Invitasjon til kvalifikasjon for deltagelse i konkurranse om Serviceteam vedlikehold

Transkript

1 Invitasjon til kvalifikasjon for deltagelse i konkurranse om Versjon 1.0

2 Innholdsfortegnelse 1 Invitasjon Kort informasjon om konkurransen Om oppdragsgiver Tidsfrister og tentativ fremdriftsplan Endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget Generelt Spørsmål i forbindelse med kvalifikasjonsfasen Innlevering av kvalifikasjonssøknad Språk Antall eksemplarer av søknaden Offentlighet og innsyn Honorar for utarbeidelse av søknad Innlevering Behandling av søknadene Registrering av kvalifikasjonssøknader Evaluering av innleverte søknader Ettersending av dokumentasjon/opplysninger Avvisning Klage på avvisning Avlysning Kvalifikasjonsdokumentasjon Søknadsbrev om kvalifisering Administrative krav Økonomiske krav Tekniske krav Miljøprofil Bilag HMS-erklæring Egenerklæring om vandel mv Redegjørelse Side 2 av 11

3 1 Invitasjon Ruter As inviterer med dette interesserte til å søke om å bli kvalifisert til deltakelse i konkurransen «Serviceteam Vedlikehold» Avtalens varighet vil være 2 år med opsjon år. Kvalifikasjonsfasen og konkurransen vil bli gjennomført som en konkurranse med forhandling, i samsvar med lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2006 nr Invitasjon til kvalifisering er kunngjort på Doffin, nettadresse og TED (Tenders Electronic Daily) nettadresse ted.europa.eu. Kvalifikasjonsgrunnlaget er tilgjengelig på nettsiden: Konkurransegrunnlaget vil senere bli gjort tilgjengelig samme sted. Kvalifiserte tilbydere vil få en orientering pr e-post når dokumentene legges ut. 2 Kort informasjon om konkurransen Ruter har på sine lokasjoner mange systemer og ulike leverandører som utfører tjenester for Ruter. Ruter ser at det er mer strategisk formålstjenlig at ett team håndterer alt av vedlikehold og service på teknisk utstyr. Ruter ønsker å samle vedlikeholdstjenester og service hos en leverandør. Leverandøren på vil bli en del av Ruter sitt ansikt utad, både mot operatører og kunder. Eksempler på tjenester som vil inngå i oppdraget, denne beskrivelsen er ikke uttømmende Vedlikeholdstjenester: o Preventivt vedlikehold som vask, støvsuging, bytte av filter osv. o Rutinemessig vedlikehold som påfylling av impulskort, kvitteringer, sjekk av funksjonalitet o Reaktiv feilretting som verifikasjon av feil, restarter, resofting, komponentbytter mv Øvrige tjenester: o Bistand til depotene herunder: hente utstyr som er defekt, assistanse ved enkle tester av utstyret på stedet o Bistand til kommisjonærene herunder: bytte utstyr, assistanse ved feilsøking på utstyr o Installasjonsarbeider herunder: flytting av utstyr og installasjon/demontering o Verksted/lager herunder: reservedelslager og lager av forbruksmateriell, lager- og reservedelsforvaltning, resoft av utstyr, verifikasjon av utstyr, komponentbytte, transport av defekt utstyr til produsent o Transport av utstyr mellom verksted/lager og ulike depoter 3 Om oppdragsgiver Ruter er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av eierne Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Side 3 av 11

4 Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Ruter ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Ruter konsesjon for bussdrift i Oslo og Akershus. Takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Ruter har avtaler med Norges Statsbaner AS, NSB Gjøvikbanen AS m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters hovedfinansieringskilder er billettinntekter, tilskudd fra Oslo kommune, tilskudd fra Akershus fylkeskommune og statlige tilskudd. Oslo er relativt sett den raskest voksende hovedstaden i Europa. Det bor over 1,2 millioner innbyggere i Oslo og Akershus, og frem mot 2030 forventes en befolkningsvekst på rundt 20 prosent. Det er opp mot nye innbyggere, en befolkningsøkning nesten tilsvarende størrelsen på Bergen. Ser vi lenger frem er prognosene mer usikre, men mye tyder på at det blir mer enn nye innbyggere i Oslo og Akershus frem mot Av hensyn til byregionens bærekraft er det et bredt og omforent mål at veksten i persontrafikken skal tas med kollektivt, sykkel og gange. Siden Ruter ble etablert i 2008 har kollektivtrafikken økt med 31%. Kollektivtrafikken vinner andeler sammenlignet med bilbruk. Det ble i 2014 registrert over 319 millioner påstigninger på T-bane, buss, trikk, tog og båt i hele Ruters trafikkområde en økning på 3,4 % fra året før. I 2060 forventes det ca 800 millioner påstigninger. Ruter As har med andre ord mange spennende oppgaver å ta fatt på i årene som kommer. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: 4 Tidsfrister og tentativ fremdriftsplan Aktivitet Tidsfrister Klokken Frist for å stille spørsmål til kvalifiseringsprosessen Kl Ruters frist for å svare ut spørsmål til kvalifiseringsprosessen Kl Frist for å levere søknad om prekvalifisering Kl Fremdriftsplanen nedenfor er tentativ (kan bli endret) Avgjørelse om kvalifisering Uke 49, 2015 Konkurransegrunnlaget offentliggjøres Uke 49-50, 2015 Innlevering av tilbud Kl Tidspunkt for forhandling Uke 4-6, 2016 Tildeling Uke 8, 2016 Karensperiode 10 dager Kontraktsignering Uke 10, 2016 Side 4 av 11

5 5 Endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget 5.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget som oppstår i kvalifikasjonsfasen vil bli publisert senest seks dager før kvalifikasjonsfristens utløp. Det er Tilbyders ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres på Spørsmål i forbindelse med kvalifikasjonsfasen Alle henvendelser om denne prekvalifiseringen skal gis skriftlig. Den primære måten å henvende seg til Ruter på, er gjennom spørsmål og svar. På nettsiden under fanen «Pågående anbud» finnes lenke til. Under fanen som heter spørsmål og svar, skal alle spørsmål til prekvalifiseringen og konkurransen registreres. Alle spørsmål/svar vil være tilgjengelig etter maksimalt seks dager. Det er potensielle tilbyderes ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres på nettsiden Eventuelle andre henvendelser skal rettes til epost: anbud@ruter.no og merkes i emnefeltet med. 6 Innlevering av kvalifikasjonssøknad 6.1 Språk All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal gjennomføres på norsk, søknad om kvalifisering skal innleveres på norsk. 6.2 Antall eksemplarer av søknaden Kvalifikasjonssøknaden med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir, i tillegg skal en versjon være lagret på en USB minnebrikke. Dokumentasjonen skal organiseres og inndeles slik det fremgår av pkt. 10. Dette gjelder både papirversjon og elektronisk versjon. På minnebrikke skal hvert punkt være et eget dokument. 6.3 Offentlighet og innsyn Ruter er underlagt offentleglova som gir publikum og konkurrerende tilbydere rett til innsyn i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før Ruter har valgt tilbud og sendt ut meddelelse om tildelingen av oppdraget. Hvis kvalifikasjon søknaden inneholder forretningshemmeligheter, skal søkere også levere en komplett elektronisk versjon av søknaden hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av søknaden skal legges på egen mappe på ovennevnte minnebrikke og inneholde all dokumentasjon slik det fremgår av pkt. 10. Ruter er forpliktet til å vurdere om sladdede opplysninger er forretningshemmeligheter i forvaltningslovens forstand. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte søker. Side 5 av 11

6 6.4 Honorar for utarbeidelse av søknad Tilbyderne har ikke krav på noen form for dekning av kostnader i forbindelse med utarbeidelse og innlevering av søknaden. 6.5 Innlevering Søknaden om kvalifisering skal leveres til Ruter Postadresse Ruter As Postboks 1030 Sentrum Leveringsadresse Ruter As 0104 OSLO 0154 OSLO Dronningensgate 40, v/resepsjonen 4 etasje Søker har ansvaret for at søknaden når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Hvis søknaden om kvalifisering sendes som vanlig brevpost til Ruter, er det Søkers ansvar at søknaden kommer frem i tide. Det vil ikke være tilstrekkelig med postkvittering eller lignende som viser at søknaden ble avsendt i rimelig tid før innleveringsfristen. Søknaden skal leveres i fysisk lukket forsendelse, og forsendelsen skal merkes: Kvalifikasjonssøknaden skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte Søkeren, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Søker skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i søknaden. Ruters eventuelle behov for avklaringer i forbindelse med søknaden vil bli meddelt pr. e-post. 7 Behandling av søknadene 7.1 Registrering av kvalifikasjonssøknader Samtlige kvalifikasjonssøknader vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Ruter skriftlig bekrefte tidspunktet for når søknaden er mottatt. Søknadene vil bli underlagt skriftlig administrativ behandling hos Ruter. 7.2 Evaluering av innleverte søknader Alle kvalifiserte søkere vil bli invitert til å levere tilbud. 7.3 Ettersending av dokumentasjon/opplysninger Det er leverandørens ansvar å inngi dokumentasjon som viser at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Ruter kan velge å gi en kort tilleggsfrist for ettersending av dokumenter/opplysninger som mangler før avvisning blir behandlet, på samme måte som etter forskrift om offentlige anskaffelser 21-3 og Side 6 av 11

7 7.4 Avvisning Ruter vil avvise søknader som ikke er levert i henhold til kravene i punkt 6.5 Innlevering. Ruter vil også avvise søknader hvor kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt. Ruter forbeholder seg retten til å stille krav til tilbyderne tilsvarende de krav som er angitt i Forsyningsforskriften Klage på avvisning Klage på avvisning kan sendes til epost adresse: anbud@ruter.no 9 Avlysning Ruter As kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 10 Kvalifikasjonsdokumentasjon Formålet med kvalifikasjonskravene er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta i konkurransen. Tilbydere som søker om å bli kvalifisert til konkurransen skal innlevere den dokumentasjonen som er oppgitt i dokumentasjonskravene for å vise at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Det påhviler søkeren å dokumentere sin søknad tilstrekkelig. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav eller manglende dokumentasjon kan føre til at søknaden avvises. Hvis søkeren har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan Ruter kontaktes for å klarlegge om annen dokumentasjon kan aksepteres. Kontakten skal skje skriftlig i samsvar med punkt 5.2. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal presenteres i den rekkefølgen som kvalifikasjonskravene er oppgitt, med skilleark mellom hvert hovedpunkt Søknadsbrev om kvalifisering 10.2 Administrative krav Kvalifikasjonskrav: Søker skal ha ordna forhold i forhold til innbetaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift Dokumentasjonskrav: Skatteattest for skatt og merverdiavgift ikke eldre enn 6 mnd, regnet fra søknadsfristen. Søkere fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attest eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. Side 7 av 11

8 Søker skal ha et fungerende HMS system Søker skal være et lovlig etablert foretak som tilfredsstille kravene om registering Søker skal ha god vandel HMS egenerklæring utfylt og signert skjema Firmaattest - ikke eldre enn 6 mnd, regnet fra søknadsfristen. Dokumentasjon av søkers, utfylt skjema Økonomiske krav Kvalifikasjonskrav: Søker skal dokumentere tilstrekkelig økonomisk soliditet til å kunne gjennomføre leveransen i kontraktsperioden. Dokumentasjonskrav: Søker skal legge frem kredittvurdering fra en godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Kredittvurderingen skal ikke være eldre enn seks måneder Tekniske krav Kvalifikasjonskrav: Det stilles krav til erfaring fra tilsvarende oppdrag. Med tilsvarende oppdrag menes leveranse av vedlikeholdstjenester på teknisk utstyr. Dokumentasjonskrav: Oversikt over søkerens mest relevante leveranser de siste 3 år Miljøprofil Ruter er en betydelig miljøaktør i hovedstadsregionen, både i forhold til vår hovedmålsetting om å ta veksten i motorisert trafikk, samt målet om at kollektivtrafikk kun skal kjøre på fornybar energi i Vi er opptatt av at våre leverandører også skal jobbe strukturert med miljøspørsmål. Vi forventer at våre leverandører jobber for å sikre lav miljøbelastning på følgende områder: Redusere energiforbruk i bedriften Bruk av minst mulig miljøbelastende produkter Kildesortering Papir, papp, plastikk, EE-avfall, tonere, farlig avfall (eksempel lysrør og batterier) Søker bes redegjøre for eller legge ved miljøpolicy og rutiner som dokumenterer at tilbyder jobber målbevisst for å senke miljøbelastningen. Dersom rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, EMAS eller andre tredjepartsverifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat med angivelse av hvor dette står beskrevet. Side 8 av 11

9 11 Bilag 11.1 HMS-erklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr/-sted Land 1 Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Ruter as etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) Dato Daglig leder (sign.) 1 For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. av 6 desember 1996 i medhold av lov av 4 februar nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 9 av 11

10 11.2 Egenerklæring om vandel mv (FOA 11-10, 20-12, FOR 10-5) Egenerklæring om vandel mv. Stadfestelsen gjelder for Foretak Organisasjonsnummer Adresse Postnummer/-sted Land Denne stadfestelsen gjelder for ovennevnte foretak, samt for majoritetseiere, styremedlemmer og ledende administrativt personell. Med dette stadfestes at verken virksomheten eller noen som nevnt over i løpet av de siste 5 år er rettskraftig dømt for: - Deltakelse i en kriminell organisasjon - Korrupsjon - Underslag - Økonomisk utroskap - Bedrageri, eller - Hvitvasking av penger. Videre stadfestes at verken virksomheten eller noen som nevnt over ved rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som på annen måte angår den yrkesmessige vandel, eller i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende bransje. Det stadfestes også at virksomheten ikke har vedtatt forlegg i samme periode. Dato Daglig leder (sign.) Side 10 av 11

11 11.3 Redegjørelse (FOA 20-12, FOR 10-5) Dersom det foreligger forhold som kan være egnet til å inngi tvil om hvorvidt virksomheten (herunder foretaket selv, majoritetseier, styremedlemmer og ledende administrativt personell) oppfyller krav til god vandel og bransjemessig faglig og etisk forsvarlig opptreden, skal leverandøren redegjøre for disse forhold, samt for hvilke tiltak som er iverksatt for å avhjelpe forholdene. Tilbyder skal også opplyse om vedtatte forelegg han er kjent med. Foretak Organisasjonsnummer Adresse Postnummer/-sted Land [Redegjørelse] [Evt. vedlegg] Dato Daglig leder (sign.) Side 11 av 11