KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen konkurranse om leie/kjøp av standsutstyr i forbindelse med messer og kjøp av profileringsartikler til Sjøfartsdirektoratet

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen konkurranse om leie/kjøp av standsutstyr i forbindelse med messer og kjøp av profileringsartikler til Sjøfartsdirektoratet Tilbudsfrist:31. oktober 2011

2 1 Innhold Leverandør må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider, bilag og øvrige dokumenter som angitt nedenfor og i konkurransegrunnlaget for øvrig. Dersom dokumenter mangler eller er uklare, skal leverandør ta kontakt med Sjøfartsdirektoratet, se konkurransebestemmelsene punkt 3.5. Konkurransegrunnlaget innholder: 1 INNHOLD 2 2 INNBYDELSE OG ORIENTERING OM OPPDRAGSGIVEREN OM OPPDRAGET KONTRAKTSDOKUMENTER FREMDRIFTSPLAN 5 3 KONKURRANSEBESTEMMELSER ANSKAFFELSESPROSEDYRE GENERELT OPPLYSNINGER, INFORMASJON, KONTAKTPERSON SPRÅK SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING OG INNLEVERING TILBUDSFRIST AVVISNINGSGRUNNER OG FORKASTNING VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSÅPNING OFFENTLIGHET UNDERLEVERANDØRER FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD/DELTILBUD KVALIFIKASJONSKRAV OG DOKUMENTASJONSKRAV NÆRMERE OM KRAV TIL KVALIFIKASJONER OG DOKUMENTASJON HMS-ERKLÆRING FAGLIGE OG TEKNISKE KVALIFIKASJONER TILDELINGSKRITERIER PRISER KVALITET SORTIMENT 13 2

3 LEVERINGSTIDER MILJØ MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE 14 4 VEDLEGG 15 3

4 2 Innbydelse og orientering 2.1 Om oppdragsgiveren Sjøfartsdirektoratet er et statlig forvaltningsorgan som administrativt er underlagt Nærings- og handelsdepartementet. I miljørelaterte forhold er Sjøfartsdirektoratet underlagt Miljøverndepartementet. Sjøfartsdirektoratet har om lag 307 medarbeidere. I overkant av 200 er tilsatt på hovedkontoret i Haugesund, mens de resterende er tilsatt på Sjøfartsdirektoratets 17 stasjoner langs kysten. Sjøfartsdirektoratet skal føre tilsyn med at: Norske skip og rederier holder høy sikkerhets- og miljømessig standard Sjøfolk på norske skip har gode kvalifikasjoner, arbeids- og levevilkår Maritime utdanningsinstitusjoner holder et høyt faglig nivå Fremmede skip som anløper norske havner overholder internasjonale regler Sjøfartsdirektoratet er ansvarlig for å fremme Norges omforente syn i internasjonale saker som angår sikkerhet til sjøs Sjøfartsdirektoratet forvalter et omfattende regelverk, og direktoratet har et høyt internasjonalt engasjement. Sjøfartsdirektoratets visjon er å være den ledende sjøfartsadministrasjonen innen sikkerhet og kvalitet på sitt område. For nærmere informasjon om Sjøfartsdirektoratet, se: Fra vil Skipsregistrene bli en del av Sjøfartsdirektoratet, se Om oppdraget Sjøfartsdirektoratet deltar jevnlig på messer i ulike sammenhenger. Videre ønsker Sjøfartsdirektoratet å være en tydelig aktør. Direktoratet vil derfor inngå en rammeavtale med en leverandør om bistand til idé og leie/kjøp av standsutstyr i forbindelse med messer o.l. samt kjøp av profileringsartikler. Formålet er at direktoratet skal kunne leie/kjøpe standsutstyr i forbindelse med messer o.l. samt kunne kjøpe profileringsutstyr til lavest mulig pris og til best mulig kvalitet. 2.3 Kontraktsdokumenter Rammeavtalen vil ha en varighet på 2 år fra tidspunktene skissert over, med opsjon for Sjøfartsdirektoratet til forlengelse i år. Rammeavtale vil bli inngått med valgt leverandør i henhold til avtaledokumentet inntatt som vedlegg 1 til dette konkurransegrunnlaget. Avtaledokumentet har følgende bilag som vil inngå som del av avtalen mellom Sjøfartsdirektoratet og valgt leverandør: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 4

5 o Bilag 1-1: Profileringshåndbok og logoer Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon: Leverandøren skal i dette bilaget beskrive sin løsning i forhold til Kundens kravspesifikasjon. Hvis det etter leverandørens mening er åpenbare feil, mangler eller uklarheter i Kundens kravspesifikasjon skal leverandøren påpeke dette. Utfylt bilag skal vedlegges og inngå i tilbudet. Bilag 3: Samlet pris og prisbestemmelser, bestillingsfrist, leveringstid, miljø mv: Leverandøren skal i dette bilaget fylle ut sine priser i prisskjemaet, timeantall, bestillingsfrister, leveringstid, og miljømerkede artikler. Bilag 4: Administrative bestemmelser: Leverandøren skal i dette bilaget angi en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av Leverandøren i saker som vil angå avtalen, og kontaktpersoner for den praktiske oppfølgingen av avtalen. Utfylt bilag skal vedlegges og inngå i tilbudet. 2.4 Fremdriftsplan Sjøfartsdirektoratet har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Milepæl Dato Kunngjøring Doffin/Ted 7. september 2011 Tilbudsfrist 31. oktober kl 12:00 Evaluering Uke Meddelelse om tildeling av kontrakt Uke Klagefrist Ca 10 dager etter meddelelse om tildeling Kontraktssignering Uke Tidspunktene er tentative etter tilbudsfristen. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 5

6 3 Konkurransebestemmelser 3.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen er kunngjort i Doffin og Ted-databasen. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999, og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III, jfr. FOA 2-1 (4). Konkurransebestemmelsene inntatt i konkurransegrunnlaget supplerer forskrift om offentlige anskaffelser del I og III, og skal i tilfelle motstrid gjelde foran forskrift om offentlige anskaffelsers bestemmelser med mindre sistnevnte bestemmelser ikke kan fravikes. Valgt anskaffelsesprosedyre er åpen konkurranse jf. FOA 14-1 (1). Konkurransen gjennomføres som en ett-trinns prosedyre med kvalifisering og tilbudsevaluering i ett. Basert på en vurdering av tilbudene etter tildelingskriteriene, vil kontrakt tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det gjøres spesielt oppmerksom på at det ved åpen anbudskonkurranse ikke er anledning til å føre forhandlinger. De priser og øvrige betingelser som er innlevert ved fristens utløp er ikke mulig å endre. 3.2 Generelt Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig i henhold til punkt 3.5 inngå. Leverandøren plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herunder avgitt pris, og tjenesteleveransen for øvrig. Ingen innrømmelser vil bli gjort fra Sjøfartsdirektoratet for feil eller unnlatelser fra leverandørens side. Leverandøren plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. Det vil ikke bli refundert utgifter som leverandør pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. Mottatte tilbud vil ikke bli returnert. 3.3 Opplysninger, informasjon, kontaktperson Det er anledning til å stille supplerende spørsmål til/anmode om avklaringer av konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig. Slike supplerende spørsmål/anmodninger om avklaringer skal fremsettes på e-post, og Senest: 24.oktober 2011 [7 dager før tilbudsfristens utløp] Forespørsler vedrørende konkurransegrunnlaget skal stilles til e-postadresse: postmottak@sjofartsdir.no. Henvendelsene skal merkes med saksnummer Konkurranse om leie/kjøp av standsutstyr og kjøp av profileringsartikler til Sjøfartsdirektoratet, v/ kontaktperson Elisabeth Børgesen Mo. Alle skriftlige forespørsler vil bli anonymisert og alle som har bedt om å få tilsendt konkurransegrunnlag, vil få tilsendt alle forespørsler og evt. svar fortløpende. 6

7 Spørsmål/henvendelser som mottas etter den angitte fristen, er ikke Sjøfartsdirektoratet forpliktet til å besvare. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg retten til ikke å besvare forespørsler som anses irrelevante. Leverandører som forsøker å tilegne seg informasjon vedrørende dette tilbudet ved å henvende seg til andre enkeltpersoner eller enheter i Sjøfartsdirektoratet, risikerer å bli diskvalifisert. 3.4 Språk All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje på norsk, herunder skal tilbudet utformes på norsk. Kontrakten skrives på norsk. 3.5 Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige leverandører som har meldt sin interesse i kunngjøringen. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager leverandøren mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal leverandøren varsle Sjøfartsdirektoratet om dette umiddelbart. 3.6 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til Sjøfartsdirektoratet på samme adresse som tilbudet skal leveres, jfr. punkt 3.7, før utløp av tilbudsfristen, jfr. punkt 3.8. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra leverandør forpliktelser. 3.7 Krav til tilbudets utforming og innlevering Tilbudet skal disponeres som følger: Skilleark 1: Tilbudsbrev: Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra leverandøren forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte leverandøren, bør det vedlegges fullmakt. I tilbudsbrevet skal leverandøren identifiseres med følgende opplysninger: Navn Juridisk stilling Offisielt registreringsnummer i offentlig register, f.eks. det norske Foretaksregisteret Gateadresse Postadresse 7

8 Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse Kontaktperson på vegne av leverandør med telefonnummer og e-post adresse I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se punkt Skilleark 2: Dokumentasjon i tilknytning til kvalifikasjonene: Dokumentasjonskravene er angitt i punkt Dokumentasjonen skal presenteres i denne rekkefølgen: 1. Skatteattester 2. HMS-erklæring 3. Firmaattest 4. Referanseliste Skilleark 3: Dokumentasjon i tilknytning til tilbudsevalueringen: Dokumentasjonskravene er angitt i punkt leverandøren skal også angi eventuelle andre forhold leverandør mener er av betydning for tilbudsevalueringen. Skilleark 4: Annet Redegjørelse for hva som anses som forretningshemmeligheter i tilbudet og eventuelle andre opplysninger som er etterspurt i dette konkurransegrunnlaget. Det skal leveres 3 komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon. Ett av disse eksemplarene påtegnes original og leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Ett eksemplar skal være en sladdet utgave av tilbudet der forretningshemmeligheter er utelatt, sammen med en kort begrunnelse knyttet til det som er utelatt. Ved begjæring om innsyn, vil Sjøfartsdirektoratet uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at direktoratet plikter å unnta dem fra offentlighet. Det skal også leveres 1 komplett elektroniske versjon av tilbudet samt den sladdede utgaven av tilbudet på minnepenn eller CD. Ved motstrid gjelder papirversjonen som er påtegnet original. Ved fremmøte leveres tilbudet i Sjøfartsdirektoratets resepsjon Smedasundet 50A 5528 HAUGESUND 8

9 Per post skal tilbudet sendes til Sjøfartsdirektoratet Postboks HAUGESUND Pakning/ -konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud i konkurranse om leie/kjøp av standsutstyr og kjøp av profileringsartikler til Sjøfartsdirektoratet v/ kontaktperson Elisabeth Børgesen Mo, saksnr NB. Må ikke åpnes før tilbudsåpning. Innpakking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning. Tilbud levert på e-post eller per faks vil bli avvist. 3.8 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er 31. oktober 2011 kl.12: Avvisningsgrunner og forkastning Sjøfartsdirektoratet vil avvise tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud, gitt under punkt 3.8. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg retten til å avvise tilbud, eller deler av tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer av dette, herunder dersom tilbudet inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene, eller Det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Sjøfartsdirektoratet kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning, eller forkaste alle tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp, jf. punkt 3.8. Er aksept ikke kommet frem til leverandør innen denne fristen, bortfaller leverandørens forpliktelse Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos Sjøfartsdirektoratet en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av leverandørene eller andre utenforstående. Sjøfartsdirektoratet vil føre anskaffelsesprotokoll Offentlighet 9

10 Tilbud og protokoll etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser m.v. vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt. Etter dette er tilbud og protokoll mv. offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jf. offentleglova 13, forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13 (1) 2). Leverandøren må derfor oppgi i tilbudet hvilke opplysninger som leverandøren anser som forretningshemmeligheter, jf. punkt Underleverandører Leverandør kan benytte underleverandører/samarbeidspartnere. Leverandør hefter i så tilfelle for sine underleverandører på samme måte som for seg selv. Hvis underleverandører skal benyttes skal disse navngis i tilbudet sammen med en beskrivelse av hva, og hvor stor del underleverandør(ene) skal dekke av leveransen/tjenesten Forbehold Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet slik at Sjøfartsdirektoratet kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. Inneholder tilbudet forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil tilbudet bli avvist. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i leverandørens tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra leverandørens side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Forbehold av økonomisk betydning, vil bli prissatt av Sjøfartsdirektoratet i forbindelse med evalueringen av tilbudene Alternative tilbud/deltilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. Det er heller ikke tillatt å levere tilbud på deler av den etterspurte ytelsen Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at leverandøren blir avvist fra konkurransen Nærmere om krav til kvalifikasjoner og dokumentasjon Skatteattester Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha betalt skatter og avgifter Dokumentasjonskrav: Som dokumentasjon skal vedlegges: 10

11 o o Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristen, jfr. punkt 3.8. Dersom attestene ikke er levert innen fristen og/eller er eldre enn seks måneder kan leverandøren bli avvist uten at det gis tilleggsfrist for innlevering. Dersom attestene viser restanser, kan leverandøren bli avvist HMS-erklæring Kvalifikasjonskrav: Leverandør som skal utføre arbeid i Norge, skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Alle leverandører skal legge ved egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). HMSegenerklæring som samsvarer med anskaffelsesregelverkets krav er vedlagt, se vedlegg 2. Leverandører fra andre EØS- land enn Norge må levere dokumentasjon som tilsvarer det som er angitt ovenfor. Dersom attesten ikke er levert innen fristen kan leverandøren bli avvist uten at det gis tilleggsfrist for innlevering Attest fra foretaks- og bransjeregister eller lignende Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Leverandør skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert (attest fra foretaks- og bransjeregister eller lignende) Økonomisk evne og sikkerhet Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjonskrav: 11

12 Det kreves ingen tilsendt dokumentasjon. Sjøfartsdirektoratet vil innhente kredittvurdering av leverandør fra Dun&Bradstreet eller tilsvarende. Leverandøren må minimum oppnå en rating som A kredittverdig eller tilsvarende Faglige og tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandøren som virksomhet skal inneha tilstrekkelig kompetanse og erfaring til å kunne oppfylle oppdraget. Dokumentasjonskrav: Som dokumentasjon skal vedlegges: o Referanseliste over leverandørens 5 viktigste leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med Sjøfartsdirektoratets navn, kontaktinformasjon, omfanget av oppdraget og varighet på oppdraget. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Dersom underleverandør benyttes for hele eller deler av leveransen må det fremlegges tilsvarende referanseliste for underleverandøren. Sjøfartsdirektoratet vil om nødvendig ta kontakt med oppgitte referanser Tildelingskriterier Sjøfartsdirektoratet vil inngå rammeavtale med den leverandør som totalt sett har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for leveransen, sett i forhold til følgende kriterier: Priser Leverandørens priser for artiklene beskrevet skal fylles direkte inn i pristabellene som fremkommer i bilag 3 (det er 6 ark som skal fylles ut). Bilag 3 er utformet slik at leverandørene kan skrive inn de tilbudte priser innenfor de forskjellige produktkategoriene og returnere filen sammen med tilbudet. Samtlige rubrikker må fylles ut. Det forutsettes at opplysningene på papirutskriftene og filen er identiske, i motsatt fall gjelder opplysningene på papirutskriften. Prisene skal oppgis fritt levert Sjøfartsdirektoratet eller direkte til annen lokasjon i Norge som fremgår i Sjøfartsdirektoratets kravspesifikasjon (bilag 1) eller etter avtale. Alle priser skal være inklusive merverdiavgift, toll og eventuelle andre offentlige avgifter. Leverandørene kan ikke kreve betalt for ytterligere tjenester eller pådra Sjøfartsdirektoratet andre utgifter, uten at dette er uttrykkelig avtalt og nedfelt skriftlig i et dokument som er undertegnet av begge parter. Alle priser som er oppgitt i bilag 3 vil inngå i evalueringen av dette tildelingskriteriet. Dette kriteriet vil samlet sett bli vektet med 40 % Kvalitet Sjøfartsdirektoratet ønsker å være en tydelig aktør og det er derfor viktig at artiklene er godt synlige og at Sjøfartsdirektoratet fremstår som en profesjonell aktør. Kvalitet på artiklene vil bli vurdert skjønnsmessig av direktoratet. Leverandørene skal gi en sammenfattende beskrivelse av artiklene som tilbys i henhold til det som direktoratet vil vektlegge for henholdsvis standutstyr og profileringsutstyr, jf. a) og b) nedenfor, i sin 12

13 løsningsspesifikasjon (bilag 2). De tilbudte artikler skal også bildeillustreres i farger, eventuelt ved hjelp av at artiklene som tilbys avmerkes i en varekatalog. Artiklene som det gis tilbud på og beskrives / illustreres herunder skal samsvare med de som er priset. Vi vil også vurdere beskrevet ide og konsept til stand i henhold til nedenstående punkter, jf. bilag 1 punkt 2.0. Utstillings- og standutstyr: Ved vurderingen av kvaliteten vil Sjøfartsdirektoratet legge vekt på følgende for utstillings- og standutstyr: Hvordan vi profileres/synliggjøres, herunder hvordan beskrevet standen vil oppfattes av besøkende Brukervennlighet både for publikum og utstiller Komfort på artiklene Utseende på artikler Funksjonsdyktigheten til artiklene Trykk Profileringsartikler Ved vurderingen av kvaliteten vil Sjøfartsdirektoratet legge vekt på følgende for profileringsartikler: Utseende Funksjonelt Brukervennlig Slitestyrke Trykk/brodering Ved vurderingen av de tilbudte profileringsartiklene vil Sjøfartsdirektoratet også vurdere kvaliteten ved hjelp av leverandørenes fremlagte vareprøver og med henvisning til produktkatalogen, jfr. bilag 1 punkt 8.0 Vareprøver. Trykket og broderingen som vareprøvene illustrer skal være av den kvalitet som tilbys Sjøfartsdirektoratet. Kvalitet vil bli vektet 30 %, hvorav standutstyr vektlegges med 20 % og profileringsutstyr med 10 % Sortiment Sjøfartsdirektoratet vil legge vekt på hvilken leverandør som best kan dekke Sjøfartsdirektoratets behov innen standutstyr og profileringsartikler. Sortiment vil samlet bli vektet med 10 % Leveringstider Leverandøren skal oppgi hvor lang tid det minimum må beregnes fra bestilling er mottatt av leverandør og til standutstyr/profileringsartikler er levert avtalt lokasjon i henhold til avtalen, jf. avtaleteksten punkt Leverandørens leveringstider skal fylles direkte inn i tabellene som fremkommer i bilag 3, der dette etterspørres. 13

14 Bilag 3 er utformet slik at leverandørene kan skrive inn leveringstidene innenfor de forskjellige produktkategoriene og returnere filen sammen med tilbudet. Det forutsettes at opplysningene på papirutskriftene og filen er identiske, i motsatt fall gjelder opplysningene på papirutskriften. Leveringstider vil samlet bli vektet med 10 % Miljø Ved valg av profileringsartikler vil det bli lagt vekt på om profileringsartiklene i størst mulig grad tilfredsstiller kravene til tredjeparts miljømerking Svanen, EU-blomsten eller tilsvarende. Leverandøren bes krysse av for hvilke profileringsartikler som er merket med tredjeparts miljømerking i bilag 3 tabell 6. Leverandørene må vedlegge gyldig lisensbevis fra Stiftelsen Miljømerking i Norge eller tilsvarende for hvert profileringsprodukt. Annen miljømerking med tilhørende dokumentasjon kan godtas, dersom denne er av samme kvalitet som beskrevet i Svanen eller EU-blomsten. Dette kriteriet vil bli vektet 10 % Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Sjøfartsdirektoratets beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle leverandørene som har inngitt tilbud i rimelig tid før kontrakten inngås. Avtale anses inngått når avtalen inntatt i vedlegg 1 er undertegnet av begge parter. 14

15 4 Vedlegg Vedlegg 1 Avtaledokument o Bilag 1: Kundens kravspesifikasjonen Bilag 1-1: Profileringshåndbok og logoer o Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon o Bilag 3: Samlet pris og prisbestemmelser, bestillingsfrist, leveringstid, miljø mv. (Merk at det er 6 ark som skal fylles ut) o Bilag 4: Administrative bestemmelser Vedlegg 2 HMS-egenerklæringsskjema 15