Årsverksutvikling ved HF behov for prioriteringer

Transkript

1 Årsverksutvikling ved HF behov for prioriteringer Fra faglige prioriteringer til administrative prioriteringer Det humanistiske fakultet er i dag presset ressursmessig. Det gjør det nødvendig å prioritere hele virksomheten, ikke bare primærvirksomheten. Prosess faglige prioriteringer og ny finansieringsmodell har de siste årene medført at antallet vitenskapelige stillinger og den faglige profil ikke lenger er like historisk betinget som tidligere, men i større grad prioritert i henhold til oppnådde resultater. Etter vedtaket om faglige prioriteringer var det en klar bestilling fra universitetsstyrets side at ressurser skulle dreies mot prioriterte områder. I fakultetets finansieringsmodell fordeles en prosentvis andel av basis/studieplasser på grunnlag av fakultetets forsknings- og utdanningsprioriteringer. På instituttene har dette hatt konsekvenser for utformingen av stillingsplaner for den vitenskapelige staben. Det har ikke vært gjennomført tilsvarende prioriteringer innenfor administrasjonen (teknisk-administrative stillinger). Dagens finansieringsmodell som ikke lenger øremerker administrasjonen er imidlertid et insentiv til en prioriteringsprosess. I en slik sammenheng vil det være aktuelt å se på alle teknisk-administrative funksjoner ved fakultetet under ett, å vurdere om administrasjonen dekker de riktige funksjonene etter dagens behov, å vurdere om funksjonene ligger på riktig nivå (fakultet eller institutt), og å se på forholdstallene mellom teknisk-administrative og vitenskapelige årsverk. Dette notatet skal gjøre nærmere rede for årsverksutviklingen ved fakultetet, bakgrunn og mulige forklaringer, og legge grunnlag for en prosess som skal ende i et fakultetsstyrevedtak om administrative prioriteringer. Årsverksutvikling Tabell 1 under viser årsverksutviklingen ved de humanistiske fakultetene ved UiO, UiB og NTNU. HF-UiO hadde en vekst frem til 2006, men deretter har det vært en tilbakegang og totalt antall årsverk ved HF-UiO ligger nå marginalt over 2004-nivået. HF-UiB og HF-NTNU har begge hatt en total vekst i perioden, men HF- NTNU hadde et kraftig fall Figur 1: Prosentvis vekst alle årsverk, 2004=100. Kilde:DBH (primært midlertidige ansatte) som er oppveiet av en kraftig vekst fra 2007 av. HF-UiB har vist en relativt jevn vekst med en liten tilbakegang i

2 Ettersom både figur 1 og tabell 1 kun tar for seg hovedtall gir ikke disse tabellene annet enn et oversiktsbilde av situasjonen. For å få en bedre forståelse av utviklingen er det nødvendig å splitte tallene slik at sammenligninger kan foretas innenfor stillingsgrupper. Alle stillinger HF-NTNU HF-UiB HF-UiO Tabell 1: Årsverksutvikling ved de humanistiske fakultetene Veksten i administrative stillinger vs. vitenskapelige stillinger For HF-UiOs vedkommende har det vært en nullvekst i vitenskapelige stillinger fra 2004 til 2009 (fig 2). Ser vi på perioden fra 2005 til 2009 har det derimot vært en nedgang på omlag fem prosentpoeng. Økningen fra 2004 til 2006 skyldtes primært at det som følge av innføringen av kvalitetsreformen ble tilført en rekke vitenskapelige stillinger. De administrative stillingene ved HF-UiO har vist en økning i perioden på omlag seks prosentpoeng (fig. 3). Den primære veksten her kom i forbindelse med innføringen av kvalitetsreformen, og som en følge av innføring av nye administrative funksjoner. Figur 2:Vekst vitenskapelige stillinger ved de humanistiske fakultetene. 2004=100. Kilde:DBH Tabell 2 gir en oversikt over årsverk ved de tre humanistiske fakultetene. Alle årsverk, uavhengig av tilsettingsforhold og finansiering er inkludert. Det er verdt å merke seg at det i denne tabellen kan være et element av overrapportering av årsverk da ansatte med lønnet permisjon teller i kildematerialet. Dersom det tilsettes en vikar for vedkommende vil også denne stillingen telle med. Det antas at dette slår likt ut for alle tre, og det er derfor ikke gjort noen korrigeringer for dette i tabellen. Figur 3: Vekst i administrative stillinger ved de humanistiske fakultetene. 2004=100. Kilde DBH Som tabell 2 viser har HF-UiO en betydelig høyere andel støttestillinger enn HF-UiB og HF-NTNU. Disse stillingene er ved HF-UiO primært ingieniørstillinger tilknyttet IT og AV-drift. Slår vi disse sammen med administrative stillinger gir det et mål på "ikke-vitenskapelige-årsverk". Andelen av disse årsverkene i prosent av vitenskapelige årsverk (fig. 4) er betydelig høyere ved HF-UiO enn ved de to andre fakultetene. 2

3 HF-NTNU HF-UiB HF-UiO Administrative stillinger Støttestillinger for undervisning, forskning og formidling Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger Administrative stillinger Drifts- og vedlikeholdsstillinger 8 8 Støttestillinger for undervisning, forskning og formidling Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger Administrative stillinger Andre stillinger 2 3 Støttestillinger for undervisning, forskning og formidling Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger Tabell 2: Stillingsstruktur ved fakultetene, Kilde:DBH For HF-UiOs vedkommende har det også vært en svak vekst i perioden. En viktig årsak til denne ulikheten er ulik organisasjonsstruktur administrativt. UiO har en mer desentralisert organisasjon hvor flere oppgaver utføres på hhv. fakultets- og instituttnivå enn på de to øvrige som har mer sentraliserte funksjoner innenfor f.eks. økonomi. Ser man på andelen fast administrativt ansatte i prosent av alle fast ansatte er ikke forskjellene så store som fig. 4 viser. I figur 5 ser vi at HF-UiO ligger like i underkant av 30% mens HF-NTNU er lavest med en andel på ca. 24,5%. Blant de midlertidig ansatte er det omlag 30% administrative ved HF-UiO, mens det ved HF-UiB og HF-NTNU er hhv. 12% og 10%. HF-UiO har også en betydelig høyere andel midlertidig egenfinansiert administrativt ansatte enn HF-UiB og HF- NTNU (26% mot ca 10%). Figur 4: Ikke vitenskapelige stillinger i prosent av vitenskapelige stillinger. Kilde:DBH Figur 5: Administrativt ansatte i % av alle ansatte. Kilde:DBH Situasjonen ved UiO Ser vi på Universitetet i Oslo alene, er ikke variasjonene mellom SV og HF så store. Som figur 6 viser er omtrent 25% av de egenfinansierte årsverkene ved HF og SV i 2009 administrative. Ved MatNat er denne andelen på om lag 15%. Ser vi på det noe mer 3 Figur 6: Administrative stillinger i prosent av alle egenfinansierte årsverk. Kilde:DBH

4 utvidete begrepet teknisk-administrative stillinger ligger andelen i for HF og SV i 2009 på om lag 30% mens MatNat ligger på ca. 35% (Fig 7). HF-UiO har betraktelig flere studenter registrert enn de fakultetene det her er foretatt sammenligninger med. Fra 2005 til 2009 falt antallet registrerte 60- poengsenheter ved HF-UiO med drøye 1000 til noe under Ved UiB og NTNU har tallet ligget mellom 3000 og 4000, mens SV og MatNat ved UiO ved UiO har ligget ca poengsenheter under HF-UiO i den samme perioden (fig 8). Figur 7: Administrative egenfinansierte årsverk i prosent av alle egenfinansierte årsverk ved HF, SV og MatNat ved UiO. Kilde:DBH Bakgrunn I dette avsnittet gjøres det rede for bakgrunnen for (den relative) økningen i antall administrative årsverk i forhold til vitenskapelige årsverk. Bakgrunnen knyttes til funksjons- og bemanningsplanene som ble utarbeidet ved omorganiseringen av fakultetet i 2005 og øremerkingen av administrasjonen i finansieringsmodellen. Figur 8: Registrerte heltidsekvivalenter høstsemesteret. Kilde: DBH Ved omorganiseringen av HF i 2005 vedtok fakultetsstyret rammer for funksjons- og bemanningsplaner for tekniskadministrativt ansatte ved fakultetet. 1 Konkrete planer ble deretter utarbeidet i samarbeid med tjenestemannsorganisasjonene. En av forutsetningene for rammene var at funksjonene i de nye funksjons- og bemanningsplanene så langt som mulig skulle dekkes gjennom den daværende bemanning.. Figur 9: stillingsstruktur ved HFs institutter i Kilde: DBH For instituttadministrasjonenes del tok fordelingen av stillingene på de nye instituttene utgangspunkt i antall vitenskapelige ansatte på instituttene og antall studenter, eller andre forhold som lokalisering eller svært stor studieportefølje. 1 Fakultetsstyresak 21/2004 4

5 Hvordan forholdstallet mellom administrative stillinger og alle stillinger ved HFs institutter var i 2009, fremgår av figur 9. Funksjons- og bemanningsplanene for administrasjonen var i fakultetets forrige finansieringsmodell gjenspeilet i en øremerket budsjettavsetning. Øremerkede midler har i hovedsak medført at stillinger har vært utlyst løpende ettersom de har blitt ledige. De har heller ikke vært underlagt de samme vurderinger i to ledd som vitenskapelige stillinger, der utlysning både vurderes på institutt- og fakultetsnivå. Ved omorganiseringen opprettet fakultetet flere nye administrative funksjoner i den hensikt å sikre profesjonalitet og at fakultetet som helhet skulle være bedre rustet til å møte nye utfordringer og endringer. De nye funksjonene var forskningskonsulent, informasjonskonsulent, programkonsulent, ledelseskonsulent, studieleder og studiekonsulent med ansvar for fleksibel læring. De nye stillingsbeskrivelsene for instituttledere medførte at også disse må regnes med i gruppen nye administrative funksjoner. Dekan, instituttleder- og senterlederstillingene teller i dagens rapportering som administrative. I det neste avsnittet vil det gjøres nærmere rede for hvilke funksjoner administrasjonen i dag dekker, og legge grunnlag for diskusjon om hvilke administrative prioriteringer som bør gjennomføres. Administrative prioriteringer Tiden er moden for på ny å gjøre opp status for om de funksjoner vi har i dag tilfredsstiller fakultetets behov. Vi må se om vi av ressursmessige årsaker må prioritere bort enkelte årsverk og om vi har riktig bemanning i forhold hvilke mål vi setter oss. En slik prosess kan for eksempel innebære at vi identifiserer administrative oppgaver som enten er lovpålagt pålagt av universitetsledelsen oppgaver fakultetet ønsker å prioritere Historisk utvikling av administrasjonen Ser vi på den historiske utviklingen ser vi en dreining fra enklere sekretæroppgaver til mer spesialiserte oppgaver. På begynnelsen av 90-tallet, da fakultetet bestod av et tredvetalls institutter, var det ofte bare en administrativ ansatt på instituttet. Mange av arbeidsoppgavene som i dag gjøres ble den gang gjort på fakultetssekretariatet eller av sentraladministrasjonen. De siste tyve år har vi opplevd en stor økning av både antall studenter og ansatte. Vi har fått færre og større institutter. Vi har fått rammestyring og stadig økende krav til spesialisering og kompetanse. Den teknologiske utviklingen har også bidratt til at mange av de enkleste funksjonene har blitt overflødige. Vi har derfor ikke lenger behov for rene sekretærstillinger på fakultet, slik at de administrative stillingene nå starter på konsulentnivå. Det høye antall ansatte, studenter og fag gjør at fakultetet har fått en stor administrasjon. Vi har i tillegg til forvaltning av forskning og undervisning, også flere større eksternt finansierte prosjekter vi skal håndtere. Rapporteringsplikten har økt kraftig. 5

6 Det stilles stadig større krav til våre ledere det er dermed et økende behov for rådgivning innenfor spesialiserte områder for å kunne håndtere saker profesjonelt. Fakultetet har for eksempel fått økt økonomisk kompetanse ved å ansette en controller som kan organisere og analysere det økonomiske arbeidet. Det er blitt ansatt en jurist for å kunne håndtere det kompliserte regelverket innen arbeidsrettsfeltet. De økende krav stiller også generelt nye krav til kompetanse. Fakultetet har derfor en utfordring både i å sikre seg denne kompetansen når det rekrutteres til nye stillinger, samt å sikre at våre medarbeidere får nødvendig kompetansehevning. Hovedvekten av de administrative funksjonene på fakultetet ligger i dag på førstekonsulent/ seniorkonsulent nivå (henholdsvis 50 / 32 faste årsverk på grunnbudsjettet). Ser vi på antallet rådgivere/seniorrådgivere så har de økt noe de senere årene (henholdsvis 7,6 / 6,6 faste årsverk på grunnbudsjettet). Funksjoner Fakultetet får stadig nye pålegg fra UiO sentralt om hvilke funksjoner vi skal dekke. Et eksempel er et pålegg om prosjektøkonomer/kompetanse innen prosjektøkonomi. Dette er en funksjon det er vanskelig å rendyrke med dagens bemanning. Samtidig er dette en funksjon vi kunne trenge å rendyrke hvis vi skal nå UiOs strategiske mål om å bedre eksternfinansieringen. Vi må vurdere om vi har dekket de riktige administrative behovene og om vi skal gjøre endringer i hvilke administrative tjenester vi tilbyr. Noen eksempler på slike spørsmål kan være: - Kan de ansattes informasjonsbehov dekkes på en annen og mindre ressurskrevende måte med den nye UiO-weben, enn via det arbeidet som nå blir nedlagt i instituttenes nettaviser? - Er studieadministrasjonen riktig dimensjonert etter at vi har tatt en gjennomgang av masterog bachelorprogrammene og antallet studenter ved HF synker? - Trenger vi både instituttekspedisjoner og HF-info eller kan disse funksjonene ivaretas på en annen måte? - Skal vi fortsatt tilby IT basert forskningsstøtte både på fakultetssekretariatet og på ett av instituttene? Hvordan vi best mulig kan dekke funksjonene fakultetet har behov for kan variere over tid. Vi må ha fokus på at vi til enhver tid skal ha dekket det reelle behovet, og ikke på en gitt bemanningsplan. Avganger og kunngjøringer Ofte vil det være lett å beregne hvilke forventede avganger som kommer i vitenskapelige stillinger, da de fleste blir i stillingen til pensjonsalder. Det er få nye stillinger som kan kunngjøres og prioriteringene må derfor gjøres for en lang tid fremover. Vi har en annen situasjon når det gjelder administrative stillinger. Når det blir en stilling ledig i administrasjonen, har det vært automatikk i å lyse ut en tilsvarende stilling. Dette kan vi ikke lenger gjøre. Hvis vi kan få fastsatt kriterier som viser hva fakultetet har behov for, kan vi lettere vurdere om stillingen skal utlyses på ny. Hvis vi skal lyse ut en stilling må vi 6

7 se på om det er denne funksjonen som skal prioriteres eller om det er andre funksjoner som fakultetet har mer behov for. Vi må vurdere om også administrative kunngjøringer skal godkjennes i tilsettingsutvalget. Tidsplan og prosess Dekanen ber fakultetsstyret om synspunkter på en prosess for administrative prioriteringer og hva som bør inngå i denne: Administrative prioriteringer: Skal HF starte en prosess med administrative prioriteringer? En slik prosess kan for eksempel innebære at vi identifiserer administrative oppgaver som enten er a) lovpålagt b) pålagt av universitetsledelsen c) oppgaver fakultetet ønsker å prioritere Dette materialet kan deretter brukes når det vurderes om en stilling skal kunngjøres. Plassering av administrative funksjoner: Skal vi som en del av denne prosessen også vurdere hvor de ulike funksjonene bør ligge? Kunngjøring av administrative stillinger: Skal det etableres en kunngjøringsprosess for administrative stillinger på samme måte som for vitenskapelige stillinger? Foreløpig tidsplan: Vi drøfter forslag til administrative prioriteringer på fakultetsstyremøtet den 29. oktober. Endelig vedtak fattes av fakultetsstyret den 17. desember Enkelte deler av prosessen kan imidlertid ta lengre tid. 7