FORENINGEN FEVANG GRENDEHUS

Transkript

1 FORENINGEN FEVANG GRENDEHUS ÅRSMELDING 2017

2 DAGSORDEN FOR ÅRSMØTET I FEVANG GRENDEHUS REGNSKAPSÅRET 2017 STED: FESTSALEN DATO: KL: Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av møteleder og referent 3. Fastsettelse av stemmetall 4. Valg av to medlemmer til å underskrive protokollen 5. Årsberetning Regnskap 2017 (3 vedlegg) 7. Budsjett Uavklart vedlikeholdsbehov - Kan Årsmøte godkjenne at Styret kan ta opp lån med pant i Grendehuset, inntil kr. 9. Valg

3 SAK 5 - ÅRSBERETNING FEVANG GRENDEHUS 2017 Foreningen Fevang Grendehus har bestått av et styre med medlemmer tilhørende Fevang skolekrets også kalt «bygda». Årsmøte er Grendehusets høyeste organ. Årsmøte velger et styre som forestår den daglige driften i årsmøteperioden. Styret for 2017 har hatt følgende sammensetning: Styret Leder: Janne Hauane Styremedlemmer: Graeme Thompson Rolf Arne Karlsen Kristin Aker Therese Heggøy Johannes Olsen (leder) (nestleder) (kasserer) (sekretær) (styremedlem) (styremedlem) Vara styremedlemmer: Geir Støkke (Bygda) Arild Kvam (Fevang FK) Kai Johannessen (Fevang speiderne) Revisor for Grendehuset er Kay-Vidar Thomassen. Det har vært avholdt 4 styremøter i Årsrapport Fevang Grendehus skal være en møteplass først og fremst for bygdas innbyggere og det lokale foreningsliv. Grendehuset skal etterstrebe å bli et senter for aktivitet i nærmiljøet. Driften av Grendehuset skal finansieres av leieinntekter fra de faste leietakerne og utleie av «Festsalen» for private selskaper og «Kjellern» til mindre private tilstelninger. Det har vært 34 utleier i festsalen og 8 utleier i kjelleren i løpet av Det har vært bra inntjening i Festsalen og en økning i bruken av kjelleren. Grendehuset fikk kr fra Sparebanken 1bvs gavefond. Pengene er inntektsført i Grendehuset har tre faste leietakere. Dette er en forutsetning for at Grendehuset skal gå rundt. I tillegg må leieinntekter fra Festsalen holde seg stabilt for å ha en mulighet til å gå i balanse. Styret har justert prisen for utleie til dåp og konfirmasjoner til for Styret mener at det nye styret bør vurdere å øke utleieprisen fra og med For 2018 er det pt utleid i 20 helger. Det er noe færre (26) enn det vi hadde ved årsmøte i april Det er for eksempel ikke utleid i juli i år. I kjelleren leies det ut til barnebursdager for 500 kr. Da må de vaske selv. Ungdom og unge voksne får ikke leie. Hittil i år har det vært utleid 4 ganger.

4 Janne Hauane og Kristin Aker har hatt ansvaret for booking av lokalene. Dette kan gjøres på hjemmesidene. Rolf Arne Karlsen har sendt ut kontrakter og regninger. Johannes Olsen har vært nøkkelansvarlig. Det har ikke vært noen økning i interessen fra bygdefolket til å ta huset i bruk. Det er likevel hyggelig frammøte på 17 mai arrangementet. Etter barnetog og borgertog møtes noen familier til en siste samling kl 18. Det serveres kaffe, brus og is, og familiene har tatt med seg kake. Det arrangeres leker for barn og voksne med stort engasjement. Det har ikke vært noen dugnader i 2017, kun styrets forsøk på å slukke noen «branner». Dugnad kan spare Grendehuset for store utlegg til vedlikehold og annet forefallende arbeid. Hele styret har besluttet å takke for seg på årsmøte. Vi orker ikke mer. Det er derfor rimelig at leietakerne overtar driften av grendehuset. Det er de som bruker huset i hverdagen og har et mer «eierskap» til huset. De har også tilgang til flere personer som kan bidra gjennom sitt medlemskap i foreningene. Handlingsplan for 2018 Det har vært jobbet målrettet mot reduksjon av utgifter. I 2017 har styret valgt å ikke bruke vaskefirma til rengjøring. Grendehuset blir pt vasket av 2 jenter på 18 år. Vi bruker veldig mange kroner varme, dvs Eiker bioenergi. Vi betaler kr i måneden fra desember til og med mars! Ca ¼ del av utgiftene får vi tilbakebetalt fra barnehagen for deres forbruk. Lekkasjen fra taket må gjøres noe med i 2018! Ventilasjonsanlegget skal på service. Svein Erik Østgård har skaffet en oversikt over fast vedlikehold knyttet til bygningsmassen. Kaldt vann til garderobene! Det bør legges en kaldtvannsledning i overtaket og opp til garderobene! Grendehuset ga Sandefjord Sykkelklubb et tilbud om å leie i kjelleren. De skulle ha base i «trimrommet». De har ikke respondert. Sykkelklubben bør kontaktes igjen for et nytt forsøk på å få til en avtale. Får vi en fjerde fast leietaker til å dele fellesutgiftene er det svært sannsynlig at regnskapet kan gå i balanse. Grendehuset har et lån på kr. Dette lånet betaler vi ned med ca kr per år. Lånet er på 30 år. Vi betaler mer renter enn avdrag! Styret oppfordrer de faste leietakerne om å bidra til å nedbetale lånet raskere. Det kan også startes en innsamlingsaksjon gjennom spleis.no! Hvorfor ikke oppfordre alle husstandene i bygda til å innbetale for eksempel 200 kr hver? Arrangement på 17 mai? Bygdefest? Det aller viktigste jobben i år blir å få etablert to komiteer, en på utleie og en på vedlikehold.

5 SAK 6 REGNSKAP FOR 2017 Foreningen Fevang Grendehus har alltid hatt underskudd i regnskapet. Årsresultatet for 2017 viser et underskudd på kr. Resultatet ville gått i pluss, men en fordring fra 2016 ble regnskapsteknisk kostnadsført i Forskuttering av leien fra de faste leietakerne gir oss nødvendig likviditet for å dekke løpende utgifter. Avskriving av bygningsmassen på kr i driftskostnadene gir også et handlingsrom mtp likviditet. Disse burde jo egentlig brukes til løpende vedlikehold og oppgraderinger. Se vedlegg: Regnskap, noter og balanse SAK 7 - BUDSJETT 2018 REGNSKAP Driftsinntekter Driftskostnader Balanse (endret) BUDSJETT 2018 Driftsinntekter Driftsutgifter (inkluderer avskriving av GH på kr) Underskudd Ved årsskiftet hadde vi en likviditet på over kr. I inntektene for 2018 er det tatt ut i tilskudd fra Sbk1 og inntekt for utleie til Mirror Image i kjelleren. Uten store vedlikeholdskostnader kan vi kanskje få balanse i regnskapet. Realiteten pt er at taket over kiosken og kjøkkenet trenger en innsats som helt klart vil øke vedlikeholdsutgiftene. Det kan derfor være aktuelt å be årsmøte om mandat til å ta opp lån for dette. Det nye styret må raskt få oversikt over hvor store vedlikeholdsutgifter som er nødvendig for å utbedre taket.

6 SAK 8 Lån med pant i Grendehuset Det er et uavklart vedlikeholdsbehov og reparasjonsbehov på Grendehuset. Det er først og fremst lekkasjen på kjøkkenet som må oppklares. I tillegg har det vært lekkasjer to andre steder blant annet i Festsalen. Det nye Styret må raskt få oversikt over nødvendige utgifter og lage en plan for utbedring. Forslag: Årsmøte gir Styret aksept for å kunne oppta lån inntil (alternativ sum) kroner med pant i Grendehuset. I henhold til 5.6 må en slik godkjenning få 2/3 flertall på Årsmøte. SAK 9 VALG 2018 Valgkomiteen er styret jf vedtektene. Styret har fått inn forslag på nye styremedlemmer og leder. Rolf Arne Karlsen har sagt seg villig til å stå ut sin valgperiode som styremedlem. Oversikt verv: - Leder for 1 år - Nestleder for 2 år - 2 Styremedlemmer for 1 år - 2 Styremedlemmer for 2 år - Styremedlem Rolf Arne Karlsen, 1 år igjen (ikke på valg) - Evt. vara styremedlemmer Valgkomite bestående av 3 personer. Forslag til valg i 2018: - Leder Ernst Magne Carlsen (Bygda) 1 år - Styremedlem Christine Odden (Speideren) 2 år - Styremedlem Ivar Hem (Fevang FK) 2 år - Styremedlem Svein Erik Østgaard (Bygda) 1 år - Styremedlem Rune Aasrum (Bygda) 1 år Valgkomite: Velges for 3 år Janne Hauane Graeme Thompson Johannes Olsen