KONKURRANSE- GRUNNLAG

Transkript

1 KONKURRANSE- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV Automatisert bakteriemåler Anskaffelsesnummer: 25/2014

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Returordning (gjelder for vareanskaffelser) Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering og åpning av tilbud Gjennomføring av forhandlinger Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 9 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 2

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av automatisert bakteriemåler. Oppdragsgiver forsyner Oslos befolkning med drikkevann og håndterer avløpsvannet. Virksomheten finansieres gjennom vann- og avløpsgebyrer. Vi har ansvar for drift, vedlikehold og fornyelse av byens renseanlegg, ledningsnett og pumpestasjoner for både drikkevann og avløpsvann. Andre viktige oppgaver er forvaltning av vannkildeområder, tilsyn med vassdragene i byen, veiledning og informasjon til kunder, abonnenter og samfunnet for øvrig. Mer informasjon om Vann- og avløpsetaten finnes på vår hjemmeside: Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Christian Tveitnes E-postadresse : postmottak@vav.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang På grunn av vedtak om mulighet for utbygging av eksisterende hytter til bolighus på Sørbråten og dermed en økt fare for forurensningen til Maridalsvannet, ønsker Vann- og avløpsetaten (VAV) en utvidelse av den eksisterende overvåkningen. I dag tas det kun 8 stikkprøver i løpet av sesongen som gir begrenset informasjon om bakteriell forurensning fra området. VAV ønsker å anskaffe og installere én automatisk bakteriemåler i Movannsbekken, som kan ta hyppigere vannprøver og analysere dem for TKB. Utstyret skal automatisk overføre data, status og alarmer til VAVs fjernkontrollsystem. Se vedlegg 1 Kravspesifikasjon. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 27 Kunngjøring av konkurranse , kl. Tilbudsfrist Evaluering av kvalifikasjoner Tilbudsevaluering og valg av tilbud 37 Forhandling 40 Utsendelse av tildelingsbrev Karensperiode Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 3

4 42 Kontraktsinngåelse Når begge Oppstart av kontrakt parter har signert kontrakt Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Leveringstidspunkt for leveransen er innen 3 måneder etter oppstart av kontrakt Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo kommune, se vedlegg Returordning (gjelder for vareanskaffelser) Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Tilleggsopplysning i konkurranse 25/2014 Automatisert bakteriemåler, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 4

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er , Klokkeslett kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket og forseglet forsendelse og være merket: Tilbud, 25/2014 Automatisert bakteriemåler. VAV anmoder leverandørene om å levere signert tilbudsbrev i papirformat og øvrige tilbudsdokumenter i elektronisk format, f.eks. på CD-rom eller minnebrikke. Elektroniske dokumenter skal leveres i arkivformatet Adobe PDF/A. Tilbudet skal være på norsk og det er ønskelig at det også blir levert en utgave av tilbudet (elektronisk) hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet kan leveres ved personlig oppmøte eller ved postsending. Ved oppmøte: Navn: Oslo kommune Vann- og avløpsetaten Adresse: Herslebsgate 5, 0561 OSLO, v/ resepsjonen, 1.etg. Resepsjonen er åpen mandag til fredag kl. 08:00 til 15:35. Ved postsending: Navn: Oslo kommune Vann- og avløpsetaten Adresse: Postboks 4704 Sofienberg, 0506 Oslo Leverandøren bærer risikoen for at tilbudet blir levert innenfor tidsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i henhold til pkt. 2.3 over, med inndeling som beskrevet nedenfor. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 5

6 Dokumentasjon Format Signert tilbudsbrev. Papir Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 Elektronisk Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 Elektronisk Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. Elektronisk punkt Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt Elektronisk Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. Elektronisk punkt Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. vedlegg 1 Elektronisk Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 Elektronisk Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 Elektronisk Sladdet utgave av tilbudet Elektronisk Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til , kl Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.7 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.9 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 6

7 Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatte-/merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte- /merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 7

8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten regnskapstall. Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets, årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 md., og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Referanseliste med firmanavn på relevante leveranser i løpet av de siste 3 år. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for de varer som skal leveres Leverandørens egen redegjørelse for kvalitetssikringssystemet for varene som skal leveres. Maks 3 sider. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud og alle sider ved de innleverte tilbudene. Forhandlingen vil kunne forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 8

9 Det vil bli ført referat fra forhandlingene. Reviderte tilbud må inngis skriftlig, og leveres etter de samme formkrav som fremkommer i dette konkurransegrunnlagets punkt Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet, herunder, men ikke begrenset til: o Funksjonsmessige egenskaper o Brukervennlighet o Teknisk bistand 40 % o o o Beskrivelse av bakteriemåler og overføring av data Opplæringsplan Beskrivelse av service med responstid (4 års varighet) 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst lengden på karensperiodens før kontraktinngåelse. * * * VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Kontraktsformular Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: Standard kontraktsvilkår Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 9