Innkalling til sameiermøte i Skogen boligsameie

Transkript

1 Innkalling til sameiermøte i Skogen boligsameie Torsdag 14. mars 2013 kl Voksen kirke (underetasje), Jarbakken 7 Styret innkaller til sameiermøte i henhold til vedtektenes 5. Møtet er varslet i Skogen Rundt den 21. januar Vi anmoder sameierne om å ta med det vedlagte adgangstegnet i utfylt stand til møtet. Vedlagt følger også fullmaktsdokument for sameiere som vil la seg representere ved fullmektig. Fullmektigen må i så fall medbringe dokumentet i utfylt stand og undertegnet av sameieren. En sameier kan kun være fullmektig for én annen sameier. Stemmesedler utleveres ved registrering. Vennligst møt frem i god tid før kl Saksliste: 1. Konstituering av møtet med godkjennelse av innkallingen, fullmakter og valg av protokollfører, tre sameiere til tellekorpset og to til å underskrive protokollen. 2. Styrets årsberetning. (s. 2) 3. Regnskap med revisors beretning. (s. 12) 4. Forslag: 4.1 Forslag fra styret om vedlikeholdsbudsjett. (s. 18) 4.2 Forslag fra styret om endring av vedtekter. (s. 20) 4.3 Forslag fra Kolberg/Ifarness, Nekkøy, Månsson/van Leeuwen, Paulsen, Tveito, Årdal om oppussing av C boligenes felles gangarealer (s. 22) 4.4 Forslag fra Tone Cecilie Høgestøl om å få bygge platting og bod utenfor AØ241B (s. 22) 5. Budsjett for (s. 24) 6. Valg (s. 25) Fullmaktsskjema og adgangstegn til sameiermøtet er vedlagt sakspapirene. Oslo, 5. mars 2013 Styret 1

2 Sak 2 Styrets beretning for driftsåret 2012 Styret har i perioden bestått av Øyvind Omang (leder), Mette Mesna, Harald Schiøtz, Elina Willert (frem til 19.6), Sigve Søråsen (fra og med 19.6), Michael Krallman, Eric Krogh (frem til 7.1). Regnskapsfører har vært Anna Regnskapsbyrå AS og revisor Lars Harald Brinchmann. Det har vært avholdt 9 styremøter. Valgkomiteen har bestått av Jakob Vikse, Barbro Bottheim og Kjartan Farnes (flyttet). Forretningsførsel/ Regnskapsfører Regnskapet er ført av Ann Kristin Aunbakk hos Anna Regnskap, som har vært knyttet til Skogen boligsameie i lang tid. Økonomi Egenkapitalen er per 31. desember 2012 kr Regnskapet for året 2012 viser et årsoverskudd på kr mot budsjettert overskudd på kr Lånerenten for de som har lån fra tomtekjøpet, ble reforhandlet i to runder og ble redusert først fra 6,85% til 5,75% og ved opptak av nytt lån til p.t. 4,9% p.a. Dette er p.t. samme rente som vi har fått på det nye lånet for garasjerehabiliteringen. Det ble ikke nødvendig å ta opp lån for å dekke rehabiliteringsarbeidet i garasjen før mot slutten av september. Lån til å dekke påløpte kostnader er blitt utbetalt i flere omganger, slik at renteomkostningene har vært holdt så lave som mulig. Sameiet har også benyttet egen likviditet. Styret anmodet Anna Regnskapsbyrå gjentatte ganger om å muliggjøre bruk av Avtalegiro. Dette viste seg dessverre umulig å få til. I stedet foretrakk de utsending av giroer på e post. Styret organiserte og leverte e postadresser på det format som Anna Regnskapsbyrå ba om for å få dette til. Forsikring Forsikringspremien for perioden til er kr Sameiet benytter If Skadeforsikring. Det ble meldt inn 5 skader fra sameiet til If i 2012, med en total utbetaling fra forsikringsselskapet på kr Disse skadene var hovedsakelig innvendige rørbrudd og vannskader. Byggteknisk konsulent Petter Lahlum fra Dr. techn. Kristoffer Apeland AS er godt kjent med sameiets bygningsmasse og planlegger både kortsiktige og langsiktige vedlikeholdsoppgaver. Vedlikehold Hovedfokus for styret i året som har gått har vært garasjerehabiliteringen, men det har også blitt utført svært mange andre større og mindre vedlikeholdsoppgaver. 2

3 Garasjerehabiliteringen Rehabilitering av garasjeanlegget gjennomført i 2012: Rehabiliteringen ble utført i perioden juni 2012 til desember 2012 av Consolvo AS (tidl. Vedlikeholds Service AS). Enkelte små etterarbeider ble gjennomført i januar Det ble avdekket store skjulte betongskader under støpeasfalten som ble fjernet og omfattende skader på enkelte søyler. Faktisk skadeomfang var noe større enn på forhånd estimert. Pr er garasjeanlegget ferdig og det katodiske systemet som beskytter armeringen fungerer som planlagt. Totale entreprenørkostnader 2012 for rehabilitering av garasjeanlegget: kr , Totalkostnad og lånefinansiering I summen på kr inngår all rehabilitering utført kun av entreprenøren Consolvo AS. I tillegg har diverse andre leverandører vært involvert. Deler av kostnadene på prosjektet, fra Consolvo, er ikke betongrelatert og en del av tilleggsarbeidene er vedlikehold av annen karakter. Noen av kostnadene fra Consolvo som er garasjearbeider av annen karakter er overført til vedlikeholdsbudsjettet, mens kostnader til rehabiliteringsarbeidet som ikke er utført av Consolvo (byggeledelse m.m) er tatt med i beregning av total kostnad for garasjerehabiliteringen. Total kostnad for rehabiliteringsprosjektet: kr , Ut fra en vurdering av sameiets behov for egenkapital og ønsket om et lavest mulig låneopptak til garasjerehabiliteringen, har styret besluttet å benytte kr , av sameiets egenkapital til å redusere det endelige låneopptaket. Det er videre fakturert kr. 500 pr måned i økt felleskostnad siden , og dette vil fortsette frem til og med og vil utgjøre totalt kr ,. Lånebeløpet som skal fordeles på sameierne blir derfor: kr , kr , (fra sameiets egenkapital) kr , (som er allerede innbetalt pr ) + kr , (omtrentlige påløpte renter fra lånets oppstart til 30.3) = kr , omtrentlig lånebeløp Lånebeløpet vil derved utgjøre ca kr , pr seksjon. De som ønsker å innbetale sin andel av dette lånet må så snart som mulig og senest innen gi beskjed til Anna Regnskapsbyrå. Det vil sannsynligvis ikke bli gitt flere anledninger i år til å innløse lån. 3

4 Byggeledelse, Dr.techn. Kristoffer Apeland AS Byggeledelse og oppfølging av rehabiliteringen av garasjen ble utført av Dr.techn. Kristoffer Apeland AS, hovedsakelig ved Petter Lahlum. Om gjennomføringen av rehabiliteringen og andre garasjearbeider: Rehabiliteringen ble igangsatt sommeren For å sikre god kommunikasjon med entreprenør og mest mulig effektiv gjennomføring av prosjektet, avholdt Petter Lahlum fra Dr.techn. Kristoffer Apeland AS, entreprenøren Consolvo AS og styret, byggemøter hver 14. dag gjennom hele rehabiliteringsperioden. Styret støttet seg på sameiets bygningstekniske konsulent når det gjaldt vurderinger i faglige spørsmål om hvilke tilleggstjenester det var fornuftig å bestille etter hvert som prosjektet skred fremover. Det ble utført noen ekstra malearbeider og katodisk beskyttelse av gangene mellom heishuset og garasjen, og tilrettelagt for noen flere parkeringsplasser. Vi har fått malt forsiden av garasjen og det er blitt montert nye fasadeplater av plast på plan 1, 2 og 3 for å forhindre snøfokk og regn inn på bilene. Fasadeplatene er av tilsvarende type som tidligere montert på plan 4. Søyler i dårlig forfatning Under pigging på søylene fant man betydelige skader, og det var nødvendig å bestille montering av midlertidige støtter på dekkene for å redusere belastningen på søylene. Hos Apeland foretok de noen ekstra beregninger. Noen av søylene i garasjen bærer i tillegg til garasjedekkene også deler av sameiets bygningsmasse. Flere av søylene var i svært dårlig stand. Det ble, basert på statiske beregninger, montert støtter i rad under hvert dekke og over/under hverandre slik at kreftene kunne føres ned til bakkenivå i nederste plan. Alle søyler er nå reparert og bæreevnen er like god som da de var nye. Det er montert katodisk beskyttelse på søylene for å forhindre nye skader. Den katodiske beskyttelsen er koblet til en datalinje og blir kontinuerlig overvåket av en underavdeling til Consolvo (Protector AS). Ekstra riss sikring Etter fjerning av asfalt ble det avdekket en rekke mindre sprekker (riss) i dekkene. Det ble utført tilleggsarbeider med å legge riss sikring der dette ble anbefalt. Riss sikringen består av en elastisk masse som legges i sprekker i betongen, og den tåler en viss bevegelse, og bidrar til å forhindre at malingen på gulvet sprekker opp. Svekket armering / lagt inn forsterkninger På grunn av korrosjon var noen armeringsjern sterkt svekket som følge av reduserte tverrsnitt. Der armeringen var redusert med over ca. 1/3 av tverrsnittet ble ny armering lagt inn som forsterkning. Hulkiler Det ble bestilt tilleggsarbeider med å få lagt hulkiler rundt alle søylene og langs vegger. Hulkilene beskytter ekstra ved at de leder vann/salt vekk fra kanter og bidrar til å tette og forhindre at fuktigheten trenger ned på viktige konstruksjonselementer som søyler og dragere. 4

5 Katodisk beskyttelse av gangene mellom heishuset og garasjen Basert på funn/skadeomfang ble det bestemt å ta kloridprøver også i gangene mellom heishuset og garasjen. Ut fra konsentrasjonene av klorider som ble målt flere steder (nokså ujevnt fordelt), ble det besluttet å legge katodisk beskyttelse også i disse gangene. Reparasjon av skade på det eksisterende katodiske anlegget Den kontinuerlige overvåkningen av det tidligere installerte katodiske anlegget avdekket en mindre feil der. Denne ble utbedret i løpet av rehabiliteringsperioden. Oppvarmingskostnader I noen måneder var det nødvendig å holde deler av garasjen oppvarmet for å få god herdingsprosess for beleggene. Oppvarmingen foregikk med innleide dieselaggregater. Reparasjon av sprekker som førte til fuktighet i vestibylen Consolvo forsøkte å reparare noen sprekker som muligens kan være årsak til et lekkasjeproblem mellom garasjen og inngangspartiet på 1. plan, noe som først og fremst er synlig under årlig spyling av garasjedekkene. Om dette var årsak/delårsak vil sannsynligvis vise seg til våren. Arbeider i bakkant / sprekker i fjell bak garasjen Det ble utført ekstra arbeider på baksiden/i bakkant av garasjeanlegget fordi det ble foretatt noen reparasjoner på søyler. Fra stillaser som ble satt opp, ble det observert sprekker i fjellet. Disse ble vurdert av Multiconsult og det viste seg nødvendig å sikre en del av fjellet med nye bolter og sikring med gjerde. Nytt anlegg og belegg Prosessen med å legge dekker og katodisk beskyttelse og sandstrødd toppbelegg gikk fint. Utskiftning av gjerder På grunn av arbeider i bakkant av garasjen ble store deler av de ekisterende gjerder og beskyttelsesplater fjernet. Disse ble erstattet fordi de var rustne og i dårlig forfatning med hensyn til fester osv. Det var kun på 4. plan at platene og gjerdet hadde en akseptabel standard. Vedlikeholdspunkt fukt tak I deler av himlingen i plan 4 er det fuktgjennomslag fra 5. plan. Dette må defineres som et vedlikeholdspunkt, og det må påregnes at taket må males på nytt med noen års mellomrom inntil man eventuelt finner en mer permanent løsning på oversiden. Dette er noe styret og bygningsteknisk konsulent vil utrede videre. Maling av korridorer Korridorene inn mot heishuset/sykkeloppstillingsplasser og inn til dekkbodene ble malt. Ny beskyttelse mot nedbør Avskjerming ble montert slik at alle etasjer nå har dette. 5

6 Motorvarmerkontakter i garasje, lysarmaturer Elektrikertjenesten satte på plass motorvarmerkontakter som over tid hadde løsnet, og det ble byttet noen ødelagte lysarmaturer. Byggeledelse, Dr.techn. Kristoffer Apeland AS Byggeledelse og oppfølging av rehabiliteringen av garasjen ble utført av Dr.techn. Kristoffer Apeland AS, hovedsakelig ved Petter Lahlum. HMS Det ble gjennomført flere vernerunder uten at det fremkom spesielle bemerkninger. Det ble satt krav om bruk av hjelm ved arbeid i bakkant av garasjeanlegget og bruk av hørselvern under støyende arbeid. HMS arbeidet ble fulgt opp av Consolvo, Petter Lahlum og styret underveis. Oppsummering Styrets vurdering er at valget av Consolvo som entreprenør på prosjektet ble et godt valg. Vi synes Consolvo både stod for god planlegging/gjennomføring og utviste stor grad av yrkesstolthet/samvittighet når det gjaldt å forsøke å gjøre en så skikkelig jobb som mulig for sameiet. Fjellsikring: I forbindelse med garasjerehabiliteringen ble det avdekket at opprinnelig fjellsikring (fra da bygget var nytt) bak garasjeanlegget ikke var tilfredsstillende på et begrenset fjellparti. Nærmere undersøkelser ble gjennomført i november 2012 og utbedring/sikring ble gjennomført i desember 2012 av fjellsikringsfirmaet Fjerby AS. Entreprenørkostnader 2012 for disse arbeider: kr Konsoller og gavlvegger: Gavlvegger med tilhørende konsoller: Totalt ble det utbedret 2 stk. gavlvegger med tilhørende konsoller i Gavlveggene har lokalitet i AØ 241 og AØ 211/213. Entreprenørkostnader i forbindelse med gavlvegger og konsoller i 2012: kr Heishuset: Utvendig rehabilitering av heishuset ble gjennomført av Consolvo AS og omfattet betongrehabilitering, overflatebehandling av betong, maling av vinduer/espalier og ny taktekking. Entreprenørkostnader i forbindelse med heishuset i 2012: kr

7 Lekkasjesaker: Det ble foretatt en del utbedringer, befaringer, kontroller og vurderinger i Bygningsteknisk konsulent fikk hjelp av forskjellige entreprenører bl. a. Consolvo, Nortekk (taktekkerfirma) og blikkenslager. De fleste skadene som bygningsteknisk ansvarlig ser på, og som ikke er forsikringsrelaterte, er skader forårsaket av vann/fukt. Noen skader er lette å finne årsaken til, mens andre krever en god del undersøkelser for å finne. Skadene oppstår hovedsakelig i forbindelse med utettheter ved takbeslag, i sjeldnere tilfeller i forbindelse med små skader i takpapp eller utettheter i selve konstruksjonene. Muring av trapp utenfor AØ 121 Consolvo har murt ny trapp utenfor AØ121. Beising og utskifting av trematerialer, de 4 siste C boligene Firmaet Bygg One har foretatt utskifting av dårlig panel og beiset de resterende C boligene. Diverse beisearbeider Studenter har utført forskjellige beisearbeider rundt om i sameiet til en rimelig pris. Reparasjon av blomsterkasser Skader på flere av blomsterkassene i betong ble reparert av Consolvo i løpet av sommeren. Maling av vegger, inngangsparti/vestibyle 1. plan På grunn av problemer med vann fra garasje/sluk i garasje, oppstod det skader på tapet i vestibylen i 1. etg. Vaktmester har fjernet skadet tapet og lagt ny strie, samt malt vegger på nytt. Maling av diverse dører Alle dørene mellom heis og inngangspartiene, samt dørene på nordsiden av garasjeanlegget ble i sommer malt. Oppretting av skjeve lysstolper 4 skjeve lysstolper ble i sommer rettet opp i regi av Alt i Vaktmestertjenester. Reparasjon av gjerde på nedre parkeringsplass Tregjerdet på nedsiden av nedre parkeringsplass ble i sommer delvis kjørt ned. Skadene er nå utbedret. Velkomsttavle mellom 5. og 6. plan syd De massive tømmerstokkene på hver side av velkomsttavlen mellom 5. plan syd og 6. plan syd ble i løpet av høsten skiftet/erstattet med nye stokker. Styret har imidlertid reklamert på arbeidet, da resultatet ikke var helt tilfredsstillende. Utbedringen vil bli ferdigstilt i år. 7

8 Reklamasjon på takrenner i C boligene Det ble i fjor konstatert at de nye takrennene i C boligene var montert feil (bl.a. med liten eller ingen helling). Det ble reklamert over for leverandør, og firmaet som installerte rennene utbedret i løpet av året i alle C boligene. Følgende ble rettet/forbedret: Ny helning, mer diskret plassering, større hull i nedløp. Søppelsortering i sameiet Sameiet begynte å sortere søppel i Søppel kastes i egnede poser i henhold til kommunens regler. Sameiet har selv container til papir, glass og plastposer på den nederste parkeringsplassen. Andre typer søppel, det vil si blant annet møbler, bygningsmaterialer, hvitevarer, elektriske artikler og farlig avfall skal leveres til søppelfyllingen eller gjenvinningsstasjoner. Vaktmester skal tømme innholdet i søppelsekkene direkte i søppelcontainerne. Dessverre er det noen av beboerne som ikke sorterer søppelet sitt godt nok, noe som har ført til at vi har måttet leie ekstra containerkapasitet. Besparelsen vi oppnådde med en container mindre, vil derfor bli redusert. Ekstra containere Sameiet satte ut mange containere på forsommeren og i september slik at beboere kunne kvitte seg med mye oppsamlet skrot. Styret håpet med dette å unngå at beboere kaster søppel rundt containere på første plan. Nye søppelkasser Søppelkassen ved hovedinngangen er blitt erstattet med en større som er bedre dimensjonert etter behovet. Det ble også støpt et fundament under den nye kassen. Det er blitt satt opp nye/brukte kasser foran alle inngangene til heishuset. HMS brannvern: Norsk Brannvern Sameiet inngikk en 3 årig serviceavtale med firmaet Norsk Brannvern i Avtalen gjelder både for boligene og fellesområdene (garasjene, heishuset og inngangspartiene/ trappeoppgangene til C boligene hvor det nå er installert koblede varslere og pulverapparater). I henhold til avtalen fikk alle boliger et hjemmebesøk i desember 2012 for oppgradering av varslere og slukkeutstyr samt informasjon om rømningsveier og utstyr. Det var ca. en fjerdedel som ikke var hjemme når representanter fra Norsk Brannvern kom på besøk. Følgelig ble det foretatt oppfølgingsbesøk for disse boenhetene i slutten av februar Feiing og tilsynsinspeksjon v/ Brann og redningsetaten I desember 2012 gjennomførte Brann og redningsetaten feiing og tilsynsinspeksjon i sameiet (gjennomføres hvert 4. år). Etaten påpekte 3 vesentlige mangler: 1. Lagring av brennbart materiale nærmere enn 30 cm fra sotluken 2. Utilstrekkelig adkomst for feiing ved visse enheter 3. Mangel på skriftlig HMS dokumentasjon 8

9 I januar 2013 ga styret Brann og redningsetaten tilbakemelding på rapporten med en tiltaksplan. Denne har etaten akseptert. Styret vil ta tak i disse forholdene i Styret har fastsatt to oppmøtesteder ved evakuering grunnet brann nedre parkeringsplass for beboere på 1. plan og Jerpefaret for beboere på 5., 6., 7. og 8. plan. Vaktmester/snømåking AS Alt i Vaktmestertjenester har stått for vaktmestertjenesten i Tjenesten utføres til fast pris og er beskrevet i en forholdsvis detaljert kontrakt. Etter en litt krevende start i 2011 har vi gjennom et forbedret rapportsystem og tett oppfølging fått en mer stabil tjeneste, noe som også er en følge av at vi i november 2012 fikk en ny vaktmester. Snøbrøytingen har vært utført av Gårdreform Snø og Grønt AS, og styret er tilfreds med firmaets innsats. Noen få klager har det vært på at snø er blitt lagt på steder hvor den hindrer atkomst, og i disse tilfellene har det vært gjennomgående rask respons fra firmaets side. Kontrakten med firmaet vil fra kommende sesong være mer presis med hensyn til hvordan snø skal fjernes for ikke å være i veien. Utbedring av brøyteskader etter sesongen ble utført på en god måte. Renhold Fokus Renhold er sameiets renholdere. De vasker heishuset og tilstøtende arealer. Styret er fornøyd med deres innsats. Heis Det ble gjennomført en større oppgradering av heisene i 2012, med montering av ny bærewire og drivskive på høyre heis og ny bærewire i venstre heis, noe som har ført til at heisene lager mindre støy enn de har gjort noen gang. Det har også blitt skiftet gulvbelegg i den ene heisen. Kostnad: kr Den nye heisalarmen (fra 2011) ringer opp vaktsentralen hver 72. time som en selvtest på at forbindelsen fungerer. Kabel TV Kostnadene til Kabel TV fra Get har økt med 20 kr per seksjon per måned fra og med 1. januar Dette begrunnes med økte priser fra TV2. Garasjeport Etter at rehabiliteringsarbeidene i garasjen var fullført, fungerte ikke garasjeporten når de nyere fjernkontrollene ble brukt. Disse måtte kalibreres og garasjeporten fungerer nå normalt igjen. 9

10 Sameiet har per i dag to systemer på garasjeporten, et eldre (store sendere) og et av nyere dato (mye mindre, tynnere sendere). Ifølge teknikeren er det eldre systemet utsatt for forstyrrelser av trådløse nettverk. De som ønsker å kjøpe ny sender kan kontakte Crawford. Sonene og grøntarealene I fjor kom våren tidlig, og allerede 25. april ble fellesdugnaden holdt med tradisjonelt opplegg. I tillegg har de sonetillitsvalgte både før og etter fellesdugnaden tatt initiativ til dugnader innad i sine respektive soner. Sonetillitsvalgte i 2012 har vært: 1 syd: Einar Nørgaard (AØ 91) 1 nord: Kari Liltved, (AØ 123) 5 syd: Mona Naume (AØ 171) 5 nord: Kjell Kallseter, (AØ 138) 6 syd: Rina Lilje (AØ 195) 6 nord: Kjartan Farnes (AØ 219) 7 syd og 7 nord: Connie Vinjerui (AØ 243) 8. plan: Morten Nygren (AØ 278) Nok en elendig sommer førte til at aktiviteten i sonene generelt har vært noe lavere enn i tidligere år. Styret takker de sonetillitsvalgte for innsatsen i I 2012 ble det igangsatt et mer omfattende arbeid med å oppgradere fellesområdet på 5. plan nord. Furubuskene langs gangveien, som med årene var blitt til en mannshøy krattskog, ble fjernet med stor dugnadsinnsats, og deretter ble området tilsådd som et midlertidig tiltak. Lekehuset oppe på haugen er blitt reparert, rettet opp og malt i løpet av sommeren. Styret henvendte seg først til et gartnerfirma for å få fullført opparbeidelsen av fellesarealet, men da responsen derfra var mangelfull, kontaktet vi AS Gårdreform med henblikk på planting, etc. i henhold til foreliggende plan. De anbefalte å ikke plante nye busker før over vinteren, siden disse trenger tid til å etablere seg for å tåle kulden. De lovte å komme til oss når snøen igjen er borte og bakken tint for å utføre de gjenstående arbeidene. Bruk av e post Styret kommuniserer i hovedsak med sameierne ved hjelp av e post. Erfaringene med dette er gode. Det er imidlertid viktig at det sendes beskjed om endringer i e postadresse til sameiere@skogen.info, slik at informasjon fra styret når frem. Interne websider for styret (wiki) Styret har fortsatt arbeidet med å samle sameiets dokumenter og informasjon om driften, på styrets interne nettsider. Dette omfatter blant annet kontrakter, maler, styreprotokoller, diverse sakshistorikk, prosedyrer og praktisk informasjon som benyttes i styrets arbeid. 10

11 Websider Informasjon om Skogen boligsameie finnes på Der finnes også e postadressene til styret, Skogen Rundt (informasjonsbrev fra styret) og annen informasjon. Eiendomsmeglere vil finne en del nyttig informasjon om sameiet på websidene. Oslo, 5. mars 2013 Øyvind Omang (sign.), Mette Mesna (sign.) Harald Schiøtz (sign.), Sigve Søråsen (sign.), Michael Krallman (sign.) 11

12 Sak 3 Regnskap med revisors beretning 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 Sak 4 Forslag til sameiermøtet 4.1 Forslag fra styret: Vedlikeholdsbudsjett 2013 Styret har, sammen med vår bygningstekniske konsulent Petter Lahlum fra Dr. techn. Kristoffer Apeland AS, gjennomgått behovet for vedlikehold i Vi har tatt utgangspunkt i kjente skader, tidligere foreslåtte tiltak, tilstandsvurderingen og de utredninger som er gjort de siste årene. Styret foreslår at det settes av kr , til vedlikeholdsplan for Forslag til disponering av disse midlene er gitt nedenfor. I tillegg til dette kommer ordinært vedlikehold av heis, garasjehus, garasjeport, bolighus, gangveier og grøntarealer, slik at det totale vedlikeholdsbudsjettet for 2013 vil bli: Vedlikehold heis kr , Vedlikehold garasjehus og port kr , Vedlikehold bolighus, gangveier etc. kr , Grøntarealer kr , Vedlikeholdsplan kr , Totalt kr , Forslag til utbedringstiltak 2013: Lekkasjesaker / videre undersøkelser oppfølging i 2013: Det vil bli jobbet videre med oppfølging av allerede påviste og nye fukt relaterte skader og andre utvendige skader som ikke forsikringen vår dekker. Budsjett: kr Konsoller og gavlvegger: Omfanget utbedring i 2013 antas å bli noe større enn i På grunn av omfattende arbeider på garasjen og utbedring av heishuset ble dette punkt ikke prioritert i Konsoller: Det legges opp til, som tidligere år, at kun de konsoller med mest skader og de konsoller mot gavler(som rehabiliteres) utbedres. Nedløpskasser under konsoller undersøkes nærmere. Prøveutskifting av avløpskasse gjennomføres. Gavlvegger: Det legges opp til, som tidligere år, at kun de gavlvegger med mest skader og sliten overflatebehandling utbedres. Her antatt utbedret 5 7 gavlvegger. Budsjett: kr

19 Varmekabler i nedløp fra tak og ombygging av nedløp: Varmekabler i nedløp fra tak er ikke blitt skiftet ut siden sameiet ble bygget. Prøveutskifting gjennomføres på AØ nr. 95/97 og kontroll gjennomføres på andre utvalgte nedløp. Ombygging av innvendige nedløp til utvendige nedløp, der mellombygg og enderekkehus, avventes til erfaringer er gjort i forbindelse med den utførte ombyggingen av AØ 241. Budsjett: kr Oppussing av oppganger i C blokken: Overflatebehandling av vegger og himlinger, nytt vinylbelegg på repos og trapper, diverse detaljer. Dette punktet i vedlikeholdsbudsjettet vil bli gjennomført hvis sameiet gir sin aksept for oppussing av C boligene (se forslag 4.3). Hvis ikke vil pengene brukes til konsoller og gavlvegger. Budsjett: kr Bærende konstruksjoner under husene og fjellet under byggene: (Det vises til notat fra Dr. Techn. Kristoffer Apeland AS datert etter visuell tilstandsvurdering under husene og tidligere gjennomførte utbedringer i 2010 og 2011). Som i fjor opprettholdes følgende punkter: Holde under oppsikt som i 2011/2012 gjenværende betongskader som er fuktrelaterte. Foreløpig ikke behov for strakstiltak. Omfang kan være betydelig avhengig av membraner/detaljer på oversiden. Her inngår også dilatasjonsfuger. Dilatasjonsfuge på plan 5 skal forsøkes utbedret ved injisering. Holde under oppsikt, kontrollere og vurdere nærmere behovet for fjellsikring. Budsjett: kr Montering av vannmålere: Montering av vannmålere på hovedledninger i sameiet. Budsjett: kr Avsatte midler til uforutsette utgifter i forbindelse med vedlikehold Budsjett: kr Konsulenthonorar Omfang antatt som i 2011(i 2012 var konsulenthonoraret høyere pga garasjeprosjektet). Budsjett: kr

20 Forslag til vedtak Vedlikeholdsbudsjett 2013: Sameiermøtet vedtar følgende vedlikeholdsbudsjett for 2013: Totale kostnader for vedlikehold 2013 Vedlikehold heis kr , Vedlikehold garasjehus og port kr , Vedlikehold bolighus, gangveier etc. kr , Grøntarealer kr , Vedlikeholdsplan kr , Totalt kr , Sak 4.2 Forslag fra styret om endring av vedtekter Styret har sett på sameiets vedtekter og fått råd fra advokat Henning Hoel i advokatfirmaet Hoel Wollbråten om å gjøre endringer i dem. Advokat Hoel skriver at sameiets vedtekter bærer preg av at de er utdaterte og/eller direkte misvisende på flere områder. Det er hovedsakelig avvik fra eierseksjonsloven som ligger bak behovet for endringer. Styret ønsker å forbedre vedtektene og ønsker videre å se på muligheter for å tydeliggjøre grenseoppgangen mellom hva som er sameiets og hva som er sameiernes ansvar. Styret planlegger å jobbe videre med dette i året som kommer med bistand fra advokat Hoel. Basert på tilbakemelding fra Hoel har styret følgende forslag til vedtak: Sak Forslag fra styret om å endre teksten i 4 Sameiermøte, 5. avsnitt Advokat Hoels kommentar: Det slås fast at styrets leder skal være møteleder, og at annen møteleder kun kan velges ved fravær. Dette er ikke en lovlig begrensning i sameiermøtets kompetanse til å velge en annen møteleder. Styrets forslag til vedtak om endring av tekst: I 4 Sameiermøte, 5.avsnitt, står det følgende: ʺSameiermøtet ledes av styrets leder. Om lederen ikke er til stede, velger sameiermøtet en møteleder blant de tilstedeværende sameiere.ʺ Teksten endres til: ʺSameiermøtet skal ledes av styrelederen med mindre sameiermøtet velger en annen møteleder, som ikke behøver å være sameier.ʺ Sak Forslag fra styret om å inkludere et nytt avsnitt under 4 Sameiermøte Styrets kommentar : I 2011 tok styret i bruk e post i kommunikasjon med sameierne. Pr. i dag nås 98% via e post. Dette fører til at sameierne får informasjon raskere. Det sparer også styret for mye tid sammenliknet med manuell utdeling. Styret ønsker å 20

21 vedtektsfeste denne muligheten. Styret ønsker fortsatt å ivareta de som ikke har e post, på annen måte. Styrets forslag til vedtak om å inkludere et nytt avsnitt: ʺInnkalling til sameiermøte, meldinger, varsler og annen informasjon kan skje pr e post til de sameiere som uttrykkelig har godtatt dette. Når sameieren skal gi meldinger til styret kan dette gjøres til den e postadresse som sameiet har fastsatt til slik bruk. Innkalling til sameiermøte kan også skje skriftlig på vanlig måte dersom styret velger detteʺ Sak Forslag fra styret om å endre teksten i 5 Ordinært sameiermøte, 1. avsnitt Advokat Hoels kommentar: Bestemmelsen i 5 om at saker kan varsles fra seksjonseiere 21 dager før møtet, er svært uheldig og trolig vanskelig å gjennomføre i praksis. Det bør her vedtektsfestes at forslag skal fremmes innen en frist som styret fastsetter. Styrets kommentar: Styret er enig med Hoel i forslaget til endring av vedtektene, fordi vi ser at det som regel er for kort tid fra fristen til å forberede saker og behandle alle dokumenter, til innkallingen skal være ferdig. Styrets forslag til vedtak om endring av tekst (endring i kursiv): I 5 Ordinært sameiermøte, 1.avsnitt, står det følgende: Ordinært sameiermøte holdes hvert år innen utgangen av april måned. Styret berammer møtet og varsler sameierne i god tid. Saker som en sameier ønsker behandlet, må sendes styret senest 21 dager før møtet. Teksten endres til: ʺOrdinært sameiermøte holdes hvert år innen utgangen av april måned. Styret berammer møtet og varsler sameierne i god tid. Saker som en sameier ønsker behandlet, må sendes styret innen en frist som styret fastsetter.ʺ 21

22 Sak 4.3 Oppussing av C boligenes felles gangarealer Forslag fra Kolberg/Ifarness (AØ 254), Nekkøy (AØ 254), Månsson/van Leeuwen (AØ 256), Paulsen (AØ 258), Tveito (AØ 256), Årdal (AØ 256): ʺC boligenes felles gangarealer har ikke vært oppusset siden de ble bygget i Vi ønsker derfor at det settes av penger til dette formålet og at arbeidet utføres så snart som mulig. Vi mener at oppussingen bør omfatte nytt gulv, sparkling og maling av vegger pluss maling av tak. ʺ Styrets kommentar/forslag til tilleggsvedtak: Styret ønsker å opplyse om tidligere praksis som er at sameiet har dekket kostnadene til maling/materialer. Dersom forslaget blir vedtatt, mener styret at det, for å oppnå et best mulig resultat, er best å få gjennomført oppussingen ved hjelp av profesjonelle håndverkere, og at tak og vegger bør males i lyse farger (f.eks. hvit). Styret vil derfor i såfall fremme følgende forslag til tilleggsvedtak: ʺStyret skal beslutte valg av håndverkere, samt material og fargevalg ved oppussingen av C boligenes felles gangarealer. ʺ Sak 4.4 Forslag fra Tone Cecilie Høgestøl om platting og bod foran Arnulf Øverlandsvei 241 B: Fasaden foran leiligheten min er veldig stygg med et uregjerlig buskas av et bed, og sprukken og ujevn asfalt foran. Siden jeg ikke har balkong eller uteplass ønsker jeg å bygge en platting foran leiligheten, slik at jeg også kan få nyte litt sol ute på sommeren. Styret ga opprinnelig godkjenning for å bygge en platting etter samme mål som balkongen over meg. Etter å ha snakket med soneansvarlig på 7. plan, samt undersøkt hvordan man enklest kan bygge en platting, ønsker jeg nå å bygge en større platting. En større platting krever flertall for forslaget på sameiemøtet. Jeg ber derfor om sameiets tilslutning til å få bygge en platting foran leiligheten, som strekker seg ut til gressplenen foran leiligheten. Denne vil da dekke det stygge bedet som går langs husveggen og den ødelagte, ujevne asfalten som er mellom bedet og gressflekken. Da vil jeg slippe å fjerne betongkanten foran blomsterbedet, men bruke den som fundament for plattingen. Plattingen vil da bli ca 30 cm høy (asfalten foran skråner), og vil bli ca 5 meter bred (lengden til husveggen) og ca 3,9 m dyp (ut til gressflekken). I tillegg ønsker jeg å sette opp en liten bod i hjørnet inntil husveggen på plattingen med plass til puter, snøskuffe og sånt. Det vil også bygges trappetrinn nærmest trappen til inngangsdøren min. Jeg er ingen stor tegner, men har forsøkt å tegne inn mitt forslag under (veldig forenklet). Oppføring av en eventuell platting skjer på min regning. Dersom plattingen godkjennes foreslår jeg også at jeg får hakke opp asfalten som er på siden av gressflekken (asfalten er veldig dårlig), og heller ha et lettstelt (og krattfritt) bed der, det tror jeg vil bli veldig mye penere. 22

23 Om sameiet ikke gir sin tilsutning vil jeg bygge en mindre platting, men da må det brukes midler på å utbedre den ødelagte asfalten foran leiligheten. Forsøk på tegning: Styrets kommentar/forslag til tilleggsvedtak: På tross av stor forståelse for ønsket om å bygge større platting og bod, mener styret generelt det er problematisk å gi tillatelser til fasadeendringer, bygging og forandringer på sameiets fellesarealer som flere sameiere potensielt også kan ha ønske om å få mulighet til. Styret ønsker mest mulig lik behandling av sameierne og mener konsekvensene kan bli uoversiktlige. Dette innbefatter at det i fremtiden kan bli vanskelig å gjennomføre en rettferdig grenseoppgang med hensyn til bl.a. hva som skal tillates oppført, utforming, størrelse og omfang. Videre mener styret at dersom forslaget godkjennes av sameiermøtet må forslag til utforming godkjennes av sameiets byggtekniske konsulent. Dersom forslaget godkjennes av sameiermøtet må utforming søkes og godkjennes av Planog bygningsetaten før oppføring. Dersom forslaget blir vedtatt ønsker styret å fremme følgende forslag til tilleggsvedtak: ʺForslaget til utforming for bygging av bod og platting utenfor AØ241B må godkjennes av sameiets byggtekniske konsulent og videre søkes og godkjennes av Plan og bygningsetaten.ʺ 23

24 Sak 5 Budsjett for 2013 Styret foreslår at vi beholder dagens nivå på fellesutgifter, kr /mnd/seksjon. 24

25 Sak 6 Valg Forslag til nytt styre: Styreleder: Øyvind Omang, Arnulf Øverlandsvei 249 Styremedlemmer: Harald Schiøtz, Arnulf Øverlandsvei 250 Mette Mesna, Arnulf Øverlandsvei 225 Michael Krallmann, Arnulf Øverlandsvei 196 Barbro Bottheim, Arnulf Øverlandsvei 131 Hanne Margrethe Olsen, Arnulf Øverlandsvei 111 Forslag til ny valgkomité: Jacob Vikse, Arnulf Øverlands vei 230 Halvor Holm, Arnulf Øverlands vei 264 Sigve Søråsen, Arnulf Øverlands vei 280 (gjenvalg) (gjenvalg) (gjenvalg) (gjenvalg) (ny) (ny) (gjenvalg) (ny) (ny) Kandidatene har sagt seg villig til å stille til valg. 25

26 (Denne siden er satt inn blank med hensikt.) 26

27 Skogen boligsameie Arnulf Øverlandsvei Oslo FULLMAKT Jeg/ vi gir herved Navn: fullmakt til å møte og stemme for meg/ oss på sameiermøtet i Skogen boligsameie 14. mars Sameieren(e)s navn: Adresse: Arnulf Øverlandsv. Seksjons nummer: Underskrift: Klipp her ADGANGSTEGN til sameiermøtet i Skogen boligsameie 14. mars Sameieren(e)s navn: Adresse: Arnulf Øverlandsv. Seksjonsnummer: Leveres ved registreringen På sameiermøter kan sameier(e) og ektefelle/ samboer møte, men bare med en stemmerett for hver seksjon. Dersom du ikke kan møte på sameiermøtet, kan du møte ved fullmektig. Ønsker du å benytte deg av denne retten, vennligst bruk fullmakten overfor. En fullmektig kan kun representere en sameier i tillegg til sin egen stemme, ref. vedtektenes 4. 27