Prosedyrebeskrivelse Rammeavtale «Foliering og montering»

Transkript

1 Rammeavtale «Foliering og montering»

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 INVITASJON... 3 OM RUTER... 3 FORMÅL... 3 LOVANVENDELSE... 3 KONTRAKTENS VARIGHET... 3 ETISKE BETINGELSER KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING... 4 Del I - Prosedyredokumentet... 4 Del II Utkast kontrakt UNDERLEVERANDØRER OG SAMARBEIDENDE FIRMAER ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET... 4 GENERELT... 4 SPØRSMÅL I FORBINDELSE MED ANBUDSKONKURRANSEN INNLEVERING AV TILBUD... 5 GENERELT... 5 SPRÅK... 5 TILBUDETS OPPBYGNING OG ORGANISERING... 5 TIDSFRISTER... 5 ANTALL EKSEMPLARER AV TILBUDET... 5 OFFENTLIGHET OG INNSYN... 6 AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET/FORBEHOLD... 6 HONORAR FOR UTARBEIDELSE AV TILBUD... 6 INNLEVERINGSSTED BEHANDLING AV TILBUDET... 6 GENERELT... 6 TILBUDSREGISTRERING... 7 GJENNOMFØRING... 7 TILDELINGSKRITERIER... 7 AVVISNINGSGRUNNER, FORKASTNING OG AVLYSNING AV KONKURRANSEN... 7 MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTSINNGÅELSE... 7 AVVISTE TILBUD KLAGEFRIST AVLYSNING KONTAKTPERSON/KONTAKTADRESSE KVALIFIKASJONSKRAV... 8 SØKNADSBREV... 8 ADMINISTRATIVE KRAV TIL TILBYDER... 8 ØKONOMISKE KRAV... 8 TEKNISKE KRAV BILAG HMS-ERKLÆRING EGENERKLÆRING OM VANDEL MV REDEGJØRELSE REFERANSEOPPLYSNINGER Side 2 av 13

3 1 Innledning Invitasjon Ruter As inviterer med dette interesserte til å gi tilbud i en åpen anbudskonkurranse om en rammeavtale «foliering og montering». Anbudskonkurransen er kunngjort i Doffin ( Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse: se fane for Pågående anbud. Om Ruter Ruter As er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering og markedsføring av kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av eierne Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter As er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Ruter ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Ruter As konsesjon for bussdrift i Oslo og Akershus. Takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Ruter As har avtaler med Norges Statsbaner AS, NSB Gjøvikbanen AS m.fl. om bruk av Ruter As billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruter As hovedfinansieringskilder er billettinntekter, tilskudd fra Oslo kommune, tilskudd fra Akershus fylkeskommune og statlige tilskudd. For ytterligere informasjon om Ruter As vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: Formål Anskaffelsens formål er å inngå en rammeavtale med en leverandør for produksjon, leveranse og montering av folieprodukter. Lovanvendelse Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov om offentlig anskaffelse av 16. juli 1999 nr. 69. (LOA) og forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2006 nr Kontraktens varighet Kontrakten har en varighet på 2 år fra signeringsdato med opsjon på 1 år. Etiske betingelser Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte enn forutsatt i prosedyrebeskrivelsen punkt 9 og i henhold til FOA. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller avvise aktuell tilbyder dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. Side 3 av 13

4 2 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del I - Prosedyredokumentet Prosedyredokumentet gir tilbyder nødvendig informasjon og rettledning i tilbudsfasen. Del I inngår ikke som en del av fremtidig kontrakt mellom partene. Del II Utkast kontrakt Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse Kontrakten vil bli oppdatert med relevante opplysninger fra tilbudet før signering. I den grad det er relevant, vil avklaringer eller tilleggsinformasjon som oppnås gjennom spørsmål og svar eller forhandlinger, inkluderes i kontrakten. Dette gjøres ved enten å lage et nytt og eget bilag til kontrakten, eller ved å endre de gjeldende vilkår i kontraktutkastet. 3 Underleverandører og samarbeidende firmaer Tilbudet skal omtale eventuell bruk av underleverandører eventuelt hvilke firmaer som samarbeider. Alle krav til tilbyder gjelder også underleverandører og samtlige samarbeidende selskaper. Ruter As forbeholder seg retten til å avvise bruk av konkrete underleverandører og/eller enkeltfirmaer hvis disse ikke oppfyller kravene til konkurransen. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at en tilbyder kan bli avvist hvis det benyttes underleverandører som ikke oppfyller kravet til god vandel. En tilbyder vil kunne bli avvist hvis en sentral person hos tilbyderen eller en eventuell underleverandør har begått alvorlige forsømmelser mot faglige og/eller etiske bransjekrav. Også forhold knyttet til ansatte i andre posisjoner enn de som er listet i erklæringen, vil etter omstendighetene kunne føre til avvisning. 4 Endringer i konkurransegrunnlaget Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget som oppstår i tilbudsfasen vil bli meddelt senest seks dager før innleveringsfristens utløp. Spørsmål i forbindelse med anbudskonkurransen Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nettadressen under Pågående anbud. Spørsmål og svar vil være tilgjengeliggjort for alle, etter maksimalt seks dager. Spørsmål må være registrert senest Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål, eventuelt en oppdatering av konkurransegrunnlaget, er I perioden frem til tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse. Side 4 av 13

5 Dersom endringene kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til endringene/suppleringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Det er potensielle tilbyderes ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som publiseres på nettadressen 5 Innlevering av Tilbud Generelt Tilbyder plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Ingen innrømmelser vil bli gjort for feil eller unnlatelser fra tilbyders side. Språk All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje på norsk, Tilbud skal innleveres på norsk. Tilbudets oppbygning og organisering Tilbudet skal innleveres etter følgende oppsett: 1. Tilbudsbrev 2. Svar på oppdragsbeskrivelsen 3. Kvalifikasjonskrav som beskrevet i kapittel 10. Tidsfrister Aktivitet Tidsfrister i 2015 Klokken Frist for å stille spørsmål til anbudskonkurransen Ruter As frist for å besvare spørsmål til anbudskonkurransen Innlevering av tilbud Kl 12:00 Vedståelsesfrist Antall eksemplarer av Tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir, i tillegg skal en versjon være lagret på en USB minnebrikke. Dokumentasjonen skal organiseres og inndeles slik det fremgår av pkt Dette gjelder både papirversjon og elektronisk versjon. På minnebrikke skal hvert punkt være et eget dokument. Kvalifikasjonsdokumentasjonen kan leveres samlet i en egen Zip-fil. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbydere også levere en komplett elektronisk versjon av søknaden hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av søknaden skal legges på egen mappe på ovennevnte minnebrikke og inneholde all dokumentasjon slik det fremgår av pkt Side 5 av 13

6 Offentlighet og innsyn Ruter As er underlagt offentleglova som gir publikum og konkurrerende tilbydere rett til innsyn i tilbud som Ruter mottar. Innsyn i tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført. Ruter As er forpliktet til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder. Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Tar tilbyder forbehold, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å vurdere og å fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Honorar for utarbeidelse av tilbud Tilbyder har ikke krav på noen form for dekning av kostnader i forbindelse med utarbeidelse, leveranse av prøvetrykk og innlevering av tilbudet. Innleveringssted Tilbyderne har ansvaret for at alle dokumenter når frem til Ruter As lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Tilbudet kan sendes som vanlig post til Ruter As, men det er tilbyderens ansvar at søknaden kommer frem i tide. Postkvittering eller lignende vil ikke bli godkjent som dokumentasjon på at Tilbudet ble avsendt i rimelig tid før innleveringsfristen. Postadresse Leveringsadresse Ruter As Ruter As Postboks 1030 Sentrum Dronningensgate 40, 4. etasje v/ resepsjonen 0104 OSLO 0154 OSLO Tilbudet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte Tilbyderen, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbydere skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Ruter As kan kontakte for å få presisert uklarheter i søknaden. Ruter As eventuelle behov for avklaringer i forbindelse tilbudet vil bli meddelt pr. e-post. Tilbudet skal merkes: «Foliering og montering» og være innpakket i en umerket pakning. 6 Behandling av Tilbudet Generelt Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Ruter As. Ruter As forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter den ovennevnte tilbudsfrist eller som er mangelfulle. Side 6 av 13

7 Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de tilbydere som ikke blir valgt. Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig avvist av Ruter As. Tilbudsåpningen er lukket for andre enn anbudsgruppen hos Ruter As. Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver ved levering skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Gjennomføring Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e- post. Oppdragsgiver vil evaluere tilbudene på bakgrunn av tildelingskriteriene og tilby den tilbyderen med høyest poengsum kontrakt Tildelingskriterier Priser montering- punkt 3 i oppdragsbeskrivelsen 10 % Svar på oppgave 1 i oppdragsbeskrivelsen 20 % Svar på oppgave 2 i oppdragsbeskrivelsen 20 % Svar på punkt 6 og 7 i oppdragsbeskrivelsen punkt 7 vektes 40 % høyere enn punkt 6. Beskrivelse av tilbyders miljøtankegang, som f.eks 10 % kildesortering, miljøvennlige biler etc Avvisningsgrunner, forkastning og avlysning av konkurransen Ruter As vil avvise tilbud som er levert inn etter innleveringsfristen, gitt i punkt 5.4 Ruter As forbeholder seg retten til å avvise tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer av dette, herunder dersom tilbudet inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Meddelelse om tildeling/kontraktsinngåelse Når Ruter As har besluttet hvilken tilbyder som skal tildeles kontrakten, vil samtlige tilbydere bli meddelt beslutningen i rimelig tid før kontraktsignering, Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for Tilbyderne. Avviste tilbud De ikke antatte tilbydere vil få skriftlig melding med en kort begrunnelse for hvorfor tilbudet er forkastet eller avvist, eller informasjon om resultatet fra tilbudsevalueringen. Side 7 av 13

8 7 Klagefrist Klagefristen på kontraktstildeling er 10 kalenderdager før Ruter As signerer kontrakt med valgt tilbyder. 8 Avlysning Ruter As kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, FOA Kontaktperson/kontaktadresse Rolf Korneliussen er Ruter As kontaktperson i forbindelse med denne anskaffelsen. Mobiltelefon: Sentralbord: Merk: alle spørsmål til anbudskonkurransen skal registreres på nettsiden 10 Kvalifikasjonskrav Tilbydere skal innlevere dokumentasjon- som fremlegges i en tilfredsstillende mappe med følgende inndeling og skilleark mellom hvert hovedpunkt: Det påhviler potensielle tilbydere å dokumentere sitt tilbud tilstrekkelig. Mangel på dokumentasjon og oppfyllelse av punktene under kan føre til avvisning av tilbudet Ruter As vil kunne gi en kort tilleggsfrist for ettersending av dokumenter som mangler før avvisning blir behandlet. Søknadsbrev Tilbudsbrevet skal som minimum angi: Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist ref. punkt 5.4. Tilbyders kontaktperson med kontaktinformasjon (e-post og telefon). En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av konkurransegrunnlaget. En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold, jfr. punkt 5.7 Administrative krav til tilbyder Bør vi ha inn en setning om at tilbyder må fylle ut vedlagte skjemaer og sende inn nødvendig dokumentasjon. Tilbudet skal inneholde Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd. Tilbydere fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attest eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. HMS-egenerklæring Bilag 11.1 Firmaattest som er ikke eldre enn 6 mnd. Dokumentasjon av tilbyders vandel, Bilag 11.2 og 11.3 Økonomiske krav Tilbyder skal dokumentere tilstrekkelig økonomisk soliditet til å kunne gjennomføre leveransen i kontraktsperioden. Side 8 av 13

9 Tilbyder skal legge frem kredittvurdering fra en kredittvurderingsinstitusjon. Kredittvurderingen skal ikke være eldre enn seks måneder. Tekniske krav Referanser, utfylt skjema Bilag 11.4 Side 9 av 13

10 11 Bilag HMS-erklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr/-sted Land 1 Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Ruter As etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) Dato Daglig leder (sign.) 1 For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. av 6 desember 1996 i medhold av lov av 4 februar nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 10 av 13

11 Egenerklæring om vandel mv (FOA 11-10, 20-12, FOR 10-5) Egenerklæring om vandel mv. Stadfestelsen gjelder for Foretak Organisasjonsnummer Adresse Postnummer/-sted Land Denne stadfestelsen gjelder for ovennevnte foretak, samt for majoritetseiere, styremedlemmer og ledende administrativt personell. Med dette stadfestes at verken virksomheten eller noen som nevnt over i løpet av de siste 5 år er rettskraftig dømt for: - Deltakelse i en kriminell organisasjon - Korrupsjon - Underslag - Økonomisk utroskap - Bedrageri, eller - Hvitvasking av penger. Videre stadfestes at verken virksomheten eller noen som nevnt over ved rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som på annen måte angår den yrkesmessige vandel, eller i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Det stadfestes også at virksomheten ikke har vedtatt forlegg i samme periode. Dato Daglig leder (sign.) Side 11 av 13

12 Redegjørelse (FOA jf. FOR 10-5) Dersom det foreligger forhold som kan være egnet til å inngi tvil om hvorvidt virksomheten (herunder foretaket selv, majoritetseier, styremedlemmer og ledende administrativt personell) oppfyller krav til god vandel og bransjemessig faglig og etisk forsvarlig opptreden, skal leverandøren redegjøre for disse forhold, samt for hvilke tiltak som er iverksatt for å avhjelpe forholdene. Tilbyder skal også opplyse om vedtatte forelegg han er kjent med. Foretak Organisasjonsnummer Adresse Postnummer/-sted Land [Redegjørelse] [Evt. vedlegg] Dato Daglig leder (sign.) Side 12 av 13

13 Referanseopplysninger Tilbyders erfaring fra tilsvarende arbeider: Kommentert [BEA1]: Ikke mellomrom Kommentert [BEA2]: Slette en «e» List opp inntil 4 rammeavtaler som tilbyder har signert siste 3 år som er relevante i forhold til Ruter As størrelse og/eller behov. Det skal også oppgis en kontaktperson for referansene. Kunde Leveranse Referanse navn/tlf. nr. Side 13 av 13