MØTEBOK. Representantskap SAK 2008/15 ORGANISASJONSGJENNOMGANG

Transkript

1 MØTEBOK Utvalg Møtedato Representantskap SAK 2008/15 ORGANISASJONSGJENNOMGANG Forslag til vedtak: Glommens organisasjonsmessige utfordringer er: Vi må forenkle organiseringen ved å skape bare ett lokalledd for å få en organisering som er mer enhetlig og tilpasset dagens eierforhold og oppgaver. Identifisere de oppgaver som skal tillegges lokalleddet, med krav om at de må oppleves som viktige for andelseierne og hele organisasjonen. Begrunnelsene er; Viktige oppgaver skaper motivasjon hos de tillitsvalgte, viktige oppgaver blir faktisk utført, og oppgavene skal være tilpasset rammen for det som realistisk kan baseres på frivillighet. Organisasjonsmodellen skal legge til rette for o en god kommunikasjon mellom styre/administrasjon og lokalleddet, med begrunnelse i at dette er bærebjelken i vårt eierdemokrati. o at oppgavene som lokalleddet skal løse blir løst. Mandat Representantskapet i Glommen Skog BA gir styret mandat til å fremme forslag til organisasjonsmessige endringer i Glommen med utgangspunkt i de ovennevnte utfordringer. Representantskapet ber om at styret fremmer forslag på organisasjonsmessige endringer og gjennomføring overfor de ordinære andelseiermøtene som skal avholdes innen utgangen av mars måned, for så å behandle det på årsmøtet i Glommen Skog BA i Representantskapet stiller krav om at en utsending fra hver av andelslagets 3 valgregioner deltar i utvalget som skal arbeide med saken. Disse skal utgjøre 50 % av medlemmene i utvalget. Utsendingene fra hver av de respektive valgregionene tar selv ansvaret for å fremme en kandidat til utvalget. De øvrige medlemmene i utvalget er styrets leder, styrets nestleder og en andelseier oppnevnt av styret Saksopplysninger: Hvordan kan eierdemokratiet revitaliseres og tilpasses nye vilkår? Sammendrag Etter omgjøringen til andelslag er oppgavene til skogeierlagene endret ved at de ikke lenger har eierinnflytelse i andelslaget. Dagens organisering innebærer samtidig at vi formelt har to lokalledd. Dette gir uklarhet og forvirring. Andre faktorer taler også for en gjennomgang av lokalleddets organisering: Eierdemokratiet oppleves mindre aktivt Vansker med å rekruttere tillitsvalgte Det velges utsendinger som ikke er tillitsvalgte i skogeierlaget Fallende aktivitet innen det som er skogeierlagenes arbeidsoppgaver. Den generelle samfunnstrenden gjør det stadig mer krevende å basere en organisasjon på en høy grad av frivillig innsats.

2 På bakgrunn av denne situasjonsbeskrivelsen mener styret at Glommens utfordring er å finne en struktur med ett lokalledd og med oppgaver i lokalleddet som er viktige for andelseieren og andelslaget. Styret foreslår at det nedsettes et utvalg bestående av utsendinger fra representantskapet, andelseier og styret. Styret vil på bakgrunn av utvalgets innstilling fremme forslag de ordinære andelseiermøter i mars og til Glommens årsmøte i Innledning Styreleder Mikael Løken signaliserte i sin tale til årsmøtet i år at styret skulle ha en gjennomgang av organisasjonen, spesielt med fokus på forholdet mellom andelslag og skogeierlag. Flere av utsendingene ga bifall til styreleder om at det måtte gjøres noe med organiseringen av lokalleddet da dagens organisering for mange virker uklar og forvirrende. Styret har hatt saken oppe på flere styremøter. På representantskapets høstmøte vil dette være hovedtemaet. Hvorfor tar vi opp organiseringen av skogeierlagene i representantskapsmøtet? Skogeierlagene er til for andelseierne og dermed også for andelslaget. Organisasjonsmessige endringer i skogeierlagene skal besluttes av andelseierne i valgkretsen, og disse er de samme som medlemmene i skogeierlaget. Endringer på organisasjonsnivå behandles i representantskapet, som er andelseiernes øverste organ, men besluttes av andelseierne i valgkretsen. Styret går i dette notatet inn på hva det ser på som problemet, hva problemet skyldes og hvilke konsekvenser problemet har. Samtidig legger vi fram forslag til hvordan vi best kan ta tak i disse utfordringene. Vi vil på høstmøtet bruke notatet som utgangspunkt for å avsjekke om representantskapet deler styrets oppfatning av situasjonen, og bli enige om hvordan arbeidet videre skal fortsette innenfor angitte rammer. 2. Problemet Vi har juridisk rotet vekk Glommens lokalledd Et dristig utsagn som krever forklaring. Når vi fra 2006 ble omdannet til andelslag gikk vi fra en situasjon hvor skogeierne var medlem i et skogeierlag som i sin tur eide skogeierforeningen, til situasjonen i dag hvor det er vi som skogeiere som direkte eier andelslaget (skogeierforeningen). Den formelle organiseringen av valg til andelslagets øverste styrende organer ble løst ved at andelslagets geografi ble delt inn i valgkretser som var parallell til skogeierlagene. Valgkretsene velger utsendinger til andelslagets representantskap og er rådgivende i forhold til disse. Det er dermed valgkretsen som er arenaen for den enkelte andelseiers deltakelse i eierdemokratiet. I tillegg til dette ble det besluttet å videreføre konstruksjonen med skogeierlag for at de skulle ivareta enkelte oppgaver for andelseierne i valgkretsen. I skogeierlagenes vedtekter er dette beskrevet som: 1) ivareta andelseiernes næringsinteresser, 2) være et bindeledd mellom andelseierne og andelslaget, 3) bidra til å gjennomføre andelslagets oppgaver i kretsen, 4) arbeide for faglig framgang i skog og utmark, 5) ivareta privat eiendomsrett, 6) arbeide for gode lokale politiske rammevilkår, og lokal forståelse for skogbruk og utmarksnæring. Denne konstruksjonen har etter styrets oppfatning klare svakheter som vi mener å konstatere ut fra hvordan den fungerer i hverdagen. Nedenfor har vi formulert noen utsagn med våre egne begrunnelser som beskriver vår oppfatning av status.

3 Pedagogisk krevende Det at du som skogeier er andelseier et sted, men medlem et annet sted er egnet til å skape forvirring. Vi har hatt mer enn et årsmøte hvor lokale tillitsvalgte har slitt med å skille disse rollene, og vi tror ikke de er mer tydelige for andelseierne flest. Svekket eierdemokrati Vi skal ikke rosemale hvordan eierdemokratiet fungerte tidligere, men vi mener å observere en utvikling i negativ retning etter omdanning til andelslag. Da skogeierlagene var eiere hadde vi årlige møter mellom styre/administrasjon og lederne i skogeierlagene. Formålet med disse møtene var å informere om hva som pågikk i skogeierforeningen, få tilbakemeldinger på hvordan virksomheten ble opplevd, få innspill til saker som burde tas tak i, og drøfting av enkeltsaker hvor styret ønsket å rådføre seg med de lokale tillitsvalgte. Dette skapte en nærhet til andelslagets virksomhet for de tillitsvalgte, og for styre og administrasjon ga det en opplevelse av hva som rørte seg i medlemsmassen og dette preget retningen på hele organisasjonen. I dag opplever vi at innspillene har blitt færre, og at utsendingene til representantskapet ikke har den samme nærhet til hva som rører seg i organisasjonen og næringen. Vi mener bestemt at dette er en utvikling vi må ta på alvor for å sikre at vi har et aktivt eierdemokrati over tid. I andelslagets valgkrets er ikke andelseierutsendingene organisert med en leder. Dermed kan vi ikke lenger invitere til det som tidligere ble kalt lagsledermøte. Alternativet vil være å kalle inn alle utsendingene, men det vil være det samme som å avholde flere representantskapsmøter og vil kreve meget store ressurser. Derfor er vår oppfatning at dagens organisering ikke er tilfredsstillende for å sikre at vi også i framtiden skal ha et levende eierdemokrati. Sprik mellom mål og resultater i skogeierlagene Skogeierlagenes formål er beskrevet foran. Hva som blir utført er særs varierende. Vi har skogeierlag som ikke avholder årsmøter og foretar de nødvendige valg, mens andre har aktivitet innen flere felt. De som har aktivitet retter innsatsen mot oppgaver som; profilering av næringen mot skoleverket og samfunnet forøvrig, markedsføring av kurstilbud, sosiale/faglige arrangement. Et klart mindretall er engasjert næringspolitisk. Vi opplever at det næringspolitiske arbeidet i alt større grad blir tatt direkte mellom andelseieren og andelslagets fagpersonell. Det er ikke tilfredsstillende at det er så mange skogeierlag som har et stort sprik mellom det som er vedtektsfestede oppgaver og det som blir utført. Vi kan bare spekulere i hvorfor det er slik En årsak tror vi er at det i seg selv er lite motiverende å ha et verv som oppleves som mindre viktig for dem du skal representere. Dette er en antagelse vi bygger på manglende innspill fra skogeiere i mange skogeierlag, som derfor i praksis er nedlagt. Etter vår oppfatning trenger vi en fornyet gjennomgang av hvilke oppgaver som skal baseres på frivillighet og være overlatt lokalleddet i vår eierorganisasjon. Vanskelig å rekruttere tillitsvalgte lokalt Dette har mange årsaker, og utviklingstrekkene har vært synlige også i årene forut for omdannelsen til andelslag. Generelt er samfunnstrenden slik at folk har stadig mindre tid til oppgaver utenfor arbeid, familie og særinteresser. Det å basere en organisasjon på stor grad av frivillighet blir stadig vanskeligere. Vi glemmer ofte at våre eiere har gått fra å ha et stort innslag av heltids landbrukere til en situasjon hvor det store flertall er lønnsmottakere. Dette er personer som har en travel hverdag og viser varsomhet med å ta på seg ekstra oppgaver. Særlig gjelder dette ledervervet i skogeierlagene, ikke overraskende da dette vervet har et større ansvar og vil kreve tid. Dette ansvaret forsterkes av at skogeierlagene er egne juridiske enheter som må utarbeide budsjetter, avlegge årsregnskap og avholde årsmøter. Status er da også nedslående da mange lag må arbeide særs aktivt for å finne kandidater som er villige, og resultatet blir ofte gjenbruk av tidligere tillitsvalgte. Det er spesielt vanskelig i mange lag å skaffe ledere til laget. Derimot synes det lettere å skaffe kandidater til vervet som utsending til

4 andelslagets representantskap. Dette er et verv som krever mindre tid og hvor det er en administrasjon som har forberedt sakene. Det er vår klare oppfatning at vanskene med rekruttering av tillitsvalgte er et signal som vi som organisasjon må ta på alvor og gå i oss selv og spørre om det vi holder på med og måten vi løser oppgavene på er de rette. Har vi endt opp med to lokalledd som beveger seg i ulik retning? Etter omdanningen til andelslag har vi selve andelslaget med sitt lokalledd, som er valgkretsen, og parallelt har vi skogeierlagene som er egne juridiske enheter som skal ivareta bestemte oppgaver på vegne av andelslaget og andelseierne i sitt område. Formelt har vi derfor to lokalledd. I praksis blir dette knyttet sammen gjennom en stor grad av personfellesskap, da utsendingene vanligvis også er tillitsvalgte i skogeierlagene. Vi ser likevel at det stadig oftere velges utsendinger som ikke er tillitsvalgte i skogeierlaget. Dermed øker vi risikoen for at disse to lokalleddene beveger seg i ulik retning. Vi påstår ikke at dette er tilfelle hos oss, men erfaringer fra andre andelslag understreker at dette kan bli en trend. 3. Oppsummering Skognæringen har i løpet av de siste 20 årene gjennomgått omfattende endringer. Vår andelseiere har gjennomgått en kanskje enda større endring. Fra tidligere å ha blitt dominert av eiere med landbruk som hovedinntekt er situasjonen nå at den klare majoritet henter sin inntekt fra et stort antall yrker. Tilsvarende har vi opplevd en utvikling hvor oppgaver og prioriteringer over tid har gjennomgått store endringer. For å møte denne utviklingen har bedriftsorganisasjonen løpende gjennomgått endringer i hvordan en best skal være organisert. Vi mener derfor tiden er overmoden for at vi nå tar en grundig vurdering av hvilke oppgaver som skal ivaretas av lokalleddet. Lokalleddet vil alltid være nøkkelen i oppgaven med å sikre et best mulig eierdemokrati, men det vi må drøfte er hvordan vi innad i andelslagets eierorganisasjon skal arbeide for at eierdemokratiet utvikles. I tillegg må vi ta diskusjonen om hvilke øvrige oppgaver det er formålstjenlig at blir ivaretatt av lokalleddet i eierorganisasjonen, og hva som realistisk kan bli gjennomført. Det framgår av framstillingen ovenfor at vår oppfatning er at det må utvises realisme i hva som kan baseres på frivillighet. Når det gjelder hvordan vi skal være organisert for best å løse de oppgavene vi samles rundt, er vårt klare syn at vi må ende opp med bare ett lokalledd. Dagens valgkrets utgjør kjernen i andelslagets eierorganisering, slik at dette leddet ikke kan fjernes. Det er dette leddet vi må bygge videre på. 4. Utfordringer Med denne bakgrunnsbeskrivelsen mener styret vi står overfor følgende utfordringer; Vi må forenkle organiseringen ved å skape bare ett lokalledd for å få en organisering som er mer enhetlig og tilpasset dagens eierforhold og oppgaver. Identifisere de oppgaver som skal tillegges lokalleddet, med krav om at de må oppleves som viktige for andelseierne og hele organisasjonen. Begrunnelsene er; Viktige oppgaver skaper motivasjon hos de tillitsvalgte, viktige oppgaver blir faktisk utført, og oppgavene skal være tilpasset rammen for det som realistisk kan baseres på frivillighet. Organisasjonsmodellen skal legge til rette for o en god kommunikasjon mellom styre/administrasjon og lokalleddet, med begrunnelse i at dette er bærebjelken i vårt eierdemokrati. o at oppgavene lokalleddet skal løse blir løst.

5 5. Mandat/Organisering: For å møte de utfordringene som her er skissert ønsker styret en solid og grundig behandling. Det bør nedsettes et utvalg som utreder problemstillingene og arbeider fram et forslag. Styret mener at en organisasjonsmessig korrekt behandling tilsier at representantskapet gir styret et mandat til å utføre dette arbeidet. Mandatet må omfatte tydelige definerte oppgaver, krav til gjennomføring og evt. andre rammer. Et forslag til mandat er: Representantskapet i Glommen Skog BA gir styret mandat til å fremme forslag til organisasjonsmessige endringer i Glommen med utgangspunkt i de utfordringene som er beskrevet i saksframstillingen ovenfor. Det skal også utredes mulighet for og konsekvenser ved andelseieres direkte deltakelse i årsmøtet. Representantskapet ber om at styret fremmer forslag på organisasjonsmessige endringer og gjennomføring overfor de ordinære andelseiermøtene som skal avholdes innen utgangen av mars måned, for så å behandle det på årsmøtet i Glommen Skog BA i Representantskapet stiller krav om at en utsending fra hver av andelslagets 3 valgregioner deltar i utvalget som skal arbeide med saken. Disse skal utgjøre 50 % av medlemmene i utvalget. Utsendingene fra hver av de respektive valgregionene tar selv ansvaret for å fremme en kandidat til utvalget. De øvrige medlemmene i utvalget er styrets leder, styrets nestleder og en andelseier oppnevnt av styret