BRUKERVEILEDNING

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING

2 INNHOLDSFORTEGNELSE BETEGNELSER /FORKORTELSER SOM ER BRUKT I VEILEDNINGEN...3 HVA PORTALEN KAN BIDRA MED...3 KOM I GANG REGISTRERE BRUKER...3 REGISTRERE ORGANISASJON +SUPERBRUKER...4 REGISTRERE KONTAKT I EN ORGANISASJON...4 OPPRETTE ARRANGEMENT/VAKTLISTER...5 DUPLISERE TIDLIGERE ARRANGEMENT...5 RAPPORTER/LISTER...5 PRISER/FORDELER/KONTAKT...6

3 BETEGNELSER SOM ER BRUKT: ORG: organisasjoner/bedrifter/idrettslag/vel og sanitetsforeninger/private/alle Arrangementer (ARR): festival/konsert/dugnad/turnering/møte/fest/vakt/alle arrangementer. Lister: dugnadslister/møtedeltagelse/vakter/kjøring/konferanser/alle typer lister Bruker: En person som har registrert seg på Deltagerporten, har kun tilgang til åpne ARR (gratis). Superbruker: En superbruker har alle rettigheter, se tabell. HVA KAN PORTALEN BIDRA MED? Se under fanen «Formål og priser» KOM I GANG REGISTRERE BRUKER Register deg på som bruker kan man kun delta/melde seg på åpne arrangementer. Man har også tilgang til «Min side». Det er helt gratis å registrere seg som bruker. Deltagerporten forbeholder seg retten til å sende informasjon om ulike arrangementer.

4 OPPRETTE ORGANISASJON KONTAKT OG SUPERBRUKER Register deg som bruker på Logg inn og gå til Hovedmeny Opprett organisasjon og fyll ut alle felter Legg til kontakter Velg: «inviter kontakter» da skriver man inn mailadressen eller klipper og limer fra en liste man har fra før. Invitasjonen sendes kun til de man ønsker som kontakter/medlemmer til sin organisasjon. De får da tilsendt en link pr. mail. Når inviterte klikker på tilsendt link via mail, må de registrere seg hvis de ikke er brukere fra før. De kommer da rett til din organisasjon. De vil da se alle dine arrangementer. De kan da velge hvilket arrangement de ønsker - vakt/dugnad/møte/fest etc. (navnet blir da automatisk lagt til listen). De må ikke melde seg på. De kan også bare ligge som kontakter. Legg til superbruker Velg: «Min Side» «Mine organisasjoner» Rediger ORG- velg fra kontaktliste og legg til. Kontakten må ha klikket på tilsendt link før de kan legges til (navn kommer opp i rullgardin). Alle som er registrert har tilgang til Min Side. Her kan de se hvilke arrangementer de skal delta på, hvilken vakt de skal ha eller hvilke ORG de er tilknyttet. Man kan være tilknyttet så mange ORG og ARR man ønsker.

5 OPPRETTE ARRANGEMENT Når organisasjon er registrert, kan man opprette arrangement Velg: «Arrangementer» Velg: Lag et arrangement (man kan opprette så mange man ønsker) Fyll ut alle felter Velger man åpent arrangement vil det være synlig for alle brukere av deltagerporten.no velger du lukket, er det kun de du inviterer som ser det. Velg hvilken ORG du ønsker (hvis man har flere) Velg dato fra-til/adresse/fylke/beskrivelse/huskeliste i dette feltet kan man legge inn kontonummer hvis arrang mentet har deltageravgift. Superbrukere for arrangementet legges til på samme måte som under organisasjon. Dupliserer arrangement Tidligere arrangementer kan dupliseres, en nyttig funksjon hvis man har gjentagende arrangementer med mange ulike vakter. Finn et arrangement med vaktlister som er ganske likt det nye man vil opprette. Klikk på knappen Dupliser da opprettes et nytt som er identisk med det gamle. Husk å endre navn, dato og tekst på arrangementet og vaktlistene. Hvis det er andre som skal være superbrukere husk å slette og legge til nye. Man har også mulighet til å slette arrangementer. Opprette Vaktlister Velg: Mine arrangementer/ønsket ARR/Vis Vaktlister/Legg inn alle vakter/datoer/klokkeslett. Vaktene kan dupliseres husk at en vakt ikke kan ha samme navn med samme klokkeslett. Da må vakten kalles for eksempel Dørvakt port 1 og dørvakt port 2. Da kan de ha samme klokkeslett. Lister: Her er et eksempel på vaktliste Dugnad utearealer (test 2) Grønne vakter = alle vakter er bemannet/gule vakter = delvis/ikke bemannet. Listene kan hentes i Excel format og de kan enkelt lagres som PDF når man er ferdig med evt. redigering. Det er lett å kopiere mailadresser til bruk for utsendelse av informasjon. Her kan man redigere antall, tidspunkt, slette og duplisere vakter, kjekt hvis man skal ha flere skift. Her får man også spørsmål om man vil legge til en kommentar. Veldig nyttig hvis en forening stiller med flere medlemmer som vakter. Da kan man bruke dette feltet til å opplyse om navnet til foreningen. (Foreninger og lag får som regel en godtgjørelse for dette.) Da kan arrangøren lett se hvor mange det er fra hver lag eller forening. Vaktlistene kan hentes ut i Excel eller man kan se Detaljert vaktliste. Tar man den ut i Excel vises den som under. Den kan sorteres etter ønske. Da har man full oversikt over hva som er besatt, evt. dobbeltbooking. Her ligger også alt man trenger av kontaktinfo.

6 PRISER Se under fane «Formål og priser». Dette er en meget rimelig og nyttig løsning, spesielt for de som brenner for frivillig arbeid. Her har dere en unik sjanse til å bli kvitt mye av det tidkrevende arbeidet med å sette opp vaktlister/dugnadslister etc. MEDLEMSBETINGELSER/FORDELER Man bestemmer selv hvor lenge man vil bruke løsningen 3/6/9/12 mnd. Man kan stoppe etter ønsket tid og starte igjen ved behov. Man blir ikke slettet selv om man har et langt opphold. Det er meget rimelig å bruke løsningen når man ser tidsbesparelsen den gir deg. Man har en god mulighet til å få flere påmeldte/frivillige til sine arrangementer. Man kan linke portalen inn på sin egen hjemmeside og bruke den til påmelding til alle arrangementer. Lykke til med en enklere administrasjon :-) KONTAKT SE EGEN FANE