KONKURRANSEGRUNNLAG. for. Vekter- og resepsjonstjenester /399334

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for Vekter- og resepsjonstjenester Anskaffelsesnummer Saksnummer /399334

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INFORMASJON OG REGLER FOR ANSKAFFELSEN OPPDRAGSGIVER FORMÅL OG OMFANG AVTALENS VARIGHET KONKURRANSEDOKUMENTER FREMDRIFTSPLAN KUNNGJØRING LOVBESTEMMELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE SPØRSMÅL VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN RETTELSER, ENDRINGER ELLER SUPPLERINGER I KONKURRANSEDOKUMENTENE OFFENTLIGHET TILBYDERS UTGIFTER KRAV TIL TILBYDEREN SKATTEATTESTER HMS-EGENERKLÆRING EGENERKLÆRING VANDEL ØKONOMI GODKJENNING TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER KVALITETSSIKRINGSSYSTEM KRAV TIL TILBUDET TILBUDSFRIST LEVERINGSSTED MERKING AV TILBUDET TILBUDSFORMAT SPRÅK TILBUDETS UTFORMING UNDERLEVERANDØRER FORBEHOLD TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN ALTERNATIVE TILBUD VEDSTÅELSESFRIST AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriterium Pris Tildelingskriterium Resepsjonstjenester Tildelingskriterium Alarmutrykning og streif TILDELING Side 2 av 11

3 1 INFORMASJON OG REGLER FOR ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Skatteetaten v/ Skatteetatens IT- og servicepartner (SITS). Skatteetaten består av Skattedirektoratet samt under liggende driftsenheter, inkludert 5 regioner med underliggende skattekontor. Skattedirektoratet er underlagt Finansdepartementet og ledes av skattedirektøren. Skattedirektoratet består av: Skattedirektoratets avdelinger og staber, som har den sentrale strategiske, faglige og administrative ledelsen av Skatteetaten Skatteetatens IT- og servicepartner, som er Skatteetatens leverandør innenfor IT og administrative tjenester Skattekontorene er organisert i fem regioner. Regionene er underlagt Skattedirektoratet og ledes av regiondirektører. De fem regionene er: Skatt nord (Finnmark, Troms, Nordland og Svalbard) regionledelse i Tromsø Skatt Midt-Norge (Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Møre og Romsdal) regionledelse i Trondheim Skatt vest (Sogn og Fjordane, Hordaland, Rogaland) regionledelse i Bergen Skatt sør (Vest-Agder, Aust-Agder, Telemark, Vestfold og Buskerud) regionledelse i Skien Skatt øst (Oslo, Akershus, Østfold, Hedmark og Oppland) regionledelse i Oslo Skatteopplysningen ( ) er veiledningstjeneste for Skatteetaten organisert som egen enhet med ledelse i Leikanger, og har kontorer i alle fem regionene. Sentralskattekontoret for utenlandssaker inngår i Skatt vest som en egen enhet. Sentralskattekontoret for storbedrifter er organisatorisk plasseres direkte under Skattedirektoratet, på lik linje med regionene og Skatteopplysningen og ligger i Moss. Oljeskattekontoret er faglig underlagt Finansdepartementet og administrativt underlagt Skattedirektoratet og ligger i Oslo. Statens innkrevingsentral er organisatorisk plasseres direkte under Skattedirektoratet, på lik linje med regionene og innkrevingsentralen og ligger i Mo i Rana. 1.2 Formål og omfang Formålet med anskaffelsen er å etablere en rammeavtale for vekter- og resepsjonstjenenste. Tjenenstene vil også omfatte alarmmottak/vaktsentral, alarmutrykning, mobilt vakthold og streifvakt. Nærmere beskrivelse av anskaffelsen er gitt i behovsspesifikasjonen i vedlegg 2 (Rammeavtalens Bilag 1). Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å bestille et bestemt omfang av tjenester i avtaleperioden. Finansdepartementet har gitt Skattedirektoratet i oppdrag å vurdere etatens kontorstruktur. Ny kontorstruktur vil innebære at kontorer blir lagt ned, at kontorer videreføres som i dag og kan hende vil det bli opprettet nye kontorer. Målet er færre og større kontorer enn i dag. Side 3 av 11

4 Forslaget til ny kontorstruktur skal leveres Finansdepartementet 31. desember Det er ikke klart når en endring av ny kontorstruktur vil bli gjennomført. 1.3 Avtalens varighet Avtalens varighet er 2 år fra 1 oktober Avtalen kan sies opp av begge parter med 3 mnd skriftelig varsel og oppsigelsestiden vil starte fra den 1. i påfølgende måned. Kunden kan utløse opsjon etter avtaleperiodens slutt da for ett år av gangen maksimalt 2 ganger, dvs total varighet kan da bli 4 år. Opsjonen skal utløses skriftlig 3 måneder før avtalens utløp. 1.4 Konkurransedokumenter Konkurransedokumentene består av konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) og følgende vedlegg: Vedlegg nr. Navn 1 Rammeavtalen med bilag og NS Behovsspesifikasjon 3 Prisskjema 4 Egenerklæring om vandel 5 HMS-egenerklæring 1.5 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende tentative fremdriftsplan Aktivitet Dato Kunngjøring Frist for spørsmål Tilbudsfrist kl Evaluering av tilbud Uke Meddelelse om kontraktstildeling Uke 41 Klagefrist 10 dager fra meddelelse Signering av kontrakt Uke 43 Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN ( 1.7 Lovbestemmelser Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og del II. Side 4 av 11

5 1.8 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Etter at tilbud er levert er det ikke anledning til å endre tilbudet. Det vil ikke bli gjennomført forhandlinger. Det kan imidlertid være aktuelt, etter initiativ fra oppdragsgiver, å få kartlagt uklarheter ved tilbudene. 1.9 Spørsmål vedrørende anskaffelsen Eventuelle spørsmål vedrørende anskaffelsen skal sendes på e-post til oppdragsgivers kontaktperson: I perioden 8 25 august 2015 sendes spørsmål til: Navn E-post Finn Bjarne Østby Finn.ostby@skatteetaten.no Telefon Med kopi til Bjørg Aakre. I perioden 26 aug 1 sept 2015 sendes spørsmål til: Navn Bjørg Aakre E-post Bjorg.aakre@skatteetaten.no Telefon Frist for spørsmål er Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert for og gjort tilgjengelig i DOFFIN for alle som har meldt interesse for anskaffelsen Rettelser, endringer eller suppleringer i konkurransedokumentene Oppdragsgiver kan foreta rettelser, endringer eller suppleringer i konkurransedokumentene, så lenge disse ikke er av vesentlig karakter, t.o.m Blir det gjort rettelser, endringer eller suppleringer etter denne datoen, vil tilbudsfristen bli forlenget. Rettelser, endringer eller suppleringer vil bli gjort tilgjengelig i DOFFIN for alle som har meldt interesse for anskaffelsen Offentlighet Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at allmennheten har innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort etter lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), se 23 andre ledd, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om meirinnsyn, jf. offentleglova 11. Ved begjæring om innsyn er oppdragsgiver forpliktet til å gjøre en egen vurdering av innsynskrav opp mot lovverket. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av Side 5 av 11

6 konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at dersom vi mottar begjæring om innsyn, vil tilbyder bli kontaktet og bedt om å utarbeide og oversende en sladdet versjon av tilbudet. Det som da skal sladdes er enhetspriser og forhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde Tilbyders utgifter Oppdragsgiver vil ikke refundere utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. 2 KRAV TIL TILBYDEREN Tilbyder må oppfylle kravene opplistet nedenfor for å være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Tilbyder skal levere all dokumentasjon som etterspørres. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist. 2.1 Skatteattester Tilbyder må ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Dokumentasjon Attest for skatt og merverdiavgift Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Dette er en ny elektronisk skatteattest som ble innført 14. oktober Denne nye elektroniske skatteattesten er en felles attest for skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Skatteattest på skjema RF 1244 skrives ikke lenger ut. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn ved å bruke lenken ovenfor. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert. Attesten kan ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av tilbud. Eventuelle restanser og andre bemerkninger må forklares. Side 6 av 11

7 2.2 HMS-egenerklæring Tilbyder skal/vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Dokumentasjon HMS-egenerklæring. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og medundertegnet av en av de ansatte. 2.3 Egenerklæring Vandel Tilbyder skal bekrefte at virksomheten i løpet av de siste 5 år ikke er rettskraftig dømt (se vedlagte skjema) Dokumentasjon Egenerklæring Vandel. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder. 2.4 Økonomi Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten. Økonomisk og finansiell stilling skal dokumenteres med kredittvurdering av firmaet som ikke er eldre enn seks måneder. Vurderingen skal være utferdiget av uavhengig aktør som til vanlig tilbyr kredittvurdering av selskaper, og resultatet skal fremkomme av dokumentasjonen som en gradert verdi (bokstaver eller tall mv) mot en definert skala. Vurderingen skal omfatte økonomisk utvikling siste tre år. Nystartede firma som ikke kan fremskaffe relevant kredittvurdering, kan fremlegge alternativ dokumentasjon. 2.5 Godkjenning Leverandøren skal ha tillatelse for å levere vakthold- og sikringstjenester iht Lov om vaktvirksomhet. Gyldig tillatelse i samsvar med Forskrift om vaktvirksomhet 2. Side 7 av 11

8 2.6 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet relatert til avtaleforpliktelsene. Leverandøren skal ha evne og kapasitet til å påta seg oppdraget. Dette skal dokumenteres ved å: gi en kort beskrivelse av firmaet og firmaets organisasjon inkludert geografisk dekning og virksomhetsområder. Dette gjelder også for eventuelle underleverandører. utarbeide en liste med en kort beskrivelse av de 3 viktigste og mest relevante leveransene utført i løpet av de 2 siste årene. Disse vil benyttes som referanser og vi ber om at dette klareres med mottakende virksomhet. Følgende informasjon skal oppgis: kundenes navn og kontaktinformasjon leverte tjenester/løsninger leveransens omfang, verdi og varighet kort beskrivelse av hvorfor leverandøren anser referansen som relevant for denne anskaffelsen. Kontaktperson med telefonnummer skal oppgis. 2.1 Kvalitetssikringssystem Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon på selskapets kvalitetssikringssystem. Dersom leverandøren er sertifisert ihenhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikrings-sertifiseringer, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat. 3 KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbudsfrist Frist for levering av tilbud er kl Tilbud som ikke er oppdragsgiver i hende innen denne fristen vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for at tilbudet er levert på rett sted innen tilbudsfristens utløp. Side 8 av 11

9 3.2 Leveringssted Levering skal skje til resepsjonen ved oppdragsgivers kontoradresse: Skatteetaten Fredrik Semers vei 4, Helsfyr Oslo Oppdragsgiver har betjent resepsjon fra kl Tilbudene skal leveres i dette tidsrommet. Ingen annen form for levering vil bli godtatt. 3.3 Merking av tilbudet Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse og være tydelig merket med Anskaffelse v/bjørg Aakre" 3.4 Tilbudsformat Tilbudet skal leveres i 1 papirversjon merket Original og 1 kopi. Papirversjonene skal leveres i ringperm. Ingen dokumenter skal stiftes. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon av tilbudet på minnebrikke. Samt en elektronisk versjon av sladdet tilbud for brukt ifm evt innsynsforespørsel. Ved avvik mellom eksemplarene er det den originale papirversjonen som gjelder. 3.5 Språk Tilbudet skal være på norsk. 3.6 Tilbudets utforming Tilbudet skal ha følgende inndeling: Papirversjon Elektronisk versjon Tilbudsbrev <tilbyders navn_tilbudsbrev.pdf> Kapittel 1 Kvalifikasjonsdokumenter, <tilbyders navn_kvaldok.pdf> egenerklæring vandel og egenerklæring HMS Kapittel 2 Løsningsbeskrivelse <tilbyders navn_losning.pdf.> Kapittel 3 Prisskjema <tilbyders navn_prisskjema.xls.> Tilbudsbrevet skal inneholde: Tilbyders navn og postadresse Kontaktpersons navn, e-postadresse og telefonnummer Bekreftelse på at tilbudet er i samsvar med krav og vilkår i konkurransedokumentene eller en henvisning til vedlegg med beskrivelse av forbehold. Dato Navn, tittel og signatur til person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen Krav til kvalifikasjonsdokumentene fremgår av pkt. 2. Prisskjemaet skal være utfylt og i word-format. Side 9 av 11

10 3.7 Underleverandører Dersom tilbyder vil benytte underleverandører, skal det opplyses om navn på disse, hvilke oppgaver de skal utføre samt hvor stor andel av kontrakten som vil bli tildelt underleverandørene. Disse opplysningene skal gis i eget vedlegg. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å underkjenne valg av underleverandør. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandører eller omkostninger i denne forbindelse skal bæres av tilbyderen. 3.8 Forbehold Dersom tilbyder har forbehold til konkurransedokumentene, skal dette opplyses i tilbudsbrevet og forbeholdene skal angis presist og entydig i eget vedlegg. For hvert forbehold skal det tydelig henvises til hvilket punkt i konkurransegrunnlaget eller avtaledokumentet forbeholdet refererer seg til. Videre skal det redegjøres for eventuelle prismessige konsekvenser av forbeholdet. Vesentlige forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 3.9 Tilbud på deler av anskaffelsen Hovedsakelig ønsker Skatteetaten å ha en landsdekkende leverandør for Vekter- og resepsjonstjenester, men vi åpner for at man kan levere tilbud på deler av anskaffelsen, dvs pr driftsenhet (region). Dette må klart komme fram i tilbudet, og i prisskjemaet. Leverandøren(e) skal ha kontor i samtlige fylker i Norge, evt kan underleverandør benyttes for å dekke dette kravet, ref punkt 3.7 ovenfor. Blir avtalen delt skal leverandørene forplikte seg til å samarbeide iht tjenestene i bilag 1 og Alternative tilbud Det er ikke anledning til gi alternative tilbud Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig 90 dager etter tilbudsinnleveringsfristen. 4 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av tildelingskriteriene angitt nedenfor. Side 10 av 11

11 Tildelingskriterium Vekt (%) Pris, og er igjen delt i følgende elementer: 20 - Månedspris for resepsjonstjenester - Vekt 60 % - Pris for utrykning - Vekt 20 % - Timepriser - Vekt 20 % Resepsjonstjenester 50 Alarmutrykning og streif 30 For hvert tildelingskriterium vil tilbudene bli vurdert på en skala fra 0 til 10. Beste tilbyder på hvert tildelingskriterium vil få karakteren 10. Karakterene for de øvrige tilbyderne settes deretter forholdsmessig. Karakterene vektes og summeres i en totalkarakter for hver tilbyder. Tilbyderen som oppnår høyest totalkarakter vil bli tildelt kontrakt Tildelingskriterium Pris Krav til tilbyders beskrivelse/dokumentasjon skal dokumenteres ved å besvare kravene i bilag 7. Leverandøren benytter vedlagte prisskjema i excelformat for dette Hvordan oppdragsgiver vil vurdere tildelingskriteriet Pris evalueres med bakgrunn i gitte priser samt vurderes opp mot øvrige tilbud. Gir man tilbud på en region skal det klart framgå Tildelingskriterium Resepsjonstjenester Krav til tilbyders beskrivelse/dokumentasjon Skal dokumenteres ved å besvare kravene i bilag 1. Leverandøren benytter bilag 2 for dette. Hvordan oppdragsgiver vil vurdere tildelingskriteriet Alle A-kravene skal være oppfylt. S- kravene vurdert på hvordan disse er beskrevet og løst. Dette ses igjen opp mot øvrige mottatte tilbud Tildelingskriterium Alarmutrykning og streif Krav til tilbyders beskrivelse/dokumentasjon Skal dokumenteres ved å besvare kravene i bilag 1. Leverandøren benytter bilag 2 for dette. Hvordan oppdragsgiver vil vurdere tildelingskriteriet Alle A-kravene skal være oppfylt. S- kravene vurdert på hvordan disse er beskrevet og løst. Dette ses igjen opp mot øvrige mottatte tilbud. 4.2 Tildeling Oppdragsgivers tildeling om valg av leverandør vil før kontrakt inngås bli skriftlig meddelt deltakere i konkurransen som ikke er avvist. Meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget samt en frist for eventuelle klager på tildelingen. Side 11 av 11