BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN

Transkript

1 1/10 BÆRUM KOMMUNE RÅDMANNEN Dato: Arkivkode: Bilag nr: Arkivsak ID: J.post ID: N / / Saksbehandler: John Wahlstrøm Behandlingsutvalg Møtedato Politisk saksnr. Sektorutvalg eiendom og administrasjon /14 Formannskapet /14 FORSLAG NY IT-STRATEGI VIKTIGE PUNKTER I SAKEN: Rådmannen legger frem forslag til ny IT-strategi for Bærum kommune. I tillegg gir saken status for IT og en første drøfting av mulige områder for outsourcing av IT- tjenester. Saken følger opp tidligere sak til Sektorutvalg for eiendom og administrasjon «Status for IT» behandlet (J post ID 13/16896). Bærum opplevde i 2013 betydelig ustabilitet i de sentrale IT-systemene. En ekstern ekspertvurdering utarbeidet høsten 2013 viste at fokuset på IT har vært for lite integrert i organisasjonen for øvrig og at evnen til helhetlig prioritering og styring har vært for svak. Vider at det manglet god dokumentasjon for kvalitet og kostnader for de IT-tjenestene som leveres. I Handlingsprogram ble IT prioritert for å oppnå stabil drift av de sentrale ITsystemene. Dette innebærer å raskest mulig gjennomføre Plattformløftet som ble vedtatt i Handlingsprogram Ny epostløsning skal være implementert i løpet av Rådmannen har siden høsten 2013 arbeidet aktivt med å utvikle styringen av ITvirksomheten og gir i denne saken en orientering. IT-visjonen for Bærum Kommune foreslås å være «Smart IT for Bærum». Visjonen innebærer at kommunen skal kunne levere tjenestene mer effektivt og gjøre hverdagen enklere for våre brukere ved å ta i bruk IT på smarte måter. Det foreslåtte hovedmålet for strategiperioden er å levere «IT som dekker brukernes behov stabilt, sikkert og kostnadseffektivt». De faktiske behovene til kommunens ulike sektorer og brukere skal stå i sentrum. IT-strategien peker ut fire strategiske programmer som skal hjelpe oss å nå denne ambisjonen:

2 2/10 Digitalisering og innovasjon Sektorinitiativer Gevinstoptimalisering Forutsigbar IT, herunder sikring av stabil og sikker drift og profesjonalisering av IT-organisasjonen Forutsetningene for at man skal lykkes med de strategiske programmene er at man har en god styringsmodell for IT, konsistent virksomhetsarkitektur, god brukerforståelse og den kompetansen man trenger for å realisere strategien. IT er et område i rivende utvikling. Rådmannen anbefaler derfor at IT-strategien oppdateres årlig, med en grunnleggende revisjon hvert 4. år første gang i Forslag til vedtak: IT- strategi for Bærum kommune vedtas. Erik Kjeldstadli Vedlegg: IT-strategi

3 3 BEHANDLINGEN I FORMANNSKAPET Votering: Enstemmig vedtatt. FSK-114/ Vedtak: IT- strategi for Bærum kommune vedtas. BEHANDLINGEN I SEKTORUTVALG EIENDOM OG ADMINISTRASJON: Votering: Rådmannens forslag ble enstemmig vedtatt. EOA-025/ Innstilling: IT- strategi for Bærum kommune vedtas.

4 4 RÅDMANNENS REDEGJØRELSE Innholdet i forslaget til IT- strategi presenteres i eget vedlegg. 1. Bakgrunn Det vises til orientering i tidligere sak «Status for IT» lagt frem til Sektorutvalg for eiendom og administrasjon og Formannskapet. Rådmannen engasjerte høsten 2013 The Boston Consulting Group (BCG) for å vurdere Bærum kommunes ståsted og mulige strategier innenfor IT. I tillegg ga rapporten råd om på kort sikt å: prioritere nødvendig infrastrukturoppgradering, gjøre tiltak for ytterligere å profesjonalisere IT-drift klargjøre hvilke tjenester IT-organisasjonen skal levere og med hvilken kvalitet forbedre helhetlig styring og prioritering tydeliggjøre og heve ITs rolle i organisasjonen 2. Status Kommunen opplevde i 2013 store utfordringer knyttet til driften av IT-systemene, med både ustabilitet og driftsstans på de fleste løsninger. Problemene var en belastning, men hadde ikke alvorlige konsekvenser i forhold til helse, omsorg og beredskap. Handlingsprogrammet Midlene til drift av IT ble økt med 5,6 mill i 2014, økende til 9 mill i 2017 for å sikre stabile IT-systemer. Midlene brukes til lisenser og serviceavtaler, samt økning av bemanningen knyttet til: sentrale servere for kommunens ulike fagsystemer systemer knyttet til telefoni og dataoverføring ny brannmur oppgradert infrastruktur innføring av standardprosesser (ITIL) Det ble avsatt ressurser til rekruttering av til sammen 8 nye stillinger i 2014, hvorav 4 allerede er rekruttert. Det er tidligere bevilget til sammen 145 mill til investeringer i perioden I tillegg kommer investeringer knyttet til ulike fagsystemer. I handlingsprogrammet ble rammen for perioden økt med 37 mill kr. For 2017 er det foreløpig vedtatt 30 mill kroner i investeringer. Samlet investeringsnivå til formålet vil fra 2015 tilsvare om lag nivået kommunen hadde frem til 2010, med 30 mill årlig. For de fem årene er det samlet vedtatt å investere 215 mill kroner eller gjennomsnittlig 43 mill årlig. Program for «Forutsigbar IT» Programmet «Forutsigbar IT» er en videreføring av tiltakene som er startet i 2013 og er en forutsetning for å lykkes med de andre strategiske programmene. Målet er en robust infrastruktur, effektiv utvikling og implementering av nye løsninger, effektive leveranseprosesser og en servicekultur preget av leveransefokus og at alle roller tar 100% ansvar for sine målbare leveranser. Programmet har leveranser i 2014, 2015 og 2016.

5 5 Programmet overvåker kostnadsoppfølgning, ressursallokering, avhengigheter, risikostyring samt metode og rammeverk for prosjektene. Programmet benyttes også til å koordinere og sikre alle store endringer i det totale IT-miljøet. Alle prosjektene som inngår i programmet «Forutsigbar IT» ligger an til å nå sine hovedmilepæler. Det har vært nødvendig å gjøre omprioriteringer underveis for å sikre kritiske leveranser. Fremdriften for prosjektene er god til tross for en krevende totalsituasjon for IT-enheten, der ledere og medarbeidere har nedlagt en formidabel innsats for å sikre driftsstabilitet på en foreløpig utdatert plattform, og samtidig sørge for nødvendig fremtid i prosjekter. Prosjektet «Plattformløftet» ligger i rute til å produksjonssette ny Microsoft Outlook epostløsning for alle ansatte i Bærum Kommune høsten Løsningen er i en pilotfase. Prosjektet «Tjenesteløftet» er et program for å profesjonalisere og serviceorientere IT-organisasjonen basert på «beste praksis» innen IT (ITIL). Fokuset er på målbare leveranser og med 100% ansvar for rollene. Prosessene gjennomføres stegvis, og de mest operative prosessene rulles ut tidlig til høsten. Prosjektet «Stabilisering av drift» er i ferd med å ferdigstille brannmur, men endelig leveranse har avhengigheter til prosjektet «Plattformløftet», og er av den grunn forsinket. Implementering av ny brannmurløsning har vært mer kompleks og tidkrevende enn antatt. I tillegg har stabilisering av IT-løsningene generelt vært mer omfattende enn antatt i HP men alle tekniske leveranser er påbegynt. Prosjektet «Plattformløftet» har fått høyeste prioritering, og samme nøkkelressurser og kompetanse er nødvendig i flere parallelle prosjekter. Dette medførte et redusert tempo for «Stabilisering av drift». Fra høsten 2014 vil IT-ledelsen prioritere «Stabilisering av drift» for å gjennomføre det som ligger i eksisterende planer. Virksomhetsprosjekter Nytt økonomisystem (BØR) er i sluttfasen av akseptansetest og planlegger produksjonsetting, support og overlevering. Prosjektet er vesentlig forsinket i forhold til opprinnelig planlagt dato for produksjonsetting og vil ikke være implementert før i Dato for produksjonssetting må omforenes med alle interessenter senest 4 måneder før det endelig settes i produksjon. Grunnskolen har startet forstudie for prosjektet «Digital Skolehverdag» og planlegger å levere resultatene i mai. Det forventes oppstart av prosjektet snarlig etter dette, og pilot forventes i produksjon fra høsten med videre utrulling til alle skoler innen 2015 Forberedelsene til saksbehandlingsprosjektet «WebSak Fokus» går som planlagt. Prosjektet, som har sterke knytninger til «Plattformløftet», er i en forberedende fase. Nytt dokumentasjonssystem for helse og omsorg skal erstatte kommunens egenutviklede system Helios. Mottaksprosjektet er i en designfase, med parallelle aktiviteter for arbeidsgrupper innen både tekniske og funksjonelle krav. Mottaksprosjektet har ferdigstilt en oversikt over behov for tilpasninger av Visma-modulen Profil (modul i Visma). Det er dialog med tjenestelederne for å presentere oversikten og drøfte forventninger til organisasjonen.

6 6 Nøkkeltall for IT henvendelser- og tjenestestøtte Nøkkeltall for IT henvendelser- og tjenestestøtte Servere PCer Skrivere Nettverksenheter Supportert Nettbrett og smarttelefoner Ikke supportert Nettbrett og smarttelefoner Henvendelser IT support Sikkerhetshendelser * ** *** 15 store hendelser. 2 av disse var tjenestenektangrep ** Ca større hendelser, hvorav 3 var store tjenestenektangrep **** * Antall Pc er i bruk hjemme og utenfor BK er ikke talt ** Antall som har fått bistand til konfigurering av epost og kalender på nettbrett/smarttelefon. ***Nytt servicedesk system ble innført 1/ I tillegg var mange klienter på Windows 7, noe som førte til økt antall henvendelser. **** Angrepet ca 4000 ganger per døgn, stanset e-postvirus og håndtert ca 1500 hendelser med virus og ondsinnet kode 863 i 2013 Kostnadene til for pc, nettbrett og smarttelefoner er økende. Rådmannen vil vurdere tydeligere retningslinjer for anskaffelse og bruk. 3. Styring av IT Den eksterne ekspertvurderingen av IT høsten 2013 viste at Bærum kommune har en for svak overordnet styring av IT. Rådmannen har igangsatt arbeid med å etablere en klar og godt forankret styringsmodell for IT. Roller og ansvar i styringen skal tydeliggjøres, og dagens finansieringsmodeller vil bli vurdert. IT er fra våren 2014 forankret på rådmannsnivå gjennom egen Kommunaldirektør for organisasjon og utvikling. Den overordnede IT-strategien legges frem til politisk behandling. I tillegg vil IT gjennom de årlige budsjettforslagene, økonomimeldinger og årsrapport være gjenstand for politisk

7 7 styring og prioritering. Sektorutvalg for eiendom og administrasjon følger ITvirksomheten tett. Strategi og IT-handlingsplan Det vil med utgangspunkt i IT-strategien og gjeldende handlingsprogram (årsbudsjett og økonomiplan) utvikles en 4-årig handlingsplan for IT. Handlingsplanen skal omfatte alle deler av kommunens virksomhet og vise hvilke prosjekter og initiativ som prioriteres. Handlingsplanen vil være styrende for de endringsprosessene kommunen skal gjennom. Handlingsplanen vil rulleres årlig knyttet til handlingsprogrammet, og aktivitetsnivået må tilpasses de økonomiske rammene som vedtas for det enkelte år. Delstrategier For store og krevende tjenesteområder vil det bli utarbeidet egne delstrategier for IT/teknologi. Delstrategiene vil bygge på de føringer som er lagt i IT-strategien og de vedtatte økonomiske rammene. Gjeldene strategi for velferdsteknologi og handlingsplan for digital læring vil ved neste revisjon gis status som delstrategier. De konkrete tiltakene med IT-konsekvens skal innarbeides i den helhetlige IT-handlingsplanen. Porteføljestyre, roller og ansvar Porteføljestyring er et ledelsesverktøy for prioritering og overordnet styring av endringsprosesser og virksomhetsutvikling. Det er et sentralt virkemiddel for å oppnå effektivisering og fornying, og sørge for at prosjektene er strategisk forankret og prioritert samlet i forhold virksomhetens behov, økonomi og gjennomføringsevne. Bærum kommune har et porteføljestyre for IT ledet av rådmannen ved kommunaldirektør for organisasjon og utvikling. Kommunalsjefene for de tyngste tjenesteområdene sitter i styret. Rådmannen har besluttet at alle nye prosjekter med IT-konsekvens skal forelegges porteføljestyret for IT tidlig i planleggingen. Før beslutning om å gjennomføre et ITrelatert prosjekt må følgende være vurdert gjennom et forstudie utviklet i samarbeid med IT-enheten: Behov og målsetting med prosjektet «Businesscase» som redegjør for initiativets antatte totaløkonomi (prosjekt og driftsfase). potensielle gevinster og planer for hvordan de skal tas ut samsvar ift gjeldende handlingsprogram, IT-strategi og andre styrende dokumenter samsvar ift gjeldende prinsipper om IT sikkerhet og virksomhetsarkitektur den totale IT-porteføljen for Bærum kommune fremdrift/ tidsplan avhengigheter ift andre aktiviteter konsekvens og risikovurderinger nødvendig organisasjonsutvikling som følge av prosjektet alternativ-vurderinger (herunder å ikke gjøre noe) For større IT prosjekter skal disse forholdene ytterligere avklares som en del av et forprosjekt. Det er i dag i bruk mange ulike tilnærminger til prosjektmetodikk og styring i kommunen. Dette gjelder også innen IT. Rådmannen vil ta initiativ til å harmonisere kravene til prosjektarbeid og styring på tvers av kommunen. Det skal etableres krav til klare

8 8 beslutningspunkter og tilhørende dokumentasjonskrav tilpasset de enkelte innsatsområdene. Kravene til prosjektmetodikk og beslutningsgrunnlag innen IT vil standardiseres som følge av dette. Virksomhetsarkitektur Virksomhetsarkitektur beskriver hvordan alt fra informasjon, prosesser, programvare, maskinvare og infrastruktur henger sammen og bør spille sammen. En god virksomhetsarkitektur sikrer at IT benyttes effektivt og at det faktisk bidrar til verdi for kommunen, innbyggere, næringsliv og organisasjoner. Det er etablert forslag til prinsipper for virksomhetsarkitektur som skal følges ved all systemutvikling og systemanskaffelser (se vedlegg). Disse vil bli videreutviklet og inngå i styringssystemet for IT. Prinsippene skal bidra til bedre samhandling mellom ulike systemer innen kommunen og i samhandlingen med ulike eksterne systemer, og øke muligheten for gjenbruk av systemer. De viktigste prinsippene er at innbyggere og næringsliv står i sentrum for IT-løsninger, og at løsningene er i samsvar med lover og regler. Der hvor det er nasjonale føringer og felleskomponenter skal disse så langt mulig benyttes. Videre skal IT-løsninger være drevet av virksomhetens behov. IT-prosjektene er å anse som organisasjonsutvikling. Tanken er å konkretisere at IT ikke er noe man gjør for dens egen skyld, men for å dekke konkrete behov og at det er interessentenes krav og utviklingen av organisasjonen som skal drive IT fremover. Gjeldende prinsipper for informasjonssikkerhet vil oppdateres i forhold til endrede krav, og inngå som del av styringssystemet for IT. Annet Bærum kommune er avhengig av godt samarbeid med et stort antall leverandører. For å sikre god leverandørstyring skal IT-strategien også være en viktig premiss for kommunens leverandører av IT-tjenester og produkter. Alle offentlige anskaffelser, inkludert kjøp av IT-tjenester og produkter, omfattes av lov om offentlige anskaffelser. Utover dette legger kommunens egen anskaffelsesstrategi føringer for området. Både midler til investeringer og drift av IT er i dag fordelt mellom de enkelte programområdene og det sentrale området for administrasjon. Rådmannen vil vurdere alternative modeller for finansiering og økonomisk styring av kommunens IT-virksomhet og komme tilbake til dette ved rullering av IT-strategien. 4. Organisasjonsutvikling Bærum kommune vil måtte spare betydelige summer i årene som kommer. Kommunen må frigjøre midler til å møte fremtidens utfordringer med vekst i innbyggertall og tilhørende investeringsbehov, samt økte pensjonskostnader. I tillegg blir de økonomiske rammene strammere. Samtidig skal tjenesteleveransene ut mot innbyggere, næringsliv og organisasjoner videreutvikles. Dette krever en betydelig endringsreise og nye arbeidsmåter. Informasjonsteknologi er et virkemiddel som sammen med organisasjonsutvikling bidrar til å realisere kommunens mål. Erfaring viser at all ny IT innebærer behov for organisasjonsutvikling, samtidig som organisasjonsutvikling i dag sjelden gjennomføres uten konsekvenser for IT.

9 9 Dette fordrer imidlertid langt mer enn innsats på IT-området. Vellykket innføring av IT krever minst like mye på organisasjonssiden, som til teknisk utvikling. Endringsledelse i form av tilpasning av organisasjonsstrukturer, arbeidsprosesser, informasjonsflyt og ikke minst kompetanseutvikling er kritiske innsatsfaktorer ved innføring av ny teknologi. 5. Sikkerhet og personvern Bærum kommune forvalter informasjon av alle slag på vegne av innbyggerne i kommunen. Mye av denne informasjonen faller inn under det som defineres som sensitive personopplysninger i Personopplysningsloven 2. Denne informasjonen må beskyttes nøye. Kommunen har derfor et Personvernombud som er rådgiver for kommunens ledelse og ansatte, samt kommunens innbyggere, i personvernspørsmål. Det er etablert et styringsdokument for Informasjonssikkerhet som kommunen skal jobbe etter. Denne legger føringer for hvordan kommunen skal arbeide med personvern og informasjonssikkerhet. Dokumentet vil ajourføres og inngå i kommunens fremtidige samlede styringssystem for IT. For virksomhetskritiske og prioriterte IT-prosjekter, vil det bli gjennomført risiko og sårbarhetsanalyser slik at eventuelle avvik kan lukkes før idriftssettelse. Kommunens totale tjenesteproduksjon er i økende grad avhengig av IT, og utsettes hyppigere for uønskede hendelser, både tilfeldige og overlagte. Det er kritisk for kommunen å identifisere, sikre og inkludere relevant IT-infrastruktur i planlegging og implementering av et systematisk arbeid med krise- og beredskapsarbeid. I tillegg må kommunen beskytte seg mot at utenforstående bryter seg inn i kommunens ITsystemer enten for å gjøre skade, eller for å tilegne seg opplysninger om enkeltmennesker eller aktiviteter som er av fortrolig karakter. IT-sikkerhet og sårbarhetsvurderinger er derfor en sentral del av både styring, utvikling og IT-drift. 6. Mulig outsourcing av IT-tjenester Sektorutvalg eiendom og administrasjon behandlet i 2013 saken «Vurdering av egenregi og outsourcing for eiendom og administrasjon» (Arkivsak ID 12/20866). Det ble vedtatt å vurdere renholdstjenester, bruker og serviceoppgaver innen eiendom og IT som mulige område for økt grad av outsoucing/ konkurranseutsetting av tjenester. Sektorutvalget har i første omgang behandlet sak om renholdstjenester (Arkivsak ID 06/5762). Basert på erfaringene fra denne saken har rådmannen startet arbeidet med å vurdere IT som en del av arbeidet med ny IT-strategi. Outsourcing av IT handler om å konkurranseutsette hele eller deler av IT-driften, enkelte systemer eller tjenester eller prosesser innen IT. Det finnes en rekke leverandører i Norge som leverer slike tjenester til offentlig og privat sektor, og kommunen benytter allerede outsourcing som et virkemiddel til å få reduserte kostnader eller få tilgang til spesialkompetanse og strategisk støtte. Et viktig skritt i retning av å i større grad kjøpe tjenester fremfor å drive dem selv, var det tidligere vedtaket om å gå fra egenutviklede systemer til anskaffelse av «standardsystemer» i markedet. Bærum er i full gang med denne omleggingen. Bruk av outsourcing istedenfor å drive tjenestene i egen regi må vurderes i forhold til lønnsomhet, risiko og tjenestekvalitet. Med bakgrunn i den eksterne ekspertvurderingen

10 10 har rådmannen frem til nå valgt å prioritere målsettingen om en stabil og forutsigbar ITtjeneneste. Siden kommunen har hatt en IT-plattform som i liten grad finnes hos andre virksomheter i Norge, i tillegg til betydelig innslag av egenutviklede systemer - har outsourcing i praksis heller ikke vært mulig siden kompetansen eksternt i liten grad har vært tilgjengelig. Før det eventuelt igangsettes en større grad av outsourcing av IT-tjenester er det viktig å ha et tydelig bilde av hvilke tjenester som leveres i dag og hvilke det er behov for fremover. Videre er kostnader, kvalitet og sikkerhetsvurderinger ved tjenestene sentralt. Råmannen anbefaler i strategien at Bærum kommune har et aktivt forhold til outsourcing innen IT, der totaløkonomiske vurderinger i forhold til kostnadseffektivitet, tjenestekvalitet og risiko skal vektlegges. Rådmannen vurderer at Bærum kan oppnå en balansert og god «hybridmodell» med en kombinasjon av egenproduserte tjenester og outsourcing, herunder også skytjenester. De allerede igangsatte tiltakene og forslaget til IT-strategi gir nå grunnlag for å vurdere økt bruk av outsourcing. Rådmannen vil komme tilbake med en plan for bruk av outsourcing i saken om oppdatering av IT-strategien våren Det legges til grunn at de strategiske valgene som gjøres i forhold til IT muliggjør økt bruk av eksterne leverandører.