Møteinnkalling Høgskulestyret

Transkript

1 Møteinnkalling Høgskulestyret Møtestad: Fossbygget, Sogndal Dato: 14.desember Tidspunkt: 10:00 Det vert med dette kalla inn til styremøte i HSF-styret onsdag 14.desember kl Møtet vert halde i møterommet v/studentekspedisjonen i Fossbygget, Sogndal. Etter møtet, kl , vil det bli høve til synfaring i det nye Høgskulebygget. Vi har ikkje motteke forfall til dette møte. Eventuelle forfall må snarast meldast til sekretariatet ved Hans Jørgen Binningsbø, e-post hansjb@hisf.no eller telefon Ikkje offentlege styresaker går berre til møtande styremedlemmer. Sakskart Saksnr Innhald VS 11/92 Godkjenning av innkalling og saksliste VS 11/93 Godkjenning av referat frå førre møte VS 11/94 Budsjett 2012 VS 11/95 Oppfylging av byggesak 3.byggjesteg (u.off) VS 11/96 Deling av Seksjon for personal og økonomi og ny leiarstruktur VS 11/97 Førerett til stilling som personal- og organisasjonsdirektør (u.off) VS 11/98 Utlysing av stilling som økonomidirektør VS 11/99 Oppnemning av medlemmer i klagenemnda VS 11/100 Høgskulen sitt kvalitetssystem etter omorganiseringa VS 11/101 Rapport om studiekvalitet VS 11/102 Rapport og planar drøftingssak VS 11/103 Plan for rullering av strategisk plan VS 11/104 VS 11/105 VS 11/106 VS 11/107 Etablering av Råd for samarbeid med arbeidslivet Orienteringssaker Ymse Evaluering av styremøtet Med helsing Heidi-Kathrin Osland Styreleiar Åse Løkeland rektor

2 Kopi m/saksdokument til: 1.vararepresentant for studentar og interne styremedlemer / eksterne varamedlemar / observatørar / direktør / fagforeiningar ved HSF / biblioteka / avdelingsadministrasjonane / dekanar / Studentparlamentet

3 Saksframlegg Dato Referanse / /2011 Sakshandsamar Solfrid Skjerven Eikevik, tlf Saksgang: Saksnr. Utval Møtedato VS 11/94 Høgskulestyret BUDSJETT 2012 Framlegg til vedtak: Med atterhald om endringar i føresetnader i tildelingsbrev frå Kunnskapsdepartementet, fastset styret slike hovudrammer for budsjettet 2012: Avdeling (tal i heile tusen) 2012 AHF AIN ALI ASF Fellestenestene og institusjonsnivået Sum Rektor får fullmakt til å disponere midlane innanfor dei hovudmål som ligg til grunn for budsjettframlegget for Styret føreset at rektor gjev underordna leiarar fullmakt til å disponere budsjettet for sine einingar. Saksvedlegg: Vedlegg 1 Budsjett 2012 Vedlegg 2 Ressursfordeling 2012/2013 Vedlegg 3 Notat frå Avdelingsrådet ved Avdeling for helsefag Vedlegg 4 Notat frå Studentparlamentet Saksframstilling Denne saka er bygd opp på følgjande måte: 1. Samandrag 2. Driftsnivå Framlegg til Budsjett Langtidsprognose Utfordringar / risikovurderingar 6. Avslutning 1

4 1. Samandrag Saka blir utarbeidd med utgangspunkt i: Stortingsproposisjon nr 1 (11/12) Statsbudsjett 2012 Strategiplan Sak 11/42: Budsjettprognose Sak 11/43: Vedtak om studietilbod Regulering av opptakskapasitet. Sak 11/71: Delårsrapportering 2. tertial 2011 Sak 11/81: Hovudval i budsjett 2012 Sak 11/83: Revisjon av vedtak om studietilbodet Regulering av opptakskapasitet Høgskulen har hatt som praksis at styret har handsama budsjettet gjennom saker om studieprogrammet og om hovudvala i budsjettet i november og dei endelege økonomiske rammene i desember. Dette året har det vore ei endring i denne prosessen. Til liks med fleire andre institusjonar har høgskulen sett behov for å kome tidlegare i gang med arbeidsprosessane rundt neste års studieprogram. I juni vart difor hovudtyngda av studieprogram 2012/2013 vedteke. 6. oktober vart statsbudsjettet lagt fram og rammene til høgskulen for 2012 var dermed fastsett, jf saka om hovudval i budsjett 2012 i styremøtet i november: Statsbudsjettet for 2012 tildelte Høgskulen i Sogn og Fjordane ei løyving på 289,957 mill kr. Tabellen syner endringar i ramma for Høgskulen i Sogn og Fjordane i 2012 i høve til 2011: tall i tusen kr Budsjettramme 2011 (eks utstyrsløyving) Vidareføring studieplassar Basisløyving Kategoriendring GLU 875 Pris- og lønsjustering Undervisningskomponent Studiepoengløyving Forsking Forskingsinsentiver 496 Andre endringar Husleigekompensasjon nytt bygg Budsjettramme Total budsjettramme for 2011 var på 316,218 mill kr. Inkludert i den ramma låg ei eingongsløyving på 53,7 mill kr som skal nyttast til utstyr mm i det nye sentralbygget. Høgskulen får basisløyving til vidareføring av 20 studieplassar som vart løyvd i revidert nasjonalbudsjett 2009, til vidareføring av 15 (frie) studieplassar som vart løyvd i 2011 og til 2 studieplassar i lærarutdanninga (mentor nye lærarar og førskulelærarar). Kategoriendring GLU: midlar som følgje av at dei nye grunnskulelærarutdanningane vert plassert ein kategori høgare i finansieringssystemet. Kompensasjonen for pris og lønnsveksten er sett til 3,1 % i Som følgje av høgare studiepoengproduksjon i 2010 enn 2009, får høgskulen auke i studiepoengløyvinga på 7,631 mill kr. Forskingsløyvinga har auka med 0,496 mill kr. Løyvinga er tildelt ut frå resultat oppnådd i For parametrane som ligg til grunn har høgskulen hatt auke på tal publiseringspoeng, midlar frå Forskingsrådet og doktorgradskandidatar. Det vert løyvd 7,377 mill kr i husleigekompensasjon for nytt bygg Ingen nye stipendiatstillingar ved høgskulen. 2

5 I tida etter november møtet er det arbeida vidare med detaljbudsjettet for 2012 (sjå vedlegg 1). Ressursfordelingsmodellen for 2012/2013 er utarbeida (sjå vedlegg 2) og nivået på dei ulike driftspostane er gjennomgått og kvalitetssjekka. Rektor legg fram eit budsjett for 2012 som viser 1,5 mill kr i underskot. Dette er same nivå som låg til grunn i styresaka i november. Langtidsprognosen viser underskot også i 2013 og Frå 2015 viser prognosen høgare inntekter enn utgifter og det akkumulerte underskotet vil vere dekka inn i løpet av Driftsnivå 2011 Rekneskapsrapporten 2. tertial 2011 (styresak 11/71) viste at avdelingane har bra kontroll på økonomien og melder om rekneskap i balanse for 2011 (+/- nokre hundre tusen). Unnataket her er den nye avdelinga ASF som melde om eit prognostisert underskot på 1,3 mill kr. I prognose 2011 som no ligg til grunn for budsjett 2012 og prognosen for åra vidare, vert det føresett at det akkumulerte resultatet for høgskulen pr er 0, dvs at høgskulen ikkje dreg med seg underskot som må dekkast inn i løpet av langtidsperioden. Dette akkumulerte resultatet er knytt mot institusjonsnivået då avdelingane disponerer og står ansvarlege for sine budsjettmidlar. Det endelege resultatet for 2011 vil fyrst vere klart i samband med årsoppgjeret. 3. Framlegg til Budsjett Hovudpostar Tabellen under viser hovudpostane i budsjettframlegget for 2012 samanlikna med budsjett 2011: tall i tusen kr Budsjett 2011 Budsjett 2012 Endring Løyving frå KD ,7 % Andre inntekter ,0 % Sum inntekter ,3 % Investeringar ,6 % Lønskostnader ,0 % Andre driftskostnader ,5 % Sum kostnader ,1 % Budsjettbalanse

6 3.2 Forklaring til hovudpostane Nedanfor vil vi gå gjennom hovudpostane i tabellen over. Inntekter 2012 Inntektssida i budsjettet er samansett av: Tall i tusen kr Løyving i Statsbudsjettet Fordring HiSF Oppdrag (studiepoengløyving) Løyving arbeidsplassrelatert førskulelærarutdanning Inntekter frå andre høgskular og universitet 306 Dekningsbidrag Materiellpengar 500 Samla inntekter i Det er gjort greie for løyvinga i Statsbudsjettet 2012 innleiingsvis i denne saka. HiSF Oppdrag gjennomførte i 2010 prosjekt som medførte auka studiepoengproduksjon ved høgskulen. Studiepoengløyvinga for 2012 skal difor reduserast med 1,366 mill kr då desse inntektene vart forskottert i 2010 for å balansere prosjekta. Denne reduksjonen er større enn i 2011 og forklarar nedgangen i andre inntekter i førre tabell. I juni 2009 vart det løyvt 1,1 mill kr til utvikling og igangsetting av arbeidsplassrelatert førskulelærarutdanning. Det vert gjeve fire løyvingar i samband med dette tiltaket, den siste vil gjelde for studieåret 2012/2013. Universitetet i Oslo (UiO) er fagansvarlege for masterstudiet i spesialpedagogikk. Dei har rapportert inn studiepoeng i 2010 tilsvarande 0,308 mill kr i resultatløyving som skal betalast til HiSF i Både dekningsbidrag og eigenfinansiering (bidrag frå institusjon) skal synleggjerast i budsjett og rekneskap. Budsjettert nivå er det same som for 2011 då rekneskapsgjennomgangane ikkje tyder på vesentlege endringar for desse postane. Også materiellpengar ligg på same nivå som budsjett Kostnader 2012 Årsverkramme lønskostnader I prognosen som låg til grunn for vedtaket om studieprogram 2012/2013 i juni, var det sett av ressursar til opptrapping av allereie vedtekne studium (bachelor fornybar energi og ny grunnskulelærarutdanning) og det vart gjort vedtak om følgjande mastergrader: o Årleg opptak på mastergraden i idrettsvitskap o Oppstart av mastergrad i landskapsplanlegging o Oppstart av mastergrad i helse- og sosialfag I saka om hovudval budsjett 2012 var prognosen for lønskostnader auka i høve saka i juni. Det var tre forklaringar til dette. For det første at pensjonspremien er auka med 0,94 %. Dette utgjer vel 1 mill kr for For det andre vert det tildelt meir ressursar som følgje av aukande studenttal. For det tredje har det vore ei kompetansevriding ved høgskulen i form av fleire professorar/dosentar. Dette medfører at høgskulen må dele ut meir ressursar då desse stillingane har høgare forskingsgrad. 4

7 Budsjettet som no vert lagt fram (i 2012-kroner), har høgare lønskostnader enn det som låg til grunn i saka om hovudval budsjett Det er to årsaker til dette: 1. Stillinga som viserektor for FoU er fullt ut bygd inn i budsjettet 2. Det ligg inne eit mindre kutt på vidareutdanningstilbodet ved Avdeling for helsefag. Reduksjonen er no på 30 studiepoeng mot 60 studiepoeng i saka i november. Ressursfordelingsmodellen fordeler dei faglege årsverka ved avdelingane og gjennom denne vert lønskostnadane i HSF styrt. Lønskostnadene utgjer over 60 % av budsjettet til høgskulen, difor er det avgjerande å ha kontroll på desse kostnadene. Oppsummering av endringane i Ressursfordelingsmodellen frå budsjett 2011 til budsjett 2012: I endringstala for avdelingane inngår endringar i studium som er nemnt tidlegare i kapitlet og/eller endringar i studenttal. Kompetanseopprykk og tildeling som følgje av FoU-resultat er fordelt ut på dei respektive avdelingane i Ressursfordelingsmodellen/budsjettet. Det er gjort eit kutt på knapt 1 % på lønskostnadene. Dette fordi utarbeiding av langtidsprognosen viste at underskotet i 2012 ikkje kunne vere høgare enn nivået som no er lagt fram skal høgskulen kome i balanse i løpet av perioden. Kuttet tilsvarar 2 stillingar i tildelinga for 2012/2013 (1,4 fagstillingar og 0,6 administrative stillingar). Det er og gjort kutt under utviklingsmidlar, sjå kapittel 4. Dei administrative ressursane er auka opp i samsvar med auken i faglege årsverk. Fordelinga skal vere 70% faglege stillingar og 30% administrative/tekniske stillingar. Førebels er desse auka administrative ressursane lagt på rektor/institusjon. Rektor vil fordele desse ressursane i etterkant. Det er lagt til grunn ein lønsvekst på 4 %, dette i samsvar med det Finansdepartementet har lagt til grunn i statsbudsjettet. Arbeidsgjevar sin del av innskot til Statens Pensjonskasse er auka frå 11,15 % til 12,09 %. Andre driftskostnader For dei fleste postane under andre driftskostnader er det gått ut frå nivået for 2011 for deretter å legge på den forventa prisveksten som vart gitt i Statsbudsjettet. I tillegg er ein del av kostnadspostane styrt av studenttal og tal tilsette. Det er i hovudsak to postar som avvik frå dette: Husleige/drift bygningar Som nemnt i saka om hovudval budsjett 2012 er føresette høgskulen juni 2012 uendra nivå på byggkostnader med unnatak av auke i driftsutgifter som fylgje av arealauke. Kostnadane no er blitt høgre noko som skriv seg frå auka kostnader i Stadionbygg (behov for meir areal i samband med auka 5

8 aktivitetsnivå i høgskulen). I tillegg ser vi at effekten av omlegginga av husleigeavtalen for Fossbygget/ALI-bygga var undervurdert (skilje husleige, vedlikehaldskostnader og brukaravhengige kostnader). I budsjett 2012 er det i tillegg til punktet over lagt inn auke i energikostnader og reinhaldsutgifter - begge som følgje av auka areal. Praksisbudsjett ALI. Avdeling for lærarutdanning og idrett gir kvart år innspel til det som går på lønsrefusjon i samband med praksisplassar for studentane då dette er ein post som kan variere mykje frå år til år. Innsendt budsjett er redusert med delen av praksiskostnadene som avtalepartane på samlingsbasert GLU (Sandane og Voss) skal refundere til oss. Investeringar Investeringane er i budsjettet for 2012 på same nivå som for 2011 (postane er prisjustert). Løyving til forsking og utvikling FoU-løyvinga frå departementet er ei resultatbasert omfordelingsløyving basert på institusjonen sine EUinntekter, avlagte doktorgrader, forskingsrådsmidlar og publiseringspoeng. Den samla resultatbaserte FoU-løyvinga i sektoren er sett på eit fast nivå. Denne vert omfordelt etter rangering av oppnådde resultat mellom institusjonane. Forskingsløyvinga har auka med 0,496 mill kr samanlikna med Løyvinga er tildelt ut frå resultat oppnådd i Denne løyvinga er fullt ut fordelt ut til avdelingane. Høgskulen si fordeling av FoU-ressurs til avdelingane skjer etter undervisningsmengde i ressursfordelingsmodellen, kompetanseprofil og FoU-resultat. Tabellen under viser FoU-tildelinga til avdelingane etter desse komponentane: Studieår 11/12 12/13 Årsverk utrekna etter undervisningsmengde 11,76 12,18 Årsverk i høve førstestillingar 1,77 1,71 Årsverk i høve professor/dosent 2,34 3,90 Årsverk etter FoU-resultat 2,51 3,28 Årsverk etter eksterne inntekter 1 1 Sum tildeling til avdelingane 19,38 22,07 FoU-løyvinga har auka med 2,69 årsverk i Høgskulen i Sogn og Fjordane får finansiert 11 stipendiatstillingar over statsbudsjettet i Dette gir ei FoU-løyving på 7,3 mill kr. I tillegg er det i budsjettet sett av 2,85 mill kr til strategiske FoU-midlar på institusjonsnivå. 6

9 3.3 Utviklingsmidlar I budsjett for 2011 var det avsett følgjande utviklingsmidlar: I budsjettframlegget for 2012 går posten FoU-utvalsleiar ut då viserektor for FoU skal dekke denne funksjonen (viserektorstillinga ligg i stillingsbudsjettet for 2012). Når det gjeld utviklingsmidlar organisasjon er denne redusert med kr Dette har vore eit nødvendig grep for å få budsjett 2012 på eit nivå som samsvarar med ein langtidsprognose i balanse. Det har vist seg å vere behov for nokre frie midlar som rektor kan disponere i løpet av eitt år. Posten fungerer og som reserve for uføresette kostnader. I budsjettframlegget for 2012 ligg denne på same nivå som Det har i budsjettprosessen kome inn innspel frå biblioteket (auka årsverkramme, auka kostnader på studentvakthald og vidareføring RFIDprosjektet) seksjon for utdanning (nytt vevprosjekt, stilling som web-master og vidareføring av prosjektet digital kompetanse) Avdeling for ingeniør og naturfag (meir tildeling av ressursar som følgje av vriding teori - praktisk, utstyrskjøp) Studentparlamentet (stillingsauke). Ut frå den økonomiske situasjonen er det avgrensa kor mykje av desse innspela som kan innfriast, men rektor vil vurdere dette i samband med fordeling av utviklingsmidlar og fordeling av den auka administrative ressursen. Spesielt vil rektor vektleggja å få i gang fornying av HiSF sine heimesider (nytt vevprosjekt). Rektor disponerer elles utviklingsmidlane i tråd med signala gitt i dette styremøtet. 3.4 Oppsummering budsjett 2012 I høve premissane som låg til grunn for saka om hovudval i budsjett 2012, er det no lagt inn følgjande kostnadspostar i budsjett 2012: 7

10 - Stillinga som viserektor for FoU (heilårseffekt) - Auka energikostnader og reinhaldsutgifter (halvårseffekt for haust 2012) - Eit mindre kutt i vidareutdanninga ved AHF, frå 60 studiepoeng i saka i november til 30 studiepoeng i dette budsjettframlegget. Tabellen under synleggjer at det har vore ein vesentleg reduksjon i tildelinga til vidareutdanningane ved høgskulen siste åra. Rektor meiner det er rimeleg at denne reduksjonen må fordelast på fleire avdelingar. Det ligg inne mindre innsparingar i form av reduserte kostnader for enkelte postar. Men i sum har desse utgjort så lite at rektor såg det naudsynt å gjere kutt slik at høgskulen kan forvente budsjettbalanse i løpet av langtidsperioden. Det vart difor lagt inn eit kutt på utviklingsmidlane og eit generelt kutt på lønskostnadane (0,8 %). 4. Langtidsprognose tall i tusen kr Budsjett Budsjett- prognose Basisløyving frå KD Studiepoengproduksjonløyving frå KD Andre driftsinntekter Driftsinntekter Lønskostnader Investeringar Husleige Energikostnader og andre kostnader vedk lokale Arealavhengig driftskomponent Andre driftskostnader Studentavhengig kostnadskomponent Utviklingsmidlar Driftskostnader Dekningsbidrag frå prosjektverksemd Eigenfinansiering til prosjekt Forskotterte studiepoeng inntekter HSFO Disponeringar / avsetningar Årets mindre-/meirforbruk Samla mindre-/meirforbruk

11 Budsjett 2012 (jf vedlegg 1) er utgangspunkt for denne langtidsprognosen. Det er gjort greie for inntektsog kostnadspostane i budsjettet for 2012 tidlegare i saka. Langtidsprognosen føreset framskriving av nivået for 2012 med desse tillegga: Det er i 2013 teke høgde for dei auka husleigekostnadene (heilårsverknad av kostnadene haust 2012) samt heilårsverknaden av basisløyvinga som gjeld husleigekompensasjon. Igangsetting / opptrapping av vedtekne studium For 2013 er det lagt inn forventning om ein studiepoengproduksjonen i 2011 på For åra vidare er det lagt til grunn dagens studenttal samt endringar i studium. Langtidsprognosen viser eit akkumulert resultat i balanse i løpet av Utfordringar / risikovurderingar I juni vart studietilbodet ved høgskulen utvida då det vart gjort vedtak om årleg opptak mastergrad i idrettsvitskap, oppstart mastergrad i landskapsplanlegging og oppstart mastergrad i helse- og sosialfag. I november vart det gjort vedtak om årlege opptak i master i organisasjon og leiing. I tillegg til vidare opptrapping av tidlegare vedtekne studietilbod inneber dette ei vesentleg ekspandering ved høgskulen. Viktige satsingsområde i strategiplanen er dermed oppfylt. I prognosane som vert utarbeida, ligg det ikkje inne risikomarginar på dei ulike postane. Dette gjer at ei endring i ein kostnadspost kan slå vesentleg ut for kostnadsbiletet i langtidsperioden. Dette såg vi i haust: langtidprognosen som låg til grunn for studievedtaket i juni synte eit akkumulert overskot på om lag 5 mill kr. Endring av pensjonssats på +1 % medfører ein årleg kostnad på om lag 1 mill kr og over langtidsperioden vil det seie at det akkumulerte overskotet er redusert til 0. Den offensive ekspanderinga av studietilbodet ved høgskulen gjer at vi rapporterer ein langtidsprognose der høgskulen fyrst oppnår akkumulert balanse i løpet av Rektor meiner denne balansen burde vore innfridd tidlegare, men ynskjer ikkje å gjere vidare kutt i budsjettet for 2012 enn dei to som allereie ligg inne (utviklingsmidlane er redusert og det er føreteke eit kutt i faktorane i ressurstildelinga). Ei usikkerheit i langtidsprognosen er knytt til eventuelle kutt i studieplassar (basisløyving) i lærarutdanninga. HiSF har ikkje klart å rekruttera tilstrekkeleg med studentar til lærarutdanninga og vi veit at KD vurderer å tilpassa tal studieplassar til faktisk tal studentar. Eventuelle kutt vil vera ei krevjande økonomisk utfordring, spesielt dersom vi ikkje maktar redusera studietilbodet tilsvarande. Det er heller ikkje funne rom til nødvendige ombyggingar i eksisterande bygningar for å få meir effektiv utnytting av areala våre. Rektor føreset at dette kan dekkast gjennom innsparte midlar i 2011, viss ikkje må noko av rektorposten nyttast til heilt nødvendige tiltak. Som nemnt i tidlegare saker er studiepoengproduksjon ein viktig faktor i økonomien til høgskulen, der endringar gjer store utslag på inntektsbiletet. Ein usikker faktor vert dermed om høgskulen klarar å rekruttere studentar i samsvar med føresetnadene i langtidsprognosen. Eit anna usikkerheitspunkt i langtidsprognosen gjeld eventuelle endringar i rammevilkåra for høgskulen. Eit døme kan vere endringar i vilkåra rundt Gateway. Bortfall av resultatløyving for desse studentane (ca 100) kan gi høgskulen eit inntektstap på 2 mill kr i perioden. 9

12 6. Avslutning Med atterhald om endringar i føresetnader i tildelingsbrev frå Kunnskapsdepartementet, føreslår rektor følgjande hovudrammer for budsjettet 2012: Avdeling (tal i heile tusen) 2012 AHF AIN ALI ASF Fellestenestene og institusjonsnivået Sum Rektor får fullmakt til å disponere midlane innanfor dei hovudmål som ligg til grunn for budsjettframlegget for Styret føreset at rektor gjev underordna leiarar fullmakt til å disponere budsjettet for sine einingar. 10

13 BUDSJETT 2012 SUM Avdelingsrammene Rektorramma Budsjett Budsjett Sum AHF AIN ALI ASF Rektor STUD PEØK IT BIB HSF Oppdrag Avd ADM DEKNING Kostnadsramme Driftsinntekter Investeringar og vedlikehald Kostnader som følgje av arbeidskraft Løn organiserte stillingar Løn engaserte personal / ekstrahjelp/ tillitsverv Løn bistillingar Løn opplæringsstillingar Løn reinhaldspersonalet Overtid Honorar styre, råd, utval Sensur, eksamen Bedømmelse personale Løn timelærarar og øvingsundervisning Stipend, avgiftspliktige Konsulentoppdrag / oppgåvepliktig Grunnlag Feriepeng avsetning Folketrygd m.m Interne overføringar Forsikringar (Yrkesskadepremie) Velferdsutgifter Midlar til lønsauke Andre driftskostnader Frakt og transportkostnader Kostnader vedk lokaler Maskiner, inventar og utstyr - leigd Utstyr, inventar og materiell - driftskjøp Reperasjon og vedlikehald av utstyr, bygningar m.m Framande tenester Kontorkostnader, trykksaker Porto, telefon Kostnader eigne transportmiddel Kostnader og godtgj vedr reiser, diett, bil og lignende Representasjon, bevertning, marknadsføring Kontigentar, gåver og tilskot Annan kostnad Side 1

14

15

16

17 Saksframlegg Dato Referanse / /2011 Sakshandsamar Wenche Fjørtoft, tlf Saksgang: Saksnr. Utval Møtedato VS 11/96 Høgskulestyret DELING AV SEKSJON FOR PERSONAL OG ØKONOMI OG NY LEIARSTRUKTUR Framlegg til vedtak: 1. Stillinga som assisterande rektor vert inndregen frå 1. juli Frå 1. juli 2012 vert Seksjon for personal og økonomi del i to seksjonar: Seksjon for økonomi og Seksjon for personal og organisasjon. 3. Stillinga som personal- og økonomidirektør vert inndregen frå 1. juli Frå 1. juli 2012 vert det oppretta stilling som personal og organisasjonsdirektør og stilling som økonomidirektør. 5. Rektor får fullmakt til å fordela dei tilsette på Seksjon for økonomi og personal på dei to nye seksjonane etter samråd med dei tillitsvalde. Saksvedlegg: Saksframstilling I samband med at assisterande rektor har varsla at han ønskjer å gå av med pensjon sommaren 2012, må styret ta stilling til organisering av det administrative nivået under rektor. I 2007 gjekk HiSF over til ordning med tilsett rektor. Stillinga som direktør vart då omgjort til assisterande rektor. Institusjonane i sektoren varierer mellom å ha tilsett og vald rektor. Dei fleste institusjonane har hittil oppretthalde direktørstillinga. Dei fleste institusjonane har delt personal- og økonomifunksjonen. Institusjonane som har felles personalog økonomidirektør er forutan HiSF; Høgskolen i Molde, Høgskolen i Nesna, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Finnmark (som har vedtatt å splitte stillinga). Ved HiSF har assisterande rektor teke ansvar for strategisk økonomiarbeid (budsjett og langtidsbudsjett). Han har koordinert saker som skal handsamast i styret. Han har også hatt ansvar for overordna 1

18 arealplanlegging, og vore HiSF sin forhandlar mot utleigarar som Statsbygg, SIL Fotball og i høve Sogn og Fjordane fylkeskommune. Assisterande rektor har ivareteke representasjon i nasjonale organ som Universitet og høgskulerådet, UH nett Vest osv. saman med rektor. Dersom vi vel å ikkje gå vidare med ei stilling som assisterande rektor (ingen andre institusjonar har ei slik stilling og vi har etter 2011 innført to viserektorar ved høgskulen) er to alternativ aktuelle: 1) Oppretting av ei stilling som administrasjonsdirektør med ansvar for personal, økonomi og drift 2) Deling av personal- og økonomi funksjonen og oppretting av ei stilling som økonomidirektør med ansvar for økonomi og drift,- ved sida av ein personal- og organisasjonsdirektør. Vurdering Oppretting av stilling som administrasjonssjef vil i praksis ha det same formelle ansvarsspennet som personal- og økonomidirektørstillinga har i dag. Stillinga vil tillegg ha eit samordningsansvar i høve administrative tenester. For at det ikkje skal vere to stillingar med same ansvarsspennet, må understrukturen endrast ved å styrke personal og økonomi, med tydelegare ansvar. Faren med ei slik ordning vil vere at nivået under administrasjonssjefen ikkje vil få tilstrekkeleg status og autoritet i høve ansvaret som skal ivaretakast. Ordninga med personal- og økonomidirektør har sine føremoner gjennom at personalressursar og økonomiressursar har eit samla perspektiv. Personalkostnader utgjer størsteparten av budsjettet, og rekruttering og personalpolitikk må sjåast i samanheng med dei totale ressursane vi rår over. HiSF har ein liten administrasjon, og det kan vere kunstig å splitte personar under to leiarar. På den andre sida ser vi at det er aukande krav til økonomi og personalforvaltning, noko som aukar kravet til spesialisert kompetanse innanfor felta. Den faglege autoriteten vil bli best ivareteken gjennom oppretting av leiarstillingar. Rektor meiner at det er rett å erstatte stillinga som assisterande rektor med ei ordning der ein styrker personalområdet og økonomiområdet gjennom personaldirektør og økonomidirektør. Det vil då vere behov for ein kapasitet som kan sørve organisasjonen, det vere seg opplæring, innkalling/støtte til intern møteverksemd og ivaretaking av saker av intern karakter. Dette kan ein løyse ved å ha ein organisasjonsfunksjon knytt til ei av stillingane, gjerne til personalfunksjonen. Arkivfunksjonen må koplast saman med denne funksjonen. Ansvarsområda til dei to stillingane vil vere: Økonomidirektør Strategisk økonomiplanlegging Budsjettarbeid Økonomistyring Rekneskap, rapportering og årsavslutning Internkontroll Strategisk byggplanlegging Bygg drift Innkjøp Personal og organisasjonsdirektør Organisasjonsutvikling Overordna ansvar for rekruttering Rammer for personalpolitikk Koordinering av utsending av styresaker Opplæring 2

19 Koordinering Arkiv Saka vart drøfta i leiargruppa Det vart framheva at det er eit behov for ei tydeleg stemme i leiarmøtet som har tilstrekkeleg autoritet i å ivareta eit økonomisk perspektiv. Det var nyanserte synspunkt som tala for begge alternativa, men fleirtalet slutta seg til ei ordning med personal- og organisasjonsdirektør og økonomidirektør. Saka skal drøftast med arbeidstakarorganisasjonane 8. desember. Wenche Fjørtoft er til sett i stillinga som personal og økonomidirektør. I ei eiga sak vil rektor vurdera hennar førerett til ei av dei nye leiarstillingane. 3

20 Saksframlegg Dato Referanse / /2011 Sakshandsamar Hans Jørgen Binningsbø, tlf Saksgang: Saksnr. Utval Møtedato VS 11/98 Høgskulestyret UTLYSING AV STILLING SOM ØKONOMIDIREKTØR Framlegg til vedtak: Styret godkjenner framlegget til utlysing av stilling som økonomidirektør. Saksvedlegg: 1 Framlegg til utlysingstekst Saksframstilling Rektor har i eiga sak foreslått at Seksjon for personal- og økonomi vert delt i to seksjonar og at det vert oppretta to nye leiarstillingar. Noverande personal- og økonomidirektør har hevda førerett til begge stillingane, men prioriterer stilling som personal- og organisasjonsdirektør. Denne føreretten vert vurdert i eiga sak til styret unntatt offentlegheit. Avhengig av utfallet av denne saka vil det vera behov for å lysa ut nye stilling(ar). Det er viktig at det er tilsett i dei nye leiarstillingane til sumaren 2012 og rektor ynskjer derfor å lysa ut stillinga(ne) alt no. Rektor rår derfor til at styret godkjenner utlysingstekst for stilling som økonomidirektør.