UNIVERSITETET I BERGEN

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN Styre: Styresak: Møtedato: Fakultetsstyret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet 33/ Dato: Arkivsaksnr: 2012/897-LAE Oppfølging av evalueringen av de administrative tjenestene Bakgrunn Fakultetsstyret gav i møte (sak 5/12) sin tilslutning til planene for evaluering av de administrative tjenestene ved fakultetet. Rapporten fra konsulentfirmaene Headway/Deloitte ble lagt fram for styret (sak 6/13). Styret sluttet seg til forslagene til oppfølging og ba om få forelagt resultater av de foreslåtte tiltakene i junimøtet. Hovedfunn i evalueringen kan oppsummeres slik: o Stor grad av tilfredshet med administrative tjenester og servicenivå o God kontakt mellom vitenskapelig ansatte og administrativt ansatte o Administrasjonen søker konstruktive løsninger på vitenskapelig ansattes behov o En rekke tjenesteområder omtales som velfungerende, noen har forbedringspotensial o Behov for mer lederstøtte til enkelte institutter o Behov for gjennomgang av informasjonsflyt og ansvars- og arbeidsdeling på noen områder o Organisasjonsstrukturen er kompleks med ulike modeller. Fellestjenester for ett og to institutt oppleves å fungere bedre enn fellestjenester for tre institutt I denne saken vil vi legge frem spørsmålet om behov for endringer i organiseringen av de administrative fellestjenestene. Det er særlig i forhold til tre-instituttmodellen det har vært behov for å utrede spørsmålet om alternative modeller og/eller forbedringstiltak. Dette er forhold som fakultetsstyret må ta endelig stilling til. Som oppfølging av evalueringen har det vært iverksatt ulike prosjekt og tiltak. Gjeldende bemanningsplaner har vært gjennomgått med tanke på forbedringer av kvalitet og ressursbruk. Arbeidsgrupper med deltakelse også fra vitenskapelig stab har vurdert hvordan de administrative tjenestene på utvalgte områder kan styrkes. Resultatene av dette arbeidet vil bli omtalt nedenfor. Avslutningsvis vil vi gjøre rede for ressursbehov som følge av evalueringen, som fakultetsstyret må ta stilling til i budsjettsammenheng. Spørsmål om endringer i organisasjonsstruktur I perioden ble det iverksatt ulike omstillingstiltak ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet, som følge av krav om mer effektiv ressursutnyttelse. Det har vært et grunnleggende prinsipp ved vårt fakultet at instituttstrukturen skal gjenspeile faglige behov og ikke administrative hensyn. Administrasjonen ble organisert gjennom fellesenheter som betjener flere institutter. Vi har én fellesadministrasjon for Sosiologisk institutt, Institutt for administrasjon og

2 side 2 av 6 organisasjonsvitenskap og Institutt for sammenliknende politikk og én for Institutt for geografi og Institutt for sosialantropologi. Institutt for økonomi har fellestjenester med fakultetet, med en grunnbemanning med arbeidsplass ved instituttet. Instituttene for informasjonsvitenskap og medievitenskap, som på faglig grunnlag ble slått sammen til ett institutt i 2004, fikk som følge av dette sin egen administrasjon. Målsettingene med omstillingsarbeidet var å skape administrative fagmiljø med kompetanse som svarer til de utfordringer vi står overfor, oppnå best mulig utnyttelse av fakultetets tilgjengelige ressurser, og frigjøre mer ressurser til undervisning og forskning. Kompetanseutvikling, samordning og samarbeid om tjenester har stått sentralt i arbeidet. Informasjons- og medievitenskap er som nevnt det eneste instituttet med administrasjon ansatt ved instituttet. Instituttet har stabil bemanning og funnene i evalueringen viser stor grad av fornøydhet med tjenestene. For et sammenslått institutt av en slik størrelse er egen instituttadministrasjon også den mest hensiktsmessige ordningen. Institutt for geografi og Institutt for sosialantropologi har felles administrasjon ledet av administrasjonssjef. Evalueringsrapporten konkluderte med stor grad av tilfredshet med ordningen. Administrasjonen oppleves som velfungerende, men det er behov for å styrke noen saksfelt. Institutt for økonomi får levert sine tjenester fra fakultetet, men den instituttnære staben har sitt daglige virke ved instituttet. Vitenskapelig stab er fornøyd med tjenestetilbudet, men administrasjonen opplever at ressursene er noe knappe. Institutt for sammenliknende politikk, Institutt for administrasjon og organisasjonsvitenskap og Sosiologisk institutt har felles administrasjon ledet av administrasjonssjef. Evalueringsrapporten konkluderte med at det er større utfordringer knyttet til ordningen med felles administrasjon for de tre instituttene i Christiesgate enn for de øvrige instituttene som har fellesløsninger. Evalueringen gir ikke eksakte svar på hva dette skyldes, men peker på noen faktorer som antas å virke inn. Organisasjonsmodellen i seg selv blir ikke ansett å være eneste forklaring, også ulikheter mellom instituttene ser ut til å ha betydning. Instituttene har ulike ledelseskulturer, samhandlingsmønstre og møteplasser, og spesialtilpasset ledelsesstøtte er derfor mer krevende når administrasjonen skal betjene tre institutt enn to eller ett. Evalueringen gir ikke et entydig svar på spørsmålet om hvorvidt tre institutter for én administrasjon er for mye. Det vises til at effekten av alternative løsninger er uklare. I stedet blir det anbefalt å sette i verk en prosess ved de tre instituttene med vekt på å avklare forventninger og å styrke samspillet mellom faglig ledelse og administrasjon. Evalueringen sier bl.a. følgende: «Felles møteplasser, tett dialog, og en holdning av gjensidig respekt og tydelig lojalitet også mot instituttet synes viktig for å bygge det positive samspillet» (s. 54). I stedet for å endre rapporteringslinjene, foreslår fagkonsulentene at instituttenes forventninger om å ha enkelte ressurser tettere knyttet opp mot sin virksomhet blir imøtekommet gjennom mer tydelighet i arbeidsfordelingen.

3 side 3 av 6 Våren 2013 har fakultetsledelsen hatt dialog med instituttlederne ved de tre instituttene i Christiesgate enkeltvis og sammen. I disse samtalene har vi også vurdert fordeler og ulemper ved eventuelt å splitte fellesadministrasjonen for tre institutt opp i mindre enheter. En slik oppsplitting vil innebære å videreføre felles administrasjon for de to statsvitenskapelige instituttene. For Sosiologisk institutt vil alternativet være fellestjenester med fakultetet eller å dele en felles administrasjon med Institutt for økonomi. Utgangspunktet for drøftingene har vært at vi ikke kan øke de administrative ressursene vesentlig, og at nye ordninger så langt det er mulig må finne sin løsning med de personalressursene vi har. Konklusjonen i drøftingene med instituttlederne har vært at det ikke vurderes som hensiktsmessig å gå videre med spørsmålet om endring i strukturen på det nåværende tidspunkt. Spørsmålet om iverksetting av en slik prosess bør vurderes i en større sammenheng, som involverer de berørte instituttene. Sosiologisk institutt har imidlertid gitt uttrykk for at det er trekk ved strukturen med fellesadministrasjon som oppleves problematisk og at instituttet ønsker mer ressurser direkte underlagt instituttledelsen. Instituttledelsen har helt nylig bedt om å få utredet dette. Forslaget fra instituttet innebærer at enkelte administrative funksjoner skal legges direkte under fakultetsdirektør eller instituttleder, mens andre tjenester fortsatt skal inngå i fellesadministrasjonen og være underlagt administrasjonssjef. Fakultetsledelsen finner imidlertid ikke grunnlag for å følge opp forslag som vil innebære ulike ledelseslinjer for administrativt ansatte. For fakultetet er det viktig at alle institutter får et likeverdig tilbud av administrative tjenester og at vi har optimal bruk av personalressurser. Det er også viktig å sikre god organisering av det administrative arbeidet med god personaloppfølging og arbeidsledelse. Alle administrative stillinger bør inneha en helhetlig profil og riktig kompetanse. Fakultetet vil imøtekomme instituttets ønsker om mer dedikerte ressurser. I forhold til dagens situasjon, vil dette gjelde lederstøtte, formidling, forskerutdanning og studieadministrasjon. Instituttets studiekonsulent vil få frigjort mer tid til det studieadministrative arbeidet ved instituttet som følge av endringer i bemanning ved Informasjonssenteret. Justeringene i bemanningsplaner vil innebære at instituttet får dekket sine tjenester fra administrativt ansatte med helhetlig ansvar innen sitt arbeidsfelt. Etter fakultetsledelsens vurdering, gir funnene i evalueringsrapporten ikke grunnlag for å iverksette endringer i organisasjonsstrukturen nå, før de foreslåtte anbefalingene er fulgt opp. Evalueringsrapporten har også vist at det er områder som bør følges opp. Prosjekt og tiltak våren 2013 Våren 2013 har det vært arbeidet med flere prosjekt på tjenesteområder som evalueringen omtaler. Det har vært foretatt vurdering av ressursbruk, organisering, dimensjonering, kompetansebehov, rutiner og informasjonsflyt. Vitenskapelig stab har deltatt i flere av arbeidsgruppene. Justeringer i bemanningsplaner Den administrative ledergruppen har foretatt en grundig gjennomgang av funksjoner, oppgaver og stillingsressurser for å kunne justere gjeldende bemanningsplaner. Med utgangspunkt i funnene i evalueringen er dimensjoneringen av ulike saksområder og ressursfordelingen mellom fakultets- og instituttadministrasjonen og mellom instituttene

4 side 4 av 6 vurdert. Vi har spesielt sett på saksfeltene formidling, forskerutdanning, informasjons- og veiledningstjenesten, eksamen og lederstøtte. Formålet er å få til tydelige roller med klar ansvars- og arbeidsfordeling og mer dedikerte ressurser til de instituttene som har etterspurt dette. Informasjonssenteret ved fakultetet, som tilbyr informasjons- og veiledningstjenester til studentene, er et «spleiselag» hvor ansatte både på fakultet og instituttnivå inngår i vaktordning. Fra høsten 2013 legges det opp til en annen vaktordning som vil medføre mindre ressursbruk til denne tjenesten. Det vil gi studiekonsulentene på instituttene mer tid til instituttrelaterte oppgaver. For administrasjonen ved Institutt for informasjons- og medievitenskap har det kun vært foretatt mindre justeringer. Ved fellesadministrasjonen for Institutt for sosialantropologi og Institutt for geografi er det utarbeidet en justert bemanningsplan med endret dimensjonering og innhold i enkelte stillinger. Det gjelder spesielt forskerutdanning, eksamen og prosjektadministrasjon. Ved fellesadministrasjonen i Christiesgate er det under arbeid en justert bemanningsplan med endret dimensjonering og innhold i noen stillinger. Det gjelder spesielt ledelsestøtte, forskerutdanning, eksamen, forskningsstøtte og kontorstøtte/drift. Gjennomgang av bemanningssituasjonen ved Institutt for økonomi / fakultetssekretariatet viser at det er behov for en annen ressursfordeling for å kunne gi tilfredsstillende tjenester på alle saksfelt. Det anbefales at instituttet får tilført 0,5 årsverk til kontorstøtte/drift gjennom omdisponering av stillingsressurs ved fakultetet. I tillegg må tjenestene fra fakultetet opprettholdes. Vurdering av tjenesteområder Det er foretatt en særskilt vurdering av noen tjenesteområder. Nedenfor følger en kort redegjørelse av anbefalingene til de ulike arbeidsgruppene. Forskerutdanning Administrasjonssjef Gro Aase har ledet en arbeidsgruppe som har vurdert alle prosesser i forskerutdanningen rekruttering og opptak, mottak, opplæringsdelen, fremdriftsrapportering og innlevering av avhandling/disputas. Arbeidsgruppen konkluderer med at det ikke er mangel på personalressurser knyttet til dette feltet, men at organisering av arbeidet og arbeidsflyt mellom de administrative nivåene må klargjøres og bedres. Det er også viktig å utvikle roller med helhetlig ansvar for saksfeltet i de instituttnære administrasjonene. Prosjektadministrasjon Assisterende fakultetsdirektør Kari Fuglseth har ledet en arbeidsgruppe som har vurdert alle faser i prosjektenes gjennomføringssyklus fra initiering til prosjektavslutning. Den gir uttrykk for stor grad av tilfredshet med tjenestene og at administrasjonen normalt har tilstrekkelig kapasitet til å utføre oppgavene. Det er et kontinuerlig behov for kompetanseutvikling og erfaringsutveksling. Formidling webpublisering

5 side 5 av 6 Administrasjonssjef Wenche Førre har ledet en arbeidsgruppe som har vurdert tjenester knyttet til webpublisering. Gruppen har innhentet informasjon fra alle instituttene om organisering, kompetanse, ressursbruk og behov framover. Den gir uttrykk for at det er viktig med fagnære ressurser til formidling på web, i tillegg til en koordinator på fakultetet med et helhetlig ansvar. Styrking av ressurser til dette kan skje via omprioritering av administrative ressurser og ved å tilføre hvert institutt en 20 % vitenskapelig assistent til dette formålet. Personaladministrasjon Fakultetets personalseksjon har foretatt gjennomgang av rutiner knyttet til saksbehandling rekrutteringsprosesser og har også utarbeidet forslag til mottaksprogram for alle grupper av nyansatte. Studieadministrasjon Fakultetets studieseksjon har arbeidet med kvalitetssikring av arbeidsrutiner og utarbeidelse av opplegg for opplæring og oppfølging av nye studiekonsulenter. Oppfølgingstiltak høsten 2013 Det gjenstår fremdeles noen saksfelt som bør følges opp på tilsvarende måte som i vår med tanke på vurdering av tjenestebehov og organisering av arbeidet. Ett av disse er feltet internasjonalisering. Det kan også være aktuelt å arbeide videre med justeringer i arealdisponering for å oppnå bedre samlokalisering av administrativt ansatte. Dette er særlig aktuelt i Christiesgate, der de administrativt ansatte i dag er spredt i ulike hus og etasjer, og der grupper i stedet kunne vært lokalisert utfra naturlig arbeidsfellesskap. Når det gjelder behov for møteplasser mellom administrasjon og instituttledelse, har det vært utvekslet ulike erfaringer fra inneværende valgperiode. Når de nye instituttlederne er på plass, blir det viktig å drøfte hva som vil være egnete møteplasser og fora i tiden fremover som grunnlag for godt samarbeid og god informasjonsflyt. Ressursbehov I årene etter omstillingen ble gjennomført har det vist seg nødvendig med noe ressurstilførsel til enkelte av de instituttnære enhetene for å sikre tilstrekkelig kapasitet på enkelte felt. Evalueringsrapporten har konkludert med at den administrative bemanningen synes å være tilstrekkelig, men uten ekstra marginer. For å kunne imøtekomme fremtidige behov for administrative tjenester med dagens bemanning, må det i følge fagkonsulentene finnes rom for mulig effektivisering, slik at flere oppgaver løses via systemer eller forenklinger, eller det må ansettes flere medarbeidere. Oppfølgingen av evalueringsrapporten gjennom ulike tiltak våren 2013 har vist at de administrative tjenestene kan videreutvikles gjennom effektiviseringstiltak uten tilførsel av nye administrative stillinger i første omgang. Det er imidlertid behov for å styrke den samlete arbeidsinnsatsen på formidlingsfeltet. Fakultetsledelsens anbefalinger Evalueringen viser at det er stor grad av tilfredshet med tjenestetilbud og servicenivå ved vårt fakultet. Rapporten og oppfølgingsarbeidet i kjølvannet av evalueringen, gir etter fakultetsledelsens syn holdepunkt for å videreføre ordningene med felles administrative tjenester. Alternative modeller for organisering av de administrative tjenestene for

6 side 6 av 6 Sosiologisk institutt vil kunne utredes. Dette bør likevel vurderes i en større sammenheng som også involverer de øvrige berørte instituttene. Igangsatte tiltak for forbedring må videreføres som planlagt. Det må skapes gode møteplasser og dialoger med instituttledelsen om hvordan instituttene kan sikres best mulig ledelsesstøtte i tiden fremover. Arbeidet med justeringer i bemanningsplaner må sluttføres for å imøtekomme de behovene for forbedringer evalueringsrapporten har omtalt. Det er behov for å sette i verk en del tiltak for å bedre kvaliteten på den interne organiseringen av de administrative tjenestene. Arbeidsgruppenes rapporter gir viktige innspill som vil bli fulgt opp i tiden fremover. Det har vært en verdifull erfaring å etablere arbeidsgrupper med deltakelse fra vitenskapelige og administrativt ansatte fra ulike enheter og nivå for å utvikle tjenestetilbudet. Dette er prosesser som kan bidra til å styrke det interne samspillet. Evalueringsrapporten og det påfølgende oppfølgingsarbeidet gir ikke holdepunkt for ekstra ressurstilførsel til administrative tjenester. Det er likevel grunn til å se nærmere på behovet for styrking av formidlingsvirksomheten ved fakultetet i tråd med anbefalingene fra arbeidsgruppen. Dette er en sak vi vil komme tilbake til i forbindelse med den kommende budsjettbehandlingen. Forslag til vedtak: Styret ved Det samfunnsvitenskapelige fakultet slutter seg til planene for oppfølging av evaluering av de administrative tjenestene. Fakultetsstyret anbefaler ikke strukturelle endringer i organiseringen av de administrative tjenestene på det nåværende tidspunkt. Knut Helland dekan Lise Gundersen fakultetsdirektør Vedlegg: rapporter fra arbeidsgrupper