Innkalling til årsmøte i Tenvik båtforening

Transkript

1 Innkalling til årsmøte i Tenvik båtforening Sted og tid Tømmerholt idrettshus mandag 29. april 2019 kl. 19:00. På finner du innkalling og sakspapirer. Dersom du ikke har tilgang til internett kan papir-kopier fås hos sekretær Anders Gundersen. Ingen påmelding. Enkel bevertning. Etter årsmøtet vil det bli informert om aktuelle saker og anledning til uformell prat om ting som opptar medlemmer og styret. Saksliste: Sak : Konstituering Valg av møteleder Valg av referent Valg av to personer til å undertegne protokollen Sak : Godkjenninger Godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter Godkjenning av saksliste Sak : Årsrapport og regnskap for 2018 Styret informerer om aktiviteten i 2018 Regnskap for 2018 Revisors beretning (ikke vedlagt her, vil være klar til årsmøtet) Godkjenning av årsrapport og regnskap for 2018 Sak : Satser og budsjett Styret legger fram forslag til satser for 2019 (se vedlegg) Godkjenning av satser for 2019 Styret legger fram forslag til budsjett for 2019 Godkjenning av budsjett for 2019 Sak : Valg Disse vervene er på valg: Leder (i dag: Bjørn Ivar Nilsen) Sekretær (i dag: Anders Gundersen) Styremedlem (i dag: Bjørn Kaltvedt) Revisor (i dag: Terje Hansen) Medlem apellutvalg (i dag: Gaute Amundsen) Medlem valgkomitè (i dag: Knut Vetvik) Disse er ikke på valg: Nestleder: Jan Tore Olsen Kasserer: Tor Ivar Kolpus Styremedlem: John Einar Enger Varamedlem til styret: Bjørnar Sørensen Medlem apellutvalg: Trond Kosberg Medlem apellutvalg: Rune Skar Leder valgkomitè: Alf Ranheim Medlem valgkomitè: Steinar Gulvåg Endring av vedtekter: Styret foreslår at det ikke lenger velges varamedlemmer til styret. Det innebærer en endring av foreningens vedtekter ved at 6 fjerde avsnitt.slettes. Valgkomitèen fremmer innstilling til kandidater og valg. Sak : Innkomne forslag Forslag må være styret i hende senest 15. april Eventuelle saker publiseres på før årsmøtet Tenvik, Styret i Tenvik båtforening

2 Tenvik båtforening Årsrapport 2018 Årsmøte Tenvik båtforening 1

3 ÅRSRAPPORT 2018 FOR TENVIK BÅTFORENING Styre og medlemsmasse Styret her bestått av: Bjørn Ivar Nilsen, leder (valgt i 2018 for 1 år) Jan Tore Olsen, nestleder (valgt i 2018 for 2 år) Tor Ivar Kolpus, kasserer (valgt i 2018 for 2 år) Anders Gundersen, sekretær (valg i 2017 for 2 år) Bjørn Kaltvedt, styremedlem (valgt i 2017 for 2 år) John Einar Enger, styremedlem (valgt i 2018 for 2 år) Varamedlemmer har vært: Bjørnar Sørensen (valgt i 2018 for 2 år) Sissel Mathisen (valgt i 2017 for 2 år) Revisor har vært: Terje Hansen (valgt i 2018 for 1 år) Båtforeningens apellutvalg har bestått av: Gaute Amundsen (valgt i 2017 for 2 år) Trond Kosberg (valgt i 2018 for 2 år) Rune Skar (valgt i 2018 for 2 år) Båtforeningens valgkomitè har bestått av: Alf Ranheim (valgkomiteens leder) (valgt i 2018 for 2 år) Knut Vetvik (valgt i 2017 for 2 år) Steinar Gulvåg (valgt i 2018 for 2 år) Medlemmer: Båtforeningen har ved årets utgang 51 medlemmer. I 2018 var det 1 medlem som sa opp sitt medlemskap med påfølgende tildeling av 1 nytt medlemskap. Det står 21 søkere på venteliste for medlemskap i båtforeningen. Nestemann på søkerlisten har stått på liste siden mai Leietakere: Båtforeningen hadde i leietakere (målt i antall plasser, inkludert barneplasser, vinterplasser og midlertidig utleide plasser). Inkludert i dette tallet er 21 faste leietakere. I løpet av året er 2 faste leieforhold sagt opp. Bryggeanlegget Plass disponert av medlem, bredde inntil 2,5 m Plass disponert av medlem, bredde inntil 3,0 m Plass disponert av medlem, bredde inntil 3,5 m Plass disponert av medlem/barn, jolleplass Plass disponert av leietaker, bredde inntil 2,5 m Plass disponert av leietaker, bredde inntil 3,0 m Plass disponert av leietaker, jolleplass Longside flytebrygge (tidl. Forsvaret) Sum plasser i bryggeanlegget 16 plasser 20 plasser 15 plasser 5 plasser 10 plasser 12 plasser 18 plasser 1 plasser 97 plasser Styrets virksomhet, viktigste oppgaver i 2018 Styret har avholdt 3 styremøter. Styret har dessuten møttes i forbindelse med dugnader og andre aktiviteter i båthavna. Tenvik båtforening 2

4 Viktigste oppgaver i 2018: Oppgradering av bryggeanlegget, herunder oppfølging av moringer og bruddskader i ledd mellom bryggeelementene som følge av vær og vind. Etablering av ny vannledning mellom kommunalt nett og båtforeningens anlegg. Ny og forbedret videoovervåking av båthavna. Ordinært vedlikehold av bryggeanlegg, vaktbu og annet anlegg på land. Tre dugnader er organisert, hvor de fleste medlemmer / leietagere har ytt sitt. Økonomioppfølging. Fortsatt vurderinger igangsatt i 2017 om eventuelt å endre «bryggekonfigurasjonen»; f.eks. redusere antall jolleplasser og 2,5 m plasser og heller øke antall 3,5 m plasser, eventuelt etablere 4,0 m plasser. Innkalle til- og gjennomføre årsmøte. Apellutvalget Apellutvalget har meddelt styret at de ikke har hatt saker til behandling i Økonomi Regnskap for 2018 følger vedlagt. Båtforeningens regnskap viser for 2018 et underskudd på kr Dette er kr svakere enn budsjett, og kr svakere enn for Driftsinntekter var i 2018 kr høyere enn budsjett og kr høyere enn året før. Økningen skyldes i hovedsak økte inntekter fra ut- og framleie, samt mva-refusjon høyere enn forventet. All framleie av plasser i bryggeanlegget skal gå gjennom båtforeningen. Merinntekter knyttet til framleie, samt inntekter knyttet til skifte av leietaker, er inntekter til båtforeningen som det er vanskelig å budsjettere. Markedet for båtplasser ser ut til å være noe mettet og båtforeningen har ingen store merinntekter fra slik framleie i Hovedårsaken til at man i budsjett har «tillatt» negativt resultat er at store avskrivninger. Avskrivninger er en kostnad som ikke innebærer redusert likviditet. Driftskostnader (eksklusive fra avskrivninger) var i 2018 kr høyere enn budsjettert og kr høyere enn året før. Dette er viktigste årsak til at båtforeningen ender opp med et underskudd vesentlig større enn både budsjett og fjorår. Årsaken er at det i 2018 ble påvist skader i wire/ledd som forbinder bryggeelementene. Styret anså dette som alvorlig og fant det nødvendig å igangsette reparasjoner umiddelbart. Det ble innhentet tilbud fra tre leverandører og valget falt på Kyst og sjøservice. Sluttregningen på denne utbedringen ble kr Balansen preges fortsatt av båtforeningens investering i bryggeanlegget, finansiert gjennom medlemsinnskudd, forskuddsleie fra leietakere, gjeldsbrevlån i Sparebank 1 BV og et anleggsbidrag fra Nøtterøy kommune. Båtforeningen har en egenkapital på pr kr (inkludert underskudd 2018). Dette forutsetter at bryggeanlegget har en verdi på kr Styret er innforstått med at denne verdifastsettelsen kan være høy, og vil fortløpende vurdere behovet for økte avskrivninger. Bryggeanlegget er pr. utgangen av 2018 belånt med kr Styret foreslår at årets underskudd, kr , dekkes av båtforeningens egenkapital. Tenvik båtforening 3

5

6

7

8

9

10 Satser og betalingsbetingelser 2019 for Tenvik båtforening Styret forslag til vedtak i årsmøte Gjeldende satser i parentes. Innskudd: Kr ,- (2018: kr ,-). Blir fakturert sammen med beskjed om tildeling av båtplass. Forfall pr. 15 dager. Blir tilbakebetalt ved opphør av medlemskap, uten tillegg av renter eller annen regulering. Betales ut til medlemmet senest 30 dager etter opphør. Medlemskontingent: Blir fakturert årlig, umiddelbart etter årsmøtets beslutning om beløpets størrelse. Forfall pr. 15 dager. Båtplass bredde inntil 2,5 m: kr 3.820,- (2018: kr 3.690,-) Båtplass bredde inntil 3,0 m: kr 4.460,- (2018: kr 4.305,-) Båtplass bredde inntil 3,5 m: kr 5.305,- (2018: kr 5.125,-) Behandlingsgebyrer: Førstegangs søknad om båtplass og medlemskap: kr 400,- (2018: kr 400,-). Faktureres, forfall pr. 15 dager. Ansiennitetsdato = dato for mottatt søknad forutsatt at faktura betales til forfall. Søknad om bytte av båtplass: kr 200,- (2018: kr 200,-). Blir fakturert sammen med beskjed om at søker har kommet på venteliste for bytte av plass. Forfall pr. 15 dager. Dugnad: Satser utgår fordi styret foreslår å avvikle pliktig deltakelse. Nøkkel (systemnøkkel, ny type): Første gang: kr 150,- (2018: kr 150,-). Ved senere tap av nøkkel: kr 300,- (2018: kr 300,-). Faktureres med forfall pr. 15 dager. Kreditering i forbindelse med framleie: Framleie skal skje via båtforeningen. Forutsatt at båtforeningen finner leietaker, så mottar medlem/leietaker kreditnota så snart midlertidig leietaker har betalt sin leie. Medlem som ønsker framleie må uansett betale årskontingent kr 600,- (2018: kr 500,-).

11 Tenvik båtforening Forslag til budsjett 2019 Budsjett Regnskap Regnskap Regnskap NOK år 2019 år 2018 år 2017 år 2016 Driftsinntekter Medlem årsleie og -kontingent Medlem frikjøp og gebyrer Sum inntekter fra medlemmer Leietager og framleie årsleie Sum inntekter fra leietagere Inntektsført anleggsbidrag Mva-refusjon Sum andre inntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Kostnader vedr. års- og styremøter Kostnader vedr. dugnader Kontingentfritak styret Medlemskontingent KNBF Sum medlemskostnader Avskrivning bryggeanlegg Sum avskrivninger Leie av grunn, Nøtterøy kommune Strøm Renovasjon, kommunale avgifter Sum leie og drift anlegg Kjøp verktøy og utstyr Sum kostnadsførte anskaffelser Rep og vedlikehold brygger Rep og vedlikehold på land Sum rep og vedlikehold Andre honorarer Sum eksterne honorarer Edb, internett etc., årlig kostnad Porto Kostnadsført diverse kontor/administrasjon Sum kostnader kontor/administrasjon Forsikringspremie Sum forsikring TENVIK BÅTFORENING Side 1 av 2

12 Budsjett Regnskap Regnskap Regnskap NOK år 2019 år 2018 år 2017 år 2016 Bank- og kortgebyrer Sum andre kostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter og -kostnader Renteinntekter bankinnskudd Sum rente- og gebyrinntekter Rente- og gebyrkostnader lån Andre rente- og gebyrkostnader Sum rente- og gebyrkostnader Netto finansposter Resultat Budsjettets kontantstrøm Budsjettert driftsresultat Periodiserte leieinntekter 0 Inntektsført anleggsbidrag Avskrivninger Avdrag (inkl. renter) Netto økning innskudd betalt til båtforeningen Kontantstrøm basert på ovenstående budsjett TENVIK BÅTFORENING Side 2 av 2