Utarbeidet av: Bente S. Kile og Bernhard Nilsen Vår dato Vår referanse

Transkript

1 Notat Utarbeidet av: Bente S. Kile og Bernhard Nilsen Vår dato Vår referanse Deres dato Deres referanse Til Ledergruppen SSHF Kopi til Samhandlingsutvalget Evaluering av samarbeidsavtalene mellom SSHF og kommunene på Agder forslag til prioritering, evalueringstema, prosess og deltakelse Innledning De lovpålagte samarbeidsavtalene mellom SSHF og kommunene i Agder skal evalueres og eventuelt revideres i løpet av våren. Dette gjelder overordnet samarbeidsavtale (OSA) og i alt 13 delavtaler inngått med de 30 kommunene. OSS har gitt koordinerende avtalegruppe (KA) i oppdrag å legge til rette for en slik felles prosess (jf. mandatet for KA). Første del av evalueringen vil være hhv. en (felles) kommunal gjennomgang og en intern gjennomgang på sykehuset, før man så i andre del møtes for å gå igjennom innspillene og utarbeide forslag til reviderte avtaler i de tilfellene det vurderes å være behov for dette. Det betyr at det fra sykehusets side må avklares: 1. Hvilke delavtaler skal det innholdsmessig fokuseres på? 2. Hvilke problemstillinger/tema bør vektlegges i evalueringen? 3. Hvordan skal evalueringsarbeidet gjennomføres og tilrettelegges? 4. Hvem (fra SSHFs side) skal delta i evalueringsarbeidet? Bakgrunn og forslag De interne forberedelsene og avtalegjennomgangene på sykehuset bygger på prosessen som er skissert av KA. Denne legger opp til at delavtalene skal være ferdig evaluert innen utgangen av mai hvert år. Avhengig av hvor mange avtaler som foreslås endret (og hvor mye forberedelser og felles møter dette krever), vil man kunne inngå nye avtaler enten like før eller like etter sommerferien. For sykehuset foreslås det lagt til grunn at den første interne delen av evalueringsarbeidet fullføres innen utgangen av april måned. Prioriteringer Basert på samtaler og drøftinger så langt, har det kommet innspill om at det vil være riktig å prioritere arbeidet med følgende delavtaler: D1 (oppgave- og ansvarsfordeling) D3 (retningslinjer for innleggelse i sykehus) Postadresse Besøksadresse Telefon Administrasjonsadresse Foretaksregisteret Telefaks Telefon

2 Sørlandet sykehus HF 2 av 7 D7 (forskning, utdanning, praksis og læretid) D9 (samarbeid om IKT-løsninger lokalt) Når det gjelder D4 (kommunal øyeblikkelig hjelp), så er det nå i vinter inngått ny tilleggsavtale til D4 med alle kommunene som søker om å etablere slike tilbud i 2014 (samt med de åtte kommunene i Østre Agder). Tilleggsavtale etter samme mal ønskes også med de kommunene som har startet opp tidligere (Vennesla, Iveland, Farsund, Søgne og Songdalen). Rent praktisk er det behov for en redaksjonell gjennomgang av D4-avtalene, men de innholdsmessige momentene antas i all hovedsak å være avklart gjennom de nye tilleggsavtalene. D5 (samarbeid om utskrivning) ble reforhandlet i 2013, og her antas det kun å være behov for en redaksjonell oppdatering slik at begrepsbruken i delavtalen samsvarer med at man nå bruker elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger) i kommunikasjonen mellom sykehus og kommunene omkring disse pasientene. De delavtalene som da ikke er særskilt nevnt er: OSA (overordnet samarbeidsavtale) D2 (samarbeid om pasienter med behov for sammensatte og koordinerte tjenester) D6 (gjensidig kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling) D8 (jordmortjenester) D10 (forebygging) D11 (akuttmedisinsk kjede og beredskap) D12 (avvik og evalueringssløyfer) D13 (styringsdata og analyser) Også disse avtalene må gjennomgås og evalueres, men da gjerne med mindre ressursbruk og litt færre personer involvert. I utgangspunktet gjelder alle delavtalene like mye for alle klinikkene ved sykehuset. Samtidig er det nok riktig å si at det i mange av avtalene nok var de somatiske områdene som ble mest vektlagt da delavtalene ble utarbeidet høsten KPH ønsker nå en sterkere synliggjøring av psykisk helse-elementer i samarbeidsavtalene, særlig inn mot D1 og D2, og de vil at en intern gruppe skal arbeide sammen for å sikre at psykisk helse blir en naturlig del av den gjeldende avtalestrukturen. Kommunene har på sin side utpekt tre representanter som vil gjøre en tilsvarende gjennomgang av psykisk helse-delen fra et kommunalt perspektiv. Tema for evalueringsarbeidet Det er ikke konkretisert hva en årlig avtaleevaluering skal omfatte, m.a.o. hvor langt inn i delavtalene og realiseringen av disse KA skal gå. Det er fra spilt inn til KA at følgende felles sjekkliste vil kunne være til hjelp, ved særlig å vurdere om det er: Behov for teknisk/redaksjonell oppdatering av avtalen basert på senere vedtak og faktiske endringer (struktur og innhold)? Noe i avtalen som er upresist og som har behov for nærmere presiseringer? Punkter i avtalen som bør tas ut? Mangler og/eller innspill til nye momenter som ønskes tatt inn i avtalen? Synspunkter på avtalens implementering og effekter (betydning for praksis)? Eventuelle andre forhold som ønskes bemerket i tilknytning til evaluering av avtalen?

3 Sørlandet sykehus HF 3 av 7 I og med at OSS er oppdragsgiver for evalueringen, og det innenfor flere av avtaleområdene er opprettet egne fagutvalg, så vil det trolig måtte avveies hvor omfattende KAs avtaleevaluering skal være, og hvilke elementer det er riktigere å ta som en del av den årlige rapporteringen fra fagutvalgene til OSS og i årsrapporten som AU hvert år utarbeider for OSS. Gjennomføring og tilrettelegging Den første delen av evalueringen, d.v.s. den interne prosessen som skal munne ut i de innspill som sykehuset ønsker å gi inn til avtalene, er på mange måter den viktigste. Det finnes ulike måter å organisere dette; fra å sende ut forespørsler og be om tilbakemeldinger på e-post, til å ha små arbeidsgrupper som møtes 2 3 ganger for å gå igjennom og gi innspill til avtalene. Ressursbruken bør avspeile prioriteringene ved at man legger noe mer tid inn i arbeidet med de avtalene ledergruppen har pekt på som de viktigste å oppdatere. Deltakere og ressurspersoner foreslås enten hentet fra de gruppene som var involvert da avtalene ble laget første gang (høsten 2011), eller de fra sykehuset som er med i fagutvalgene som er nå etablert. Samhandlingsutvalget, med samhandlingsenheten som sekretariat, kan ivareta funksjonen med å koordinere den interne evalueringen, herunder sende ut grunnlagsdokumenter, samle innspillene og sammenfatte disse før de så legges fram for ledergruppen (som styringsgruppe) og deretter tas inn i de videre felles drøftingene med kommunene. Deltakelse og involvering I forslaget ovenfor skisseres fire arbeidsgrupper for hhv. D1, D3, D7 og D9. Det må for disse tas stilling til hvem som skal være med i gruppen og hvem som er leder for gruppen og kaller inn til første møte (se eget vedlegg 1). For D6 og D8 foreslås det at forespørsel og et enkelt evalueringsskjema (jf. tema for evaluering) sendes pr. e-post til de som nå er SSHFs medlemmer i hhv. Fagutvalg for kompetansedeling og Fagutvalg for jordmortjenesten. For OSA (Overordnet samarbeidsavtale) foreslås samhandlingsutvalget gitt i oppgave å legge fram et forslag til oppdatering/ajourføring. Samhandlingsutvalget foreslås også gitt i oppgave å ha møte den interne arbeidsgruppen i KPH for å sikre at deres perspektiv og innspill koordineres med de øvrige innspillene fra sykehuset. For de øvrige avtalene (D2, D4, D5, D10, D11, D12 og D13) foreslås det at henvendelse og et enkelt evalueringsskjema (jf. tema for evaluering) sendes pr. e-post til de som fra SSHFs side var med på å utarbeide disse avtalene i 2011 (evt. til de som nå innehar disse funksjonene dersom noen av dem ikke lenger arbeider på sykehuset). For D2 foreslås det en egen utsjekking i forhold til Barnesenteret. Dette fordi de tidligere har tatt opp hvordan gamle avtaler knyttet til barn og unge kan knyttes til delavtalestrukturen på en best mulig måte. Skjematisk kan disse elementene vises slik:

4 Sørlandet sykehus HF 4 av 7 Styringsgruppe - ledergruppen SSHF Prosjektgruppe (koordinerende) - samhandlingsutvalget Arbeidsgruppe for D1 om oppgave- og ansvarsfordeling Arbeidsgruppe for D3 om innleggelse i sykehus Arbeidsgruppe for D7 om forskning Arbeidsgruppe for D9 om IKT-løsninger Fagutvalgsmedl. gir innspill på D6 og D8 Innspill via forespørsel pr e-post for øvrige avtaler (NP! KPH/Barnesenteret) Forslag til vedtak Oppsummert kan de nevnte hovedelementene legges fram som et forslag til vedtak: 1. Ledergruppen slutter seg til den skisserte prosessen for avtaleevaluering i Det oppnevnes egne arbeidsgrupper for D1, D3, D7 og D9. Gruppene settes sammen av ressurspersoner som deltok i opprinnelig avtalerunde, samt evt. justeringer som ledergruppen beslutter. 3. For delavtalene D6 og D8 ivaretas den interne avtaleevalueringen av SSHFs medlemmer i de to aktuelle fagutvalgene (Fagutvalg for kompetansedeling og Fagutvalg for jordmortjenester). 4. For de øvrige delavtalene sikres innspill til prosessen ved at det sendes et eget evalueringsskjema pr. e-post til de representantene fra SSHF som deltok i arbeidet med de opprinnelige avtalene (gjelder D2, D4, D5, D10, D11, D12 og D13). 5. Det legges til grunn at KPH oppnevner en egen arbeidsgruppe for å gi innspill til psykisk helse-elementer i delavtalene, og at det sikres en særskilt avklaring av Barnesenterets avtalebehov opp mot D2. 6. Samhandlingsutvalget gis i oppdrag å gi innspill til OSA (overordnet samarbeidsavtale), samt å koordinere den interne evalueringsprosessen, herunder oppsummere avtaleinnspillene og legge disse fram for ledergruppen, før neste fase og felles evalueringsprosess med kommunene i regi av koordinerende avtalegruppe.

5 Sørlandet sykehus HF 5 av 7 Vedlegg 1: Forslag til arbeidsgrupper for intern evalueringsrunde særskilt prioriterte avtaler Arbeidsgrupper Arbeidsgruppe våren 2014 (med leder/kontaktperson) D1 Med: Felles forståelse av hvilke helse og omsorgsoppgaver Kir: SSHF og kommunene er pålagt, og med en felles oppfatning av Fag: hvilke tiltak partene til enhver tid skal utføre Andre? Representasjon høsten 2011 Siv Ostermann Anne-Brit Dræge Nina Iversen Terje Andersen Erik Bertnes D3 Innleggelse i sykehus D7 Samarbeid om forskning, utdanning, praksis og læretid D9 Samarbeid om IKT-løsninger lokalt Med: Kir: Fag: PKO? Andre? Forskning: Fag: Med/Kir? Andre? Med: Kir: IKT: PKO: Fag: Siv Ostermann Ole Rysstad Ingjerd Lind Jens Pallenschat Else Kristin Reitan Inge Valentin Bakken Tobbi Kvaale Svein G Gundersen Magne Bø Sonja Amundsen Kjersti Frivoll Johnsen Mirjam Smedsrød Berit Nordland Geir Vareberg Lillian Solberg Even Krogstad Geir Hausvik Marit Nyhus Torhild Gregersen Anton Rodahl (PKO)

6 Sørlandet sykehus HF 6 av 7 Vedlegg 2: Forslag til arbeidsform og sykehusets representasjon for de øvrige avtaleområdene Arbeidsgrupper Arbeidsform Representasjon høsten 2011 D6 Retningslinjer for gjensidig kunnskapsoverføring og informasjonsutveksling og for faglige nettverk og hospitering D8 Samarbeid om jordmortjenester SSHFs representanter i nyopprettet Fagutvalg for kompetansedeling bes om å gi innspill. SSHFs representanter i nyopprettet Fagutvalg for jordmortjenester bes om å gi innspill. Berit Nordland Nina Føreland Roald Storaker Agno Ødegaard Tone Kristin Hansen, Ressurspersoner innkalles v/behov: Mirjam Smedsrød Sonja Amundsen Berit Lunden Hustad (leder) Lise Løhr Nilsen Trude Angen Heidi Fidjeland (PKO) Arbeidsgrupper Arbeidsform Representasjon høsten 2011 D2 (koord.tjenester/ip) D4 (KØH) D5 (utskrivingsklar pasient) D10 (forebygging) D11 (akuttmed. kjede/beredsk.) D12 (avvik og evaluering) D13 (analyse og styringsdata) Innspill foregår gjennom forespørsel og et enkelt evalueringsskjema sendt ut pr. e-post til de representantene fra SSHF som deltok i avtalearbeidet i forrige runde (med kopi til medlemmene i samhandlingsutvalget for evt. felles oppfølgning i klinikkene) D2: Aleksander Lydersen Tobbi Kvaale Anne Mia Myhre Bente Jahnsen Harald Meberg (Ida Vestrheim) Gunnar Mouland (PKO) Olga Rugsland (PKO) D4: Geir Rørbakken Jens Pallenschat Thor Kristian Støle Linda Esperås Ole Georg Vinorum Kristian Austad (PKO) D5: Siv Ostermann Ole Rysstad Ingjerd Lind Jens Pallenschat Else Kristin Reitan Inge Valentin Bakken Tobbi Kvaale D10: Vegard Nilsen Erik Bertnes Unni Mette Køpp Nina Brekke

7 Sørlandet sykehus HF 7 av 7 D11: Gunnar Hall Skavoll Hans Kristian Solberg Nina Smith Ole Vinorum Anne Brit Riiser, Finn Tore Gjestvang Torhild Mosby (Jf. også SSHFs repr. i fagutvalg) D12: Anna Maria Andresdottir Per Gunnar Waldal Anders Rønningen Inger Johanne Widding Hansen Else Kristin Reitan Paula Axelsen D13: Per B. Qvarnstrøm (?) (Jf. også SSHFs repr. i fagutvalg)