Brukerveiledning for det WEB baserte internkontrollsystemet.

Transkript

1 Brukerveiledning for det WEB baserte internkontrollsystemet. Velkommen som bruker av det WEB baserte internkontrollsystemet. Kontrollskjematuren for privatkunder tar utgangspunkt i NELFO sin sjekkliste for boliger, men den skulle også dekke kravene som forsikrings selskapene krever. Kontrollskjematuren for firmakunder tar for seg følgende elementer: Brannalarmkontroller for kommuner og bedrifter Nødlyskontroller for kommuner og bedrifter Tyverialarm kontroller for kommuner og bedrifter Internkontroll sterkstrøm Løpende vedlikeholdssider Det er mulig å få lagt inn sin egen logo i toppbildet. Send en logo i GIF eller JPG format til systemansvarlig, så blir dette lagt inn. De fleste sidene skulle være relativt selvforklarende men, de påfølgende sidene tar deg gjennom en kort innføring av de sentrale funksjonene. For å starte opp systemet taster du inn i browseren din, og du får opp hjemmesiden til WebIk. Den første siden viser en velkomstside og på venstre del ligger alle menyvalgene. Klikk på Logg inn og du får opp et påloggingsbilde. Tast inn brukernavn og passord. Hvis brukernavn og passord blir godkjent får du opp en melding som sier hva du er logget på som. Alternativene er: Administrator Kunde Kontrollør Det første du nå må gjøre er å registrere brukere av systemet. Gå inn på menyvalget Brukere i undermenyen Eget firma (Se forklaring senere ) Registrer først alle som skal ha rettigheter til systemet enten som Kontrollører eller administratorer. De som blir registrert som kontrollører vil kun ha tilgang til Kontrollskjemaet for å utføre en kontroll. Dette vil typisk være montører som utfører kontroller. Administratorer vil være typisk være saksbehandlere og annet kontorpersonell som skal ha tilgang til systemet. OBS! Når du registrerer kontrollører og saksbehandlere må du huske på og velge dette i dropdown listen i kunderegistreringsbildet. For å registrere firmakunder gå du til menyvalget Administrasjon i undermenyen Firmakunder og legger inn de firmakundene du har avtale med. Firmakunder vil kun ha tilgang til det som ligger i undermenyen Kontrollsider som ligger under Firmakunder For å registrere privatkunder gå du til menyvalget Administrasjon i undermenyen Privatkunder og legger inn de privatkundene du har avtale med eller ønsker å utføre en sluttkontroll på. Privatkunder vil kun ha tilgang til sin egen kontroll som ligger under Privatkunder i menyvalget Kontroll. Etter at dette er utført er ditt firma klar til å ta systemet i bruk. Lykke til

2 I den påfølgende delen vil vi gå gjennom de forskjellige skjemaene i systemet. Skjemaene kan ha en annen layout eller farger enn det som er vist her, men hovedelementene er slik som vist. Skjemaer for administrasjon eget firma Dette er bildet for administrasjon av eget firma I toppen ligger firmalogo og utskrifts element Her ligger faste opplysninger om eget firma. Epost blir sendt til den som er registrert som firma administrator. Det man kan gjøre i dette bildet er å endre faste data. Dette er bildet for å legge til brukere i eget firma I toppen ligger firmalogo og utskrifts element Man kan sortere på forskjellige kriterier. Ved å klikke på et av valgene blir listen i bunnen sortert. Her skriver man inn brukeropplysninger. Bruker navn og passord blir generert av systemet. Ved å klikke på et av de 3 valgene til høyre kan man enten: Slette en bruker Redigere en bruker Legge til ny bruker Ved å klikke i listen nederst på siden vil bruker opplysningene bli overført til skjemaet over. Dette er oversiktbildet for eget firma I toppen ligger firmalogo og utskrifts element Her er det listet opp alle registrerte brukere i eget firma og hvilken rolle de har. Brukere i eget firma er i en av disse kategoriene: Administrator Kontrollør

3 Skjemaer for administrasjon av firma kunder Systemet er bygget opp med 3 elementer: Kundenavn Hovedaktivitet. Som regel vil dette være hvor det utføres en kontroll. Underaktivitet. Som regel vil dette være hva som kontrolleres. Administrasjon Dette er bildet for administrasjon av firma kunder. I den øverste rullegardinlisten ligger alle registrerte kunder sortert alfabetisk. Ved å velge en kunde blir dataene for kunden synlig. kunde. Her ligger kundeopplysninger, og her registrerer man opplysninger på ny kunde. Velg kontrollintervall Her sjekker man av om kunden er aktiv og hvilke kontroller som gjelder for denne kunden. Hvis man skal legge til en ny kunde haker man av i Ny boksen nede til høyre før man legger inn dataene på en ny Kontrollaktiviteter Dette er bildet for å legge til hovedaktiviteter. Øverst til venstre er en rullegardin liste med alle registrerte kunder sorteret alfabetisk. Velg den kunden du vil arbeide med. Feltet under rullegardinlisten er for å skrive inn ny kontrollaktivitet eller redigere tekst på en tidligere aktivitet. Feltet på høyre side viser hvilke hovedaktiviteter som er registrert på den valgte kunden. Den siste registrerte aktiviteten ligger øverst. Ved å klikke på hovedaktivitetnavnet blir teksten overført til navnefeltet til venstre. Ønsker du å endre teksten skriver du inn ny tekst og klikker på Registrer endring Ønsker du å registrere en ny aktivitet klikker du på Ny nede midt på. Skrivefeltet blir nullet ut og du kan skrive inn ny tekst. Klikk på Registrer ny aktivitet så lagres aktiviteten og du vil se at den dukker opp øverst i listen til høyre. Dette er bildet for å legge til underaktiviteter. Øverst til venstre er en rullegardin liste med alle registrerte kunder sortert alfabetisk. Velg den kunden du vil arbeide med. I rullegardin listen under vises alle registrerte hovedaktiviteter på den valgte kunden sortert alfabetisk. Dette er de samme elementene som du registrerte i skjemaet ovenfor. Sortert alfabetisk. Velg den kunden du vil arbeide med. Feltet under rullegardinlisten er for å skrive inn ny kontrollaktivitet eller redigere tekst på en tidligere aktivitet. Feltet på høyre side viser hvilke underaktiviteter som er

4 registrert på den valgte hovedaktiviteten. Den siste registrerte aktiviteten ligger øverst. Ved å klikke på underaktivitetsnavnet blir teksten overført til navnefeltet til venstre. Ønsker du å endre teksten skriver du inn ny tekst og klikker på Registrer endring Ønsker du å registrere en ny aktivitet klikker du på Ny nede midt på. Skrivefeltet blir nullet ut og du kan skrive inn ny tekst. Klikk på Registrer ny aktivitet så lagres aktiviteten og du vil se at den dukker opp øverst i listen til høyre. Som man legger merke til er det noen flere parametere som må settes på underaktiviteten. Kontrollintervall er det intervallet man ønsker at det skal utføres kontroller. Dette følger underaktiviteten og neste sjekk blir generert ut fra faktisk kontroll dato + kontrollintervallet. Sjekk av for hvilken type kontroll underaktiviteten tilhører. Det er viktig å sette dette riktig. Dette styrer hva du får opp av kontroller i kontrollskjemaene. Registrerte firmaer Dette er bildet for å se hvilke firmaer som er registret som brukere og om de er aktive eller ikke. Her ligger en oversikt over alle registrerte bruker sortert alfabetisk. Hvis de er registrert med Epost adresse kan du klikke på denne så vil Epost programmet du bruker åpne seg og Epostadressen blir lagt inn automatisk. Til høyre ser du om firmaet er aktivt eller ikke. True betyr aktivt firma. False betyr ikke aktivt firma. Utførte kontroller Dette er bildet for å holde orden på kontrollene. Her ligger en oversikt over samlige firmaer og samtlige kontroller som er registrert i systemet. Du kan sortere på type kontroll eller velge å se samtlige. For å kunne drille seg ytterligere ned er det mulig å merke alle elementene, kopiere dem og lime dem inn i et XL ark. I XL arket kan man bruke sorteringsmulighetene som ligger der. Det ligger en såkalt hyperlink merket Gå til oversikt på kundenivå. Ved å klikke på denne kommer man til en side hvor man kan velge hvilken kunde man vil se på. Utover det er bildet helt identisk med dette. Dette er bildet for å holde orden på kontrollene på firmanivå. Som sagt er dette bildet helt identisk med det foregående, men det ligger en rullegardinliste i toppen hvor samtlige registrerte kunder ligger sortert alfabetisk. Ved å velge kunde kan man se dataene på den valgte kunden. Det er samme mulighet for å kopiere over til XL som i foregående eksempel.

5 Kontrollskjemaene for firmakunder Dette er bildet for Brannalarmkontroller, Nødlyskontroller og tyverialarmkontroller, og ser stort sett likt for disse kontrollene. Den eneste forskjellen er at det vil være litt forskjellig tekst på dem. Ellers har de alle den samme layouten. I toppen ligger firmalogoen til det utførende firmaet. Så følger et navigasjons ikon og et utskrift ikon. I midten vil navnet til det utførende firmaet stå. Det neste er 3 rullegardinslister Kunde viser hvilke kunder som er registrert Hovedaktivitet viser hvor det skal utføres en kontroll Underaktivitet viser hva som skal kontrolleres Det neste er faste kontaktopplysninger som kan være nyttige for den som skal foreta kontrollen. Øverst i denne seksjonen ligger det 3 elementer. Ikonene som er plassert etter dokumentasjon hvis tilgjengelig skal vi forklare litt senere. I denne midterste seksjonen ligger faste opplysninger om kontrollobjektet. På enden av denne listen er det en knapp som heter Lagre installert utstyr Når man trykker på denne vil alle faste opplysninger om kontrollobjektet lagres. Hvis det er endringer er det bare å legge inn endringene og klikke på lagre, så lagres de nye opplysningene. Null ut sletter alle felter i det påfølgende skjemaet. Testet er en rullegardinsliste som viser datoer for når tid kontrollene er utført. Ved å klikke på en kontrolldato vil man få opp dataene for den valgte kontrollen. Intervall viser hvilke kontrollintervall man er blitt enige om. Datoen for neste kontroll vil bli testdatoen + kontrollintervallet Det ligger kommentarfelt for alle kontroller. Her er det plass til korte kommentarer. På slutten av denne seksjonen er det et nytt felt for kommentarer. Dette vil typisk være en kort beskrivelse av hva denne kontrollen er. Når man klikker på Lagre blir alle data lagret og det går samtidig en Epost til kunden med opplysninger om at det er utført en kontroll og hvor kontrollen er utført. I den siste seksjonen ligger et kommentarfelt hvor man kan legge inn fortløpende kommentarer. I dette kommentarfeltet er det mulig å gi mer utdypende kommentarer. Det kan være at man har skiftet ut defekte deler eller at man har foretatt en stikkprøvekontroll og i hvilken del av bygget denne stikkprøvekontrollen er utført. Her er det bare fantasien som setter begrensninger for hva som skal skrives inn. Man skriver tekst inn i den øverste tekstboksen, og når man er ferdig klikker man på lagre. Den skrevene teksten vil da legge seg inn i databasen. Den nederste tekstboksen viser hva som ligger i databasen, og det siste som ble skrevet inn er det som står øverst. Her vil etter hvert hele historikken ligge i tillegg til kontrollfeltet i midt seksjonen ovenfor.

6 Forklaring på de 3 ikonene i skjemaet på foregående side. Ved å klikke på en av disse ikonene vil du komme til sider hvor du kan legge inn tilleggsinformasjon som kan være nyttig for kontrollen. Ved å klikke på dette symbolet kommer man til en database som viser hvor nødlysarmaturer, brannmeldere eller tyveri detektorer er plassert. Dette er bildet er stort sett likt for Brannalarmkontroller, Nødlyskontroller og tyverialarmkontroller. Den eneste forskjellen er at det vil være litt forskjellig tekst på dem. Ellers har de alle den samme layouten. De opplysningene som ligger her vil være knyttet til underaktiviteten. Etter å ha klikket på ikonet får man opp en ny side som denne. Øverst ligger firmalogoen. Så følger opplysninger om kunde og hvor kontrollen utføres og hva som kontrollen gjelder. I dette feltet kan man legge til eller redigere tekst på et valgt objekt. For å velge en armatur eller melder klikker man i listen under og den valgte teksten flyttes opp i tekstfeltene. Nå kan teksten redigeres. Når man er ferdig å redigere klikker man på Endre og den endrede teksten legges inn. Man kan legge til nye elementer ved å skrive inn ønsket tekst og klikke på Legg til Ny. Dette legger seg da inn på siste linje PC skjermer har forskjellig størrelse slik at man kan velge hvor mange linjer man ønsker å se. I bunnen ser man hvor mange sider dokumentet har. Ved å klikke på et sidetall kommer man til den valgte siden. Ved å klikke på dette symbolet kommer man til en database hvor man kan legge inn dokumentasjon. De opplysningene som ligger her vil være knyttet til hovedaktiviteten, og denne databasen vil være tilgjengelig fra alle kontrollskjemaer hvor hovedaktiviteten er aktiv. Her kan man typisk legge inn linker til dokumentasjon som er tilgjengelig på nettet eller man kan skanne inn plantegninger og legge ut disse. Man kan også legge ut PDF filer som man selv har laget. For å legge ut noe annet enn linker til informasjon på nettet må man sende dokumentasjonen til oss slik at vi kan legge den inn på riktig måte. Etter å ha klikket på ikonet får man opp en ny side som denne. Øverst ligger firmalogoen. Så følger opplysninger om kunde og hvor kontrollen utføres og hva som kontrollen gjelder. I dette feltet kan man legge eller redigere dokumenter. Når man er ferdig å redigere klikker man på Endre og den endrede teksten legges inn. Man kan legge til nye elementer ved å skrive inn ønsket tekst og klikke på Legg til Ny. Dette legger seg da inn på siste linje. Man legger inn såkalte hyperlinker. Det vil adresser til dokumentasjon som ligger tilgjengelig på nettet. Det enkleste når man vil legge til en hyperlenke er å gå til den siden hvor informasjonen ligger og så kopiere hele hyperlenken. Man går så tilbake til denne siden og limer inn adressen i feltet Dokument navn, skriver en beskrivelse over hva denne lenken omhandler og klikker på Legg til ny. Informasjonen lagres i databasen og er enkelt tilgjengelig neste gang du har bruk for den. For å komme til siden klikker du på link adressen som er understreket.

7 Ved å klikke på dette symbolet kommer man til Elektro databasen som er tilgjengelig for alle brukere av systemet. Her kan man typisk legge til linker som er bransjerelaterte og som de fleste som bruker systemet vil ha nytte av. Etter å ha klikket på ikonet får man opp en ny side som denne. Øverst ligger firmalogoen til WEB IK Når man ønsker å legger nyttige linker inn i Elektro databasen må man fylle inn opplysninger, WEB adressen o g velge hvilken kategori det gjelder ved å velge i rulle gardin listen under Produkter. Klikk på Send forslag så blir dette sendt til WEB IK. Vi vil foreta en vurdering av denne link en, og så legge den til i databasen. Grunnen til at vi vil foreta en vurdering av linken er for å se om dette er en nyttig link for alle oss som jobber i elektrobransjen. Vi ønsker ikke å ha linker til pornosider, biltemasider eller annen unyttig informasjon liggende her. For å søke etter linker som allerede er lagt inn kan du klikke på ønsket kategori i rullegardinlisten under Produkter, og så vil alle linker som ligger i denne kategorien vises. Vi håper at alle vil bidra med å gjøre dette til en unik database til beste for alle i bransjen. For å komme til en av de viste sidene klikker du på link adressen i databasen. Dette er skjermbildet for Internkontroll sterkstrøm Skjemaet er helt likt for Internkontroll og fortløpende vedlikehold. Vi har de samme 3 ikonene for tilleggs dokumentasjon. De 2 som er merket og har identisk funksjon som tidligere mens det siste som er merket er for å kunne legge inn reservedeler eller annet type materiell som er av en spesiell karakter og derfor kan være verd å ta vare på. I toppen ligger firmalogoen til det utførende firmaet. Så følger et navigasjons ikon og et utskrift ikon. I midten vil navnet til det utførende firmaet stå. Det neste er 3 rullegardinslister Kunde viser hvilke kunder som er registrert Hovedaktivitet viser hvor det skal utføres en kontroll Underaktivitet viser hva som skal kontrolleres Det neste er de vanlige 3 ikonene som beskrevet tidligere. For internkontroll på sterkstrøm har vi valgt en løsning med å skrive fri tekst og dermed frigjøre oss fra detaljskjemaer som omhandler alt som ikke er vesentlig. Man tar en kontroll og så skriver man ned det man finner av feil i fri tekst. Man bør imidlertid ha en beskrevet prosedyre på hvilke sjekkpunkter man skal innom og denne kan man legge inn som et dokument som er tilgjengelig fra dokumentdatabasen. Det ligger en prosedyre i Elektro databasen under sjekkprosedyrer. Det som imidlertid bør være fast prosedyre når man sjekker tavler er disse punktene: 1. Måle spenningen. 2. Måle isolasjonsresistansen 3. Sjekke om jordfeilbryter/ varsler løser ut. 4. Måle temperaturen ved belastet anlegg 5. Eventuelt måle kontinuitet på jord- og utjevningsforbindelser Det man alltid bør gjøre er å dele kontrollen opp i passende underaktiviteter. Det kan for eksempel være avgrensede områder som 1.et, 2.etg, etc eller fløy 1, fløy 2 etc. For en produksjonsbedrift kan det kan også være hensiktsmessig å dele det inn på maskinnummer eller prosessavsnitt.

8 Vi er av den oppfatning at det er viktig og skille internkontroll og fortløpende vedlikehold. Derfor finnes det også et identisk skjema for fortløpende vedlikehold. Dette vil være nyttig dokumentasjon for vedlikeholdsansvarlig ved for eksempel en produksjonsbedrift. Meningen er at hver gang elektrikeren er inne å gjør noe så skriver han en logg på hva han har gjort. Over tid vil dette være verdifull informasjon til vedlikeholdsansvarlig i bedriften etter hvert som man får en samlet oversikt. Når man har skrevet ned det som er gjort klikker man på lagre, og da går det en Epost til vedlikeholdsansvarlig med beskjed om hva som er utført og samtidig lagres informasjonen i databasen. Reservedels database Som nevnt er dette en database hvor man kan legge inn nyttig informasjon etter hvert som det dukker opp. Etter å ha klikket på ikonet får man opp en ny side som denne. Øverst ligger firmalogoen. Så følger opplysninger om kunde og hva det gjelder I denne databasen kan man legge til opplysninger om reservedeler. Vet man El.nummeret legger man inn dette, og vet man det ikke så fyller man inn opplysninger som er relevante for produktet. Hvis man har ytterligere datablader, beskrivelser eller annen informasjon om produktet legger man dette inn i dokumentasjons databasen. Over tid vil man på denne måten bygge opp et unikt arkiv for å kunne drive effektivt vedlikehold.

9 Skjemaer for administrasjon av privat kunder Administrasjon Dette er bildet for administrasjon av privat kunder. I toppen ligger firmalogo og utskrifts element Man kan sortere på forskjellige kriterier. Ved å klikke på et av valgene blir listen i bunnen sortert. Her skriver man inn brukeropplysninger. Bruker navn og passord blir generert av systemet. Ved å klikke på et av de 2 valgene til høyre kan man enten: Redigere en kunde Legge til ny kunde Ved å klikke i listen nederst på siden vil bruker opplysningene bli overført til skjemaet over. Kontroll Dette er bildet for kontrollsiden for privat kunder. Dette bildet er ganske smalt, og det er fordi det skal passe på skjermen til en Handyman/ Pocket PC. Her velger man om man vil utføre en kontroll eller om man vil se en allerede utført kontroll. Når man klikker på kunden i listeni det nederste delen får man fram et skjema med ferdige utfylte kundeopplysninger. Utførte kontroller Dette er bildet for utførte kontroller og påkommene kontroller for privat kunder. Rett og slett en huskeliste. I toppen ligger firmalogo og utskrifts element Her ligger forskjellige sorteringsalternativer. Velg i de 2 listene og klikk for å søke Her er databasen for alle privatkundene som er registrert i systemet. Som nevnt tidligere er det mulig å merke alle elementene, kopiere disse og lime dem inn i et XL ark for videre bearbeiding.

10 Kontrollskjema og Utskrift/Kunde skjema Bildet for kontroll og for utskrift er helt identiske. Disse skjemaene er bygget opp på samme måte som forsikringsselskapene og NELFO sin skjematur. Bildet blir ikke vist her da de er selvforklarende. Kontrollskjemaet er smalt og det er med hensikt siden det er meningen at dette skal kunne brukes sammen med en Handyman/ Pocket PC. Utskrift skjemaet er i normal A4 størrelse og skal normalt passe inn på 2 A4 sider. Det følgende er hovedelementer i disse skjemaene: Kundedata. Informasjon om bygning Målinger Sikringsskap Jording Installasjon for øvrig Informasjonsdel Brannvern Kundedata. Her ligger det ferdig utfylt kundedata basert på det du har lagt inn under registrering. Informasjon om bygning. Her merker kontrolløren av for type bygning, og kan legge inn informasjon om alder etc. Målinger. Her bør man alltid foreta målinger og skrive inn resultatet av disse. Sikringsskap. Her krysser man av for OK eller Avvik. Hvis det er avvik eller det anbefales forbedringer skriver kontrolløren dette inn i kommentarfeltet. Selv om kommentarfeltet er lite er det bare til å skrive forbi yttergrensen. Det er rikelig med plass. Jording. Her krysser man av for OK eller Avvik. Hvis det er avvik eller det anbefales forbedringer skriver kontrolløren dette inn i kommentarfeltet Installasjon for øvrig. Her krysser man av for OK eller Avvik. Hvis det er avvik eller det anbefales forbedringer skriver kontrolløren dette inn i kommentarfeltet Informasjonsdel. Her er det meningen at man skal informere kunden. Hvis ikke kunden er til stede bør man legge igjen et informasjonsskriv. I Elektro databasen under Produkter og Informasjon ligger det et forslag på et slikt informasjonsskriv. Dette kan også være nyttig hvis kontrolløren informerer kunden direkte. Brannvern. Her er det meningen at man skal sjekke brannmeldere og eventuelt slokkeutstyr. Tips Det har blitt foretatt en del kontroller med Handyman i dette systemet, og en typisk kontroll av en leilighet i et borettslag tar ca 1 time hvis man har det rette utstyret til å hjelpe seg med. Tips om tilpassing av PC skjerm og Handyman/ Pocket PC skjerm. På de fleste PC er er det mulig å justere skriftstørrelsen når man er på internett. Gå inn på Vis, View menyen og finn menyvalget Tekststørrelse, Textsize og velg det som gir det beste bildet. På Pocket PC en er det normalt en tilsvarende valgmulighet. Dette var en kort oppsummering av hovedelementene i systemet Er det ytterligere spørsmål er det bare å ta kontakt. Lykke til med kontrollene.