Detaljert arkitekturdokumentasjon

Transkript

1 Detaljert arkitekturdokumentasjon

2 Innholdsfortegnelse 1. Nåsituasjon 2. Målbilde 3. Veikart

3 IT-rådgiving og IT-arkitektur Overordnet vurdering av nåsituasjon Utdanning Student- og studieadministrasjon Forskning og utviklingsarbeid Forskningsverktøy Samfunnsrettet virksomhet og formidling Publisering (intranett/ internett) Menneskelige og økonomiske ressurser Økonomistyring Behov: Fullt ut dekket Teknologistøttet læring Søknadsstøtte Sosiale medier Personaladministra sjon og -ledelse Delvis dekket Lite dekket Lab og Arbeidsstasjoner Publiseringsverktøy Samfunnskontakt Rapportering og virksomhetsstyring Læringsanalyse Forskning prosjekt og porteføljestyring Grunntjenester Sikkerhet Digitalt kontor Digital arbeidsgruppe Læringssenter og bibliotek Digitalt arrangement Mobil medarbeider Digital samhandling Eiendomsforvaltning, -drift og -vedlikehold Innkjøp og logistikk Tekniske tjenester AV og media Server Lagring og backup Plattform og integrasjoner Nettverk Fysisk Infrastruktur Systemdrift, overvåkning og analyser

4 Nåsituasjonen er vurdert mot behov som må tilfredsstilles for å oppfylle strategi 2020 Tjenestegruppe Eksempeltjeneste Forbedringspotensial Høy Lav Beskrivelse av nåsituasjonen Etablering av ny IKT-tjeneste : Omorganisering og opplæring Vurderingskriteria: Vurderingen er todelt: Vurderingen av nåsituasjonen gir et bilde av hvor godt dagens IT-tilbud og bruksmønster vil understøtte morgendagens forventede behov gitt HIOAs strategiske målsetninger. Vurderingen av nåsituasjonen er basert på en kvalitativ analyse av subjektive brukerbehov identifisert gjennom en intervjurunde, gjennomgang av strategi og arkitekturprinsipper for offentlig sektor (DIFI). Nåsituasjonsvurdering: Vurderingen i tjenestemodellen er et gjennomsnitt av status ved Funksjonalitet og teknologi og. Funksjonalitet og teknologi (): Dekker forhold som er relatert spesifikt til IT, funksjonalitet og teknologi. : Dekker forhold knyttet til opplæring, organisering og i hvor stor grad verktøy benyttes i organisasjonen ellers.

5 Nåsituasjon Utdanning Tjenestegruppe Forbedringspotensial Beskrivelse av nåsituasjonen Høy Lav Student- og studieadministrasjon Teknologistøttet læring Lab og arbeidsstasjoner Læringsanalyse Løsning for student- og studieadministrasjon kan bli mer brukervennlig Funksjonalitet for karakterberegning kan forbedres ved å tilby økt fleksibilitet knyttet til vekting av karakterer ved mappeevaluering : Ubenyttet funksjonalitet i Fronter innebærer muligheter for forbedring. Dette vil kreve opplæring og bevisstgjøring Realisering av Strategi 2020 vil kreve tjenester som støtter undervisning og læring mer uavhengig av hvor foreleser og student befinner seg geografisk,, digital eksamen, digital innlevering, nye digitale pedagogiske virkemidler, isolerte sandkassemiljøer for pedagogisk bruk og strømming av læringsinnhold Brukere er usikker på hvor de skal henvende seg for å få hjelp ved tekniske problemer i undervisning og ved behov for teknisk opplæring kan oppnå verdi ved å ta i bruk allerede eksisterende tjenester for teknologistøttet læring Brukere melder om rom for forbedring av oppetid på arbeidsstasjoner, spesielt knyttet til semesterstart Da mange studenter benytter egne datamaskiner er antall arbeidsstasjoner muligens overdimensjonert IKT kan understøtte forbedring i undervisning ved å tilby datainnsamling og analyse for hvordan studenter benytter pedagogiske virkemidler samt få tilbakemelding på opplevd kvalitet og effekt : kan i større grad ta i bruk eksisterende informasjonskilder for å drive kontinuerlig forbedring av undervisningstilbudet Nåsituasjonen gir et bilde av hvor godt dagens IT-tilbud og bruksmønster vil understøtte morgendagens forventede behov gitt HIOAs strategiske målsetninger.

6 Nåsituasjon Forskning og utviklingsarbeid Tjenestegruppe Forbedringspotensial Beskrivelse av nåsituasjonen Forskningsverktøy Høy Lav Økt satsning innen forskning tydeliggjør behov for tilgangsstyrt og sikker lagring av forskningsdata og etablering av en enkel standard grunnpakke av forskningsverktøy : Informasjon og kompetanse om tilgjengelige forskningsverktøy vil kunne gi økt effektivitet og utnyttelse av eksisterende muligheter Søknadsstøtte IT kan forenkle en ellers tungvint søknadsprosess ved å tilby verktøy som støtter gjenbruk og digital samhandling ved utforming av søknader om forskningsstøtte : Informasjon og kompetanse om funksjonalitet som vil kunne effektivisere søknadsprosessen Publiseringsverktøy Enklere verktøy for publisering og kvalitetssikring av artikler (Gjelder ikke Open Journal og Cristin) Ønske om at IT drifter og vedlikeholder publiseringsverktøyet (Open Journal) Forskning prosjekt- og porteføljestyring har behov for funksjonalitet som understøtte både styring av forskningsporteføljen og styring av de enkelte forskningsprosjektene. Det er spesielt behov for integrasjon mot økonomisystemet for å sikre god økonomisk oppfølging av forskningsprosjekter Nåsituasjonen gir et bilde av hvor godt dagens IT-tilbud og bruksmønster vil understøtte morgendagens forventede behov gitt HIOAs strategiske målsetninger.

7 Nåsituasjon - Samfunnsrettet virksomhet og formidling Tjenestegruppe Forbedringspotensial Beskrivelse av nåsituasjonen Høy Lav Publisering (Internett / Intranett) Studenter har utfordringer med å finne informasjon på hioa.no IT og de ulike fakultetene må avklare det reelle behovet for webserver pr. fakultet. Det reelle behovet må deretter dekkes av en tjeneste som forvaltes og tilbys fra IT : Studentene opplever problemer med å finne informasjon knyttet til sine fag da ulike faglærere har ulik praksis for tilgjengeliggjøring av denne informasjonen (Fronter, egne websider osv) Det er behov for en avklaring og tydeliggjøring rundt hvor faginformasjon skal tilgjengeliggjøres for studentene Sosiale medier Sosiale medier er eksterne tjenester som er tilgjengelig via internett. : Bruk av sosiale medier er sporadisk og personavhengig Studentene er godt fornøyd med innhold og bruk av sosiale medier der dette blir benyttet av HiOA HiOA kan nå flere potensielle studenter og ha en bedre kommunikasjon med eksisterende studenter ved å opprette en klar strategi rundt bruken av sosiale medier Samfunnskontakt Forbedring av eller ny telefonsentral, Prioritert adgang til støtteressurser fra service deskene Ønske om infoscreens som et kommunikasjonsverktøy Nåsituasjonen gir et bilde av hvor godt dagens IT-tilbud og bruksmønster vil understøtte morgendagens forventede behov gitt HIOAs strategiske målsetninger.

8 Nåsituasjon: - Menneskelige og økonomiske ressurser Tjenestegruppe Forbedringspotensial Beskrivelse av nåsituasjonen Høy Lav Økonomistyring : Ulik stamdata for organisasjonsstrukturer på tvers av HR og økonomi skaper problemer knyttet til rapportering Personaladministrasjon og -ledelse Brukere har behov for enklere tilgang til digitalt opplæringsmateriell Webcruiter fungerer ikke optimalt for internasjonale utlysninger : Ulik stamdata for organisasjon på tvers av HR og økonomi skaper utfordringer Brukernes behov for opplæring kan bedre dekkes ved en tydelig avklaring knytte til ansvar for opplæring og en gjennomgang av frekvens for nyansattseminar Rapportering og virksomhetsstyring Ønsket funksjonalitet: Behov for enklere og i større grad automatisert rapportering, mulighet for å hente ut rapporter selv, mulighet for å få tilgang til grunnlagsdata i rapporter, etablering av datavarehus for å kunne tilrettelegge for business intelligence (se også Læringsanalyse) Ikke mulig å se resultatene på spørreundersøkelser som studentene har besvart (Brukerstøtte kommunisere) Manglende støtte for fleksibilitet og standardisering av organisasjonsstruktur på tvers av systemer Nåsituasjonen gir et bilde av hvor godt dagens IT-tilbud og bruksmønster vil understøtte morgendagens forventede behov gitt HIOAs strategiske målsetninger.

9 Nåsituasjon: - Grunntjenester Tjenestegruppe Forbedringspotensial Beskrivelse av nåsituasjonen Digitalt kontor Høy Lav Ikke alle brukere føler at deres behov blir dekket av standardpakken av utstyr til digitalt kontor. Noen kunder ønsker utvidede åpningstider hos brukerstøtte. : Uregelmessig fornyelse av utstyr, mulighet for besparelser ved fellesbestillinger Mobil medarbeider Ønsket om etablering av et kontrollert mangfold på valg av sluttbrukerutstyr WIFI (eduroam) har noe manglende dekning på visse lokasjoner (nederste og øverste etasje) Kunden har ytret et ønskes om utvidede åpningstider hos brukerstøtte : Uregelmessig fornyelse av utstyr (ikke sentralisert) Digital arbeidsgruppe Ingen behov eller mangler avdekket i intervjuene Digital samhandling Ønsket funksjonalitet: Digital samhandling i form av informasjonsdeling, lynmeldinger, diskusjonsfora, videokonferanse, skjermdeling som en HiOA IT-tjeneste Behov for digital samhandling mellom studenter og lærere, mellom studenter, mellom administrasjonen og mellom forskere For alle brukergrupper er det behov for digital samhandling utenfor HiOA : Utstrakt bruk av samhandlingsverktøy med private kontoer Nåsituasjonen gir et bilde av hvor godt dagens IT-tilbud og bruksmønster vil understøtte morgendagens forventede behov gitt HIOAs strategiske målsetninger.

10 Nåsituasjon: - Grunntjenester Tjenestegruppe Forbedringspotensial Beskrivelse av nåsituasjonen Høy Lav Læringssenter og bibliotek Søkefunksjonalitet i BIBsys oppleves som lite treffsikker og ukomplett, Google Scholar benyttes som alternativ Digitalt arrangement Lite bruk av eksisterende muligheter for digital eksamen (se teknologistøttet læring) Innkjøp og logistikk Enkelte brukere har opplevd lang leveringstid på IT-utstyr og etterspør støtte for godkjenning av bestillinger utenom IT-bestillinger Fakultetene ser et økonomisk potensiale ved å inngå flere sektordekkende lisensavtaler for vanlige systemer benyttet av studenter Stor variasjon i leverandørenes lisensregimer gjør lisenshåndtering til en utfordring : Behov for ansvarsavklaring knyttet til innkjøp og logistikk Eiendomsforvaltning, -drift og -vedlikehold Integrasjonsbildet knyttet til denne tjenesten er utfordrende : Ansvarsforhold knyttet til sensorer og alarmer bør avklares og tydeliggjøres Nåsituasjonen gir et bilde av hvor godt dagens IT-tilbud og bruksmønster vil understøtte morgendagens forventede behov gitt HIOAs strategiske målsetninger.

11 Nåsituasjon: - Tekniske tjenester Tjenestegruppe Forbedringspotensial Beskrivelse av nåsituasjonen Høy Lav Studenter ønsker økt tilgjengelighet på av/media-utstyr som understøtter AV og media samhandling og gruppearbeid, for eksempel grupperom med skjermer på veggene. Server Enkelte servere driftes av fakultetene og noen av disse har uklart eierskap og ansvarsforhold Noe forbedringspotensial innen redundans Tilgjengelig kapasitet forventes å støtte fremtidig behov for servere Plattform og integrasjoner Dagens integrasjonsbilde er delvis fragmentert og det er behov for en tydelig integrasjonsarkitektur som sikrer interoperabilitet, gjenbruk av data på tvers av fagsystemer, skalerbarhet og smidighet, samt enklere drift og vedlikehold over tid Kapasitet og kompetanse i IT kan forbedres for å hindre at personavhengighet setter begrensinger for vedlikehold og videreutvikling av integrasjoner Lagring og backup Behov for sikker lagring for sensitive forskningsdata innebærer et behov for en sikker lagringstjeneste med mulighet for granulert tilgangsstyring (se forskningsverktøy). HiOA vil ta i bruk en slik tjeneste gjennom UiO i løpet av sommeren Det er ingen kapasitetsutfordringer innen ordinær lagring men det er satt i verk tiltak for å bøte på kapasitetsutfordringer knyttet til backup Nåsituasjonen gir et bilde av hvor godt dagens IT-tilbud og bruksmønster vil understøtte morgendagens forventede behov gitt HIOAs strategiske målsetninger.

12 Nåsituasjon: - Tekniske tjenester Tjenestegruppe Forbedringspotensial Beskrivelse av nåsituasjonen Nettverk Høy Lav Kjernenettverket har god kapasitet og er skalert for å håndtere fremtidens behov for økt digital samhandling og teknologistøttet læring Enkelte lokasjoner opplever manglende WIFI-dekning (se mobil medarbeider) og man har snart nådd grensen, samt mangler av tilgjengelig IPv4-adresser Fysisk infrastruktur Til dels gammel bygningsmasse setter begrensninger for trådløs dekning Enkelte lokasjoner har fortsatt potensiale for å oppgradere hastighet på kablet nettverk til arbeidsstasjoner, grunnet gamle kobberkabler som ikke understøtter dagens kapasitet (1Gb/s) Systemdrift, overvåkning og analyser oppfatter at kvaliteten på tjenester fra IT er sterkt personavhengig. Tiltak knyttet til kompetanseoverføring og bemanning for å oppretteholder tjenestekvaliteten i ferier og ved sykdom er iverksatt og bør følges opp Som et ledd i dette arbeidet er det behov for fokus på rutiner som sikrer at driftsdokumentasjon er oppdatert Fokus på trendanalyser for å proaktivt løse hendelser kan bli bedre Begrensinger i dagens overvåkningssystem gjør at IT ikke har mulighet for å overvåke oppetid og tilgjengelighet utover at tjenester kjører på server Rutiner for gjenopprettelse av tjenester ved en katastrofe bør innøves for å sikre at disse fungerer og kan effektueres om en alvorlig situasjon skulle oppstå Nåsituasjonen gir et bilde av hvor godt dagens IT-tilbud og bruksmønster vil understøtte morgendagens forventede behov gitt HIOAs strategiske målsetninger.

13 Nåsituasjon: - Gjennomgående tjenester Tjenestegruppe Forbedringspotensial Beskrivelse av nåsituasjonen Høy Lav IT-rådgivning og IT-arkitektur Både virksomheten og IT etterlyser gode samhandlingsarenaer for å kommunisere og følge opp behov og krav knyttet til IT IT er ikke tidlig nok involvert i prosjekter noe som kan føre Behov for å styrke IT sin rolle innen arkitektur; sikkerhet, samhandling og integrasjoner : har et stort behov for opplæring og kommunikasjon rundt hva som tilbys fra IT og hvordan disse tjenestene kan benyttes effektivt Behov for å identifisere og forankre tjenesteeiere/-ansvarlige som eiere av funksjonaliteten ved IT-tjenester Sikkerhet HiOA kan ved en helhetlig, balansert tilnærming til sikkerhet sørge for at man har riktig sikkerhetsnivå for tjenester og informasjon Dette innebærer at sikkerhetsdokumentasjon (krav og etterlevelse) blir opprettet og forvaltet En overordnet informasjonsarkitektur med entydig eierskap til data vil understøtte dette arbeidet og bidra til økt trygghet rundt tilgangstyring og kategorisering av informasjon, Nåsituasjonen gir et bilde av hvor godt dagens IT-tilbud og bruksmønster vil understøtte morgendagens forventede behov gitt HIOAs strategiske målsetninger.

14 Innholdsfortegnelse 1. Nåsituasjon 2. Målbilde 3. Veikart

15 IT-rådgiving og IT-arkitektur Overordnet målbilde Utdanning Forskning og utviklingsarbeid Samfunnsrettet virksomhet og formidling Menneskelige og økonomiske ressurser Student- og studieadministrasjon Forskningsverktøy Publisering (intranett/ internett) Økonomistyring Teknologistøttet læring Søknadsstøtte Sosiale medier Personaladministra sjon og -ledelse Lab og Arbeidsstasjoner Publiseringsverktøy Samfunnskontakt Rapportering og virksomhetsstyring Læringsanalyse Forskning prosjekt og porteføljestyring Grunntjenester Sikkerhet Behov: Digitalt kontor Mobil medarbeider Digital arbeidsgruppe Digital samhandling Læringssenter og bibliotek Eiendomsforvaltning, -drift og -vedlikehold Digitalt arrangement Innkjøp og logistikk Fullt ut dekket Delvis dekket Lite dekket Tekniske tjenester AV og media Server Lagring og backup Plattform og integrasjoner Nettverk Fysisk Infrastruktur Systemdrift, overvåkning og analyser

16 Målbilde viser i hvor stor grad IKT støtter strategi 2020 Tjenestegruppe Målbilde Beskrivelse av målbildet Eksempeltjeneste Beskrivelse av krav for at målbildet skal være nådd Vurderingskriteria: Vurderingen av målbildet gir et bilde av hvor godt målet for IT-tilbud og bruksmønster vil understøtte morgendagens forventede behov gitt HIOAs strategiske målsetninger. Vurderingen av målbildet er basert på en kvalitativ analyse av subjektive brukerbehov identifisert gjennom en intervjurunde, gjennomgang av strategi og arkitekturprinsipper for offentlig sektor (DIFI). Vurderingen er samlet: Målbildevurdering: Vurderingen av målbildet er samlet for funksjonalitet, teknologi og virksomheten. For å oppnå målbildet må alle deler være på samme nivå. Beskrivelse av Funksjonalitet, teknologi og virksomheten: Dekker forhold som er relatert spesifikt til IT, funksjonalitet og teknologi Beskrivelse av : Dette vil kreve organisasjonsendringer som er utenfor IT sin kontroll For tekniske tjenester kreves det ikke endringer i virksomheten og dermed ikke synliggjort i målbildet

17 Målbilde - Utdanning Tjenestegruppe Målbilde Beskrivelse av målbildet Student- og studieadministrasjon Et brukervennlig system for studenter og lærere som ikke er vant til å benytte teknologiløsninger Learning Management System (LMS) tilfredsstiller sensorenes og læreres behov til å sette riktig vektet karakter Integrasjoner støtter god informasjonsflyt : En omforent praksis på bruk av LMS, SAS Teknologistøttet læring Funksjonalitet og teknologi : Et brukervennlig og intuitivt system som kan brukes av alle typer brukere Full støtte for digital innlevering, digital eksamen, digitale forelesninger Mulighet for å delta i undervisning uavhengig av lokasjon Tilgang på verktøy som benyttes i næringslivet Full støtte for tilrettelagt samhandling som støtter læring (se digital samhandling) Teknologistøtte i tråd med behov for ulike forelesningsformer (for eksempel «flipped classroom») Tilgang til ressurser som understøtter innovasjon Virksomhet: Bruk av LMS er forankret og besluttet En omforent praksis for publisering av informasjon som gjør at studenter lettere finner det de trenger. Dette er balansert med fakultetenes strategi for tilgjengeliggjøre læringsmateriale åpent Lab og arbeidsstasjoner Læringsanalyse Kapasitet tilpasset behov Drift og forvaltning av arbeidsstasjoner skjer i henhold til beste praksis Digitalt miljø for utprøving og testing er tilgjengelig for de læringsmiljøene som trenger dette Funksjonalitet og teknologi : Datainnsamling og analyse som understøtter beslutninger av utviklingen av pedagogiske verktøy og virkemidler

18 Målbilde Forskning og utviklingsarbeid Tjenestegruppe Målbilde Beskrivelse av målbildet Forskningsverktøy Enkel tilgang til en grunnpakke for forskningsverktøy Sikker lagring av data med mulighet for granulert tilgangsstyring Mulighet for å benytte andre løsninger ved behov Virksomhet: Fagmiljøene får god støtte ved bruk av verktøy Søknadsstøtte Virksomhet: God støtte for forenkling av prosess grunnet standard malverk og gjenbruk God støtte i bruk av arkivsystemet for oppslag av tidligere leverte søknader Publiseringsverktøy IT tilbyr open access som en profesjonelt driftet tjeneste Full støtte for vedlegg av datagrunnlag ved publisering av artikler Publiseringsverktøy tilordner publisering til riktig forskningsinstitusjon Tilgangsstyrt publisering av forskningsdata Forskning prosjekt- og porteføljestyring Full oversikt over forskningsporteføljen God støtte for økonomistyring av det enkelte forskningsprosjektet

19 Målbilde - Samfunnsrettet virksomhet og formidling Tjenestegruppe Målbilde Beskrivelse av målbildet Publisering (Internett / Intranett) Informasjon er lett tilgjengelig og søkbart for både brukere og eksterne interessenter God søkefunksjonalitet ved bruk av metatagging av informasjon Virksomhet: En klar strategi forankret i toppledelsen på bruk av LMS versus egne publikasjonsverktøy for publisering til studenter En klar policy på hvilken informasjon som kan tilgjengeliggjøres hvor, samt tilstrekkelig fleksibilitet av publisering på internett av egenutviklet innhold Sosiale medier : HiOA informerer og møter studenter ved de mediene som benyttes av studenter HiOA markedsfører både undervisning og forskning via sosiale medier Samfunnskontakt Tilrettelagt teknologi for å bedre samfunnskontakten i form av merkevarebygging og styrkning av forhold med strategiske samarbeidspartnere i næringslivet Anskaffet og installert infoscreens med tilhørende administrasjonsverktøy

20 Målbilde - Menneskelige og økonomiske ressurser Tjenestegruppe Målbilde Beskrivelse av målbildet Økonomistyring Personaladministrasjon og -ledelse Rapportering og virksomhetsstyring Informasjonsarkitektur og felles stamdata sikrer god datakvalitet på tvers av tjenester God integrasjon med prosjekt og porteføljestyringsverktøy Automatiske og brukervennlige rapporter Informasjonsarkitektur og felles stamdata sikrer god datakvalitet på tvers av tjenester Produsert og tilgjengelig e-læring på utvalgte tjenester Virksomhet: En besluttet og kommunisert ansvarsavklaring på opplæringsansvar pr. tjeneste Et velfungerende opplæringsprogram for digitale verktøy (spesielt for nytilsatte) Forankrede prosedyrer/prosesser ved nytilsetting, permisjon og avslutning av arbeidsforholdet som sikrer riktig stamdata Automatisert alle rapporter hvor dette er vurdert verdiskapende Tilgjengeliggjøring av rapporter og grunnlagsdata for de personer / roller som benytter rapportene og andre interessenter Rapporter er intuitive og strukturen samsvarer med brukernes virkelighetsbilde Utviklet tjeneste for datavarehus som samler all historiske data benyttet i rapportering God verktøystøtte for publisering av rapporter og besluttede tiltak : Transparens av rapporter som er basert på tilbakemelding / svar fra spørreundersøkelse fra studenter / tilsatte med besluttede tiltak

21 Målbilde - Grunntjenester Tjenestegruppe Målbilde Beskrivelse av målbildet Opprettet en godkjent produktliste (GPL) med et kontrollert mangfold som er basert på behovene til brukerne Digitalt kontor : Enhetlig leverandørhåndtering på virksomhetsnivå, avtaleinngåelser og innkjøp av utstyr for å sikre stordriftsfordeler ved innkjøp og hensiktsmessig utskiftingstakt på utstyr Mobil medarbeider Godt utviklet grunntjeneste som støtter mobilt arbeid utenfor HiOA Opprettet en GPL med et kontrollert mangfold som er basert på behovene til brukerne Tilstrekkelig nettilgang skalert etter behov, på alle lokasjoner : Sentralisert leverandørhåndtering, avtaleinngåelser og innkjøp av utstyr for å sikre stordriftsfordeler ved innkjøp og hensiktsmessig utskiftingstakt på utstyr Digital arbeidsgruppe Ingen behov eller mangler avdekket i intervjuene Digital samhandling HiOA tilbyr integrerte samhandlingstjenester som er tilgjengelig uavhengig av lokasjon på et kontrollert mangfold av enheter (inkludert enheter som ikke er administrert av HIOA) Samhandlingstjenester tilbyr et bredt spekter av tjenester som for eksempel: Informasjonsdeling (Samarbeid og deling), Lynmeldinger (og presence), Diskusjonsfora, Videokonferanse, Skjermdeling Digital samhandling støttes på tvers av brukergrupper og med eksterne brukere

22 Målbilde Grunntjenester Tjenestegruppe Målbilde Beskrivelse av målbildet Læringssenter og bibliotek Tjenestetilbud med fleksibilitet på teknologivalg av referanseverktøy : Brukervennlig og treffsikker søkefunksjonalitet i databaser på norske og utenlandske artikler, bøker og andre publikasjoner Digitalt arrangement Innkjøp og logistikk Fullverdig tjeneste innen digital eksamen som dekker funksjonalitetskrav fra alle fakulteter og studieretninger Funksjonalitet for påmelding og betaling ved gjennomføring av kurs og konferanser : Tydelige premisser og retningslinjer for gjennomføring av digital eksamen Strømlinjeformet bestillingsprosess med full teknologistøtte : Tydelige premisser og retningslinjer for bestilling og godkjenning Eiendomsforvaltning, -drift og -vedlikehold Integrasjoner i henhold til integrasjonsstandard og i tråd med arkitekturprinsipper : Alle grensesnitt mellom IT og eiendom er besluttet og godkjent, f.eks. alarmer, sensorer, strøm, kjøling, kabling, adgangskontroll

23 Målbilde Tekniske tjenester Tjenestegruppe Målbilde Beskrivelse av målbildet AV og media AV og media utstyr klargjort for bruk i samhandlingstjenestene (se Digital samhandling) : Brukerne har en klar formening om hvem som leverer tjenesten Server : Alle servere som kjører på HiOAs infrastruktur er underlagt IT Plattform og integrasjoner Utviklet og forankret integrasjonsarkitektur som sikrer smidighet og skalerbarhet med støtte for sanntidskommunikasjon mellom systemer Alle integrasjoner er i henhold til etablert integrasjonsarkitektur Lagring og backup Etablert tjeneste for sikker lagring av forskningsdata Backup og restore er i henhold til etablert beredskap og kontinuitetsplan : Etablerte rutiner for avhending og sletting av data og brukere

24 Målbilde Tekniske tjenester Tjenestegruppe Målbilde Beskrivelse av målbildet Nettverk Tilstrekkelig WIFI dekning og båndbredde Nettverket er skalert i forhold til nye behov for teknologistøttet læring, samhandling og evnt. annen faglig aktivitet Fysisk infrastruktur Fysisk infrastruktur er i henhold til Uninett Fagspesifikasjoner (UFS) og andre gjeldende standarder Systemdrift, overvåkning og analyser Etablerte og innøvde prosedyrer for katastrofegjenoppretning med tilrettelagte backupsystemer basert på hvor virksomhetskritiske systemene er Overvåkningssystem som overvåker tilgjengelighet av tjenester fra et brukerperspektiv Trend analyser for proaktiv drift utføres kontinuerlig Opprettede rutiner for kompetanseoverføring og ressursstyring som sikrer tilstrekkelig kapasitet Innførte prosesser for vedlikehold av dokumentasjon på informasjon (sikkerhet og masterdata) og integrasjoner

25 Målbilde Gjennomgående tjenester Tjenestegruppe Målbilde Beskrivelse av målbildet IT-rådgivning og IT-arkitektur Etablert arkitekturfunksjon med ressurser som innehar kompetanse innen arkitekturområdene: sikkerhet, informasjon, samhandling og integrasjoner Arkitekturfunksjon som sikrer gjenbruk av byggeklosser (funksjonalitet) på tvers av bruksområder IT oppfattes som en strategisk partner innen teknologi : Etablert rammeverk for prosjekt og porteføljestyring i HiOA som sikrer deltakelse av IT i alle teknologirelevante prosjekter IT blir benyttet som en sparringspartner ved vurdering av teknologi og som en integrasjonsrådgiver Etablert funksjon for virksomhetsarkitektur Sikkerhet Balansert tilnærming til risiko Full sikkerhetsdokumentasjon på alle systemer Etablert informasjon- og sikkerhetsarkitektur Oversikt over sikkerhetsrisikoer i systemer som benyttes av HiOA

26 Innholdsfortegnelse 1. Nåsituasjon 2. Målbilde 3. Veikart

27 For å nå målbildet er det viktig å fokusere på de tiltakene som er identifisert Nåsituasjon Veikart Målbilde Hovedtiltak frem mot målbildene for 2014 og 2016 Målbilde for Q42014 IT som en profesjonell samarbeidspartner Prosjektnavn Etablere arkitekturfunksjon Profesjonalisere IT-prosjektmodell Styringsmodell og samarbeidsarenaer Roller og ansvar Beskrivelse Etablere en funksjon som sikrer maksimering av verdi på tvers av HiOA Sikre tidlig deltakelse av IT-personell i relevante prosjekter Sikre periodisk dialog om utvikling i virksomhetsbehov Definere ansvarsområder med grensesnitt mot IT Prosjektnavn LMS og publisering av læringsinformasjon Prosjekt- og porteføljestyring for forskning Rapportering og virksomhetsstyring Digital samhandling Digital eksamen Overordnet arkitekturdokumentasjon Målbilde for Q42016 IT som en profesjonell leverandør av forsknings- og utdanningstjenester Beskrivelse Sikre riktig bruk av implementerte IT-verktøy i HiOA Etablering av ny tjeneste som muliggjør styring av forskningsinitiativ Bistå virksomheten i forbedring av virksomhetsstyring Sikre kvalitet i bredden på tjenestetilbudet innen digital samhandling Ny tjeneste som muliggjør en mer effektivt gjennomføring av eksamen

28 Samfunnsrettet virksomhet og formidling Forskning og arbeidsutvikling Utdanning Kostnad Veikartet viser tiltakene som må gjennomføres for å realisere målbildet Lav Medium Høy Nytte Lav Medium Høy Målbilde for Q42014 IT som en profesjonell samarbeidspartner Menneskelige og økonomiske ressurser Grunntjenester Målbilde for Q42016 IT som en profesjonell leverandør av forsknings- og utdanningstjenester IT-rådgivning, IT-arkitektur og sikkerhet Strategi Tekniske tjenester ID 1 Forvaltning av lab og arbeidsstasjoner 2 Sikker tilgangsstyrt lagring av forskningsdata 3 Grunnpakke forskningsverktøy 4 Infoscreens 5 Opplæringsplan for bruk av IT 6 Enhetlig forvaltning og fornying av sluttbrukerutstyr 7 Etablere arkitekturfunksjon 8 Profesjonalisere IT-prosjektmodell 9 Brukerstøtte 10 Styringsmodell og samarbeidsarenaer 11 Roller og ansvar 12 Miljø for utprøving og testing 13 LMS og publisering av læringsinformasjon 14 Prosjekt- og porteføljestyring for forskning 15 Rapportering og virksomhetsstyring 16 Nettilgang og nettverk 17 Gjennomgående informasjonssikkerhet 18 Informasjonsarkitektur og forvaltning 19 Læringsanalyse 20 Publisering av forskning og data 21 Digital samhandling 22 Effektivisering av prosessene for bestilling og innkjøp 23 Digital eksamen 24 Kravsetting av eksterne leverandører 25 Søknadsstøtte 26 Mulighetsstudie samfunnskontakt 27 Bookingsystem 28 Dokumentasjon og kompetanseoverføring 29 Tjenesteovervåking og proaktiv drift 30 Integrasjonsarkitektur 31 Backup 32 Konsolidering 33 Telefoni

29 Beskrivelse av tiltak - Utdanning Prosjekt Forvaltning av lab og arbeidsstasjoner Beskrivelse Analysere bruken av stasjonær pc til pedagogiske formål, og sikre riktig dimensjonering av kapasitet. Samt utføre forbedringstiltak basert på konklusjonen av analysen. Læringsanalyse Etablering av et eierskap til tjenesten Læringsanalyse, samt utarbeidelse av funksjonalitetskrav for potensielle verktøy som understøtter tjenesten. LMS og publisering av læringsinformasjon Gjennomføring av opplæring i bruk av LMS, samt etablere omforent tilnærming for tilgjengeliggjøring av læringsinformasjon for studenter og eksterne. Forankring av valgt system for LMS som kommunikasjonsplattformen med studenter. Miljø for utprøving og testing Etablere en tjeneste til fakultetene som tilgjengeliggjør et lukket og sikkert miljø for studenter som kan benyttes til utprøving og testing.

30 Beskrivelse av tiltak Forskning og utviklingsarbeid Prosjekt Grunnpakke forskningsverktøy Beskrivelse Etablering av en grunnpakke av forskningsverktøy som dekker et minimumsbehov av funksjonalitet som er nyttig i forskningsøyemed og som blant annet støtter både kvantitativ og kvalitativ analyse. Forskningsmiljøene ved høgskolen skal oppleve å få tilgang til tjenester og verktøy som understøtter de målene forskningen har og hvor tjenesten er av god kvalitet. Prosjekt- og porteføljestyring for forskning Prosjekt og porteføljestyringsverktøy med integrasjon til økonomi som sikrer totaloversikt over forskningsprosjekter og deres økonomi. Publisering av forskning og data Kartlegge funksjonalitetskrav knyttet til en fullverdig publiseringsløsninger der også data publiseres med mulighet for tilgangsstyring. Vurdere å anskaffe et publiseringsverktøy i tråd med de funksjonalitetskrav som kreves av tjenesteeier. F.eks. mulighet for publisering til x-antall journaler/databaser samtidig. Sikker tilgangsstyrt lagring av forskningsdata Den tekniske siden av tjenesten er snart tilgjengelig igjennom UiO. Opplæring av brukerstøtte og informasjon til / opplæring av HiOA-tilsatte kan være nødvendig. Søknadsstøtte Kartlegging av funksjonalitetskrav. Gjennomføre nødvendig opplæring i bruk av arkivsystemet, samt fokus på bruk av metadata for raskere og mer effektivt søk. Ved manglende funksjonalitet kan det vurderes nyanskaffelse eller videreutvikling av dagens løsning.

31 Beskrivelse av tiltak Samfunnsrettet virksomhet og formidling Prosjekt Infoscreens Beskrivelse Kartlegge funksjonalitetskrav for infoscreens, samt eventuelt innkjøp og oppsett av nødvendig verktøy for administrasjon av disse. Sikre opplæring av brukere og brukerstøtte. Mulighetsstudie samfunnskontakt Identifisere behov og kartlegge muligheter for forbedret samfunnskontakt ved hjelp av teknologi.

32 Beskrivelse av tiltak - Menneskelige og økonomiske ressurser Prosjekt Rapportering og virksomhetsstyring Beskrivelse Kartlegging av behov. Anskaffelse og konfigurering av et virksomhetsstyrings- og rapporteringsverktøy som produserer gode og brukervennlige rapporter, samt publisering/tilgjengeliggjøring av disse. Gjennomgang av nødvendige rapporter og tilrettelegging av automatisering hvor dette er verdiskapende. Etablering av et datavarehus. Opplæringsplan for bruk av IT Etablering av et opplæringsregime med nødvendige avklaringer rundt eierskap, verktøy, frekvens, innhold, format.

33 Beskrivelse av tiltak Grunntjenester Prosjekt Enhetlig forvaltning sluttbrukerutstyr Beskrivelse Beslutte og opprette et kontrollert mangfold av utstyr, som balanserer kostnadseffektivitet (drift og pris) og uttrykt behov fra brukerne (kundene). Etablere en enhetlig praksis for jevnlig utskiftning av utstyr som bakes inn i tjenesteprisen for Digitalt kontor/mobil medarbeider Nettilgang og nettverk Sikre tilstrekkelig trådløs dekning og båndbredde på HiOA-lokasjoner og kapasitet på IP-adresser, samt annen nettilgang ved eksterne lokasjoner. Oppgradering av kablet nettverk til 1Gb/s hvor dette er hensiktsmessig. Bookingsystem Kartlegging av funksjonalitetskrav med tanke på booking og betaling ved gjennomføring av kurs og konferanser Digital eksamen Etablere tydelige retningslinjer og premisser for gjennomføring av digital eksamen. Behovsvurdering av funksjonalitetskrav for gjennomføring av digital eksamen og digital innlevering. Anskaffelse av eventuell nødvendig teknologi, oppsett, opplæring og innføring av tjenesten digital eksamen.

34 Beskrivelse av tiltak Grunntjenester Prosjekt Eff. av bestillings- og innkjøpsprosessen Beskrivelse Profesjonalisering av bestillings- og innkjøpsprosessene. Blant annet fokus på: Lisenshåndtering, Stordriftsfordeler ved innkjøp av større volum, Forbedre leveringstider ved effektivisering av prosessen og oppfølging av leverandør, systemstøtte for godkjenning av anskaffelser utenfor IT-anskaffelser Digital samhandling Behovsvurdering blant brukergruppene utdanning, forskning og administrasjon for utarbeidelse av funksjonalitetskrav til samhandlingsverktøy. Dette prosjektet må være tett tilknyttet ecampus i HiOA og hos Uninett. Funksjonalitetskrav fra virksomheten inkluderer blant annet: Skal fungere mellom følgende roller: lærere, studenter, lærere og studenter, forskere, forskere og internasjonale forskere og blant tilsatte. Følgende teknologier: Streaming av forelesninger, digitale forelesninger, deling av informasjon, lynmeldinger, presence (tilstedeværelse), deling av skjerm. Etablering av arkitektur for samhandling som sikrer gjenbruk av byggeklosser på tvers av brukergruppene.

35 Beskrivelse av tiltak Tekniske tjenester Prosjekt Dokumentasjon og kompetanseoverføring Beskrivelse Etablering av prosesser og prosedyrer for etablering og forvaltning av driftsdokumentasjon. Etablere regime for kompetanseoverføring som sikrer robusthet og kapasitet ved ferie og sykdom. Produsere dokumentasjon for de viktigste systemene og integrasjonene. Etablere og øve på prosedyrer for gjenopprettning ved katastrofer. Tjenesteovervåking og proaktiv drift Kartlegging av funksjonalitetskrav og behov med tanke på overvåkning av tjenester. Analysere innsamlet data og benytte denne til proaktiv drift og trendanalyser Anskaffelse og konfigurering av overvåkningsverktøy. Integrasjonsarkitektur Arkitekturprosjekt for å lage en enhetlig integrasjonsstandard som er tilrettelagt for fremtiden Integrere systemer og utstyr som mangler integrasjon, blant annet: Data fra FDV, Fagssystemintegrasjoner Opprette konverteringsplan for de integrasjonene som ikke er i henhold til etablert standard. Backup Sikre at backupsystem og rutiner er i henhold til avklart behov. Konsolidering Fullføre konsolideringen av HiO- og HiAK-systemer. Telefoni Sikre en telefoniløsning som er moderne og hvor integrasjoner til samhandlingsplattformen gjøres sømløst.

36 Beskrivelse av tiltak Gjennomgående tjenester Prosjekt Roller og ansvar Brukerstøtte Beskrivelse Ansvarsavklaringer av blant annet: Sensorer og alarmer Open Journal (Open Access) Frittstående webserver (F.eks. fakultet) Systemeier, tjenesteeier Gjennomgang av dagens tilgjengelige kompetanse og åpningstider hos brukerstøtte og sikre at disse er i tråd med forventningene/behovet til virksomheten. Etablere ett samlet kontaktpunkt for alle henvendelser vedrørende teknologiutfordringer. Etablere arkitekturfunksjon Etablere en arkitekturfunksjon med kompetanse innen: Informasjonsarkitektur Sikkerhetsarkitektur Integrasjonsarkitektur Samhandlingsarkitektur Informasjonsarkitektur og -forvaltning Kartlegge og etablere informasjonsarkitektur. Etablere eierskap til de sentrale stamdataobjektene, herunder en omforent organisasjonsstruktur. Styringsmodell og samarbeidsarenaer Sikre en styringsmodell som legger til rette for at IKT får kommunisert behov tidsnok til å bistå og sikre at utvikling og anskaffelser er i tråd med etablert arkitektur. Opprette samarbeidsarenaer med de viktigste brukergruppene for å sikre god kommunikasjon rundt behov knyttet til sentrale tjenester. Samt etablere og forankre en tjenestemodell og -katalog.

37 Beskrivelse av tiltak Gjennomgående tjenester Prosjekt Kravsetting av eksterne leverandører Beskrivelse Etablere ansvar for å kommunisere brukerbehov og ønsket utvikling til leverandør(er), f.eks på systemer som: BIBSYS Cristin Fronter Webcruiter FS UniUntis Profesjonalisere itprosjektmodell Etablert rammeverk for prosjekt og porteføljestyring i HiOA som sikrer deltakelse av IT i alle teknologirelevante prosjekter. Sikre god gevinstrealisering ved alle IT-prosjekter, spesielt ved introduksjon av nye brukernære tjenester. Gjennomgående informasjonssikkerhet Etablering av sikkerhetspolicy og -prinsipper, som er basert på en balansert tilnærming til risiko, samt etablering av informasjonssikkerhetsarkitektur Produsere full sikkerhetsdokumentasjon på alle systemer med oversikt over sikkerhetsrisikoer i systemer som benyttes av HiOA. Utbedre evntuelle avvik mellom etablerte sikkerhetsprinsipper og dokumentert sikkerhet.

38 Tiltakene understøtter Strategi 2020 ID 1 Forvaltning av lab og arbeidsstasjoner 2 Sikker tilgangsstyrt lagring av forskningsdata 3 Grunnpakke forskningsverktøy 4 Infoscreens 5 Opplæringsplan for bruk av IT 6 Enhetlig forvaltning og fornying av sluttbrukerutstyr 7 Etablere arkitekturfunksjon 8 Profesjonalisere IT-prosjektmodell 9 Brukerstøtte 10 Styringsmodell og samarbeidsarenaer 11 Roller og ansvar 12 Miljø for utprøving og testing 13 LMS og publisering av læringsinformasjon 14 Prosjekt- og porteføljestyring for forskning 15 Rapportering og virksomhetsstyring 16 Nettilgang og nettverk 17 Gjennomgående informasjonssikkerhet 18 Informasjonsarkitektur og forvaltning 19 Læringsanalyse 20 Publisering av forskning og data 21 Digital samhandling 22 Effektivisering av prosessene for bestilling og innkjøp 23 Digital eksamen 24 Kravsetting av eksterne leverandører 25 Søknadsstøtte 26 Mulighetsstudie samfunnskontakt 27 Bookingsystem 28 Dokumentasjon og kompetanseoverføring 29 Tjenesteovervåking og proaktiv drift 30 Integrasjonsarkitektur 31 Backup 32 Konsolidering 33 Telefoni Utdanning Forskning og utviklingsarbeid Samfunnsrettet virksomhet og formidling Menneskelige og økonomiske ressurser Presentasjonens tittel