Hvordan lykkes med digital transformasjon i kommunesektoren? Kristin W. Wieland 2017

Transkript

1 Hvordan lykkes med digital transformasjon i kommunesektoren? Kristin W. Wieland 2017

2

3 og sånn gjør vi det i Norge 5 ulike ID-løsninger og det jobbes i tillegg med en egen felles for helse. Flere ulike «postkasseløsninger» Altinn Eboks Digipost HelseNorge +++ Kunne vi gjort det enklere for oss selv?

4 Infrastruktur Leverandørene Leverandørene Skjenkebevlilling Opptak Opptak Barnehage Nøkkelapp Leverandørene Leverandørene Paseientvarsling Digital skole/ipad Skole Digitale biblotek Facebook at work Interne tjenester Styring Tekniske, samfunn Trafikkapp Digital byggsak Everytime app Sikkerhet DIFI Direktorat 1 -- N KMD GAB KS - KommIT Undervisningsdep. Samferdselsdep HOD

5 Mange gode initiativ som ikke alltid ikke sees i sammenheng DigiBarnevern (felles dokumentasjonssystem og digitale innbyggertjenester barnevern) DigiHelse (digitale innbyggertjenester for helse) DigiSos (digitale innbyggertjenester sosialtjenester/nav) Nytt folkeregister: Et prosjekt per «sektor» helse, justis, utdanning

6 Ikke alle forventninger er lette å forene DIGITAL AGENDA Offentlig sektor spør deg ikke på nytt om noe den allerede vet Du trenger ikke å søke om noe du har rett til Du skal kunne gi informasjon digitalt Du skal enkelt få vite hva offentlig sektor vet om deg, og hvem som har sett denne informasjonen Vs. Nasjonal strategi for skytjenester Hvordan sikre oversikt, gjenbruk og informasjonssikkerhet knyttet til data i skyen? Og hva med utnyttelse til sekundærformål som «stordata» og «åpne data»?

7 GDPR kan bli «øyeåpneren» Hva gjør vi når Dagsrevy-journalisten ringer Erik rådmann og sier : «Jeg ønsker alle data Bærum kommune har lagret om meg, deadline i morgen kl. 1200»

8 «Norge trenger en digitaliserings-tsar» Ukeavisen Ledelses omskrivning av konklusjonene i OECD-rapport Mange lyspunkt! Digital Agenda 125 mill. til felles kommunalt digitaliseringsfond 50 mill til forprosjekt felles journalløsning for kommunesektoren Men å lykkes med å styre utvikling av «felles grunnmur/ felles standarder er det viktigste. Sterke sektorer fulle av «arvesølv» er utfordringen. Og lovverk tilpasset en papirbasert tid.

9 «Bærum skal være pådriver og bidra aktivt til utvikling av felles nasjonale løsninger, og ledende i å ta dem i bruk» Nasjonalt ehelse-styre, KommIT-rådet, DigiSOS, DigiBarnevern, Prosjektstyre EIEJ, Nasjonalt velferdsteknologiprogram, Nasjonalt fagråd arkitektur +++ Pådriver «KS-fond» digitalisering. Problemstilling: Felles kravspek, eller felles løsninger?

10 Det er ikke fremtiden, det er nå

11 Klassiske fallgruber som gjør at IT-prosjekter blir x ganger dyrere enn forutsatt og ikke treffer målet. Spesisfiserer i detalj de kravene du tror systemet må tilfredstille i stedet for det behovet det skal løse. Tror alt må være på plass fra første dag, i stedet for å etablere basis og videreutvikle over tid. Tror kostnader til lisenser for programvaren er hele kostnaden Glemmer tiden&kostnadene med å konvertere det du har til noe nytt Glemmer tiden&kostnadene ved å integrere mot de andre IT-systemene Glemmer kostnader ved å oppgradere infrastrukturen det nye systemet trenger for å virke Glemmer at 80% av kostnadene kommer de 12 årene ETTER at systemet er innført (forvaltning, drift, videreutvikling) Glemmer at kostnadene ved organisasjonsutvikling (org.strukturer, arbeidsprosesser) de «myke sidene» - er en vesentlig del av det du må investere i. Tiden og kostnadene ved dette er nesten alltid undervurdert!

12 Et lite tilbakeblikk.. Mars 2013: 2 døgn nedetid på infrastruktur og sentrale systemer. 2014: «Plattformløftet». Styring av IKT satt på dagsorden. 2015: DigIT nytt direktørområde. BØR (nytt økonomisystem): Ryddet og brakt til mål Digital skolehverdag i pilot. 2016: Fra «Bestiller-utfører» til «Partnerskapsmodell» Profil reorganisert for å unngå «nytt BØR». 2017: «Ett DigIT- Ett Bærum» vedtatt. Profil i mål. Nytt system for legevakten i mål. Full utrulling «digital skolehverdag». Samlet handlingsplan.

13 IT er ikke «drift», ei heller «bare et verktøy», men en integrert del av all moderne strategi og tjenesteutvikling. Og snart er det selve virksomheten! Dette betinger «partnerskap» mellom IKT og tjeneste-utvikling Skal du lykkes som digital virksomhet, må den strategiske lederfunksjonen for digitalisering/ikt inngå i toppledelsen Den som har rollen, MÅ ha nødvendig teknologiforståelse Strategisk IKT er et høykompetanseområde!

14 I motsetning til bygg, inngår investeringer i teknologi i et fellesskap «Alt henger sammen med alt», både fra et Innbyggerståsted Teknologiståsted Forvaltning- og styringsståsted Det betyr at det må tenkes helhet, på tvers av kommunen, på tvers av kommunesektoren, og horisontalt og vertikalt i offentlig sektor. Politisk vedtatt i Bærum: vi skal bidra aktivt til nasjonale fellesløsninger, og ta dem i bruk.

15 Avskaff systemeiere, innfør prosess-eiere For mange IT-prosjekter starter med: «Systemet har gått ut på dato, vi trenger et nytt, NÅ!!» I stedet bør man starte med: Hvis vi skulle tenke helt nytt, hva er viktigst for brukeren/innbyggeren? Hvordan ønsker vi å løse oppgavene annerledes i fremtiden? Og i innovativ dialog med leverandørmarkedet, hvordan vil dere bidra til å løse det? Tenk stegvis, ikke alt på en gang.

16 IT-prosjekter er organisasjonsutvikling Denne delen av IT-prosjekter er nesten konsekvent undervurdert. Det må ofte settes av like mye ressurser til utvikling og innføring av nye arbeidsprosesser, organisasjonsutvikling og opplæring som til selve ITprosjektet. Bare slik får du tatt ut gevinstene! Også endringsledelse/prosessdesign er et eget kompetansefelt. Dette er noe annet enn tradisjonell HR.

17 Informasjonsflyt er nøkkelen Hvilken informasjon er nøkkelen for å kunne løse innbyggerens/brukerens behov? Og hva er den optimale prosessen for å løse oppgaven? Hvilken informasjon må bringes videre til andre prosesser? Hvilken informasjon må deles på tvers? Og hvordan skal IT-sikkerhet ivaretas? Hvor finnes det allerede felleskomponenter vi kan bruke? Hvor må vi snakke med markedet for å finne løsninger? Dyktige virksomhetsarkitekter en av de største mangelvarene i digitaliseringens tidsalder

18 Men viktigst av alt digitalisering er transformasjon Start med blanke ark! Sett innbyggeren eller brukeren i sentrum! Bruk LEAN, tjenestedesign! Det enkle er ofte det beste! Start med 80% løsningen - unntakene kan man ta etter hvert! Og våg å transformere virksomheten.

19 Et nærliggende eksempel. Kartlegging av dagens praksis og roller. Hva gjøres hvor? Hva gjøres dobbelt? Hvor oppstår feil? Ny prosesser med blanke ark. Hvordan må organisasjonen være for å støtte de nye prosessene? Hvilke deler av prosessen kan digitaliseres? Full reorganisering og dimensjonering. 1 av 3 årsverk frigjøres. Minst. Digitale nøkler GPS Medisineringsstøtte.. Pasientvarsling..

20 Kanskje den største utfordringen for offentlig sektor: Tåler et politisk styrt system å feile? Teknologiutvikling er komplekst. Kompleksitet = risiko for at noe kan gå galt. Dele oppgaven i biter redusere kompleksitet. Men man må ofte bomme flere ganger før man lykkes. Helt.