Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 16/160 Møtedato/tid: Kl 16:00 Møtested: Møterom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Pål Sture Nilsen, nestleder Regine Bianca Ness Bente Rhodén Forseth Jan Erik Engan Forfall: Andre møtende: Rådmannen Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste Saksnr. Sakstittel 44/16 Tilsyn med barn i fosterhjem - orientering til kontrollutvalget Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Tilsyn med barn i fosterhjem - orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Klæbu kommune /16 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &58 Arkivsaknr 16/137-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Oppfølging av barn i fosterhjem - avslutting av tilsyn Brev fra Klæbu kommune Utrykt vedlegg Kontrollutvalgets sak 32/16 Tilsyn med barn i fosterhjem - Klæbu kommunes egenvurdering Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 og 15. oktober 2014 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Det samme gjelder for egenvurderinger som tilsynsmyndighetene ber kommunene om å gjøre. Fylkesmannen har i brev av varslet Klæbu kommune om tilsyn vedr. barn i fosterhjem. Tilsynet gjennomføres ved en egenvurdering av organisering og gjennomføring av tilsyn med barn i fosterhjem. Barnevernlovens regler om tilsyn med barn i fosterhjem ble endret med virkning fra 1. februar Lovendringen innebærer at plikten til å føre tilsyn er lagt til kommunen, og ikke til barneverntjenesten som tidligere. Kommunen der fosterhjemmet ligger, har nå fått ansvar for å føre tilsyn med at det enkelte barn får forsvarlig omsorg i fosterhjemmet. Videre er kommunen gitt et helhetlig ansvar for planlegging, gjennomføring og oppfølging av tilsynet. Kommunen har ansvaret for at tilsynet blir utført på en forsvarlig måte, og har nå også ansvar for at de som skal utøve tilsynet gis nødvendig opplæring og veiledning. Klæbu kommune har den sendt inn en egenvurdering vedr. tilsyn med barn i fosterhjem til Fylkesmannen. I tillegg har Klæbu kommune redegjort for hvordan ledelsen skal følge opp og kontrollere igangsatte tiltak som er iverksatt, brev av (vedlegg). Fylkesmannen har i sitt brev til Klæbu kommune, datert , avsluttet sitt tilsyn vedr. oppfølging av tilsyn med barn i fosterhjem (vedlegg). Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget fikk Klæbu kommune sin egenvurdering vedr. tilsyn med barn i fosterhjem fremlagt på sitt møte 13. oktober

3 Kontrollutvalget ønsket å få en ny sak vedr. tilsynet når Fylkesmannen hadde avsluttet sitt tilsyn. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget tar Klæbu kommune sin redegjørelse (brev av ) vedr. kommunens oppfølging og kontroll av igangsatte tiltak, samt Fylkesmannen sitt brev av vedr. avslutting av tilsyn til orientering. 3

4 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Berit Hågensen / Oppvekst- og utdanningsavdelingen Deres dato Deres ref /984-8-F41 Klæbu kommune Postboks KLÆBU Oppfølging av tilsyn med barn i fosterhjem Det vises til Fylkesmannens brev av , der det ble etterspurt utfyllende opplysninger for kommunens oppfølging av tilsyn med barn i fosterhjem. Fylkesmannen vurderte at planen ikke er utfyllende nok når det gjaldt oppfølging av tiltakene. Det ble etterspurt en plan på hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene er iverksatt, hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket etter at de har fått virke en stund, og om tiltakene har hatt ønsket effekt. Kommunen redegjør i brev av hvordan ledelsen skal følge opp og kontrollere igangsatte tiltak som er iverksatt. Det er etablert faste møtetidspunkt mellom fagleder og saksbehandler som har ansvar for tilsynsførere, og det er utarbeidet rutiner for oppfølging av tilsynsførere. Ved avvik rapporteres det til enhetsleder. Kommunen har allerede sett at oppfølging av tilsynsførere har blitt bedre ved videreutvikling av rutiner og retningslinjer som sikrer god praksis. Fylkesmannens vurdering og konklusjon: Kommunen har gjennomført et grundig kartleggingsarbeid og gjennom det avdekt hvorfor det har vært lovbrudd. Det er utarbeidet gode rutiner og retningslinjer for arbeidet. På bakgrunn av tidligere innsendte dokumentasjon, presentasjon i oppsummeringsmøte og konkretiseringen av planen i brev av anser Fylkesmannen tiltakene som godt egnet til å rette opp lovbrudd vedrørende tilsyn med barn i fosterhjem. Med bakgrunn i denne vurderingen avsluttes Fylkesmannens tilsyn. Med hilsen Lasse Arntsen (e.f.) utdanningsdirektør Berit Hågensen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 4 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

5 Q V Klæbu kommune ;.i /-5 "*:." " :I Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Postboks 4710 Sluppen, 7468 TRONDHEIM Vår ref l3/984 8-F4l Saksbehandler/enhet &l3 Deres ref Dato SIRSKA/HELS/OMS Tilsyn med barn i fosterhem Viser til brev datert vedrørende oppfølging med barn i fosterhjem i av tilsyn med Klæbu kommunes tilsyn I planen som ble innsendt påpeker dere at planen ikke er tilstrekkelig utfyllende når det gjelder oppfølging av tiltakene. Dere etterspør en plan på hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene er iverksatt. Videre ønsker dere en evaluering av om tiltakene har hatt ønsket effekt etter at de har fått virke en periode. Dette er det blitt redegjort nedenfor og i vedlagt revidert plan «Gjennomgang administrasjon/organisering av virksomheten». Hvordan følger ledelsen at tiltakene er iverksatt? av Det er etablert 2 faste møtetidspunkt (oktober og mars) mellom fagleder og saksbehandler som har ansvar for oppfølgingen av tilsynsførere. I møtet gjennomgås listene med tilsymsførere. opp og kontrollerer Ved manglende tilsyn, eller manglende/mangelfulle rapporter etter tilsynsoppdrag, kontaktes de aktuelle pr telefon og det sendes ut purrebrev for å sikre at dette blir utført innen tidsfristene. Kopi av referat fra møtet sendes til enhetsleder. Møtetidspunktene settes inn i årshj ulet for faste oppgaver / rapporteringer for bamevemtj enesten. Postadresse: 7541 Klæbu Besøksadresse: Telefon: 5 Telefax: f?

6 Evaluering av om tiltakene har hatt ønsket effekt Ved avvik vedrørende tilsynsfører går dette direkte til enhetsleder, som er ansvarlig for lukkin av avviket i samråd med fa leder. Kommunen har fått god rekruttering av tilsynsførere, og har nå flere på «venteliste». Oppfølgingen av tilsynsførere har videre blitt bedre ved videreutvikling av rutiner og retningslinjer som sikrer god praksis. Dette gjelder også ift innhenting av rapporter og tilbakemelding til omsorgskommune. Gjennomgang med fagleder og saksbehandler i møte viser at Klæbu kommunen pr i dag er ajour med tilsynsbesøk og har sikret at alle fosterbam som er plassert i kommunen har en tilsynsfører. Enhetsleder har ikkke mottatt avvik vedrørende dette i erioden. w, gettjlczccctctg Siri Ekle Skaanes enhetsleder Vedlegg: Oppdatert plan Gjennomgang av administrasjon/organisering av virksomheten 6

7 H Klæbu kommune Gjennomgang av administrasjon/ organisering Hvordan er tilsynsarbeidet organisert, hvordan er oppgaver, myndighet og ansvar fordelt? Bameverntjenesten i Klæbu har ansvar for administrasjon/organisering av tilsynsvirksomheten. En av saksbehandleme i tjenesten er tillagt oppgaven. Enhetsleder er ansvarlig. Ja, og det er foretatt en revidering av retningslinjen vår Er det utarbeidet rutiner / prosedyrer/ instrukser for oppgaven: tilsyn med barn i fosterh'em? Hvem utfører tilsynet? Hvordan rekrutteres Hva vektlegges rekrutteres? Tilsynsførere med oppdragsavtaler med kommunen. Annonsering, informasjonsmøte Direkte kontakt med aktuelle personer, for eksempel ansatte i bamehage og skole Personlig egnethet og motivasjon/interesse for oppgaven. Evne til å skape tillit og relasjon. Tilsynsfører må kunne stå i oppgaven over tid, samt være uavhengig overfor fosterforeldrene og barnevemtj enesten Politiattest må fremlegges. Det tilstrebes å finne tilsynsførere med samme kulturelle eller s råkli tilhøri het som bamet. Skriftlig veileder deles ut og gjennomgås med tilsynsfører. Tema er rammer og oppgaver som tilsynsfører, samtale med barn/ungdom, kunnskap om omsorgssvikt, barns rettigheter, rapportering o frister Veiledning av tilsynsfører følges opp tett i begynnelsen. Saksbehandler tar kontakt etter første tilsynsbesøk for å evaluere oppfølgingen og svare på evt spørsmål fra tilsynsfører. Saksbehandler er videre tilgjengelig ved behov hos tilsynsfører eller vurdering fra saksbehandler selv (for eksem el man elfull o føl in ) Det er utarbeidet et brev til alle tilsynsførere med frister for rapportering. Dersom disse ikke kommer inn til tid, tar saksbehandler kontakt med tilsynspersoner? når tilsynspersoner Fosterhjemsforskriftens 8, 4.ledd Hvilken opplæring får tilsynspersoner? Hvilke tema omfattes? Fosterhjemsf0rskriftens 8, 5.ledd Hvordan foregår oppfølgingen av tilsynspersoner? Hvor ofte er det kontakt? Fosterhjemsforskriftens 8, 5.1edd Hvordan sikres det at antall lovbestemte blir gjennomført? tilsyn tils nsfører for å sikre o Fosterhemsforskriftens 9, l.ledd Hvem vurderer om det skal gjennomføres flere enn de lovpålagte tilsynsbesøk? Hvordan? blir manglende e? tilsyn dokumentert føl in en. Fosterhj emskommunen skal vurdere om det skal gjennomføres flere enn de 4 lovpålagte tilsynene, med bakgrunn i tilsynsførers rapportering. Bamevemtjenesten skal samtykke før slike vedtak fattes. Pr i dag blir omsorgskommunen orientert ved at det ikke kommer inn rapporter til avtalt tid. Ny prosedyre innføres med å kontakte omsor skommunen r brev eller telefon. Det sendes ut purrebrev til tilsynsfører som le es i klientma en. Fosterh'emsforskriftens 9, l.ledd Hvordan blir omsorgskommunen orientert når lovpålagt tilsyn ikke blir gjennomført? Hvordan saksma av tilsynsvirksomheten i 7

8 Q Tilsynsfører kontaktes for å undersøke hva som er bakenforliggende årsak og om dette var et engangstilfelle. Det kan være aktuelt å vurdere ny tils nsfører. Hvilke korrigerende tiltak blir satt inn når tilsynsbesøk ikke blir gjennomført i henhold til lovkrav? Tils nsra ort Brukes det en standardisert tilsynsrapport, som beskriver hva tilsynsrapporten skal inneholde? Hvordan og av hvem kontrollerer rapporten? Ja den ligger vedlagt Fosterhjemsforskriftens og vurdering Hva Saksbehandler går gjennom tilsynsrapporten og ser om den inneholder tilstrekkelig informasjon 9, 5.ledd 9,5.ledd Hva gjøres når rapporten har mangler? 9, 5.ledd Fosterh'emsforskriftens Blir rapporten oversendt fosterhjemskommunen umiddelbart etter besøket? Fosterhjemsforskriftens Ja Dersom rapporten viser alvorlige mangler i barnets omsorgssituasjon skal fosterhjemskommunen sende kopi av rapporten til fylkesmannen. 9, 5.ledd Hvordan sikrer kommunen i fosterhjem er forsvarlig? Barnevernloven 1-4 Hvordan følger ledelsen tiltakene er iverksatt? Gjennom kommunens og avvikshåndtering. Bruk av sjekklister. at tilsyn med barn opp og kontrollerer situasjon. Saksbehandler som har ansvaret for tilsynsop gaven kontrollerer rapporten Om det er foretatt samtaler med barnet hvor det er gitt mulighet for å kunne gi utrykk for sine s s unkter o hva bamet har formidlet. Dersom rapporten er mangelfull må tilsynsfører skrive en tilleggs rapport. kontrolleres? Fosterh'emsforskriftens av barnets intemkontrollsystem QM+ Det er etablert 2 faste møtetidspunkt (oktober og mars) mellom fagleder og saksbehandler som har ansvar for oppfølgingen av tilsynsførere. I møtet gjennomgås listene med tilsynsførere. Ved manglende tilsyn, eller at manglende/mangelfulle tilsynsoppdrag, rapporter etter kontaktes de aktuelle pr telefon og det sendes ut purrebrev for å sikre at dette blir utført innen tidsfristene. Kopi av referat fra møtet sendes til enhetsleder. Møtetidspunktene settes inn i årshjulet for faste oppgaver / rapporteringer for barnevemtjenesten. Ved avvik vedrørende tilsynsfører direkte Er praksis i samsvar prosedyrer? til enhetsleder, går dette som er ansvarlig for lukkin av avviket i samråd med fa leder. Praksisen vil fra juni samsvare med rutiner og prosedyrer. Jobber kontinuerlig med kvalitetsforbedringer og rekrutterin. med rutiner og 8

9 Evaluering av om tiltakene har hatt ønsket effekt Kommunen har fått god rekruttering av tilsynsførere, og har nå flere på «venteliste». Oppfølgingen av tilsynsførere har videre blitt bedre ved videreutvikling av rutiner og retningslinjer som sikrer god praksis. Dette gjelder også ift innhenting av rapporter og tilbakemelding til omsorgskommune. Gjennomgang med fagleder og saksbehandler i møte viser at Klæbu kommunen pr i dag er ajour med tilsynsbesøk og har sikret at alle fosterbarn som er plassert i kommunen har en tilsynsfører. Enhetsleder har ikke mottatt avvik vedrørende dette i perioden. 9