KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE for leie av løsning for trådløst nettverk og utskrift til bruk ved skriftlig privatisteksamen

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud Alternative tilbud og minstekrav Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode VEDLEGG Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune Utdanningsetaten (UDE), heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med leie av løsning til trådløst nettverk m/printere for skriftlig privatisteksamen. Oppdragsgivers ansvarsområde omfatter grunnskolen i Oslo, videregående opplæring, voksenopplæring, spesialundervisning, fagopplæring, Fagskolen, Oslo Musikk- og kulturskole, Pedagogisk-psykologisk tjeneste og Aktivitetsskolen. Privatistkontoret i Oslo gjennomfører eksamen for privatister som pålagt oppgave hjemlet i forskrift til opplæringslova 3-10, 3-25, 3-27 og Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Per Storheim E-postadresse : per.storheim@ude.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson i sakens anledning. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Privatistkontoret i Oslo arrangerer årlig i overkant av skriftlige eksamensprøver i lokalene Vallhall Arena/Oslo og Ekeberghallen/Oslo. I Vallhall Arena er maksimum antall per eksamensdag kandidater, i Ekeberg Idrettshall er maksimum antall kandidater Eksamensperioder er uke (vår) og uke (høst). Om våren er vanligvis eksamen uke i Ekeberghallen og uke i Vallhall Arena. Om høsten er uke 47 og 49 i Ekeberghallen og uke 48 i Vallhall Arena. Ukenummer kan avvike noe fra år til år avhengig av nasjonalt fastsatt eksamensplan, bevegelige helligdager og antall eksamenskandidater ved at dager i foregående og/eller påfølgende uke blir berørt. På enkelte eksamensdager kan det være inntil 2500 eksamenskandidater eksamensdager har mer enn 1000 kandidater, mens øvrige dager har fra svært få, til om lag 500 kandidater. Eksamensperiodene er organisert slik at det ikke er behov for eksamen i begge lokalene samtidig. Med virkning fra våren 2015 er det fastsatt endringer i læreplanverket som innebærer endrede eksamensordninger som krever bruk av datamaskin for å løse og levere eksamensbesvarelser. Oslo kommune har ansvar for å gjennomføre eksamen for privatister i samsvar med gjeldende regelverk. Det er behov for å etablere en løsning for tilgang til trådløst nettverk med mulighet for digital innlevering og utskrift av besvarelser for privatister, som fullt utbygd skal kunne betjene inntil 2500 brukere samtidig. Behovet for utskrift vil variere sterkt fra inntil utskrifter Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3

4 (gj. sn. 2 3 sider) noen få dager i hver eksamensperiode ned til færre enn 100 utskrifter per dag. Løsningen baseres på at kandidaten har med egen datamaskin som kan kobles til det trådløse nettverket, der en kan styre og overvåke kandidatenes nettilgang, og der de kan laste opp og levere sine besvarelser digitalt i Utdanningsdirektoratets prøveadministrative system PGS eller som papirutskrift fra datamaskin. Jf. vedlegg 1 til Den lille kjøpsavtalen SSA-K lille, Bilag 1 Kravspesifikasjon. Anskaffelsens økonomiske omfang er usikkert, men antas å ha en verdi på ca. 6 mill. kroner over fire år. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Uke 36 Kunngjøring av konkurranse Uke 43 (22.10.) Tilbudsfrist Uke 44/45 Tilbudsevaluering og innstilling Uke 45 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 46/47 Karensperiode Uke 48 Kontraktsinngåelse Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i en 2-års periode dvs. for årene 2015 og 2016, med opsjon for ytterligere forlengelse med 1+ 1 år Kontraktbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av Den lille kjøpsavtalen SSA-K lille, se vedlegg 1. Se også endringer inntatt i Den lille kjøpsavtalen SSA-K lille Vedlegg 1, Bilag Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 001-Privatistkontoret-2014, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres til at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4

5 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert i DOFFIN. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er: kl 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud 001- Privatistkontoret-2014". Tilbudet skal være på norsk. En sladdet versjon av tilbudet, hvor forretningshemmeligheter er sladdet, skal også medfølge. Tilbudsdokumentene, inklusiv sladdet versjon, bes levert i PDF-format på minnepinne/usb-penn. Tilbudet skal leveres til: Navn: Adresse: Oslo kommune Utdanningsetaten v/eft Kompetanse, resepsjon 3. et., Brynsveien 13, 0667 Oslo. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5

6 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres som en sammenhengende PDF-fil, og redigeres som beskrevet nedenfor: Dokumentasjon Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Jf. pkt. i konk. grunnlaget Rekkefølge Skatteattest jf. punkt Merverdiavgiftsattest jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og jf. punkt juridiske stilling, Dokumentasjon på leverandørens finansielle og jf. punkt økonomiske stilling, Dokumentasjon på leverandørens tekniske og jf. punkt faglige kvalifikasjoner HMS-egenerklæring (se vedlegg 2) jf. punkt Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, se 8 vedlegg 1, Bilag 2 Fullstendig utfylt prisskjema, se vedlegg 1, Bilag 7 9 Sladdet utgave av tilbudet jf. punkt Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til: kl. 24: Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil i denne konkurransen ikke bli avholdt tilbudskonferanse jf. forøvrig pkt Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6

7 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet, hvor det leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette, vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7

8 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder. Attestene fås ved henvendelse til ligningsmyndighet/skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand, vedlegg Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Kredittverdig Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på sist kjente årsregnskap. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8

9 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav God gjennomføringsevne Beskrivelse av leverandørens kapasitet og faglige kvalifikasjoner. Vedrørende kapasitet bes det om en oversikt over foretakets totale bemanning. Vedrørende kvalifikasjoner bes det om en kortfattet oversikt over generell relevant kompetanse hos leverandøren. Det skal ikke angis hvilke personer som tilbys, og det skal ikke leveres inn CV-er i forbindelse med dette kravet. Relevant erfaring Leverandørens viktigste og mest relevante leveranser innen lignende oppdrag de siste 3 årene, inkludert en kortfattet beskrivelse av oppdraget, der leverandørens bidrag i oppdraget fremkommer, herunder - Rolle - Omfang, tidspunkt og varighet - Oppdragsgiver Navn og kontaktinformasjon til kontaktperson hos referansekunden som kan bekrefte opplysningene må kunne oppgis på forespørsel. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav 40 % Utfylt bilag 7 til Den lille kjøpsavtalen Pris: Alle kostnader for leie av utstyr og tjenester, samt evt. forbehold som har økonomisk betydning for kunden. Kvalitet: Kvalitet på tilbudt utstyr og tjenester 60 % Utfylt bilag 2 til Den lille kjøpsavtalen For tildelingskriteriet "Kvalitet på tilbudt utstyr og tjenester" er det krav i kategoriene "MF" og "B" som vil bli gitt poengscore på en skala fra De funksjonelle kravene vil internt bli vektet slik: nettverksløsningen 60 %, utskriftsløsningen 40 %. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9

10 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Dato: VEDLEGG Vedlegg 1, Kontraktbestemmelser - Den lille kjøpsavtalen SSA-K lille Vedlegg 1, bilag 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 1, bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Vedlegg 1, bilag 4: Fremdriftsplan Vedlegg 1, bilag 5: Testing og godkjenning Vedlegg 1, bilag 6: Administrative bestemmelser Vedlegg 1, bilag 7: Prisskjema Vedlegg 1, bilag 8: Endringer i den generelle avtaletekst Vedlegg1, bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Vedlegg 1, bilag 10: Scenario for eksamensgjennomføring Vedlegg 2: HMS-egenerklæring Vedlegg 3: Underbilag til vedlegg 1, bilag 1 og 2, SLA-krav Vedlegg 4: Underbilag til vedlegg 1, bilag 10, brukerveiledning pas_pgs eksamen Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10