KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV. ISO sertifisering: Re-sertifisering og revisjon

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV ISO sertifisering: Re-sertifisering og revisjon Sak 2015/958

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING OM KUNDEN ANSKAFFELSENS OMFANG KONKURRANSEGRUNNLAGET TIDSRAMMER OG FRISTER KONTRAKT KUNNGJØRING AVROPSMEKANISMER TILLEGGSOPPLYSNINGER RETTELSE, SUPPLERING OG/ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN PROSEDYRE FRIST FOR INNLEVERING AV TILBUD INNLEVERING AV TILBUD ØNSKET PRESENTASJONSFORM OPPLYSNINGSPLIKT TAUSHETSPLIKT LEVERANDØRENS TIDLIGERE OPPDRAG FOR OPPDRAGSGIVER LEVERANDØRENS KOSTNADER HANDLINGSREGLER FOR LEVERANDØRER RETUR AV TILBUD VEDSTÅELSESFRIST DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD OFFENTLIGHET AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET/FORBEHOLD SPRÅK KRAV TIL LEVERANDØRENE OBLIGATORISKE KRAV MHT SKATT/MVA KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS VANDEL OG HANDLINGSREGLER KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE/FAGLIGE KVALIFIKASJONER TILDELINGSKRITERIENE BEHANDLING AV TILBUDENE ÅPNING AV TILBUD AVSLUTNING AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE TILDELING AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE OG KARENSPERIODE OPPDRAGSBESKRIVELSE FORMÅL OPPDRAGET ISO ISO 9001 (OPSJON) UTFØRELSE AV OPPDRAGET... 12

3 1. Innledning Ruter As innbyr til konkurranse for anskaffelse av gjennomføring av revisjoner, (re)sertifisering og rådgivning på ISO-sertifiseringer Om Kunden Ruter As er et administrasjonsselskap for kollektivtrafikken i Oslo og Akershus. Ruter planlegger, samordner, bestiller og markedsfører kollektivtrafikken på vegne av de to fylkene. All operativ trafikkdrift utføres på Kundens vegne av ulike operatørselskap som kjører på kontrakt for Kunden. Kundens hovedmål er å skape et helhetlig kollektivsystem som gir mer kollektivtrafikk for pengene. Ruters heleide datterselskaper er Konsentra AS. Konsentra as har som formål å koordinere, planlegge og formidle persontransport, i tillegg til drifting av callsenter for våre kunder. Konsentra as formidler årlig ca. 1,2 mill reiser på oppdrag for Ruter, Helse Sør-Øst samt en rekke kommuner i Akershus. Pr hadde Ruter As 240 ansatte. For nærmere informasjon om Ruter As henvises det til Kundens kontaktperson: Navn: Tone Karlsen E-post: tone.karlsen@ruter.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson i forbindelse med denne konkurransen Anskaffelsens omfang Det skal inngås rammeavtale med 1 leverandør med en varighet på 2 år med opsjon på forlengelse på ytterligere år. Estimert verdi (Opsjoner inkludert) er NOK Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med vedlegg Tidsrammer og frister Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan: Aktivitet Dato Klokkeslett Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste dag oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål og eventuelt endringer i Konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist :00 Tilbudsåpning :30 Vedståelsesfrist :00

4 Fremdriftsplanen må anses som tentativ med unntak av tilbuds- og vedståelsesfrist Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av dette konkurransegrunnlaget og SSA-R. Avropskontrakter reguleres av avropsbilag og SSA-B, se Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin, Alle dokumenter til konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Ruters eget nettsted, dette gjelder også for kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandører (spørsmål og svar), se Avropsmekanismer Avrop på avtalen foretas etter behov og etter nærmere avtale med leverandøren. Avrop reguleres av SSA-O og avropsbilag Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger sendes via Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget følger de frister som fremgår i punkt Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på Anonymiserte svar på spørsmålene vil være tilgjengelige for alle tilbydere på nevnte nettadresse. Frister for å stille spørsmål fremgår i punkt 1.4. Dersom endringene kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til endringene/suppleringene ved utarbeidelsen av tilbudet, kan tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Det er tilbyders eget ansvar å følge med på eventuelle endringer og tilleggsinformasjon som blir lagt ut på

5 2. Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1. Prosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forsyningsforskrift av 7. april 2006 nr. 403, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlag. Konkurransen gjennomføres som en Åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyren kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt Frist for innlevering av tilbud Siste frist for innlevering av tilbud er , kl 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Forespørselen skal avgis i lukket forsendelse og være merket «ISO sertifisering: Re-sertifisering og revisjon». Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Tilbudet skal i tillegg leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet sendes/leveres til: Postadresse Ruter As Postboks 1030 Sentrum Leveringsadresse Ruter As Dronningensgate 40, 4. etasje v/resepsjonen 0104 OSLO 0154 OSLO Resepsjonen har åpningstid kl 08:00 16:00.

6 2.4. Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres på norsk i 2 eksemplarer i stående A4-format, innsatt i ringperm med skilleark som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark Tilbudsbrev, tilbudsbrevet må inneholde kontaktinformasjon og være signert av person som er bemyndiget. I tillegg skal forbehold klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatte- og merverdiavgifts attest Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Egenerklæring om vandel Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. Del II 6 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til Del II 7 Sladdet utgave av tilbudet 8 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, forkastes eller konkurransen avlyses Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. Forvaltningsloven 13. Inntil valg av leverandør er foretatt, kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. Forsyningsforskriften Leverandørens kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert.

7 2.9. Handlingsregler for leverandører Ruter har utarbeidet egne handlingsregler for Ruters leverandører, se Vedlegg 2.1. Handlingsreglene vil følge som bilag til avtalen Retur av tilbud Ingen tilbud eller deler av tilbudet returneres til leverandør Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til , kl 12: Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, det må levers tilbud på begge områdene Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet med gul markering. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Tilbud som inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen eller konkurransegrunnlaget, eller det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontrakts bestemmelser Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet.

8 3. Krav til leverandørene Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan medføre avvisning, jf Forsyningsforskriften 105 (1). Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene Obligatoriske krav mht skatt/mva Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens vandel og handlingsregler Krav Leverandøren skal ha god vandel. Dokumentasjonskrav Egenerklæring, utfylt Vedlegg 1.1 og Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren må være akkreditert gjennom Norsk akkreditering for å kunne gjennomføre revisjoner innen ISO og ISO Dokumentasjonskrav Sertifikat eller lignende som kan dokumentere kravet. (Det forutsettes at tilbyder blir akkreditert innenfor ISO 14001:2015 og ISO 9001:2015 senest innen første kvartal 2016)

9 4. Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier med vekting: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 50 % Ferdig utfylt prisskjema, se Bilag 2 Kvalitet, herunder oppdragsforståelse 50 % Leverandørens egen beskrivelse. Tildelingskriteriene med undervekt er beskrevet ytterligere i kapittel 7. Tildelingskriteriet Oppdragsforståelse vil vurderes skjønnsmessig som beskrevet i kapittel 7. Beste tilbud vil oppnå best poeng, og nest beste og videre vil oppnå prosentmessig lavere poeng. Når det gjelder tildelingskriteriet Pris vil laveste pris oppnå best poeng, og nest beste og videre vil oppnå prosentmessig lavere poeng. I vurderingen av kriteriene vil benyttes en poengskala fra 1 10, hvor beste tilbud ut fra skjønnsmessig vurdering/laveste pris oppnår 10 poeng og videre prosentmessig lavere poeng. Poengene multipliseres deretter med vekt som oppgitt i tabellen over. 5. Behandling av tilbudene 5.1. Åpning av tilbud Åpning av tilbud vil ikke være offentlig. 6. Avslutning av konkurransen 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Dersom det foreligge saklig grunn forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst karensperiodens lengde. Vedlegg og Bilag Vedlegg 1.1 og 1.2: Egenerklæring om vandel Vedlegg 2: Handlingsregler for Ruters leverandører

10 7. Oppdragsbeskrivelse 7.1. Formål Ruter As er ISO sertifisert ihht. ISO 14001:2004, første gangs sertifisering ble gjort i 2013 og selskapet skal re-sertifiseres i Vi ønsker derfor å knytte til oss en leverandør som kan foreta de eksterne revisjonene i forbindelse med årlige oppfølgingsrevisjoner og re-sertifiseringer. Leverandøren må i tillegg tilby generell rådgivning på miljøstyringssystemer innen ISO 14001, oppdatering av standarder og sertifisering. Sertifisering etter ISO 9001 ønskes som en opsjon. Opsjonen utløses dersom Ruter beslutter å sertifisere seg innen ISO 9001 i løpet av avtaleperioden Leverandøren må også tilby rådgivning innen ISO Oppdraget Tilbyder må være akkreditert gjennom Norsk akkreditering for å kunne gjennomføre revisjoner innen ISO og ISO Det forutsettes at tilbyder blir akkreditert innenfor ISO 14001:2015 og ISO 9001:2015 senest innen første kvartal Ruter ønsker tilbud på følgende: 7.3. ISO Beskrivelse av behovet: Re-sertifisering etter ISO , eventuelt oppgradering til ISO etter leverandørens anbefalinger, samt tilhørende årlige 3. parts revisjoner og resertifisering. Ruter ønsker at det legges opp til en nøktern prosess innenfor standardens krav Hvordan leverandøren skal oppfylle/forventes oppfylle behovet: For ISO må det gis en beskrivelse av prosess og omfang ved resertifiseringer og årlige revisjoner. Det må gis en beskrivelse av forskjellen i omfang og prosess dersom Ruter velger å sertifisere seg ihht. ISO 14001:2015 til neste år, sammenlignet med å re-sertifisere seg innen ISO 14001:2004. I vurderingen av tilbudene vil best oppdragsforståelse bli vektlagt, og beskrivelsen bes som følge av dette inneholde: Beskriv hvordan en (re-)sertifiseringsprosess vil bli gjennomført i samarbeid med Ruters ledelse/prosjektgruppe og på hvilken måte viktige fokusområder som skal prioriteres i forbindelse med sertifiseringen identifiseres. I tillegg bes det redegjort for Ruters rolle: Tilbudet må beskrive hva Ruter bør ha av dokumenterte rutiner og prosesser før en resertifiseringsprosess starter. Beskriv hvilken dokumentasjon tilbyder har behov for av så vel operasjonell som strategisk karakter for å kunne starte (re-)sertifiseringsprosessen. Beskriv hva Ruter må bidra med av ressurser og arbeidsoppgaver til (re-)sertifiseringsprosessen. Beskriv også tilbyders bidrag på disse områder.

11 7.4. ISO 9001 (Opsjon) Beskrivelse av behovet: Opsjon på sertifisering etter ISO 9001 utløses dersom Ruter beslutter å sertifisere seg innen ISO 9001 i løpet av avtaleperioden. Sertifisering etter ISO 9001 vil bli vurdert på et senere tidspunkt etter anbefalinger fra leverandøren. Hvordan leverandøren skal oppfylle/forventes oppfylle behovet: Ruter er per i dag ikke sertifisert for ISO Ved å implementere en slik sertifisering er det følgelig nødvendig med en del aktiviteter som leder opp til godkjent sertifisering disse ønskes beskrevet. Dersom det tilbys skreddersydde (re-)sertifiseringsprosesser, ønskes det beskrevet hvilke forskjeller det er mellom skreddersydd og standard (re-)sertifiseringsprosess. I vurderingen av tilbudene vil best oppdragsforståelse bli vektlagt, og beskrivelsen bes som følge av dette inneholde: Hvis det er vesentlige forskjeller i måten sertifisering til ISO 9001 og ISO blir gjennomført på, må forskjellene beskrives. Tilbyder skal beskrive sin (re-)sertifiseringsmetode og hvordan (re)sertifiseringsprosessen i Ruter kan gjennomføres. Beskriv hvordan en (re-)sertifiseringsprosess vil bli gjennomført i samarbeid med Ruters ledelse/prosjektgruppe og på hvilken måte viktige fokusområder som skal prioriteres i forbindelse med sertifiseringen identifiseres. Tilbyder skal gi et estimert dog erfarings basert kostnadsoverslag på hele prosessen frem til ferdig (re)sertifisering. I tillegg bes det redegjort for Ruters rolle: Tilbudet må beskrive hva Ruter bør ha av dokumenterte rutiner og prosesser før en (re)sertifiseringsprosess starter. Beskriv hvilken dokumentasjon tilbyder har behov for av så vel operasjonell som strategisk karakter for å kunne starte (re-)sertifiseringsprosessen. Beskriv hva Ruter må bidra med av ressurser og arbeidsoppgaver til (re-)sertifiseringsprosessen. Beskriv også tilbyders bidrag på disse områder.

12 8. Utførelse av oppdraget Beskrivelse av behovet: Ruter er for øyeblikket sertifisert for ISO 14001:2004. Leverandøren må gjennomføre revisjoner, rådgi som beskrevet over. Dersom opsjonen om sertifisering innen ISO 9001 blir aktuell er det ønskelig med aktiv rådgivning og veiledning foran en eventuell ISO 9001 sertifisering. Det kan også bli behov for annen generell rådgivning innenfor ISO-standardene. Pris Pris gis som timepris for tilbudte konsulent. Konsulentens navn Timepris Prisene skal oppgis eks mva. og inkludert evt. andre sosiale utgifter. Kostnader til reise og reisetid vil ikke bli dekket med mindre dette er avtalt særskilt i forbindelse med avrop på rammeavtalen, dette gjelder også for overtidsbetaling. Medgått tid til matpauser vil ikke bli dekket. Tildelingskriterier: Timepris: 50 % Oppdragsforståelse: 50 % Hva vektlegges i evalueringen Timepris: Tilbudt konsulents timepris Oppdragsforståelse: Leverandørens sertifiseringsmetode og prosess vil vurderes skjønnsmessig ut fra hvilken metode som dekker Ruters behov best. Besvarelsen under «ISO 14001» vil telle 80 %, mens besvarelsen under «ISO 9001» (opsjon) vil telle 20 %.

13 Vedlegg 1.1 Egenerklæring om vandel mv (FOA 11-10, 20-12, FOR 10-5) Stadfestelsen gjelder for: Foretak Organisasjonsnummer Adresse Postnummer/-sted Land Denne stadfestelsen gjelder for ovennevnte foretak, samt for majoritetseiere, styremedlemmer og ledende administrativt personell. Med dette stadfestes at verken virksomheten eller noen som nevnt over i løpet av de siste 5 år er rettskraftig dømt for - Deltakelse i en kriminell organisasjon, - Korrupsjon, - Underslag - Økonomisk utroskap - Bedrageri, eller - Hvitvasking av penger Videre stadfestes at verken virksomheten eller noen som nevnt over ved rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som på annen måte angår den yrkesmessige vandel, eller i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Det stadfestes også at virksomheten ikke har vedtatt forlegg i samme periode. Dato Daglig leder (sign.)

14 Vedlegg 1.2 Redegjørelse (FOA jfr. FOR 10-5) Dersom det foreligger forhold som kan være egnet til å inngi tvil om hvorvidt virksomheten (herunder foretaket selv, majoritetseier, styremedlemmer og ledende administrativt personell) oppfyller krav til god vandel og bransjemessig faglig og etisk forsvarlig opptreden, skal leverandøren redegjøre for disse forhold, samt for hvilke tiltak som er iverksatt for å avhjelpe forholdene. Tilbyder skal også opplyse om vedtatte forelegg han er kjent med. Foretak Organisasjonsnummer Adresse Postnummer/-sted Land [Redegjørelse] [Evt. vedlegg] Dato Daglig leder (sign.)