Brukermanual Bedriftsansvarlig Elektronisk påmeldingssystem

Transkript

1 Brukermanual Bedriftsansvarlig Elektronisk påmeldingssystem Oppdatert manual kan lastes ned fra Side 1 av 12

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Praktisk informasjon Velg Kandidater for oppmelding til Kunnskapsprøven ved et av Folkeuniversitetets testsentre Velg eksamen Bekrefte en påmelding Hvordan holde oversikten over påmeldte Kandidater? Hvordan holde styr på alle e-postene? Hvordan bruke eksamensdetaljer? Kontakt Side 2 av 12

3 1. Praktisk informasjon Dette elektroniske påmeldingssystemet er tilgjengelig for deg som er Bedriftsansvarlig i ordningen (Du kan bruke Internet Explorer 6,7 og 8 eller Mozilla Firefox). Dette påmeldingssystemet gjelder ikke dere som velger å gjennomføre Kunnskapsprøven internt, men for finansbedrifter som benytter seg av Folkeuniversitet for gjennomføring av Kunnskapsprøven. I påmeldingssystemet er det oversikt over de testsentra Folkeuniversitet benytter seg av. Dersom din finansbedrift har ytterligere behov kan AFR kontaktes. Finansbedriften velger selv om Kandidatene skal bruke dette systemet og i hvilket omfang (systemet er laget slik at både Kandidater og Bedriftsansvarlige kan bruke det samtidig). Kandidatene må informeres om hva de skal få lov til å gjøre da dette er en intern policy-sak og ikke en teknisk funksjon i systemet. Argumenter for at Kandidatene skal få bruke systemet til selv å melde seg på: - Du som Bedriftsansvarlig slipper å sitte med alt arbeidet med påmeldinger. - Du har kontroll over påmeldinger som er gjort ved at bedriftsansvarlig automatisk får e-post hver gang en Kandidat melder seg opp til prøve (se kapittel 5 for tips om praktisk organisering av dette i epost-systemet). I tillegg vil du ha tilgang til en elektronisk kalender hvor du til enhver tid kan sjekke hvem og hvor mange som er påmeldt på de aktuelle datoene. Argumenter for at Kandidatene ikke skal få melde seg på selv: - Bedriftsansvarlig vil ha full kontroll med hvor mange som påmeldes på hvert sted før påmelding skjer - Kostnadskontroll hver påmelding medfører et depositum på 300,- (om Kandidater i strid med gitte rutiner melder seg på selv vil det bli oppdaget umiddelbart da det automatisk blir sendt en e-post til alle Bedriftsansvarlige) Vær oppmerksom på at selv om man har en intern rutine på at Kandidatene ikke skal melde seg på selv kan de unntaksvis få gjøre det ved sykdom, endringer osv uten at det behøver å gjøres tekniske endringer i systemet. OBS! Selv om dere skulle velge at Kandidatene ikke skal få lov til å melde seg på test selv vil de ha adgang til portalen. Portalen vil bygges ut fremover. Nå kan de se en oversikt over alle gjennomførte prøver, sjekke påmeldinger osv. Etter hvert vil de kunne laste opp bilde av seg selv for å få autorisasjonsbevis etter de har blitt autorisert osv. Side 3 av 12

4 Denne brukermanualen omhandler bare det elektroniske påmeldingssystemet. Skal du benytte deg av andre funksjoner du som Bedriftsansvarlig har tilgjengelig så ligger det egne brukermanualer tilgjengelig for deg på denne web portalen. Webportalen er tilgjengelig for deg fra følgende Internett side: Her velger du Bedriftsansvarlig fra menyen til høyre. Du vil da komme til følgende påloggingsvindu: Her bruker du samme brukernavn og passord som du bruker for å administrere dine Kandidater(du skal ha mottatt dette enten fra AFR eller Norsk Test a.s). Om du har glemt passordet må du kontakte AFR på Etter at du har logget inn velger du Kunnskapsprøven i menyen til venstre. Side 4 av 12

5 2. Velg Kandidater for oppmelding til Kunnskapsprøven ved et av Folkeuniversitetets testsentre Etter at du har logget inn som Bedriftsansvarlig og valgt Kunnskapsprøven i menyen til venstre vil du møte følgende vindu med oversikt over de kandidatene du kan administrere: 1. Her kan du logge ut, noe som er viktig når du er ferdig med å bruke denne webportalen. Du kan også navigere deg til for eksempel registrering av Praktiske prøve resultat. 2. Her kan du søke opp de kandidater du vil melde opp til Kunnskapsprøven. Du kan også se hvor mange Kandidater din finansbedrift har meldt inn i ordningen, og du kan velge å navigere til de neste 10 Kandidatene om du ikke vil benytte deg av søkefunksjonen. Når du har funnet en Kandidat du skal melde opp til et av Folkeuniversitetets testsentre så trykker du på det grønne plusstegnet under add. 3. Om en Kandidat allerede er meldt opp til en Kunnskapsprøve så vil det stå en dato i denne kolonnen påmeldt. Dette vil si at du ikke kan velge denne Kandidaten siden han/hun allerede er meldt på til en test. 4. Her kan du se de Kandidatene du har valgt. Når du har fått en komplett liste så velger du Meld opp >>. Side 5 av 12

6 3. Velg eksamen. Etter at du har trykket på Meld opp >> vil du komme til den elektroniske kalenderen som viser hvilke datoer de forskjellige Folkeuniversitetene har ledig tid. 1 Her kan du se gjeldende måned, samt at du kan bruke knappene som er merket med rød sirkel til å navigere fram eller tilbake til den måneden du ønsker. 2 Standard er at Kalenderen viser tilgjengelige datoer for alle Folkeuniversitetets testsenter. Om for eksempel de Kandidatene du skal melde på holder til i Trondheim så trykker du på Fjern haker, og deretter velger du Trondheim. Da vil du kun få se kalenderen for Folkeuniversitet i Trondheim. 3 Her kan du se de Kandidatene du valgte i starten. Om du vil endre på denne listen bruker du tilbake-knappen i nettleseren din, endrer listen og trykker Meld opp på nytt. Side 6 av 12

7 4 Hver oppføring i Kalenderen betyr at det er tilgjengelige testdatoer på den aktuelle datoen. Om du finner en dato som passer for de valgte Kandidatene trykker du på denne datoen. Følgende vil da vises nedenfor kalenderen: Dette vil si at Folkeuniversitet Trondheim har ledig tid på den valgte datoen klokken 14:45, og de har en total kapasitet på 15 plasser og av disse er det 15 ledige plasser. Om denne datoen passer for dine valgte Kandidater trykker du på knappen Velg. Tips: Prøv og finn en dato og gjør påmelding slik at det blir 10 eller flere påmeldte siden det ikke vil bli gjennomført test om det er for få påmeldte (færre enn 10). Har du for mange kandidater i listen din kan du justere dette i neste bilde. 4. Bekrefte en påmelding Etter du har trykket på Velg vil følgende vindu komme opp: 1 Her ser du hvilke valg du har gjort (dato, tid og sted). Side 7 av 12

8 2 Her vises de Kandidatene du har valgt å melde på til stedet som står i punkt 1. Har du valgt flere Kandidater enn det er plass til så kan du velge bort Kandidater her (denne funksjonen vises bare når dette inntreffer). 3 Her må du akseptere vilkårene om depositum. Din finansbedrift pådrar seg en kostnad på kr. 300,- pr Kandidat i depositum når du melder de opp til test. Om du av ulike årsaker ombestemmer deg samme dag, kan du melde de av uten at dette vil koste noe. Dette depositumet vil inngå som en del av testgebyret ved vanlig gjennomføring. OBS! Velger du derimot å melde disse av i ettertid (du kan melde de av en påmeldt test inntil 4 uker før den aktuelle datoen) vil din finansbedrift måtte betale 300,- i depositum samt et nytt depositum i ettertid når du melder de på igjen. Dette gjelder også om Kandidatene melder seg selv av (husk at de også har tilgang til dette, og det er dere selv som må regulere hva de skal få lov til internt). 4 Etter at du har bestemt deg for at denne datoen passer, og har krysset av for å akseptere depositumsvilkårene, velger du Registrer Kandidatene. Det vil da automatisk bli sendt en e- post til Bedriftsansvarlig med oversikt over de Kandidater som er meldt på. Det vil også bli sendt en personlig e-post til hver av kandidatene 4 uker før testgjennomføringen. Det må være 10 eller flere påmeldte for at det skal bli gjennomført test ved et av Folkeuniversitetets testsentre. 5 uker før kan det hende du får en e-post som sier at det er mindre enn 10 påmeldte på valgt dato og testen står da i fare for å bli avlyst. Da har du som Bedriftsansvarlig mulighet til å forhindre dette ved å melde på flere Kandidater på samme dato, slik at det blir minimum 10 påmeldte. 4 uker før test vil du og de Kandidatene du har meldt på få en e-post som endelig bekrefter at det blir test eller om den er blitt avlyst. Om en test blir avlyst må du logge deg inn på nytt og finne en annen dato (du kan også velge å la dine Kandidater gjøre dette selv.) 1 uke før vil du få en e-post med liste over de Kandidatene som skal opp til test. Kandidatene vil også få en e-post som påminnelse med praktisk informasjon og hvor de skal møte. Side 8 av 12

9 5. Hvordan holde oversikten over påmeldte Kandidater? 5.1 Hvordan holde styr på alle e-postene? Vi anbefaler at du lager deg en ny mappe i e-post programmet ditt som du kaller påmeldingssystem i AFR. Deretter lager du fire undermapper som foreslått under. Hør med IT-ansvarlig om hvordan du setter opp regler for automatisk sortering av e-post. - Bekreftelses e-post Lag en regel som automatisk flytter e-post som bekrefter dine og Kandidatenes påmeldinger hit. - Fare for kansellering Lag en regel som automatisk flytter de e-postene som kan komme 5 uker før med varsel om mulig avlysning hit. Følg med her slik at du har muligheten til å forhindre at en test blir avlyst på grunn av for få påmeldte. - 4 uker før Lag en regel som automatisk flytter e-post med varsel 4 uker før hit. Følg med her for å se om det blir test, eller om den er avlyst. - Endelige lister Lag en regel som automatisk flytter e-postene med informasjon om Kandidatene som skal på test på de ulike stedene og datoene hit. (Disse kan også skrives ut og brukes til faktureringssjekk). 5.2 Hvordan bruke eksamensdetaljer? Du har tilgang til en oversikt som viser eksamensdetaljer. Dette vil si at den til enhver tid er oppdatert med hvem som er påmeldt de ulike datoene og stedene. Denne viser også hvor mange totalt (også fra andre finansbedrifter) som er påmeldt de ulike datoene. Denne funksjonen finner du i menyen til venstre som heter Eksamensliste (FU). Side 9 av 12

10 Her kan du velge hvilket sted du ønsker å se detaljer for ved å krysse av på for eksempel Oslo. Da vil du få se de aktuelle testgjennomføringsdatoene for FU Oslo og hvor mange påmeldte det er på de forskjellige datoene. AFR har et krav om at det skal være 10 eller flere påmeldte på en aktuell dato for at det skal bli test. Om AFR av ulike grunner velger å kjøre en test med mindre enn 10 påmeldte vil dette vises ved at det er en grønn runding i kolonnen overstyrt istedenfor et rødt stopptegn. Om du vil se hvem som er påmeldt fra din finansbedrift på en aktuell dato trykker på ID en for den aktuelle datoen. Side 10 av 12

11 I skjermbildet under har vi valgt som eksempel ID = 162: Nederst i skjermbildet vises navnet på de som er påmeldt på den aktuelle datoen (i eksempelet er det ingen som er påmeldt). Du kan også se hvor mange Kandidater som totalt er påmeldt på den aktuelle datoen, samt om AFR har valgt å overstyre den aktuelle datoen til tross for at det er mindre enn 10 påmeldte. Side 11 av 12

12 6. Kontakt Har du spørsmål om dette påmeldingssystemet eller resten av webportalen kan du kontakte Autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere Har du tekniske problemer med denne web portalen kan du rette disse til Norsk Test a.s på Har du andre kommentarer (positive eller negative) så ikke nøl med å ta kontakt med oss. Vi setter pris på alle tilbakemeldinger slik at vi kan gjøre systemene i autorisasjonsordningen for finansielle rådgivere best mulig. Lykke til! Side 12 av 12