Oppdrag 7 Miljøovervåking

Transkript

1 Oppdrag 7 Miljøovervåking Hensikt Hensikten med oppdraget er å utrede organisering og ansvarsplassering av miljøovervåkingen i Miljødirektoratet. Oppgaven er delt inn i fem deler: 1. Beskrive oppgavene for en fremtidig sentral koordineringsinstans, og foreslå ansvars og arbeidsfordeling mellom koordineringsinstans og fagseksjoner 2. Foreslå saksgang for behandling av overvåkingsbudsjettet 3. Foreslå aktuelle alternativer for organisatorisk plassering av koordineringsinstansen og belyse fordeler og ulemper ved disse 4. Foreslå hvilke andre oppgaver og områder som bør inngå i en koordineringsinstans 5. Gi en kort omtale av eventuelle andre forhold som må tas hensyn når miljøovervåking skal plasseres i en helhetlig organisasjonsløsning Arbeidsgruppen har bestått av Anne Sundbye (IHM, og leder av gruppa), Anne Mari Opheim (Miljøgiftavdelingen), Alice Gaustad (Klimaavdelingen), Reidar Hindrum (RNK), Tore Opdahl (NVS), Jon Lasse Bratli (TLS), Erik Lund (AVI) og Norith Eckbo (IHM). Bakgrunn Dypdykket på miljøovervåking i daværende DN og Klif viste at overvåkingen er ulik organisert. Klif har hatt en sentralisert organisering med en koordinerende seksjon (IHM), brukeransvarlige i fagseksjoner og programgrupper for de aller fleste program. Gruppene ledes av programkoordinator fra IHM. Programgruppene har medlemmer fra relevante fagseksjoner som har ansvar for fagområdene som programgruppen dekker. DN har hatt en desentralisert organisering hvor overvåkingsprogrammene ligger hos fagseksjonene, men med et team (Team Overvåking) på tvers av programansvarlige seksjoner for å sikre overblikk på miljøovervåkingene. Mange av overvåkingsprogrammene som er initiert fra Trondheim er knyttet mot enkeltarter eller artsgrupper, og har sitt utspring i forvaltningsmessige behov. Overvåkingsarbeidet og den faglige utnyttelsen av resultatene er svært tett knyttet til hverandre og kan beskrives som adaptiv. Dette innebærer at resultater fra overvåkinga brukes direkte i den faglige oppfølging fra ansvarlig seksjon, samt at det også benyttes til en justering av overvåkingsprogrammene. Klif og DN hatt en ulik praksis av anbudsprosess på tidligere igangsatte programmer og det er derfor satt ned en arbeidsgruppesom skal gjennomgå denne og foreslå hvordan dette bør gjøres fremover. I notat fra Ellen ( ) står det skrevet at det er viktig å ha en tydelig koordinerende funksjon på overvåkingsarbeidet. Målet er å sikre et samlet blikk på tvers av overvåkingsresultatene og se programmene i sammenheng, utnytte midlene best mulig og ha en spisskompetanse på overvåkingsfaglige tema. 1

2 Arbeidsgruppen har definert overvåkingsaktiviteter til å dekke inn både overvåkingsprogrammer og kartlegging, samt FOU prosjekter innen metodeutvikling etc. Dette fordi administrasjon og tilrettelegging av overvåking ikke skiller seg fra annen innhenting av kunnskap, slik som kartlegging og ulike FoUprosjekter 1. Oppgaver, arbeids og ansvarsfordeling mellom koordinerende enhet og fagseksjoner Målet med oppdraget er å sørge for at sammenslåingen bidrar til en samordnet og effektivisert nasjonal miljøovervåking som skal kunne svare på sammensatte miljøproblemstillinger, og at miljøovervåkingsdata utnyttes effektivt og gjøres kjent både internt i Miljødirektoratet og eksternt. Arbeidsgruppens diskusjoner har vært preget av at arbeidet er ulikt organisert i Trondheim og Oslo og at en ser ulike løsninger for fordelingen av ansvar mellom koordinerende enhet og fagseksjonen. Det er derfor ikke lyktes arbeidsgruppen å levere et omforent notat på punkt 1. Gruppen er likevel enige om: at det bør etableres temagrupper hvor beslektede overvåkingsprogram samles i noen større enheter enn de programgruppene som er i Oslo i dag (se vedlegg 1 for et svært foreløpig forslag). Mandat for gruppene må utarbeides når arbeidsdeling mellom koordinerende enhet og fagseksjon er avklart at det skal være en overvåkingsgruppe med ledere som representerer hver sin avdeling for å sikre et felles overordnet blikk, at overvåkingsmidlene utnyttes best mulig og at det gjennomføres en helhetlig, samordnet overvåking i tråd med Miljødirektoratets oppgaver og strategiske mål. Gruppen ledes av koordinerende enhet. Mandat må utarbeides. Når det gjelder koordinerende enhet er det enighet følgende oppgaver ha et overordna blikk på Miljødirektoratets overvåkingsprogrammer på tvers av overvåkingsresultater og programmer, ansvar for å koordinere den årlige budsjettprosessen for alle overvåkingsaktiviteter formidle et helhetlig bilde av norsk miljøovervåking bidra til å forbedre og samordne overvåkingsdesign mellom beslektede programmer og bidra til mer bruk av dataene i internt og eksternt være en katalysator i arbeidet med utarbeidelse av nye overvåkingsprogram og spille dette inn i budsjettprosessen Leder av koordinerende enhet vil også være leder av Overvåkingsgruppa Være kontaktledd mellom temagrupper, Overvåkingsgruppa og TLG For fagseksjonene er det enighet om følgende oppgaver Identifisere behov for faktakunnskap/overvåkingsresultater Analysere og vurdere resultatene og sette dem inn i sammenheng 2

3 Formidling av resultater Ta i bruk resultatene i forvaltningsmessig sammenheng Videreutvikle fagområdet sitt bl.a. basert på resultatene fra overvåkingen Ulike syn i arbeidsgruppa: Det er ulike syn i arbeidsgruppa om medlemmene av koordinerende enhet eller fagseksjonene skal drifte overvåkingsprogrammene. I dette ligger blant annet kontakt med oppdragstaker, utforme bestilling og kontraktinngåelse og oppfølging. o Trondheimskontoret mener at fagseksjonene skal utforme bestilling og ha hovedkontakt med oppdragstaker, men at koordinerende enhet skal bistå i anbudsprosess og kontrakter. o Oslokontoret mener at koordinerende enhet skal ha hovedansvar for å utforme bestilling og ha hovedkontakt med oppdragstaker angående fremdrift i programmet, kontrakt og rapportering, men i nært samarbeid med fagseksjonene. Det er ulike syn i arbeidsgruppa om det er fagseksjonen eller koordinerende enhet som skal lede temagruppene På bakgrunn av disse ulike synene har vi laget to ulike modeller basert på ulike premisser for ansvarsfordeling mellom koordinerende seksjon og fagseksjoner (se vedlegg 2). Begge modellene har som premiss at en temagruppe favner flere programmer, derav benytter navnet "temagruppe" og ikke "programgruppe", og at en ansvarlig fagseksjon har som oppgave å samle innspill på brukerbehov for hele direktoratet og fra eksterne. Oppgavene er fordelt på de 6 delprosessene 1. identifisere behov for faktakunnskap 2. tilrettelegge for å prioritere behov 3. utforme og konkretisere bestilling 4. ta imot, kvalitetssikre og akseptere rapporter (drift) 5. vurdere og analysere resultatene og ta dem i bruk 6. Formidle kunnskapen Modell 1 er basert på at fagseksjon har hovedansvar for brukerbehov i hvert av de programmene som seksjonen har primæransvaret for, samt å drifte disse programmene. Den fagseksjonen som er primærbruker av de programmene som grupperer under en temagruppe, bør lede temagruppen. koordinerende seksjon har en rolle som ressursseksjon på offentlige anskaffelser for fagseksjonene, medlemmer av koordinerende seksjoner er med i temagruppene og bruker dataene opp mot analyse og formidlingsarbeid på tvers av overvåkingsprogrammene. 3

4 Modell 1 innebærer at dagens programansvar for drift som nå ligger IHM endres. Fagansvaret vil ligge i fagseksjonene. Hovedfokus er på bistand til anskaffelser. Det vil kunne være behov for økt kompetanse på miljødata og analysearbeid. Arbeidsgruppas medlemmer fra Trondheim ønsker modell 1 og mener at en koordinerende enhet ikke skal ha faglig ansvar for de enkelte programmer. Dette må være en enhet med støttefunksjoner som sitt primære arbeidsfelt, men med et ansvar for å koordinere på tvers av programmer/temagrupper. Det faglige ansvaret må tilligge den fagseksjon hvor de ulike overvåkingsoppgaver hører hjemme. Mange av overvåkingsprogrammene som er initiert fra Trondheim er knyttet mot enkeltarter eller artsgrupper, og har sitt utspring i forvaltningsmessige behov. Dette innebærer at resultater fra overvåkinga brukes direkte i den faglige oppfølging fra ansvarlig seksjon, samt at det også benyttes til en justering av overvåkingsprogrammene. Viktig er det også at gjennomføringen av overvåkingen for mange program inkluderer bruk av et stort antall frivillige herunder også flere NGOer (blant annet programmene på rovvilt, fugl og hjortevilt). Trondheimsavdelingen er generelt skeptisk til at den faglige oppfølginga av overvåkingen skal flyttes fra fagseksjoner og over til en koordinerende seksjon. Dette vil med stor sannsynlighet ikke føre til en bedre ressursutnyttelse, hverken med tanke på personell, tid eller midler. Årsaken er at veien fra oppdragstaker til bestiller blir faset gjennom flere ledd slik at avstanden fra datainnsamler til databruker blir lengre. Det er av avgjørende betydning at det er kortest mulig veg mellom oppdragstaker og beslutningstaker (les: fagseksjonen). Mange av de viktigste overvåkingsserier som kjøres fra Trondheim har lang historikk med samme oppdragstakere og tidligere konkurranseutlysninger har vist at det ikke er konkurrenter på dette. Intensjonskunngjøringer er derfor det viktigste redskapet for videreføring. Dette er enkle prosedyrer som ikke på noen måte krever spesialkompetanse. Gjennom det elektroniske søknadssenteret (ESS) er prosedyrer for søknadsbehandling og kontrakts/avtaleutferdigelse betydelig forenklet. Tilsvarende vil rapporter fra oppdragstakere bli lastet opp i ESS og være tilgjengelige for fagansvarlige. Bruk av budsjettmidler fra ulike poster kan enkelte overvåkes gjennom ESS og Agresso. En koordinerende enhet vil i stor grad måtte spille på respektive fagseksjoner der behov for faglige vurderinger og kompetanse er påkrevd. Vi finner det viktig å understreke at utnyttelsen av det faglige må telle minst like mye som en effektiv utnyttelse av overvåkingsmidler Fagseksjonene har det primære eierskapet til resultatene av de ulike programmene, og skal sitte i de ulike temagruppene for å sikre den nødvendige nære kontakt mellom oppdragstaker og Miljødirektoratets hovedbrukere av data. Modell 2 er basert på at en fagseksjon har hovedansvar for brukerbehov i hvert av programmene og for å formidle resultatene per program internt og eksternt, koordinerende seksjon har ansvar for å drifte selve programmene, 4

5 medlemmer av koordinerende seksjon leder temagrupper og bruker dataene opp mot analyse og formidlingsarbeid på tvers av overvåkingsprogrammene. I modell 2 vil koordinerende enhet bestå av fagpersoner med spisskompetanse på overvåking som til sammen dekker hele bredden i direktoratets oppgaveportefølje. Brukeransvarlig fagseksjon utnevnes for alle overvåkingsprogrammene. Mulig behov for økt kompetanse på offentlig anskaffelsesregelverket, analysearbeid og miljødata i den koordinerende seksjonen. Arbeidsgruppas medlemmer fra Oslo ønsker modell 2 fordi den i størst grad vil bidra til helhet og effektivitet i overvåkingsarbeidet. Koordinerende enhet skal bidra med spisskompetanse på overvåking som bl.a er å ha kunnskap om egnede målemedier, analysemetoder, oversikt over stasjonsnett mv og på bakgrunn av dette kunne designe egnede overvåkingsprogram som svarer på de problemstillingene etaten vil ha svar på. For å få dette til bør medarbeidere i koordineringsenheten som hovedregel drifte programmene og ha ansvaret for å utvikle og tilpasse programmene for å sikre mest mulig bruk av dataene, i nært samarbeid med fagseksjonene. Fagseksjonene har hovedansvaret for å identifisere og sammenstille kunnskapsbehov i forvaltningen, og ta dataene i bruk på sine områder. Dersom mesteparten av ansvar for både drift og ledelse av temagrupper tillegges fagseksjonene, mener Oslokontoret at dette i stor grad vil redusere en koordinerende enhet til en ressursseksjon på offentlig anskaffelser, og redusere kompetansen på miljøovervåking som fag. Oslokontoret ser på det som positivt at det i begge modeller legges opp til temagrupper hvor flere program inngår, men at målet bør være at programmene gjennom en prosess i temagruppene utvikles og designes slik at kvaliteten på resultatene er best mulig og at flest mulig kan bruke dem i etterkant. For å holde oversikt på tvers og bidra til effektiv utnyttelse av ressurser, mener Oslokontoret at koordinerende enhet som hovedregel bør lede temagruppene. Koordinerende enhet bør ha ansvar for å lage forslag til prioriteringer og budsjett, og for å initiere av dataene i analyser på tvers av programmene og arbeidet i programgruppene er viktig i så måte. 2. Saksgang for overvåkingsbudsjett Gruppa har blitt enige om hovedtrekkene når det gjelder saksgangen for overvåkingsbudsjettet og om at koordinerende enhet har ansvar for prosessen: Koordinerende enhet skal ha ansvar for en prosess hvor temagruppene og avdelingene leverer innspill på sine budsjettbehov. Koordinerende enhet lager på bakgrunn av innspillene forslag til aktivitetsplan for overvåking, kartlegging og overvåkingsrelatert FOU med tilhørende budsjett som viser hvilke budsjettposter overvåkingsaktivitetene bør finansieres over. Dette sendes til overvåkingsgruppa som tar dette med tilbake til egne avdelinger for behandling der. Avdelingenes innstillinger diskuteres så i overvåkingsgruppe før koordinerende enhet sender overvåkingsgruppas samlede innstilling, via avdelingsdirektør i den avdelingen enheten ligger, til TLG. 5

6 Når det gjelder oppfølgingen av budsjettet (budsjettansvar gjennom året) er det ulike syn i gruppa. Dette skyldes at vi er uenige om hvem som skal drifte overvåkingsprogrammene, fagseksjon eller koordinerende enhet. Seksjon Overvåkingsprog Temagrupper Budsjettflyt Direktø Seksjon Seksjon Koordinerend e enhet Overvåkings gruppe (alle fagavd) Avdeling TLG Seksjon Seksjon Figur 1. Oversikt over budsjettsprosessen. 3. Organisatorisk plassering av koordineringsinstans Det er viktig at koordinerende enhet tillegges en fagavdeling, og ikke en organiseringsavdeling som en ressursseksjon. Budsjettprosessen for overvåkingsbudsjettet bør gå uavhengig av avdelingen da den krever innspill fra hele direktoratet. Behovet for en tilknytning til fagavdeling blir enda sterkeree dersom oppgaver som FoU og kartleggingg legges til koordinerendee enhet. Et annet alternativ er å plassere en koordinerende enhet strategisk til spesifikke resultatmål. Det bør også vurderes om miljøovervåking sammen med andre områder som miljødata, analyse, FOU og forskningskoordinasjon, teknologi og utvikling, karttjenester og databaser, formidling og Miljøstatus, kan danne en tverrgående avdeling. 4. Innlemming av andre områder i koordineringsinstans Vi har kommet frem til følgende forslag til andre arbeidsoppgaver og områder som ville ha vært gunstig å lokaliseree sammen med den koordinerende enheten: Forskningskoordinering og FOU Analyse av miljøovervåkingsdata o Assessmentsrapporter hvert 3. eller 5. år 6

7 o Det er behov for en videre diskusjon om hvorvidt selve analysearbeidet skal gjøres internt eller eksternt med tanke på hva slags kilder vi har behov for inn i de ulike arbeidsområdene, og hva vi legger i "analysearbeid" Formidling av miljøovervåkingsdata o Miljøstatus Databaser og karttjenester Kartlegging o Koordinerende enhet har ansvar for å følge opp kartlegging som verktøy inn i programmene/temagruppene de er med på Oslokontoret har for øvrig gode erfaringer med at koordinerende enhet er en del av en miljøfaglig tung seksjon som har erfaring med store overvåkingsprogram. Dette kan også vurderes som en fremtidig løsning 5. Andre hensyn ved plassering i en helhetlig organisasjonsløsning Vi forutsetter at koordinerende enhet får medarbeidere både i Oslo og Trondheim. Det blir viktig å få gode fagmiljø på begge kontorer slik at medarbeiderne får et overvåkingsfagmiljø rundt seg. SNO utfører en del av overvåkingsaktivitetene (prøvetaking, etc), og det må avklares nærmere hvordan dette skal knyttes til overvåkingen. 7

8 Vedlegg 1 Meget foreløpig forslag til temagrupper Under er det satt oppp et meget foreløpig forslag til temagrupper. Hensikten er å sette sammen programmer til temagrupper som har fellestrekk. Vi mener dette vil effektivisere og forbedre kunnskapsproduksjonen og slik at vi i enda større grad skal kunne ta dataene i bruk. Før temagrupper etableres, bør det være en grundig prosess i direktoratet med alle involverte slik at det blir de riktige programmene som settes sammen og at man får en håndterbart antall temagrupper. 8

9 Vedlegg 2 Bekrivelse av modellene Faser Koordinerende enhet Ansvarlig fagseksjon Identifisere behov Modell 1 og 2 Spille inn evt. tverrgående kunnskapsbehov til ansvarlig fagseksjon Identifisere og sammenstille kunnskapsbehov i hele direktoratet Prioritere behov Modell 1 Løfte uenigheter for Overvåkingsgruppa Lede prosessen innad temagruppene Skape underlag for prioriteringer Modell 2 Utforme bestilling Modell 1 Modell 2 Drift Modell 1 Lede prosessen innad temagruppene Skape underlag for prioriteringer Løfte uenigheter for Overvåkingsgruppa Bistå ansvarlig fagseksjon med offentlig anskaffelsesregelverket Bistå ansvarlig fagseksjon på faglig utforming av bestilling Ansvar for å utforme budsjett, studiedesign og konkurransegrunnlag Ansvar for kontraktinngåelse Bistå ansvarlig fagseksjon med evt problemstillinger angående kontrakt Gi innspill til rapportutkast til ansvarlig fagseksjon Delta i prioriteringsprosessen i temagruppene Ansvar for å utforme budsjett, studiedesign og konkurransegrunnlag Gi innspill på utforming av bestillingen Hovedansvar for drift og kontakt med oppdragstaker Vurdere, samle innspill og godkjenne rapporter Modell 2 Vurdere og analysere resultater Modell 1 og 2 Formidle Modell 1 Ansvar for kontraktinngåelse Hovedkontakt med oppdragstaker Løfte evt endringer i programmet til temagruppene Vurdere, samle innspill og godkjenne rapporter Analysere resultatene på tvers av overvåkingsprogrammene Gi innspill til pressemelding Utgi assessmentrapporter på tvers av programmene Ansvar for å formidle resultater på tvers av programmene internt og eksternt Rapportering og indikatorarbeid 9 Delta på møter med oppdragstaker underveis Gi innspill til rapportutkast Analysere dataene videre Oppdatere Miljøstatus, pressemelding, gjøre resultatene kjent Gi innspill til assessmentrapporter

10 Modell 2 Budsjett Modell 1 Modell 2 (nasjonalt og internasjonalt) Gi innspill til pressemelding Utgi assessmentrapporter på tvers av programmene Ansvar for å formidle resultater på tvers av programmene internt og eksternt Være ambassadører for norsk miljøovervåking Rapportering og indikatorarbeid (nasjonalt og internasjonalt) Ansvar for budsjettprosessen og å ha en samlet oversikt over overvåkingsaktivitetene Koordinere og fremme behov for økte bevilgninger og nye programmer Ansvar for budsjett og budsjettprosessen, og å ha en samlet oversikt over overvåkingsaktivitetene Koordinere og fremme behov for økte bevilgninger og nye programmer Oppdatere Miljøstatus, pressemelding, gjøre resultatene kjent Gi innspill til assessmentrapporter Inneha budsjettansvar på de programmer som tilligger fagseksjonen Gi innspill i budsjettsprosessen 10