Digitaliseringsstrategi for IKT Follo

Transkript

1 Digitaliseringsstrategi for IKT Follo

2 Innhold Versjonshåndtering... 3 Innledning... 3 Kort om IKT Follo... 4 Bakgrunn og oppbygging... 4 Satsningsområder i strategiperioden... 5 Tverrgående satsningsområder... 5 Digital dialog... 6 Internt i IKT avdelingene... 6 Kommunenes tjenesteprouksjon... 6 Universell utforming... 6 Sosiale medier... 6 IKT-tekniske veivalg... 8 Videreutvikling av IKT Follo Infrastrukturplattform... 8 Tilstand og videreutvikling for digitale tjenester... 9 Strategisk I K T ledelse Organisering Gevinstrealisering Fellessystemer innenfor tverrgående satsningsområder Dokumenthåndtering i IKT Follo Kompetanse Politisk og administrativ ledelse Internt i Follokommunene Arkiv og dokumenthåndtering Samarbeid innfor Arkiv Sak og arkiv system Felles løsning for elektronisk depot Digitalisering av tekniske arkiver Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Arkitektur og standardisering Sektorielle satsningområder Helse og velferd Oppvekst og utdanning Plan, bygg og geodata Ansvarlige for realisering Handlingsplaner per satsningsområde

3 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Versjonshåndtering Versjon Beskrivelse Dato Ansvarlig Dokument opprettet og bearbeidet Arne Bjøru 0.9 Versjonshåndtering opprettet og «oppvekst og Arne Bjøru utdanning» komplettert 0.91 Lagt inn avsnitt om «digitalisering av historisk A. Bjøru arkiv» 0.92 Oppdatert avsnitt om «digitalisering av A. Bjøru historisk arkiv» 0.93 Oppdatert etter gjennomgang med rådmann i A. Bjøru Ås 0.94 Oppdatert med IKT strategi Arne Bjøru Oppdatering etter gjennomgang med Arne Bjøru strategigruppen 0.98 Lagt inn oppdatert teks for Helse og velferd, Arne Bjøru samt for Arkiv og dokumenthåndtering. Div øvrige enkelt oppdateringer 0.99 Språklige rettelser A. Bjøru Oppdatert etter gjennomgang av A. Bjøru Rådmannskollegiet Oppdatert etter gjennomgang med Olav A.Bjøru Neander Språkelige rettelser etter gjennomgang av Arne Bjøru Kjetil Sæheim 1.0 Lag til «effektive» i visjonen. Denne versjonen (1.0) er godkjent av Rådmannskollegiet per A. Bjøru Innledning Strategien fastsetter de viktigste satsningsområdene og målene for IKT Follo i perioden Generelt skal bruken av IKT forenkle tilgangen til informasjon og tjenester. Innbyggere og næringsliv skal få tilgang til kvalitetssikret informasjon gjennom et bedre og raskere møte med det offentlige, og ansatte skal ha tilgang til velfungerende IKT-system som effektiviserer og forenkler arbeidet. Internettbaserte tjenester brukes i stadig større omfang. Stortingsmeldingen «Digital agenda for Norge» påpeker at nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. IKT spiller en stadig større rolle i vår hverdag. En gjennomtenkt og langsiktig satsning på IKT er viktig for en god utvikling av tjenestene til Follokommunenes innbyggere. For å lykkes med dette er det behov for

4 IKT Follo Digitaliseringsstrategi kunnskap og kompetanse, og en tydelig strategi for virksomhetenes utvikling ved hjelp av IKT. Et kommunalt samarbeid innenfor IKT i Follo er vedtatt (se samarbeidsavtale av 17.mars 2014) og samhandling ihht denne er en forutsetning for å sikre en enhetlig statsning på tvers av samarbeidskommunene i Follo. Dette dokumentet omhandler de strategiseke føringene for de tjeneser IKT Follo forvalter for Follokommunene. Kort om IKT Follo IKT Follo er ikke en formell, juridisk organisasjon, men et interkommunalt samarbeid som via et administrativt vertskommunesamarbeid ivaretar drift og forvalting av IKT fellessystemene til samarbeidskommunene; Ås, Oppegård, Frogn, Ski, Vestby og Nesodden. Samarbeidet reguleres av en samarbeidsavtale som er underskrevet av den enkelte kommunes rådmann i Alle kommunene har sine egne IKT avdelinger som håndterer IKT i kommunen (alt som ikke er besluttet koordinert av IKT Follo). Digitaliseringsarbeidet i regi av IKT Follo samarbeidet er mer enn et IKT ansvar. Sentralt i samarbeidet er også ansvarlige for fagmiljøene samt fag og styringsgrupper som jobber på tvers av kommunene. Disse er avgjørende for at samarbeidene skal fungere og gi ønskede effekter. IKT Follo har siden etableringen rapportert direkte til Rådmanskollegiet i Follo som er det besluttende organet i alle saker vedrørende IKT i Follosamarbeidet. IKT Follo er i dag ansvarlig for å sikre at teknisk arkitektur på vedtatte fellestjenester er optimal. Første fellesmøte med alle IKT medarbeidere ble holdt i midten av mai 2014 og alle medarbeidere og fagmiljøer er svært modne for ytterligere samhandling på tvers av kommunegrenser. Bakgrunn og oppbygging På overordnet nivå er det behov for et mer samlende grep om IKT-utviklingen i kommunesektoren og KS er førende i dette arbeidet. Denne strategien bygger på KS sin overordnede digitaliseringsstrategi, slik at Follokommunene arbeider i tråd med anbefalinger og «beste praksiser» fra øvrige kommunesamarbeid. IKT Follo digitaliseringsstrategi tar også opp nødvendige forutsetninger og infrastrukturtjenester som ligger til grunn for en felles digistalisering av de kommunale tjenestene. Denne strategien omhandler de ulike satsningsområde og tilhørende mål for samarbeidskommunene i Follo. I tillegg utarbeides det handlingsplaner som viser hvilke tiltak IKT Follo er ansvarlig for å iverksette og følge opp for å sikre at målene nås. Handlingsplanen skal inneholde detaljerte tiltak med aksjonsplaner og tidsfrister. IKT Follos digitaliseringsstrategi består altså av to deler: Del en er av strategisk karakter og definerer hovedlinjene for hvordan IKT skal støtte opp under planlagt tjenesteutvikling og bidra til å løse egne utfordringer. Denne delen er langsiktig og ses i sammenheng med overordnede strategier. Den tar også hensyn til framtidige behov og peker på hva som bør være kommunens felles satsingsområder innen IKT. Del to er en vedlagt handlingsplan med aktiviteter og tiltak for definerte perioder. Den beskriver hvilke tiltak som må igangsettes per år for at de overordnede målene i strategien skal nås. Denne delen oppdateres og justeres hvert år i forbindelse med budsjettbehandlingen og sikrer at det settes av nok ressurser til at målene i strategien kan nås. Denne strategien er ikke førende for IKT

5 IKT Follo Digitaliseringsstrategi satsningen i den enkelte kommune, men er førende for satsningen på de fellessystemer som er vedtatt. Satsningsområder i strategiperioden Digitaliseringsstrategien har følgende visjon, basert på KS langtidsstrategi: Folloregionen leverer digitale, effektive kommunale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg Digitaliseringsstrategien konkretiserer visjonen i syv tverrgående og tre sektorielle, kommunale satsningsområder: Tverrgående satsningsområder 1. Digital dialog 2. IKT Tekniske veivalg 3. Strategisk IKT ledelse 4. Kompetanse 5. Arkiv og dokumenthåndtering 6. Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet 7. Arkitektur og standardisering Sektorielle satsningsområder: 1. Helse og velferd 2. Oppvekst og utdanning 3. Plan, bygg og geodata Tverrgående satsningsområder Mange satsningsområder i Follokommunene går på tvers av kommunens tjenesteorienterte og lovpålagte oppgaver. Disse tverrgående satsningsområdene har som formål å understøtte de lovpålagte oppgavene og yte bedre tjenester til innbyggere og næringsliv.

6 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Digital dialog IKT Follo har én digital samhandlingskanal og sikrer at informasjonsflyt mellom systemer gjøres så optimalt som mulig Internt i IKT avdelingene Det skal fra 2015 benyttes Sharpoint for dokumentdeling og Yammer for samhandling på tvers av IKT avdelinger og fagområder. Der det allerede er etablerte og overlappende samhandlingsløsninger skal disse vurderes og fortrinnsvis på sikt skiftes over til sharepoint for enhetlig arbeidsmetodikk. Kommunenes tjenesteprouksjon IKT Follo skal arbeide for en transparent og åpen flyt av informasjon mellom de ulike systemer i kommunenes portefølje. IKT Follo skal bidra til å ivvareta de lovpålagte krav for informasjonsdeling i ulike fagsystemer, både i allerede etablerte fellesløsninger (forbedringer og videreutviklinger), og ved implementering av nye løsninger. IKT Follo skal bidra til at digital dialog mellom systemer og mot kommunenes brukere alltid skal gjøres så optimal og enkel som mulig. Universell utforming Digitale kanaler skal være tilgjengelig for alle, uavhengig av funksjonsevne. Universell utforming av IKTsystem skal legge til rette for dette. Erfaringsmessig er det ikke alltid slik at generelle krav til universell utforming fører til at alle innbyggerne, uavhengig av funksjonsevne, vil være i stand til å bruke digitale løsninger på alle områder. I tillegg til de generelle kravene for universell utforming, er det viktig at kommunesektoren tar høyde for spesielt tilrettelagte tjenester og løsninger for innbyggere med spesielle behov. Universell utforming er ikke et prioritert område for IKT Follo, men i den grad forbedringsarbeide kan gjøres som en del av arbeidet med øvrige prioriterte oppgaver, skal universell utforming alltid tas med som et kriterie. Sosiale medier Sosiale medier er det elektroniske torget der informasjon deles på en enkel og rask måte. For Follokommunene kan sosiale medier være viktige kommunikasjons- og beredskapskanaler. For å nå de som ikke er digitalt aktive, er det viktig å ha alternative kanaler. Sosiale medier åpner for økt dialog og informasjonsdeling, og kan være med på å styrke lokaldemokratiet.

7 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Mål IKT Follo samarbeidet benytter sharepoint og Yammer som felles samhandlingsverktøy IKT Follo sikrer at Follokommunene har nettbaserte tjenester for kommunikasjon med innbyggere og næringsliv som tilfredsstiller krav til universell utforming IKT Follo sikrer at Follokommunene har automatiserte prosesser der tjenesteområdene henger sammen

8 IKT Follo Digitaliseringsstrategi IKT-tekniske veivalg En stabil IKT plattform med fellessystemer av høy kvalitet er kostnadseffektivt og gir fornøyde ansatte og sluttbrukere Videreutvikling av IKT Follo Infrastrukturplattform Det er i første rekke nødvndig å få kontoll på de faktiske risikoene for å sikre stabli drift. Deretter er det nødvendig å legge en helhetlig plan for videreutvikling av plattformen. Denne planen må sikre en styrt og ønsket utvikling av IKT tjenestene, basert på en stabil, kostnadseffektiv infrastrukturplattform. Følgende elementer skal som et minimum dekkes: Element Generelle arkitekturprinsipper og premisser for tekniske veivalg Prosesser og arbeidsrutiner Vaktordninger Fiber Nettverk Brannmur Overvåking Server og klient AD-design Lagring og backup Drifts og managementsystem Beredeskapsløsning Kommentar Det må gjøres en helhetlig vurdering av behov og krav for plattformen før arkitekturprinsipper og tekniske veivalg fastsettes Det må defineres klare retningslinjer for alle endringer som gjøres på platformen, samt at roller og ansvar må defineres tydelig for alle drifts og vedlikeholdsoppgaver Velfungerende vaktordninger for IKT drift og vedlikehold skal defineres Et redudant godt utbygget fibernett er en forutsetning for all bruk av felles løsninger i IKT Follo. Det må defineres regler for WAN kryptering, det bør vurderes tiltak for optimalisering av ytelse og sikkerhetstiltak bør defineres og planlegges iverksatt Eier og ansvarsforhold må defineres Sikker overvåking av nett og tjenester må designes og plan for etablering må utarbeides Det må lages et design for bedre redundans på serverplattformen og det må planlegges for utskiftning av «end-of-life» utstyr Bør lages et mer optimalt og sikkert design, samt plan for implementering Det må sikres at det er garanti på utstyr Bør velge et av de to som er per i dag og redesigne ihht valgt løsning Det bør defineres en plan for beredskap samt designe og planelgge for etablering og testing

9 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Lisenser av denne Det må lages en plan for opprydding i nåværende situasjon, og retningslinjer for lisensiering og kostnadsdeling må etableres IKT Follo skal gjennom kontinuerlig oppfølging av sine leverandører sikre en optimal plattform som gir stabil og sikker drift og forvaltning. Tilstand og videreutvikling for digitale tjenester Follokommunene er på flere områder langt fremme i å tilby digitale tjenester til innbyggere og næringsliv. Men det er mange systemer som ikke kommuniserer med hverandre, verken i kommunen, mellom kommuner eller mellom kommunene og staten. En del systemer er så utdaterte at det er tekniske begrensinger for tilpasning til dagens behov. I kost/nytteanalyser må det vurderes om det koster mer å tilpasse gamle systemer enn å anskaffe nye. Follokommunene har som målsetting å velge fellesløsninger for de enkelte områdene. Den enkelte Follokommune må selv vurdere når den tilslutter seg fellesløsninger.

10 IKT Follo Digitaliseringsstrategi MÅL Det er laget en helhetlig plan for videreutvikling av IKT Follos IKT Infrastruktur IKT Follo har kontroll på alle risiki reltatert til stabil og sikker drift og forvatlning Det er vedtatt fellesløsninger for alle relevante systemer i Follo

11 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Strategisk I K T ledelse IKT er inkludert i alle fagområders budsjett- og planarbeid. IKT er et verktøy for å jobbe mer effektivt, og for å understøtte de tjenestene kommunesektoren leverer. Det betyr at IKT-investeringer og -bruk blir en del av de strategiske beslutningene som tas.det er derfor vesentlig at IKT Follo tildeles oppgaver fra, rapporterer til og kan eskalere til rådmannskollegiet som besluttende organ. Det skal etableres avtaleverk som understøtter dette. Alle nye løsninger som IKT Follo skal ha ansvar for må godkjennes av rådmannskollegiet og det skal etableres forbedrede retningslinjer for både rapportering, sakshåndtering (bedre saksunderlag, forberedelser og hurtighet i gjennomføring) og eskalering. Ledelsen av Folloregionen (alle kommunene) må ha et bevist forhold til de IKT strategiske veivalgene som gjøres. Det er et uttalt mål at det skal velges fellesløsninger der dette er kostnadseffektivt og sikrer kvalitet. Merk at arbeidet med å etabere fellesløsninger er tidkrevende og implementeringer må gjøres stegvis for å sikre kvalitet. Det er et viktig prinsipp at Follokommunene først velger et fellessystem, for så å implementere dette enkeltvis i de ulike kommunene. Det vil være en «harmonisering» av løsningene. Dette må følge lov om offentlige anskaffelser. Over tid vil det implementeres felles systemer for fagsystemene, mens det på kort sikt naturlig vis vil eksistere ulike systemer parrallellt, slik som i dag. IKT Follo skal ta totalt forvalningsansvar for vedtatte systemer, også der eksisterende løsninger benyttes i påvente av overgang til fellesløsning. Retningslinjer for hvordan dette skal godtgjøres må utarbeides og vedtas. IKT Follo har ansvar for å se og påpeke sammenhenger, slik at kommunene får en heheltig utvikling innen IKT og digitalisering, samt legge premisser for sikkerhet, standarder og implementering av fellesløsning. IKT Follo skal være innvolvert i prosjekter som vedrører IKT fellesløsninger i Follokommunene. Organisering Arbeidet med fellesløsninger og Digitalisering ledes og koordineres av IKT Follo på mandat fra rådmannskollegiet. IKT Follo skal være involvert i alle IKT prosjekter som går på tvers i samarbeidskommunene i Follo, men skal ikke nødvendigvis lede prosjektene. For å sikre tydelighet i roller og ansvar for hele IKT Follo sin organisering, er det nødvenig å utarbeide ansvarskart og klare rollebeskrivelser. All ressursbruk skal allokeres via de ulike kommunene etter behov., eventuelt skal det kjøpes inn eksterne tjenester. Gevinstrealisering IKT er i seg selv en kraftig endringsfaktor for organisasjonen. For å kunne nå målet med IKT-investeringene og ta ut gevinstene i etterkant, er det viktig å planlegge innføring av nye datasystem som et organisasjonsprosjekt, og ikke som et IKT-prosjekt. Erfaringer viser at hovedutfordringene ved innføring av IKT-system er knyttet til organisasjon og arbeidsmetoder.

12 IKT Follo Digitaliseringsstrategi En vesentlig gevinst, utover de rent økonomiske, av felles løsninger er felles kompetanse på tvers av kommunene. Ofte vil gevinstene realiseres først når nye retningslinjer er etablert og systemet har vært i drift noen år. Gevinster kan være både kvalitative og kvantitative. Ledelsen bør avgjøre hvordan de ønskede gevinstene skal håndteres. Der det finnes relevante data for «baseline» /benchmark skal IKT Follo rapportere gevinstrealisering til rådmannskollegiet. Fellessystemer innenfor tverrgående satsningsområder Generelt sett skal det arbeides mot å etablere felles løsninger for alle tverrgådende satsningsområder i Follokomunene. De høyest prioriterte systemene det skal etableres felles løsninger for er Sak og Arkiv, Personal og Økonomi. De relevante fagområdene må innvolveres for å lage beslutningsgrunnlag for hvordan dette skal gjøres, og rådmannskollegiet er ansvarlig for å fatte beslutning. Leder av IKT Follo skal lede og koordinere arbeidet. Riktig bruk av IKT gir ledelsen styringsdata om økonomi, kvalitet, produktivitet og måloppnåelse. Dette gir et godt analysegrunnlag for planlegging og beslutninger. Det skal i strategiperioden lages klare økonomiske fordelingsmodeller for alle relevante tjenester. Dokumenthåndtering i IKT Follo Erfaring så langt har vist at det er behov for et fastere regime rundt formell håndtering av interne dokumenter. Det skal etableres et dokumentarkiv i sharepoint og alle dokumenter skal versjonshåndteres. Formelle dokumenter skal signeres og scannes til den enkelte kommunes arkiv i siste godkjente/signerte versjon.

13 IKT Follo Digitaliseringsstrategi MÅL IKT Follo har etablert et avtalerammeverk som dekker IKT samarbeide i Follo, herunder leveranseavtaler og driftsavtaler med de enkelte kommuner IKT Follo har utarbeidet en tjenestekatalog som beskriver alle tjenester som IKT Follo er ansvarlig for IKT Follo planlegger og sikrer harmonisering av fellesløsninger; Fellesløsninger besluttes, for så å implementeres når de ulike kommunenen er modne for dette IKT Follo har utarbeidet økonomiske nøkkelmodeller Politisk og administrativ ledelse har forståelse for at gevinstene ved innføring av IKT ikke kan realiseres umiddelbart IKT Follo har utarbeidet og implementert prosessdokument med ansvarskart og rollebeskrivelser IKT Follo har kartlagt fellessystemer og tilhørende arbeidsprosesser, og rådmannskollegiet har besluttet hvilke system som må skiftes ut og hvilke arbeidsprosesser som må legges om

14 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Kompetanse Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning Politisk og administrativ ledelse Politisk og administrativ ledelse skal ha kompetanse til å kunne ta gode strategiske valg. De ansattes kompetanse i bruk av IKT er avgjørende for utvikling og effektivisering av forvaltning og tjenesteyting. Det er den enkelte kommunes ansvar å sørge for slik opplæring. Aktørene i IKT Follo skal inneha riktig kompetanse for å imøtekomme kommunenes behov slik at kommunene oppnår forventet gevinst ved bruk av IKT Follo sine tjenester og løsninger. Internt i Follokommunene Follokommunene har behov for bestillerkompetanse og formell juridisk innkjøpskompetanse overfor leverandørene. Det må være tilsterkkelig kapasitet i organisasjonen for å dekke dette behovet. I tillegg må de ansatteinneha fagkompetanse til å kunne påvirke videreutvikling av utforming og bruk av løsningene. I bestiller- og utviklingsfasen er det viktig at alle roller i arbeidsflyten er representert. Fagpersonene har best kjennskap til hvordan opplysninger utveksles mellom de ulike systemene, og hvordan disse skal presenteres for relevante målgrupper. Det skal derfor alltid være fagpersoner representert i bestiller og utviklingsfasen. Det skal budsjetteres med kostnader til kompetansehevingstiltak ved innføring av nye IKTsystem. Kompetansedelig på fagområder på tvers av kommunene i Follosamarbeidet skal videreføres og videreutvikles. Det er mye optimaliseringspotensiale i intern kompetansedeling og på sikt også samkjøring av enkelte funksjoner.

15 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Mål IKT Follo har en avklart rolle med rett kompetanse ifht bestillerfunksjonen IKT Follo har kompetanse til å bidra i endringsprosesser og involvere de rette aktørene, basert på tjenesteområdenes behov IKT Follo har kompetanse til å utnytte anskaffelsesprosessen som et strategisk virkemiddel Follokommunene har ansatte som har tilstrekkelig kompetanse til å bruke aktuelle IKT-løsninger Follokommunene har ansatte som kan gi innbyggere og næringsliv støtte og veiledning i bruk av de digitale løsningene

16 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Arkiv og dokumenthåndtering Follokommunene har en forsvalig dokumenthåndetring innenfor alle fagområdene. Både daglig arkivene og historiske akriver. Digitale arkiv er både en forutsetning for og et resultat av elektronisk kommunikasjon og saksbehandling. Arkiv- og dokumentbehandling skal sikre gode tjenester for innbyggere og næringsliv, støtte effektiv saksbehandling og ivareta lovpålagte oppgaver, juridiske rettigheter og forpliktelser i samtid og ettertid. Digitalisering av Follokommunenes arbeidsprosesser generelt, og saksbehandlingsprosessene hvor det stilles strenge krav til etterprøvbarhet og dokumentasjon spesielt, må ses i sammenheng med tilsvarende digitalisering av arkiv- og dokumenthåndtering. Samarbeid innfor Arkiv Sak og arkiv system Follokommunene har et godt arkivfagelig samarbeid i dag. Der samarbeider en om prosesser, rutiner og arbeidsprosseser. Dette er et arbeid som skjer uavhenging av hvilket sak- og arkivsystem de ulike kommunene har i dag. IKT Follo drifter i dag et arkivsystem som tre kommuner benytter og en del IKS. De kommunene som ikke bruker fellesløsningen drifter egne system. Det vil være økonomiske gevinster å hente ved at alle kommunene benytter felles system, knyttet til enklere og billigere IKT drift. Dette gjelder både drift av hovedprogrammet, men det vil også være gevinster å hente i forbindelse med integrasjoner mellom sak- og arkivsystemet og andre fagsystemer som skal benytte arkivsystemet til lagring. Her er det stordriftsfordeler å hente ved åsamarbeide om en felles løsning. Felles løsning for elektronisk depot. Elektroniske arkiver vil i økende grad erstatte papirarkiver i Follokommunene og det skapes nå stadig flere elektroniske arkiver som skal bevares i et evighetsperspektiv. Av Follo kommuene har alt Frogn, Nesodden, Oppegård, Vestby og Ås gått over til fullelektronisk sak- og arkivsystem. Dette gjør det nødvendig med kompetanse innen elektronisk arkiv. Dette er en spesialisert oppgave som det vil være lønnsomt å samarbeide om. I andre fylker samarbeider hele fylker om denne oppgaven, slik at det kan være aktuelt å se ut over Follo kommunene for å etabelere en felles løsning for elektronisk depot. Det haster å komme i gang med arbeide, da løsningene må være klare i løpet av 2-3 år. De første kommunene skal avlevere til elektronisk depot for første gang om 3 år i forbindelse med anbefalte periodiseringer. Digitalisering av tekniske arkiver. Målet om mest mulig tilgjengelighet og selvbetjening for publikum, samt effektiv saksbehandling krever at de tekniske arkivene gjøres tilgjengelig digitalt. Det er en målsetting for fremtiden at det historiske arkivet skal kunne integreres med det til en hver tid gjeldende saksbehandlingsverktøy. Papirarkivene må derfor digitaliserers slik at de kan legges inn i en Noark kjerne. Da vil en kunne sette opp integrasjon mot andre fagsystmer som benytter historiske data fra tekniske arkiver. I arbeidet med digitaliseringen av arkivene er det viktig med kategoriseringen, slik at dokumentene er lett søkbare fra ulike innfallsvinkler både for innbyggere og saksbehandlere. Dokumenter og planer skal også kobles sammen med kartløsninger, slik at de lett finnes igjen. Det vil være nødvendig å etablere en innsynsløsning, slik at innbyggere og næringslivet kan få fullt innsyn i sine «mapper». Det vil kreve en kobling mellom MinID og matriklen, en slik løsning er ikke

17 IKT Follo Digitaliseringsstrategi ferdig. Både leverandører og staten jobber med å utvikle en slik løsning. Det er meningen at kommunene skal benytte felles komponenter i en slik løsning. Tre Follo kommuner har prosjekt med felles digitalisering av alle tidligere tekniske arkiver. En tar sikte på avslutte prosjektet i En har jobbet frem et felles anbud og en sparer store resurser ved at tre kommuner samarbeider om denne oppgaven.

18 [Type here] [Type here] IKT Follo Digitaliseringsstrategi Mål Follokommunene har sikre retningslinjer og prosesser for langtidsbevaring av kommunens arkiver i arkivdepot. Godkjente bevarings- og kassasjonsplaner blir fulgt. Follokommunene har implementert NOARK 5-kjerne i alle løsninger. Follokommunene har digitalisert historiske tekniske arkiver Follokommunen har etablert felles elektronisk depot

19 [Type here] [Type here] IKT Follo Digitaliseringsstrategi Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Sikker behandling av personopplysninger er en nødvendig forutsetning for at IKT Follo skal kunne tilby tjenester En velfungerende internkontroll bidrar til å sikre forsvarlig behandling av personopplysninger, herunder tilstrekkelig grad av informasjonssikkerhet. Informasjonssikkerhet dreier seg om å håndtere risikoen for at personopplysninger og andre informasjonsverdier sikres på en tilfredsstillende måte Med økende digitalisering av informasjonsbehandling, og et trusselbilde i rask utvikling, er det viktig at sikkerheten ivaretas. IKT Follo må for de fellessystemer IKT Follo har ansvar for, sikre at det finnes god informasjonssikkerhet og god internkontroll. Dette for å sikre at virksomheten behandler personopplysninger lovlig, sikkert og forsvarlig. Det skal utredes hvorvidt det er nødvendig med databehandleravtaler mellom de ulike aktørene. Den enkelte kommune må ha ansvar for at ansatte etterlever lovpålagte prosedyrer og krav knyttet til personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet. Dette gjelder for all digital lagring av data på ulike enehter. En utfordring for personvernet og informasjonssikkerheten er bruk av skytjenester. Fordi leverandører av skytjenester er store aktører som stort sett leverer standardiserte tjenester, vil Follokommunene ofte være henvist til å bruke disse leverandørenes standardavtaler. Før det inngås avtale med en leverandør om bruk av skytjenester må IKT Follo gjennomføre grundige risiko- og sårbarhetsanalyser.

20 [Type here] [Type here] IKT Follo Digitaliseringsstrategi Mål IKT Follo har en strategi for informasjonssikkerhet» ( i tråd med «Norm for informasjonssikkerhet» (per ) IKT Follo skal utrede hvilke databehandleravtaler som er nødvendige og implementere disse IKT Follo har verifisert at alle systemer i IKT Follo sin portefølje er risikovurdert og at nødvendige tiltak følges opp Etablere fast, årlig revisjon av informasjonssikkerhet gjennom kommunenes styringssystem IKT Follo sikrer at det for alle nye tjenester som Follokommunene tar i bruk,er gjennomført grundige risiko- og sårbarhetsanalyser og at det er inngått en databehandleravtale

21 [Type here] [Type here] IKT Follo Digitaliseringsstrategi Arkitektur og standardisering De interne systemene kommuniserer seg i mellom, og utveksler informasjon på tvers av forvaltningsnivå For å få dette til, må det utvikles en IKT-arkitektur. IKT-arkitekturen beskriver sammenhengen mellom de strategiske målene og de teknologiske behovene. En god IKT-arkitektur legger grunnlaget for konkrete planer for IKT-anskaffelser, IKT-utvikling og ressursbehov både økonomisk og kompetansemessig. Virksomhetsarkitekturen både tar inn i seg forretningsarkitektur, informasjons- og systemarkitektur og teknologiarkitektur. Ved å se disse i sammenheng, kan man si noe om hvordan virksomheten best mulig kan utnytte de digitale ressursene sine i fremtiden. Med IKT-arkitektur mener vi her forståelige og håndterbare modeller som beskriver hvordan de ulike delene av infrastrukturen henger sammen. Det er utviklet nasjonale fellesløsninger som er egnet til gjenbruk i hele offentlig sektor, og enkelte for kommunesektoren spesielt. Slike løsninger kalles felleskomponenter. Eksempler på felleskomponenter er folkeregisteret, enhetsregisteret, Altinn, matrikkelen og felles infrastruktur for elektronisk ID (ID-porten). Eksempel på en kommunal felleskomponent er SvarUT, som sender digitale meldinger i stedet for papirpost til innbyggere og næringsliv. Felleskomponenter legger til rette for gode, sammenhengende digitale tjenester på tvers av virksomhetsgrenser i offentlig sektor. Det skal i strategiperioden jobbes aktivt med å forbedre Arkitektur og standardisering på de tjenester IKT Follo har ansvaret for, samt sikre optimal IT infrastruktur. Her kreves det spesialistkompetanse utover det som forefinnes i organisasjonen per i dag.

22 [Type here] [Type here] IKT Follo Digitaliseringsstrategi Mål IKT Follo skal ha en klar rolle som ansvarlig for Arkitektur og standardisering (teknisk nivå) IKT Follo har utarbeidet IKT-arkitektur basert på felleskomponenter og standarder IKT Follo har tatt i bruk løsninger basert på nasjonale standarder og felleskomponenter IKT Follo har kravspesifikasjoner basert på nasjonale og felleskommunale standarder ved nyanskaffelser og endringer i eksisterende systemer IKT Follo sikrer at Follokommunene har bredbånd med tilstrekkelig kapasitet i hele organisasjonen IKT Follo sikrer at Follokommunene har bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt som gir alle innbyggere og næringsliv tilstrekkelig kapasitet IKT Follo har skytjenester som et alternativ ved anskaffelse for IKT-drift, der det er relevant.

23 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Sektorielle satsningområder Både helse og velferd, oppvekst og utdanning samt plan, bygg og geodata hører med til de prioriterte områdene i IKT Follo. Disse utgjør den største budsjettposten og berører flest innbyggere. Sentrale prinsipper for de sektorielle satsningsområdene er brukeren i sentrum, digital samhandling samt at de utfordringer som finnes i dag skal løses i samarbeid under IKT Follo sin ledelse. Helse og velferd Kommunene har ansvar for at innbyggerne får gode helse- og omsorgstjenester Det overordnede målet for bruk av IKT i helse- og omsorgssektoren er å understøtte målet om en helhetlig pasientforløp. Elektronisk samhandling og bruk av velferdsteknologi bidrar sammen med andre virkemidler til å møte utfordringer innen området. IKT generelt skal sikre kommuniksjon for å gi trygge pasientforløp, og velfersdteknologien er først og fremst teknologisk assistanse som skal understøtte og forsterke brukernes trygghet, sikkerhet og mobiblitet. Norm for informasjonssikkerhet i helse-og sosialtjenesten skal legges til grunn for arbeidet med personvern og sikker informasjonsbehandling. For å lykkes med et helhetlig pasientforløp, må alle berørte tjenester rundt brukeren kommunisere digitalt. Samtidig har kommunene fått ansvaret for flere og mer krevende helserettede oppgaver som medfører behov for verktøy og system som understøtter informasjon og kommunikasjon mellom systemene både internt i kommunen og mot eksterne tjenester. Systemene skal sikre at helsepersonell kan kommunisere nødvendige og relevante helseopplysninger på en effektiv og sikker måte. De ansatte bør ha tilgang til hensiktsmessig verktøy når de er hos pasienten, noe som sikrer at helseopplysninger som brukes er oppdatert. Informasjonsutvekslingen mellom kommunen og fastlegene og mellom kommunen og spesialhelsetjenesten skal foregå over Helsenettet. Den sensitive informasjonen som sendes over Helsenettet skal følge nasjonale krav og retningslinjer. Det er allerede etablert standardiserte meldinger for utveksling av informasjon og entydige begreper og kodeverk. Løsninger er utviklet og implementert hos de fleste samhandlingsaktørene, men dette må videreutvikles for å optimalisere effekten. Utvikling og innføring av nye løsninger bør skje koordinert med alle aktører i et samhandlingsforløp. Dette innebærer at mange aktører, både internt og eksternt som f.eks. helsestasjon, fysioterapeuter, legevakt, hjelpemiddelsentraler, private helse- og omsorgsinstitusjoner, offentlige tannklinikker og legespesialister, må involveres i tillegg til helseforetak og fastleger. Velferdsteknologiske løsniger krever også involvering av brukerne selv og pårørende. Gjennom helsenorge.no og «Min helse» på nett skal pasienter og brukere få elektronisk tilgang til journalinformasjon og tilbud om selvbetjeningsløsninger og digital dialog med helsepersonell. Akuttmedisinske tjenester omfatter de tiltak og tjenester som er etablert for å yte nødvendig medisinsk hjelp ved ulykker eller akutt sykdom. Nasjonal kjernejournal utvikles for å bidra til at viktig informasjon om pasienten raskt blir gjort tilgjengelig for helsepersonell ved akutt behov. Brukere av kjernejournal vil i første fase være fastleger og aktørene i den akuttmedisinske kjeden. Velferdsteknologi blir stadig et viktigere satsningsområde for helse og omsorgssektoren. Teknologien som tas ibruk skal understøtte gjeldene IKT prinsipper og er nærmere beskrevet i det enkelte års handlingsplaner. Det vil være hensiktsmessig å vurdere felles mottakssentraler som kan ta imot meldinger/alarmer.

24 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Mål Follokommunene har tatt i bruk Helsenettet for elektronisk samhandling. Det er tilstrebet et felles IKT-systemer inne helsesektoren i follokommunene. Follokommunene har lagt til rette for deling av helseinformasjon mellom samhandlende aktører på helse- og omsorgsområdet, og sørget for at planleggingen og innføringen er koordinert med alle aktørene Follokommunene har løsninger som sikrer rask tilgang til og sikker lagring av dokumentasjon i pasientadministrative prosesser og styringssystemer. Follokommunene har tatt i bruk hensiktsmessige verktøy slik at helsepersonell kan registrere og få tilgang til helseopplysninger når der er hos pasienten. Follokommunene har lagt Norm for informasjonssikkerhet til grunn for alt arbeid med personvern og sikker informasjonsbehandling. Follokommunen har vurdert felles mottakssentral spesielt rette mot velferdsteknologi Prosjektgruppen som arbeider med Loklamedisinsk senter har lagt digitaliseringsstrategien til grunn vurdering av IKT systemer. Follokommunene som har har felles systemer har felles kodebase. Det er en felles driftsentral der hvor kommunene har felles IKT systemer og dermed en avtale med leverandør. Follokommunene har tatt i bruk nasjonal kjernejournal i den akuttmedisinske kjeden når løsningen er på plass. Follokommunene har valgt løsninger for velferdsteknologi som baseres på standarder og som understøtter de gjeldende IKT-arkitekturprinsippene. Det er vurderet en felles alarmsentral for mottak av ulike meldinger/alarmer og om dette kan ligge i en eksisterende alramsentral. Det er felles bakvakt som sikrer 24 timers drift.

25 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Oppvekst og utdanning Digitale ferdigheter er i læreplanene for grunnskole og videregående skole definert som en av fem grunnleggende ferdigheter i skolen, integrert i alle fag. I fremtiden vil sannsynligvis det å kunne programmere digitale applikasjoner bli en del av læreplanverket. Dette skaper muligheter og utfordringer for den digitale utviklingen i skolen. Barn og unge i Follo er ofte mer fortrolig med bruk av digitale verktøy enn mange voksne. Barnehagen og skolen skal utvikle barnas digitale kompetanse og bidra til å utjevne sosiale skiller. IKT i skole og barnehage omfatter digitale læremidler og bruk av ulike digitale verktøy. Som skoleeiere trenger Follo-kommunene planer for innkjøp og forvaltning av digitale læremidler, samt planer for kompetanseutvikling for lærere knyttet til bruken av læremidlene. For at alle, uavhengig av funksjonsevne, skal kunne ta i bruk IKT-løsningene, må prinsippet om universell utforming følges. Follo-kommunene må legge til rette for egenstyrt læring og læring i grupper på tvers av klasser, klassetrinn og skoler. Dette gir mulighet for tids- og stedsuavhengig læring, slik at den enkelte elev kan få individuelt tilpasset læring. En trend er at elever og lærere i økende grad vil bruke sine egne digitale enheter i undervisningen. God klasseledelse bidrar til å øke fordelene med bruken av digitale verktøy i undervisningen, og reduserer eventuelle ulemper. Klasseledelse og IKT handler mye om holdninger og kultur. Elever har generelt behov for en målrettet bruk av IKT i skolen, og tydelige regler for IKT-bruk. Dette krever at Follo-kommunenens og skolenens ordensreglement er tydelige på adekvat bruk. Vurdering for læring er en grunnleggende del av skolens virksomhet. Digital vurdering dreier seg både om å ta i bruk digitale verktøy i vurderingsarbeidet, og å vurdere elevens digitale kompetanse. Skolen må utvikle god praksis i begge betydningene av digital vurdering. Follo-kommunene som skoleeiere setter klare krav til skolens vurderingspraksis. Skolene på sin side må ta i bruk løsninger for digital vurdering. Feide er utdanningssektorens felles innloggingstjeneste og løsning for identitetsforvaltning. Feide sikrer at elever og lærere får én sikker elektronisk identitet som de kan bruke for å få tilgang til lokale og nasjonale digitale tjenester, både pedagogiske og administrative. For skoleeierne i Follo betyr dette en ryddig og enklere identitetsforvaltning. Alle seks Follo-kommune har allerede Feideinnlogging. Antallet digitale enheter i skolen begynner nå å bli tilfredsstillende. Samtidig står utviklingen ikke stille, og i noen skoler er nettbrett i ferd med å bli et viktig læremiddel, samtidig som PC fortsatt er viktig. Noen skoler og barnehager i Follo har fortsatt utfordringer med kvaliteten på maskiner og infrastruktur. Stabile driftsløsninger gjør at lærere og elever slipper å bruke tid på utstyr som ikke virker. Alle kommunene i Follo bruker samme digitale læringsplattform, nettbaserte tjenester og digitalt innhold i undervisningen. I takt med dette øker kravet til båndbredde, og det stilles nye og økte krav til sikkerhet og personvern. Follo-kommunene vil vurdere å bruke en felles site i læringsplattformen for å legge til rette for samarbeid for lærere og elever på tvers av kommunegrensene. Kommunene i Follo har i dag 4 ulike administrative fagsystemer for skole og barnehage. Kommunene arbeider for å utnytte adminsitrative og økonomiske fordeler ved å gå over til samme fagsystem.

26 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Mål Skolene og barnehagene i Follo bidrar til at barn og unge utvikler sine digitale ferdigheter. Personalet i Folloskolene og -barnehagene bruker digitale læremidler og verktøy i den daglige opplæringen. Skolene og barnehagene i Follo utnytter mulighetene IKT gir for å gi tilpasset og differensiert opplæring. Personalet i skoler og barnehager i Follo er gode ledere i teknologirike omgivelser. Skolene i Follo har tatt i bruk løsninger for digital vurdering. Follokommunene tilbyr stabil drift av IKT-tjenestene for barnehager og skoler, som ivaretar krav til kapasitet, fleksibilitet, personvern og sikkerhet. Skolene og barnehagene i Follo utvikler modeller for bruk av nettbrett i opplæringen. Follokommunene går over til et felles administrativt fagsystem for skole og barnehage. Follokommunene etablerer et felles område på den digitale læringsplattformen

27 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Plan, bygg og geodata Innbyggere og næringsliv forventer at Follokommunene legger til rette for en utvikling som sikrer en optimalisert arealbruk og bebyggelse. Follokommunene har ansvar for at plan- og byggesaksprosesser bygger på grundige analyser og at saksbehandlingen er åpen. En effektiv plan- og byggesakdialog er et viktig bidrag i å sikre en god innbyggerinvolvering og demokratiske beslutningsprosesser i videreutviklingen av kommunen. Innbyggeren forventer økt tilgjengelighet, selvbetjening (automatisering) og samhandling med det offentlige, hvor brukeren deltar aktivt i en elektronisk dialog. De interne prosessene har i dag for stort innslag av manuelle og papirbaserte retningslinjer. Internt i kommunen vil man automatisere prosesser ved hjelp av teknologi og på den måten effektivisere forvaltningen, bedre servicen og heve kvaliteten på de tjenestene som leveres. Follokommunene bruker en rekke fagsystem for å løse lovpålagte oppgaver. Flere fagsystem innenfor plan-, bygg- og geodataområdet er enda ikke satt opp til å utveksle data med matrikkelen, andre fagsystem og sakarkivsystem. Dette er til hinder for effektiv arbeidsflyt og god kvalitet på dataene og er kostnadsdrivende. Implementering av webservicer basert på GeoIntegrasjonsstandarden (standarder for samhandling mellom fagsystemer og arkiv) er nødvendig for å få til et godt samspill. Follokommunene bruker hvert år mye ressurser for å hente ut rapportering til KOSTRA/SSB, tertialrapporter og årsberetninger. En automatisering av denne prosessen vil være kostnadseffektivt og gi et mer pålitelig produkt, som igjen bidrar til bedre beslutningsgrunnlag. Kommunene har satt i drift en ny løsning for innsyn og forvaltning av digitale arealplaner, digitalt planregister, matrikkelen, det offentlige kartgrunnlaget og kommunaltekniske fagdata. Det er nå viktig å sette fokus på kvalitetsheving av matrikkelen og planregisteret for at systemet skal virke mer troverdig overfor brukerne samt dekke de fremtidige behov.

28 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Mål Follokommunene har en digital plan- og byggesaksprosess både internt i organisasjonen, i samhandling med resten av forvaltningen og i dialogen med innbyggerne og næringsliv Follokommunene har planer og retningslinjer for etablering, forvaltning, videre bruk og deling av geografisk informasjon og kommunaltekniske fagdata Follokommunene har løsninger for digitale arealplaner, digitalt planregister, matrikkelen, det offentlige kartgrunnlaget og kommunaltekniske fagdata som støtter gjeldende standarder og nasjonale krav Follokommunene har tilgang til nasjonale løsninger for bruk innenfor teknisk sektor Kommunene har tatt ut effekten av digitaliseringen gjennom bedre og mer automatiserte arbeidsprosesser for økt grad av innbyggerinvolvering Kommunene benytter geodatasystemet til risiko- og sårbarhetsanalyser og i beredskapsarbeid.

29 IKT Follo Digitaliseringsstrategi Ansvarlige for realisering Tverrgående satsningsområder 1. Digital dialog ansvarlig; IKT Koordineringsgruppen 2. IKT Tekniske veivalg ansvarlig; IKT Koordineringsgruppen 3. Strategisk IKT ledelse ansvarlig; Rådmannskollegiet 4. Kompetanse ansvarlig; HR 5. Arkiv og dokumenthåndtering ansvarlig; Arkivgruppen 6. Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet ansvarlig; IKT Koordineringsgruppen 7. Arkitektur og standardisering ansvarlig; IKT Koordineringsgruppen Sektorielle satsningsområder: 1. Helse og velferd ansvarlig; Helsegruppen 2. Oppvekst og utdanning- ansvarlig; Skoleeierforum 3. Plan, bygg og geodata ansvarlig; Geodatasamarbeidet Handlingsplaner per satsningsområde. Gjennom strategiperioden vil det bli laget handlingsplaner for de enkelte satsningsområdene.