ÅRSMELDING FOR SCENEKUNSTBIBLIOTEKET 2004 Av Tone Hoemsnes og Linda Berge

Transkript

1 Årsmelding for scenekunstbiblioteket 2004, side 1 ÅRSMELDING FOR SCENEKUNSTBIBLIOTEKET 2004 Av Tone Hoemsnes og Linda Berge I 2003 var arbeidet konsentrert rundt 1. Budsjettsituasjonen 2. Registrering av eksisterende samling 3. Samlingsutvikling 4. Innredning av biblioteket 5. Innkjøp av sikkerhetssystem 6. Flyttingen og forberedelsene til denne 7. Åpningen 10.november 8. Drift av biblioteket 9. Kurs og reiser 10. Bemanningssituasjonen og organisatorisk plassering I 2004 er det første året vi har vært i vanlig drift, og vi har konsentrert oss om: 1. DRIFT OG UTVIKLING AV BIBLIOTEKET 2. SAMLINGSUTVIKLING 3. HJEMMESIDER 4. UNDERVISNING AV STUDENTER OG ANSATTE 5. REGISTRERING AV FOU VIRKSOMHETEN 6. DOKUMENTASJONSARKIVET 7. ØKONOMI 8. KURS OG REISER 9. BEMANNING

2 Årsmelding for scenekunstbiblioteket 2004, side 2 1: DRIFT OG UTVIKLING AV BIBLIOTEKET Biblioteket har nå vært i drift et år, og responsen har vært overveldende positiv! I år kan vi for første gang vise til statistikk for hva man låner mest av og hvor mange som bruker biblioteket. Utlån: Lydbok 3 % Manus 5 % Noter 6 % Utlån 2004 Skuesp 2 % Ref 0 % Bøker 10 % Cd 13 % Cd-rom 0 % Dikt 1 % Film 60 % Det er tydelig at det er filmsamlingen som er mest ettertraktet, og vi får stadig tilbakemeldinger på at vi har en spesielt god samling. Utlån av CD er er størst (13%) av de andre mediene. Her er det gjort bevisste innkjøp i forhold til opera, men ellers består denne samlingen mest av CD er som vi får via Kulturrådets avleveringstjeneste. Det er store huller i denne samlingen, og innkjøp av CD er er prioritert i samlingsutviklingen for Utlån av bøker ligger på 10 %. Dette viser at våre brukere foreløpig ikke relaterer informasjonsbehovet sitt til bøker. Vi har etter hvert bygget opp en god spesialsamling, noe vi får veldig tydelige tilbakemeldinger på av eksterne besøkende, men siden de ikke kan låne bøkene slår ikke dette ut på statistikken. I samlingsutviklingen har vi vært bevisste på at vi ikke ville bygge opp et rent akademisk bibliotek med en stor boksamling nettopp fordi vi kjente våre brukeres behov. Så får vi internt arbeide for at studenter og ansatte etter hvert vil se hvilke skatter som også ligger i denne boksamlingen. (Kriteriene for innkjøp er detaljert beskrevet under punktet for samlingsutvikling.)

3 Årsmelding for scenekunstbiblioteket 2004, side 3 Besøkstall: Biblioteket har vært godt besøkt i hele år. Besøk Antall 150 Serie Uke 6 Uke 8 Uke 10 Uke 12 Uke 14 Uke 16 Uke 18 Uke 20 Uke 22 Uke 24 Uke 26 Uke 28 Uke 30 Uke 32 Uke 34 Uke 36 Uke 38 Uke 40 Uke 42 Uke 44 Uke 46 Uke 48 Uke 50 Uke 52 Uke Skjemaet viser at gjennomsnitlig rundt 200 personer besøker biblioteket i løpet av en uke. Toppene avspeiler når det nærmer seg innlevering av oppgaver og lignende. Etter sommerferien ser vi at besøkstallet har ligger jevnt høyere enn før sommeren. Totalt 6200 personer har vært på biblioteket i hele Sett i forhold til at skolen har ca. 130 studenter, 50 lærere og 20 administrativt ansatte, er dette veldig gode tall. Referansespørsmål: Mange trenger hjelp fra bibliotekarene og det er gjennomsnittlig spørsmål i uka der brukerne trenger aktiv hjelp. Eksterne brukere: I løpet av en uke kan vi ha opptil 10 telefoner fra eksterne brukere som enten ønsker å komme til biblioteket eller som har spørsmål vi kan svare på der og da. Vi har hatt mange eksterne besøkende som bruker samlingen. De får ikke låne, men kan sitter i biblioteket og jobbe. De ser filmer, hører musikk eller leser manus og tidsskrifter. Åpningstidene har vært fra mandag, tirsdag og fredag, og fra til onsdag og torsdag. Alle som trenger hjelp utenom åpningstidene, kan ta kontakt med oss på kontoret. De fleste studentene har obligatorisk trening på formiddagen, derfor er det ikke nødvendig å åpne før 12.00, men mange setter pris på at vi kan ha lengre åpent. VIDERE UTVIKLING AV BIBLIOTEKET: Biblioteket er i full drift, men det en del igjen før vi regner prosjektet som ferdig. De fleste av målene vi satte oss for 2004 har vi nådd, men ting tar ofte lengre tid enn planlagt.

4 Årsmelding for scenekunstbiblioteket 2004, side 4 Registrere antall roller i manussamlingen En av forutsetningene da vi meldte oss inn i BIBSYS var at vi skulle kunne søke på antall roller. Det har vært en vanskelig prosess å få BIBSYS til å forstå hvor viktig dette er for oss, så det har tatt tid å finne tilfredsstillende løsninger. Vi har nå registrert 80% av samlingen, dvs at vi har lagt inn antall roller og emneord, men det er fortsatt ikke mulig for brukerne å søke direkte i skjermbildet på antall roller. BIBSYS har ikke gjort disse kodene søkbare, og det er ikke tilfredsstillende. Vi har klargjort for BIBSYS at dette arbeidet må prioriteres fra deres side. Det biografiske arkivet Astrid Slettbakk, teateranmelder i VG, donerte alle sine teaterprogrammer som hun har samlet fra hun begynte som teateranmelder i 1974 til scenekunstbiblioteket. Disse programmene danner grunnstammen i det som skal bli et omfattende biografisk arkiv. Vi har laget et hengemappesystem der vi legger alt vi kan finne av bakgrunnstoff på utvalgte forfattere, dramatikere, dansere, kompanier, komponister og sangere. I tillegg har vi et eget system for institusjoner der vi tar vare på årsmeldinger og festivalprogrammer. Dette er et meget nyttig arkiv. Teaterprogrammer har ofte omfattende artikler om forfatteren og forestillingen. Vi kan ha opptill 10 programmer fra ulike teatre til for eksempel Per Gynt, og det gir en rik tilgang til nyttig bakgrunnsinformasjon. Teaterdelen av dette arkivet er ferdig. Målet for 2005 er å lage tilsvarende mapper på kjente navn innenfor dans og opera, samt å supplere de eksisterende mappene. Nye hyller og omorganisering av CD- samlingen. Allerede før sommerferien så vi at vi trengte flere hyller, spesielt til film og CD samlingen og at området rundt skranken var for trangt. Vi stengte biblioteket en uke før jul og i romjula og fikk satt opp nye hyller til filmene og CD ene og fikk et mer egnet skap bak skranken der avspillingsutstyret står. Samtidig omklassifiserte vi CD-samlingen slik at de når står etter genre og ikke fortløpende etter nummer som før. 2: SAMLINGSUTVIKLING Kriteriene for samlingsutviklingen ble diskutert grundig i Bokkomiteen før vi åpnet biblioteket i Scenekunstfagene trenger tilgang til andre kilder enn det man finner i et tradisjonelt akademisk bibliotek, som for eksempel teatermanuskripter, dikt, dramatekster på originalspråket, CD er, filmer, noter, tidsskrifter og bøker. Alle disse mediene er likestilte, men vi har valgt å prioritere innkjøp av film, noter og CD er ettersom vi ikke kan låne dette fra andre bibliotek. Dette er også spesialsamlinger som vi ikke låner bort til andre. Bøker kan lett lånes fra andre bibliotek via fjernlånsavtalene vi har med de fleste fagbibliotekene i Norge. I år har vi jobbet mest med utviklingen av: Teatermanussamlingen Vi har ca teatermanus og jobber iherdig med å øke denne samlingen. Vi har forskjellige versjoner av en forestilling fra ulike oppsetninger. Vi har 1000 dramatekster i bokform der vi etterstreber å ha dramaet på originalspråket. En av profilene på samlingen er at vi skal ha en omfattende samling av ny norsk dramatikk. Vi samarbeider med Dramatikerforbundet om dette og forhandler om en avtale der de forplikter seg til å sende alle nye stykker til oss, og samarbeider med Det Åpne Teatret om å få tilsvarende avtale med dem. Vi har også mottatt manussamlingen til Norsk Dramatikkfestival som er veldig interessert i videre samarbeid. I tillegg samarbeider vi med institusjonsteatrene om å få tilsendt manus fra deres forestillinger. Heldigvis koster det ikke noe å få tak i disse manusene, men arbeidet med å opparbeide denne samlingen er betydelig.

5 Årsmelding for scenekunstbiblioteket 2004, side 5 Filmsamlingen Filmsamlingen er mye brukt, og vi har prioritert å bygge opp denne. Samlingen er stilt opp etter følgende genre: ballett, balletteori, barn, biografier, drama, filmhistorie, musikaler, norsk film, opera, Shakespeare og teaterteori. Vårt mål er å ha flest mulig av de klassiske operaene både på film og CD, og på noen utvalgte operaer skal vi ha flest mulig versjoner av samme forestilling. Det samme gjelder for klassiske balletter og kjente teaterstykker, spesielt i forhold til Shakespeare. Innenfor moderne dans kjøper vi filmer av viktige kompanier. Vi har etter hvert fått en anselig samling, men de er ofte svært vanskelig å få tak i og uforholdsmessig dyre. Dramasamlingen tar utgangspunkt i kjente regissører og deres arbeid. Vi har valgt ut et knippe navn der vi prøver å få tak i alt vedkommende har laget. Det er Ingmar Bergman, Suzanne Osten, Lars von Trier, Martin Scorsese, Reiner W. Fassbinder, Andrej Tarkovskij, Akari Kurosawa og Federico Fellini for å nevne noen. Vi satser på å ha det meste innenfor norsk film som det går an å få kjøpt, og målet er å være à jour med dette i løpet av Vi kjøper inn filmer med kjente skuespillere, filmer av kjente teaterstykker og filmer som viser klessdrakter som var karakteristisk for spesielle epoker osv. Pensumlitteratur Den nye strukturen pålegger studentene å skrive en oppgave samt å ha en eksamen i løpet av året. Vi har prioritert innkjøp av litteratur som er direkte knyttet til dette pensumet. Vi har samarbeidet med faglærere både på dans, teater og opera og er nå à jour i forhold til det studentene må lese for å kunne ta eksamen. Det vi mangler er ofte omliggende bakgrunnslitteratur, men dette lånes inn fra andre bibliotek. Vi har avtalt med faglærerne at de gir oppgavene i god tid, slik at biblioteket kan få tid til å låne inn det vi ikke har. Vi får også kopi av oppgavetekstene slik at vi vet hvilke tema studentene arbeider med. Koreografistudentene har hatt fordypningsemner for eksempel i spesielle stilepoker, danseteori og filosofi. Vi har skaffet bøker og filmer i samråd med studenter og faglærere og har lært mye av hvilken type materiale som etterspørres på dette nivået. Registudentene gjør sine diplomoppgaver ute på andre teatre dette året, men har brukt biblioteket på skolen i forhold til å skaffe bakgrunnsinformasjon til forestillingen. I tillegg har det vært arrangert workshops og fordypningsseminarer der biblioteket har vært involvert. Biblioteket kan foreløpig ikke dekke behovet på doktorgradsnivå av egen samling, men vi har samarbeidet tett med doktorgradstipendiat Per Roar Thorsnes, og lånt inn mye litteratur fra andre bibliotek. De bøkene som er mest relevante kjøper vi inn. Dette er en fin måte å arbeide på, fordi vi blir godt kjent med problemstillingene det jobbes med, samtidig som vi ikke bruker penger på litteratur som ikke er relevant å ha i vår samling. 3: HJEMMESIDENE KHIO har fått egen hjemmeside. De tre avdelingsbibliotekene har fått hver sine sider med felles forside og felles linker til hverandres samlinger. Under scenekunstbiblioteket kan man nå finne informasjon om bibliotekets samlinger, åpningstider, de ansatte, utlånsregler og egne sider med linker og tips i forhold til litteratursøk. Her ligger også en oversikt over alle tidsskriftene vi har i biblioteket og serviceerklæringen vår. Hjemmesidene er blitt utrolig fine og gir mye nyttig informasjon. De er veldig gode for oss å bruke som utgangspunkt i undervisningen.

6 Årsmelding for scenekunstbiblioteket 2004, side 6 4: UNDERVISNING AV STUDENTER OG ANSATTE Nesten alle studentene har nå hatt undervisning i enkele litteratursøk og i hvordan de finner fram i biblioteket. De har hatt ca. 1 ½ times undervisning. Først har de vært på lesesalen foran hver sin PC og Linda har undervist hvordan man finner fram i vår samling og hvordan man kan søke i BIBSYS generelt. Etterpå har Tone hatt omvisning i biblioteket og til slutt gitt en innføring i de viktigste tidsskriftene vi abonnerer på. Tilbakemeldingene har vært svært positive, og vi merker veldig stor forskjell på studentene før og etter undervisningen. Det er viktig at undervisningen følges opp med et videregående kurs. De studentene som arbeider med spesielle oppgaver får individuell undervisning i forhold til litteratursøk osv. Lærerne har fått individuell undervisning ved sine egne datamaskiner. På grunn av sykdom rakk vi å undervise 15 av 30 lærere i år, mens målet var å komme igjennom alle. Vi har også undervist 4 av det administrative personalet. Det er vanskelig å finne tider som passer for begge parter, siden de fleste lærerne er opptatt med mesteparten av dagen med undervisning og vi er bundet til vakter i biblioteket. Vi prioriterer lærere som er ansatt i 50 % stilling eller mer og bruker ca. 1 time på hver. Kjennskapen til og erfaringene med å bruke data som arbeidsverktøy er veldig forskjellig, så det har vært viktig å ta utgangspunkt i det nivået hver enkelt befinner seg på. Vi starter med KHIOs og bibliotekets hjemmeside og tar det gradvis derfra. Responsen har vært overveldende god, og vi ser at mange søker i BIBSYS fra sin egen datamaskin når de skal se hva vi har i biblioteket. Det er nødvendig med et oppfølgingskurs etter en stund. 5: REGISTRERING AV FoU-ARBEID I FORSKDOK Departementet pålegger Kunsthøgskolen i Oslo å dokumentere forskningen sin. Dette skal gjøres i ForskDok som ligger under Bibsyssystemet. Systemet er basert på at rapporten, boka eller artikkelen registreres innenfor nøye definerte kategorier. For scenekunstfeltet finnes det foreløpig ikke gode nok kategorier for å få registrert den forskningen som finner sted. Systemet tar stort sett hensyn til den skriftlige dokumentasjonen, mens scenekunstfeltet produserer lite skriftlig materiale. Forskningen er knyttet til det arbeidet som gjøres på scenen og det er den endelige forestillingen som representerer forskningen. Felles for de fleste ansatte er at de jobber i 50% stilling og driver med eget kunstnerisk virksomhet utenom skolen. Biblioteket skal kvalitetssikre FoU-rapportene og sile ut det som ikke er relevant. For scenekunstfagene ble det laget en egen rapport med en systematisk oversikt over virksomheten, og denne ble sendt til departementet. Parallelt har biblioteket arbeidet i forhold til BIBSYS med å lage egnede kategorier slik at materialet kan registreres tilfredsstillende. Det har vært problematisk å få BIBSYS til å prioritere dette arbeidet, så det samme må skje for 2005.

7 Årsmelding for scenekunstbiblioteket 2004, side 7 6: DOKUMENTASJONSARKIVET I løpet av et år produseres det mellom forestillinger på Fakultet for Scenekunst. Dette er en viktig del av Kunsthøgskolens virksomhet som vi er forpliktet til å dokumentere skikkelig. Til sammenligning tilsvarer dette produksjonsnivået på et normalt stort teater, hvor de bruker betydelige ressurser på dokumentasjonsarbeidet. Da vi flyttet til Seilduken, ble det naturlig at biblioteket tok over ansvaret for dokumentasjonsarkivet, men vi var ikke da klar over hvor uoversiktlig dette arbeidet ville bli. I dag er rutinene svært mangelfulle. Det er tre områder som må dokumenteres: Det historiske materialet Bilder av studentene Forestillingene Det historiske materialet Dette er først og fremst alt som ikke er pakket ut etter flyttingen og som for det meste omfatter bilder og plakater fra tidligere forestillinger. Det er nedsatt en utsmykningskomité bestående av dekanene og en lærer fra hver avdeling, samt Arvid Andresen, Bjørg Valvik og undertegnede. Alt materiale er samlet på møterommet på 6. plan der det også er mulig å sitte og sortere bilder og velge ut hva som skal i montre og hva som skal arkiveres. Dette styres av dekanene, men jeg tror lite er skjedd i det siste. Det finnes også en del viktig historisk arkivmateriale, bla de første styreprotokollene fra teaterhøgskolen og gamle møtereferater som ikke blir oppbevart forsvarlig. Bilder av studentene I tillegg til forestillingsbilder er det utallige bilder av studentene i forskjellige situasjoner. Det er tradisjon at det blir tatt bilder av avgangsstudentene som rammes inn i plakatformat og som overrekkes på avslutningsfesten. Rammen på mange av disse bildene er ødelagte og de må erstattes før de kan henges opp på veggene. Det er også tatt portretter av studentene til brosjyrer og lignende, som det er svært vanskelig å finne tilbake til. Forestillingene Etter en forestilling er det behov for å ta vare på følgende materiale: et manus til biblioteket, inspisientmanuset, (som aldri lånes ut), overskuddsmanus som settes på arkivrommet, bilder, ev. plakat, programmet og opptak av forestillingen. Det siste er det viktigste dokumentasjonsmaterialet og som det haster mest med å finne en løsning på. Mange av forestillingene på Teaterhøgskolen er filmet de siste årene, men det er dessverre mange hull i samlingen, - enten fordi den ikke er tatt opp eller fordi filmen er blitt borte. Det eldste opptaket vi har er fra 1986, da de begynte med videofilming på Teaterhøgskolen. Til sammen har vi rundt 200 filmer. Det har også vært tilfeldig hvem som har filmet og hvordan opptakene er gjort. Ofte har det vært inspisientene som bare har satt på kameraet og skiftet film i pausen, uten at det er blitt gjort noen form for aktiv filming i forhold til nærbilder av skuespillerne osv. Skinnet fra lyset gjør ofte skuespillerne ugjenkjennelige på scene og lyden forsvinner i suset fra kameraet. Ballett og dans har filmet en del av visningene sine, men her er det også mangelfull dokumentasjon. Det er stort sett tatt film av sommeravslutningen og Åpen scene der studentene viser egne arbeider. Arbeidet til koreografene er til dels blitt dokumentert, men ofte er det med håndholdt kamera og med dårlig lyd. Operaens samling er svært mangelfull, men forestillingene til avgangsklassene er stort sett tatt opp. Her merkes det ekstra godt at utstyret er mangelfullt og at suset fra kameraet er veldig forstyrrende i forhold til opplevelsen av musikken.

8 Årsmelding for scenekunstbiblioteket 2004, side 8 De fleste filmene var usystematisk pakket ned i kasser under flyttingen, mange av filmene er ikke merket og de er filmet i ulike typer formater. Til nå er filmene samlet og sortert etter årstall og finnes tilgjengelige på avsatte hyller i biblioteket. Systemet er lite tilfredsstillende, og det er vanskelig å finne fram til forestillingene fordi båndene er dårlig merket. Det er vanskelig å få en oversikt over hva studentene har gjort i løpet av studiet. I det nye biblioteket finnes kopieringsutstyr for alle typer formater. Vi kan dermed lage kopier av forestillingene for dem som ønsker det enten på DVD eller VHS for en billig penge. Studentene er ivrige etter å få kopier av forestillinger de selv har vært med i. Mange ønsker kopier som de kan sende eksterne instruktører eller koreografer. Mange 3.klasse studenter ønsker å få en samlet oversikt over de forestillingene de har vært med i for å se utviklingen de har vært igjennom. Mange lærere ønsker kopier som de bruker i undervisningen og andre ønsker å se forestillinger de ikke fikk sett selv. Biblioteket ønsker å ansette en sivilarbeider som har ansvaret for å filme forestillingene og å lage de nødvendige kopiene til arkivet. Han skal også brenne alle forestillingene over på DVD og registrere rollelistene på data. I løpet av en prosjektperiode på 15 måneder er det da mulig å få orden på og oversikt over denne viktige delen av skolens historie. Det er søkt om ,- på budsjettet for 2005 til dette. Vi håper å få en sivilarbeider i løpet av våren. Det vil budsjetteres med tilsvarende beløp for året Det må kjøpes inn et godt kamera som bare brukes til å ta opp forestillingene. Det er ikke satt av midler i bibliotekets budsjett til innkjøp av slikt kamera. 7: REGNSKAP OG BUDSJETTSØKNAD FOR 2005 Kommentar til regnskapet: 1. august 2003 ble vi administrativt en del av Fakultet for Scenekunst. Budsjettenheten ble endret fra 2250 til 5300, og dette skulle iverksettes fra januar Imidlertid ble det gjort mange feilføringer og da dette ble oppdaget, fikk vi vite at regnskapsavdelingen skulle bruke sommeren til ompostering. Ved årets slutt viste det seg at kr ,- fortsatt lå igjen fra 2250, noe som førte til at regnskapet kom i ubalanse. I utgangspunktet var det kun et overforbruk på ,- i forhold til tildelingen på kr ,-. Fra ble alle de tre bibliotekene ved Kunsthøgskolen slått sammen til en budsjettenhet. I mangel av en felles leder sendte hvert bibliotek inn sin budsjettsøknad til administrasjonen. Direktøren er fungerende bibliotekleder fram til den nye lederen blir ansatt. Budsjettbehandlingen ble dessverre mangelfull, og resultatet var store kutt i budsjettene for alle bibliotekene. I budsjettsøknaden fra scenekunstbiblioteket er det argumentert for nødvendigheten av en økning i bevilgningene. (se vedlegg.) Det er vanskelig å drive en aktiv samlingsutvikling når budsjettet reduseres til et minimum. (Se budsjettsøknaden for 2005 i eget vedlegg)

9 Årsmelding for scenekunstbiblioteket 2004, side 9 8: KURS OG REISER Linda Berge har vært på følgende kurs og reiser: Det 69. norske bibliotekmøte i Molde fra mars 2004 Månedelige møter i Team for BIBSYS, fjernlån og statistikk på Høgskolen i Oslo. Tone Hoemsnes har vært på følgende kurs og reiser: Innkjøpsreise til London 1. uka i januar 2004 Kurs i Forskdok 14. og 15. juni : BEMANNING Tone Hoemsnes 100 % stilling Linda Berge 100 % stilling Ekstra: Audun Moss har hatt praksisplass fra Aetat som bibliotekassistent fra til Hedda Reiby har hatt praksis fra Aetat som bibliotekassistent fra Thea Katrine Jansen har vært praktikant fra Bibliotekhøgskolen fra Gunhild Reiby har tatt ekstravakter i biblioteket ved behov. Da kontraktene våre gikk ut i august, var bemanningssituasjonene i biblioteket ennå ikke avklart. Prosjektet ble forlenget til 1. juli og vi fikk dermed fornyet kontraktene våre fram til sommeren Linda Berge er gravid og går ut i permisjon 1.april 05 og mye er fortsatt uavklart i forhold til hennes vikar. Biblioteklederne har gått inn for at det ansettes en leder som skal ha ansvaret for samlokaliseringen og bemanningskabalen framover og dette ble godkjent i Styret. Forhåpentligvis blir denne ansatt i løpet av våren Oslo, 15. mars Tone Hoemsnes Linda Berge Hovedbibliotekar Avdelingsbibliotekar