FORSTUDIE INNEN BARNEHAGESEKTOREN KNUTEPUNKT SØRLANDET

Transkript

1 FORSTUDIE INNEN BARNEHAGESEKTOREN KNUTEPUNKT SØRLANDET Rune Stiberg-Jamt Inger-Johanne Danielsen September 2007 Forfatter: r Sist lagret: :15:00 Sist utskrevet: :16:00 N:\Aktive prosjekter\81 KnpS Barnehage\Forstudie Barnehagenettverket.doc Versjon: 14 Antall sider: 21

2 Innhold Kapittel 1. Sammendrag...3 Kapittel 2. Innledning Målsetning for forstudien Organisering av forstudien...5 Kapittel 3. Målet for nettverket...7 Kapittel 4. Samarbeid og organisering Samarbeid Forslag til organisering Prinsipper for overordnet organisering...9 Kapittel 5. Fokusområder Felles barnehagebehovsundersøkelse Felles barnehagebehovsplan Felles oversikt over kompetansetiltak Plan for videreutvikling av web-basert tilsyn Øvrige områder til oppfølging Felles IT-systemer Refusjonsordningen Felles profil Oppsummert...18 Nytte vs. kostnad...19 Samarbeidsavtale for barnehagenettverket i Knutepunkt Sørlandet

3 Kapittel 1. Sammendrag Den korte avstanden mellom Knutepunkt Sørlandet kommunene innebærer at det vil være i innbyggernes interesse å koordinere og samordne regionens ressursbruk. En større enhet vil i tillegg stå sterkere overfor både tilbydere av ulike tjenester og i relasjon til Universitetet i Agder mfl. Barnehageansvarlige fra kommunene Lillesand, Birkenes, Iveland, Vennesla, Songdalen, Søgne, Kristiansand samt ansattes representanter utgjør Barnehagenettverket i Knutepunkt Sørlandet. Nettverket er ledet av Vennesla kommune. Målet med samarbeidet innen barnehagesektoren er: Kommunene i Knutepunkt Sørlandet gir det beste barnehagetilbudet i landet. Det beste tilbudet er brukervennlig og pedagogisk forankret, og etterspurt av innbyggerne og næringslivet i regionen. Målet skal nås gjennom løsninger som utnytter felles ressurser. Det er utviklet delmål frem til 2009; - Knutepunkt Sørlandet har felles planer for å nå full barnehagedekning. - Knutepunkt Sørlandet samordner og forbedrer rutiner og systemer i forhold til lovpålagte oppgaver herunder tilsyn og kompetansetiltak for personalet. Målene skal i første omgang nås gjennom et utvidet samarbeid når det gjelder undersøkelser, planlegging, kompetansetiltak og tilsynsordninger. I tillegg ønskes en felles oversikt over søkere og opptak, ved innføring av felles it-/fagsystem for sektoren. Gjennom denne forstudien er områdene konkretisert i den grad det lar seg gjøre på dette tidspunktet. Det videre arbeidet vil skje i nettverket og i de prosjektgrupper som foreslås opprettet. 3

4 Kapittel 2. Innledning Høsten 2006 ble det lagt planer for å etablere nettverk innenfor Knutepunkt Sørlandets rammer, på viktige kommunale sektorområder. Gjennom dette arbeidet ble det også tydelig at innbyggerne kan ha nytte av et eget barnehagenettverk. PRIMÆR TJENESTER Nettverk for Barnehage Nettverk for Skole Nettverk for Helse, omsorg, sosial Nettverk for Kultur Nettverk for Teknisk I anledning styremøtet i Knutepunkt Sørlandet 25. januar 2007 ble følgende enstemmige vedtak fattet: 1. Det etableres et nettverk for virksomhetsområdet barnehage i Knutepunkt Sørlandet strukturen. Rådmannsutvalget gis fullmakt til å godkjenne samarbeidsavtalen og den evalueres etter ett år 2. Kristiansand kommune v/barnehagedirektøren påtar seg ansvaret for å kalle inn og etablere nettverket, og deretter iverksette arbeidet med en forstudie etter den modell som fremkommer av saksutredningen. Forstudien legges frem i løpet av første halvår Kostnadene til forstudien dekkes av deltakerkommunene og forholdsvis etter innbyggertall eventuelt at det søkes om ekstern finansieringsstøtte. Før arbeidet igangsettes fremmes et kostnadsoverslag for godkjenning i rådmannsutvalget. 4. Barnehagebehovsundersøkelse i Knutepunktkommunene gjennomføres i 2007 etter behov i den enkelte kommune, eventuelt etter samme mal som Vennesla kommune benytter ved kjøp av konsulentbistand fra Asplan Viak. 5. Knutepunktkommunene gis anledning til å kreve refusjon for netto kommunale driftsutgifter til barnehageplasser der antall barn fra annen kommune overstiger minst 10 barn eller der differanse mellom 2 kommuner er på minst 10 barn. Tidspunkt for ikrafttredelse av ordningen vurderes senere. I samsvar med vedtaket ble det deretter opprettet et nettverk som består av barnehageansvarlige fra kommunene Lillesand, Birkenes, Iveland, Vennesla, Songdalen, Søgne, Kristiansand samt ansattes representanter. Nettverket er ledet av Vennesla kommune. Iveland er i en spesiell situasjon. Med utgangspunkt i begrensede administrative ressurser ble det høsten 2003 vedtatt at kommunene Bygland, Iveland og Evje og Hornnes skulle opprette et felles kompetanse-/oppvekstsenter. Det erstatter delvis 4

5 de tidligere etatskontorene. Dermed inngår kommunen pr. i dag i to samarbeid, men har ikke administrative ressurser til å delta aktivt i begge. Iveland kommune ønsker å reservere seg fra samarbeidet i Knutepunkt Sørlandet, foruten området knyttet til behovsundersøkelsen. Hvis det bestemmes at Iveland ikke skal delta i Kompetansesentret for Nedre Setesdal vil derimot kommunen ha behov for et utvidet samarbeid innenfor Knutepunkt Sørlandets rammer. Primo mai 2007 utlyste nettverket en anbudskonkurranse for konsulentbistand i arbeidet med forstudien. Oxford Research fikk oppdraget og har i samarbeid med kommunene og de ansattes representanter gjennomført denne forstudien. I denne rapporten presenteres konklusjoner fra arbeidet, samt anbefalinger og forslag til samarbeidsavtale. 2.1 Målsetning for forstudien Det overordnede målet med forstudien har vært å avklare behov og motivasjon for et utvidet forpliktende samarbeid mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet innen barnehageområdet. Ambisjonen for samarbeidet er høyt. Det oppleves som viktig at man starter med prosjekter som er nyttige og nødvendig å gjennomføre. Deretter kan samarbeidet utvides til flere områder og prosjekter, i henhold til samarbeidsavtalen. Det har vært en målsetning at forstudien avklarer muligheter for utvidet samarbeid i forhold til en rekke potensielle samarbeidsområder. Nettverket har fokusert spesielt på: 1. Felles barnehagebehovsundersøkelse 2. Felles barnehagebehovsplan 3. Felles oversikt over kompetansetiltak 4. Plan for videreutvikling av web-basert tilsyn I tillegg utvikles det IT-systemer, som ivaretar en rekke behov for tverrkommunal kommunikasjon og informasjonsspredning gjennom IT-utvalget. Disse punktene konkretiseres i det videre. 2.2 Organisering av forstudien Nettverket, bestående av representanter fra de 7 kommunene samt ansattes representanter, har vært prosjektets referansegruppe. Denne har vært ledet av Vennesla kommune med sekretær funksjon fra Kristiansand kommune. Oxford Research er ansvarlig for utarbeidelsen av rapporten fra forstudien. Arbeidet har vært utført som en kombinasjon av desk-study (skrivebordsstudie) og intervjuer. Forstudien er således basert på innhenting av nødvendige opplysninger fra prosjektgruppas kommuner. Det har vært avholdt 8 intervjuer med nøkkelpersonell innen barnehageområdet. I noen kommuner har også rådmannen vært representert. Intervjuene har vært semi-strukturerte, hvor man med utgangspunkt i en intervjuguide gjennomfører samtaler, men hvor også andre spørsmål enn dem som er omtalt i guiden ble aktualisert gjennom intervjuet. Informasjonen danner grunnlaget for konklusjonene og anbefalingene i rapporten. 5

6 Følgende intervjuer er gjennomført: Intervjuer Kommune Tidspunkt Deltagere Birkenes Alf-Martin Woie, Sven Erik Forfang, Hilde R. Høygilt Kristiansand Nina Gjærum Reinhardt, Søren Sverdrup Lund Vennesla Bess M Thormodsæter, Svein Skisland, Kristin Robstad Iveland Maia Haukom, Ole Kristen Hægeland, Line H. Løvdal Søgne Ivar Indrebø, Siw Granroth Songdalen Inger Berit Flood, Unni Olsen Lillesand Halvard Aglen, Brit Lauvrak Andersen, Kari- Johanne Henriksen, Gro Anita Trøan. Ansattes representanter Kirsti Sagen, Solfrid Kasti Trygsland I tillegg til kommunevise intervjuer, er foreløpige vurderinger og konklusjoner drøftet med nettverket i en felles samling. Forstudien fremmes sammen med en anbefaling for drøfting og behandling i rådmannsutvalget og styret i Knutepunkt Sørlandet. 6

7 Kapittel 3. Målet for nettverket For de 7 kommunene er målet for samarbeidet i Knutepunkt Sørlandet klart: Knutepunkt Sørlandet skal samordne interkommunalt samarbeid mellom deltagerkommunene, og skal arbeide aktivt for å fremme tiltak som skaper effektive og gode løsninger for innbyggerne og næringslivet. Det overordnede målet for Barnehagenettverket er: Kommunene i Knutepunkt Sørlandet gir det beste barnehagetilbudet i landet. Det beste tilbudet er brukervennlig og pedagogisk forankret, og etterspurt av innbyggerne og næringslivet i regionen. Målet skal nås gjennom løsninger som utnytter felles ressurser. Det er utviklet delmål frem til 2009; - Knutepunkt Sørlandet har felles planer for å nå full barnehagedekning. - Knutepunkt Sørlandet samordner og forbedrer rutiner og systemer i forhold til lovpålagte oppgaver herunder tilsyn og kompetansetiltak for personalet. Delmål for de neste samarbeidsperioder vil utvikles i sammenheng med revidering av samarbeidsavtalen. Nettverket vil i de neste møtene vurdere hvilke indikatorer som skal benyttes for å vurdere måloppnåelsen. En mulig tilnærming er å benytte dem som er utviklet gjennom KS effektivitetsnettverk (se under). Styringsindikatorer Indikator Andel barn 1-2 år med barnehageplass (% - dekningsgrad) Andel barn 3-5 år med barnehageplass (% - dekningsgrad) Andel barn i barnehage fra språklige og kulturelle minoriter i forhold til alle barn fra språklige og kulturelle minoriter totalt Korrigerte oppholdstimer per årsverk basisvirksomhet (f.201) i kommunale barnehager (felles snitt for kom. og private BH) Korrigerte oppholdstimer per årsverk basisvirksomhet (f.201) i private barnehager (felles snitt for kommunale og private BH) Andel ansatte med godkjent førskolelærerutdanning i basisvirksomhet Type indikator Dekningsgrad Dekningsgrad Dekningsgrad Målt kvalitet Målt kvalitet Målt kvalitet 7

8 Kapittel 4. Samarbeid og organisering Barnehagenettverket har en felles forståelse av hva som skal kjennetegne samarbeidet. Samtidig er det vesentlig å være tydelig på hvordan organiseringen av samarbeidet skal være, før man igangsetter tiltak. På tross av at de 7 kommunene er forskjellige, med ulik struktur, ulik dekningsgrad og ulik størrelse, er utviklingstrekkene nokså like. Etterspørselen etter barnehageplasser har økt kraftig de siste årene. Fokus har blitt større på barnehage de siste årene fra politikernes side. I tillegg har endringer i Barnehageloven vært sentrale i barnehagereformen, og medført økt kommunal myndighet og ansvar for barnehagesektoren med hensyn til utbygging av tilstrekkelig antall plasser, opptak, foreldrebetaling og finansiering. De vesentligste nye krav og føringer er: Lovfestet plikt for kommunene til å sørge for at det finnes et tilstrekkelig antall barnehageplasser Samordning ved opptak Barnehagemyndighetenes rett til innsyn Likebehandling av kommunale og private barnehager (kommunal finansieringsplikt) Regulering av foreldrebetaling (makspris, søskenmoderasjon m.m.) Pr. i dag er det totalt 185 barnehager i Knutepunkt Sørlandet. Av disse er det 51 som er kommunale og de resterende 134 er i hovedsak private (noen få statlige). Barnehagene fordeler seg som vist under: Barnehager Kommune Totalt Kommunale Private Søgne Songdalen Lillesand Kristiansand Iveland Birkenes Vennesla Totalt Samarbeid En forutsetning for godt samarbeid er at kommunene fortsatt må overholde drøftingsplikten overfor de ansatte jfr. Hovedavtalen del B 1. Barnehagenettverket har en felles oppfatning av at følgende prinsipper, og forståelsen av disse, bør legges til grunn for samarbeidet: 8

9 Tillit Kommunene er med i nettverket fordi man forventer at dette er nyttig for innbyggerne i Knutepunkt Sørlandet, og fordi man står sterkere sammen. Kommunene har tillit til at forslag og innspill gis av denne grunn og at kommunene vil hverandre vell og ser på hverandre som en ressurs. Respekt Deltakerne i nettverket er likeverdige parter, uavhengig av behov, kommunestørrelse etc. Kommunene må respektere andre kommuners holdninger, selv om disse skulle medføre at en kommune reserverer seg fra samarbeid innen visse områder. Konsensus Ingen beslutninger som impliserer alle kommunene skal fattes, uten at alle kommunene er enige. Ingen deltakere i nettverket skal føle seg overkjørt i saker som angår dem selv. Det innebærer ikke at alle kommunene må være med på alle tiltak til enhver tid. Gjensidighet Kommunene må være villige til å gi, for å kunne ta del i de gevinster som samarbeidet skaper. Dette innebærer at alle deltakerne i nettverket kan forvente at de andre bidrar ved å vise interesse, komme med innspill og benytte den kompetanse, og de personellmessige og økonomiske ressurser som er tilgjengelige. Tillit, respekt, konsensus og gjensidighet er ønskede kjennetegn på relasjonene mellom kommunene i dette samarbeidet. Leder av nettverket og leder av prosjektgruppene har ansvar for at disse prinsippene overholdes og at verdiene kjennetegner det videre samarbeidet. 4.2 Forslag til organisering I det videre presenteres barnehagenettverkets organisering Prinsipper for overordnet organisering Organiseringen av nettverket kan selvfølgelig variere avhengig av samarbeidstema, men følgende overordnede føringer ligger fast. Rådmannsutvalget er styringsgruppe og har det overordnede ansvaret for nettverket og prosjektene, mens nettverket er referansegruppe som skal komme med innspill og gi føringer for prosjekter. Prosjektgrupper nedsettes med representanter fra et utvalg kommuner og står ansvarlig for prosjektgjennomføringen og informasjonen videre til nettverket. 9

10 Som modell kan den illustreres slik: Rådmannsutvalg - Styringsgruppe Barnehagenettverk - Referansegruppe Prosjektgruppe Prosjektgruppe 1 Prosjektgruppe 2 3 Oppgaver for Barnehagenettverket Koordinere prosjektene Gi føringer og råd til prosjektgrupper Informere styringsgruppen Vurdere behovet for nye prosjekter Konstituere prosjektgrupper Leder og sekretær i nettverket har ansvar for å sammenkalle nettverket til møter, skrive saker til styringsgruppen og føre referat. Dette arbeidet er ressurskrevende, og det er estimert om lag et halvt årsverk til denne oppgaven. Møtene vil også legge opp til at nettverkets medlemmer kan utnytte hverandres erfaringer og kompetanse. Dette legges det til rette for gjennom en egen post på dagsorden knyttet til aktuelle problemstillinger/status i de 7 kommunene. Oppgaver for prosjektgruppene Utarbeide aktivitetsplan med oversikt over oppgaver, timebruk fordelt pr. kommune og eksterne kostnader knyttet til prosjektet samt tidsplan. Den skal også inneholde et forslag til finansieringsplan. Fremlegge aktivitetsplan for Barnehagenettverket før prosjektgjennomføring. Ansvar for prosjektgjennomføring. Supplere gruppen ved å trekke inn kompetanse, også ut over nettverket, ved behov. Dette kan medføre flere deltagere fra en og samme kommune. Rapportere til Barnehagenettverket. Prosjektgruppene må utformes slik at nettverket drar nytte av den kompetanse som finnes i kommunene, samtidig som prosjektgruppene skal være gode arenaer for å lære av hverandre. Det er viktig at alle representanter i både nettverk og prosjektgrupper sikrer seg den nødvendige myndighet i henhold til den dagsorden som blir satt for møtene, slik at beslutninger kan fattes. Dette gjelder også de tillitsvalgte. Forslag kan fremmes i møtene, men i de tilfeller der disse er av en slik karakter at de kan få betydning for ansettelsesforhold eller at representanter er usikre på mandatet sitt, skal det avsettes tid til vurdering og drøfting internt i den enkelte kommune. Saken settes deretter opp på neste møtes dagsorden og en beslutning kan fattes. 10

11 De ansattes representanter har en klar rolle i nettverket. De skal påse at kommunenes plikter i henhold til hovedavtalen overholdes, spesielt med tanke på drøftingsplikten. Deres oppgaver vil imidlertid også innebære å viderebringe synspunkter fra de ansatte og bidra til å gi informasjon tilbake. Nedenfor er det en liste med spørsmål, som kan være relevante før man igangsetter nye prosjekt. Forenklet sjekkliste før prosjektoppstart Er prosjektet nyttig for brukerne i min kommune? Er prosjektet nyttig for brukerne i Knutepunkt Sørlandet? Har prosjektet eller dets resultater betydning for ansettelsesforhold? Hva kan vår kommune bidra med? Er det andre ikke-kommunale bidragsytere? Hvor mye innsats i timer forventes av den enkelte? Hvem bør sitte i prosjektgruppen? Hvem kan sitte i prosjektgruppen? Nettverket må vise respekt overfor kommunenes tidsbruk, ved en effektiv møteforberedelse og avvikling. 11

12 Kapittel 5. Fokusområder Fokuset for nettverket vil i det videre være på: 5. Felles barnehagebehovsundersøkelse 6. Felles barnehagebehovsplan 7. Felles oversikt over kompetansetiltak 8. Plan for videreutvikling av web-basert tilsyn I tillegg utvikles det IT-systemer, som ivaretar en rekke behov for tverrkommunal kommunikasjon og informasjonsspredning. Dette arbeidet ledes av IT-utvalget, men flere av Barnehagenettverkets medlemmer er også representert. I det videre er kostnadene synliggjort ved å estimere et tidsforbruk og multiplisere antall timer med en timekostnad på ca. 480,-. Kommunene har selv ansvar for å få kostnadene med i sine budsjett og økonomiplaner. Prosjektgruppene skal i tilknytning til aktivitetsplanen vurdere alternative kilder for prosjektstøtte. Blant de aktuelle kilder finner er EU-programmet Interreg, fylkesmennene og Agderrådet. I tilfeller hvor kostnadene dekkes direkte av deltakerkommunene, gjøres dette forholdsvis etter innbyggertall, dersom ikke annet avtales. 5.1 Felles barnehagebehovsundersøkelse Kartlegging av barnehagebehovet og videre barnehageutbygging vil også framover være sentrale tema på barnehageområdet. Forslag om felles behovsundersøkelse er presentert i sak til Knutepunkt Sørlandets styre og oppgitt som ønsket samarbeidsområde. Alle kommunene oppfatter at dette er et område hvor samarbeid skaper nytte for alle deltagerne. Motivasjonen for å igangsette en slik felles undersøkelse er derfor høy. Nettverket ønsker å nedsette en egen prosjektgruppe innen dette feltet raskt, slik at denne kan utforme et anbudsdokument innen rimelig tid. Arbeidet vil da bestå i å utvikle et spørreskjema som kan sendes ut til alle/et utvalg av foreldre med barn mellom 0 og 5 år. Svarene skal analyseres for den enkelte kommune og for Knutepunkt Sørlandet som helhet, da med tanke på felles utfordringer. Målet er at resultatene skal foreligge innen utgangen av februar Arbeidet i gruppen vil, foruten å utvikle anbudsgrunnlag, bestå i å konsultere valgte konsulent i utviklingen av spørreskjema, samt å følge opp denne jfr. avtale. Det er viktig at undersøkelsen omfavner kommunenes ulikheter, slik som åpningstider, fleksibilitet og tilbud. Av denne grunn bør utkastet også sendes ut til alle 7 kommuner for korrigeringer etc. Det er bare Kristiansand og Vennesla som har erfaring fra å gjennomføre slike studier fra før, og da ikke i samarbeid med andre kommuner. De andre kommunene har ikke gjennomført undersøkelser knyttet til behovet, men flere har tidligere gjennomført brukerundersøkelser. Representanter fra de kommunene som har erfaring fra denne typen undersøkelser bør delta i gruppen. Den kommunale tidsbruken trenger ikke være omfattende, men den eksterne kostnaden vil trolig ligge like under anbudsgrensen på ,-. Dette betyr at kommunene 12

13 kan gjennomføre en begrenset utlysning der konsulenter inviteres til deltagelse. Dette vil bidra til en raskere gjennomføring. Agderforskning og Asplan Viak er tidligere benyttet av henholdsvis Kristiansand og Vennesla. I tillegg til disse finnes det flere aktuelle konsulenter, regionalt og nasjonalt. Felles barnehagebehovsundersøkelse Oppgave Gjennomføre en felles behovsundersøkelse i de 7 kommunene for å avklare fremtidig barnehagebehov i kommunene og i Knutepunkt Sørlandet samlet. Oppstart Oktober 2007 Ferdigstillelse Februar 2008 Ansvar Kristiansand kommune Deltagere i pr.gruppe Vennesla kommune og Lillesand kommune Ressursbruk (estimat) Internt ca. 75 timer (ca ,-), eksternt ca , Felles barnehagebehovsplan Den enkelte kommune har etter barnehageloven plikt til å tilby tilstrekkelig antall barnehageplasser. Planmessig barnehageutbygging i regionen vil være nødvendig for at kommunene kan innfri denne plikten. Med bakgrunn i felles bo- og arbeidsmarked vil behovsundersøkelse, opptak og befolkningsutvikling være viktige informasjonskilder for et felles plangrunnlag for å tilpasse utbyggingen til barnehagebehovet, lokalt og samlet for kommunene. Pr. i dag er det kun Kristiansand og Søgne kommune som har en aktiv plan på dette området. Behovet for en barnehagebehovsplan har i noen kommuner ikke vært tilstede. Grunnen til dette er både at oversikten er god i de minste kommunene og at endringen i andre er så store at planene raskt ikke er virkelighetsorientert. Kommunene Iveland, Birkenes og til dels Lillesand opplever derfor at en egen plan ikke er nødvendig. En overordnet plan for de problemstillinger som er felles for alle kommunene er derimot hele nettverket samlet om. Kristiansand har et sterkt ønske om å samle planleggingen for kommunen med en overordnede planlegging for Knutepunkt Sørlandet. Man ser muligheten for at de øvrige kommunene kan inngå i en plan basert på en forenklet mal av den som Kristiansand benytter. Dette vil kunne bidra til at alle kommuner får en behovsplan uten for stor ressursbruk. Arbeidet vil i hovedsak være knyttet til informasjonsinnsamling (opptak og befolkningsutvikling), tolkning av denne samt konkretisere tiltak for å kunne nå målene om full dekning også i fremtiden. Nettverket er usikre på hvilke form planen skal ha. Derfor nedsettes en egen gruppe for å utarbeide et forslag. Gruppen må fremme sin konklusjon tidlig i 2008, slik at nettverket kan ta stilling til planleggingsform før resultatene fra behovsundersøkelsen fremlegges. Det vil være naturlig at Kristiansand tar del i denne konkretiseringen i og med at det er deres plan som brukes som utgangspunkt. I tillegg bør det delta to kommuner som har mindre behov for en lokal plan. Slik kan ressursinnsatsen avstemmes med behovene i størst mulig grad. Det foreslås at Birkenes og Søgne bidrar i dette prosjektet. Tillitsvalgte deltar også i prosjektgruppen. 13

14 Felles barnehagebehovsplan Oppgave Utarbeide forslag til form og innhold på en felles barnehagebehovsplan, hvor kommunene ansvarliggjøres. Oppstart Oktober 2007 Ferdigstillelse Januar 2008 Ansvar Kristiansand kommune Deltagere i pr.gruppe Birkenes kommune, Søgne kommune og tillitsvalgte Ressursbruk (estimat) Internt ca. 100 timer (ca ,-). Når resultatene fra behovsundersøkelsen foreligger skal planen utvikles som avtalt. En ny prosjektgruppe nedsettes, for å ivareta denne oppgaven. 5.3 Felles oversikt over kompetansetiltak Felles tiltak for kompetanseheving og kvalitetsutvikling ble tidlig i prosessen påpekt som et aktuelt samarbeidsområde. Målet er at kvalitetsutviklingen samlet sett blir strukturert og målrettet. Fylkesmennene har fått et betydelig ansvar for oppfølgingen av barnehagereformen. De har valgt å organisere arbeidet gjennom et program rettet mot kommunesektoren i perioden Det er allerede etablert nettverk i hvert av de to fylkene, som kan søke midler avsatt til formålet og som bevilges til de ulike samarbeidskonstellasjonene. Kommunene ser en fordel ved at man har større mulighet til å gjennomføre kurs billigere og å få oppmerksomhet fra leverandører, dersom man står sammen enn hvis man står for oppleggene i mindre nettverk. I tillegg vil en oversikt over kompetansen på tvers kunne bidra til større grad av utveksling og hospitering og dermed bedre ressursutnyttelse og læring på tvers. Det forslås at det nedsettes en gruppe med oppgave å skaffe oversikt over: Hvilke kompetansetiltak som er gjennomført i kommunene/barnehagene/tillitsvalgte de siste par årene. Spesialkompetanse i den enkelte kommune i sektoren Kontaktpersoner innen de ulike områdene Fremtidig behov og utfordringer Gruppen bør også få ansvaret for å: Sikre et system for en oppdatert oversikt, slik at man 1) evt. kan sende noen fra en annen kommune på kursene og 2) kan dra nytte av stordriftsfordeler ved å slippe å utvikle nye kurs og 3) lett kan identifisere nøkkelpersoner som kan hospitere i kortere perioder. Det settes dermed krav til informasjonsflyten innen dette området, noe som må tas opp med IT-nettverket. Invitere tilbydere til møte (UiA, Høgskolen i Vestfold, Kommunal kompetanse etc. ) hvor de felles behov som er avdekket kan presenteres. Arbeidet vil i hovedsak bestå i å utforme en bestilling som sendes hver enkelt kommune. Deretter må informasjonen sammenstilles og systematiseres. Lillesand kommune har arbeidet mye med dette i hele organisasjonen og kan påta seg å lede prosjektgruppen. I tillegg foreslås det at Songdalen deltar. Songdalen har et 14

15 samarbeid med Søgne på feltet og har dermed innsikt i relevant arbeid som er i gang i disse kommunene. I tillegg blir Kristiansand kommune og de tillitsvalget med i gruppen, da begge har mye å bidra med. Felles oversikt over kompetansetiltak Oppgave Skaffe oversikt over tiltak og behov, og system for oppdatert informasjon om relevant kursvirksomhet. Oppstart Januar 2008 Ferdigstillelse Mai 2008 Ansvar Lillesand Deltagere i pr.gruppe Songdalen kommune, Kristiansand kommune samt tillitsvalgte Ressursbruk (estimat) Internt 100 timer (ca ,-). 5.4 Plan for videreutvikling av web-basert tilsyn Utvikling av felles tilsynsrutiner og web-baserte systemløsninger i Knutepunktkommunene kan være et naturlig område å samarbeide på. Dette gjelder også i forhold til at staten v/fylkesmannen i større grad vil føre tilsyn med kvaliteten i barnehagene. Søgne, Sogndalen, Kristiansand, Åseral og Vennesla gikk sammen om å utvikle et system for tilsyn med de formelle kravene ved barnehagedrift. De utviklet først en papirversjon, senere ble det utviklet en versjon på internett. Fylkesmannen i Vest- Agder støttet utviklingen av dette web-baserte tilsynet. Alle kommunene i Knutepunkt Sørlandet har tatt i bruk utenom Iveland. Der er det vedtatt en plan for tilsyn, utarbeidet av Kompetansesentret for Nedre-Setesdal. Det er et ønske fra de øvrige kommunene om at det utarbeides en plan for felles tilsyn i Knutepunkt Sørlandet. Felles tilsyn Planen for felles tilsyn skal inneholde følgende hovedområder: Erfaringsutveksling 15

16 Kommunene gjør seg nå erfaringer med bruken av systemet som foreligger. Disse erfaringene bør deles slik at både bruken kan gjøres effektiv og at man kan dra veksler på det andre har lært. Systemet vil også ha behov for oppdateringer ved endringer i lovverk etc. Modulutvikling Det bør utarbeides nye moduler med egne indikatorer og veiledninger til dem som skal utføre tilsynet. Rammeplanen krever pr. i dag også tilsyn med den faglige innholdssiden av barnehagedriften. Etter hvert vil også fokus fra sentrale myndigheter trolig vris mer over til kvalitet når målet om full dekning er nådd. Da vil det være en fordel for kommunene i Knutepunkt Sørlandet å ha et system på plass for å føre tilsyn med dette i sine barnehager. Dette bør utarbeides som egen modul i Stedlig tilsyn Flere kommuner savner større kompetanse knytte til det stedlige tilsynet. Alle kommunene oppfatter dette som særlig ressurskrevende. Det har dermed kommet forslag om å samordne dette gjennom 1-2 stillinger med ansvar for stedlig tilsyn hos alle barnehagene i Knutepunkt Sørlandet. Forslaget er svært ambisiøst og bør vurderes inngående av alle kommuner før vedtak fattes. Ikke desto mindre bør kommunene vurdere nytten av dette. Dette forslaget må også tas opp til vurdering i en plan om felles tilsyn. Det foreslås at Birkenes får ansvaret for en gruppe som skal utarbeide en kortfattet plan for felles tilsyn. Med seg i gruppen får de Vennesla, Søgne og Kristiansand, samt tillitsvalgte. Plan for videreutvikling av web-basert tilsyn Oppgave Utarbeide plan for felles tilsyn i Knutepunkt Sørlandet, knyttet til erfaringsutveksling, modulutvikling og stedlig tilsyn. Oppstart November 2007 Ferdigstillelse April 2008 Ansvar Birkenes kommune Deltagere i pr.gruppe Vennesla, Søgne, Kristiansand kommune samt tillitsvalgte Ressursbruk (estimat) 150 timer (ca ,-) Fylkesmennene er potensielle eksterne finansiører som det bør søkes støtte av. 5.5 Øvrige områder til oppfølging Felles IT-systemer For kommunene er det vesentlig å få innsikt i søknader og opptak i de øvrige kommunene. Videre samarbeid avhenger i vesentlig grad av et felles verktøy for oversikt over søkere og opptak. Samarbeid rundt datasystemer og programvare innen barnehagesektoren ivaretas av Knutepunkt Sørlandets IT-nettverks prosjekt. Nettverket vurderer det som et meget viktig fokusområde å følge opp og komme med innspill til dette utviklingsarbeidet i Knutepunkt Sørlandet. De fleste av nettverkets deltagere er også med i prosjektgrup- 16

17 pen knyttet til IT-prosjektet. Forutsetningene for at disse innspillene viderebringes er dermed gode. Felles opptak og hva det krever må evt. komme senere i prosessen, etter at IT nettverket har kommet med sin anbefaling og det er innført felles system Refusjonsordningen I forbindelse med styremøtet i Knutepunkt Sørlandet den 25. januar 2007 det besluttet følgende: 5. Knutepunktkommunene gis anledning til å kreve refusjon for netto kommunale driftsutgifter til barnehageplasser der antall barn fra annen kommune overstiger minst 10 barn eller der differanse mellom 2 kommuner er på minst 10 barn. Tidspunkt for ikrafttredelse av ordningen vurderes senere. Ut fra vedtaket som er fattet, mener barnehagenettverket at refusjonsordningen må iverksettes i Om kort tid vil de fleste kommuner ha full barnehagedekning, men dekningen kan variere noe fra år til annet. De ulike situasjonene, som opplistes under, bør ha betydning for hvorvidt refusjon aktualiseres eller ikke. Barnehagenettverket mener at det har betydning om mottakskommunen har press på plassene eller driver med ledige plasser. Derfor er det utviklet en modell som tar hensyn til de 4 hovedalternativene som da trer fram. Disse er skissert under: Alternativ Bostedskommune Mottakskommune Refusjon 1 Mangler plasser Ledige plasser Nei 2 Mangler plasser Mangler plasser Ja 3 Ledige plasser Mangler plasser Ja, 50 % 4 Ledige plasser Ledige plasser Nei Ved situasjon 1, bør ikke refusjon være aktuelt, da dette er en gunstig situasjon for alle parter. Bostedskommunen kan tilby brukeren noe de ønsker, og mottakskommunen får statstilskudd og foreldrebetaling for å opprettholde plasser de ellers ikke hadde fått inntekter på. Ved situasjon 2, må refusjonsordingen aktualiseres. Ved situasjon 3 aktualiseres refusjonsordningen, da kostnadene er de samme for mottakskommunen. Det at ikke bostedskommunen evner å gi et ønsket tilbud til sine innbyggere, bør ikke gå ut over mottakskommunen. På grunn av at bostedskommunen i dette tilfellet både må drifte tomme plasser og betale refusjon bør refusjonen reduseres til 50 %. Ved situasjon 4 bør heller ikke refusjonsordningen aktualiseres, med samme begrunnelse som for situasjon nr. 1. Nettverket legger netto driftsutgift i mottakskommunen til grunn for beregning av refusjonen. Beregningene gjøres halvårlig i mars og oktober. Kommunene har selv ansvar for å få kostnadene med i sine budsjett og økonomiplaner for

18 5.5.3 Felles profil Barnehagenettverket ønsker å ha en felles profil for å synliggjøre kompetansen i landsdelen. Nettverket ønsker å framstå som kompetent og effektivt, med fokus på innbyggernes beste. Dette vil kunne bidra til enklere rekruttering av fagpersonell også til barnehagene. Det er blant annet viktig at det utarbeides omforente og fremtidsrettede løsninger som bidrar til at Knutepunkt Sørlandet kommunene opptrer samlet overfor regionale samarbeidsinstitusjoner. Dette vil etter Barnehagenettverkets mening påligge rådmannsutvalget å ta et overordnet initiativ til. Nettverket oppfordrer Knutepunkt Sørlandet til å utarbeide sentrale føringer for dette. 5.6 Oppsummert I tabellen under er foreslått deltagelse i prosjektgruppene illustrert. A symboliserer ansvaret for prosjektgruppen, mens X symboliserer deltagelsen. Oversikt over samarbeidsområder deltagelse disse Område Tillitsvalgte Kristiansand Søgne Songdalen Vennesla Iveland Birkenes Lillesand Felles barnehagebehovsundersøkelse X X A Mal for felles barnehagebehovsplan X X A X Felles oversikt over kompetansetiltak A X X X Plan for videreutvikling av web-basert tilsyn A X X X X Ledelse av nettverket A X De estimerte kostnadene, slik de foreligger før prosjektgruppene selv skal utarbeide et kostnadsoverslag, ser ut som følger: Oversikt over estimerte kostnader Område Totalt Eksternt Internt (timer/kr) Felles barnehagebehovsundersøkelse 75/36 000, ,- Mal for felles barnehagebehovsplan 100/48 000, ,- Felles oversikt over kompetansetiltak 100/48 000, ,- Plan for videreutvikling av web-basert tilsyn 150/72 000, ,- Ledelse av nettverket (årlig) 900/ , ,- Totalt 1325/ , ,- 18

19 De foreslåtte aktiviteter ser på dette tidspunkt ut til å ha en kostnad på ,-. Fordelingen pr. kommune vil variere, ut fra antall innbyggere. I neste tabell illustreres kostnadene for hver kommune i tilfellet kommunene dekker alle utgifter selv, og ikke skaffer ekstern finansiering. Utgangspunktet er befolkningstall i kommunene pr. 1.januar Fordeling av estimerte kostnader Personer Prosent Estimerte kostnader 0926 Lillesand % Birkenes % Iveland % Kristiansand % Vennesla % Songdalen % Søgne % Totalt % Kilde: SSB Nytte vs. kostnad Flere av tiltakene som barnehagenettverket vil iverksette er tiltak som kommunene uansett ville gjennomført, hver for seg. Kommunene som påtar seg ansvaret og går sammen i en prosjektgruppe påtar seg også en utgift på vegne av fellesskapet. Dette vil for de andre kommunene innebære en besparelse. Når deltagelsen i prosjektgruppene varierer, vil kommunene i sum bruke mindre tid og ressurser på å få gjennomført oppgavene. I disse tilfellene er det naturlig at kommunene dekker inn kostnadene over egne budsjetter. Dette krever imidlertid at kostnadene synliggjøres og fordeles som ovenfor. 19

20 Samarbeidsavtale for barnehagenettverket i Knutepunkt Sørlandet PARTER Birkenes kommune Iveland kommune Kristiansand kommune Lillesand kommune Songdalen kommune Søgne kommune Vennesla kommune BAKGRUNN Økt motivasjon for interkommunalt samarbeid er utgangspunktet for et ønske om et utvidet samarbeid mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. I forbindelse med planene om å etablere en nettverksstruktur innen de tunge kommunale virksomhetsområdene ble det vedtatt å gjennomføre en forstudie innenfor ett av disse virksomhetsområdene for å kartlegge behov og motivasjon for et utvidet samarbeid. Det ble vurdert som hensiktmessig å utføre studien innen sektoren barnehage. I samsvar med mandatet har barnehagenettverket iverksatt forstudien og Oxford Research har gjennomført den i samarbeid med representanter fra kommunene i Knutepunkt Sørlandet og ansattes representanter. Samarbeidsavtalen er basert på rapporten fra utredningsarbeidet. SAMARBEIDSAVTALENS MÅLSETNING Hensikten med samarbeidsavtalen er å sikre et utvidet og forpliktende samarbeid gjennom etableringen av et interkommunalt nettverk innen barnehagesektoren. Dette vil være et ledd i en større nettverksstruktur i Knutepunkt Sørlandet, med flere nettverk organisert rundt de tunge kommunale virksomhetsområdene. Nettverket vil fungere som et interkommunalt forum for samhandling og koordinering innenfor aktuell sektor. Videre er intensjonen at partene i fellesskap planlegger og iverksetter relaterte prosjekter. Følgende hovedområder vil stå i fokus for nettverkets samarbeid den første tiden: 1. Felles barnehagebehovsundersøkelse 2. Felles barnehagebehovsplan 3. Felles oversikt over kompetansetiltak 4. Plan for videreutvikling av web-basert tilsyn Nettverket vurderer løpende behov og motivasjon for samarbeid rundt nye aktuelle tema. 20

21 ANSVARSDELING Alle parter forplikter seg til å Bidra med ressurser i form av personer og kompetanse for å realisere avtalens målsetning. Delta aktivt i nettverkets virksomhet. Tilstrebe gjensidig kompetanseutveksling. Informere om rutiner eller planer som kan få konsekvenser for andre parter. ORGANISERING/ STYRINGSFORM Samarbeidet organiseres ut fra et barnehagenettverk med flere underordnede prosjektgrupper som fokuserer på hvert sitt fagfelt. Det avholdes møter i nettverket minst 5-6 ganger pr. år. Ansvaret for organisering og oppfølging av nettverket fordeles mellom kommunene slik at alle kommuner føler seg komfortable med fordelingen. Daglig leder i Knutepunkt Sørlandet vil ha en koordinerende funksjon i forhold til nettverket. Rådmannsutvalget ivaretar den overordnede styringen og oppfølging overfor styret. Handlingsplanen for Knutepunkt Sørlandet vil være det overordnede styringsverktøyet for all virksomhet i nettverket. AVTALENS GYLDIGHET Avtalen trer i kraft umiddelbart etter signering og gjelder inntil videre. Avtalen tas opp til vurdering av Rådmannsutvalget en gang pr. år. Første gang vil være november Avtalen kan endres/revideres etter forhandling mellom partene For Birkenes kommune For Lillesand kommune For Iveland kommune For Songdalen kommune For Kristiansand kommune For Søgne kommune For Vennesla kommune 21