Forebygging og avdekking av økonomiske misligheter i boligselskap. Egil J. Havre, Oslo,

Transkript

1 Forebygging og avdekking av økonomiske misligheter i boligselskap Egil J. Havre, Oslo,

2

3 Presentasjon

4 Spesielt med boligselskap i forhold til misligheter Når vi er regnskapsførere for næringsaksjeselskap er det stort sett eiernes midler vi forvalter, og eierne sitter på pengesekken. Ofte mest risiko knyttet til innberetning av skatt og avgift. I boligselskap sitter styret med så liten eierandel at det er større risiko for at de forsyner seg av fellesskapets midler.

5 Misligheter - hva er det? Misligheter: Tilsiktede handlinger utført av en eller flere personer innen ledelsen, ansatte eller andre som innebærer uredelighet for å oppnå urettmessig eller ulovlig fordel. Vi skal ha fokus på mislighet hos styret i boligselskapene.

6 Misligheter - hvem har ansvaret? Hovedansvaret for å forebygge og avdekke misligheter ligger både hos de personer som har overordnet ansvar for styring og kontroll og hos ledelsen I boligselskaper må det være styret som sitter med dette ansvaret. Brl 8-8.Styret skal leie verksemda i laget i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlinga.

7 Hvilket ansvar har vi som forretningsfører? Pliktene fremgår av forretningsføreravtalen. En sentral del er imidlertid regnskapsførsel Detaljerte og presise forpliktelser etter lov, forskrift og regler for god regnskapsførerskikk (GRFS)

8 Uansett hvem som har ansvaret eller ei! Det viktigste er at vi forebygger misligheter. Det skal vi se på nå gjennom to eksempler. Deretter vil vi ta for oss noen områder hvor man må være ekstra årvåken, samt se på noe av det OBOS gjør for å forebygge misligheter.

9 Titten Tei brl. Etter tilbakemeldinger fra FK ved høstrevisjon ble det stilt spm. ved en rekke bilag som vedrørte borettslagets virksomhet. Bilag vedrørte regnskapsårene 2003 og 2004 (120 bilag). Rett etter at innkallelse til eget møte vedr ovennevnte betalte styreleder privat inn kr til borettslaget.

10 Arbeidsklær med mer og kostnader til lokale I en periode på 3 måneder i 2004 kjøpte brl. inn arbeidsklær for kr Styreleder, og ikke bruker av arbeidsklærne, som foretok innkjøp. Eksempler på innkjøp: Penbukser, skjorter, damebluser, treningstøy, skiantrekk, damesko str 37, bind, Se og Hør osv. Dårlig bilagskvalitet, og innkjøp på kr ble påført med kulepenn Innkjøp rammer. Med en snittpris på kr 200 pr ramme skulle dette gi 50 rammer.

11 Kontorrekvisita/flaxlodd På 16 mnd i 2003 og 2004 er det kjøpt varer for kr hos Bok og Papir AS. Gjennomgående påført Permer og A4 ark på bilagene. (Perm kr 39 / 500 ark kr 69 / 50/50/ 230 permer / A4 ark) Borettslaget bruker store beløp på flaxlodd som gaver.

12 Forhold man må reagere på i en slik sak Hvor ligger kostnadsnivået på et normalt innkjøp av arbeidsklær og kontorrekvisita mm for ett år? Hvem er det som skal stå for innkjøp av arbeidsklær i borettslaget? Hvorfor kjøper brl. inn flaxlodd? Hvorfor styrevedtak på ulike innkjøp ble gjort etter at innkjøp var gjort. Det bør normalt gjøres i forkant. Spesielt når det dreier seg om kjøp av vinterdekk, klær, ski- og skiutstyr osv

13 Styrets forklaring Styret forklarte at alle bilag det ble stilt spørsmål til og alle utbetalinger (som ikke var innberettet) vedrørte belønninger for ekstraordinær innsats til personer som stilte opp i en vanskelig periode for borettslaget. Dette til tross for at personen som mottok mest i form av utbetalinger og gaver var nærstående til styreleder.

14 Utfallet av saken? Presisering i revisjonsberetningen på brudd på manglende skattetrekk og manglende beregning av arbeidsgiveravgift Ingen politianmeldelse og dermed heller ingen rettssak. Ingen ble tatt for underslag. Vedkommende som hadde betalt inn kr , antagelig grunnet dårlig samvittighet, ba om å få pengene tilbake. Daværende styreleder i borettslaget bor ikke lenger i borettslaget, men sitter fortsatt i styret.

15 OBOS sin erfaring med saken Helt riktig å ta tak i situasjonen selv om styret ikke ble tatt for mislighold Tidkrevende Sendte rundskriv om situasjonen til alle andelseiere som flere satte pris på Sak er langt lettere når den kun rettes mot styret. Forretningsfører var ikke part i saken. Langt verre når både styret og forretningsfører blir part i saken.

16 Borettslaget fra helvete!

17 Historien I Borettslaget foretok i et omfattende rehabiliteringsprosjekt Kostnadene ved prosjektet ble vesentlig høyere enn det som var forutsatt Det ble i ettertid reist spørsmål ved det daværende styrets håndtering av saken. Styret hadde også bevilget seg forholdsvis stor arbeidsgodtgjørelse i tillegg til styrehonorar. Dette ble bla begrunnet med ekstraordinært arbeid knyttet til rehabiliteringen. Styret fikk mistillit på GF og ble kastet!

18 Historien II OBOS var forretningsfører for borettslaget (tilknyttet lag) Prosjektet var finansiert ved lån fra OBOS Nytt styre mente seg uforpliktet til å betale lånet tilbake Sterk kritikk av OBOS som forretningsfører

19 Argumentasjonen Som følge av sitt forretningsføreransvar forsto eller burde OBOS forstått at det tidligere styret gikk utenfor sine fullmakter da lånene ble etablert... OBOS har som forretningsfører og lånegiver ikke forhindret det tidligere styre å trosse de vedtak generalforsamlingen har gjort

20 Hva OBOS måtte forholde seg til Mange møter og telefonsamtaler med nytt styre Trakassering av ansatte både muntlig og skriftelig i brev og rundskriv I denne saken ble bla FK, gml styre og OBOS politianmeldt Meldt til Finanstilsynet, eget møte, samt tilsvar fra oss med 13 vedlegg og 200 sider Brev om monsterbedriften OBOS til statsministerens kontor

21 Hva OBOS måtte forholde seg til (forts) Massevis av rundskriv for og mot det nye styret Tidkrevende generalforsamlinger, 4-5 stk. Rettsoppnevnt granskning som munnet ut i egen rapport. Lange avhør der alt som ble sagt ble tatt opp på lydbånd.

22 Hva OBOS måtte forholde seg til (forts) Nektet å betale for drift i VMS hvor de var medeier Pwc trakk seg som revisor, man hadde da alt brukt rundt 50 timer ekstra på selskapet. Brukte mye tid med Nedre Haugen sin advokat. Måtte begynne på nytt da de etter kort tid byttet advokat. Vi sa opp oppdraget. Egen rettssak der Nedre Haugen brl motsatte seg oppsigelse.

23 Hva OBOS måtte forholde seg til (forts) OBOS-banken (Lån & Spar) sendte varsel til samtlige andelseiere om mulig tvangssalg av samtlige leiligheter Negativ mediedekning, mest for borettslaget Ny forretningsfører med egen aktør som sto for innkreving. Fikk ikke tilbakemelding om at de hadde begynt med innkreving på egen hånd. Rydde opp da regnskapet kom tilbake

24 Erfaringer Selv ved kritisk tilbakeblikk: Ikke veldig mye vi hadde gjort feil Skriftlighet vedr lønnsutbetalinger og reisekostnader. Vi burde også skriftlig ha vært enda klarere på brudd på etiske retningslinjer, der en person satt både som styreleder og byggeleder. Gml styre argumenterte med at opprinnelig byggeleder var blitt syk. Styreleder hadde også ingeniørkompetanse. Forholdet var også omtalt i årsberetningen der det sto forklart at de på dette punktet ikke fulgte de etiske retningslinjene. Sett i forhold til rehabilitering på kr 55 mill og ingen byggeledere så var ikke utbetalingene helt urimelige.

25 Erfaringer Nøyere med generalforsamlingsvedtak, spesielt på ett av låneopptakene. Gjør OBOS-banken en feil slår det tilbake på oss. Det samme vil gjelde for OPAS og OBOS Eiendomsdrift, selv om de ikke var parter i denne saken. Ofte vanskelig å forsvare seg. Alltid noe man kunne gjort bedre. Men må ikke glemme at det er kontrakten og lovgivningen som setter rammene. Sagt opp tidligere, men ville uansett brukt mye tid. Vært flinkere til å evaluere saken i etterkant Tilleggsfakturert mer?

26 En lykkelig slutt

27 Hva skal vi se etter? Antennene må på når: Kontante transaksjoner Inntekter type vaskeripenger med mer. Mangel på riktig attestasjon Varer og tjenester for borettslagets regning til styrets medlemmer Transaksjoner med nærstående Uvanlige transaksjoner Store avvik budsjett/regnskap Rehabiliteringskostnader mye større enn planlagt Innkjøp av personlige eller kostbare forbruksgjenstander Dominerende styreleder Styrer som selv mener de fortjener ekstra påskjønnelse fordi de har lagt ned mye arbeid. Usedvanlig forbruk av kostbare gjenstander (iphones til vaktmester etc.)

28 Hvordan unngå misligheter: Utarbeide etiske retningslinjer som vedtas av boligselskapene Etablere et godt internkontrollmiljø (gode rutiner som gjør at vi fanger opp mislighold, hvitvaskingsregler, egen internkontrollforskrift) Gjennomsiktighet - i et boligselskap skal svært få transaksjoner være konfidensielle Styrene må være kjent med og følge våre rutiner Kommunikasjon og fokus på etiske spørsmål Styrets forbruk utover styrehonorar omtales i note Ved mistanke er det en ting som gjelder: Skriftlighet

29 Hvordan unngå misligheter: Påpek og spør i startfasen, men gjør det skriftlig. Det er naturlig å stille spm ved utsendelse av øk.rapport/årsregnskap, men ikke vent dersom det er prekært. Få gjerne revisor til å skrive/sende brevet. Har normalt veldig fokus på dette ved høstrevisjonen Viktig at vi oppdager og påpeker misligheter før beboere og evt. nytt styre gjør det. Da unngår vi som regel også å bli trukket inn i saken. Interne varslingsrutiner (leder og revisor) Være bevisst når man foretar jobb utenfor og innenfor kontrakt. Skrive egen avtale når utenfor.

30 Hvordan unngå misligheter: Ta varslere på alvor. Ofte fornuftig å meddele hele styret at du har mottatt et varsel om mislighet. Når misligheter er stadfestet med stor grad av sikkerhet anbefaler vi alltid politianmeldelse. Avhengig av alvorlighetsgrad og om synderne har gjort opp for seg, har vi normalt ingen innsigelser om styret velger å ikke anmelde.

31 Endret kontrakt Borettslaget ledes av styret. Forretningsførerens rolle er å utføre de oppgaver som følger av denne kontrakten, samt andre oppgaver som styret bestiller fra forretningsfører. Styret er ansvarlig for at borettslaget drives i samsvar med lover og forskrifter.

32 Endret kontrakt (forts) a. Av borettslagets midler betaler OBOS, uten anvisning fra borettslagets styre faste kostnader, så som renter og avdrag på lån, forsikringspremie, egenandel ved forsikringsskader, forretningsførerhonorar, skatter, lønn til fast ansatte og andre faste kostnader til forretningsfører. b. Av borettslagets midler sørger OBOS også for betaling av borettslagets variable utgifter, etter anvisning fra styret eller fra den styret gir fullmakt.

33 Endret kontrakt (forts) Innkommende fakturaer konteres av OBOS før de sendes til styret til attestasjon og anvisning/godkjennelse. Attestasjon og anvisning/godkjennelse av betaling av fakturaer skjer via elektronisk fakturabehandling. Forretningsfører kontrollerer at leverandøren er registrert i merverdiavgift-registeret. Styret må påse at fakturaer som attesteres og anvises/godkjennes til betaling er korrekte. Når en faktura er attestert og anvist/godkjent etter borettslagets fullmaktsregler, vil OBOS legge til grunn at styret vedkjenner seg fakturaen og at den skal utbetales.

34 OPAS forbedret fakturaen sin lettere å følge opp

35 Alle de blomster jeg ser på min vei, skal bli til en blomsterbukett til deg. Du er solens dronning, like søt som honning, Det synes ikke bare jeg, men alle de som kjenner deg! Hvis du møter en ku på din vei så dra den i halen, og hils den fra meg. Roser er røde, fioler er blå. Druer er søte og du like så. Det satt to fugler på en kvist, bestevenner var de visst. Den ene sang den andre lo, tenker nok det var oss to. Putt alle sorger i en sekk, gå og kast dem langt, langt vekk.