Brukerdokumentasjon Utgave 1. Elsmart IK ELEKTRO

Transkript

1 Brukerdokumentasjon Utgave 1 Elsmart IK ELEKTRO

2 Innholdsfortegnelse Beskrivelse av Internkontrollsystem... 3 Funksjoner og verdier... 3 Systemoppbygning...3 Oppbygning kontrollpanel for elektroinstallatøren...3 Oversiktlige lister...4 Skjemaer... 5 Kundens kontrollpanel...5 Oversikt over alle bygg under ett...6 Byggdetaljer...6 Systembeskrivelse... 9 Kontroll...9 Kontrollplan...9 Risikovurdering...9 Permutskrift...9 Kundeweb...9 Opprette ny kunde Risikovurdere en kontrolladresse Planlegge en kontroll Gjennomføre en kontroll Behandle avvik... 13

3 Beskrivelse av Internkontrollsystem Dokumentet har til hensikt å fungere som en kortfattet brukermanual. Funksjoner og verdier Systemoppbygning Systemet er bygd opp i en 100% objektorientert struktur. Dette gjør at systemet inneholder veldig sentralisert og gjenbrukbar kode. Systemet er laget slik at det er ett kontrollpanel for elektroinstallatøren og ett eget kontrollpanel for kunden. Gjennom oppbygging av systemet har vi forsøkt å tilgjengliggjøre så mye av informasjonen som er lagret i systemet på kundenes del. Oppbygning kontrollpanel for elektroinstallatøren Elektroinstallatørens kontrollpanel er bygd opp ved at det finnes en navigasjonslinje i toppen, og mulighet for å hele tiden velge aktiv kunde øverst til høyre. Denne delen er fast hele tiden, og er tilgjenglig hele tiden. Øverst til høyre kan man velge aktiv kunde. Om man gjør dette, vil hele systemet filtrere alle lister basert på den valgte kunden. Dette gjør at det er veldig oversiktlig å jobbe med løsningen.

4 Oversiktlige lister Alle lister i systemet er i prinsippet like. Man har muligheten til å velge antall viste per side, og man kan bla frem og tilbake. I tillegg kan man sortere på feltene som finnes i visningen. Utover disse tingene, kan man også aktivere filtrering på enkelte kolonner. Til høyre i listen ser man de alternativene man kan utføre i forbindelse med hver enkelt rad.

5 Skjemaer Systemet benytter den nyeste teknologien i de tilfeller det er riktig. I dette skjemaet kan man feks. hente opp kunder ved å søke direkte i kundefeltet, uten at man trenger å navigere bort fra selve skjemaet. Man slipper også å huske ting som kundenummer og eksakt staving av kundenavn. Kundens kontrollpanel Kunden logger inn på en egen side som er laget med tanke på ekstra brukervennlighet. Systemet bør kunne brukes av alle, og må derfor være relativt selvforklarende.

6 Bildet over viser skjemaet hvor kunden logger inn. (Det er installatøren som kan definere ett fritt antall brukere selv) Oversikt over alle bygg under ett Kunden får oversikt over alle bygg han/hun har tilgang til. I oversikten over får de se lukkede avvik, åpne avvik samt muligheten til å se flere detaljer om hver enkelt adresse. Byggdetaljer Inne på detaljer for bygget kan man enkelt få oversikt over følgende ting: - Hovedkontroller - Egenkontroller (Både se på og utføre egenkontroller online) - Åpne avvik (Både se på og lukke) - Lukkede avvik

7 - Kontaktpersoner - Risikovurderinger Under følger bilder av de forskjellige oversiktene (fanene) kunden har tilgang til.

8

9 Systembeskrivelse Systemet er bygd opp på en hierarkisk måte, med dette mener vi at systemet består av elementer som har under og overelementer. De fleste elementene er avhengig av andre elementer for å kunne fungere riktig. Kontroll En kontroll består av følgende deler. - Kunde, en kunde er ett firma du har oppdraget fra. - En kontrolladresse, eiendommen kontrollen utføres på. - Ett kontrollområde, en del av eiendommen som kontrolleres - En lokalitet, en del av kontrollområdet som kontrolleres. - En eller flere kontrollpunkter som skal gjennomgås. Resultatet av en kontroll er vedlikeholdsplanen og avviksrapporter. Kontrollplan En kontrollplan er en planlagt kontroll. Når kontrollen utføres er det denne som danner grunnlaget for hvilke kontrollpunkter som skal gjennomgås. Risikovurdering Før det kan iverksettes ekstern / internkontroll på en eiendom må eiendommen risikovurderes. Det er resultatet fra risikovurderingen som danner grunnlag for vurderingen av hvor ofte en kontroll skal utføres. Permutskrift Systemet kan generere en komplett perm som inneholder de påkrevde dokumenter som kunden skal oppbevare på lokaliteten. Kundeweb Kunden har ett eget kundeområde hvor han/hun kan se status på sine bygg og utføre sine egenkontroller.

10 Opprette ny kunde Når du skal opprette en ny kunde skal du i de fleste tilfeller også opprette både en kontrolladresse, ett kontrollområde og en lokalitet. Følgende steg utfører disse oppgavene. 1. Gå til Register -> Kunde -> Ny kunde 2. Legg inn de relevante dataene. Husk at du kan legge til kontaktpersoner under skillearket Kontakter

11 a. Dersom du skal legge til kontaktpersoner må du trykke på lagre-knappen før du kan legge til. Når du trykker lagre går du automatisk til redigeringsmodus og kan fortsette å endre både kontaktpersoner og kundeinformasjon. 3. Trykk på Lagre i bunnen av skjermbildet. 4. Når du har lagret kunden vil det dukke opp en meny i toppen av skjemaet, klikk på Legg til kontrolladresse 5. Legg inn relevante dataene. Her er det samme regel, dersom du skal koble kontaktpersoner du har lagret på kunden må du først lagre kontrolladressen. 6. Trykk lagre i bunnen av skjermbildet. 7. Når du har lagret kommer det opp en ny meny i toppen av skjemaet. Klikk på Legg til kontrollområde 8. Legg inn relevante data, og trykk lagre nederst i skjermbildet. 9. Når du har lagret kommer det opp en ny meny i toppen av skjemaet. Klikk Legg til lokalitet. 10. Legg inn relevante data. Tips: Dersom du senere skal legge til flere kontrollområder kan du gå til kontrolladresseoversikten og velge Legg til kontrollområde Tips: Dersom du senere skal legge til flere lokaliteter kan du gå til Kontrollområdeoversikten og velge Legg til lokalitet

12 Risikovurdere en kontrolladresse 1. Gå til Kontroll så til Risikovurdering 2. Dersom du ikke har valgt en Aktiv kunde kan du skrive inn kundenavnet i feltet for kunde. Systemet foreslår navnet for deg, trykk enter for å velge det markerte navnet. 3. Velg hvilken kontrolladresse du vil risikovurdere. 4. Velg eventuelt hvilket kontrollområde du ønsker å risikovurdere. 5. Lagre risikovurderingen. 6. Gå til skillearket Kontrollpunkter 7. Systemet legger automatisk til de standard kontrollpunktene for risikovurdering. Legg eventuelt til ekstra punkter i bunnen av skjemaet og fjern de som er overflødige 8. Gjennomfør en vurdering av alle punktene ved å velge sannsynlighet og konsekvens. 9. Når ALLE punktene er gjennomført kan du lagre risikovurderingen igjen. 10. Når det er gjort vil det komme ett ekstra menypunkt i toppen som heter Gå til planlegging kikk her for å gå til planlegging. Planlegge en kontroll 1. Gå til Kontroll så til Risikovurdering 2. Velg Planlegg ved en risikovurdering som er gjennomført. 3. Velg hvilken lokalitet kontrollen skal utføres på. 4. Trykk på Lagre nederst i skjermbildet. 5. Gå til skillearket Kontrollpunkter 6. Velg riktig hovedgruppe og undergruppe og legg til kontrollpunkter som passer til lokaliteten. 7. Se over at første kontrolldato stemmer med dine planer for kontrollen.

13 Gjennomføre en kontroll 1. Gå til Kontroll så til Utførelse av kontroll 2. Velg aktuell kontroll å utføre og trykk på redigeringsikonet. 3. For å registrere avvik og målinger velger du Registrer avvik eller Registrer måling 4. Når alle avvik og målinger er registrert kan du velge å lagre kontrollen, eller å Avslutte kontrollen. Dersom du avslutter kontrollen vil kontrollen låses og du kan ikke legge til flere avvik. Du kan fortsatt endre og lukke avvik. Behandle avvik 1. Gå til Kontroll så til Avviksbehandling 2. Velg aktuell lokalitet du vil behandle. 3. Her kan du lukke avvik ved å klikke på de røde stopp-ikonene.