KONKURRANSEGRUNNLAG. Anskaffelse av nytt rekrutteringssystem i Sjøfartsdirektoratet. Åpen konkurranse

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Anskaffelse av nytt rekrutteringssystem i Sjøfartsdirektoratet Åpen konkurranse

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Om Sjøfartsdirektoratet Om anskaffelsen og avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Fremdriftsplan Konkurransebestemmelser Anskaffelsesprosedyre Generelt Opplysninger, informasjon, kontaktperson Språk Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Krav til tilbudets utforming og innlevering Utforming Innlevering Tilbudsfrist Avvisningsgrunner og forkasting Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Offentlighet Underleverandører Forbehold Alternative tilbud eller deltilbud Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Skatteattester Attest fra foretaks- og bransjeregister eller lignende Økonomisk evne og sikkerhet Faglige og tekniske kvalifikasjoner Tildelingskriterier

3 TILBUDT LØSNING Service og brukerstøtte fremdriftsplan Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse...11

4 1 INNLEDNING 1.1 OM SJØFARTSDIREKTORATET Sjøfartsdirektoratet er et forvaltningsorgan underlagt Nærings- og handelsdepartementet og Miljøverndepartementet med myndighetsansvar overfor norskregistrerte skip og utenlandske skip som anløper norske havner. Direktoratet ivaretar også funksjonen som realregister. Registrering i Norsk Internasjonalt Skipsregister- NIS og Norsk Ordinært Skipsregister- NOR (herunder skipsbyggingsregisteret) sikrer rettsvernet for eier og panthaver. Sjøfartsdirektoratets overordnede mål er å være en attraktiv flaggstat med høy sikkerhet for liv, helse, miljø, og materielle verdier. Direktoratet ledes av sjøfartsdirektør Olav Akselsen. For nærmere informasjon om Sjøfartsdirektoratet, se: OM ANSKAFFELSEN OG AVTALEN Sjøfartsdirektoratet ønsker å kjøpe et nytt elektronisk rekrutteringssystem som ivaretar vårt behov for et brukervennlig og funksjonelt system. Sjøfartsdirektoratet ønsker å inngå avtale om kjøp av lisenser inkludert vedlikehold til et standard rekrutteringssystem. 1.3 KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING Konkurransegrunnlaget er bygget opp på følgende måte: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet). Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag o Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon o Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon o Bilag 3 Kundens tekniske plattform o Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 5 Testing og godkjenning o Bilag 6 Administrative bestemmelser o Bilag 7 Pris og prisbestemmelser o Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen o Bilag 10 - Databehandleravtale Del 1 (dette dokumentet) består av administrative bestemmelser for konkurransen, herunder kort beskrivelse av produkter og tjenester som etterspørres, krav til utformingen av tilbudet og tildelingskriteriene. Del 2 består av utkast til kontrakt, som vil regulere betingelsene i den endelige avtalen. Avtalen skal baseres på Statens Standardavtaler (SSA) Den lille kjøpsavtalen. Avtalen består av alminnelige avtalevilkår, samt bilag som angir overordnede leveransebeskrivelser. Bilag 1 er Kundens behovs- og kravspesifikasjon. Denne danner grunnlag for leverandørens løsningsspesifikasjon (Bilag 2). Foreslåtte matriser i Bilag 3-8 fylles ut av leverandøren. Det må imidlertid ikke gjøres endringer i kundens forslag til tekst i bilagene, uten at det er tatt forbehold i tilbudsbrevet og endringen er tydelig angitt i bilaget. Leverandøren må kunne tilfredsstille de krav som blir stilt til e-handel og må kunne levere elektronisk faktura til DFØs fakturamottak på Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Se og DFØs krav til elektronisk faktura og kommunikasjonsmetode, på

5 1.5 FREMDRIFTSPLAN Sjøfartsdirektoratet har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Milepæl Dato Kunngjøring Doffin 12. oktober 2012 Tilbudsfrist 12. november 2012 kl Meddelelse om tildeling av kontrakt 3. desember 2012 Klagefrist 13. desember 2012 Kontraktssignering 17. desember 2012 Tidspunktene er tentative etter tilbudsfristen. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen.

6 2 KONKURRANSEBESTEMMELSER 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999, og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (foa). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II, jf. foa 2-1 (2). Konkurransebestemmelsene inntatt i konkurransegrunnlaget supplerer forskrift om offentlige anskaffelser del I og III, og skal i tilfelle motstrid gjelde foran forskrift om offentlige anskaffelsers bestemmelser med mindre sistnevnte bestemmelser ikke kan fravikes. Valgt anskaffelsesprosedyre er åpen anbudskonkurranse jf. foa 5-1 (1). Alle interesserte tilbydere vil få anledning til å inngi tilbud. Konkurransen gjennomføres som en ett-trinnsprosedyre med kvalifisering og tilbudsevaluering i ett. Det er ulovlig å forhandle med tilbyderne. Basert på en endelig vurdering av tilbudene etter tildelingskriteriene, vil kontrakt tildeles den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det gjøres spesielt oppmerksom på at det ved åpen anbudskonkurranse ikke er anledning til å føre forhandlinger. De priser og øvrige betingelser som er innlevert ved fristens utløp er ikke mulig å endre. 2.2 GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg og bilag. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig i henhold til punkt 2.5 inngå. Tilbyder plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herunder avgitt pris, og tjenesteleveransen for øvrig. Ingen innrømmelser vil bli gjort fra Sjøfartsdirektoratet for feil eller unnlatelser fra tilbyders side. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. Det vil ikke bli refundert utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. 2.3 OPPLYSNINGER, INFORMASJON, KONTAKTPERSON Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen. Det er anledning til å stille supplerende spørsmål til/anmode om avklaringer av konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig. Slike supplerende spørsmål/anmodninger om avklaringer skal fremsettes på e-post, og senest: 5. november 2012 [8 dager før tilbudsfristens utløp] Forespørsler vedrørende konkurransegrunnlaget skal stilles til e-postadresse: postmottak@sjofartsdir.no. Henvendelsene skal merkes med Spørsmål i Konkurranse om nytt rekrutteringssystem i Sjøfartsdirektoratet saksnummer Att: Elisabeth Hynne. Alle forespørsler vil bli anonymisert og alle som har bedt om å få tilsendt konkurransegrunnlag, vil få tilsendt alle forespørsler og evt. svar fortløpende. Spørsmål/henvendelser som mottas etter den angitte fristen, er ikke Sjøfartsdirektoratet forpliktet til å besvare. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg retten til ikke å besvare forespørsler som anses irrelevante. Tilbydere som forsøker å tilegne seg informasjon vedrørende dette tilbudet ved å henvende seg til andre enkeltpersoner eller enheter i Sjøfartsdirektoratet, risikerer å bli diskvalifisert.

7 2.4 SPRÅK All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje på norsk, herunder skal tilbudet utformes på norsk. Kontrakten skrives på norsk. All dokumentasjon skal for øvrig være på norsk. 2.5 SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg rett til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle Sjøfartsdirektoratet om dette umiddelbart. 2.6 TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldig, i tilfelle være kommet frem til Sjøfartsdirektoratet på samme adresse som tilbudet skal leveres, jfr. punkt 2.7, før utløp av tilbudsfristen, jfr. punkt 2.8. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 2.7 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING OG INNLEVERING UTFORMING Tilbudet skal disponeres som følger: Skilleark 1: Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, bør tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: Navn Juridisk stilling Offisielt registreringsnummer i offentlig register, f.eks. det norske Foretaksregisteret Gateadresse Postadresse Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse Kontaktperson på vegne av tilbyder med telefonnummer og e-post adresse I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se punkt Skilleark 2: Dokumentasjon i tilknytning til kvalifikasjonene: Dokumentasjonskravene er angitt i punkt Dokumentasjonen skal presenteres i denne rekkefølgen: Skatteattester Firmaattest Referanseliste

8 Skilleark 3: Dokumentasjon i tilknytning til tilbudsevalueringen Tilbyder skal minst fylle ut bilag 2, 4, 5 og 7 til avtalen (inntatt i vedlegg 1). Utfylt bilag med tilhørende dokumentasjon, jf. punkt 2.17, og eventuelle andre forhold som tilbyder mener er av betydning for tilbudsevalueringen, legges under skilleark 3. Skilleark 4: Annet Redegjørelse for hva som anses som forretningshemmeligheter i tilbudet og eventuelle andre opplysninger som er etterspurt i dette konkurransegrunnlaget INNLEVERING Det skal leveres 3 komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon. Ett av disse eksemplarene påtegnes original og leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Ett eksemplar skal være en sladdet utgave av tilbudet der forretningshemmeligheter er utelatt, sammen med en kort begrunnelse knyttet til det som er utelatt. Det skal også leveres 1 komplett elektroniske versjon av tilbudet samt den sladdede utgaven av tilbudet på minnepenn eller CD. Ved motstrid gjelder papirversjonen som er påtegnet original. Ved fremmøte leveres tilbudet i Sjøfartsdirektoratets resepsjon Smedasundet 50A 5528 HAUGESUND Per post skal tilbudet sendes til Sjøfartsdirektoratet Postboks HAUGESUND Pakning/ -konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud i Konkurranse om nytt rekrutteringssystem i Sjøfartsdirektoratet saksnummer Att: Elisabeth Hynne NB. Må ikke åpnes før tilbudsåpning. Innpakking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning. 2.8 TILBUDSFRIST Frist for innlevering av tilbud er 12. november 2012 kl.12: AVVISNINGSGRUNNER OG FORKASTING Sjøfartsdirektoratet vil avvise tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud, gitt under punkt 2.8. Tilbud levert på e-post eller per faks vil bli avvist. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg retten til å avvise tilbud, eller deler av tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer av dette, herunder dersom tilbudet inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene, eller det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbud.

9 Sjøfartsdirektoratet kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning, eller forkaste alle tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp, jf. punkt 2.8. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse TILBUDSÅPNING Tilbudsåpning vil finne sted hos Sjøfartsdirektoratet en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. Sjøfartsdirektoratet vil føre anskaffelsesprotokoll OFFENTLIGHET Tilbud og protokoll etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser m.v. vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt. Etter dette er tilbud og protokoll mv. offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jf. offentleglova 13, jf. foa 3-6 og forvaltningsloven 13 (1) 2). Tilbyderne må derfor oppgi i tilbudet hvilke opplysninger som tilbyder anser som sine forretningshemmeligheter, jf. punkt Ved begjæring om innsyn, vil Sjøfartsdirektoratet uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at direktoratet plikter å unnta dem fra offentlighet UNDERLEVERANDØRER Tilbyder kan benytte underleverandører/samarbeidspartnere. Tilbyder hefter i så tilfelle for sine underleverandører på samme måte som for seg selv. Hvis underleverandører skal benyttes skal disse navngis i tilbudet sammen med en beskrivelse av hva og hvor stor del underleverandør(ene) skal dekke av leveransen/tjenesten FORBEHOLD Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet slik at Sjøfartsdirektoratet kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Inneholder tilbudet forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil tilbudet bli avvist. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Forbehold av økonomisk betydning, vil bli prissatt av Sjøfartsdirektoratet i forbindelse med evalueringen av tilbudene ALTERNATIVE TILBUD ELLER DELTILBUD Det er ikke anledning til å levere deltilbud eller alternative tilbud KVALIFIKASJONSKRAV OG DOKUMENTASJONSKRAV Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen.

10 SKATTEATTESTER Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha betalt skatter og avgifter Dokumentasjonskrav: Som dokumentasjon skal vedlegges: o o Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristen, jfr. punkt 2.8. Dersom attestene ikke er levert innen fristen og/eller er eldre enn seks måneder kan leverandøren bli avvist uten at det gis tilleggsfrist for innlevering. Dersom attestene viser restanser, kan leverandøren bli avvist ATTEST FRA FORETAKS- OG BRANSJEREGISTER ELLER LIGNENDE Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert (attest fra foretaks- og bransjeregister eller lignende) ØKONOMISK EVNE OG SIKKERHET Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjonskrav: Det kreves ingen tilsendt dokumentasjon. Sjøfartsdirektoratet vil innhente kredittvurdering av tilbyder fra Dun&Bradstreet eller tilsvarende. Leverandøren må minimum oppnå en rating som A kredittverdig eller tilsvarende FAGLIGE OG TEKNISKE KVALIFIKASJONER Kvalifikasjonskrav: Leverandøren som virksomhet skal inneha tilstrekkelig kompetanse og erfaring til å kunne oppfylle sine forpliktelser under avtalen. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens 5 viktigste leveranser de siste 3 år med relevans for denne avtalen med Sjøfartsdirektoratets navn, kontaktinformasjon, omfanget av oppdraget og varighet på oppdraget. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Dersom underleverandør

11 benyttes for hele eller deler av leveransen må det fremlegges tilsvarende referanseliste for underleverandøren. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg rett til å ta kontakt med oppgitte referanser TILDELINGSKRITERIER Sjøfartsdirektoratet vil inngå avtale med den leverandøren som totalt sett har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, sett i forhold til følgende kriterier: Pris Tilbudt løsning Service og brukerstøtte Fremdriftsplan PRIS Herunder vurderes alle kostnader forbundet med tilbudet. Tilbyder skal fylle ut samtlige priser og prisvilkår i Bilag 7. Pris vil bli vektlagt med 30 % TILBUDT LØSNING Under dette kriteriet vurderes i hvilken grad tilbudte løsning dekker de krav og behov som fremkommer av kravspesifikasjonen. Tilbyder skal beskrive løsningen i bilag 2 basert på Sjøfartsdirektoratets kravspesifikasjon i bilag 1. Tilbyderne skal videre gi Sjøfartsdirektoratet prøvetilgang for å teste standardsystemet som tilbudt løsning baserer seg på. Under dette kriteriet vil Sjøfartsdirektoratet legge vekt på løsningsbeskrivelsen samt det totalinntrykk som standardsystemet gir gjennom prøvetilgang. Herunder vil Sjøfartsdirektoratet legge spesielt vekt på: Brukervennlighet Funksjonalitet Sikkerhet Løsningsforslag vil bli vektlagt med 45 % SERVICE OG BRUKERSTØTTE Under dette punktet vurderes hvilken service og brukerstøtte som tilbys. Tilbyder skal beskrive dette i sin løsningsbeskrivelse i bilag 2. Dette punktet vil bli vektlagt med 10 % FREMDRIFTSPLAN Det vil bli lagt vekt på tilbyders fremdriftsplan for leveranse, installering, testing og godkjennig av systemet hos Sjøfartsdirektoratet. Tilbyder skal beskrive dette i bilag 4. Herunder vil Sjøfartsdirektoratet legge vekt på i hvilken grad fremdriftsplanen gir trygghet for at systemet vil være klart til bruk innen 15. februar Dette punktet vil bli vektlagt med 15 %. 3 MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Sjøfartsdirektoratets beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Avtale anses inngått når avtalen inntatt i konkurransegrunnlaget del 2 er undertegnet av begge parter.