Vår ref Saksbehandler/enhet Deres ref Dato l3/984-5-f4l &l3 SlRSKA/HELS/OMS

Transkript

1 ! Klæbu kommune Helse og omsorg Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen 7468 TRONDHEIM Vår ref Saksbehandler/enhet Deres ref Dato l3/984-5-f4l &l3 SlRSKA/HELS/OMS Tilsyn med barn i fosterhjem Viser til brev fra dere vedrørende varsling om tilsyn med Klæbu kommunens tilsyn med barn i fosterhjem. Tilsynet baseres på en egenvurdering av organisering og gjennomføring av tilsyn med bam i fosterhjem. Klæbu kommune har gjennomført en egen kartlegging av rutiner og praksis, samt en vurdering av hvorfor lovens krav om tilsyn med barn i fosterhjem ikke er oppfylt. Egenvurderingen: l. Alle saksmappene for fosterbama er vurdert ut fra <<sjekklisten for gjennomgang av saksmapper». å - Kommunen får ofte sen beskjed fra omsorgskommunen om plasseringen. Spesielt gjelder dette ved plassering i beredsskapshjem. Det har forekommet at det ikke blir gitt beskjed om at plasseringen har skjedd, før opptil 5 måneder etter plasseringen.. - Det er lang behandlingstid for framskaffelse av politiattest - Tilsynsrapporter blir ofte innlevert for sent - En tilsynsfører som hadde oppdrag for 5 bam sluttet brått. Det tok tid før kommunen klarte å få på plass nye tilsynsførere. 2. Spørsmål til gjennomgang av administrasjon/organisering av tilsynsvirksomheten er besvart (Vedlegg 1) 3. Basert på funn i kartleggingen har Klæbu kommune sett på forbedringsornråder, revidert egne rutiner og praksis ihht krav i lov om bamevem og forskrift om fosterhem. (Revidert prosedyre vedlegg 2, Oppdragsavtale tilsynsfører- Vedlegg 3) Tiltak og plan videre: l. Det ble utarbeidet et skriv til alle tilsynsførere vedrørende tilsynsføreroppdraget med påminnelse av frister som ble sendt ut i april 2016 (Vedlegg 4) 2. Prosedyre for tilsyn med fosterbam er revidert (Vedlegg 2) og lagt inn i kommunens elektroniske kvalitets- og avvikssystem QM+. 3. Rekruttering av nye tilsynsførere for fremtidige tilsynsoppdrag annonsering og inforrnasjonsmøter gjennomført våren Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefaks: E-post: Postboks 200 Vikingvegen Ol postmottak@k1abu.kommune.no 7541 KL/EBU 7540 Klæbu

2 Med hilsen lw7<>tm mawu_\. Siri Ekle Skaanes enhetsleder

3 1 Gjennomgang av administrasjonl organisering av tilsynsvirksomheten H Klæbu kommune Hvordan er tilsynsarbeidet organisert, hvordan er oppgaver, myndighet og ansvar fordelt? Er det utarbeidet rutiner / prosedyrer/ instrukser for oppgaven: tilsyn med barn i fosterh'em? Hvem utfører tilsynet? Hvordan rekrutteres tilsynspersoner? Hva vektlegges rekrutteres? når tilsynspersoner Fosterhjemsforskriftens 8, 4.1edd Hvilken opplæring får tilsynspersoner? Hvilke tema omfattes? Fosterhjemsforskriftens 8, 5.ledd Hvordan foregår oppfølgingen av tilsynspersoner? Hvor ofte er det kontakt? Fosterhjemsforskriftens 8, 5.ledd Hvordan sikres det at antall lovbestemte tilsyn blir gjennomført? Fosterhemsforskriftens 9, l.ledd Hvem vurderer om det skal gjennomføres flere enn de lovpålagte tilsynsbesøk? Hvordan? Fosterh'emsforskriftens 9, l.ledd Hvordan blir omsorgskommunen orientert når lovpålagt tilsyn ikke blir gjennomført? Hvordan blir manglende tilsyn dokumentert i saksma e? Bameverntj enesten i Klæbu har ansvar for administrasj on/organisering av tilsynsvirksomheten. En av saksbehandlerne i tjenesten er tillagt oppgaven. Enhetsleder er ansvarlig. Ja, og det er foretatt en revidering av retningslinjen vår Tilsynsførere med oppdragsavtaler med kommunen. Armonsering, informasjonsmøte Direkte kontakt med aktuelle personer, for eksempel ansatte i bameha e og skole Personlig egnethet og motivasj on/interesse for oppgaven. Evne til å skape tillit og relasjon. Tilsynsfører må kunne stå i oppgaven over tid, samt være uavhengig overfor fosterforeldrene og bamevemtj enesten Politiattest må fremlegges. Det tilstrebes å finne tilsynsførere med samme kulturelle eller s råkli tilhøri het som bamet. Skriftlig veileder deles ut og gjennomgås med tilsynsfører. Tema er rammer og oppgaver som tilsynsfører, samtale med barn/ungdom, kunnskap om omsorgssvikt, bams rettigheter, rapportering o frister Veiledning av tilsynsfører følges opp tett i begynnelsen. Saksbehandler tar kontakt etter første tilsynsbesøk for å evaluere oppfølgingen og svare på evt spørsmål fra tilsynsfører. Saksbehandler er videre tilgjengelig ved behov hos tilsynsfører eller vurdering fra saksbehandler selv (for eksem el man elfull o føl in ) Det er utarbeidet et brev til alle tilsynsførere frister for rapportering. Dersom disse ikke med kommer inn til tid, tar saksbehandler kontakt med tils sfører for å sikre o føl in en. Fosterhjemskommunen skal vurdere om det skal gjennomføres flere enn de 4 lovpålagte tilsynene, med bakgrunn i tilsynsførers rapportering. Bamevemtjenesten skal samtykke før slike vedtak fattes. Pr i dag blir omsorgskommunen orientert ved at det ikke kommer inn rapporter til avtalt tid. Ny prosedyre innføres med å kontakte omsor skommunen r brev eller telefon. Det sendes ut purrebrev til tilsynsfører le es i klientma en. som

4 Hvilke korrigerende tiltak blir satt inn når tilsynsbesøk ikke blir gjennomført i henhold til lovkrav? Tilsynsfører kontaktes for å undersøke hva som er bakenforliggende årsak og om dette var et engangstilfelle. Det kan være aktuelt å vurdere ny tilsynsfører. Tils nsra ort Brukes det en standardisert tilsynsrapport, som beskriver hva tilsynsrapporten skal inneholde? Hvordan og av hvem kontrollerer rapporten? Fosterhjemsforskriftens 9, 5.ledd Hva kontrolleres? F osterh'emsforskriftens Hva giøres når rapporten Fosterh'emsforskriftens 9, 5.ledd har mangler? 9, 5.ledd Blir rapporten oversendt fosterhjemskommunen umiddelbart etter besøket? F osterhjemsforskriftens 9, 5.ledd Ja den ligger vedlagt Saksbehandler går gjennom tilsynsrapporten og ser om den inneholder tilstrekkelig informasjon og vurdering av barnets situasjon. Saksbehandler som har ansvaret for tilsynsoppgaven kontrollerer rapporten Om det er foretatt samtaler med barnet hvor det er gitt mulighet for å kunne gi utrykk for sine s s unkter o hva barnet har formidlet. Dersom rapporten er mangelfull må tilsynsfører skrive en tilleggs rapport. Ja. Dersom rapporten viser alvorlige mangler i bamets omsorgssituasj on skal fosterhj emskommunen sende kopi av rapporten til fylkesmannen. Hvordan sikrer kommunen at tilsyn med barn i fosterhjem er forsvarlig? Barnevernloven 1-4 Er praksis i samsvar prosedyrer? med rutiner og Gjennom kommunens intemkontrollsystem QM+ og avvikshåndtering. Bruk av sjekklister. Praksisen vil fra juni samsvare med rutiner og prosedyrer. Jobber kontinuerlig med kvalitetsforbedringer rekruttering. og

5 EL Klæbu kommune Barneverntjenesten Prosedyre: TILSYNSBARN Ti lsynsbarn er definert som barn plassert i fosterhjem eller beredskapshjem i Klæbu kommune, enten av Klæbu eller andre kommuner. Etter fosterhjemsforskriften å 9, 1. ledd skal Klæbu kommune påse at det blir gjennomført lovpålagte tilsyn: "Fosterhjemskommunen skal føre tilsyn med barnet så ofte som nødvendig for c?kunne oppfylle formålet etter 5 8 annet leda', men minimum 4 ganger i åre t. Dersom fosterhjemskommunen vurderer forholdene i fosterhjemmet som gode, og barnet samtykker, kan fosternjemskommunen vedta at tilsynet skal reduseres til minimum 2 ganger i året for barn som er fylt 15 år og som har vært plassert i fosterhjemmet i mer enn 2 år. Barne verntjenesten i omsorgskommunen skal samtykke før slikt vedtak fattes. " En saksbehandler i barneverntjenesten får tildelt ansvar for tilsynsbarna. Saksbehandler skal månedlig ha en gjennomgang av ti lsynssakene. Saksbehandler skal oppdatere og holde oversikt i permen over tilsynsbarn. Saksbehandler skal lage oversikt over alle innkomne rapporter. Alle innkomne Tilsynsrapporter legges til den saksbehandleren som er ansvarlig for tilsynsbarna. Når Klæbu kommune får beskjed om at det har kommet et nytt tilsynsbarn til kommunen skal barnet registreres i FAMILIA, det skal markeres som ti Isynsbarn i klientbildet og registreres i bor hos som fosterhjemsplassert fra innflyttingsdato. Barnet skal få egen mappe hvor vedtak og rapporter skal arkiveres, mappa ligger under ti lsynsbarn i arkivet. Ti lsynsfører: Saksbehandler skal ha møte med nye tilsynsforere hvor det formelle ved et engasjement blir foretatt (se rutine for OPPDRAGSTAKERE). Saksbehandler gir ti lsynsfører et eksemplar av Bufdirs veileder "Tilsyn med barn i fosterhjem" og går gjennom de viktigste punktene. Saksbehandler informerer kort om ti lsynsbarnet og veileder i forhold til hvordan tilsynsfører kan ta kontakt med fosterhjemmet og barnet. Dersom det er behov for ytterligere opplysninger om barnet må omsorgskommunen kontaktes. Saksbehandler skal være tilgjengelig for ti lsynsfører ved behov. Saksbehandler skal ta kontakt med ti ls nsfører etter første ti ls nsbesøk.

6 To ganger i året skal standardbrev om frister o.l. sendes til alle tilsynsførere. Tilsynsrapport Det skal skrives en tilsynsrapport etter hvert tilsyn. Klæbu har egen standardisert mal på rapporten, punktene gås gjennom med tilsynsfører før første tilsynsbesøk, malen sendes til ti lsynsfører på mail slik at rapporten er tilgjengelig. Innkomne rapporter skal registreres i permen. Rapporten kopieres og sendes til omsorgskommunen, originalen legges i barnets mappe. Fosterhjemsforskriften 9, 4. Iedd: "Rapporten skal gi en vurdering av barne ts situasjon i fosterhjemme t, jf. 5 8 annet ledd. Det skal gå frem hvi/ke forhold vurderingene av barne ts situasjon bygger på Det skal videre ga frem om det har vært samtaler med barne t, hvordan barnet er gitt mulighet til å uttrykke sine synspunkter, hva barnet har formidlet og om det bør innhentes ytterligere informasjon fra miljøer som barnet er i. Rapporten skal umiddelbart sendes fosterhjemskommunen. " Saksbehandler skal kontrollere rapporten. Ved mangler skal saksbehandler ta kontakt med tilsynsfører for utdypende informasjon og eventuell ti lleggsrapport. Dersom tilsynsrapporter ikke leveres til barneverntjenesten skal saksbehandler ta kontakt med tilsynsfører for å purre på. Det skal også sendes purrebrev. Når rapporter ikke kommer inn skal omsorgskommunen få beskjed om dette. Purrebrev kan sendes med kopi til omsorgskommunen. Ved gjentatte mangler i oppfølgingen må engasjementet vurderes. Innkomne rapporter skal sendes fortløpende til omsorgskommunen. Dersom rapporten viser at det er alvorlige mangler i fosterhjemmet skal saken tas opp på barnevermøte. Omsorgskommunen skal kontaktes og kopi av rapporten skal sendes til fylkesmannen. Avvik skal rapporteres til Qm+ (Klæbu kommunens avvikssystem). Vedlegg: - Tilsynsrapport - Engasjementsavtale ti lsynsfører - Standardbrev til tilsynsførere Revidert:

7

8 «un. reduseres til minimum 2 ganger i året for fosterbam som er fylt 15 år og som har vært plassert i fosterhj emmet mer enn 2 år. Tilsynsfører skal få adgang til fosterhjemmet så ofte som nødvendig, jf. Annet ledd første punktum. Tilsynet skal tilrettelegges slik at bamet kan ta opp eventuelle problemer med tilsynsfører uten at fosterforeldrene er tilstede. Straks etter hvert besøk utarbeides en som sendes til tilsynskommunen som er: Klæbu kommune barnevernt'enesten Postboks Klæbu. Bamevemtjenesten sender kopi av rapporten til omsorgskommunen. Godt 'ørin /lønn: Det økonomiske ansvaret for tilsynsførerordningen ligger alltid hos omsorgskommunen. Dette gjelder så vel utgifter til lønn samt godtgjørelse av utgifter til opplæring av tilsynsfører. Tilsynsfører har mulighet til å ta bamet ut av hj emmet og finne egnet sted for samtalen. I forbindelse med dette kan oppdragstaker få dekt utgifter etter kommunenes gjeldende satser ved forevisning av kvitteringer. Eventuelle feil i godtgjørelsesutbetalingen meddeles straks en av partene oppdager det, og korrigeres gjennom etterbetaling eller trekk i godtgjørelsen ved neste utbetaling. Dersom feilen gjelder for meget utbetalt godtgjørelse og beløpet utgjør mer enn en tredjedel av normal nettogodtgjørelse, skal trekket fordeles på flere måneder. Timelister arbeidsforhold m.m.: Timeliste, reiseregning og rapport sendes til bamevemtj enesten i Klæbu kommune som oversender kopi av denne til omsorgskommunen. Rapporten må foreligge før utbetaling. Oppdragstaker er ikke å beregne som arbeidstaker i arbeidsrniljøloven og ferielovens forstand, og har ikke krav på feriepenger. Oppdragstaker vil under utførelse av oppdraget være omfattet kommunens yrkesskadeforsikring. Oppdragstaker må levere skattekort og oppgi kontonummer til omsorgskommunen for overføring av godtgjørelsen. Om skattekort ikke er levert, vil det bli trukket 50 % skatt av alle godtgjørelsesytelser. Dersom oppdragstaker på grunn av sykdom eller andre forhold er forhindret fra å gjennomføre oppdraget, skal dette meddeles bameverntj enesten i Klæbu kommune så tidlig som mulig. Taushetsplikt: Tilsynsfører har taushetsplikt i henhold til Forvaltningsloven ledd og Lov om bamevemtjenester 6-7.

9 » f Tilsynsfører må oppbevare taushetsbelagte opplysninger slik at uvedkommende ikke får tilgang til disse. Taushetsplikten omfatter alle personlige forhold, også at det foreligger et klientforhold. Overtredelse straffes etter Straffelovens 121. Oppdragstaker skal underskrive en taushetserklæring.» Tilsynsfører har opplysningsplikt overfor bameverntj enesten i tilsynskommunen og omsorgskommunen. Politiattest: Alle som ansettes eller arbeider på oppdrag fra bamevemtj enesten, og har direktekontakt med barn og unge, skal legge fram politiattest av ny dato jf. Lov om bamevemtj enester Tilfredsstillende politiattest skal foreligge før oppdraget starter. Oppdragsavtalen gjelder ikke før attesten foreligger. O dra ets vari het: Oppdragets varighet er knyttet til lengden av barnets plassering. Det er en forutsetning at samarbeidet fungerer mellom barnet og tilsynsfører og mellom barnevemtjenesten og tilsynsfører. Det er gjensidig oppsigelsesfrist på 1 måned i avtale perioden. Avtalen opphører uten forutgående oppsigelse når bamet fyller 18 år, eller flytter fra fo sterhj emmet. Veilednin o o føl in avo dra et: Tilsynsfører kan kontakte barnevemtjenesten i Klæbu kommune for veiledning ved behov. Veilednin kan o så iverksettes etter initiativ fra bameverntenesten. Bamevemtenesten i Klæbu, Saksbehandler O dra staker

10 Klæbu kommune Helse- og familietj enesten Bamevemtj enesten 1 Unntatt offentlighet Offentleglova 13 Forvaltningslovens 13 Bamevemloven 6-7 Dato: Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Arkivkode: 390/2016 Mari Fosseide Westbye Vedrørende tilsynsføreroppdrag Barnevemtjenesten i Klæbu kommune vil først takke deg for at du er tilsynsfører for oss. Dette er et viktig oppdrag og bamevemtj enesten er stolte av å kunne si at alle fosterhj emsplasserte barn i vår kommune har tilsynsfører. Du skal påse at barnet får forsvarlig omsorg i fosterhjemmet og at fosterbamet har en uavhengig person som det kan snakke med. Tilsynsføreroppdraget er hjemlet i Lov om bamevemtjenester 4-22 og forskrift om fosterhjem 8 og 9. 9 i forskrift om fosterhjem handler om utføring og rapportering. Den sier at det skal føres tilsyn med bamet så ofte som nødvendig, men minimum 4 ganger i året. For bam over 15 år og som har vært plassert i fosterhj emmet i mer enn 2 år, kan tilsynet reduseres til 2 ganger i året dersom forholdene i fosterhjemmet vurderes som gode og bamet samtykker. Det skal utarbeides rapport etter hvert tilsyn. Rapporten skal gi en vurdering av barnets situasjon i fosterhjemmet og hva denne vurderingen baserer seg på. Rapporten skal sendes til tilsynskommunen umiddelbart. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har i år ett spesielt fokus på tilsyn med bam i fosterhjem. På bakgrunn av dette har Klæbu gått gjennom alle tilsynssaker og rutiner med arbeidet med tilsynsførere. Vi ser at en utfordring er å få inn rapporter fra tilsyn. På bakgrunn av dette innfører vi nå at rapporter fra 2 tilsyn på vårhalvåret må være oss i hende senest 10. juni og rapporter fra 2 tilsyn på høsthalvåret må være oss i hende senest 10. desember. Rapportering er en del av oppdraget som tilsynsfører. Dersom rapporter ikke blir levert må bamevemtj enesten i Klæbu vurdere om ditt oppdrag som tilsynsfører kan videreføres. Dersom du har noen spørsmål, ta kontakt med undertegnede på telefon Med vennlig hilsen Mari Fosseide Westbye Bamevernkonsulent Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefax: Postboks 200 Rådhuset Klæbu