KONKURRANSE - GRUNNLAG

Transkript

1 KONKURRANSE - GRUNNLAG Åpen anbudskonkuranse FOR KJØP AV Pensjonsrådgivning

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING OM KUNDEN ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGGING TIDSRAMMER OG FRISTER Anskaffelsens verdi... 4 For Kundens datterselskaper Kontraktsperiode Kontraktstype Kunngjøring Tilleggsopplysninger RETTELSE, SUPPLERING OG/ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN PROSEDYRE FRIST FOR INNLEVERING AV TILBUD INNLEVERING AV TILBUD ØNSKET PRESENTASJONSFORM OPPLYSNINGSPLIKT TAUSHETSPLIKT LEVERANDØRENS TIDLIGERE OPPDRAG FOR OPPDRAGSGIVER LEVERANDØRENS KOSTNADER ETISKE RETNINGSLINJER OG ANTIKORRUPSJONSPROGRAM HANDLINGSREGLER FOR LEVERANDØRER RETUR AV TILBUD VEDSTÅELSESFRIST DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD OFFENTLIGHET AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET/FORBEHOLD SPRÅK KRAV TIL LEVERANDØRENE OBLIGATORISKE KRAV Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens vandel og handlingsregler Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIENE BEHANDLING AV TILBUDENE ÅPNING AV TILBUD AVSLUTNING AV KONKURRANSEN AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE TILDELING AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE OG KARENSPERIODE KARENSPERIODE Side 2 av 12

3 Del I 1 Innledning Ruter As innbyr til konkurranse for anskaffelse av rådgiver pensjon. 1.1 Om Kunden Ruter As er et administrasjonsselskap for kollektivtrafikken i Oslo og Akershus. Ruter planlegger, samordner, bestiller og markedsfører kollektivtrafikken på vegne av de to fylkene. All operativ trafikkdrift utføres på Kundens vegne av ulike operatørselskap som kjører på kontrakt for Kunden. Kundens hovedmål er å skape et helhetlig kollektivsystem som gir mer kollektivtrafikk for pengene. Ruters heleide datterselskaper er Konsentra AS. Konsentra as har som formål å koordinere, planlegge og formidle persontransport, i tillegg til drifting av callsenter for våre kunder. Konsentra as formidler årlig ca. 1,2 mill reiser på oppdrag for Ruter, Helse Sør-Øst samt en rekke kommuner i Akershus. Pr hadde Ruter As 240 ansatte. For nærmere informasjon om Ruter As henvises det til Kundens kontaktperson: Navn : Tone Karlsen E-post : tone.karlsen@ruter.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson i forbindelse med denne konkurransen. 1.2 Anskaffelsens Formål og omfang Ruter har behov ekstern bistand for faglige vurderinger på området pensjon, og rådgivning under og etter prosessen. Rådgiveren må være uavhengig av aktuelle leverandører av de tjenester som det skal gis råd om til Ruter. Dette innebærer at leverandøren av konsulentbistand ikke har avtale om, eller mottar provisjon, fra disse leverandørene. På den måten kan konsulentselskapet gi nøytrale råd om løsninger som er til det beste for Ruter As og deres ansatte. Prosessen starter umiddelbart etter at leverandør er valgt. Leverandøren skal bistå/støtte Kunden i utredning av ny pensjonsordning. Relevante områder kan være, men er ikke begrenset til: - Utredning av ulike alternativer til ny pensjonsordning - Konsekvens- og kostnadsberegninger for ansatte og arbeidsgiver av ulike alternativer - Leverandør- og produktkartlegging - Rådgivning for ansatte i forbindelse med overgang til ny løsning (en-til-en samtaler for den enkelte) - Kompensasjonsordninger for ansatte i forbindelse med overgang til ny løsning - Bistå i arbeidet med konkurransegrunnlag for kjøp av ny ordning - mm. Rådgiveren skal bistå med kompetanse og sikre fremdrift og implementering samt være en sparringspartner for Kunden. Side 3 av 12

4 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygging Del I (dette dokument) med vedlegg inneholder betingelser for konkurransen. Del II inneholder kravspesifikasjon og MAL for leverandørens løsningsbeskrivelse, samt prisskjema. Del III inneholder administrative bestemmelser og utkast til kontrakt for denne anskaffelsen. 1.4 Tidsrammer og frister Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan: Aktivitet Dato Klokkeslett Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste dag oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål og eventuelt endringer i Konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist :00 5 Tilbudsåpning :30 Vedståelsesfrist :00 Fremdriftsplanen må anses som tentativ med unntak av tilbuds- og vedståelsesfrist Anskaffelsens verdi Kontraktens verdi anslås til ca. kroner , , For Kundens datterselskaper Ruters datterselskap skal ikke benytte avtalen Kontraktsperiode Kontrakten vil vare frem til og med den nye pensjonsordningen er implementert Kontraktstype Avtaleforholdet vil bli regulert av dette konkurransegrunnlaget og SSA-B, se Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin og TED-databasen, se Alle dokumenter til konkurransegrunnlaget vil bli publisert på Ruters eget nettsted, dette gjelder også for kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandører (spørsmål og svar), se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Side 4 av 12

5 Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger sendes via Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget følger de frister som fremgår i punkt Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på Anonymiserte svar på spørsmålene vil være tilgjengelige for alle tilbydere på nevnte nettadresse. Frister for å stille spørsmål fremgår i punkt 1.4. Dersom endringene kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til endringene/suppleringene ved utarbeidelsen av tilbudet, kan tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Det er tilbyders eget ansvar å følge med på eventuelle endringer og tilleggsinformasjon som blir lagt ut på 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Prosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forsyningsforskrift av 7. april 2006 nr. 403, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlag. Konkurransen gjennomføres som en Åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyren kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Frist for innlevering av tilbud Siste frist for innlevering av tilbud er , kl 10:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Forespørselen skal avgis i lukket forsendelse og være merket «Verdivurdering/taksering». Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. I tillegg bes det levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også leveres elektronisk på minnepinne. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Side 5 av 12

6 Tilbudet sendes/leveres til: Postadresse Ruter As Postboks 1030 Sentrum Leveringsadresse Ruter As 0104 OSLO 0154 OSLO Resepsjonen har åpningstid kl 08:00 16:00. Dronningensgate 40, 4. etasje v/resepsjonen 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres på norsk i 2 eksemplarer i stående A4-format, innsatt i ringperm med skilleark som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatte- og merverdiavgifts attest Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling Egenerklæring om vandel Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen inkl. pris, 7 jf. Del II Sladdet utgave av tilbudet Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Manglende eller mangelfull innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, forkastes eller konkurransen avlyses. 2.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. Inntil valg av leverandør er foretatt, kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Side 6 av 12

7 2.7 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. Forsyningsforskriften Leverandørens kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. 2.9 Etiske retningslinjer og antikorrupsjonsprogram Tilbyder skal bekrefte at de senest innen oppstart av kontrakten skal ha utarbeidet og anvende etiske retningslinjer og et antikorrupsjonsprogram. Dette skal være i samsvar med anbefalinger fra Næringslivets hovedorganisasjon (NHO) og/eller representere en standard som er vanlig for leverandører av offentlige anskaffelser og forsyning i Norge. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om nærmere informasjon om tilbyders etiske retningslinjer og antikorrupsjonsprogram Handlingsregler for leverandører Ruter har utarbeidet egne handlingsregler for Ruters leverandører, se Vedlegg 2.1. Handlingsreglene vil følge som bilag til avtalen Retur av tilbud Ingen tilbud eller deler av tilbudet returneres til leverandør Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til , kl 10: Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, det må levers tilbud på begge områdene Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet med gul markering. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Side 7 av 12

8 Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Tilbud som inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen eller konkurransegrunnlaget, eller det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontrakts bestemmelser Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 3 Krav til leverandørene Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan medføre avvisning, jf Forsyningsforskriften 10-5 (1). Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gammel. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn. Hvis dette ikke er mulig kan den bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter som de norske Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 8 av 12

9 3.1.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens vandel og handlingsregler Krav Leverandøren skal ha god vandel. Dokumentasjonskrav Egenerklæring, utfylt Vedlegg 1.1 og Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves erfaring med levering av tilsvarende oppdrag Dokumentasjonskrav Liste over leverandørens mest relevante leveranser i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets art, omfang og verdi, tidspunkt og navnet på den offentlige mottaker. 4 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier med vekting: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 30 % Ferdig utfylt prisskjema, se Bilag 2 Kompetanse 70 % Beskrevet i Del II til konkurransegrunnlaget. Tildelingskriteriet Kompetanse vil vurderes skjønnsmessig ut fra beskrivelsen i konkurransegrunnlagets Del II. Når det gjelder tildelingskriteriet Pris vil laveste pris oppnå best poeng, og nest beste og videre vil oppnå forholdsmessig lavere poeng. I vurderingen av kriteriene vil benyttes en poengskala fra 1 10, hvor beste tilbud ut fra skjønnsmessig vurdering/laveste pris oppnår 10 poeng og videre forholdsmessig lavere poeng. Poengene multipliseres deretter med vekt som beskrevet i Konkurransegrunnlagets Del II. Side 9 av 12

10 5 Behandling av tilbudene 5.1 Åpning av tilbud Åpning av tilbud vil ikke være offentlig. 6 Avslutning av konkurransen 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Dersom det foreligge saklig grunn forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud. 6.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst karensperiodens konkrete lengde. 6.3 Karensperiode Karensperioden på kontraktstildeling er 10 kalenderdager. Etter dette vil Oppdragsgiver signere kontrakt med valgt leverandør. Vedlegg og Bilag Vedlegg 1.1 og 1.2: Egenerklæring om vandel Vedlegg 2.1: Handlingsregler for Ruters leverandører Konkurransegrunnlag Del II Kontrakt SSA-B og SSA-B Bilag Side 10 av 12

11 Vedlegg 1.1 Egenerklæring om vandel mv (FOA 11-10, 20-12, FOR 10-5) Egenerklæring om vandel mv. Stadfestelsen gjelder for Foretak Organisasjonsnummer Adresse Postnummer/-sted Land Denne stadfestelsen gjelder for ovennevnte foretak, samt for majoritetseiere, styremedlemmer og ledende administrativt personell. Med dette stadfestes at verken virksomheten eller noen som nevnt over i løpet av de siste 5 år er rettskraftig dømt for - Deltakelse i en kriminell organisasjon, - Korrupsjon, - Underslag - Økonomisk utroskap - Bedrageri, eller - Hvitvasking av penger. Videre stadfestes at verken virksomheten eller noen som nevnt over ved rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som på annen måte angår den yrkesmessige vandel, eller i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Det stadfestes også at virksomheten ikke har vedtatt forlegg i samme periode. Dato Daglig leder (sign.) Side 11 av 12

12 Vedlegg 1.2 Redegjørelse (FOA jfr. FOR 10-5) Dersom det foreligger forhold som kan være egnet til å inngi tvil om hvorvidt virksomheten (herunder foretaket selv, majoritetseier, styremedlemmer og ledende administrativt personell) oppfyller krav til god vandel og bransjemessig faglig og etisk forsvarlig opptreden, skal leverandøren redegjøre for disse forhold, samt for hvilke tiltak som er iverksatt for å avhjelpe forholdene. Tilbyder skal også opplyse om vedtatte forelegg han er kjent med. Foretak Organisasjonsnummer Adresse Postnummer/-sted Land [Redegjørelse] [Evt. vedlegg] Dato Daglig leder (sign.) Side 12 av 12