Prosjektet for utvikling av effektive og fremtidsrettede administrative og tekniske tjenester for universitetets samlede organisasjon

Transkript

1 Prosjektet for utvikling av effektive og fremtidsrettede administrative og tekniske tjenester for universitetets samlede organisasjon - et prosjekt for å utvikle tjenestene og å tilrettelegge for gevinstrealisering Prorektor Anne Lise Fimreite Ingvild Greve (SA) Elisabeth Müller Lysebo (MN) Anders Skogstad (ISP, PSYK) Birgit Falch (JUR) Knut Hidle (SV) Britt Kristin Holsen (HF) Per Bakke (MOF) Tore Tungodden (UDIR) Per Arne Foshaug (ØKA) Britt-Karin Muri (HR) Arne Mykkeltveit, Akademikerne Jørgen Melve, NTL Toril Ivarsøy, Forskerforbundet Randi Heimvik, Parat Oppstartsmøte i styringsgruppen Mandag 14. mars 2016 Agenda for møtet 1. Presentasjonsrunde 2. En funksjonell og fremtidsrettet organisasjon - prorektor Anne Lise Fimreite 3. Målene for prosjektet - universitetsdirektør Kjell Bernstrøm 4. Runde rundt bordet - dine forventninger til hva vi kan og bør oppnå med prosjektet 5. Forberedende prosjektarbeid prosjektleder Kristine Breivik 6. Innledende diskusjon om Målformulering for prosjektet og styringsgruppens mandat (vedlegg 1) Analysegrunnlag, utvikling av måleparameter (jfr. vedlegg 2) Mulig tiltaksspekter Samspill mellom pågående prosjekter og fellesprosjektet Tidsplan for prosjektet de viktigste milepælene og målingstidspunkt 7. Oppsummering og konklusjoner Bestillinger til prosjektgruppen Vedtakspunkter: i. Styringsgruppens mandat (vedlegg 1) ii. Prosjektgruppens mandat (vedlegg 3) iii. Møteplan for styringsgruppen (vedlegg 4) iv. Kommunikasjonsplan utkast (vedlegg 5) 1

2 Vedlegg 1 Styringsgruppens mandat Universitetsdirektøren er prosjektets eier. Universitetsdirektøren har orientert universitetsstyret om planene i styresakene 119/15 og 11/16, og har det overordnede ansvaret for løpende dialog med styret, og for å legge opp til åpne prosesser med god informasjon til alle ansatte i organisasjonen. Prosjektet er organisert med en styringsgruppe og en prosjektgruppe. Prosjektet skal bidra til støtte og samkjøring av pågående utviklingsprosjekter i organisasjonen, og skal iverksette nye tiltak som kan bidra til oppfylling av strategiens tiltaksformulering om «en nyskapende og funksjonell organisasjon». Prosjektet er også viktig for å følge opp regjeringens avbyråkratiseringskutt på en proaktiv måte. Styringsgruppen har en bred sammensetning med representanter både fra faglig og administrativ ledelse på ulike nivå. Fagforeningene er representert med representanter fra universitetets fire hovedorganisasjoner, og disse har alle varamedlemmer for å sikre foreningenes deltakelse i styringsgruppens arbeid. Styringsgruppen har ansvar for de overordnede rammene for prosjektet, og skal påse at prosjektet gjennomføres i tråd med dets overordnede mål og de delmål som er satt for prosjektet: En nyskapende og funksjonell organisasjon Prosjektet skal ha som overordnet mål å legge til rette for utvikling av effektive og fremtidsrettede administrative og tekniske tjenester, som aktivt skal bidra til å løse universitetets oppgaver innenfor forskning, utdanning, formidling og innovasjon o Prosjektet skal gjennomføre tiltak for fornying og forenkling for å frigjøre tidsressurser på alle nivå i organisasjonen o Prosjektet skal ha høyt fokus på å legge til rette for faglig og teknisk-administrativt samarbeid på tvers av enheter og nivå i organisasjonen o Prosjektet skal ha som et viktig delmål å frigjøre økonomiske ressurser, og på den måten bidra til direkte styrking av universitetets kjerneaktiviteter Styringsgruppen har det overordnede ansvaret for gjennomføring av prosjektet. I dette ligger at styringsgruppen har følgende mandat: Sikre at prosjektet resulterer i utvikling av effektive og fremtidsrettede tjenester som på en god måte understøtter universitetets kjerneaktiviteter Definere prosjektgruppens mandat og foreslå konkrete tiltak og prosesser Gjennomgå analysegrunnlaget og definere måleparametre for prosjektet. I dette ligger også at tidspunkt for rapportering av resultatene må besluttes. Påse at prosjektets tiltakspunkter gjennomføres Påse at målene om gevinstrealisering følges opp Utarbeide en kommunikasjonsplan for prosjektet Arbeide for god forankring i hele universitetsorganisasjonen Fortløpende vurdere iverksetting av tiltak i takt med organisasjonens behov Anbefalinger som tilsier bemanningsmessige justeringer eller endringer skal behandles i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk. Vernetjenesten på alle nivå i organisasjonen skal være en viktig samarbeidspart i prosjektet. 2

3 Universitetsdirektøren vil når studentdemokratiet er konstituert, rette en forespørsel til studentorganisasjonene om deltakelse i styringsgruppen. Oppnevningsperiode for styringsgruppen er sammenfallende med prosjektperioden, som løper frem til desember For medlemmer som deltar i styringsgruppen som følge av verv eller åremålsstilling må deltakelse vurderes ved utløpet av perioden. Forslag til vedtak: Styringsgruppen tar til etterretning universitetsdirektørens mandat for gruppen. 3

4 Vedlegg 2 Analysegrunnlag, innledende oversikter Vedlagte tabeller er ment som et grunnlag for styringsgruppens innledende diskusjoner, og vil bli nærmere gjennomgått i møtet. Prosjektgruppen vil få ansvar for å videreutvikle det analysematerialet som styringsgruppen etterspør, eller som ellers anses nødvendig for å fremskaffe gode beslutningsgrunnlag. Tabell 1. Utvikling i andel administrativt ansatte (DBH) Oppsummeringstabell - andel administrative Total endring stillinger i perioden Universitetet i Oslo 25,9 % 25,6 % 25,9 % 26,2 % 26,3 % 0,4 % NTNU 20,3 % 21,4 % 22,9 % 22,8 % 22,6 % 2,3 % Universitetet i Bergen 23,1 % 23,0 % 23,1 % 23,0 % 23,2 % 0,1 % Høyskolen i Bergen 23,8 % 24,2 % 24,9 % 26,4 % 26,2 % 2,4 % Høyskolen i Oslo og Akershus 34,3 % 34,6 % 34,2 % 34,5 % 0,2 % Tabell 2. Utvikling i de ulike stillingskategorier (DBH) Total endring i perioden UiO - alle stillinger 6016,9 6027,9 6066,8 6193,9 6334,2 317,3 Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger 55,4 % 55,5 % 55,9 % 55,3 % 55,7 % 0,3 % Støttestillinger for undervisning, forskning og formidling 15,3 % 15,4 % 14,6 % 15,1 % 14,6 % -0,7 % Drift, vedlikehold, andre 3,3 % 3,5 % 3,5 % 3,4 % 3,4 % 0,1 % Administrasjon 25,9 % 25,6 % 25,9 % 26,2 % 26,3 % 0,4 % NTNU - alle stillinger 5132,6 4971,6 5029,4 5085,0 5314,5 181,9 Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger 61,8 % 60,5 % 59,0 % 58,9 % 59,6 % -2,2 % Støttestillinger for undervisning, forskning og formidling 13,1 % 13,4 % 13,7 % 13,7 % 13,7 % 0,6 % Drift, vedlikehold, andre 4,7 % 4,7 % 4,5 % 4,6 % 4,0 % -0,7 % Administrasjon 20,3 % 21,4 % 22,9 % 22,8 % 22,6 % 2,3 % UIB - alle stillinger 3370,1 3471,1 3463,3 3565,6 3625,3 255,3 Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger 59,4 % 59,5 % 60,1 % 60,0 % 59,3 % -0,1 % Støttestillinger for undervisning, forskning og formidling 13,5 % 13,9 % 13,1 % 13,5 % 14,2 % 0,7 % Drift, vedlikehold, andre 4,0 % 3,6 % 3,7 % 3,4 % 3,3 % -0,7 % Administrasjon 23,1 % 23,0 % 23,1 % 23,0 % 23,2 % 0,1 % Høyskolen i Bergen - alle stillinger 687,5 702,6 743,5 772,2 834,2 146,7 Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger 69,2 % 70,2 % 68,8 % 67,5 % 67,6 % -1,6 % Støttestillinger for undervisning, forskning og formidling 5,7 % 4,8 % 5,3 % 5,1 % 5,3 % -0,5 % Drift, vedlikehold, andre 1,3 % 0,8 % 0,9 % 0,9 % 1,0 % -0,3 % Administrasjon 23,8 % 24,2 % 24,9 % 26,4 % 26,2 % 2,4 % Høyskolen i Oslo og Akershus - alle stillinger 1673,6 1711,6 1899,8 1965,4 291,9 Undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger 59,8 % 59,8 % 60,3 % 59,9 % 0,1 % Støttestillinger for undervisning, forskning og formidling 3,8 % 3,8 % 3,7 % 4,0 % 0,2 % Drift, vedlikehold, andre 2,1 % 1,8 % 1,7 % 1,6 % -0,5 % Administrasjon 34,3 % 34,6 % 34,2 % 34,5 % 0,2 % 4

5 Tabell 3. Utvikling i de ulike administrative og tekniske støttetjenester ved UiB ( ) (interne tall) Årsverk Avdeling ALLE GR IT support 31,9 IT serverdrift 53,6 Undervisningsstøtte 10,4 Forskningsstøtte Klinisk støtte Annen teknisk 83,4 sum teknisk * 179,3 0,0 Ledelse 113,4 Studieadm 190,0 Forskningsadm 54,5 Formidlingsadm 51,8 Doktorgradsutd. 22,1 Økonomiadm 103,1 Innkjøp 46,0 Personaladm 71,9 Post/ arkiv 19,9 Annen adm 88,0 sum adm ** 760,5 sum tekn./adm *** 939,8 Merk: Tabellen oppdateres med tall for 2015 i forkant av møtet mandag. Innhenting av data pågår. Tabell 4. Utviklingen i sentraladministrasjonen (interne tall) Avdeling Årsverk Sentraladm Årsverk Sentraladm GB BOA GB BOA sum adm ** 259, ,7 1 sum tekn./adm *** 426, ,5 1 Tabell 5. Utviklingen ved fakultetene (interne tall) Årsverk Årsverk Alle FAK Alle FAK GB BOA GB BOA IT support 10,8 0 6,1 0 IT serverdrift 1,6 0 1,0 0 Undervisningsstøtte 36,0 2,9 28,4 2 Forskningsstøtte 139,2 30,8 170,6 50 Klinisk støtte 64,5 1,9 74,0 0 Annen teknisk 30,9 8,8 23,9 2,6 sum teknisk 283,0 44,4 304,2 54,6 Ledelse 79,5 1 72,2 0,5 Studieadm 157, ,5 0 Forskningsadm 36,2 6,3 33,9 5 Formidlingsadm 14,9 0 15,1 1,4 Doktorgradsutd. 22,1 1 22,4 2,4 Økonomiadm 56,7 0,5 66,8 1,7 Innkjøp 14,9 0 14,3 0,1 Personaladm 39,0 0 48,8 0 Post/ arkiv 15,0 0 9,0 0 Annen adm 29,4 2 37,0 1,35 sum adm 464,5 11,8 474,1 13,05 sum tekn./adm 747,5 56,2 778,3 67,65 Merk: Tabellen vil bli oppdatert med tall fra UB og BM når disse er lagt inn. Endelig fordeling HF er ikke foretatt for

6 Tabell 6 Forholdstallet ved fakultetene (DBH) 2015 Fakultet Årsverk (totalt) Admin. ansatte Andel adm Det humanistiske fakultet 503,52 111,2 22,1 % Det juridiske fakultet 123,63 29,0 23,5 % Det matematisknaturvitenskapelige fakultet 859,76 108,6 12,6 % Det medisinsk-odontologiske fakultet 863,58 106,9 12,4 % Det psykologiske fakultet 213,2 50,8 23,8 % Det samfunnsvitenskapelige fakultet 332,84 67,6 20,3 % Tabell 7 studenter og dr.gradsavtaler, utvikling i årene (DBH) Registrerte studenter Fakultetsnavn Det humanistiske fakultet Det juridiske fakultet Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Det medisinsk-odontologiske fakultet Det psykologiske fakultet Det samfunnsvitenskapelige fakultet UiB (uspesifisert underenhet) Sum Dr.gradsavtaler Fakultetsnavn Det humanistiske fakultet Det juridiske fakultet Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Det medisinsk-odontologiske fakultet Det psykologiske fakultet Det samfunnsvitenskapelige fakultet Sum Tabell 8 prognose for pensjonering i årene (70 år) UiB SUM Fakulteta 519,5 517,5 516,5 512,7-8,9 Administrasjonen 420,7 417,7 416,7 413,1-9,7 Sum 940,2 935,2 933,2 925,8 Totalt Endring -4,2-5,0-2,0-7,4-18,6 Merk. Kvalitetssikring pågår. Tabell 9 prognose for pensjonering i årene (65 år) UiB SUM Fakulteta 507,9 494,0 486,0 475,7-42,2 Administrasjonen 407,3 400,4 389,8 380,8-34,5 Sum 915,2 894,4 875,8 856,5 Totalt Endring ,8-18,6-19,3-76,7 Merk. Kvalitetssikring pågår. 6

7 Vedlegg 3. Prosjektgruppens mandat Prosjektgruppen har et operativt ansvar for tilrettelegging, støtte og gjennomføring av tiltak i prosjektet. Prosjektgruppens skal: Utarbeide analyser og tiltaksforslag Utarbeide en detaljert milepælsplan til styringsgruppen, og ha ansvar for løpende oppdatering av denne Tilrettelegge for iverksetting av raske tiltak Drive prosjektstøtte og koordinering til lokale prosesser ved enhetene Ha ansvar forberedelse og støtte til prosesser for gjennomføring av større tiltak knyttet til arbeidsprosesser, digitalisering og samarbeid på tvers i organisasjonen Ha selvstendig ansvar for gjennomføring av tiltak knyttet til forenkling av rutiner og gjennomgang av fullmaktsstruktur Utarbeide forslag til retningslinjer for intern omdisponering av ressurser og andre personalrelaterte virkemidler Rapportere resultater til styringsgruppen Drive fortløpende informasjonsarbeid i henhold til oppsatte kommunikasjonsplan Medlemmer i prosjektgruppen: - Kristine Breivik, prosjektleder, Universitetsdirektørens kontor - Gry Flatabø, seniorkonsulent ØKA - Sven-Egil Bøe, kontorsjef, ØKA - Kathrine Brosvik Thorsen, rådgiver, HR - Ingve Bergheim, seniorrådgiver, HR - Torunn Valen, seksjonsleder, SA - Åshild Nylund, rådgiver, KA - Nina Østensen, rådgiver studie, JUS - Susanne Ostendorf, seksjonssjef HR, HF - Ørjan Hauge, seksjonssjef økonomi MOF Gruppen organiserer seg i undergrupper med ansvar for de ulike tiltakene, og sammensetning av undergruppene vil variere etter tiltakets art. Prosjektgruppen kan utvides når delprosjektene krever bredere kompetanse og/eller involvering. Forslag til vedtak: Styringsgruppen vedtar prosjektgruppens mandat, med de endringer som fremkom i møtet. 7

8 Vedlegg 4. Møteplan for styringsgruppen Det legges opp til 3 møter pr. semester. Styringsgruppen kan be om at antallet møter utvides. Forslag til møteplan 2016: Mandag 14. mars 2016 (Oppstartsmøte) Mandag 21. mai 2016 (Milepælsplan, tiltak, måleparametre og tidspunkt for resultatrapportering) Mandag 22.august 2016 Mandag 17. oktober 2016 Mandag 5. desember 2016 Alle møter har felles klokkeslett: Forslag til vedtak: Styringsgruppen vedtar fremlagt møteplan. 8

9 Vedlegg 5. KOMMUNIKASJONSPLAN for <prosjekt> Bakgrunn for prosjektet Universitetsdirektøren har satt i gang prosjektet for å tilpasse de administrative og tekniske tjenestene til UiBs strategi for , og samtidig møte regjeringens forventninger om en mer effektiv administrasjon. Prosjektets overordnede mål er å legge til rette for utvikling av effektive og fremtidsrettede administrative og tekniske tjenester som aktivt skal bidra til å løse universitetets oppgaver innenfor forskning, utdanning, formidling og innovasjon. Det er også definert delmål i prosjektplanen. Kommunikasjonsplanen skal sikre åpenhet om prosjektets prioriteringer, fremdrift og resultater. Kommunikasjon Kommunikasjonsmål 1. Alle ansatte skal ha kjennskap til prosjektet 2. Ansatte skal involveres og engasjeres i prosjektet. 3. Ansatte skal ha kjennskap til resultatene 4. Prosjektet skal oppfylle sine forpliktelser til informasjon for å sikre medbestemmelse og innflytelse. Kommunikasjonsarbeidet skal skje i tråd med UiBs strategi og kommunikasjonsplattform. Kommunikasjonsutfordringer Nå ut til alle ansatte med relevant informasjon om prosjektet Tilpasse kommunikasjonen til de ulike målgruppene samtidig som hovedbudskapet skal være mest mulig enhetlig. Formidle sammenhengen mellom dette og tidligere og pågående prosjekter. Målgrupper Hovedmålgruppe: Utkast til styringsgruppen Administrativt ansatte ved alle enheter og teknisk ansatte i de sentraladministrative avdelingene. Andre målgrupper: Universitetsstyret Vitenskapelig ansatte Ledere på alle nivåer Tillitsvalgte og verneombud Teknisk ansatte Studenter Myndigheter Prosjektgruppen vil også definere spesifikke målgrupper der det er relevant. Informasjonstekst - Kommer: Generell tekst som beskriver prosjektet, til bruk i ulike kanaler. Universitetet i Bergen // Kommunikasjonsavdelingen

10 Gjennomføring og tiltaksplan Kommunikasjonsplanen er et verktøy som all kommunikasjon fra prosjektet skal følge. Kanaler for kommunikasjon: Aktuelle kanaler for kommunikasjon er nettsider, sosiale medier, samlinger, informasjonsmøter, ledermøter, møter i råd og utvalg, brev og epost. Informasjon til tillitsvalgte og verneombud Informasjon til tillitsvalgte og verneombud ivaretas gjennom møter i Forhandlingsutvalget og i Informasjons- og drøftingsutvalg. De sentrale arbeidstakerorganisasjonene deltar som medlemmer av Prosjektgruppen, og vil derigjennom bidra til informasjonsutveksling. Kontakt- og talspersoner for prosjektet: Kjell Bernstrøm, universitetsdirektør / / kjell.bernstrom@uib.no. Anne Lise Fimreite, leder av styringsgruppen, / / anne.fimreite@uib.no. Kristine Breivik, prosjektleder, / / kristine.breivik@uib.no. Tiltaksplan Tiltaksplanen (kommer) skal vise hvilke kommunikasjonsaktiviteter som skal gjennomføres via hvilke kanaler, og plassere ansvar for gjennomføring av aktiviteten. Tiltaksplanen vil være et dynamisk plandokument som revideres underveis i prosjektet. Ansvarlig for oppdatering av tiltaksplanen: Åshild Nylund, kommunikasjonsrådgiver, i samarbeid med prosjektleder. Universitetet i Bergen // Kommunikasjonsavdelingen