Det 46. ordinære årsmøtet i Langøen båtforening

Transkript

1 Det 46. ordinære årsmøtet i Langøen båtforening Fjellheim samfunnshus 30 mars 2016 kl 19.00

2 Dagsorden 1. Åpning 2. Konstituering 3. Styrets årsberetning. Husstyrets årsberetning. Bryggekomiteens beretning. 4. Revidert regnskap 5. Budsjett 6. Forslag 7. Valg

3 Styrets beretning For perioden 26 mars 2015 til 30 mars 2016 Styret har i perioden bestått av Formann Jørgen Hansen (i permisjon siden september 2015) Viseformann: Johannes Andersen (fungerende formann siden september) Kasserer: Ingebjørg Madshaven Sekretær: Gry Nordmark Styremedlem: Eyolf Blom (fungerende styremedlem siden september) 1.Varamann: Arild Terland (fungerende nestleder siden september) 2.Varamann Jonny Andersen Valgkomite Lars Schau Jacobsen Tom Gudim Eriksen Revisorer Terje Andersen Eyvind Hesselberg Husstyre Klubbhus Veronika Andersen

4 Styrets arbeid I perioden har det vært avholdt årsmøte og 12 styremøter. Det har vært avholdt ekstraordinært årsmøte 19 november 2015 hvor oppgradering og utvidelse av dagen brygger stod på programmet. Det ble også vedtatt endringer i havnereglementet. Styret har i tillegg hatt flere arbeidsmøter. Styret fikk en krevende start med mange nye medlemmer. Den første utfordringen ble å fordele båtplasser og deretter sette opp vaktlister basert på båtplassene. Vi har et dataprogram som egentlig skulle gjøre denne jobben enkel. Men det er slik at man ikke får mer ut av et dataprogram enn det som er lagt inn av data. Styret jobber kontinuerlig med å oppdatere databasen for å få et nyttig arbeidsredskap på sikt. Endring av fristen for å søke om plass og melde om at tildelt plass ikke skal benyttes vil gjøre at årets arbeid med tildeling og vaktlister noe enklere å få i havn før båtene skal settes ut. Årsmøtet i 2015 oppfordret styret om å spare og ha et spesielt fokus på utgiftene. Vi har hatt et stort fokus på økonomi. Utgiftene til betalt dugnadsarbeid er redusert. Vi er i ferd med å gjennomgå alle inngåtte avtaler for å spare der det er mulig. I tillegg har vi hatt fokus på å kreve inn avgifter for båtplasser og opplag. Tallene blir nærmere presentert i regnskapet. Vi ser at det fremdeles er grep som må gjøres for å holde utgiftene nede. Våren 2015 ble det utført reparasjoner og endringer på B-brygga. Stolper ble flyttet og vaieren innerst på nordsiden ble fjernet. Dette ga 5 nye plasser. Vi har nå 256 plasser + gjesteplass. Det har hopet seg opp med avfall og gjenglemt opplagsmateriell i havna. 7 november ble det avholdt dugnad. Mange medlemmer stilte opp og bidro til en fin og ryddig havn. En stor takk til alle som bidro med både arbeidsinnsats og utstyr. Dette frister til gjentakelse. Styret har mottatt henvendelse fra medlemmer angående bygging av hustelt til båter i opplag. Vi har undersøkt regelverket som gjelder for slikt i Fredrikstad kommune. Slike hustelt er å anse som byggverk når de har reisverk i tre. De faller enten i kategorien carport eller garasje. Det er søknadsplikt for slike byggverk og i utgangspunktet forbudt å sette opp i LNF-område/100-metersonen. Enkeltpersoner kan ikke oppføre slike byggverk i havna. En eventuell søknad til kommunen må komme fra styret og det må være helt spesielle grunner for at vi skal få tillatelse til slikt. Våre vedtekter sier at opplagsmateriell skal ryddes bort etter sjøsetting. Styret minner om at alle byggverk og alt opplagsmateriell må fjernes etter årets sjøsetting. Det er kun tillatt å benytte ordinært opplagsmateriell (løse deler) når båtene skal i opplag igjen til høsten. I forbindelse med nye brygger og låneopptak var det nødvendig med ny festekontrakt. Fungerende formann bisto bryggekomiteen i møte med kommunen og vi har fått en god kontrakt som varer i 50 år og hvor leieprisen ikke økes til kommunens standardnivå før i 2025.

5 Investeringer Vi har kjøpt ny høytrykkspyler, den gamle gikk i stykker. Vi har også kjøpt 4 båtstøtter. I år ble de benyttet som ekstra støtte til en seilbåt som så ut til å bevege seg i egen krybbe. Vi har også investert i en merkemaskin. Alt opplagsutstyr og alle båter skal merkes. Det vil gi oss bedre oversikt over hvem som eier båter og utstyr. Hovedinntaket for strøm er byttet fra 63 til 80 A og vi har fått ny måler. Styret har fokus på strømforbruket og vurderer innkjøp av ferdige kabler med måler til leiestrøm. Traktoren har fått nytt planerings-/brøyteskjær. Vi har fått 9 nye livbøyer fra Tryg forsikring. Medlemsutvikling Vi har nå 521 medlemmer. 6 medlemmer ble ekskludert grunnet manglende betaling. 4 har falt fra og 11 har meldt seg ut. Vi har fått 36 nye medlemmer i perioden. Det er stor etterspørsel etter båtplasser. Videre planer Prosjekt nye brygger går sin gang. Se egen beretning fra bryggekomiteen. Styret ser på muligheten til å søke eksterne midler til mottaksstasjon for septikkavfall i forbindelse med nye brygger. Styret ønsker fortsatt fokus på en ryddig havn og vil invitere til nye dugnader i den anledning. Styret må også ha opprydding etter gamle synder. Det har kommet en klage til kommunen på utfylling flere steder i havna. Slike arbeider er søknadspliktig. Kommunen var på befaring i havna og anmodet om uttalelse i forbindelse med ikke omsøkte utfyllinger og ga varsel om pålegg. Fungerende formann har vært i dialog med kommunen og vi har fått anledning til å søke om dette i forbindelse med søknad om nye brygger. Videre vil vi invitere til nye dugnader for å holde havna vår ryddig og fin. Fokuset på økonomi vil bli videreført. Vi vil jobbe for god informasjon til medlemmene via nettsiden og Facebooksiden til Langøen båtforening og utvide bruken av epost for å nå raskt og rimelig ut til flest mulig. Styret vil takke alle som har bidratt med arbeidsinnsats, innspill og engasjement i året som har gått. Vi håper på nye innspill og stort engasjement også i kommende år. Styret ønsker alle medlemmer sol og medvind og en trivelig båtsesong i 2016.

6 Årsrapport fra husstyret. Her er et referat fra husstyret og det som har blitt gjort/leid i Foreningshuset har vært jevnlig utleid noen helger i hver mnd. Litt mere trøkk på våren (konf. etc.) og på senhøsten julebord, avslutningsfester. etc.) Huset var oppe på den store dugnadsdagen vi hadde før jul,2015, vi serverte pølser, vafler, kake og kaffe (super, velykket dag) Hadde en liten samling på kvelden også for de som var intressert. Har også vasket terasse(sommer2015),og beiset med 3 lag terassebeis.(det trengtes).malt rekkverk også. Kjøpt inn litt nye gardiner/duker. etc. Har fikset opp litt i vaktbua også og den blir nå vasket likt som huset, ca en gang i uka. Legger også fram plan for hva som skal bli gjort i 2016: -Male kjøkkeninnredning (veldig slitt og stygg) -Ny komfyr {har blitt kjøpt inn) Vil til sist nevne at Huset er stengt for utleie fra MVH Husstyret, Veronika Andersen.

7 Årsberetning fra bryggekomiteen Vi er i full gang med trinn 1 som ble vedtatt under det ekstraordinære årsmøtet i fjor. Vi har samtidig så vidt begynt å se videre på trinn 2. Full utredning av trinn 2 vil kunne skje og bli fremlagt for medlemmene når vi har landet alle detaljer for trinn 1, samt startet utskiftingen. Det er veldig mange timer som blir lagt ned som frivillig arbeid fra brygge komiteen og fra styret. Vi har hatt nye møter med nesten alle aktuelle bryggeleverandører. Vi har nå også detaljert mer rundt det som har blitt vist medlemmene. For trinn 1 så ser vi nå at plasseringen av bryggene som presentert er realiserbart. Dette er i samråd med fagfolk den mest effektive utnyttelsen av arealet vi har, samtidig som en modulær løsning for å kunne bygge på trinn 2 og trinn 3. For å få enda flere plasser inn i trinn 1, har vi som informert på det ekstraordinære årsmøtet dratt den ene bryggen helt ut, slik som vist på tegning under, (øverste røde sirkel). Dette medfører at antall berørte plasser kan økes fra 86 til 129. Tidligere løsning var skissert til 94 og mulig +20 med denne utvidelsen. Samtidig for å få plass til utriggere på begge sider av denne brygga, ser vi oss nødt til å dra dagens flytebrygge innover og erstatte en mindre del av betongflytebrygga (vist med oransje sirkel). Da

8 frigjør vi mer plass ytterst, dette går på bekostning av service longsideplasser og 15 andre plasser på dagens flytebrygge. De 15 plassene vil flyttes over på de nye flytebryggene. Vi har gått igjennom alle som har plass i dag på de 2 pålebryggene og flyttet de over i passende plasser på den nye brygga, samt flyttet de 15 berørte plassene fra dagens flytebrygge. Med noen justeringer for bredder og bedre tilpasninger i forhold til hvilke bredder enkelte har, teller vi da opp ca. 32 ledige plasser. Vi har fått inn fagfolk til å sjekke dybder rundt brygge B, samt 5,5m inn i sivet og siv kanten. De har konkludert med det samme som komiteen, det vil si at det er tilstrekkelig dybde. Det er noen steiner under brygge B som må bli fjernet, som også er bemerket av flere medlemmer. Foreløpig er det ikke nødvendig med mudring. Det blir smale bommer innerst der stålbrygga er, likt som i dag. På de andre bryggene så blir annenhver utrigger gangbar. Priser på vann og strøm samt nye tilbud for rivning er mottatt. Vi tar sikte på at det er ett strømuttak til hver plass på alle store plasser, inkludert vann og lys. I tillegg vil vi etablere redningsstiger og nye anordninger for livbøyer. I søknadsprosessen vil vi ta med endringer av rampe og på sørenden i forhold til skjerming fra elva. Samtidig om det er mulighet å etablere en tømmestasjon for septik-tank i havna vår.

9

10

11

12

13

14 Budsjett Salgs og driftsinntekt Salgsinntekter 3100 Salgsinntekter, uttak, avgiftsfritt 3900 Leie av strøm i båt hvis forslag blir godkjent 3910 Medlemskontingent Bryggeleie - faste plasser Innskudd med nytt innskudd Ekstra engangsinnkudd Bryggeleie - leieplasser Gebyr ved sen betaling Leie opplagsplass Leieplass Leieplass vinter Slipp - innbetaling Bruk av mastekran - 0 innbetaling 3996 Bruk av stasjonærkran innbetaling 3997 Bruk av mobilkran innbetaling 3999 Vaktgebyr 0 Sum Salgsinntekter Sum Salgs- og driftsinntekt Lønnskostnad 5000 Administrasjonskostnader Godtgjørelse til styre/bedriftsforsamling SUM Lønn m.m ,00 SUM Lønnskostnad Andre driftskostnader Kostnad lokaler 6320 Renovasjon, vann, avløp Strøm SUM Kostnad lokaler Leiekostnader 6400 Dugnad utsett/opptak båt ved 2 nye styre medlemmer

15 6410 Dugnadsarbeide/maskinleie Maskinleie SUM Leiekostnader Verktøy, inventar og driftsmateriale som ikke skal aktiveres 6550 Driftsmateriale SUM Verktøy, inventar og driftsmaterial Reperasjon og vedlikehold 6600 Klubbhus Brygger Kraner Vei, opplagsplass SUM Reperasjon og vedlikehold Fremmed tjenester 6790 Mobilkran Vakthold 0 SUM Fremmed tjenester Kontorkostnader, trykksaker o.l Kontorrekvisita Datakostnad Aviser, tidsskrifter, bøker og 0 lignende 6860 Møte, kurs, oppdatering og 1000 lignende SUM Kontorkostnader, trykksaker o.l Telefon, porto o.l Telefon Porto Gebyr og trans.kostnader 0 SUM Telefon, porto o.l. Kostnad transportmidler 7000 Traktor - drivstoff/vedlikehold 1000 SUM Kostnad transportmidler SUM Forsikringspremie, garanti- og servicekostnader 7500 Forsikringspremie SUM Forsikringspremie, garanti- og service SUM Andre driftskostnader Finansinntekt og -

16 kostnad Finansinntekt 8040 Renteinntekt, skattefri 0 SUM Finansinntekter SUM Finansinntekt og - kostnad 8140 Rentekostnad, ikke fradragsberettiget 8170 Kostnad byggelån SUM Finanskostnader SUM Finanskostnader og - kostnad Egenkapital og gjeld Egenkapital Over-/underskudd 8800 Årsresultat (overskudd) SUM Over-/underskudd Opptjent egenkapital 2050 Annen egenkapital SUM Opptjent egenkapital SUM Egenkapital Gjeld Annen langsiktig gjeld 2291 Lån flytebrygge ,00 SUM Annen langsiktig gjeld SUM gjeld SUM Egenkapital og gjeld Nye brygger, lån halvt år

17 Forslag til årsmøtet Forslag til endring i Havnereglementet fra Øivind P. Olsen. 1. Båtplasser tillegg til punkt B Arvtaker betaler nytt innskudd og årsavgift / breddemeterpris etter gjeldene satser, når plassen overføres. Styrets innstilling: Styret støtter forslaget, men foreslår følgende tillegg MED FRATREKK AV INNBETALT INNSKUDD 7. Opplag tillegg til punkt B Det er ikke anledning til å ha faste installasjoner / båthus stående på samme plass fra år til år. Disse skal fjernes etter hver vintersesongen, senest 14 dager før St.Hans. Styrets innstilling: Styret er enig i Olsens synspunkter, men mener at dette er helt i tråd med dagens vedtekter 7.b og lovverket for øvrig. Styrets innstilling er at det ikke stemmes over. Styret vil fra inneværende år håndheve havnereglementet og lovverk for øvrig. Forslag til endring i 2 i Havnereglementet fra Tore Tindlund: «For å stimulere til at flere båtplasser frigjøres for medlemmer som står på venteliste, skal medlemmer som stiller sin båtplass til disposisjon for styret kun betale halv leie for sesongen båtplassen fristilles. Styret kan bestemme at rabatten faller bort dersom det ikke er mulig å leie ut plassen. Styret kan godkjenne at båtplasser leies ut for kortere tid enn en hel sesong, til medlemmer som står på venteliste. Nødvendige endringer innarbeides i foreningens regelverk.» Styrets innstilling: Styrets forslag til endring i 2 a Tildeling av båtplasser i Havnereglementet Fortrinnsrett til båtplass har innbyggere i Fredrikstad. Det kan tildeles kun en båtplass pr. medlem. Ved framleie av båtplass betaler medlemmet bryggeleie, men får refundert halvparten hvis plassen leies ut, forutsatt at styret har fått melding om at plassen kan leies ut innen fristen 1 mars. Den som leier går vakten og betaler også bryggeleie. Forslag til Vaktinstruks fra Arne Inglingstad Foreslår at det blir obligatorisk for påtroppende vakt å ringe vaktkollega hvis denne ikke dukker opp til rett tid. Deretter vaktansvarlig i Styret hvis vedkommende ikke kommer. Først da kan han gå hjem.

18 Hvis denne prosedyren ikke følges deler begge vakter på de 1500 kr som er vedtatt som gebyr for uteblitt vakt. Styrets innstilling: Styret synes det er en god ide og at dette vil styrke vaktholdet. Vi vil legge inn i vaktinstruksen at fremmøtt vakt ringer vaktkollega. Vi ilegger ikke gebyr til en som har møtt fram. Forslag fra Øivind P. Olsen til Prisliste Dugnadssats: Tillegg, Betaling ved dugnad avsluttes når medlemmet fyller 75 år Styrets innstilling: Forslaget avvises. All dugnad skal uansett avtales med styret. Forslag fra styret: Betaling for avtalt dugnadsinnsats begrenses oppad til kr pr medlem. All dugnadsbetaling skal faktureres i det året det er utført. Styrets forslag til nytt gebyr. Innmeldingsgebyr kr 300,- i tillegg til medlemsavgiften. Innskudd økes fra til 6000 kr per breddemeter. Engangsinnskudd ved overgang til nye brygger kr 1500 pr bryggemeter. Hustyrets forslag til nye priser: 1. Gjelder for leie i helger: Pris for Medlemmer, som holder fester/arrangement med personer under 25 år: 1800,- (dette er inkl. vask) -pris for IKKE medlemmer, som holder fester arrangement, med personer under 25 år:2500. (dette er inkl. vask) Pris for medlemmer over 25 år som holder fester/arrangemang:1200,-(uten vask) Pris for IKKE medlemmer, over 25 år som holder festerlarrangemanger:1800,- (uten vask) Pris for vask:600,-(gjelder Alle) 2. Pris for leie på ukedager(mandag-torsdag) for medlemmer:800,- Pris for leie på ukedager(mandag-torsdag) for IKKE-medlemmer:1000,-

19 Styrets forslag til endring i Vedtektene: 4 Årsmøtet nytt punkt d Årsmøtet er beslutningsdyktig når innkallingen har skjedd etter vedtektene. Årsmøtet treffer sine beslutninger med simpelt flertall blant de fremmøtte medlemmer, med mindre annet fremgår av disse vedtekter. Styret er ansvarlig for å legge fram forslag om endringer i vedtekter, havnereglement eller retningslinjer. Forslag om endringer i vedtekter, havnereglement eller retningslinjer fra medlemmer må være styret i hende senest 14 dager før årsmøtet avholdes. Endringer i vedtektene kan kun vedtas av årsmøtet med minst 2/3 flertall av de fremmøtte medlemmer. Ektefelle/samboer med fullmakt kan stemme på vegne av medlemmet. Styrets forslag til ny 5 Styrets sammensetning og myndighet a) Foreningens styre skal bestå av 7 medlemmer pluss to varamenn som velges hvert år. Formann, viseformann, kasserer, sekretær og styremedlemmer velges for to år av gangen, etter partall- og oddetallsordning.