Tiltaksplan

Transkript

1 Regional digitaliseringsstrategi Tiltaksplan Kommunene i Kongsbergregionen etablerte våren 2015 en ny felles strategi for sitt digitaliseringssamarbeid for perioden Strategien har følgende visjon: Innbyggerne og næringslivet i Kongsbergregionen tilbys fremtidsrettede digitale tjenester. Smart og effektiv bruk av IKT sørger for god kvalitet i tjenesteleveransene. Digitaliseringsstrategien beskriver 9 satsningsområder og ca 50 mål. Tiltaksplanen for perioden beskriver tiltakene for hvert satsningsområde. Dette fordi det skal være enkelt å se sammenhengen mellom mål og tiltak. Tiltakene vil i perioden variere med tanke på omfang og organisering. Dette fordi det i noen tilfeller har vært hensiktsmessig å samle flere tiltak i ett prosjekt, mens det i andre tilfeller vil være mer hensiktsmessig at etablerte regionale nettverk får i ansvar å identifisere og iverksette konkrete tiltak innenfor «sitt» område. Tiltaksplanen rulleres årlig og vedtas av rådmannsutvalget i forbindelse med sekretariatets budsjettforslag hver høst. SuksIT er ansvarlig for å utarbeide og rullere tiltaksplanen, og i dette arbeidet sørge for at aktuelle regionale nettverk/samarbeidsarenaer er involvert. SuksIT har også ansvaret for å følge opp gjennomføringen av tiltaksplanen.

2 1. Digital dialog For å lykkes med god digital forvaltning skal kommunene etablere digitale selvbetjeningsløsninger som er forståelige og enkle å ta i bruk. Kommunene skal tilby digitale kanaler tilrettelagt for dialog med innbyggere og næringsliv og ha et bevisst forhold til hvilke digitale kanaler som brukes til hvilke formål. Det er sjelden bare en løsning ved valg av digitale kanaler, ofte utfyller de hverandre. Vedtatte mål for perioden : 1. Kommunene har nettbaserte tjenester for kommunikasjon med innbyggere og næringsliv som tilfredsstiller krav til universell utforming 2. Kommunene har løsninger for sikker pålogging for innbyggers tilgang til egne opplysninger via nettsidene 3. Kommunene har automatiserte prosesser der tjenesteområdene henger sammen 4. Kommunene bruker sosiale medier for å fremme dialog, øke informasjonsspredning, krisekommunikasjon og for å styrke lokaldemokratiet 5. Kommunene har en gjennomtenkt språkbruk i de digitale kanalene 6. Kommunene har etablert løsning for mottak og forsendelse av digital post fra/til innbyggere og næringsliv Kommunene har delvis oppnådd enkelte mål, men har fortsatt behov for å øke antall selvbetjeningsløsninger og etablere bedre digital dialog med innbyggere og næringsliv. Dette innebærer at kommunene i kommende periode må øke sin innsats og sitt samarbeid om dette. Særlig vil mål 3 kreve en betydelig innsats. For å sikre at tiltakene som iverksetter på dette området ikke blir spredte og tilfeldige, ønskes det etablert et nytt hovedprosjekt «Digital Dialog» som skal identifisere og realisere tiltak for å å sikre at målene blir nådd i løpet av perioden. Prosjektet må ha en tett kobling til satsningsområde 6. «Arkitektur og standardisering». 1. Digital dialog Hovedprosjekt Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Prosjektledelse og prosesskostnader Kjøpte tjenester Implementere regional varslingsløsning til mer enn beredskapsvarsling KomSam fase 2 Investering og implementering av samarbeidsfunksjonalitet (Prosjektmandat for hovedprosjektet legges fram til behandling i RMU høsten 2015)

3 2. Strategisk ledelse og IKT IKT er et verktøy for å jobbe mer effektivt og understøtte de tjenestene kommunene leverer. Det betyr at IKT-investeringer og bruk blir en sentral del av de strategiske beslutningene som tas. Gevinster kan både være kvalitative og kvantitative. Ledelsen bør derfor også avgjøre hvordan de ønskede gevinstene skal håndteres. 1 Kommunene har ledere som ser sammenheng mellom tjenesteproduksjon og teknologibruk, og bruker dette i sin tjenesteutvikling 2 Kommunene har IKT-strategi og handlingsplan knyttet til organisasjonens overordnede planer og tjenesteområdenes behov 3 Kommunene har tilgang på relevante digitale styringsdata 4 Politisk og administrativ ledelse har forståelse for at gevinstene ved innføring av IKT ikke kan realiseres umiddelbart 5 Kommunene har kartlagt IKT-systemer og tilhørende arbeidsprosesser, og besluttet hvilke system som må skiftes ut og arbeidsprosesser som må legges om 6 Kommunene har realisert gevinster ved å bruke IKT effektivt til å jobbe på nye måter Mål 2 anses å være nådd gjennom kommunenes tilslutning til regional digitaliseringsstrategi og forpliktelsene i denne. For å sikre at digitaliseringsstrategien og tiltaksplanen er godt kjent ute i kommunene, skal kommunene høsten 2015 gjennomføre lokale informasjonstiltak. Sekretariatet bistår kommunene i dette arbeidet. Mål 1 og 4 omhandler kompetanse og ansvar for å planlegge og iverksette nødvendige opplæringstiltak legges inn i satsningsområde 3. «Kompetanse». Mål 3 og 5 omhandler hensiktsmessig bruk av IKT-fagsystemer. Iverksetting av nødvendige tiltak legges inn i satsningsområde 6. «Arkitektur og standardisering». For å sikre at kommunene kan nå mål nr 6 er det i gjennomført Kostandsbenchmark anbefalt at kommunene bør utarbeide lokale planer for hvordan kommunene skal realisere gevinster fra IKTsamarbeidet. SuksIT vil ha et særskilt ansvar i å bistå kommunene i dette arbeidet. Kostnader til tiltak innenfor satsningsområde 2 er innarbeidet i satsningsområde 3 og 4.

4 3. Kompetanse Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning. Bruk av IKT krever ny kompetanse på alle nivå i kommunene. Politisk og administrativ ledelse trenger kompetanse for å kunne ta gode strategiske valg. De ansattes kompetanse i bruk av IKT er avgjørende for utvikling av en moderne digital forvaltning. Kommunene skal være krevende kunder i sine anskaffelser og har dermed også behov for god bestillerkompetanse. 1 Kommunene har kompetanse til å iverksette endringsprosesser og involvere de rette aktørene, basert på tjenesteområdenes behov 2 Kommunene har kompetanse til å utnytte anskaffelseprosessen som et strategisk virkemiddel for å fremme innovasjon 3 Kommunene har ansatte som har tilstrekkelig kompetanse til å bruke aktuelle IKT-løsninger 4 Kommunene har ansatte som kan gi innbyggere og næringsliv støtte og veiledning i bruk av de digitale løsningene 5 Kommunene har kompetanse om lovpålagte krav til personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet blant sine ansatte Erfaringer og resultater fra kartlegging av kompetanse høsten 2014 viser at det er behov for å øke kompetansen om IKT og digitalisering på de fleste nivåer i kommunene. Det foreslås å igangsette et nytt hovedprosjekt «Digital Kompetanse » som skal identifisere og realisere tiltak som sikrer måloppnåelse i perioden. En tidlig aktivitet vil være å utarbeide en opplæringsplan for hele strategiperioden, og deretter iverksette opplæringstiltak umiddelbart og underveis i perioden. Prosjektet må samarbeide tett med det regionale kompetansenettverket. 3. Kompetanse - Hovedprosjekt Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Prosjektledelse og prosesskostnader Kjøpte tjenester Noen konkrete tiltak i perioden: Lage opplæringsplan for digital kompetanse Implementere KS læring for alle ansatte Gjennomføring av kurs/kompetansetiltak (Prosjektmandat for hovedprosjektet legges fram til behandling i RMU høsten 2015)

5 4. Arkiv og dokumenthåndtering Behovet for å dokumentere hva kommunene faktisk har gjort er gjennomgående for alle sektorer og tjenesteområder uavhengig av type system eller teknologi. For at innsynsretten for parter og publikum skal oppfylles, må arkivene være innrettet slik at dokumentene alltid er sikret som informasjonskilder. Digitale arkiv er både en forutsetning for og et resultat av en elektronisk kommunikasjon og saksbehandling. 1 Kommunene kan hente ut relevante opplysninger fra arkivet til egne ansatte, parter, publikum og omkringliggende datasystem 2 Kommunene har forsvarlig dokumenthåndtering innenfor alle fagområder, både når det utføres av kommunene selv og av andre som utfører oppgaver på vegne av kommunen 3 Kommunene har metodikk som sikrer at arkivperspektivet inngår i alle planer, kravspesifikasjoner og anskaffelsesprosesser som får konsekvenser for dokumentasjon av kommunenes aktiviteter 4 Kommunene har sørget for dokumentfangst og sikker arkivhåndtering ved implementering av nye digitale løsninger og tjenester på alle områder og for alle typer system 5 Kommunene har sikre rutiner og prosesser for langtidsbevaring av kommunens arkiver i arkivdepot, og at dokumenter som skal slettes i henhold til lover og forskrifter faktisk blir slettet 6 Kommunene har implementert NOARK-5 kjerne i alle løsninger som arkiverer saksdokument Kommunene har gjennom samarbeidet i det regionale arkivnettverket og pågående arbeid med felles anskaffelse av sak/arkivløsning startet arbeidet med å gjennomføre tiltak som vil bidra til at ovennevnte mål kan nås. Det regionale arkivnettverket og hovedprosjekt Sak/arkiv tillegges ansvaret for å iverksette tiltak som kan bidra til måloppnåelse for dette satsningsområdet. En av hovedsatsningene i perioden er anskaffelse av nytt felles sak/arkivsystem for kommunene. Dette fordi flere av kommunene har behov for å modernisere sine eksisterende sak/arkivsystemer for å kunne gå over til fullelektroniske arkiver. Det er gjennomført en grundig kost/nytteanalyse som viser at kommunene kan oppnå betydelige gevinster ved en slik felles anskaffelse. Tabellen nedenfor viser bruttokostnadene ved innføringen. 4. Dokumenthåndtering Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Anskaffelse ny Sak/arkivløsning (foreløpige og konservative estimater) Investering anskaffelse lisenser, konvertering og opplæring Økning driftskostnader Prosjektledelse og prosesskostnader Frikjøp interne IT-ressurser Utredning digitale arkiver for fagsystemer i sikker sone (Familia, Profil mm) Etablering Noark 5 sikker sone investering og implementering Noark-5 sikker sone årlig vedlikehold

6 5. Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Teknologi med økt kompleksitet stiller høye krav til informasjonssikkerhet i kommunesektoren. Økende digitalisering av informasjonsbehandling og et trusselbilde i rask utvikling fordrer at kommunene ivaretar nødvendig grad av sikkerhet. Personopplysninger skal vernes på en slik måte at de ikke kommer i feil hender eller utilsiktet endres, og sensitive personopplysninger skal skjermes spesielt. God informasjonssikkerhet og god internkontroll bidrar til å sikre at kommunene behandler personopplysninger lovlig, sikkert og forsvarlig. 1 Kommunene har strategi for informasjonssikkerhet 2 Kommunene har databehandleravtaler med andre som behandler personopplysninger på vegne av kommunene 3 Kommunene har ledelsesforankret internkontroll og styringssystem på plass 4 Kommunene har løsninger som tilfredsstiller kravene til sikkerhetsarkitektur 5 Kommuner som tar i bruk skytjenester har gjennomført grundige risiko- og sårbarhetsanalyser og inngått databehandleravtale eller annen tilfredsstillende dokumentasjon på sikkerhetsnivå, -system og løsninger Mål nr 1 er nådd gjennom etableringen av regional strategi for informasjonssikkerhet som skal være implementert i alle kommunene. Arbeidet med bevisstgjøring om informasjonssikkerhet må holdes vedlike. Dette kan f.eks. gjøres gjennom kommunenes Nyansatt-kurs som er publisert på KS Læring. Kommunene har etablert et regionalt kvalitetsnettverk som det vil være naturlig å involvere i arbeidet med å nå målsetning 2 og 3. Det vil likeledes være naturlig og nødvendig at kommunenes felles IKT Driftsavdeling (K-IKT) involveres i arbeidet med å realisere mål 4 og 5. Kostnader til tiltak innenfor satsningsområde 5 dekkes innenfor vedtatt budsjettramme for sekretariatet, SuksIT og Kongsbergregionen IKT Drift. SuksIT følger opp og koordinerer arbeid med tiltak innenfor dette satsningsområdet.

7 6. Arkitektur og standardisering For at innbyggere og næringsliv skal oppleve de digitale tjenestene som gode, må de interne systemene kommunisere seg i mellom, og utveksle informasjon på tvers av forvaltningsnivå. For å få dette til, må det utvikles en IKT-arkitektur som beskriver sammenhengen mellom de strategiske målene og de teknologiske behovene. Bruk av standarder og gjenbruk av nasjonale og kommunale felleskomponenter er viktige elementer i en slik IKT-arkitektur. 1 Kommunene har utarbeidet IKT-arkitektur basert på felleskomponenter og standarder 2 Kommunene har tatt i bruk løsninger basert på nasjonale standarder og felleskomponenter 3 Kommunene har kravspesifikasjoner basert på nasjonale og felleskommunale standarder ved nyanskaffelser og endringer i eksisterende systemer 4 Kommunene har bredbånd med tilstrekkelig kapasitet i hele organisasjonen 5 Kommunene har bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt som gir alle innbyggere og næringsliv tilstrekkelig kapasitet 6 Kommunene har skytjenester som et alternativ ved anskaffelse for IKT-drift, der det er relevant Mål nr 3 anses å være ivaretatt gjennom kommunenes tilslutning og forpliktelser i regional digitaliseringsstrategi. Mål nr 4 kan også anses å være nådd gjennom Høykonnettet og gjennom at kommunene har kommet langt i å etablere god bredbåndsinfrastruktur for egne formål. Kommunene har gjennom prosjekt «Digital Infrastruktur» igangsatt arbeidet for å sikre at mål 5 kan nåes. Prosjektet vil i løpet av 2015 bidra til at kommunene har etablert en felles strategi for digital infrastruktur. Dersom regionen skal ha en sentral rolle videre i å følge opp konkrete tiltak ifb med strategien herunder utarbeidelse av finansieringssøknader, må prosjektet videreføres i 2017 og For å sikre at de øvrige målene nåes, må kommunene ha et stort fokus på på å implementere nasjonale og kommunale felleskompoenter og standarder i eksisterende IKT-plattform/løsninger. Det foreslås å igangsette et nytt hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering» som skal identifisere og realisere tiltak som sikrer måloppnåelse i perioden. I tillegg vil det være naturlig at mål 3 og 5 i satsningsområde 2. Strategisk ledelse og IKT tillegges dette prosjektet. Prosjektet skal også ta hensyn til innspill/forslag til tiltak fremkommet i IKT-kostnadsbenchmark gjennomført av PA-Consulting høsten Prosjektet må involvere Kongsbergregionen IKT Drift (K-IKT) i sitt arbeid. 6. Arkitektur og standardisering Hovedprosjekt Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Prosjektledelse og prosesskostnader Kjøpte tjenester Delprosjekt: Digital infrastruktur (Prosjektmandat for hovedprosjektet legges fram til behandling i RMU høsten 2015).

8 7. Helse og velferd Kommunene har ansvar for at innbyggerne får gode helse- og omsorgstjenester. En helhetlig satsning på IKT vurderes av mange som det mest virkningsfulle tiltaket for styrket kvalitet og effektivitet i helse- og omsorgssektoren. Det overordnede målet for digitialisering av disse tjenestene er å understøtte målet om et helhetlig pasientforløp Det er derfor behov for verktøy og systemer som understøtter informasjon og kommunikasjon mellom kommuner og eksterne parter. Velferdsteknologi bidrar til en sikrere og bedre hverdag for brukere og helse- og omsorgspersonell. 1 Kommunene har tatt i bruk Helsenettet for elektronisk samhandling 2 Kommunene har lagt til rette for deling av helseinformasjon mellom samhandlende aktører på helse- og omsorgsområdet, og sørget for at planleggingen og innføringen er koordinert med alle aktørene 3 Kommunene har løsninger som sikrer rask tilgang til og sikker lagring av dokumentasjon i pasientadministrative prosesser og styringssystemer 4 Kommunene har tatt i bruk hensiktsmessige verktøy slik at helsepersonell kan registrere og få tilgang til helseopplysninger når de er hos pasienten 5 Kommunene har lagt Norm for informasjonssikkerhet til grunn for alt arbeid med personvern og sikker informasjonsbehandling i helse- og omsorgssektoren 6 Kommunene har tatt i bruk nasjonal kjernejournal i den akuttmedisinske kjeden når løsningen er på plass 7 Kommunene har valgt løsninger for velferdsteknologi som baseres på standarder og som understøtter de gjeldende IKT-arkitekturprinsippene Kommunene anses å være i ferd med delvis å nå målsetningene i målene 1,2,3,4 og 5. Selv om målene er i ferd med å nås er det viktig at kommunene har et kontinuerlig fokus på å forbedre og optimalisere iverksatte tiltak. Mål 6 avhenger av at løsning for nasjonal kjernejournal er på plass. Mål 7 vil ivaretas i regionalt program for Velferdsteknologi som kommunene startet våren Velferdsteknologiprogrammet vil i tillegg inneholde satsning på kompetanseheving, innovasjon og innføring av konkrete velferds-teknologiske løsninger. Resultatene fra kostnadsbenchmark høsten 2014 viser at kommunene i regionen bør utvide sitt digitale tjenestetilbud innen helse- og omsorg, f.eks. gjennom implementering av elektroniske søknadsbehandling for helsetjenester. Det vil være naturlig at denne anbefalingen følges opp av hovedprosjekt «Digital dialog» - beskrevet i satsningsområde 1. Fullføring av regionalt velferdsteknologiprogram Helse og Velferd Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Program Velferdsteknologi Inkl. i summen ligger kommunenes andel av kostnader til felles alarmmottak for digitale trygghetsalarmer.

9 8. Oppvekst og utdanning Digitale ferdigheter er en av fem grunnleggende ferdigheter i skolen og skal være integrert i alle fag. Digitale læremidler er digitale ressurser utviklet for læringsformål. Bruk av IKT i skolen omhandler også digitale verktøy/ressurser som ikke nødvendigvis er utviklet til læringsformål. Skoleeiere bør ha planer for planer for innkjøp og forvaltning av digitale læremidler samt planer for kompetanseutvikling av lærere. Skoleeiere må også tilrettelegge for digital vurdering og egenstyrt læring. 1 Elevene får et undervisningstilbud som oppfyller kravene til bruk av IKT i gjeldende læreplaner 2 Lærerne bruker digitale læremidler og verktøy i den daglige undervisningen 3 Skolene utnytter mulighetene IKT gir for å gi tilpasset og differensiert opplæring til hver enkelt elev 4 Lærere og barnehageansatte er gode klasseledere i teknologirike omgivelser 5 Skolene har tatt i bruk innloggingsløsningene og ressursene i Feide 6 Kommunene tilbyr stabil drift av IKT-tjenestene for barnehagene og skolene, som ivaretar krav til kapasitet, fleksibilitet, personvern og sikkerhet Mål nr 5 er nådd gjennom at alle kommunene har tatt i bruk Feide. Forslag til tiltak for : Det vil være naturlig at arbeidet med å iverksette ønskede tiltak slik at øvrige mål kan nåes tillegges det regionale oppvekstnettverket. Det vil også være naturlig å involvere det regionale nettverket for IKTveiledere og SuksIT i dette arbeidet. Forslagene til tiltak i tabellen nedenfor omhandler i hovedsak anskaffelse av nye moderne IKT-løsninger for administrasjonen og ansatte i barnehager og grunnskoler. 8. Oppvekst og ut danning Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Verktøy for Individuelle Opplæringsplaner (IOP og IUP) Innføre læringsbrett for elever i grunnskolene? Bytte ut dagens skole- og barnehageadm. Løsning Bytte ut dagens LMS-løsning for skolene??

10 9. Plan, bygg og geodata Innbyggere og næringsliv forventer at kommunene legger til rette for en utvikling som sikrer en optimalisert arealbruk og bebyggelse. Kommuner har ansvar for at plan- og byggesaksprosesser bygger på grundige analyser, at saksbehandlingen er åpen og at det er tilrettelagt for innsyn og medvirkning i prosessene. Kommunene bør utnytte de mulighetene som ligger i digitale planregistre. 1 Kommunene har en digital plan- og byggesaksprosess både internt i organisasjonen, i samhandling med resten av forvaltningen og i dialogen med innbyggere og næringsliv 2 Kommunene har planer og rutiner for etablering, forvaltning, viderebruk og deling av geografisk informasjon og kommunaltekniske fagdata 3 Kommunene har løsninger for digitale arealplaner, digitalt planregister, matrikkelen, og det offentlige kartgrunnlaget og kommunaltekniske fagdata som støtter gjeldende standarder og nasjonale krav 4 Kommunene har tilgang til nasjonale løsninger for bruk innenfor teknisk sektor Resultater fra IKT-kostnadsbenchmark gjennomført høsten 2014 viser at kommunene har en lav digitaliseringstrad innen sektoren plan, bygg og geodata og at det er behov for å utvide det digitale tjenestetilbudet innen denne sektoren. Forslag til tiltak for : Det foreslås å etablere et nytt regionalt hovedprosjekt «Digitale plan- og byggesaksprosesser» som får i ansvar å gjennomføre tiltak for å øke digitaliseringstraden innen denne sektoren slik at målene for dette satsningsområdet kan nås. Det er naturlig at det regionale Plan, bygg og geodatanettverket deltar i prosjektet. Det er også viktig at prosjektet følger tatt på arbeid som pågår i KS innen denne sektoren. 9.Plan, bygg og Geodata Hovedprosjekt Budsjett 2016 Budsjett 2017 Budsjett 2018 Prosjektledelse og prosesskostnader Kjøpte tjenester Utvikle en digital veiviser for å veilede private forslagsstillere i planprosessen Tilby digitale tjenester for private forslagsstillere i reguleringsplanprosessen utvikle kartløsning for innbyggere kan søke opp aktive byggeprosjekter Tilby digitale tjenester til søker i byggesaksprosessen Generere nøkkelinformasjon for automatisk Kostra-rapportering (Prosjektmandat for hovedprosjektet legges fram til behandling i RMU høsten 2015)

11 Samlet budsjett for alle satsningsområdene/tiltak i perioden: Satsningsområder og tiltak Digital dialog Hovedprosjekt Strategisk ledelse og IKT Inngår i område 3. Kompetanse 3. Kompetanse Hovedprosjekt Arkiv og dokumenthåndtering - Anskaffelse sak-arkiv Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Dekkes innenfor eksisterende driftsrammer i SuksIT 6. Arkitektur og standardisering Hovedprosjekt Helse og Velferd program Velferdsteknologi 8. Oppvekst og utdanning Plan, bygg og Geodata Hovedprosjekt Kommentar: For 2016 omhandler ca 10 mill av totalbeløpet på 11,8 mill kroner prosjekter/tiltak som tidligere er ønsket gjennomført av rådmannsutvalget. Dette er: Anskaffelse av ny sak/arkivløsning (Satsningsområde 4) Program velferdsteknologi (Satsningsområde 7) Når det gjelder anskaffelse av ny sak/arkivløsning, så vises til sluttrapport for forprosjekt av for detaljer om hvilke gevinster kommunene kan oppnå gjennom en slik felles anskaffelse. Tiltakene for 2016 er innbakt i sekretariatets budsjettforslag for I samme dokument fremkommer også forslag til hvordan tiltakene søkes finansiert.