BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN

Transkript

1 BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: N / / Saksbehandler: Øyvind Brandt Behandlingsutvalg Møtedato Saksnr. Sektorutvalg eiendom og administrasjon /13 Sektorutvalg eiendom og administrasjon /13 STATUS FOR IT VIKTIGE PUNKTER I SAKEN: Rådmannen redegjør i saken for status og forslag til prioriteringer for 2014 når det gjelder IT. Saken legges frem samtidig med forslag til Handlingsprogram , og gjentar og utdyper de samme forslag som fremkommer der. I tillegg redegjøres det for en ekstern ekspertvurdering som underbygger rådmannens forslag og belyser både kortsiktige og langsiktige strategivalg. Rapporten følger som vedlegg. Rådmannen varsler at forslag til ny IT-strategi først vil legges frem tidlig i Rådmannen har i forslag til Handlingsprogram prioritert stabil drift av de sentrale IT-systemene i kommunene. Dette innebærer å raskest mulig gjennomføre Plattformløftet som ble vedtatt i Handlingsprogram Ny epostløsning skal være implementert i løpet av Rådmannen vurderer at forslagene til bevilgninger i handlingsprogrammet gjør det mulig å oppnå stabil drift av de sentrale IT-systemene i løpet av I redegjørelsen utdypes de enkelte forslagene som er fremmet i handlingsprogrammet. Videre vil rådmannen prioritere oppfølging av de store fagsystemene. Dette omfatter spesielt økonomisystemet, nytt pleie- og omsorgssystem og systemer for grunnskole og barnehage. Rådmannen tar sikte på å legge frem forslag til en ny IT-strategi til politisk behandling tidlig i Saken vil også følge opp føringer som ble gitt ved den politiske behandlingen av tidligere sak om grunnlagsdokument for ny IT-strategi. Rådmannen har sett behov for en ekstern ekspertvurdering av kommunens utgangspunkt og mulige strategivalg innenfor IT. Det foreligger nå en rapport som har bidratt til de forslag som er innarbeidet i rådmannens forslag til Handlingsprogram

2 2/10 Rapporten viser også at det er behov for å bruke noe mer tid før det legges frem et forslag til ny IT-strategi. Rapporten legger vekt på at IT synes for lite integrert i organisasjonen for øvrig og at evnen til helhetlig prioritering og styring er for svak. Rapporten viser at det er behov for å gjennomføre forbedringer før kommunen igangsetter nye større IT- satsninger. Bærum har i dag et vedlikeholdsetterslep og opplever betydelig ustabilitet i sine sentrale IT-systemer. Rapporten peker på at det i dag ikke finnes tilfredsstillende dokumentasjon om kvalitet ved de IT-tjenestene som leveres og at tjenestekatalogen, dvs oversikt over det samlede tjenestetilbudet, er lite differensiert. Tilsvarende finnes det heller ikke en systematisk oppfølging av kostnadseffektivitet. På kort sikt bør det fokuseres sterkere på helhetlig styring og koordinering av IT som en integrert del av kommunens kjernevirksomhet og profesjonalisering av IT-drift. Rapporten viser at kommunen ser ut til å ha høyere IT- kostnader enn sammenlignbare kommuner. Det er behov for bedre dokumentasjon av ressursutnyttelse og tiltak for å redusere kostnadsnivået. Dette vil rådmannen følge opp. Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Erik Kjeldstadli Astrid Auran Nesbø Vedlegg: Bærum Kommune sluttrapport 23sept2013 v1.pdf

3 3 BEHANDLINGEN I MØTET : IT sjef John Wahlstrøm orienterte om status for IT. Torill Heggen (H) fremmet følgende forslag: Saken behandles over to møter, og Votering: Heggens forslag ble enstemmig vedtatt. EOA-058/ /Vedtak: Saken behandles over to møter, og

4 4 RÅDMANNENS REDEGJØRELSE 1. Bakgrunn Det vises til orienteringer om status for IT til Sektorutvalg for eiendom og administrasjon og (12/ og 13/79299). Videre har rådmannen lagt frem sak med grunnlagsdokument for ny IT-strategi (13/28666). Grunnlagsdokumentet ble behandlet i både EOA og i Formannskapet. Slik det fremkommer av saken er IT-strategien under vurdering og rådmannen ber derfor om mulighet til å komme tilbake til oppfølgingen av den politiske behandlingen av grunnlagsdokumentet. 2. Status Det ble i Handlingsprogram vedtatt oppgradering av kommunens IT-plattform med betydelig styrking både til drift og investeringer. Det er videre fulgt opp med ytterligere styrking i Økonomimelding I Kommunen har i 2013 opplevd utfordringer knyttet til driften av IT-systemene, med både ustabilitet og driftsstans på de fleste løsninger. Problemene har vært en belastning, men har ikke hatt alvorlige konsekvenser i forhold til helse, omsorg og beredskap. Kommunen har arbeidet med å finne årsakene til problemene og har igangsatt ulike strakstiltak. Sikkerhetsløsningene er forbedret, blant annet med ny brannmur og nødstrømsanlegg. Politikerportalen er etablert for både kommunestyret og sektorutvalgene. Deler av legevaktens IT-løsninger driftes nå av Bærum kommune. Det er inngått avtale om ekstern support på Microsoft produkter, blant annet viktig ved overgang fra gammel til ny løsning. Plattformløftet Plattformløftet ligger foran opprinnelig tidsplan og på budsjett i forhold til gjennomføring. Utskiftning av foreldet PC utstyr er ferdigstilt. Gjennom samordnet innkjøp og utskiftning oppnådde man en økonomisk gunstig løsning. Windows 7 oppgraderingen ble fullført i mars 2013 og ny kontorstøtteløsning, Office 2010 ble fullført juni Planlegging av ny epost løsning pågår. Ny epostløsning vil etter planen innføres i slutten av Fremdriftsplan - Milepeler Planlagt Gjennomført PC oppgradering Mai 2013 Kontorstøtteløsning (Office 2010) Okt 2013 Automatisk arkivering fra fag-systemer støttes Des 2013 Ny epost løsning Okt 2014 Sak/arkiv løsning- integrert med epost Des 2014 Grønn utskriftsløsning Febr 2015 Teknologirisiko vesentlig redusert. Software lisenser normalisert (kostnad) Juni 2015

5 5 Virksomhetsprosjekter Nytt Lønns- og Personalsystem er nå tatt i ordinær buk, men det skjer fortsatt tilpasninger. Systemet driftes foreløpig av leverandør. Implementering av nytt økonomisystem og nødvendige integrasjoner forventes avsluttet våren Det er behov for utviklingsressurser for å sikre tilfredsstillende datautveksling mellom BØR og andre systemer. Nytt dokumentasjonssystem for helse og omsorg skal erstatte kommunens egenutviklede system Helios. Anbudskonkurranse er avholdt, og vurdering av tilbud skal starte høsten Kommunen har kommet langt i å lage strategi for satsningen på digital didaktikk, som ble meldt inn i HP for IT kan gjennom moderne infrastruktur støtte undervisningssektoren i sine mål og utvide muligheten for stedsuavhengige ressurser. Skole og barnehage benytter et system som er foreldet. Utlysning av anbudskonkurranse er besluttet og arbeid med kravspesifikasjon er startet. Kommunen samarbeider med andre kommuner om anskaffelsen. Kommunens sak- og arkivsystem trenger oppgradering for å oppnå ønsket funksjonalitet, slik plattformløftet gir mulighet til. Nøkkeltall for IT henvendelser- og tjenestestøtte Servere PCer * Skrivere Nettverksenheter Nettbrett og smarttelefoner ** Henvendelser IT support *** Sikkerhetshendelser * Antall Pc er i bruk hjemme og utenfor BK er ikke talt ** Antall som har fått bistand til konfigurering av epost og kalender på nettbrett/smarttelefon. ***Nytt servicedesk system ble innført 1/ I tillegg var mange klienter på Windows 7, noe som førte til økt antall henvendelser. **** Verktøyet ble innført i 2012, derfor ingen tall før det, men vi antar at de har forekommet. Kostandene til for pc, nettbrett og smarttelefoner er økende. Rådmannen vil vurdere tydeligere retningslinjer for anskaffelse og bruk. 3. Ekstern ekspertvurdering Rådmannen har engasjert The Boston Consulting Group (BCG) for å vurdere Bærum kommunes ståsted og mulige strategier innenfor IT. Rapporten er utarbeidet på bakgrunn av en strategisk vurderingsprosess gjennomført i august Det er gjort intervjuer både innen kommunen og med eksterne aktører, og benyttet internasjonalt erfaringsgrunnlag fra BCG. Nedenfor gis en kort oppsummering av rapporten, mens hele rapporten følger som vedlegg:

6 6 Bærums utgangspunkt Bærum kommune har tradisjonelt vært en foregangskommune innen IT, men har de siste årene mistet noe av forspranget. Rapporten viser at Bærums i forhold til kompetanse, kritiske IT prosesser og styringsmodell vurderes omtrent på nivå med sammenlignbare organisasjoner. Bærum bemerker seg som god i forhold til risikostyring, effektiv utnyttelse av IT organisasjonens ressurs i utviklingsprosjekter, budsjettering og leverandørstyring. Områder der kommunen er mindre gode omfatter integrasjon av IT i virksomhetens planlegging og styring, porteføljestyring, administrering av virksomhetsarkitektur og relasjoner, samt gevinstrealisering som følge av gjennomførte IT-satsninger Bærum har i dag et vedlikeholdsetterslep og opplever betydelig ustabilitet i sine sentrale IT-systemer. Det finnes i dag ikke tilfredsstillende dokumentasjon på kvalitet ved de ITtjenestene som leveres og tjenestekatalogen er lite differensiert. Tilsvarende finnes det heller ikke en systematisk oppfølging av kostnadseffektivitet. Kommunes kostnadsnivå innen IT vurderes som høyt og samtidig økende. Dette må sees i sammenheng med den posisjonen Bærum har på IT området og den verdi dette har skapt for kommunen. Videre har etterslep på modernisering av viktige plattformer og skifte fra skreddersøm til hyllevareløsninger medført en periode med økte kostnader. Det er også usikkerhet knyttet til datakvalitet som kan påvirke sammenligningen med andre kommuner. Hovedveivalg Rapporten beskriver 3 hovedalternativer for fremtidig strategi: Bærum kan bli et IT- Fyrtårn, med en ledende posisjon i kommune-norge. Alternativt kan Bærum tydeligere inngå i samarbeid med andre store kommuner om i fellesskap å videreutvikle IT eller Bærum kan velge kun å oppfylle minimumsforpliktelsene overfor nasjonale myndigheter. Rapporten anbefaler å videreutvikle pågående samarbeid gjennom KommIT/ KS eller med de andre større kommunene, for å bidra til kostnadseffektive løsninger gjennom felles krav og målsetninger. Dette kan bidra til Bærums oppfølging av regjeringens digitaliseringsprogram og Digital Agenda Norge Rapporten drøfter også ambisjon og retning i forhold til videre digitalisering, samhandlingsløsninger og sektorspesifikke løsninger. Dette vil rådmannen komme tilbake til i ny sak om fremtidig IT-strategi. Kortsiktige grep Rapporten peker på at kommunen på kort sikt bør prioritere innsats på følgende områder: Gjennomføre nødvendig infrastrukturoppgradering for å oppnå stabile IT- systemer. Gjøre tiltak for ytterligere å profesjonalisere IT-drift. Det bør i dialog med virksomhetene klargjøres hvilke tjenester IT-organisasjonen skal levere og med hvilken kvalitet

7 7 Forbedre helhetlig styring og prioritering med tydeligere koblinger mellom virksomhetens behov og de IT-faglige hensyn, eksempel i forhold til drift og vedlikehold. Tydeliggjøre og heve ITs rolle i organisasjonen: som rådgiver, som premissleverandør på arkitektur og som kompetent ressurs i utviklingsprosjekter. 4. Rådmannens forslag i Handlingsprogrammet Rådmannen foreslår i handlingsprogrammet å øke midlene til drift av kommunens sentrale IT tjenester med 5,6 mill i 2014, økende til 9 mill i Drift Tabellen nedenfor viser det samlede bilde for perioden , endringene vedtatt i Handlingsprogrammet og økonomimelding 1 (ØM 1) fremkommer. Det samlede beløpet er rammen avsatt til IT, som i Handlingsprogrammet inngår i programområdet Administrasjon (Programområde 16). Internfinansiering fra andre tjenesteområder fremkommer ikke. Oversikt budsjettmessige endringer i drift i perioden , inkl forslag Løpende kroner Rammer iht vedtatt HP Tekniske endringer, lønns- og prisvekst: Endringer i økonomimeldinger, kommunestyrets vedtak i HP : Sum endringer ift nivå IKT, to driftsmiljøer Oppgradering It plattform Oppgradering It-plattform (ØM1) Support IKT (ØKM1) Rammer iht vedtatt HP Tekniske endringer, lønns- og prisvekst: Forslag fra rådmannen, HP : (ift nivå 2012) Stabilisering av IT (HP ) Sum forslag - nye endringer HP Nedenfor gjentas og utdypes forslagene som nå er lagt frem i Handlingsprogrammet For å stabilisere IT-systemene mener rådmannen at det er behov for økt bevilgning til løpende drift og jevnlig oppdatering av programvare. Det er behov for anslagsvis 3,8 mill årlig til lisenser og serviceavtaler. Videre foreslår rådmannen at bemanningen styrkes med helårsvirkning fra Dette vil gi reduserte kostnader til overtid og eksterne konsulenter. Styrkingen vil blant annet knyttes til: sentrale servere for kommunens ulike fagsystemer

8 8 systemer knyttet til telefoni og dataoverføring ny brannmur oppgradert infrastruktur innføring av standardprosesser (ITIL) For å bidra til fremtidig god og stabil IT-drift i kommunen skal det innføres et rammeverk for styring av kompleks tjenesteproduksjon og tjenesteforvaltning. Tiltakene bygger på anerkjente bransjestandarder (ITIL) og vil på sikt muliggjøre ulike outsourcingsmodeller knyttet til deler av virksomheten. Samlet vil forslaget bidra til at IT kan yte bedre tjenester overfor tjenesteområdene og at kommunen kan få mer ut av ressursene som brukes til IT. Spesifisering, Forslag økte driftsmidler Styrket bemanning 1,8 5,2 5,2 5,2 Lisensvedlikehold, brannmur 1,3 1,3 1,3 1,3 Lisensvedlikehold nettverksutstyr 2,5 2,5 2,5 2,5 Både brannmurer og moderne nettverksutstyr består av avansert og spesialisert programvare og noe maskinvare. For at utstyret skal kunne brukes i sin tekniske levetid, må denne programvaren vedlikeholdes. Dette vedlikeholdet utgjør totalt 3,8 mill pr år for nevnte utstyr. Sentrale servere for kommunens ulike fagsystemer For å tilfredsstille krav til driftsstabilitet på nye fagsystemer som LØP og BØR, er det behov for forsterkning i driftskompetanse, både med tanke på kapasitet og tilgjengelighet. Dette vil ivareta forventningene om bedre tilgjengelighet og økt oppetid på systemene både for ansatte og innbyggere. Systemer knyttet til telefoni og dataoverføring Data og telefoni smelter sammen og fremtidige løsninger vil koble disse områdene tettere. I tillegg har løsninger for trådløs tilkobling blitt mer avanserte, og anvendelsene av trådløs teknologi er økende. Oppgavene knyttet til både trådløse og fastforbindelses- løsninger er økende både i omfang og kompleksitet. Ny brannmur Trusselbildet på informasjonssikkerhets-siden er i stadig endring. Forsøk på angrep mot BK sin infrastruktur bekrefter dette. Investering i ny brannmur løsning våren 2013 tok høyde for fremtidige krav. Erfaring viser at det er nødvendig å forsterke denne satsingen ytterligere gjennom kapasitet for overvåking og forebyggende arbeid. Oppgradert infrastruktur Utvikling - grensesnitt til fagsystemer Antall tjenester med komplekse koblinger er økende, og løsningene spiller i ulik grad godt sammen. Det er igangsatt initiativ for å standardisere og forenkle basis tjenester slik at vi oppnår stadig økt volum uten tilsvarende kostnadsøkning. Konkret er dette en videreutvikling av kommunens tjenesteorienterte arkitektur.

9 9 Arbeidet er avgjørende for å kunne redusere antall duplikater og unøyaktige data. Ved overgang til hyllevare er behovet for å utvikle grensesnitt som muliggjør slik informasjonsflyt stort. Virksomheten etterspør dette for å muliggjøre automatisering, og kompetansen er ikke enkelt tilgjengelig i det åpne markedet. Alle slike prosjekter er avhengig av at det er tilstrekkelig kompetanse i IT-enheten. Innføring av standardprosesser For å håndtere komplekse tjenester på en bedre måte, for mer smidig å kunne sikre stadige endringer uten å sette driftsstabilitet i fare, og for å kunne vurdere outsourcing på større eller mindre deler av virksomheten innføres standardiserte roller, rutiner og prosesser basert på ITIL. 4.2 Investering Det er tidligere bevilget til sammen 145 mill til investeringer i perioden Rådmannens forslag innebærer et merbehov i på 67 mill. I tillegg kommer investeringer knyttet til ulike fagsystemer. Tabellen under viser en samlet oversikt over investeringsmidler vedtatt og de forslag som nå fremmes. Investeringer 1000 kr Modernisering av PC park Modernisering av øvrige plattform komponenter Modernisering av epost løsning Brannmur Gjennomgang kvalitetssikring IT-prosjekter Sum Nedenfor gjentas og utdypes forslagene som nå er lagt frem i Handlingsprogrammet Plattformløftet. Plattformløftet dekkes gjennom tre 3 linjer i tabelloversikten, det er modernisering av pcpark, modernisering av epostløsning og modernisering av øvrige plattformkomponenter. Investeringer knyttet til Plattformløftet er tidligere vedtatt gjennom Handlingsprogrammet og Økonomimelding I «Modernisering av epostløsning» er tidligere forsert gjennom Økonomimelding Planlegging av ny epostløsning gjøres høsten 2013, og settes i drift i løpet av Det er av risikohensyn behov for å forsere resterende deler av plattformløftet. Økt gjennomføringstakt medfører 8 mill i merbehov. Tilgangen på ressurser med nødvendig kompetanse internt er begrenset. Økt takt tilsier da at vi må leie inn ressurser for å gjennomføre prosjektet til riktig tid og med riktig kvalitet. Tilgangen på kompetanse

10 10 eksternt er tilfredsstillende, men har høyere kostnad enn ved bruk av interne ressurser. Prosjektet er arbeidsintensivt, og kostnadsøkningen knytter seg primært til personell. Totalramme for plattformløftet er, etter vedtak om forsert epost og inkludert bevilgning som nå foreslås om lag 66 mill. I tillegg er anskaffelse av oppdatert kontorstøttesystem (MS Office) dekket over tidligere bevilgning. Økning til investeringsformål IT prosjekter Rådmannen foreslår å øke investeringsrammen knyttet til utskifting og løpende vedlikehold av kommunens generelle IT-systemer med 5 mill i 2014, økende til 12 mill fra Forslaget skal bidra til å opprettholde et tilfredsstillende nivå på IT-systemene over tid og at kommunen unngår nye etterslep. Samlet investeringsnivå til formålet vil fra 2015 tilsvare om lag nivået kommunen hadde frem til 2010, med 30 mill årlig. Rådmannen tar imidlertid et forbehold om at det langsiktige investeringsnivået vil vurderes som del av ny IT-strategi. Det er utarbeidet en forvaltningsplan som skal sikre en planlagt utskifting av ulike komponenter. Planen ajourholdes og oppdateres jevnlig i takt med teknisk mulighetsrom og virksomhetens behov. Virksomhetens behov for IT prosjekter behandles og prioriteres i porteføljestyret, som er et representativt utvalg fra rådmannens ledergruppe.