INNHALD: Sist revidert: Side 2

Transkript

1 SIKKERHEITSDOKUMENT

2 INNHALD: 1. Innleiing og mål 2. Om Bratt Moro AS 3. Om Fjellsportfestivalen Planlegging 5. Analyse og risikovurdering 6. Organisering 7. Regelverk og arrangørtiltak 8. Å sette plan ut i praksis 9. Beredskap for alvorlege hendingar 10. Vedlegg a. Varslingsplan ved alvorleg ulykke b. Eigenmeldingsskjema for kvar deltagar c. Vilkår for påmelding kurs og turar d. Eigenmeldingsskjema fellesliste kurs og turar e. Arbeidsinstruks for førarar under Fjellsportfestivalen 2014 f. Risikoanalyse Kinesisk utfor g. Redningsplan Sogndal frikøyring h. Registreringsskjema Sogndal frikøyring Sist revidert: Side 2

3 1) Innleiing og mål Dette dokumentet er utarbeida for å samle sikkerheitsarbeidet i f.b.m. arrangementet Fjellsportfestivalen den februar 2014 Det er eit overordna mål at arrangementet skal gjennomførast innafor så trygge rammer som mogleg for alle involverte. Det vert vidare lagt til grunn at ein satsar på ein høg standard for festivaldeltakarane og med visjon om eit miljøvennleg arrangement med minimal belastning for naturen. Derfor skal arbeidet med arrangementet ha eit fokus på sikkerheit frå ide, gjennom planlegging og til slutt utøvinga av alle aktivitetar. 2) Om Bratt Moro AS Bratt moro AS er hovudarrangør av arrangementet Fjellsportfestivalen Fjellsportfestivalen 2014 har eigen organisasjonsstruktur leia av festivalsjef Magnus Aasheim. Her ligg og hovudansvaret for sikkerheitsarbeidet under planlegging og gjennomføringa av festivalen. Sjå elles kap 6 for organisering av dette arbeidet. Det er Bratt Moro AS ved dagleg leiar Torgeir Skålid som har hovudansvaret for at målsettinga om eit sterkt fokus på sikkerheit vert gjennomført og at det vert lagt rutinar for arbeidet. Systematikk for sikkerheitsarbeidet og dette dokumentet er handsama og vedtatt i styret i Bratt Moro den Arrangementet har mange sjølvstendige samarbeidspartar. Sikkerheitsfokuset skal orienterast om og forankrast i størst mogleg grad for alle samarbeidsavtalar i arrangementet. 3) Om Fjellsportfestivalen 2014 Program / aktiviteter / informasjon Festivalen nyttar nettsidene svært aktivt til informasjonsdeling. Komplett program med alle opplysningar knytt til det respektive delarrangement ligg oppdatert på nettsidene. Det er og utvikla ein eigen fjellsport-app som er tilgjengeleg for nedlasting. Oppdatert informasjon vil kontinuerleg bli lagt ut også her. Sekretariat for festivalen vert etablert på Quality Sogndal Hotel. Opningstider, servicetelefon, e-post osv. ligg på nettsidene Sist revidert: Side 3

4 Leiar for sekretariatet er: Lisa Kvålshaugen Bjærum, telf Gjennomføring/organisering Gjennomføringa av dei einskilde aktivitetar er organisert med ein arrangementsansvarleg og ein sikkerheitskoordinator for kvart arrangement, jmf org plan og ansvars- og kontaktliste i kapittel 6 i dette dokument. Nettsidene skal ha oppdatert informasjon om krav i høve sikkerheit for å delta. 4) Planlegging God planlegging aukar føresetnadane for gjennomføring av eit trygt arrangement. Det er viktig at ein i planleggingsfasen hentar kunnskap om kva farar og truslar som er aktuelle for arrangementet. Ein må vurdere kva som skal til for at deltagarar, publikum, arrangørar, osv skal få ei god og trygg oppleving i tråd med målsettinga. For å redusere risiko skal planlegginga fylgje desse grunnprinsipp: i) Føre var ii) Handlingsberedskap iii) Robust organisasjon iv) Å være forsiktig Føre var Vi skal komme hendingane i forkjøpet. Dette skal vi gjere gjennom god planlegging og risikoanalysar. Handlingsberedskap Gjennom systematisk fokus på sikkerheit i alle ledd, og m.a. gjennom dette dokumentet, skal alle involverte rustast opp til å handtere både føresette og uføresette hendingar. Robust organisasjon Vi skal planlegge for det uføresette slik at ikkje organisasjonen vert sett ut av spel av den grunn. Dette skal skje gjennom å ha tilstrekkeleg kapasitet i organisasjonen, tydleg informasjon om sikkerheit og enkle planar/organisasjonsstrukturar. Sist revidert: Side 4

5 Vær varsom Vårt prinsipp er å være forsiktig. Dersom det er tvil om ei handling eller hending er forsvarlig, skal vi sjå på henne som usikker og undersøke nærare, gjere henne forsvarleg eller ikkje gjennomføre henne i det heile. 5) Analyse og risikovurderingar Fjellsportfestivalen 2014 er ein festival som har hovudaktivitetar knytt til ferdsel, leik, moro og uhøgtidleg konkurranse i bratt vinterterreng. Fleire delarrangement har ein risikoprofil og krev sikkerheitsarbeid som er tilpassa det for å redusere faren for ikkje ønska hendingar. Målsettinga for Fjellsportfestivalen 2014 er som referert innleiingsvis (kap 1,) gjennomføring innafor så trygge rammer som mogleg for alle involverte. Konkretisert vil dette sei: Akseptabelt risikonivå er fastlagt til: INGEN PERSONSKADER INGEN ALVORLEGE PERSONSKADER Desse kriteria legg malen for alle vurderingane for eit trygt arrangement gjennom heile prosessen. Risikovurdering er etterpåklokskap i forkant. Gjennom ei grundig risikovurdering skal Fjellsportfestivalen 2014 kartlegge farar og sette lys på: i) Kva kan skje? ii) Årsak? iii) Kor sannsynleg er det at det kan skje? iv) Kva konsekvensar kan dette få? v) Korleis kan vi unngå dette / tiltak? Sist revidert: Side 5

6 ROS analyse: Etterfylgjande analyse er ei heilskapleg vurdering av arrangement etter ein gjennomgang av planlagde aktivitetar/delarrangement i festivalen. Analysen er gjort etter beste skjøn og på bakgrunn av erfaringar frå tilsvarande og tidlegare arrangement. Nr/Sa Aktivitet k Kva kan skje? 1 Isklatring -Ras is/stein -Fall 2 Laussnøjakt I Sogndalsdalen / Frå fjell til Fjord -snøskred -skade 3 Alpin toppturar / toppturkurs -snøskred -uanmeldt uvær 4 Flat Moro/ Fjellsportkveld (Arrangement på Sogndal Qality Hotel) -skade etter trengsel/vald 5 Sogndal Frikøyring -snøskred -skade 6 Klatre-konkurranse I klatreveggen Ukontrollert fall som fører til personskade. Ukontrollert nedfiring. Overtråkk i buldrevegg. Årsak Dårleg is/mildvær Feil/dårleg sikrin Klimatiske forhold Fall etter drop/ køyre på stein/tre Klimatiske forhold Panikk og/el. for mange personar i lokale Klimatiske forhold Fall etter dropp Feil på utstyr Feil på kammeratsjekk (innbinding, sele og brems) Utilfredsstillend e sikringsarbeid. Manglende kunnskap/ erfarig hos sikrerer. Sannsynleg -heit Lite sannsynleg Lite sannsynleg Lite sannsynleg Lite sannsynleg Konsekvens Kritisk Farleg Kritisk Ein viss fare Tiltak i planlegging Separat vurdering og planlegging av godkjent vegleiar Planlegge i samråd med lokalkjente og godkjent tindevegleiar Separat vurdering og planlegging av godkjent vegleiar Planlegging i samarbeid med hotellet. Separat arrangements-avtale med hotellet Sannsynleg Farleg Separat risikovurdering av delarrange-mentet Erfarne deltagarar Planlegge publikumsområde i sikkert terreng Lite sannsynleg Farleg Kan føre til alvorlig personskad e ved fall. -Kun topptausklatring. - Sikrere må som minimum ha brattkort. Disse har og ansvar for å sikre at utstyret som brukes er tilfredsstillende. - Utstyr gjennomgås før arrangementet for å utelukke tekniske feil. -To sikrerer på hver post. Spesielt viktig på «speedclimbing» posten. På denne post får også sikrere innføring i bruk av «petzl grigri» - Tydelig kommunikasjon og oversiktlighet i gjennomføring av arrangementet. Tiltak i gjennomføring Godkjent vegleiar/instruktø r Guiding av lokalkjent vegleiar Godkjent tindevegleiar leiar turen Hotellet har ansvar - følgje hotelet sine rutinar for vakthald og kontroll Godkjenning av ekstern tryggleikskoordin ator. Krav om tryggleiksutstyr Tilgjengeleg førstehjelp Godkjent instruktør /sikkerhetsansvar lig overvåker arrangementet og rigging av utstyr før arrangement. Tilgjengelig førstehjelpsutstyr og personell med kompetanse innen førstehjelp. Sist revidert: Side 6

7 7 Utforsykling på snø -fall -kollisjon 8 Speedriding boogie -ukontrollert landing/fall - ukontrollert start/takeoff 9 Kinesisk utfor -fall -kollisjon 10 Padling på fjorden Sykling på snø Flere startene. (4-8 pers.) Feil på utstyr. Feilvurdering av landingsområde / fart Utøver feil (feilvurdering av vindforhold, gradient, takeoff bane) Fellesstart Høg fart Sannsynleg Ein viss fare Separat risikovurdering Lite sannsynlig Mindre sannsynlig Kritisk Kritisk Separat risikovurdering Planlegge etter forbundet sine rutiner Ansvarlige bestemmer om forhold er gode nok. Enkelt vurdering for nivå Sannsynleg Farleg Separat risikovurdering Krav om beskyttelsesutstyr Avsperring av området Tilgjengelig førstehjelp Kontroll av trase av erfaren tindevegleiar Krav om tryggleiksutstyr Tilgjengeleg førstehjelp Kantring/frost/druk ning Vind/bølger Lite sannsynleg Farleg Stille krav til deltakarar Påbudt med tryggleiksutstyr - Risikodiagram: Resultatet av ROS analysen er sett inn i diagram for kartlegging av faregrad slik: SANNSYNLEG Svært sannsynleg Sannsynleg 7 5 / 9 Mindre sannsynleg 6 Lite sannsynleg 4 2/10 1 / 3 / 8 Usannsynleg Ufarleg Ein viss fare Farleg Kritisk Katastrofalt KONSEKVENS = stor faregrad Krav om risikoreduserande tiltak = moderat faregrad Risikoreduserande tiltak skal vurderast = liten faregrad Akseptabelt risikonivå utan spesielle tiltak Analysen viser 2 stk aktivitetar med stor faregrad ( nr 5 og 9 ) og 5 stk aktivitetar med moderat faregrad (nr 1,3,6,7,8 ). Målsetting er å ha alle aktivitetar i kategori liten faregrad, men moderat kan aksepterast. Det skal derfor gjerast separate risikovurderingar av dei aktuelle aktivitetane og leggast fram forslag og settast i verk risikoreduserande tiltak. Sist revidert: Side 7

8 Desse aktivitetane er vurdert slik: Nr 1 Isklatring Risiko før tiltak Risikotilhøve Kva kan skje? Kompenserande tiltak Handlingsplan - kven/når Risiko etter tiltak Ras/fall Godkjent tindevegleiar (og/el aspirant) leiar planlegging og leiar aktiviteten. Sjå eigen arbeidsinstruks med vurdering, samt vilkår og eigenmeldingsskjema 8 (vedlegg c,d,e) Nr 3 Alpine toppturar / toppturkurs Risiko før tiltak Risikotilhøve Kva kan skje? Kompenserande tiltak Handlingsplan kven/når Risiko etter tiltak Snøskred / uvær / skade Godkjent tindevegleiar (og/el aspirant) leiar planlegging og leiar aktiviteten. Sjå eigen arbeidsinstruks med vurdering, samt vilkår og eigenmeldingsskjema 8 (vedlegg c,d,e) Nr 5 Sogndal Frikøyring Risiko før tiltak Risikotilhøve Kva kan skje? Snøskred i løypetrase - fysisk skade på utøvar/stavplukkar - sjokk for utøvar/stavplukkar - sjokk/utrygg kjensle for utøvarar og frivillige som står på toppen - død Kompenserande tiltak Handlingsplan kven/når - Før arrangement: Vurdering frå Tindevegleiar Stein F Møller m.fl. Løpermøte om tryggleik kvelden før arrangementet. Tryggleiksmøte med frivillige i forkant av arrangementet. Tryggleiksmøte stab dagen før. Info skriv om HMS dokument til alle frivillige. Informere om APP. Etablere trygg /alternativ veg ned for utøvarar/frivillige i sjokk på toppen. Informere frivillige om dette. Risiko etter tiltak - På arrangementdagen: Krav om sikkerhetsutstyr. Kontroll på innsjekking og utsjekk av frivillige som har funksjonar utanom publikumsområde. SMS liste for å holde frivillige/stab informerte ved ulykker. God kommunikasjon med radio min 15 stk. Utsjekk av sender mottakar for alle som skal vere i bakken. Ekstra batteri. Behandling ved spesialist lege Camilla Underland Søk/Redning ved Røde Kors og Redningsgruppe Sist revidert: Side 8

9 Snøskred i tilkomstveg til fjellsiden/toppen - fysisk skade på utøvarar/frivillige - sjokk for utøvarar/frivillige - død - Før arrangement: Vurdering frå Tindevegleiar Stein F Møller m.fl. Løpermøte om tryggleik kvelden før arrangementet. Tryggleiksmøte med frivillige i forkant av arrangementet. Tryggleiksmøte stab dagen før. Info skriv om HMS dokument til alle frivillige. Informere om APP. - På arrangementdagen: Krav om sikkerhetsutstyr. Kontroll på innsjekking og utsjekk av frivillige som har funksjonar utanom publikumsområde. SMS liste for å holde frivillige/stab informerte ved ulykker. God kommunikasjon med radio min 15 stk. Utsjekk av sender mottakar for alle som skal vere i bakken. Ekstra batteri. Behandling ved spesialist lege Camilla Underland Søk/Redning ved Røde Kors og godkjent tindevegleiar Snøskred i tilkomstveg til arena - fysiske menneskelige skader - sjokk - død Snøskred i publikumsområde - fysiske menneskelige skader - sjokk - død - Før arrangement: Vurdering frå Tindevegleiar Stein F Møller m.fl. Velge arena med kort tilkomst uten skredfeller. Markere tilkomstveg med tråkk og skilting. - På arrangementdagen: SMS liste for å holde frivillige/stab informerte ved ulykker. God kommunikasjon med radio min 15 stk. Behandling ved spesialist lege Camilla Underland Søk/Redning ved Røde Kors og godkjent tindevegleiar - Før arrangement: Vurdering frå Tindevegleiar Stein F Møller m.fl. Definere og avgrense publikumsområde i trygt areal. Tryggleiksmøte med frivillige i forkant av arrangementet. Tryggleiksmøte stab dagen før. Info skriv om HMS dokument til alle frivillige. Informere om APP. - På arrangementdagen: Informere publikum kontinuerlig om utrygge områder og avgrensede områder. God kommunikasjon med radio min 15 stk. Behandling ved spesialist lege Camilla Underland Søk/Redning ved Røde Kors og godkjent tindevegleiar Sist revidert: Side 9

10 Skade på utøvarar ved fall - kuttskader - brudd - ytre fysiske skader - vridninger - hodeskader Frostskader Trafikkulykker rv 5 Løyve frå grunneigarar Erstatningskrav frå deltakarar Krav om sikkerhetsutstyr. Behandling ved spesialist lege Camilla Underland Søk/Redning ved Røde Kors og godkjent tindevegleiar God kommunikasjon med radio min 15 stk. AMK sentralen er informert Andreas Gjerde stiller scooter tilgjengeleg Behandling ved spesialist lege Camilla Underland Skilting redusert fartsgrense og arrangement pågår Informere vegvesen og politi om arrangement. Busstransport av utøvarar, frivillige og publikum Informasjon om transport til deltakarar og publikum Sentral organisasjon FSF Ansvarserkleringsskjema Nr 6 Klatrekonkurrase Risiko før tiltak Risikotilhøve Kva kan skje? Ukontrollert fall Kompenserande tiltak Handlingsplan kven/når Topptausklatring. Sertifiserte sikrare (brattkortinnehavar). Kameratsjekk. Risiko etter tiltak Utstyrssvikt- eks. feil på tau, sele eller sikringsbrems. Kontrollere utstyr som brukas før arrangementet. Sikreren sjekker utstyr hos klatrer. Menneskelig svikt grunnet uoppmerksomhet, stress eller distraksjon. Deltakar kan ha behov for mindre eller større assistanse medisinsk eller ved små traumar som for eksempel overtråkk i buldrevegg. Sikre oversiktlege omgjevnader under arrangementet. Sikkerhetskoordinator samt arrangementansvarlig er til stede og overvære. Ansvarsfordeling på de ulike postene vil fører til ukatotiske forhold for sikrene. Kammeratsjekk. Tilgjengeleg personell med kompetase innan førstehjelp og grunnleggande førstehjelpsutstyr. Ikkje erfaren med utstyr ein ikkje bruker til vanlig fall på grunn av dette. Kun topptausklatring. Ved «speedclimbing» posten må sikrer bruke «petzl grigri» til sikring. Grundig innføring i bruk av denne før konurransen, samt to sikrere på denne post. Sist revidert: Side 10

11 Nr 7 Kinesisk DH sykling Risiko før tiltak Risikotilhøve Kva kan skje? Utkøyring ovenfor tregrense Utkjøring under tregrensa Fall Fall i sammenheng med innlagte hindere Skade fra sammenstøt/fall Publikum/uvedkommede i løypa Kompenserande tiltak Handlingsplan kven/når Sikre de hinder som måtte være tilstede. (sikkerhetsnett, annen polstring) Sikkerhetsnett og polstring på trær Utøvere må bruke beskyttelsesutstyr. Løype utformet mtp begrenset fart. Åpen løype i forkant av konkurranse. Alternativ enklere linjevalg rundt hindere. Utøvere må bruke sikkerthetutstyr. Ikke lov med piggdekk. Røde kors og lege er tilstede i konkurranseområdet. Løypevakter som har ansvar for å holde folk vekke. Radio-forbindelse og flagg. Stopp ved rødt flagg. Risiko etter tiltak Nr 8 Speedriding boogie Risiko før tiltak Risikotilhøve Kva kan skje? Kompenserande tiltak Handlingsplan kven/når Risiko etter tiltak Fall på landing -Lander medvinds, overskyter landing, for lav siste sving. Gi god brief før flight, alle må ha sett landing, (vind vimpel på landing). Oppfordre alle til å fly på sitt nivå. Ukontrollert take off -Skjermkollaps, fall (spesielt farlig for stupstart). Plukke ut «enkle» starter, ikke gi tilatelse til å fly ved ustabil eller feil vindretning. Snøskred -Utløsning av flakskred på vei opp til start. Velge gode ruter for veien opp, sørge for at alle har utstyr i orden. Ellers normale rutiner for ferdsel i skredfarlig terreng. Fast flyvning -En utøver flyr seg fast i fjellet. Alle har telefon tilgjengelig, og nr til respektive. God breif og en god flyplan vil unngå dette. Ansvarlige legger godt tilrette for dette. I tillegg skal det være folk på landing som kan spote flyvere. Kraftig vind, feil vindretning Sjekk værvarslel, vindstyrke Sist revidert: Side 11

12 Hard landing Planlegg landing, sjekk vindretning nøye Land alltid på beina, aldri på rompa(rygg) Feil utført manøver Vurder eigen kompetanse, ikkje ta sjanser Kollisjon i lufta Luftvett, sjå deg for, planlegg turen din Konflikt med øvrig lufttrafikk Sjekk lokale forhold, radio ved behov Bruk av ski Fangreim mellom ski/sko, vær obs på graslanding med ski og ved kiting i vind Feil/Svikt på utstyr Sjekk alltid at utstyret ditt tilfredstiller krav og er i god flymessig stand Nr 9 Kinesisk Utfor Risiko før tiltak Risikotilhøve Kva kan skje? Kompenserande tiltak Handlingsplan kven/når Risiko etter tiltak Sjå eigen analyse, vedlegg f Sist revidert: Side 12

13 6) Organisering Fjellsportfestivalen 2014 har ei enkel hierarkist oppbygging av sikkerheitsarbeidet ( sjå org kart under), men sikkerheit er heile organisasjonen sitt ansvar. Festivalleiar Magnus Aasheim ( telf ), er organisasjonen sin øverste leiar og er ansvarleg for at det systematiske sikkerheitsarbeidet vert innført og utøvd i samanheng med heile arrangementet. Vidare har kvart delarrangement i festivalen ein arrangementsansvarleg og ein sikkerheitskoordinator. Under planlegging skal dei gjennomføre sjølvstendige risikovurderingar tilpassa det spesifikke arrangement og under gjennomføringa av arrangementet pliktar begge å være til stades for å ivareta det overordna sikkerheitsarbeidet. Kommandolinja er illustrert i organisasjonsplanen. Den skal ikkje brytast og ein ordre frå festivalleiar skal raskt fylgje linja nedover i organisasjonen til den når aktuell medarbeidar. Bratt Moro AS er eigar og styret fungerer som kriseorganisasjon ( jmf pkt 9). Bratt Moro AS har vidare utpeika eigne uavhengige kontrollørar (Gunnar Solbakken og Jan Tore Rosenlund) til sikkerheitsarbeidet. Dei rapporterer direkte til styret i Bratt Moro AS. Organisasjonsplan: Bratt moro Torgeir Skålid Kvalitetskontroll tryggleik JTR & GS Fjellsport festivalen Magnus Aasheim Klatring Kristoffer Hansen Topptur/kurs/ isklatring Gjert Grødal Sogndal Frikøyring Tove Knutsen Kinesisk Downhill Roald Eidsheim Speedriding boogie Morten Knapstad Kinesisk utfor Per Øvreseth Sist revidert: Side 13

14 Det er utarbeidd ei eige ansvars- og kontaktliste for arrangementet slik: Aktivitet Klatring ( innandørs) Alpin topptur/kurs/isklatring Frikjøyring Kinesisk down hill sykkel Speedrieding-boogie Arrangementsansvarleg Sikkerheitskoordinator E-post Mob nr A: Kristoffer Hansen skruekarabin@hotmail.com S: Erlend Vindenes Evindenes@hotmail.com A: Gjert Grødal gjert@breogfjell.no S: Aktuell tindevegleiar sjå eiga liste A: Tove Knutsen tovetknutsen@gmail.com A: Linn Hagberg Torgersen lht@idrettssenteret.no S: Stein Falsen Møller stein@breogfjell.no A: Roald Eidsheim roaldeidsheim@gmail.com S: Kristian Ertnes kristian.ertnes@gmail.com A: Morten Knapstad mortenknapstad@msn.com S: Eilif U Rosnæs eilifrosnaes@hotmail.com Padling på fjorden A: Eilif U Rosnæs eilifrosnaes@hotmail.com S: Kristian R. Knudsen Kinesisk utfor A: Per Øvreseth pero@sognekraft.no S: Magne Hofslundsengen magne@ahbygg.net Kommunikasjon Kommunikasjon i planleggingsfasen skjer via møter, e post, mobiltelefon og sosiale medium. Når det gjeld saker som handlar om dokumentsjon av tryggleiksarbeidet skal festivalleiar ha kopi av all korrespondanse, men det er den einskilde arrangementsansvarlege som deltar i planlegging og samlar informasjon og dokumentasjon i denne fasen. I utføringsfasen, dvs i festivalperioden, vil ein nytte dei same kommunikasjonskanalane, men viktig informasjon skal alltid være skriftleg. Informasjonen skal når det gjeld sikkerheitssaker alltid fylgje ansvarslinja i organisasjonsplanen. For kvart arrangement skal det vurderast eige samband. Som regel vil det arrangementteknisk være naudsynt for den praktiske avviklinga. Dersom det ikkje er mobildekning i eit arrangementsområde, skal det etablerast eige samband som kan nå naudetatane. Sist revidert: Side 14

15 Frivillige Organisasjonen er etablert med eigen leiar for dei frivillige. Dette er: Rosa Marie Øyrehagen, telf , e-post Frivillige som skal arbeide med sikkerheita i eit arrangement pliktar å kjenne til sikkerheitsrutinane under festivalen. Dette gjeld dette dokument samt dei spesifikke arrangementsrutinane som evt. er relevante og utarbeidde for sikkerheita for kvart arrangement. Arrangementsansvarleg skal vurdere sitt arrangement med fokus på om ein skal rekruttere spesielle frivillige til sikkerheitsoppgåver under gjennomføring av det spesifikke arrangement. Ein skal og spesielt ta omsyn til sikkerheita til dei frivillige, slik at dei ikkje vert utsett for unødig fare. Krev eit einskild arrangement sikringsarbeid med høg risiko skal dette avklarast med festivalleiinga og etablerast av profesjonelle med spesialkompetanse. Det skal arrangerast informasjonsmøtet med dei frivillige, der sikkerheit/sikkerheitsrutinar under festivalen skal være tema. Alle frivillige skal registrerast med namn, telefon- og e postadresse. Dei frivillige under fjellsportfestivalen 2014 skal orienterast om arbeidstilhøve, kontaktpersonar, plikter og rettar. Publikum Det er venta ein del publikum til dei ulike arrangement. Arena og arrangement skal dimensjonerast og tilpassast forventa publikum. Ein skal spesielt ta omsyn til sikkerheit til publikum dersom ein har ein arena som kan være utsett for spesielle risiko som f. eks. snøskred. Ved slike arrangement skal dette momentet takast med i risikovurderinga/handlingsplan for ei trygg gjennomføring. Presse Fjellsportfestivalen ynskjer eit ope og godt tilhøve til presse og media. Festivalen ynskjer omtale og må planlegge for det. Presseansvarleg og kontaktperson for festivalen er festivalleiar Magnus Aasheim. Media sin interesse aukar dersom det skjer ei alvorleg hending. Då er det viktig at pressa vert informert godt. I ein krisesituasjon er det spesielt viktig at media får rett informasjon og at det er tydleg kven som uttalar seg i organisasjonen. Pressekontakt i ein krisesituasjon er styreleiar, Tor Yttri, i Bratt Moro AS. Sist revidert: Side 15

16 7) Regelverk og arrangørtiltak Grunneigarar Det fyl av grunnleggande reglar om eigedomsretten at det skal hentast inn løyve hjå aktuell grunneigar dersom det skal avviklast eit arrangement på annan manns grunn. Politi/alarmsentral Festivalleiinga skal i god til varsle det lokale politikontor om arrangementet. I dialog skal ein avklare om arrangementet har ein slik karakter at det er meldeplikt etter politilova (og/eller lokale/kommunale politivedtekter). Ein skal avklare om det er naudsynt med eigen søknad eller melding er nok. Vidare må det drøftast om det er trong for bistand, beredskap, spesielle ordenstiltak, osv. Likeeins skal alarmsentralen i Florø varslast om arrangementet slik at sentralen er kjent med arrangementet og organisasjonen. Kontaktperson er festivalleiar. Kommunen Planlegginga av arrangementet skal skje i samråd med Sogndal kommune. Sentrale punkt for avklaring skal være: Er det kommunale reglar/retningslinjer for denne type arrangement? Er kommunen off grunneigar på nokre av arrangementsplassane løyve til bruk? Alkohol og matservering krev normalt avklaring og løyve. Det skal ligge føre løyve om ferdsel i utmark i f.b.m. naudsynt transport til/frå arrangement i fjellet. Er det naudsynt med spesielle avtalar om vegar/p plassar når det gjeld bruk, brøyting o.l.? Aktuelle meldeplikt etter brann- og eksplosjonsvernsloven eller lokale føresegner om dette? Krav om helseberedskap og melding til den kommunale helsetenesta? Har kommunen ein kontaktperson på tekniske tenester under arrangementdagane? Forbrukartenester Lov om kontroll med produkt og forbrukartenester (produktkontrolloven) stiller krav til sikkerheit på slike tenester som ikkje gjennom anna lovgjeving er regulert på sikkerheitsområdet. Som arrangør har Fjellsportfestivalen 2014 ansvar for at sikkerheiten er best mogleg. Tiltak er m.a. arbeidet og vurderingane som vert lagt gjennom rutinane beskrive i dette dokumentet. Kvar einskild deltagar på arrangement er sjølv ansvarleg for eigen sikkerheit og pliktar å gjere sjølvstendige vurderingar omkring dette. Sist revidert: Side 16

17 Trafikktryggleik / transport Statens Vegvesen har sektoransvar for veg og vegtrafikk. Det skal opprettast ein dialog med vegvesenet om aktuell vegstrekning, Rv 5, gjennom Sogndalsdalen. Dette vil være for vurdering av evt aktuelle løyver og sikringstiltak i festivaldagane. Aktuelle løyver kan t.d. være knytt til skiltplanar og regulering av parkering ( jmf Skiltforskriften kap 14, Vegtrafikkloven 7). Forsikring Fjellsportfestivalen AS har ordinær bedriftsansvarsforsikring. Alle deltagarar skal signere eigenerklæringsskjema (sjå vedlegg) i fbm påmelding for dei forskjellige aktivitetane. Alle aktivitetar er på eigen risiko. Røde Kors / frivillige organisasjonar Alle frivillige organisasjonar som Fjellsportfestivalen 2014 samarbeider med skal orienterast om reglar for arrangementa, krav til opptreden og kjenne rutinane i dette dokumentet. Frivillige organisasjonar er underlagt festivalleiinga, dvs festivalleiar og den einskilde arrangementsansvarleg/tryggleiksansvarlege på kvart delarrangement Det er innleia eit lokalt samarbeid med Sogndal Røde Kors Hjelpekors (SRKH) for bistand under festivalen. Festivalen har og samarbeid med Hafslo Røde Kors Hjelpekorps (HRHK) som kan supplere ved behov. Fjellsportfestivalen vurderer det slik at desse har tilfredsstillande kompetanse til redningsoppdrag i f.b.m. arrangementa. Kontaktpersonar er: SRHK Vegard H Pettersen telf e post: vegardpettersen@yahoo.no HRHK Lars Solsnes, telf e post: lars@sogn-byggservice.no Hodlekve Skisenter AS Det er eit tett samarbeid med Hodlekve skisenter AS under festivalen. Det er gjort ein eigen avtale med skisenteret som regulerer aktivitetar og bruk i heile festivalperioden. Når det gjeld sikkerheita er skisenteret sjølv ansvarleg for alle naudsynte tiltak til all aktivitet/alle arrangement i anlegget i festivaldagane. Quality Sogndal Hotel Quality Sogndal Hotel har mange funksjonar under Fjellsportfestivalen 2014 og er «festivalhotellet» og senter for sekretariat, fjellsportkveldane, mm. Det er gjort ein eigen avtale med hotellet som regulerer aktivitetar og bruk i heile festivalperioden. Når det gjeld sikkerheit er hotellet sjølv ansvarleg for alle naudsynte tiltak til all aktivitet/alle arrangement i festivaldagane. Sist revidert: Side 17

18 Sponsorturar/-arrangement Fjellsportfestivalen sine sponsorar har høve til å arrangere ulike tilstellingar og arrangement under festivalen. Alle desse skal være avtalt med festivalleiinga på førehand. Sponsorane er sjølve ansvarlege for desse arrangementa og vurderingar omkring sikkerheit. 8) Å sette plan ut i praksis Sikkerheitstiltaka og oppfylging av desse er sjølvsagt heilt avgjerande for at det skal fungere i praksis under arrangementet. For å sikre dette fokuserer vi på hovudelementa kommunikasjon og kvalitetssikring. Fylgjande tiltak skal gjennomførast: Kommunikasjon Sikkerheitsdokumentet skal være distribuert og kjent hjå alle arrangements- og sikkerheitskoordinatorar. Dokumentet skal og leggast tilgjengeleg på nettsidene. Kvar einskild arrangements- og sikkerheitskoordinator skal utføre eiga risikovurdering av «sitt» arrangement. Dette arbeidet skal implementerast i dette dokumentet. Det skal haldast eige møte på førehand der arrangements- og sikkerheitskoordinatorar har fått ei innføring og gjennomgang av sikkerheitsrutinane /-dokumentet Frivillige for festivalen skal ha fått informasjon om hovudtrekka i dette dokumentet og kvar dokumentet er tilgjengeleg. Kvalitetssikring Bratt Moro AS har utpeika eigne uavhengige kontrollørar til sikkerheitsarbeidet. Dei har som oppgåve å kvalitetssikre arbeidet og rapporterer direkte til styret i Bratt Moro AS. 9) Beredskap for alvorlege hendingar Beredskap inneber å vera førebudd på at ei alvorleg hending kan skje, å vite kva som skal gjerast, og kven som gjer kva. Målet er å kunne handle raskt og ta gode avgjerder snarast mogleg etter hendinga. Politiet har i Norge ansvar for å handtere alvorlege situasjonar. Dei har eit kompetent og erfarent samvirke med dei andre naudetatane. Politiet leiar innsatsen på skadestaden. Der arrangementet har planlagt bistand frå andre, raude kors og tilsvarande, vil dei og opptre under leiing av politiet. Det vil alltid ta litt tid før det profesjonelle apparat tek over på ulykkesstaden. Den første tida i ein akuttsituasjon kan være kritisk og kaotisk. Målet med planlegginga er å redusere kaosperioden til eit minimum og handtere hendinga på ein ryddig og effektiv måte. Sist revidert: Side 18

19 Kriseorganisasjon Styret i Bratt Moro AS fungerar saman med dagleg leiar og festivalleiar som kriseorganisasjon. Styreleiar Tor Yttri leiar kriseorganisasjonen. Kriseorganisasjonen trer straks saman ved alvorleg ulykke og på innkalling frå dagleg leiar eller styreleiar. Arrangementsansvarleg ( evt sikkerheitskoordinator dersom ikkje arrangementsansvarleg er tilstades) fungerer som leiar på skadestaden til profesjonell hjelp (politi) kjem og som kontakt til kriseorganisasjonen. Samarbeid med naudetatane Sogndal Politistasjon ( telf ) og Sogn Brann og Reredning IKS ( telf ) skal kontaktast på førehand av arrangementet. Målet er å avklare/drøfte samarbeid og korleis dei evt skal være til stades under festivalen. Saker som skal drøftast på førehand: Naudetatane si deltaking / kvar dei er til stades Kontaktpersonar festivaldagane ( begge vegar) Gjere festivalen sitt sikkerheitsdokument kjent og gjere evt naudsynte korreksjonar/justeringar. Tilgjenge til arrangement for ambulanse/redningskøyretøy Landingsplass helikopter Evakuering av eit område/arrangement / Samling og kontroll på evakuerte Krisekommunikasjon Eit stressa menneske har lett for å misforstå informasjon og kan ha vanskeleg for å formidle informasjon til andre på ein tilfredsstillande måte. Informasjonen i ein krisesituasjon skal derfor være: kort, klar og tydeleg repeter informasjonen Arrangementsansvarleg er ansvarleg for informasjon til festivalleiar arrangementsorganisasjonen på plassen publikum Informasjon til presse og media skal kun gå gjennom styreleiar og presseansvarleg Tor Yttri. Informasjon til pårørande skal kun gå gjennom politi. Etterarbeid Det er kriseorganisasjonenen sitt ansvar å etablere eit system som tek i vare eige personell som kan ha blitt påverka og traumaitisert av hendinga. I tillegg skal ein syte for at allmenta får korrekt informasjon om kva som har skjedd. Dersom krisa eller hendinga fører til politietterforsking eller andre typar undersøkingar, er det naturleg å vente til desse er avslutta med å uttale seg. Sist revidert: Side 19

20 10) Vedlegg a. Varslingsplan ved alvorleg ulykke b. Eigenmeldingsskjema for kvar deltagar c. Vilkår for påmelding kurs og turar d. Eigenmeldingsskjema fellesliste kurs og turar e. Arbeidsinstruks for førarar under Fjellsportfestivalen 2014 f. Risikoanalyse Kinesisk utfor g. Redningsplan Sogndal frikøyring h. Registreringsskjema Sogndal Frikøyringskonkuranse Sist revidert: Side 20