny vurdering når 2 felt er utbygd. 141/15 Mindre reguleringsendring, Stormyra - Lauvåsvegen 20 Formannskapet vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven forslag til mindre endring av reguleringsplan for Stormyra, slik det går fram av kart datert Formannskapets vedtak Formannskapet vedtar med hjemmel i plan- og bygningsloven forslag til mindre endring av reguleringsplan for Stormyra, slik det går fram av kart datert Side 6 av 10

7 142/15 Eventuell forlengelse av båndlegging langs Fv 704 Klæbu kommune søker Fylkesmannen om forlengelse av båndleggingen langs Fv 704 gjennom tettbebyggelsen på Tanem i inntil 4 år, jf. sone vist i kommuneplanens arealdel vedtatt og på kart datert Søknaden begrunnes med fortsatt usikkerhet omkring valg av framtidig løsning for Fv 704 forbi Tanem, og miljømessige ulemper ved å etablere nye boliger nærmere dagens veg enn 30 m fra senterlinjen. Medlem Jarle Martin Gundersen (SP) fremmet følgende tilleggsforslag: «Klæbu kommune skal snarlig ta initiativ overfor fylkeskommunen med sikte på utredning og bygging av tunnelløsning forbi Tanem. Av hensyn til beboere langs FV 704 er det viktig å få en snarlig avklaring i forhold til veitrase da området har vært båndlagt siden 2008». Ved votering ble Gundersens tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak Klæbu kommune søker Fylkesmannen om forlengelse av båndleggingen langs Fv 704 gjennom tettbebyggelsen på Tanem i inntil 4 år, jf. sone vist i kommuneplanens arealdel vedtatt og på kart datert Søknaden begrunnes med fortsatt usikkerhet omkring valg av framtidig løsning for Fv 704 forbi Tanem, og miljømessige ulemper ved å etablere nye boliger nærmere dagens veg enn 30 m fra senterlinjen. Klæbu kommune skal snarlig ta initiativ overfor fylkeskommunen med sikte på utredning og bygging av tunnelløsning forbi Tanem. Av hensyn til beboere langs FV 704 er det viktig å få en snarlig avklaring i forhold til veitrase da området har vært båndlagt siden /15 Byggesak - gnr 39/143 - Flatheimvegen 14 - tilbygg - klage Formannskapet tar klagen fra Grete Ø. Brøttemsmo til følge, og gir ikke tillatelse til oppføring av tilbygg som omsøkt. Begrunnelsen er at fordelene for søker ikke er klart større enn ulempene dette medfører for klager. Ordfører Kirsti Tømmervold (AP) ba om vurdering av egen habilitet. Formannskapet anser Tømmervold for å være inhabil, jfr. forvaltningsloven 6, 2. punkt. Tømmervold fratrådte under behandlingen av saken. Innkalt vara Kai Nordseth (AP) tiltrådte. Side 7 av 10

8 Varaordfører Jarle Martin Gundersen (SP) ledet møter under behandlingen av saken. Rådmannen endret innstillingen i møtet: «Formannskapet tar klagen fra Grete Ø. Brøttemsmo til følge, og avslår om dispensasjon for oppføring av tilbygg som omsøkt. Begrunnelsen er at fordelene for søker ikke er klart større enn ulempene dette medfører for klager». Medlem Lillian Waaden (H) fremmet følgende forslag: «Formannskapet tar ikke klagen fra Grete Ø. Brøttemsmo til følge, og gir tillatelse til oppføring av tilbygg som omsøkt. Begrunnelsen er at fordelene for søker er klart større enn ulempene dette medfører for klager. Formannskapet fikk god oversikt og forklaring på det omsøkte tilbygget under befaringen». Ved votering over rådmannens endrede innstilling mot Waadens forslag, ble Waadens forslag enstemmig vedtatt. Formannskapets vedtak Formannskapet tar ikke klagen fra Grete Ø. Brøttemsmo til følge, og gir tillatelse til oppføring av tilbygg som omsøkt. Begrunnelsen er at fordelene for søker er klart større enn ulempene dette medfører for klager. Formannskapet fikk god oversikt og forklaring på det omsøkte tilbygget under befaringen. 144/15 Framtidig kommunesamarbeid - kommunereformen - styringsgruppemøte 18 Saken legges fram uten innstilling. Ordføreren orienterte. Ordfører Kirsti Tømmervold (AP) fremmet følgende forslag: «Kommunereformen er en reform som må være godt forankret politisk. Dette skal være en politisk styrt prosess. Derfor har ordføreren i Klæbu bedt om et møte den 5. januar med egen rådmann i Klæbu, samt ordfører og rådmann i Trondheim for å planlegge et felles møte mellom formannskapene i de to kommunene. Møte mellom de to formannskapene må være berammet i uke 3 eller 5». Medlem Paal Christian Bjønnes (V) fremmet følgende forslag: «I brev av fra Fylkesmannen er det vedlagt en milepælsplan. Denne milepælsplanen beskriver halvåret som vi nå går inn i som en beslutningsfase. Styringsgruppa/Formannskapet gir rådmannen mandat til å være pådriver og gjennomføre et samarbeid med Trondheim og eventuelle andre interesserte nabokommuner i den hensikt å fremskaffe et beslutningsgrunnlag i forbindelse med kommunereformen. Beslutningsgrunnlagets form og Side 8 av 10

9 innhold skal tjene som et sentralt saksdokument når rådmannen i løpet av våren legger frem sak om endelig vedtak angående kommunereformen for Klæbu kommunes del». Ved votering ble Tømmervolds forslag enstemmig vedtatt Ved votering falt Bjønnes forslag med 2 mot 5 (AP/SP/FrP) stemmer. «Medlem Paal Christian Bjønnes hadde følgende protokolltilførsel: Ved at vi i formannskapet ikke svarer på rådmannens forespørsel om en tydeliggjøring av mandat er undertegnede bekymret for at prosessen forsinkes og at tiden frem mot 30.juni blir for knapp med tanke på å utarbeide et godt beslutningsgrunnlag. Bekymringen går også på hvordan vi skal rekke å ha grundig informasjon og dialog med innbyggerne» Tiltredes av Lillian Waaden. Formannskapets vedtak Kommunereformen er en reform som må være godt forankret politisk. Dette skal være en politisk styrt prosess. Derfor har ordføreren i Klæbu bedt om et møte den 5. januar med egen rådmann i Klæbu, samt ordfører og rådmann i Trondheim for å planlegge et felles møte mellom formannskapene i de to kommunene. Møte mellom de to formannskapene må være berammet i uke 3 eller /15 Åpen post - formannskapet Saken legges fram uten innstilling. Saker / Tema 1. Orientering om arbeidsgruppe for gjennomgang av budsjettprosesser. Rådmannen orienterte. Det er avholdt et innledende møte. 2. Orientering om flyktningsituasjonen. Rådmannen orienterte. Ny sak i formannskap og kommunestyret Spørsmål fra Paal Christian Bjønnes (V): «I forbindelse med FrP sitt forslag til budsjettet: Kjøkkenet avvikles og legges under sykehjemmet. Kan det legges frem regnskap for kjøkkenet, med spesielt fokus på det som går på utadrettet virksomhet/catering». Ordføreren svarte på spørsmålet: Side 9 av 10

10 Sist avlagte regnskap for et helt år (2014) viser et underskudd på kr for enheten kjøkken, hvorav kr har sammenheng med drift av rådhusets kantine de første månedene av Det var ikke budsjettert med midler til drift av kantina, men den lot seg ikke avvikle umiddelbart, bl.a. som følge av reduksjon av årsverk som måtte foretas. For regnskapsåret 2015 ser tallene gunstige ut, når det tas hensyn til at periodisering av regnskapet ikke i tilstrekkelig grad fanger opp utestående fordringer til enhver tid. Prognosen per dato er balanse i regnskapet for Når det gjelder den del av kjøkkenets virksomhet som kan betegnes som catering (inkluderer møteservering) kan tallene ikke leses direkte ut av budsjett og regnskap. Det eksisterer et skyggeregnskap for denne del av driften for 2014, som viser et overskudd på kr, og en fortjeneste på 36,6 %. 4. Spørsmål fra Lillian Waaden (H): «Det er nå ca. et år siden Klæbu kommune tok i mot 10 flyktninger fra Eritrea, i løpet av høsten 2015 har vi bosatt flere. Hva er situasjon for flyktningarbeidet nå? Hvordan ønsker vi velkommen til Klæbu? Hva inngår i introduksjonsprogrammet? Hva er status for flyktningkontoret, har de det de trenger for å gjøre en god jobb? Hvordan jobbes det med å integrere og få våre nye innbyggere til å etablere seg i Klæbu, har vi noen system/retningslinjer for å bistå flyktningene i å etablere seg i egne boliger rundt i Klæbu? Noen kommuner har etableringstilskudd, har vi det i Klæbu?» Rådmannen ved kommunalsjef Anders Stenvig besvarte spørsmålet: Den kommunale flyktningetjenesten er ennå organisert slik at ansatte i Kirkelig fellesråd administrerer oppdraget parallelt med egne oppgaver, supplert av kommunalt engasjert assistent. Fra januar 2016 overtar kommunen det administrative ansvaret ledet av nytilsatt flyktningekoordinator, med Kirkelig fellesråd fortsatt i en viktig, men supplerende rolle. Bosetting av flyktninger er et relativt nytt oppdrag for kommunen med relativt få flyktninger. Følgelig er både systematikk, kompetanse, organisering og fasiliteter under oppbygging, og med et betydelig forbedringspotensial. En situasjon vi i Klæbu har til felles med mange av landets mindre kommuner. Dette innebærer også behov for samkjøring av interkommunale retningslinjer av introduksjonsstønadsordningen, ikke minst økonomiske retningslinjer overfor flyktningene. Dette inkluderer etableringsordninger underveis og etter fullført introduksjonsprogram. Senest bosatte flyktninger, har vi vært nødt til å bosette i boliger av ringere kvalitet enn tidligere. Likeverdighet er også en utfordring på dette område. På alle områder sammenlignes vi naturlig med forhold og vilkår i Trondheim, hvilket p.t. er en åpenbar utfordring. Oversendte spørsmål fra Lillian Waaden oppfattes derfor som et berettiget situasjonsbilde om flyktningetjenesten sin kapasitet og de nye flyktningene sin oppfatning om egen situasjon. Om ønskelig kan mer detaljerte svar på fremførte spørsmål gis skriftlig, men med behørig verning av personopplysninger. Side 10 av 10